Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 1

CEC BANK SA

privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA, a caror valoare

estimata depaseste echivalentul in lei a 30.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de bunuri ori servicii, respectiv a

100.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de lucrari

NORMA PROCEDURALA INTERNA

din data de 10.12.2013

Baza emitere: • O.U.G. nr.99/2006 privind institutiile de credit �i adecvarea capitalului, cu modificarile si

completarile ulterioare; • Legea nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile

ulterioare; • Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a

registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor; • Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicata; • Prevederile art.161 din O.U.G. nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica,

a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificarile si completarile ulterioare;

I. PRINCIPII GENERALE , REGULI PRIVIND DERULAREA PROCEDURILOR DE ACHIZITIE

1. Obiectul acestei reglementari il constituie stabilirea cadrului general privind derularea procedurilor de achizitie de bunuri, servicii si lucrari in cadrul Bancii, a caror valoare estimata depaseste echivalentul in lei a 30.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de bunuri ori servicii, respectiv a 100.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de lucrari, definirea tipurilor de proceduri de achizitii precum si stabilirea modului de lucru in cazul fiecarei proceduri de achizitii din cadrul Bancii.

2. Principalele notiuni si termeni utilizati se regasesc in Anexa 1. 3. Principiile care stau la baza deciziei de achizitie sunt:

a. eficienta utilizarii fondurilor Bancii - folosirea sistemului concurential si a criteriilor tehnico -economice pentru stabilirea furnizorului optim din punct de vedere al raportului calitate – pret;

b. operativitate sporita in activitatea de achizitie; c. transparenta procesului de selectie si decizie; d. nediscriminarea si egalitatea de tratament – pentru ofertanti si furnizori; e. proportionalitatea; f. recunoasterea reciproca; g. responsabilitatea asupra deciziilor de achizitie.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 2

4. Organizarea unei proceduri de achizitie se face prin parcurgerea succesiva a unor etape, care sunt:

a. Initierea procesului - rezulta din:

� Decizii si/sau Hotarari ale Adunarii Generale a Actionarilor (pentru Bugetul de Venituri si Cheltuieli si planul de investitii), Consiliului de Administratie si Comitetului de Directie, in functie de necesitatile si strategia Bancii;

� Referatele de necesitate sau notele de fundamentare intocmite de catre unitatile

Bancii (departamente, directii, servicii independente, sucursale, unitati pilot, agentii) interesate in achizitia bunurilor, serviciilor si lucrarilor;

Nota 1: In materialul intocmit se precizeaza valoarea estimata a bunului, serviciului sau lucrarii ce trebuie achizitionate si daca respectiva achizitie a fost sau nu cuprinsa in bugetul unitatii, sau se efectueaza prin redistribuire de la alta pozitie din acelasi capitol de cheltuiala/planul de investitii. Valoarea estimata se stabileste pe baza valorilor contractelor anterioare, informatiilor de pe piata de specialitate, din cataloage, etc.

b. Aprobarea

Aprobarea achizitiei se va face, dupa caz, de catre factorul decizional (Consiliul de Administratie, Comitetul de Directie, Comitetul de Achizitii si Vanzari) conform reglementarilor interne existente in acest sens si Competentelor Decizionale in vigoare.

Nota 2: Comitetul de Achizitii si Vanzari impreuna cu directia de specialitate a Bancii se implica direct in ducerea la indeplinire a Deciziilor / Hotararilor luate de Comitetele Bancii. Comitetul de Achizitii si Vanzari poate invita la sedintele sale

directiile de specialitate / unitatile interesate, pentru a solicita lamuriri / clarificari, acestea neavand drept de vot.

c. Stabilirea tipului de procedura de achizitie

(1) In functie de complexitatea contractului de achizi�ie, respectiv de costurile implicate

de atribuirea contractului respectiv, de nivelul de dezvoltare �i concuren�a pe pia�� din domeniul unde va avea loc achizi�ia, de constrângeri cum ar fi urgen�a, existen�a unui singur furnizor, prestator sau executant s.a., procedurile de atribuire folosite de Banca pentru achizi�ionarea de bunuri, servicii sau lucr�ri sunt:

– licita�ia; – negocierea.

(2) Stabilirea procedurii de achizitie se face de catre factorul decizional care are

competenta de aprobare a achizitiei respective, conform reglementarilor interne ale Bancii.

5. Elaborarea documenta�iei de atribuire

(1) Documenta�ia de atribuire: — reprezint� acele documente care con�in cerin�ele formale, tehnice �i financiare, care

permit descrierea obiectiv� a obiectului contractului de achizitii de bunuri, servicii sau lucr�ri �i pe baza c�rora operatorul economic isi va elabora oferta;

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 3

— trebuie s� fie clar�, complet� �i f�r� echivoc;

— se întocme�te de c�tre directia de specialitate din cadrul Centralei Bancii, in

colaborare, dupa caz, cu unitatea initiatoare si trebuie sa fie finalizat� înainte de transmiterea spre publicare a anun�ului de participare.

(2) Referatele de necesitate sau notele de fundamentare purtand semnatura conducatorilor

unitatilor initiatoare sunt transmise directiei de specialitate din Centrala Bancii.

Nota 3: Pentru achizitiile centralizate la nivelul intregii retele, sucursalele/ unitatile pilot transmit referatele/ notele de fundamentare directiei de specialitate din Centrala.

(3) Directiile de specialitate:

— propun factorului decizional efectuarea achizitiei, luand in considerare importanta, urgenta sau masa critica creata in ceea ce priveste achizitia;

— pregatesc documentatia aferenta, dupa obtinerea aprobarii / avizului factorului decizional.

Nota 4: Directia de specialitate este responsabila pentru stabilirea cerintelor, specificatiilor tehnice si parametrilor tehnici din cuprinsul documentatiei de ofertare intocmite. La intocmirea caietelor de sarcini/ documentatiilor descriptive, directia de specialitate aplica metodologia privind punctarea ofertelor în cadrul procedurilor de achizi�ie derulate de CEC BANK SA, conform Anexei 3, in functie de criteriul de atribuire. Caietele de sarcini/ documentatiile descriptive vor prezenta metodologia de punctare ce va fi utilizata pentru evaluarea ofertelor, (conform instructiunilor din Anexa 3). Caietele de sarcini/ documentatiile descriptive întocmite de direc�iile de specialitate vor fi analizate �i avizate de catre o persoana desemnata de catre Comitetul de Directie. Comitetul de Directie va analiza si aproba punctajul propus pentru indicatorii cantitativi (Anexa nr. 3).

— la intocmirea caietelor de sarcini/ documentatiilor descriptive, directiile de specialitate

vor avea in vedere ca atat cerintele de calificare si selectie cat si criteriile de atribuire sa fie clar definite si detaliate, urmarind sa aiba legatura concreta cu obiectul contractului ce va fi atribuit si cerintele Bancii sa nu fie disproportionate in raport cu obiectivul urmarit.

— in cuprinsul caietului de sarcini/ documentatiilor descriptive vor fi prevazute referirile

obligatorii cu privire la modalitatea de solutionare a contestatiilor.

(4) Criteriile de calificare �i selec�ie: — se stabilesc în func�ie de exigen�ele specifice ale contractului �i întotdeauna cu

respectarea principiului proportionalitatii; — odat� stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul aplic�rii procedurii;

— se pot referi numai la:

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 4

a. situa�ia personal� a candidatului sau ofertantului; b. capacitatea de exercitare a activit��ii profesionale; c. situa�ia economic� �i financiar�; d. capacitatea tehnica �i/sau profesional�; e. standarde de asigurare a calit��ii; f. standarde de protec�ie a mediului, dac� este cazul.

a. Situa�ia personal� a candidatului sau ofertantului

— pentru a evita excluderea dintr-o procedura de atribuire a unui contract operatorul

economic trebuie sa prezinte documente edificatoare prin care sa fac� dovada ca: • nu a fost condamnat în ultimii 5 ani printr-o hot�râre judec�toreasc� definitiva

pentru corup�ie, fraud� sau sp�lare de bani; • nu este in procedura de reorganizare judiciara, de lichidare judiciara sau

administrativa, ori faliment sau activitatea comerciala ii este suspendata in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei; sau este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile ii sunt suspendate in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei;

• nu face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute mai sus;

• nu are inscrise mentiuni negative la Oficiul Registrului Comertului, cu privire la starea societatii sau a administratorilor ei; operatorul economic va prezenta certificat constator pentru licitatie privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor;

• nu se afla/nu s-a aflat in litigiu cu Banca in anul calendaristic anterior; • nu prezint� informa�ii false sau prezint� informa�iile solicitate de c�tre Banca

in legatura cu situatia proprie aferenta cazurilor prevazute mai sus;

— Documentatia de atribuire va preciza documente edificatoare pe care operatorul le va prezenta, respectiv certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autorit��i competente.

b. Capacitatea de exercitare a activit��ii profesionale

— in documenta�ia de atribuire se precizeaz� dac� trebuie demonstrata capacitatea de exercitare a activit��ii profesionale.

— pentru a-�i demonstra capacitatea de exercitare a activit��ii profesionale operatorul economic va prezenta documente edificatoare prin care sa dovedeasc�: • forma de înregistrare ca persoana fizica sau juridic�

si, dupa caz, • atestarea ori apartenen�a din punct de vedere profesional, în conformitate cu

prevederile din �ara în care ofertantul/candidatul este stabilit.

c. Situa�ia economic� �i financiar�

— reprezint� un indicator prin a c�rui demonstrare operatorul economic este considerat calificat pentru îndeplinirea contractului de achizi�ie respectiv;

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 5

— se indica în documenta�ia de atribuire cerin�ele minime privind capacitatea economic� �i financiar� pe care operatorul economic trebuie sa le îndeplineasc� pentru a fi considerat calificat;

— dac�, din motive obiective, justificate corespunz�tor, operatorul economic nu are posibilitatea de a prezenta documentele solicitate, acesta are dreptul de a-�i demonstra situa�ia economic� �i financiar� �i prin prezentarea altor documente care sa prezinte o imagine fidela a situa�iei economice �i financiare;

— pentru ca riscul neîndeplinirii unui contract din cauza lipsei capacit��ii financiare a contractantului sa fie redus, cerin�ele de calificare pot fi solicitate astfel:

— demonstrarea ca operatorul economic are acces la / ca are disponibile resurse reale negrevate de datorii, linii de credit confirmate de b�nci sau orice alte mijloace financiare suficiente pentru a realiza cashflow de execu�ie a lucr�rii pentru perioada impusa.

d. Capacitatea tehnica �i/sau profesional�

— reprezint� un indicator prin a c�rui demonstrare operatorul este considerat

calificat pentru îndeplinirea contractului de achizi�ie respectiv;

— se apreciaz� în func�ie de: • experienta; • aptitudini; • eficienta �i eficacitatea ofertantului/candidatului.

— poate fi sus�inut� �i de o alta persoana, indiferent de natura rela�iilor juridice

existente între operatorul economic �i persoana respectiva, prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective.

— se indica în documenta�ia de atribuire:

• cerin�ele minime privind capacitatea tehnica �i/sau profesional� pe care operatorul economic trebuie sa le îndeplineasc� pentru a fi considerat calificat;

• informa�iile pe care operatorii economici urmeaz� sa le prezinte pentru a-�i demonstra capacitatea tehnica �i/sau profesional�.

e. Cerin�e privind prezentarea de standarde de asigurare a calit��ii

— in func�ie de obiectul contractului se poate solicita prezentarea unor certificate

prin care s� se demonstreze respectarea anumitor standarde de asigurare a calit��ii, standardele solicitate s� se raporteze la sistemele de asigurare a calit��ii bazate pe seriile de standarde europene relevante.

f. Cerin�e privind prezentarea de standarde de protec�ie a mediului

— in func�ie de obiectul contractului se poate solicita prezentarea unor certificate

prin care s� se demonstreze respectarea anumitor standarde de protec�ie a mediului, standardele solicitate s� se raporteze la sistemele de protec�ie a mediului bazate pe seriile de standarde europene relevante.

— daca operatorul economic nu de�ine certificatul de calitate sau certificatul de

mediu solicitat, atunci se accepta orice alte probe sau dovezi prezentate de acesta, dac� prin aceste probe sau dovezi confirma asigurarea unui nivel corespunz�tor al calit��ii/protec�iei mediului.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 6

(5) Stabilirea criteriului de atribuire a contractului de achizi�ie

— Criteriul de atribuire a contractului de achizi�ie poate fi: • oferta cea mai avantajoas� din punct de vedere tehnico-economic;

sau • în mod exclusiv, pre�ul cel mai sc�zut.

— Criteriul de atribuire a contractului de achizi�ie:

• se precizeaz� în mod obligatoriu în anun�ul de participare �i în cadrul documenta�iei de atribuire;

• odat� stabilit nu poate fi schimbat pe toat� durata de aplicare a procedurii de atribuire.

(6) Elaborarea caietului de sarcini/ documenta�iei descriptive

a. Caietul de sarcini:

� se întocme�te de c�tre Banca atunci când î�i propune s� achizi�ioneze bunuri, servicii sau lucr�ri prin licitatie si reprezinta descrierea obiectiv� a bunurilor, serviciilor sau lucr�rilor necesare Bancii;

� con�ine, în mod obligatoriu: specifica�ii tehnice, respectiv cerin�e, prescrip�ii,

caracteristici tehnice cu ajutorul c�rora sunt descrise bunurile, serviciile sau lucr�rile.

� specifica�iile tehnice trebuie s� permit� accesul liber �i egal al operatorilor

economici �i nu trebuie s� con�in� elemente care s� aib� ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur� s� restrâng� concuren�a;

� specifica�iile tehnice definesc, dup� caz:

• caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic �i de performanta; • siguranta în exploatare; • dimensiuni, terminologie, simboluri, teste �i metode de testare, ambalare,

etichetare, marcare �i instruc�iuni de utilizare a produsului, tehnologii �i metode de produc�ie;

• sisteme de asigurare a calit��ii �i condi�ii pentru certificarea conformitatii cu standarde relevante sau altele asemenea.

� in cazul contractelor pentru lucr�ri, specifica�iile tehnice pot face referire �i la:

• prescrip�ii de proiectare �i de calcul al costurilor; • verificarea, inspec�ia �i condi�iile de recep�ie a lucr�rilor;

sau • verificarea, inspec�ia �i condi�iile de recep�ie a tehnicilor, procedeelor �i

metodelor de execu�ie; • orice alte condi�ii cu caracter tehnic descrise în func�ie de diverse acte

normative �i reglement�ri generale sau specifice, în legatura cu lucr�rile finalizate �i cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucr�ri.

Nota 5: Este interzis a se defini în caietul de sarcini specifica�ii tehnice care indica o anumit� origine, sursa, produc�ie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comer�, un brevet de inven�ie, o licenta de fabrica�ie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori anumitor produse.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 7

� Directia de specialitate din cadrul Centralei, in colaborare, dupa caz, cu unitatea initiatoare, elaboreaza caietul de sarcini, care include:

• descrierea obiectului achizitiei: denumiri, specificatii tehnice, cantitate, calitate, orice informatii pentru ca participantii sa poata formula corect oferta;

• documentele de calificare pe care le considera necesare; • cuantumul garantiei de participare la procedura de achizitie si al garantiei de

buna executie a contractului; • clauze contractuale (termene si conditii de livrare, conditii de receptie,

termene de plata, penalitati, garantii etc.); • modul si etapele de derulare a licitatiei, incluzand proceduri de solutionare a

contestatiilor, transmiterea clarificarilor inainte si dupa deschiderea ofertelor, eliberarea garantiilor de participare / buna executie, etc., dupa caz;

• criterii de punctare / evaluare a ofertelor.

b. Documenta�ia descriptiv�: � tine loc de caiet de sarcini în cazul aplic�rii procedurii de negociere; � con�ine o descriere a necesit��ilor, obiectivelor �i constrangerilor Bancii precum

si orice alte informa�ii pe baza c�rora se va derula negocierea pentru identificarea solu�iilor viabile.

6. Garan�ii

a. Garan�ia de participare: � se constituie de c�tre ofertant în scopul de a proteja entitatea fa�� de riscul unui

eventual comportament necorespunz�tor al acestuia pe întreaga perioad� derulat� pân� la încheierea contractului de achizi�ie;

� nu este obligatorie în cazul procedurii de negociere ; � cuantumul garan�iei de participare nu poate dep��i 1% din valoarea estimat� a

contractului de achizi�ie �i trebuie s� fie valabil� pân� la încheierea contractului ; � modalit��ile de constituire a garan�iei de participare vor fi precizate în anun�/

documenta�ia de atribuire. � garan�ia pentru participare, constituit� de ofertantul a c�rui oferta a fost stabilit� ca

fiind câ�tig�toare, se restituie în cel mult 3 zile lucr�toare de la data constituirii garan�iei de buna execu�ie.

b. Garan�ia de buna execu�ie:

� se constituie de c�tre contractant în scopul asigur�rii Bancii de îndeplinirea cantitativ�, calitativ� �i în perioada convenit� a contractului ;

� modalitatea de constituire a garan�iei de buna execu�ie, precum �i cuantumul acesteia, care îns� nu trebuie sa dep��easc� 10% din pre�ul contractului, f�r� TVA vor fi men�ionate în anun�/documenta�ia de atribuire ;

� eliberarea garan�iei de bun� execu�ie se realizeaz� în urma Proceselor-verbale de recep�ie finala întocmite fara obiectiuni între p�r�i. ����

7. Demararea procedurii de achizitie

a. Publicarea anun�ului de participare �i a documenta�iei de atribuire

(1) Se asigura de catre Comitetul de Achizitii si Vanzari cu sprijinul Directiei Marketing si Comunicare, cu respectarea reglementarilor interne ale Bancii referitoare la publicarea si actualizarea informatiilor pe site-ul extern al Bancii, respectiv Internet.

(2) Banca are obliga�ia s� publice, pe site-ul propriu anun�ul de participare,

documenta�ia de atribuire, iar dac� tehnic nu este posibil, orice operator economic

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 8

interesat are dreptul de a solicita si de a ob�ine documentatia de atribuire, în termen de 3 zile lucratoare de la primirea unei solicit�ri.

(3) Operatorul economic interesat are obligatia de a intreprinde diligentele necesare

astfel incat respectarea de catre Banca a termenului sa nu conduca la situatia in care documentatia de atribuire sa fie pusa la dispozitia sa cu mai putin de 3 zile lucratoare inainte de data limita de depunere a ofertei.

b. Publicarea/transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare a documenta�iei

(1) Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari privind

documentatia de atribuire, iar Banca, prin Secretariatul Comitetul de Achizitii si Vanzari, are obliga�ia de a r�spunde, în mod clar, complet �i f�r� ambiguit��i, cât mai repede posibil, la orice clarificare solicitat� nu mai târziu de 3 zile lucratoare pân� la data limit� stabilit� pentru depunerea ofertelor.

(2) La solicit�rile primite în afara termenului nu se r�spunde.

(3) R�spunsurile se vor publica, insotite de intrebarile aferente, pe site-ul Bancii într-o

perioad� care nu trebuie sa dep��easc� 2 zile lucr�toare de la primirea unei astfel de solicitari din partea operatorului economic, luand masuri pentru a nu dezvalui identitatea celui care a solicitat clarificarile respective.

(4) Clarific�rile constau în detalieri ale informa�iilor prezentate, orice modificare a

informa�iilor ini�iale ducând la prelungirea procedurii prin decalarea corespunz�toare a datei limit� de depunere a ofertelor.

8. Conflictul de interese si descrierea derularii procedurii de atribuire

(1) Pe tot parcursul derul�rii procedurii de atribuire a unui contract se va urm�ri eliminarea situa�iilor de conflict de interese sau de incompatibilit��i.

(2) Un conflict de interese reprezint� situa�ia în care membrii Comitetului de Achizitii si

Vanzari sau orice alta persoana implicata in procesul de atribuire a unui contract de achizitie au un interes personal care ar putea influenta în mod necorespunz�tor îndeplinirea sarcinilor �i obliga�iilor lor de serviciu.

(3) Perceperea unui conflict de interese aparent poate fi la fel de d�un�toare ca �i un conflict

existent, pentru ca submineaza încrederea publicului în integritatea procedurii de atribuire.

(4) Conflictul de interese poate fi împ�r�it în interese:

� financiare; � nefinanciare.

(5) Interesele financiare pot implica un câ�tig real sau poten�ial care poate fi ob�inut cu ajutorul unei persoane implicate în procedur� �i care de�ine ac�iuni sau are o anumit� pozi�ie într-o societate care participa la procedura, accepta cadouri sau alte atentii sau prime�te un venit dintr-o a doua slujba.

(6) Beneficiul nu reprezint� neap�rat o cantitate de bani care trece din mana în mana, poate

sa însemne �i o cre�tere a valorii propriet��ii datorit� alegerii unui anumit operator economic drept câ�tig�tor al unei proceduri de achizi�ie.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 9

(7) Interesele nefinanciare sunt acele interese care duc la un control sporit. Ele pot aparea din rela�ii personale sau de familie sau din implicarea în activit��i sportive, sociale sau culturale.

(8) O situa�ie de incompatibilit��i se poate întâlni când membrii Comitetului de Achizitii si

Vanzari sau orice alta persoana implicata in procesul de atribuire a unui contract de achizitie sunt: � so�/sotie, ruda sau afin, pana la gradul IV, cu persoane care fac parte din Consiliul de

Administra�ie/ organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertan�i/candida�i;

� persoane care de�in p�r�i sociale, p�r�i de interes sau ac�iuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertan�i/candida�i;

� persoane aflate într-o situa�ie care, în mod obiectiv, induce dubii cu privire la asigurarea impar�ialit��ii pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor.

II. MODUL DE LUCRU

1. Licitatia

(1) Licita�ia reprezint� procedura de atribuire a contractului de achizitii de bunuri, servicii sau lucr�ri la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofert�.

(2) Procedura se desf��oar� într-o singur� etap� �i se ini�iaz� prin publicarea pe site-ul

Bancii a unui anun� de participare prin care se solicit� operatorilor economici depunerea de oferte.

(3) Licita�ia cuprinde urm�torii pa�i procedurali obligatorii:

a. Publicarea anun�ului de participare �i a documenta�iei de atribuire b. Publicarea/transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare a documenta�iei c. Primirea �i înregistrarea ofertelor d. Deschiderea ofertelor e. Evaluarea ofertelor f. Comunicarea rezultatului licita�iei

a. Publicarea anun�ului de participare �i a documenta�iei de atribuire:

Banca are obliga�ia s� publice, pe site-ul propriu anun�ul de participare si documenta�ia de atribuire.

b. Publicarea/transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare a documenta�iei

Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari privind documentatia de atribuire, iar Banca, prin Secretariatul Comitetului de Achizitii si Vanzari are obliga�ia de a r�spunde, în mod clar, complet �i f�r� ambiguit��i.

c. Primirea �i înregistrarea ofertelor

Ofertele se depun �i se înregistreaz� la Registratura Generala a Bancii, la adresa men�ionata expres în anun�ul de participare. Pe adresa de înaintare a ofertei se va men�iona data �i ora înregistr�rii.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 10

d. Deschiderea ofertelor � Ofertele se deschid la data �i locul indicate în anun�ul de participare �i în

documenta�ia de atribuire;

� in cadrul �edin�ei de deschidere a ofertelor, Comitetul de Achizitii si Vanzari verifica modul de respectare a regulilor formale de depunere �i prezentare a ofertelor �i a documentelor care le înso�esc;

� plicurile vor fi deschise de c�tre pre�edintele Comitetului de Achizitii si Vanzari,

care are obliga�ia de a anunta urm�toarele informa�ii: • denumirea (numele) ofertan�ilor; • modific�rile �i retragerile de oferte; • existenta garan�iilor de participare; • elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv pre�ul; • orice alte detalii �i preciz�ri pe care Comitetul de Achizitii si Vanzari le

considera necesare.

Nota 1: Orice decizie cu privire la calificarea ofertan�ilor, sau, dup� caz, cu privire la evaluarea ofertelor va fi luat� de c�tre Comitetul de Achizitii si Vanzari în cadrul unor �edin�e ulterioare �edin�ei de deschidere a ofertelor. In cadrul �edin�ei de deschidere nu se vor deschide si nu se vor prezenta ofertele depuse dup� data limit� de depunere sau la alt sediu fa�� de cel men�ionat în anun�ul de participare, respingerea acestora fiind obligatorie.

� Comitetul de Achizitii si Vanzari intocmeste Procesul-verbal privind �edin�a de

deschidere a ofertelor, care va fi semnat de c�tre membrii Comitetului de Achizitii si Vanzari.

e. Evaluarea ofertelor

� Comitetul de Achizitii si Vanzari are obliga�ia de a desfasura activit��ile de examinare �i evaluare numai la sediul Bancii ;

� Comitetul de Achizitii si Vanzari va solicita Directiilor de specialitate, dupa

deschiderea ofertelor, sa efectueze o analiza a ofertelor in conformitate cu metodologia de punctare a ofertelor cuprinse in caietul de sarcini, conform celor stipulate in Anexa 3.

Nota 2: Atunci cand obiectul achizitiei vizeaza domeniul de activitate al mai multor directii de specialitate, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate constitui o comisie interdepartamentala care sa efectueze o analiza/ evaluare a ofertelor, in conformitate cu criteriile de punctare/evaluare cuprinse in caietul de sarcini. In toate cazurile, rezultatul analizei se materializeaza intr-un punct de vedere pe care membrii comitetului il vor avea in vedere la evaluarea ofertelor.

� Regulile ce se aplic� pentru o evaluare corespunz�toare a ofertelor:

• dac� se constata ca unul sau mai mul�i ofertan�i au omis sa prezinte anumite

documente prin care se confirma îndeplinirea cerin�elor privind situa�ia personal�, capacitatea de exercitare a activit��ii profesionale, situa�ia economic� �i financiar�, capacitatea tehnica sau profesional�, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate solicita ofertan�ilor respectivi sa prezinte documentele care lipsesc, cu

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 11

acordarea unui termen de prezentare de minim 3 zile lucratoare de la data solicit�rii;

• daca este cazul, se stabilesc clarific�rile necesare privind calificarea, propunerea

tehnica �i financiar�, precum �i eventualele complet�ri formale/ confirm�ri necesare pentru evaluarea fiec�rei oferte;

• clarific�rile necesare trebuie s� fie clare, precise �i s� defineasc� în mod explicit �i suficient de detaliat în ce const� solicitarea. Dac� ofertantul nu raspunde în termenul acordat, respectiv minim 3 zile lucratoare de la data solicitarii, oferta sa va fi respins�;

• erorile aritmetice se pot corecta numai cu acceptul ofertantului. În cazul în care

ofertantul nu accepta corec�ia acestor erori, atunci oferta sa va fi respins�. La corectarea erorilor se va men�ine pre�ul unitar �i valoarea exprimat� în litere;

• Comitetul de Achizitii si Vanzari respinge ofertele necorespunz�toare, respectiv

pe cele irelevante în raport cu obiectul contractului, respectiv în urm�toarele condi�ii: � atunci când este depus� de un ofertant care nu îndepline�te cerin�ele

minime de calificare; � atunci când nu satisface cerin�ele minime din caietul de sarcini; � atunci când pre�ul ofertat este mai mare decât valoarea estimat�.

• Ofertan�ii care au îndeplinit cerin�ele minime de calificare �i ale c�ror oferte

tehnice îndeplinesc cerin�ele minime din caietul de sarcini, iar oferta financiar� se încadreaz� în valoarea estimat�, sunt considerate oferte admisibile.

• Asupra ofertelor declarate admisibile, Comitetul de Achizitii si Vanzari aplic�

criteriul de atribuire specificat în anun�ul de participare �i în documenta�ia de atribuire.

Nota 3: (1) Dac� criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoas� din punct de vedere tehnico-economic", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz� prin acordarea, pentru fiecare oferta în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplic�rii algoritmului de calcul stabilit în documenta�ia de atribuire. Comitetul de Achizitii si Vanzari întocme�te un clasament în ordine descresc�toare a punctajului, iar oferta admisibil� cu cel mai mare punctaj este declarat� ofert� câ�tig�toare. (2) Dac� criteriul utilizat a fost "pre�ul cel mai sc�zut", atunci evaluarea ofertelor se realizeaz� prin compararea pre�ului, f�r� TVA, al fiec�rei oferte în parte �i prin întocmirea, în ordinea descresc�toare a pre�urilor respective, a clasamentului pe baza c�ruia se stabile�te oferta câ�tig�toare, respectiv cea care are pre�ul cel mai sc�zut. (3) Dac� �i pre�urile ofertate sunt egale, atunci Banca are dreptul de a solicita ofertan�ilor care au oferit cel mai mic pre� o noua propunere financiar� în plic închis, caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a c�rui noua propunere financiar� are pre�ul cel mai sc�zut; (4) Daca intre preturile ofertate si cele din piata exista o discrepanta evidenta, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate solicita tuturor ofertantilor calificati sa prezinte o noua propunere financiar� în plic închis (care sa contina un pret diminuat), caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a c�rui noua propunere financiar� are pre�ul cel mai sc�zut.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 12

• Oferta care a fost stabilit� câ�tig�toare nu poate fi modificat� �i constituie parte integrant� a contractului de achizi�ie care urmeaz� sa fie încheiat.

Nota 4: (1) Dac� la procedura de licita�ie se depune o singur� ofert� �i aceasta este admisibil�, atunci Banca este îndrept��it� s� atribuie contractul ofertantului respectiv numai dac� pre�ul reprezint� r�spunsul pie�ei, cu posibilitatea de negociere a pretului ofertat.

(2) Dac� la licita�ie nu a fost prezentat� nicio ofert� sau au fost depuse numai oferte inadmisibile, Comitetul de Achizitii si Vanzari propune factorului decizional care a aprobat achizitia, anularea procedurii.

• Rezultatul evaluarii se concretizeaza printr-o decizie luata cu cvorumul

unanimitatii membrilor prezenti ai Comitetului de Achizitii si Vanzari.

• Decizia este definitiva si nu necesita avizari/aprobari ulterioare; Comitetul de Achizitii si Vanzari se intruneste in mod valabil in prezenta a 4 membri cu drept de vot din cei 6 membri permanenti.

Nota 5: Daca valoarea ofertei admise este mai mare decat valoarea pentru care Comitetul de Achizitii si Vanzari are competenta de aprobare, achizitia in cauza este supusa aprobarii factorului decizional care are competenta de aprobare pentru acea valoare, in conformitate cu prevederile interne ale Bancii. Comunicarea catre ofertanti a rezultatului finalizarii procedurii de achizitie se va efectua dupa obtinerea aprobarii mentionate. Comunicarea rezultatului produce efecte numai din momentul in care ajunge la destinatar, chiar daca acesta nu ia cunostinta de ele din motive care nu ii sunt imputabile. Ofertantului care a fost declarat castigator i se solicita sa deschida un cont curent la Banca, iar in contractul incheiat intre parti se precizeaza ca platile se efectueaza in acest cont. Aceasta cerinta se mentioneaza in caietul de sarcini.

f. Comunicarea rezultatului licita�iei - se face în termen de 3 zile lucratoare de la aprobarea

rezultatului procedurii. 2. Negocierea

(1) reprezint� procedura prin care Banca deruleaz� consult�ri cu candida�ii selecta�i �i negociaz� clauzele contractuale, inclusiv pre�ul, cu unul sau mai mul�i dintre ace�tia;

(2) poate fi:

���� negociere competitiv�, respectiv cu publicarea prealabil� a unui anun� de participare;

���� negociere necompetitiv�, respectiv f�r� publicarea prealabil� a unui anun� de

participare.

Negocierea competitiv� cu publicarea prealabil� a unui anun� de participare: � se desf��oar� în trei etape:

a. etapa de selectare a candida�ilor; b. etapa de depunere a ofertelor preliminare de c�tre candida�ii selecta�i �i de

negociere a acestora; c. etapa de depunere �i evaluare a ofertelor finale depuse

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 13

� se impune atunci când Caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o

impune atribuirea unui contract de achizi�ie prin aplicarea licita�iei.

� cuprinde urm�torii pa�i procedurali obligatorii: a. Publicarea anun�ului de participare �i a documenta�iei descriptive; b. Publicarea/transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare referitoare la

criteriile de calificare �i selec�ie; c. Primirea �i înregistrarea candidaturilor; d. Deschiderea �i verificarea candidaturilor; e. Selec�ia candida�ilor �i comunicarea rezultatului selec�iei; f. Transmiterea invita�iei de participare – model Anexa 2; g. Transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare a documenta�iei

descriptive catre candida�ii selecta�i; h. Depunerea ofertei preliminare; i. Negocierea ofertelor pornind de la ofertele preliminare depuse; j. Întâlnirea final� cu fiecare candidat care a depus ofert� preliminar�; k. Evaluarea ofertelor finale; l. Aplicarea criteriului de atribuire �i stabilirea ofertei câ�tig�toare; m. Comunicarea rezultatului procedurii.

Pa�ii procedurali de la lit. a - d �i de la lit. k - m sunt similari celor de la derularea procedurii de licita�ie.

e. Selec�ia candida�ilor �i comunicarea rezultatului selec�iei � Selectarea operatorilor economici se efectueaz� prin aplicarea criteriilor de selec�ie

stabilite în anun�ul de participare �i în documenta�ia de atribuire, care trebuie s� fie obiective �i nediscriminatorii;

� Comitetul de Achizitii si Vanzari verific� îndeplinirea cerin�elor minime de calificare cuprinse în anun�ul de participare publicat;

� Selectarea candida�ilor se face prin aplicarea criteriului de selec�ie candida�ilor care îndeplinesc cerin�ele minime de calificare;

� Dup� ce s-a finalizat preselec�ia candida�ilor, Banca, prin Comitetul de Achizitii si Vanzari, are obliga�ia s� comunice candida�ilor rezultatul evalu�rii candidaturilor �i aplicarii criteriului de selec�ie .

f. Transmiterea invita�iei de participare � Odat� cu comunicarea rezultatului evalu�rii candidaturilor �i a aplic�rii criteriului de

selec�ie, Comitetul de Achizitii si Vanzari transmite �i invita�ia de participare pentru depunerea ofertelor preliminare, stabilindu-se un termen rezonabil pentru aceasta.

� Invita�ia la etapa de negociere con�ine:

• referin�e privind anun�ul de participare publicat; • informa�ii cu privire la data �i ora lans�rii negocierilor; • agenda negocierilor (locul, durata rundelor de negociere, num�rul de runde,

limba/limbile în care se deruleaz� negocierile, dup� caz, programarea rundelor de negociere cu fiecare operator economic);

• men�ionarea subiectelor supuse discu�iilor în cadrul rundelor; • preciz�ri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorul trebuie s� le

prezinte în scopul verific�rii declara�iilor sau complet�rii documentelor prezentate în prima etap� pentru demonstrarea capacit��ii tehnice �i economico-financiare;

• informa�ii detaliate �i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câ�tig�toare.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 14

g. Transmiterea r�spunsurilor la solicit�rile de clarificare a documenta�iei descriptive candida�ilor selecta�i � Candida�ii au dreptul s� solicite clarific�ri la documenta�ia descriptiv� publicat�, iar

Comitetul de Achizitii si Vanzari are obliga�ia s� transmit� r�spunsurile la solicit�rile de clarific�ri.

� Clarific�rile sunt solicitate similar clarific�rilor solicitate la documenta�ia de atribuire de ofertan�i în cazul licita�iei.

h. Depunerea ofertei preliminare � Comitetul de Achizitii si Vanzari trebuie s� stabileasc� un termen minim rezonabil între

data transmiterii invita�iei la negociere �i data depunerii ofertei preliminare; � Acest termen trebuie s� fie corelat cu gradul de complexitate a contractului �i s� fie

suficient pentru a permite candida�ilor elaborarea ofertei. � Pentru respectarea principiului tratamentului egal, durata rundelor prev�zut� în agenda

negocierilor trebuie s� fie aceea�i pentru to�i ofertan�ii. � Ofertele preliminare se depun numai de c�tre candida�ii selecta�i pân� la termenul

limita specificat �i la locul indicat în anun�ul de participare, înregistrându-se fiecare ofert� preliminar� depus�.

i. Negocierea ofertelor pornind de la ofertele preliminare depuse � Etapa de negociere pe baza ofertelor preliminare presupune desf��urarea la data, ora

�i locul stabilite în invita�ia de participare a unor întâlniri cu fiecare candidat preselectat în parte.

� Negocierea cu fiecare candidat selectat în parte începe cu o serie de întreb�ri

clarificatoare în leg�tur� cu con�inutul documentelor depuse de candidat, precum �i cu privire la aspectele tehnice, financiare �i juridice ale viitorului contract, ale carui principale clauze (termene si conditii de livrare, conditii de receptie, termene de plata, penalitati, garantii etc.) au fost cuprinse in documentatia descriptiva.

� Punctul de pornire în negocieri îl constituie oferta preliminar� a fiec�rui candidat

preselectat. � Oferta preliminar� va cuprinde atât propunerea financiar�, cât �i pe cea tehnic� �i

urmeaz� a fi negociat� din perspectiva unui ansamblu unic, motiv pentru care propunerea tehnic� nu poate fi disociat� de cea financiar�.

� În timpul negocierilor Comitetul de Achizitii si Vanzari are obliga�ia de a asigura

egalitate de tratament fa�� de to�i candida�ii �i nu are dreptul de a furniza informa�ii într-o manier� discriminatorie care ar putea crea unuia/unora dintre candida�i un avantaj în raport cu ceilal�i.

� La finalul fiec�rei întâlniri/runde se încheie un proces-verbal al �edin�ei semnat de to�i

participan�ii, în care se consemneaz� problemele discutate �i aspectele convenite. O copie a procesului-verbal se înainteaz� ofertantului.

� Dup� finalizarea fiec�rei runde de negocieri, Comitetul de Achizitii si Vanzari

examineaz� comentariile prezentate de candida�ii selecta�i �i evalueaz� propunerile acestora potrivit celor înscrise în procesele-verbale de negociere, rezumând astfel subiectele abordate, concesiile f�cute �i avantajele ob�inute.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 15

j. Întâlnirea final� cu fiecare candidat care a depus ofert� preliminar� � Atunci când Comitetul de Achizitii si Vanzari constat� c� nu se mai înregistreaz�

îmbun�t��iri substan�iale ale ofertelor preliminare, de comun acord cu fiecare participant în parte stabile�te termenul pentru depunerea elementelor finale ale propunerilor financiare �i tehnice;

� În cadrul ultimei întâlniri/runde, fiecare participant are obliga�ia de a prezenta

elementele finale ale propunerilor sale financiar� �i tehnic�, pentru care Comitetul de Achizitii si Vanzari urmeaz� s� aplice criteriul de atribuire;

� Criteriul de atribuire a contractului de achizi�ie încheiat prin aplicarea procedurii de

negociere poate fi „pre�ul cel mai sc�zut” sau, dup� caz, „oferta cea mai avantajoas� din punct de vedere tehnico-economic”.

Negocierea necompetitiv� f�r� publicarea prealabil� a unui anun� de participare se aplic� atunci când:

� din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protec�ia unor drepturi de

exclusivitate, contractul de achizi�ie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

� ca o m�sura strict necesar�, atunci când perioadele de aplicare a licita�iei sau a negocierii competitive nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta determinate de evenimente imprevizibile �i care nu se datoreaz� sub nicio forma unei ac�iuni sau inac�iuni a Bancii;

� bunurile sunt cotate la bursa de m�rfuri, iar achizi�ia acestora se realizeaz� prin

opera�iuni pe piata de disponibil ;

� bunurile pot fi achizi�ionate în condi�ii deosebit de avantajoase de la un operator economic care isi lichideaz� definitiv afacerile, de la un administrator judiciar care administreaz� afacerile unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o alta procedura similar� cu cele anterioare, reglementat� prin lege.

� se ini�iaz� prin transmiterea unei invita�ii de participare la negocieri, înso�it� de documenta�ia de atribuire, numai unui operator/ unor operatori, solicitându-le prezentarea de oferte.

� cuprinde urm�torii pa�i procedurali obligatorii:

a. Transmiterea invita�iei la negocieri – model Anexa 2 b. Depunerea ofertei preliminare c. Negocierea d. Depunerea ofertei finale rezultat� în urma negocierii e. Comunicarea rezultatului procedurii

3. Solu�ionarea contesta�iilor

(1) Dreptul la contesta�ie: � Orice persoan� care se consider� v�t�mat� într-un drept ori într-un interes legitim

printr-un act al Bancii, prin înc�lcarea prezentei norme, poate solicita, prin contesta�ie, anularea actului, obligarea la emiterea unui nou act, recunoa�terea dreptului pretins, în condi�iile prezentei norme.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 16

(2) Posibilitatea de contestare

� Împotriva rezultatului procedurii de atribuire se poate formula contesta�ie potrivit prezentelor norme.

� Contesta�ia este o cale administrativ� de atac �i nu înl�tur� dreptul la ac�iune al celui care se consider� lezat în drepturile sale prin actul Bancii sau prin lipsa acestuia.

� Este îndrept��it la contesta�ie numai cel care consider� c� a fost lezat în drepturile sale prin comunicarea privind rezultatul procedurii sau prin lipsa acesteia.

(3) Forma �i con�inutul contesta�iei

� Contesta�ia se formuleaz� în scris �i va cuprinde:

a. datele de identificare a contestatorului; b. obiectul contesta�iei; c. motivele contestatiei; d. dovezile pe care se întemeiaz�; e. semn�tura contestatorului sau a împuternicitului acestuia, precum �i �tampila în

cazul persoanelor juridice.

� Obiectul contesta�iei îl constituie numai comunicarea privind rezultatul procedurii. � Contesta�ia se depune la sediul Bancii comunicat în anun�ul de participare/

documenta�ie.

(4) Termenul de depunere a contesta�iei � Contesta�ia se va depune în termen de 3 zile lucratoare de la data comunic�rii

rezultatului procedurii, sub sanc�iunea dec�derii.

(5) Solu�ionarea contesta�iei � se realizeaz� de catre comisia permanenta de solu�ionare a contesta�iei numita

prin Ordin al Presedintelui Bancii; � rezultatul solu�ionarii contesta�iei, se comunica catre contestatar de catre comisia

de solu�ionare a contestatiei; � solutia comunicata este definitiva.

(6) Retragerea contesta�iei

� Contesta�ia poate fi retras� de contestatar pân� la solu�ionarea acesteia. � Comisia de solu�ionare va comunica contestatarului ca s-a luat act de renun�area la

contesta�ie. 4. Încheierea contractului

(1) Semnarea contractelor de catre Banca se face conform reglementarilor interne privind dreptul de semnatura, cu precizarea ca reprezentantii Bancii vor semna contractul dupa ce acesta a fost semnat de catre cealalta parte.

(2) Contractarea cu ofertantul castigator respectiv comanda catre acesta, precum si toate

celelalte activitati necesare finalizarii achizitiei si urmaririi acesteia se fac de catre unitatea care are competenta de derulare efectiva a achizitiei.

Norma procedurala interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA 17

III. DISPOZITII FINALE

Norma Procedurala Interna privind achizitia de bunuri, servicii si lucrari in cadrul CEC BANK SA, a caror valoare estimata depaseste echivalentul in lei a 30.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de bunuri ori servicii, respectiv a 100.000 Euro, exclusiv TVA pentru fiecare achizitie de lucrari intra in vigoare la data de 10.12.2013, data de la care isi inceteaza aplicabilitatea orice alte dispozitii contrare.