1
CAIET DE SARCINI
PENTRU ACHIZITIA
UNUI NUMAR DE 100 ECHIPAMENTE ATM SI A SERVICIILOR
DE DEPOZITARE SI PRIMA INSTALARE A ACESTORA PRIN APLICAREA
PROCEDURII DE
LICITATIE
ORGANIZATĂ
DE
CEC BANK S.A.
BUCUREŞTI
Mai 2014
CEC BANK S.A.
2
1. INTRODUCERE
a. Prezentul caiet de sarcini cuprinde date şi informaţii asupra modului de organizare şi desfăşurare a procedurii de licitatie pentru achiziţia de echipamente ATM si de servicii de depozitare si prima instalare a acestora, precum şi precizări asupra modului de întocmire şi prezentare a ofertei.
b. Aceste instrucţiuni au caracter obligatoriu, iar nerespectarea lor de către ofertanţi atrage după sine descalificarea sau respingerea ofertei.
2. CRITERII DE CALIFICARE SI SELECTIE
a. Situatia personala a ofertantului:
i. Ofertantul si reprezentantul/-tii legal/-i nu a/au fost condamnat/-i în ultimii 5 ani printr-o hotărâre judecătorească definitiva pentru corupţie, fraudă sau spălare de bani;
ii. nu este in procedura de reorganizare judiciara, de lichidare judiciara sau administrativa, ori faliment sau activitatea comerciala ii este suspendata in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei; sau este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile ii sunt suspendate in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei;
iii. nu face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute mai sus;
iv. nu are inscrise mentiuni negative la Oficiul Registrului Comertului, cu privire la starea societatii sau a administratorilor ei; operatorul economic va prezenta certificat constator pentru licitatie privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor;
v. nu se află/nu s-a aflat in litigiu cu CEC Bank S.A. ȋn anul calendaristic anterior;
vi. nu prezintă informaţii false sau prezintă informaţiile solicitate de către CEC Bank S.A. ȋn legatura cu situaţia proprie aferentă cazurilor prevăzute mai sus.
b. Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale:
- Ofertantul este infiintat și funcţionează legal;
- Ofertantul detine experienţă anterioară ȋn derularea de contracte similare.
c. Situatia economică si financiară:
- Cifra de afaceri pe anul 2012: minim 2.000.000 lei
- Ofertantul a inregistrat profit in anul 2012 si la 30 iunie 2013
- Ofertantul nu are datorii restante la bugetul de stat.
d. Capacitatea tehnică și/sau profesională:
- livrări de echipamente si servicii similare, ȋn ultimii doi ani calendaristici ( 2012 si 2013 ), cu valori anuale totale de minim 500.000 lei fără TVA per contract.
3. DOCUMENTATIE OBLIGATORIE
Pentru participare la procedura organizata de CEC Bank S.A., fiecare ofertant va prezenta obligatoriu următoarele:
3.1. Documente privind situaţia personală a ofertantului:
- Declaraţie pe propria răspundere din partea operatorului economic privind indeplinirea conditiilor de la punctul 2. a – in original;
3
- Certificat constatator emis de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, eliberat pentru licitatie (privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor) – original/copie legalizata;
- Certificat de cazier judiciar al societatii – original/copie legalizata; 3.2. Documente privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale:
- Certificat de inregistrare a societatii la de Oficiul Registrului Comerţului de pe langa Camera de Comerţ şi Industrie teritoriala - copie;
- Minimum 3 (trei) scrisori de recomandare de la clienţi similari (bănci, instituţii financiare) ȋn
care se vor specifica contractele derulate cu aceștia ȋn ultimii trei ani, cu valori anuale totale de minim 500.000 lei fără TVA / contract – ȋn original.
3.3. Documente privind situaţia economică și financiară:
- Bilanţul depus pentru anul 2012 precum și bilantul aferent lunii iunie 2013 - copie conform cu originalul;
- Certificatul de atestare fiscală privind obligaţiile de plată către bugetul de stat, valabil la data depunerii ofertei - în original/copie legalizata;
- Declaraţie pe propria răspundere din partea ofertantului privind capacitatea economică și financiară, respectiv privind cifra de afaceri pe anul 2012 - în original;
- Scrisoare de bonitate de la banca unde se află conturile principale - ȋn original;
- Dovada depunerii garantiei de participare la licitatie constituita/scrisoarea de garantie de participare la licitatie, conform „Subcapitol 4.1. - Garantia de participare” – in original.
3.4. Documente privind capacitatea tehnică și/sau profesională, astfel:
- Declaraţie pe propria răspundere privind lista principalelor prestari de servicii similare, ȋn ultimii doi ani (2012 si 2013), cu valori totale de minim 500.000 lei fără TVA/contract, conform cerinţelor din tabelul următor:
Nr. crt.
Nr. și data contractului;
Obiectul contractului.
Denumirea/ numele
beneficiarului/ Clientului;
Adresa; Pers. de contact; funcţia;
tel./fax
Calitatea furnizorului (contractant unic sau
contractant conducator -lider de asociatie;
contractant asociat; subcontractant)
Perioada de derulare a
contractului: dată de
ȋncepere/dată finalizare
Valoarea totală a echipamentelor
furnizate pe perioada derulării contractului (lei
fără TVA)
1.
2.
3.
..n
- Scrisoare / document ( in original sau copie ) emisa de producatorul echipamentelor prin care sa se certifice faptul ca ofertantul are calitatea de a comercializa si asigura mentenanta pentru tipurile / modelele de echipamente ATM ofertate.
Lipsa oricărui document precizat mai sus atrage după sine respingerea ofertei pentru prezenta procedură. 4. Specificaţii privind garanţiile: 4.1. Garanţia de participare la licitaţie este în valoare de 20.000 lei şi va fi constituită prin
scrisoare de garanţie bancară cu valabilitate de minim 90 zile lucrătoare faţă de data
4
depunerii oferte, sau prin depunere de numerar intr-un cont de garantie deschis la CEC Bank (se va specifica « garantie participare licitatie achizitie ATM-uri »).
- Scrisoarea de garanţie de participare a ofertantului câştigător / suma depusa in contul de garantie va rămâne la dispoziţia CEC Bank S.A. până la semnarea contractului de achiziţie.
- Ofertanţilor necâştigători ai licitaţiei li se restituie scrisoarea de garanţie de participare/ suma depusa in cont de garantie la solicitarea scrisă a acestora.
- Nicio ofertă nu poate fi luată în considerare dacă nu va fi însoţită de scrisoarea de garantie de participare / foaia de constituire garantie in numerar conform precizarilor de mai sus.
- Scrisoarea de garantie / suma depusa in contul de garantie este necesară pentru a putea proteja cumpărătorul de riscul unui eventual comportament necorespunzător al ofertantului pe întreaga perioadă derulată până la încheierea contractului.
- Scrisoarea de garantie / contul de garantie va fi executata în cazul în care ofertantul se află într-una din situaţiile următoare:
- revocă oferta după deschiderea acesteia şi înainte de adjudecare;
- revocă oferta după adjudecare;
- fiind câştigătorul licitaţiei, nu semnează contractul de achiziţie în termenul de valabilitate a ofertei.
- Garantia de participare, constituita de ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare, se restituie in cel mult 3 zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie.
4.2. Garantia de buna executie:
- Ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind castigatoare va constitui o garanţie de bună execuţie la contractul de achizitie echipamente si de servicii conexe în sumă de 100.000 lei, prin scrisoare de garanţie bancară (acoperitoare pentru toată perioada de valabilitate a contractului inclusiv perioada garantie echipamente si perioada de reclamaţie de 90 zile lucrătoare de la incetarea acestuia ).
- Garanţia de bună execuţie va fi constituită în favoarea CEC Bank S.A. ca o compensare a pierderilor ce ar rezulta din incapacitatea ofertantului de a îndeplini obligaţiile contractuale.
- La solicitarea scrisă din partea Furnizorului, garanţia de bună execuţie va putea fi eliberată după perioada pentru care a fost constituită, conform precizărilor anterioare.
5. OFERTA
Oferta trebuie să fie fermă şi va avea caracter definitiv şi obligatoriu, în privinţa conţinutului documentaţiei care o alcătuieşte, pe toată perioada de valabilitate a acesteia, inclusiv pe perioada derulării contractului.
Termenul de valabilitate a ofertei este de minim 90 zile de la data deschiderii ofertelor.
Fiecare ofertant are dreptul să prezinte o singură ofertă. 5.1. Oferta de echipamente ATM
Se vor oferta echipamente care vor respecta in totalitate urmatoarele caracteristici tehnice:
1. ATM-urile vor fi de tipul TTW ( de încastrat în perete ) trebuind să fie certificate conform standardului EMV Level 1 şi 2 ( ready nivel HW şi SW ). Se vor ataşa documente care să certifice faptul că tipurile de echipamente oferite sunt certificate EMV Level 1 si 2 cu organizatiile majore de carduri prezente in Romania si o declaratie conform careia nu vor fi necesare din partea bancii investiţii hard/soft suplimentare şi nici servicii profesionale (intervenţii umane) la nivel de echipament pentru acceptarea/citirea de carduri cu banda magnetica si microprocesor (chip cards) emise sub marcile organizatiilor majore de carduri prezente in Romania.
5
Kernelul soft al echipamentelor va trebui sa aiba la momentul ofertarii o valabilitate de exploatare de minimum 24 luni.
2. ATM-urile vor prezenta ramă exterioară capabilă să susţină (permită) ataşarea ulterioară de copertină de protecţie ( in greutate de aproximativ 12 kg ) .
3. Toate ATM-urile vor avea monitor color tip LCD, cu diagonala minimă de 12 inchi, cel puţin 8 taste funcţionale amplasate pe lateralele ecranului ATM şi vor fi dotate cu imprimantă de chitanţe. Echipamentele ATM NU vor fi dotate cu imprimantă de jurnal ATM, iar inregistrarea jurnalului operaţiunilor trebuie să poată fi efectuată pe HDD-ul echipamentului, urmând ca ulterior acesta să fie descărcat şi arhivat pe un suport extern. Echipamentele ATM NU vor fi dotate cu camera video interna.
4. ATM-urile vor fi prevăzute cu un număr de minimum 4 casete de numerar plus una pentru numerarul rejectat. În configuraţie va fi inclus şi setul de casete de schimb ( minimum 4 casete de numerar şi una pentru numerarul rejectat). Casetele vor trebui să fie configurabile pentru toate tipurile de bancnote româneşti aflate în circulaţie ( cu exceptia bancnotelor de 1 si 5 lei ). Casetele trebuie să suporte reconfigurarea pentru noi tipuri de bancnote ce pot apare. Se va furniza de asemenea (functie de tipurile de bancomate oferite) casetă specială pentru cardurile uitate sau retrase/reţinute de ATM.
5. Se vor prezenta performanţele privind timpul total al unei operaţii de furnizare de numerar şi capacitatea maximă în bancnote a unei operaţii de retragere. Viteza şi timpul de răspuns pentru cererile de autorizare vor respecta standardele organizatiilor majore de carduri prezente in Romania.
6. Cititorul de carduri va avea senzor pentru introducerea cardului. ATM-urile vor rejecta automat cardurile incompatibile sau cu alt format, fără a fi afectată funcţionarea ATM-ului în ansamblu. Vor fi încorporate funcţii specifice de reţinere/rejecţie a unui card în funcţie de starea acestuia şi funcţii pentru eliberarea unui card în cazul unei pene de curent.
7. Cititorul de card va include dispozitiv antiskimming exterior ( care sa nu permita atasarea de dispozitive de clonare card la exteriorul fantei de introducere card ) .
8. ATM-urile vor trebui sa permita conectarea la reţeaua LAN a sediului CEC Bank S.A., folosind protocolul TCP/IP. Echipamentele ofertate trebuie să suporte minim unul dintre protocoalele DDC, NDC+ avându-se în vedere integrarea cu serviciile de hosting ale procesatorului care administreaza reţeaua de ATM-uri.
9. Caracteristicile minimale ale calculatorului din configuratia ATM-ului: procesor i3 la minim 2,5 GHz ( sau echivalent ), 2 GB RAM, HDD de minim 250 GB, CD-RW, tastatură, mouse; sistem de operare Windows 7 ( sau superior ).
10. Tastatura ATM va respecta minim standardele de securitate EPP 5 si PCI DSS 2.0.
11. Se va specifica in oferta numărul şi tipul interfeţelor (seriale, paralele, USB, etc.) şi caracteristicile tehnice ale adaptorului de reţea.
12. ATM-urile vor avea incorporate sau vor fi dotate cu o sursă continuă de alimentare (UPS) de putere minima de 2.000 VA, cu funcţie de oprire şi repornire automata a ATM-ului, neasistată de un operator uman, (SMART UPS). UPS-ul va trebui sa asigure funcţionarea soft si hard a ATM-ului (in asteptare), minimum 30 minute după întreruperea alimentării cu energie electrică de la reţea, asigurand la sfarsitul acestui interval oprirea normala a bancomatului. La revenirea alimentarii de retea, UPS-ul va repune imediat, automat ATM-ul in starea de on line (fara interventia operatorului uman). UPS-ul va dispune de cel putin un port liber pentru conectarea eventualului kit de comunicatie al ATM-ului precum si un port liber, pe direct, pentru alimentarea aerotermelor interne ale bancomatului.
13. Nivelul de securitate a tranzacţiilor si a comunicaţiilor între ATM-uri şi platforma “hardware” de administrare va corespunde normelor şi reglementărilor internaţionale şi naţionale.
6
14. Nivelul de securitate al safe-ului va fi cel putin conform standardului european SR EN 1143.
15. Echipamentele vor trebui să permită configurarea şi de la distanţă, prin intermediul modulului de administrare a reţelei ATM.
16. Ofertantul va trebui să aibă posibilitatea să asigure CEC Bank S.A., prin forţe proprii sau prin subcontractori, servicii de mentenanţă ATM în perioada de garantie.
17. Oferta va trebui să conţină în acest sens declaratia pe proprie raspundere a faptului că ofertantul sau subcontractori ai acestuia au capacitatea de a oferi aceste servicii la nivelul întregii ţări, precum si viteza de reactie pentru depanari / reparatii.
18. Perioada minimă de garanţie a echipamentelor acceptabilă pentru CEC Bank S.A. este de 36 de luni de la data punerii în funcţiune a fiecarui echipament in parte .
19. Banca solicita ofertantului păstrarea în custodie cu titlu gratuit pentru o perioadă de minimum 180 de zile calendaristice a ATM-urilor din fiecare tranşă aprovizionata, până la indicarea de către CEC Bank S.A. a locaţiilor în care acestea vor trebui distribuite / montate. .
Important:
Cerinţele prezentate mai sus trebuie considerate minimale. Preţul unitar per ATM va trebui să reflecte configuraţia standard descrisă la punctele 1 – 19. Ofertantul are posibilitatea de a include în configuraţie şi alte opţiuni privind asigurarea securităţii tranzacţiilor ( ex. filtru ecran de confidenţialitate), rezistenţa la intemperii şi la posibile tentative de vandalizare, funcţionalităţi suplimentare privind derularea tranzacţiilor (ex. cititor coduri bare). Aceste funcţionalităţi vor fi descrise în detaliu în ofertă, cu preţ(uri) distinct(e) ce ar urma să se adauge la preţul per ATM.
5.2. Oferta de servicii tehnice conexe echipamentelor
1. Termenul de livrare a celor 100 echipamente, exprimat în zile calendaristice faţă de data fiecarei comenzi a bancii, ţinând cont de prezumţia că CEC Bank S.A. va emite maximum 3 comenzi de livrare ( 3 transe ).
2. Perioada de garanţie echipamente peste perioada minima de 36 de luni solicitata de banca la titlul 5.1., punctul 18.
3. Asigurarea pe cheltuiala ofertantului a:
Transportului si montarii pe poziţie în teritoriu a fiecarui echipament in parte la prima instalare ( cu includerea kitului de fixare / imbulonare în podea si a manoperei corespunzatoare ), cu respectarea legislatiei nationale in vigoare privind rezistenta la smulgere.
Unei rame de inaltare la locaţiile unde diferenţa de nivel între trotuar şi podeaua unde este instalat ATM-ul impun aceasta masura.
Amenajarea fizica a locaţiilor pentru instalarea ATM-urilor va fi în sarcina CEC Bank S.A.
4. Timpi medii de reacţie (ore, minute) pentru repunerea în funcţiune a echipamentelor în perioada de garanţie (în cazul defecţiunilor hard sau soft), cu excepţia situaţiilor în care sunt necesare intervenţii majore (înlocuire dispenser, monitor, unitate centrala calculator etc)
5.3. Oferta financiara
Pretul echipamentelor si serviciilor serviciilor descrise la punctele 5.1. si 5.2. vor fi exprimat tinand cont de urmatoarele aspecte :
1. Mentinerea preţului unitar ofertat per ATM şi în condiţiile în care CEC Bank S.A. va achizitiona în final un număr mai mic de 100 ATM-uri ( dar nu mai putin de 90 echipamente );
7
2. Preţul unitar în EUR ( la care se adauga TVA ) pentru cele 100 ATM-uri solicitate va include obligatoriu urmatoarele elemente / servicii:
- Asigurarea conectitivitatii echipamentelor la platforma de hosting administrata de procesatorul bancii
Ofertantii vor contacta partenerul bancii in ceea ce priveste Sistemul Integrat de Carduri, si vor obtine cotatiile de pret pentru asigurarea conectitivitatii ATM-urilor oferite si, daca este cazul, cotatii de pret pentru certificarea cu organizatiile de carduri a kernel-ului ATM.
In cazul atribuirii contractului de achizitie ATM-uri de catre banca, ofertantul va contracta implementarea conectitivitatii si a certificarilor cu partenerul bancii in ceea ce priveste Sistemul Integrat de Carduri sau tertul indicat de acesta (procesatorul bancii ) , fara a implica banca in vreun fel in acest demers, cu precizarea ca ATM-urile din prima transa livrata bancii vor trebui sa fie functionale in maxim 90 de zile calendaristice de la prima comanda de livrare.
Denumirile societatilor care activeaza in calitate de procesator si partener al bancii in ceea ce priveste Sistemul Integrat de Carduri, precum si persoanele de contact relevante vor fi comunicate de banca ofertantilor in conditiile in care acestia vor semna cu banca Acorduri de Confidentialitate, conform modelului din Anexa 1 la prezentul Caiet de Sarcini.
- Configurarea initiala a fiecarui echipament ATM si a casetelor de numerar aferente conform cerinţelor CEC Bank S.A.
- Aplicaţia de download jurnal electronic.
- Configurarea initiala (conform deciziei CEC Bank S.A.) a celor 8 casete de numerar, sistemul de operare şi programul antivirus
- Transportul initial al fiecarui echipament ATM până la locaţia de destinaţie indicata de CEC Bank S.A., precum si executarea montării pe poziţie a fiecarui echipament in parte
- Asigurarea de consumabile pentru o primă perioadă de funcţionare a echipamentelor, respectiv minimum 2 role chitanţe per ATM.
- Mentenanta functionala in perioada de garantie
- Testarea şi punerea în funcţiune a echipamentelor
3. Preţul unitar în EUR ( la care se adauga TVA ) pe luna calendaristica de custodie ATM după expirarea perioadei de custodie gratuita de minim 180 zile solicitata de banca.
4. Preţul unitar în EUR ( la care se adauga TVA ) pentru servicii de reconfigurare casete ATM la solicitarea bancii, ulterior primei instalarii a echipamentului pe pozitie.
5. Preţul unitar în EUR ( la care se adauga TVA ) pentru achizitionare de casete ATM suplimentare de numerar si/sau divert..
6. Pret unitar lunar de mentenanta functionala echipament dupa perioada minima de garantie.
Nota: Banca poate accepta cu titlu de reducere de pret echipamente ATM oferite gratuit, cu conditia ca acestea sa fie de acelasi tip cu cele din oferta sau de un model aflat deja in exploatarea bancii ( modelele de ATM-uri din dotarea bancii se vor ofertantilor in conditiile in care acestia vor semna cu banca Acorduri de Confidentialitate, conform modelului din Anexa 1 la prezentul Caiet de Sarcini ). In acest caz in procesul de evaluare a ofertei pretul unitar per echipament va fi ajustat conform precizarilor de la titlul 9.1., punctul A. 6. TRANSMITEREA ŞI PREZENTAREA OFERTELOR
6.1. Ofertele se depun la Registratura Centralei CEC Bank S.A. din str. Ilfov nr. 4, sect 5, Bucuresti, până la data si ora specificata in invitatia de ofertare.
6.2. Toate paginile ofertei vor fi ştampilate şi vor purta semnătura persoanelor autorizate să angajeze ofertantul în contract, cu excepţia literaturii tipărite şi a actelor emise de instituţii (organisme oficiale) abilitate în acest sens, care vor fi semnate şi parafate conform
8
prevederilor legale. Oferta nu va contine randuri inserate, sublinieri, stersaturi sau cuvinte peste inscrisul initial.
6.3. Societatea ofertantă va introduce originalul şi copia ofertelor tehnice şi valorice, precum şi documentele de calificare, în câte un plic separat care va fi lipit, inscriptionându-se corespunzător plicurile cu menţiunile „ORIGINAL”, „COPIE” şi „DOCUMENTE CALIFICARE”, iar acestea vor fi introduse într-un plic exterior, mat, care va fi şi el lipit, şi pe care se va scrie:
CEC BANK SA – CENTRALA str. Ilfov nr. 4, sect 5, Bucuresti
OFERTĂ PENTRU ACHIZITIA UNUI NUMAR DE 100 ECHIPAMENTE ATM SI A SERVICIILOR
DE DEPOZITARE SI PRIMA INSTALARE A ACESTORA
A nu se deschide înainte de ora 15:00
Plicul exterior nu va avea alte însemne sau înscrisuri.
6.4. Pe toate plicurile interioare se vor înscrie: numele, adresa ofertantului, telefonul şi faxul de la sediul firmei. Plicurile interioare şi plicul exterior vor fi lipite de către ofertant.
6.5. Ofertele pentru care s-au transmis notificări de retragere sau ofertele întârziate se vor înapoia ofertanţilor fără a fi deschise. Până la deschiderea ofertelor, plicurile se vor păstra la sediul CEC Bank S.A.- Comitetul de Achizitii si Vanzari.
6.6. Ofertele depuse după data si ora stabilită nu vor fi luate in considerare.
6.7. CEC Bank S.A. va refuza ofertele în cazul în care plicurile exterioare sunt deteriorate, desfăcute sau poartă semne distinctive, indiferent din vina cui s-au produs acestea.
7. ALTE CONDIŢII ŞI PRECIZĂRI
7.1. CEC Bank S.A. are dreptul de a completa instrucţiunile de ofertare. Orice astfel de completare va fi comunicată în scris, prin fax, tuturor firmelor ofertante, cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de data limită pentru depunerea ofertelor.
7.2. Oferta va avea caracter ferm şi obligatoriu, din punct de vedere al conţinutului şi valorii, pe toată perioada de valabilitate solicitată de către CEC Bank S.A. prin prezentele instrucţiuni.
7.3. Ofertele pentru care s-au transmis notificări de retragere sau ofertele întârziate se vor înapoia nedeschise.
7.4. Orice ofertant are dreptul de a-şi retrage oferta numai înainte de data şi ora limită stabilite pentru depunerea ofertei.
8. DESCHIDEREA OFERTELOR
- Ofertele se deschid la data si locul indicate în anuntul de participare si în documentatia de atribuire;
- In cadrul sedintei de deschidere a ofertelor, Comitetul de Achizitii si Vanzari verifica modul de respectare a regulilor formale de depunere si prezentare a ofertelor si a documentelor care le însotesc.
9. EVALUAREA OFERTELOR – criteriul de atribuire a contractului de achizitie este cea mai
avantajoasa oferta tehnico – economica Regulile ce se aplica pentru evaluarea ofertelor:
daca se constata ca unul sau mai multi ofertanti au omis sa prezinte anumite documente prin care se confirma îndeplinirea cerintelor privind situatia personala, capacitatea de exercitare a
9
activitatii profesionale, situatia economica si financiara, capacitatea tehnica sau profesionala, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate solicita ofertantilor respectivi sa prezinte documentele care lipsesc, cu acordarea unui termen de prezentare de minim 3 zile lucratoare de la data solicitarii;
daca este cazul, se stabilesc clarificarile necesare privind calificarea, propunerea tehnica si financiara, precum si eventualele completari formale/ confirmari necesare pentru evaluarea fiecarei oferte;
clarificarile necesare trebuie sa fie clare, precise si sa defineasca în mod explicit si suficient de detaliat în ce consta solicitarea. Daca ofertantul nu raspunde în termenul acordat, respectiv minim 3 zile lucratoare de la data solicitarii, oferta sa va fi respinsa;
erorile aritmetice se pot corecta numai cu acceptul ofertantului. În cazul în care ofertantul nu accepta corectia acestor erori, atunci oferta sa va fi respinsa. La corectarea erorilor se va mentine pretul unitar si valoarea exprimata în litere;
Comitetul de Achizitii si Vanzari respinge ofertele necorespunzatoare, respectiv pe cele irelevante în raport cu obiectul contractului, respectiv în urmatoarele conditii:
- atunci când este depusa de un ofertant care nu îndeplineste cerintele minime de calificare;
- atunci când nu satisface cerintele minime din caietul de sarcini;
- atunci când pretul ofertat este mai mare decât valoarea estimata;
Ofertantii care au îndeplinit cerintele minime de calificare si ale caror oferte tehnice îndeplinesc cerintele minime din caietul de sarcini, iar oferta financiara se încadreaza în valoarea estimata, sunt considerate oferte admisibile.
Asupra ofertelor declarate admisibile, Comitetul de Achizitii si Vanzari aplica criteriul / criteriile de atribuire specificat în anuntul de participare si în documentatia de atribuire.
Punctajul total atribuit ofertelor se obtine insumand punctajele obtinute pentru oferta financiara si pentru oferta tehnica, iar pe baza punctajului total se efectueaza clasamentul ofertelor si se decide atribuirea contractului.
9.1. Comitetul de Achizitii si Vanzari va evalua şi compara ofertele, folosindu-se următorul sistem
de evaluare:
A. Punctarea ofertei economice ( oferta financiara ) – maximum 60 puncte Pret unitar total = Pret unitar ATM * 44% + Pret / luna custodie / ATM * 4% + Pret unitar caseta suplimentara * 4% + Pret servicii reconfigurare casete / ATM * 4% + Pret unitar mentenanta / luna / ATM * 4% Preturile se exprima in EUR, exclusiv TVA, cu maximum 2 zecimale. In cazul ofertarii de echipamente suplimentare cu titlu gratuit, pretul unitar per ATM se va calcula ca medie pe intreg numarul de echipamente. Pretul unitar total ofertat minim primeste 60 puncte. Puncte oferta n = Pret unitar total ofertat minim *60 / Pret unitar total oferta n
Precizare privind calculul punctajului:
In cazul în care cea mai mica valoare a unuia dintre preturile de mai sus este zero, valoarea zero va primi procentajul (punctajul) maxim, iar cea mai mica valoare diferita de zero a altui ofertant va fi punctata cu 99 % din procentajul maxim. Pentru ceilalti ofertanti se va utiliza ca baza de referinta pentru ponderare cel mai mic pret diferita de zero.
10
B – Punctarea ofertei tehnice – maxim 40 puncte, se aplica serviciilor tehnice conexe prezentate la titlul 5.2., respectiv:
Nr crt Parametru evaluat
Punctaj maxim
Punctaj, mod de evaluare
1. Termenul de livrare în zile calendaristice faţă de data comenzii CEC Bank
10
Termen minim de livrare – 10 puncte
Puncte oferta n = termen minim livrare * 10 / termen livrare oferta n
2. Perioada de garanţie echipamente (luni, ani), peste cele 36 de luni initiale (suplimentara)
15
Termen maxim de garantie suplimentara ofertat – 15 puncte
Puncte oferta n = Termen oferta n * 15 / termen maxim ofertat
3.
Timpii medii de reacţie (ore, minute) pentru repunerea în funcţiune a echipamentelor în perioada de garanţie (în cazul defecţiunilor hard sau soft), cu excepţia situaţiilor în care sunt necesare intervenţii majore (înlocuire dispenser, monitor, unitate centrala calculator etc)
15
Timp minim de reactie ofertat – 15 puncte
Puncte oferta n = timp minim reactie * 15 / timp reactie oferta n
10. ANALIZA OFERTELOR ŞI ADJUDECAREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE
Evaluarea ofertelor se realizeaza prin compararea punctajului total realizat de fiecare oferta în parte si prin întocmirea, în ordinea descrescatoare a punctajelor respective, a clasamentului pe baza caruia se stabileste oferta câstigatoare. Daca si punctajele unor ofertanti sunt egale, atunci Banca are dreptul de a solicita acestora o noua oferta în plic închis, caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a carui noua propunere are puntajul cel mai bun;
Daca intre preturile ofertate si cele din piata exista o discrepanta evidenta, Comitetul de Achizitii si Vanzari poate solicita tuturor ofertantilor calificati sa prezinte o noua propunere financiara în plic închis (care sa contina un pret diminuat), caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a carui noua propunere financiara are puntajul cel mai bun .
Oferta care a fost stabilita câstigatoare nu poate fi modificata si constituie parte integranta a contractului de achizitie care urmeaza sa fie încheiat.
(1) Daca la procedura de licitatie se depune o singura oferta si aceasta este admisibila, atunci Banca este îndreptatita sa atribuie contractul ofertantului respectiv numai daca pretul reprezinta raspunsul pietei, cu posibilitatea de negociere a pretului ofertat.
(2) Daca la licitatie nu a fost prezentata nicio oferta sau au fost depuse numai oferte inadmisibile, se procedeaza la anularea procedurii.
Comunicarea rezultatului licitatiei se face in termen de 3 zile lucratoare de la aprobarea rezultatului procedurii.
Ofertantul care a fost declarat castigator isi va deschide un cont curent la Banca, iar platile in cadrul contractului vor fi facute in acest cont.
11. CONTESTAREA SI SOLUTIONAREA ACESTEIA
Dreptul la contestatie:
Orice persoana care se considera vatamata într-un drept ori într-un interes legitim printr-un act al Bancii, prin încalcarea prezentului Caiet de Sarcini, poate solicita, prin contestatie, anularea actului, obligarea la emiterea unui nou act, recunoasterea dreptului pretins, etc.
11
Nu se contestă:
- alegerea ce catre banca a procedurii pentru atribuirea contractului;
- respingerea de catre banca a tuturor ofertelor ;
- anularea de catre banca a procedurii de achizitie in oricare din etape
Posibilitatea de contestatie
Contestatia este o cale administrativa de atac si nu înlatura dreptul la actiune al celui care se considera lezat în drepturile sale prin actul Bancii sau prin lipsa acestuia.
Este îndreptatit la contestatie numai cel care considera ca a fost lezat în drepturile sale prin comunicarea privind rezultatul procedurii sau prin lipsa acesteia.
Forma si continutul contestatiei
Contestatia se formuleaza în scris si va cuprinde:
a. datele de identificare a contestatorului;
b. obiectul contestatiei;
c. motivele contestatiei;
d. dovezile pe care se întemeiaza;
e. semnatura contestatorului, precum si stampila persoanei juridice.
Obiectul contestatiei îl constituie numai comunicarea privind rezultatul procedurii.
Contestatia se depune la sediul Bancii comunicat în anunul de participare / documentatie.
Termenul de depunere a contestatiei
Contestatia se va depune în termen de 3 zile lucratoare de la data comunicarii rezultatului procedurii, sub sanctiunea decaderii.
Solutionarea contestatiei
se realizeaza de catre comisia permanenta de solutionare a contestatiei
rezultatul solutionarii contestatiei, se comunica catre contestatar de catre comisia de solutionare a contestatiei;
solutia comunicata este definitiva. Retragerea contestatiei
Contestatia poate fi retrasa de contestatar pâna la solutionarea acesteia.
Comisia de solutionare va comunica contestatarului ca s-a luat act de renuntarea la contestatie
12. ANULAREA PROCEDURII DE ACHIZIŢIE
12.1. Comitetul de Achizitii si Vanzari are dreptul de a anula procedura de achiziţie în oricare din următoarele cazuri:
- nici una dintre ofertele depuse nu satisface cerinţele beneficiarului;
- nici una dintre ofertele prezentate nu corespunde prevederilor din caietul de sarcini;
- se constată nereguli importante în derularea procedurii de achiziţie, afectând principiul concurenţei loiale. CEC Bank S.A. poate declara nulă procedura de achiziţie, chiar după adjudecarea ei, dar înainte de semnarea contractului, dacă descoperă elemente de fraudă din partea ofertantului câştigător.
12.2. Decizia de anulare nu se contesta si nu creează vreo obligaţie a CEC Bank S.A. faţă de ofertanţi.
12
13. Prevederi contractuale generale 13.1. Preţul va fi exprimat EUR / bucată, exclusiv TVA, pe tipuri de ATM-uri achizitionate.
13.2. Echipamentele ATM se vor comanda de catre banca in transe multiplu de 10, cu specificarea numarului de echipamente pentru fiecare transa in parte.
13.3. Recepţia transelor de echipamente va fi consemnată în procese verbale de recepţie cantitativă şi calitativă, semnate fara obiectiuni de reprezentanţii furnizorului şi de reprezentanţii CEC Bank S.A. la locatia depozitului de custodie al furnizorului.
Echipamentele receptionate de banca vor fi transferate imediat dupa receptie in custodia furnizorului. Livrarea la locatie si instalarea echipamentelor ATM individuale se va face pe baza de comenzi initiate de Departamentul Canale Alternative urmand ca la solicitarea acestuia prestatorul sa opereze livrarea acestora la locatia de instalare, sa efectueze montarea / instalarea, fixarea in pardoseala si instructajele complete cu personalul CEC Bank care le va utiliza, in aceleasi costuri prevazute pentru achizitie.
13.4. Factura aferenta fiecarei transe de echipamente livrate va fi emisă în maximum 7 (sapte) zile lucrătoare de la data încheierii intre parti, fara obiectiuni, a proceselor verbale de recepţie cantitativă şi calitativă.
13.5. Plata se va face în termen de 7 (sapte) zile lucrătoare, de la data primirii facturii, intr-un cont curent deschis de furnizor la CEC Bank SA .
13.6. In cazul in care furnizorul, din vina sa exclusiva, nu isi indeplineste obligatiile asumate prin contract, beneficiarul este indreptatit sa perceapa ca penalitati de intarziere o suma echivalenta cu o cota procentuala de 0,15%/zi de intarziere din valoarea transelor de ATM-uri intarziate la livrare. Termenele maximale de livrare vor fi mentionate de banca in comenzile de livrare a fiecarei transe de echipamente in parte .
In cazul prestarii neconfome sau cu intarziere a serviciilor conexe echipamentelor achizitionate ( instalare pe pozitie, mentenanta in perioada de garantie, etc. ) banca va avea dreptul sa execute scrisoarea de garantie a Furnizorului.
13.7. In cazul in care beneficiarul nu onoreaza facturile in termenul prevazut in contract, acesta are obligatia de a plati ca penalitati de intarziere, o suma echivalenta cu o cota procentuala de 0,15%/zi de intarziere din valoarea facturii pentru care nu s-a efectuat plata.
13.8. In caz de neexecutare, executare necorespunzatoare sau cu o intarziere mai mare de 10 zile lucratoare, contractul se considera desfiintat de plin drept, fara a mai fi necesara punerea in intarziere si fara alte formalitati prealabile, partea in culpa datorand daune interese. Pana la momentul producerii rezilierii partea in culpa nu este exonerata de plata penalitatilor.
Prin participarea la prezenta procedură de cerere de oferta, ofertanţii au luat la cunoştinţă şi acceptă integral condiţiile de desfăşurare a acesteia.
Clarificari privind prezentul Caiet de Sarcini pot fi obtinute de catre ofertanti la telefonul 021 – 311.11.19 / interior 51771, fax 021 313 5931 ( secretariatul Comitetului de Achizitii si Vanzari ) e-mail: [email protected]
Prezenta documentaţie are 12 ( douasprezece ) pagini
