+ All Categories
Home > Documents > CD ELSA Romania ICN XXXIII Baile Herculane Aprilie 2014

CD ELSA Romania ICN XXXIII Baile Herculane Aprilie 2014

Date post: 24-Nov-2015
Category:
Upload: mircea-grozavu
View: 45 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
52
www.elsa.ro [email protected] Cartea Deciziilor În vigoare după Întrunirea Consiliului Național XXXIII Băile Herculane Aprilie 2014
Transcript
  • www.elsa.ro [email protected]

    Cartea Deciziilor n vigoare dup ntrunirea Consiliului Naional XXXIII Bile Herculane

    Aprilie 2014

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    2

    Cartea Deciziilor ELSA Romnia

    n vigoare dup ntrunirea Consiliului Naional XXXIII Bile Herculane, Aprilie 2014

    Secretar General ELSA Romnia 2013 2014 Marian MNESCU

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    3

    TITLUL I Preedinte I. Planificare Biroul Naional are obligaia de a redacta Planul Anual de Aciune al ELSA Romnia pentru perioada 1 august 31 iulie anul urmtor, precum i obligaia de a anuna acest Plan de Aciune pe lista de discuii elsa-rom-info. II. Regulament de Obinere de Fonduri Articolul 1. Firme locale sunt cele care au filiale ntr-o singur localitate din ar unde exist un Grup Local ELSA Romnia. Firme naionale sunt cele care au filiale n cel puin dou dintre localitile unde funcioneaz un Grup Local ELSA Romnia. Firme internaionale sunt cele care au filiale n cel puin dou ri. Articolul 2. Grupurile Locale pot colabora cu firmele locale din localitile n care i desfoar activitatea sau din acele localiti n care nu exist un Grup Local ELSA Romnia. Un Grup Local poate colabora cu o firm local aflat ntr-o localitate n care exist un alt Grup Local ELSA Romnia doar cu acordul acestuia din urm. Acordul se va solicita n scris. Grupul Local cruia i s-a solicitat acordul are la dispoziie o sptmn de la data solicitrii pentru a-i comunica n scris poziia fa de aceasta. Dac ntr-o saptmn Grupul Local nu i precizeaz poziia, se prezum acordul acestuia. Grupul Local poate respinge o asemenea solicitare din urmtoarele motive: - exist o colaborare cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe cea existent; - Grupul Local intenioneaz n urmtoarea lun, conform strategiei de obinere de fonduri, inierea unei colaborri cu acea firm. Articolul 3 Grupurile Locale pot colabora cu firme naionale doar cu acordul Biroului Naional ELSA Romnia. Acordul Biroului Naional se va solicita n scris. Biroul Naional are la dispoziie o sptmn de la data solicitrii pentru a-i comunica n scris poziia fa de aceasta. Dac ntr-o sptmn Biroul Naional nu i precizeaz poziia, se prezum acordul acestuia. Biroul Naional poate respinge o asemenea solicitare din urmtoarele motive: - colaborarea cu firma respectiv ar aduce prejudicii imaginii ELSA Romnia; - Biroul Naional colaboreaz cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe cea existent; - Biroul Naional intenioneaz n urmtoarea lun iniierea unei colaborri cu acea firm, conform strategiei de obinere de fonduri; - un alt Grup Local colaboreaz cu firma respectiv i iniierea unei noi colaborri ar pune-o n pericol pe cea existent; - un alt Grup Local a primit n decursul ultimelor 30 de zile acordul Biroului Naional n vederea colaborrii cu acea firm;

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    4

    - interesele firmei cu care se intenioneaz colaborarea pot veni n conflict cu cele ale unei alte firme cu care exist deja o colaborare la nivel local sau naional. Grupul Local cruia i-a fost respins o asemenea solicitare are drept de recurs mpotriva hotrrii Birolui Naional, n faa Consiliului Naional ntrunit n cadrul urmtoarei ntruniri a Consiliului Naional. Articolul 4 Colaborarea cu firmele internaionale este de competena Biroului Naional. Acesta poate s dea acordul Grupurilor Locale n a negocia i ncheia acte juridice n nume propriu cu firme internaionale conform prevederilor articolului 3. Articolul 5 n cazul n care un Grup Local colaboreaz cu o firm local dintr-o localitate n care exist un alt Grup Local ELSA Romnia fr acordul acestuia din urma, cu o firma naional fr acordul Biroului Naional sau cu o firm internaional, va fi sancionat dup cum urmeaz: - Grupul Local va fi somat sa se abin de la orice colaborare viitoare cu firma n cauz; - Grupul Local va plti ctre Biroul Naional 15% din sumele atrase n urma colaborrii; - Grupul Local nu va avea drept de vot la urmtoarele ntruniri ale Consiliului Naional pn n momentul ncetrii colaborrii cu firma n cauz. n cazul n care Biroul Naional colaboreaz cu o firm local dintr-o localitate n care exist un Grup Local ELSA Romnia, fr acordul Grupului Local, Biroul Naional va fi sancionat cu plata a 20% din sumele atrase n urma colaborrii ctre partea prejudiciat. n cazul neachitrii prejudiciului de ctre Biroul Naional, Grupul Local nu mai e obligat s plteasc cotizaiile n cuantumul datorat ctre ELSA Romnia. Articolul 6 Prezentul regulament se aplic doar colaborrilor ncepute dup intrarea sa n vigoare. III. Strategia de Obinere de Fonduri Fiecare Grup Local ELSA Romnia va face public strategia proprie de obinere de fonduri pentru perioada mandatului n curs pn la data de 15 octombrie. IV. Regulament pentru Relaii Instituionale Articolul 1 Prezentul regulament privete relaiile Biroului Naional i ale Grupurilor Locale ELSA Romnia cu instituii publice sau private, guvernamentale sau non-guvernamentale, altele dect societile cu caracter comercial. Prin instituie naional se nelege orice instituie a crei activitate vizeaz cel puin dou judee ale rii. Articolul 2 ELSA Romnia precum i Grupurile Locale se vor abine de la colaborri cu instituii de natur politic sau sindical. Articolul 3 Grupurile Locale vor comunica Biroului Naional intenia lor de a colabora cu instituii naionale cu cel

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    5

    puin o1 sptmn nainte. La aceeai dat, Grupurile Locale vor comunica numele instituiei, precum i o descriere a naturii, structurii i a activitilor specifice ale acesteia. Grupurile Locale vor furniza Biroului Naional informaii suplimentare, dac acestea le sunt cerute. Articolul 4 Biroul Naional va comunica Grupurilor Locale intenia sa de a colabora cu instituii naionale cu cel puin 3 sptmni nainte. La aceeai dat, Biroul Naional va comunica numele instituiei, precum i o descriere a naturii, structurii i a activitilor specifice ale acesteia. Biroul Naional va furniza Grupurilor Locale informaii suplimentare, dac acestea i sunt cerute. Articolul 5 Prezentul regulament se aplic doar colaborrilor ncepute dup intrarea sa n vigoare. V. Tranziia Articolul 1 Procesul de tranziie se va realiza pe o perioad de 3-7 zile, locaia i perioada fiind anunate cu cel puin dou saptamni nainte pe elsa-rom-info. Procesul de tranziie ntre Biroul Local n funcie i cel nou ales presupune: - predarea de documente i materiale specifice fiecrui post trebuie consemnat n proces-verbal; - edine comune: a) participarea obligatorie a noilor alei la edine de departament corespunztor funciei ce urmeaz a fi deinut n Biroul Local, precum i la edine de consiliu din Grupul Local respectiv; b) ntre cele dou Birouri Locale; - trainingurile: Managementul proiectelor, Managementul conflictelor, Teambuilding, Leadership i Comunicare. Articolul 2 Prevederile articolului precedent se aplic att Biroului Local ct i Biroului Naional.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    6

    TITLUL II Secretar General I. Arhiva ELSA Romnia Fiecare Vicepreedinte/Director din fiecare Grup Local are obligaia de a prezenta ctre Vicepreedintele sau Directorul din Biroul Naional un raport n urma fiecrui proiect desfurat. Aceste rapoarte vor fi centralizate de ctre Secretarul General ELSA Romnia, care va stabili i forma tip a raportului. Rapoartele se vor pstra i n arhiva Grupurilor Locale. II. Comunicarea activitilor Orice activitate a Biroului Naional sau orice activitate a unui Grup Local, concretizat ntr-un proiect naional sau internaional, trebuie prezentat de ctre Secretarul General ELSA Romnia, respectiv Secretarul General al Grupului Local organizator, pe lista de discuii elsa-rom-info cu o sptmn nainte de debutul acesteia. De asemenea, dup ncheierea activitii, n termen de apte zile, Biroul Naional i Grupurile Locale vor trimite un raport asupra activitii organizate, pe aceeai list de discuii. Nendeplinirea acestor atribuii se sancioneaz cu avertisment pentru Secretarul General n cauz. n ceea ce privete activitatea general a unui Grup Local, aceasta se va prezenta sumar, n mod periodic, de ctre Secretarul General al respectivului Grup Local, pe lista de discuii elsa-rom-info. III. Listele internaionale de discuie Grupurile Locale, prin intermediul membrilor Birourilor Locale, vor informa Biroul Naional asupra persoanelor ce sunt subscrise la listele de discuie ELSA Internaional. n cazul unor poziii exprimate pe aceste liste de discuii electronice ce sunt de natur a aduce orice fel de prejudicii ELSA Romnia, Biroul Naional i menine dreptul de a cere Biroului Internaional ce administreaz listele respective desubscrierea membrilor ELSA Romnia ce au cauzat prejudiciul. Resubscrierea membrilor sancionai anterior, la oricare dintre listele de discutie a ELSA Internaional, este posibil doar cu acordul Grupului Local din care provin i mai apoi a Biroului Naional. IV. Participarea membrilor ELSA la evenimentele internaionale n cazul n care, membrul unui Grup Local ELSA Romnia aplic pentru un eveniment internaional ELSA, trebuie s trimit simultan aplicaia sa Comitetului de Organizare al evenimentului, Biroului Local al Grupului din care face parte i Biroului Naional. Rolul acestora din urm se limiteaz la verificarea veridicitii informaiilor cuprinse n aplicaie. Membrul unui Grup Local ELSA Romnia va informa Biroul Naional rspunsul la cererile de participare la respectivele evenimente. Informarea se va face prin intermediul adresei oficiale [email protected] Membrii ELSA Romnia acceptai la evenimente internaionale fr informarea prealabil a Biroul Naional vor fi supui unei sanciuni n cadrul Grupului Local din care fac parte, la sesizarea Biroului Naional. n cazul evenimentelor pentru care selecia participanilor este fcut de ctre Biroul Naional ELSA Romnia, este necesar ca aplicantul sa ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele dou condiii: - s fi participat la cel puin un proiect ELSA; - s se exprime fluent n limba oficial a evenimentului la care va participa. Membrii ELSA Romnia pot cere asistena Biroului Naional n participarea la evenimentele

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    7

    internaionale. Acesta este obligat s depun toate eforturile pentru a acorda ajutorul cerut. n urma participrii la un eveniment internaional, eful de delegaie, respectiv persoanele participante, vor trimite Biroului Naional ELSA Romnia, n termen de maxim 10 zile de la ncheierea evenimentului, un raport al acestuia.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    8

    TITLUL III Trezorerie I. Cotizaiile Cuantumul cotizaei n fiecare Grup Local este de minim 4 lei (RON) / lun pentru oricare membru individual activ sau observator , iar perioada total pentru care aceast cotizaie se ncaseaz este de 9 luni / an calendaristic. n situaia n care un membru individual achit cotizaia pe 9 luni, o singur dat, poate beneficia de o reducere. Cuantumul i data pn la care se acord aceast reducere va fi stabilit de fiecare Birou Local n parte. II. ncasarea cotizailor Cotizaiile se ncaseaz de ctre Vicepreedinii, respective Directorii de departamente, sau membrii delegai n acest scop, n cadrul Consiliilor Locale predndu-se Trezorierului, care va remite documentele justificative n termen de maxim 5 zile.

    III. Cotizaia de membru (Membership Fee) Fiecare Grup Local membru ELSA Romnia este obligat s plteasc cota ce i revine din cotizaia ELSA Romnia ctre ELSA Internaional. Plata ctre ELSA Romnia se va face prin virament bancar sau n numerar, dup notificarea fiecrui Trezorier al Grupului Local, n prealabil, de ctre Trezorierul ELSA Romnia. Cotizaiile se ncaseaz de ctre Vicepreedinii i Directorii de departamente n cadrul edinelor departamentale i Consiliilor Locale i se predau Trezorierului care va emite documentele justificative n termen de maxim 5 zile. IV Taxa de Hosting Grupurile Locale membre ELSA Romnia care beneficiaz de serviciul de Hosting ELSA Romnia sunt obligate s plteasc cota ce le revine din cuantumul stabilit n contractul ncheiat de ctre ELSA Romnia i cealalt parte, n scopul utilizrii, administrrii i meninerii platformei ELSA Romnia. Fiecare Grup Local are obligaia de a notifica n scris Biroul Naional pn la data de 31 decembrie a anului curent cu referire la opiunea de a beneficia sau nu de serviciul de Hosting ELSA Romnia. Plata se va face prin virament bancar sau n numerar n termen de maxim 30 de zile calendaristice de la nceputul anului, dup notificarea Trezorierului ELSA Romnia de ctre fiecare Trezorier al Grupului Local. V. Taxa ELSA Romnia Fiecare Grup Local activ are obligaia s plteasc o tax de 15 lei / lun ctre ELSA Romnia. Aceast taxa va fi depozitat ntr-un fond de urgen. Fondul va putea fi accesat doar n urma exprimrii voturilor Grupurilor Locale, de ctre Preedinii acestora pe lista de discuii elsa-rom-info. Plata taxei se face de ctre Grupurile Locale Trezorierului ELSA Romnia n cadrul ntrunirile Consiliului Naional n dou trane egale.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    9

    TITLUL IV Activiti Academice I. Proiecte AA (1) Principalele proiecte Activiti Academice sunt Concursurile de Procese Simulate, Concursurile de Eseuri, Dezbaterile Legale, Lawyers at Work, Legal Research Group. Proiectele secundare Activiti Academice sunt Caravana Juridic, Vizitele la Tribunal i Penitenciar, Legal Pursuit, Contract Negociation Competition i Legal Explorations. (2) Orice activitate prin care se dorete oferirea de aplicaii practice studenilor sau prin care acetia au posibilitatea de a aplica cunotinele dobndite, va fi considerat eveniment Activiti Academice. (3) Un proiect este Internaional cnd participanii sunt din cel putin dou Grupuri Naionale, Naional cnd participanii sunt din cel puin patru Grupuri Locale, Regional cnd participanii sunt din cel puin 2 Grupuri Locale, iar Local cand participanii aparin unui Grup Local. II. Informarea cu privire la evenimentele AA (1) Vicepreedinii Activiti Academice din Grupurile Locale ELSA Romnia au obligaia ca lunar s se informeze despre evenimentele din calendarul activitilor naionale i internaionale, evenimentele specifice Activitilor Academice, organizate de grupuri ELSA sau de alii pentru luna urmtoare i s le fac cunoscute n rndul studenilor n drept din centrul universitar respectiv. Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia are obligaia sa ntocmeasc lunar calendarul de evenimente, iar Vicepreedintele Activiti Academice Grupurile Locale are obligaia s aduc evenimentele respective la cunotiina studenilor n drept din Grupurile Locale i s informeze Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia nainte de realizarea unui eveniment.

    III. Promovarea evenimentelor AA (1) Vicepreedinii Activiti Academice vor promova evenimentele din cadrul departamentului pe listele de discuii locale i naionale, n cadrul facultii i pe paginile web, n colaborare cu Vicepreedinii Marketing. Orice eveniment local sau naional va fi anunat pe listele de discuii att nainte ct i dup desfurarea lui, de ctre Vicepreedintele Activiti Academice de la nivel local sau de ctre coordonatorul proiectului. (2) Pentru orice eveniment se va ntocmi AA Specification Form & Evaluation Form, ce va fi trimis Vicepreedintelui Activiti Academice ELSA Romnia. IV. Manual de instruire Activiti Academice (1) Desfurarea evenimentelor se va face innd cont de prevederile Manualului Activiti Academice i Moot Court Competitions. Manual AA are urmtoarea forma: 1. Introducere, 2. Arii de Activitate, 3. Abrevieri ELSA, 4. Introducere n zona Activiti Academice, 5. IFP, 6. Drepturile Omului, 7. eluri Strategice, 8. Lista AA, 9. ntlniri Interne, 10. Organizarea unui Proiect AA, 11. EDF, 12. Coordonatorul (HOC), 13. Evenimente Internaionale, 14. Event Specification Form, 15. Responsabiliti ELSA Internaional, 16. Standardele de calitate a evenimentelor, 17. Managementul Resurselor Umane n cadrul

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    10

    Activiti Academice, 18. Comunicarea n Activiti Academice. V. Concurs de eseuri (1) Se recomand organizarea n fiecare Grup Local ELSA Romnia a unui Concurs de eseuri. Grupul organizator este liber s aleag temele i perioada de organizare i totodat s stabileasc regulamentul, dar trebuie s se asigure c temele sunt relevante juridic i n concordan cu scopul asociaiei. (2) Eseurile ctigtoare pot participa la Concursul Naional de eseuri ELSA Romnia, care este coordonat de Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia. (3) Rundele naionale de eseuri sunt recomandate a se organiza n perioada Martie Mai din anul urmtor nceperii mandatului. VI. Moot Court Competitions (1) Concursul de procese simulate reprezint pilonul de baz al departamentului Activiti Academice. Fiecare Grup Local trebuie s organizeze un Concurs de Procese Simulate avnd tematica Drept Civil, Drept Penal i Drepturile Omului, pentru a sprijini realizarea Rundelor Naionale de Procese Simulate avnd temele mai sus menionate. (2) Ctigtorii etapelor locale ale Concursurilor de Procese Simulate, particip la etapa naional a Concursului de Procese Simulate ELSA, reprezentnd Grupul Local n care au ieit nvingtori corespunztor Concursului de Procese Simulate organizat. (3) Modul de organizare a Rundelor Naionale de Procese Simulate, se stabilete de ctre Grupul Local Organizator, dup consultarea cu Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia, n lipsa Directorului Moot Court Competitions ELSA Romnia. n sprijinul Rundelor Naionale de Procese Simulate, Grupurile Locale vor respecta Regulamentul NMCC publicat de ctre Biroul Naional. (4) Modul de alegere a Rundelor Naionale de Procese Simulate, este prevzut de Regulamentul de Ordine Interioar a ELSA Romnia. n cazul n care nu exist aplicaie sau este invalidat, selecia se va realiza prin edin reunit a Vicepreedintilor Activiti Academice, n termen de o lun de la ntrunirea Consiliului Naional de Primvar. VII. Dezbaterile (1) Se recomand organizarea dezbaterilor i a cluburi de dezbateri n Grupurile Locale.

    VIII. Baza de date AA (1) Vicepreedintele Activiti Academice ELSA Romnia va administra i actualiza baza de date Activiti Academice ELSA Romnia, cu ajutorul informaiilor pe care le va primi din Grupurile Locale. El poate solicita informaii Vicepreedinilor Grupurilor Locale ori de cte ori consider necesar. (2) Toate proiectele din cadrul departamentului Activiti Academice se vor realiza i se vor pstra n form scris i electronic.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    11

    TITLUL V Seminare i Conferine 1. Evenimentele S&C sunt seminare, conferine, prelegeri, discuii n plen, coli de drept, vizite de studiu i vizite instituionale. 1.1. Seminarul este un eveniment care se desfoar pe o perioad de 2 pn la 7 zile i const n mai multe prelegeri pe o tem juridic, avnd structura unei plenare. 1.2. Conferina este un eveniment care se desfoar pe o perioad de 3 pn la 7 zile i are un coninut mult mai tiinific dect seminarul, pe parcursul crora au loc i ateliere de lucru. Finalitatea discuiilor din cadrul atelierelor va fi expus sub forma unei plenare. Este recomandat s se sublinieze obiectivele atinse i cum va fi valorificat contribuia tiinific dup eveniment. 1.3. Prelegerea este un discurs privind o ramura specific de drept, inut de un specialist n domeniu i avnd structura unei plenare. 1.4. Discuia n plen este un eveniment n cadrul cruia doi sau mai muli specialiti dezbat o tem juridic specific n faa unui public. 1.5. colile de drept sunt evenimente anuale ce se desfoar pe o perioada de 7 pn la 14 zile i conin cel puin 20 de ore de program academice. Se recomand ca colile de drept s fie organizate n colaborare cu un partener academic sau instituional. Programul academic include prelegeri din partea unor specialiti, i urmate de ateliere de lucru unde se vor aprofunda temele expuse n cadrul prelegerilor. 1.6. Vizitele de studiu reprezint un schimb academic, cultural i social ntre grupurile ELSA organizate la nivel internaional sau naional. Acestea pot fi unilaterale cnd un grup viziteaz un alt grup, bilaterale cnd dou grupuri se viziteaz reciproc sau multilaterale cnd mai multe grupuri viziteaz un grup. Vizitele de studiu trebuie s conin program social, program academic la care s ia parte cel puin 5 participani. Vizitele de studiu vor fi realizate cu implicarea membrilor departamentului STEP in organizarea evenimentului pe partea de receptie si program social. Cnd vizita de studiu este multilateral, numrul total de participani trebuie s fie de cel puin 5. Programul academic trebuie s se ntind pe parcursul a cel puin 3 ore. Prile participante ale Vizitei de Studiu vor trebui s ncheie un acord scris. Acest acord trebuie s conin prile incluse, data de desfurare, perioada returului n cazul vizitelor de studiu bilaterale sau multilaterale. n cazul nerespectrii acestor clauze cu rea-credin, Grupul Local prejudiciat poate solicita Consiliului Naional neacordarea dreptului de vot n cadrul urmtoarei ntruniri a Consiliului Naional al celeilalte pri. De asemenea, acesta trebuie s conin i responsabilitile fiecrei pri i sanciunile suferite de prile participante, n cazul nerespectrii acestora. n cazul n care nu se ncheie un acord, Grupul Local ELSA care organizeaz poate solicita o tax de asigurare ce nu va fi returnat n urmtoarele cazuri: - retragerea Grupului Local participant dup o dat fixat ca termen limit; - daune semnificative aduse localurilor n care se va desfura activitatea. Orice Grup Local ELSA va fi informat prealabil n privina condiiilor de nereturnare a taxei de asigurare. 1.7. Vizitele instituionale sunt evenimente care au ca scop principal vizita n sine la organizaiile naionale i sau internaionale, guvernamentale sau non-guvernamentale, la instituiie administraiei publice sau private i la universiti. Dac vizita instituional este internaional, grupul organizator trebuie s informeze i s cear acordul Biroului Internaional ELSA, prin intermediul responsabilului cu departamentul Seminare i Conferine

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    12

    din cadrul Biroului Naional ELSA Romnia. 2. Un eveniment S&C poate fi internaional, naional sau local. 2.1. Un eveniment S&C este internaional atunci cnd implic participani dintr-o alt ar, cu condiia ca acesta s fi fost promovat pe canalele de comunicare cu cel puin 6 luni nainte de desfurarea evenimentului. 2.2. Un eveniment S&C este naional atunci cnd implic participani din dou sau mai multe orae din aceeai ar, cu condiia ca acesta s fi fost promovat pe canalele de comunicare cu cel puin 1 lun nainte de desfurarea evenimentului. 2.3. Un eveniment S&C este local atunci cnd implic participani din acelai ora. 3. International Focus Programme (IFP) Responsabilul cu departamentul Seminare i Conferine trebuie s ia n considerare pe ntreaga perioad a mandatului tema IFP in vigoare. Organizarea activitiilor n aria IFP trebuie s fie sprijinit i ncurajat de Biroul Naional i implementat de Birourile Locale, lund n considerare prevederile IFP Handbook. 4.Promovarea evenimentelor S&C Vicepreedintii Seminare i Conferine vor promova evenimentele S&C pe listele de discuii naionale i internaionale i pe paginile web, n colaborare cu Vicepreedintii Marketing. Orice eveniment local sau naional va fi anunat pe listele de discuii, att nainte ct i dup desfurarea lui, de ctre Vicepreedintele S&C de la nivel local, sau de ctre coordonatorul proiectului. 5. Participarea la evenimente S&C 5.1. Persoana care a fost acceptat la un eveniment S&C naional sau internaional care implic deplasarea, are obligaia ca n momentul confirmrii participrii la respectivul eveniment s plteasc un avans, a crui valoare va fi stabilit de Vicepreedintele Seminare i Conferine al Grupului Local cu aprobarea Biroului Local, respectiv de Vicepreedintele Seminare i Conferine ELSA Romnia cu aprobarea Biroului Naional. Acest avans reprezint o parte din cheltuielile necesare participrii. 5.2. n cazul renunrii nemotivate: a) suma nu va fi restituit; ea va intra in fondurile Grupului Local, respectiv ale Grupului Naional pentru a fi folosit in interesul ELSA Romnia; b) se interzice participarea la orice eveniment S&C pe o perioad de 3 luni dac sanciunea a fost determinat de neparticiparea la un eveniment naional, respectiv 6 luni dac sanciunea a fost determinat de neparticiparea la un eveniment internaional. Sanciunile se aplic cumulativ. 5.3. Obiectivitatea motivelor care au condus la renunare sunt lsate la aprecierea Vicepreedintelui Seminare i Conferine de la nivel local, respectiv naional, cu acordul Biroului corespondent. 5.4. Cu titlu de recomandare, Vicepreedintele Seminare i Conferine al Grupului Local, respectiv al ELSA Romnia, se va ocupa de realizarea unei evidene cu membrii sancionai. Vicepreedintele Seminare i Conferine ELSA Romnia verific aceste liste periodic i naintea acceptrii oricrei aplicaii. 6. Evenimentele S&C trebuie raportate ctre Biroul Internaional prin intermediul formularului Event Specification Form (ESF) cu cel puin 10 zile nainte de desfurarea acestora. ESF trebuie s conin: titlul, data sau cel puin luna, limba, termenul limit de aplicaie i date de contact. 7. Arhiva S&C ELSA Romnia n vederea crerii arhivei S&C ELSA Romnia (n forma fizic) se propune multiplicarea materialelor

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    13

    existente n Grupurile Locale i crearea unei arhive electronice cu proiecte S&C. 8. n vederea organizrii evenimentelor S&C, se va ine cont de prevederile SC Handbook i HR Handbook n vigoare.

    TITLUL VI STEP I. Departamentul STEP Articolul 1 Departamentul STEP se ocup cu gsirea unor locuri de practic, pltite sau nepltite, la nivel local, naional i internaional pe o perioad determinat de timp. Locurile de practic din cadrul Postuniversitaria sunt pentru toi studenii la drept. Locurile de practic din cadrul STEP sunt numai pentru membrii ELSA. Selecia se face n mod diferit pentru locurile de practic din cadrul Postuniversitaria sau STEP. Toate stagiile de practic cu o durat mai mare sau egal cu 2 sptmni, ce presupun Job Hunting, Student Hunting i eliberarea unei adeverine, oferite studenilor de la n drept din Romnia, se vor organiza doar prin intermediul programului naional Postuniversitaria. Articolul 2 Departamentul STEP nu se ocup cu gsirea de locuri de munc. Articolul 3 Vicepreedinii STEP ai Grupurilor Locale au obligaia s transmit Vicepreedintelui STEP ELSA Romnia fiele de evaluare ale proiectelor departamentale n termen de dou sptmni de la finalizarea acestora. n cazul n care ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia are loc nainte de mplinirea acestui termen, fiele de evaluare vor fi trimise cel mai trziu cu 48 de ore nainte de nceputul plenarei de deschidere. Nerespectarea acestui termen va fi sancionat cu neluarea n considerare a respectivului proiect n momentul verificrii ndeplinirii condiiilor de vot. II. Programul Naional Postuniversitaria Articolul 1 Stagiile de pregtire din cadrul programului naional Postuniversitaria din centrul universitar respectiv se pot desfura oricnd n cursul celor dou semestre i chiar n perioada de vacan i pot avea o durat cuprins ntre 2 i 6 saptamni. Articolul 2 Toate stagiile de practic din cadrul programului Postuniversitaria trebuie s respecte standardele de calitate stabilite de Consiliul Naional i anexate la prezenta Carte a Deciziilor.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    14

    Articolul 3 Fiecare student poate efectua n cadrul Programului Naional Postuniversitaria un singur stagiu de pregtire pe semestru. Se pot face excepii de la aceast regul dac rmn locuri vacante. Articolul 4 Fiecare student care dorete s efectueze un stagiu de pregtire n cadrul Postuniversitaria va completa formularul Postuniversitaria tip, pentru care va plti o tax stabilit de Grupul Local. Sanciunea pentru nefolosirea formularului unic este avertismentul urmat de suspendarea i apoi demiterea Vicepreedintelui STEP. Articolul 5 Grupul Local are posibilitatea de a aduga o a treia pagin la formularul unic, coninnd criterii specifice lui. De asemenea exist opiunea trecerii numelui cabinetelor/firmelor care particip n cadrul programului Postuniversitaria la seciunea Informaii despre cabinet/firm/instituii. Articolul 6 Selecia participanilor la Programul Naional Postuniversitaria se va realiza n fiecare Grup Local, pe baza unui interviu i a Formularului Postuniversitaria, de ctre o comisie stabilit de Grupul Local. III. Receptie.Colaborare STEP - S&C

    Articolul 1

    Departamentul STEP ia parte la organizarea evenimentului Study Visit al departamentului Seminare & Conferine realizat de acelai Grup Local. Acest lucru presupune ca membrii departamentului s se implice att n recepia, ct i n desfurarea programului social.

    Articolul 2

    Scopul colaborrii departamentului STEP cu departamentul Seminare & Conferine const n pregtirea membrilor pentru organizarea recepiei i a programului social din cadrul proiectului STEP.

    IV. Student Trainee Exchange Programme Articolul 1 Toate Grupurile Locale au obligaia de a desfura programul STEP pe toat durata anului. Vicepreedinii STEP ai Grupurilor Locale vor forma o echip care s se ocupe cu preponderen de reactualizarea bazei de date, promovarea STEP Newsletter i contactul cu potenialii angajatori. Articolul 2 Grupul Local are obligaia de a promova n permanen programul STEP printre membrii si i de a-i

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    15

    informa pe acetia n legtur cu drepturile i obligaiile unui aplicant STEP (anexate la prezenta Carte a Deciziilor). Articolul 3 n desfurarea programului STEP, Grupurile Locale trebuie s respecte condiiile referitoare la stagiul STEP, condiiile referitoare la firme / cabinete / instituii / organizaii i STEP Information Flow, anexate la prezenta Carte a Deciziilor. Articolul 4 Responsabilitile Grupurilor Locale, att pentru situaia n care trimit un student la un stagiu de practic STEP ct i pentru aceea n care primesc un student strin la un astfel de stagiu, sunt anexate la prezenta Carte a Deciziilor. Articolul 5 Fiecare Grup Local trebuie s aib un pachet de recepie STEP i s respecte programul de recepie STEP anexat la prezenta Carte a Deciziilor. Articolul 6 Fiecare Grup Local va avea un grup de susintori STEP, personaliti care s recomande i eventual s sprijine desfurarea programului STEP n Romnia. Se va asigura existena unui astfel de grup de sustintori i la nivel naional de ctre Vicepreedintele STEP ELSA Romnia. Articolul 7 Nerespectarea oricruia din articolele de mai sus este sancionabil cu avertisment urmat de suspendarea i apoi demiterea Vicepreedintelui STEP.

    V. Seminarul Perspective Articolul 1 Perspectivele reprezint seminarul organizat n fiecare Grup Local ELSA Romnia de ctre departamentul STEP. Articolul 2 Fiecare Grup Local ELSA Romnia va alege tema acestui seminar. VI. Evaluarea Articolul 1 Grupul Local pune la dispoziia tuturor participanilor n cadrul programelor STEP (studeni, angajatori, lectori) chestionarele date de ctre Biroul Naional, asigur completarea lor i le strnge la sfritul proiectului. Articolul 2 Vicepreedintele STEP trebuie s predea la fiecare ntrunire a Consiliului Naional Grilele de Evaluare a

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    16

    tuturor programelor STEP, precum i Starea Reelei STEP pentru Grupul su Local. VII. Rspundere Articolul 1 (1) n cazul n care un student, membru ELSA Romnia, aplic i este acceptat pentru un stagiu de practic oferit de un alt Grup Local ELSA Internaional i semneaz Traineeship Confirmation Form, trebuie s plteasc o sum de 200 lei drept garanie ctre Grupul Local n schimbul creia va primi o dovad a plii. Att Traineeship Confirmation Form, ct i dovada de plat vor fi trimise ctre Vicepreedintele STEP ELSA Romnia. (2) Taxa va fi restituit, de ctre Grupul Local din care face parte n ultimele trei zile anterioare plecrii participantului n STEP. (3) Daca refuz n mod nejustificat s se prezinte la angajator, garania nu i va mai fi returnat acestuia de ctre Grupul Local. (4) Cu titlu de exemplu pot reprezenta motive ntemeiate de a refuza s se prezinte la angajator urmtoarele: a. Participantul sufer de o afeciune medical ce i face imposibil plecarea; b. Participantul se confrunt cu probleme serioase n cadrul familiei sale; c. Condiiile n care urma s se desfoare stagiul de practic s-au schimbat n mod semnificativ;

    VIII. Diverse Articolul 1 La nceputul mandatului, sau nainte de nceperea acestuia, ns dup alegerea noilor membri ai Biroului Naional i ai Birourilor Locale, se va realiza ntlnirea STEP ELSA Romnia, n cadrul creia se vor discuta programele legate de activitatea i stagiile departamentului pentru perioada noului mandat. ntlnirea este convocat de Vicepreedintele STEP ELSA Romnia cu cel puin o lun nainte de nceperea ei. Articolul 2 Se nfiineaz o baz de date STEP (n format fizic i electronic) care va cuprinde urmtoarele direcii principale: membri STEP, participani la Postuniversitaria, participani la STEP, instituii i cabinete particulare care au oferit sau ofer locuri de practic n cadrul Postuniversitaria, SIS, STEP. Baza de date STEP este ntocmit de ctre Vicepreedinte sau un membru STEP. Ea trebuie s fie accesibil tuturor membrilor Grupului Local. Vicepreedintele STEP din Grupul Local trimite de dou ori pe an, cu ocazia ntrunirii Consiliului Naional ELSA Romnia, Vicepreedintelui STEP ELSA Romnia actualizrile care s-au efectuat n baza de date.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    17

    TITLUL VII Marketing I. Conferine de pres Se recomand organizarea a cel puin dou conferine de pres pe semestru. II. Reguli de uniformitate 1. Materiale de marketing ELSA Articolul 1 Fiecare Grup Local va produce materiale de marketing care s reflecte o imagine pozitiv i profesionist adecvat viziunii i scopului ELSA. Articolul 2 Modelul de material pentru marketing produs va fi ales n cooperare cu persoana sub autoritatea creia cad atribuiile de marketing respective. Articolul 3 Urmnd regulile de uniformitate, logo-ul ELSA va aprea pe toate materialele de marketing. Vicepreedintele Marketing al Grupului Local respectiv aprob aceste materale pentru publicarea lor. Articolul 4 Toi membrii vor respecta i preui imaginea ELSA. Pentru a asigura acest lucru, toi membrii vor respecta regulile de uniformitate deoarece numai atunci ELSA va avea o imagine puternic i recunoscut de

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    18

    publicul larg. Articolul 5 Toate materialele de promovare trebuie s fie aprobate de ctre Vicepreedintele Marketing al Grupului Local. Articolul 6 Materialele care nu respect regulile de uniformitate pot fi cenzurate de ctre Vicepreedintele Grupului Local, acestea urmnd a fi modificate pentru a fi conforme cu respectivele reguli. 2. Sigla ELSA Articolul 1 Sigla ELSA va fi folosit doar n scopul care va beneficia asociaiei. Nu va fi folosit ntr-un fel care poate aduce prejudicii imaginii ELSA sau n orice alt mod care poate duna acesteia. Articolul 2 Sigla ELSA nu va fi folosit dect n dou variante: varianta cu design sau varianta cu design i subtitlu. Varianta cu design nu va fi folosit dect dac are dimensiuni reduse sau cnd alte prevederi indic sau recomand folosirea ei n acest mod.

    1= Design 2 = Subtitlu

    Toate Grupurile Locale ELSA vor folosi doar sigla ELSA, conform exemplului anterior, cu excepia siglelor folosite special pentru anumite proiecte din aria de activitate ELSA.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    19

    Articolul 3 n niciun caz proporiile nu pot fi schimbate. Dimensiunile pot suferi modificri. Articolul 4 Sigla este format din dou pri: design i subtitlul. Numai atunci cnd designul i subtitlul apar mpreun n proporiile i culorile corecte se poate considera ca fiind sigla ELSA. Doar dac nu se aplic excepia de la articolul 6. Articolul 5 Subtitlul care nsoete sigla trebuie s fie centrat perfect i s apar numai n limba englez. Articolul 6. Pentru situaii excepionale, sigla poate aprea fr subtitlu atunci cnd dimensiunile ei sunt mai mici dect 45% dect dimensiunea descris la articolul 2, caz n care nu va fi folosit n combinaie cu alt subtitlu sau nume. Articolul 7 Excepia descris la articolul 6 nu se aplic n cazul crilor de vizit, anteturilor, plicurilor i pe pagina de pornire a unui site. Articolul 8 Numele Grupului Naional sau cel al Grupului Local se vor scrie ntotdeauna cu majuscule, cu fontul Adobe Garamond Pro, normal, i trebuie s fie perfect centrat i n aceeai culoare precum sigla. Articolul 9 Versiunea scris a siglei este: ELSA. Cnd este folosit mpreun cu numele Grupului Local, va fi scris precum ntr-unul din urmtoarele exemple: ELSA Romnia, ELSA Oradea Articolul 10 Culoarea siglei trebuie s fie: PMS Reflex Blue (echivalentul HKS 42), CMYK1009500, negru CMYK 0.0.0.100 sau gri CMYK 0.0.0.60. Sigla poate fi folosit i n culori inversate. Asta nseamn c versiunea alb (CMYK0.0.0.0) a siglei poate fi folosit atunci cnd aceasta este amplasat pe un fundal ntunecat. Articolul 11 Sigla nu va fi folosit n relaie cu niciun simbol naional sau de stat, care ar putea aduce atingere imaginii ELSA. Articolul 12 Este interzis animarea siglei. 3.Pachetele de abloane Articolul 1

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    20

    Pachetul de abloane cuprinde exemple ale materialelor de marketing, cu respectarea regulilor din Identity Handbook ELSA Internaional n vigoare la data conceperii lor. Articolul 2 Scopul acestui pachet este de a uniformiza imaginea ELSA Romnia, pentru ca toate grupurile locale s desfoare ntr-un mod ct mai facil activitatea pe acest departament, n complet concordan cu Identity Handbook ELSA Internaional. Articolul 3 ntruct acest pachet conine modele pentru toate materialele de marketing standard, este necesar ca toate materialele unui grup local s aib ca baz abloanele ilustrate n pachetul de abloane, prevzute n ROI, pentru fiecare arie de activitate. Este recomandat folosirea pachetului de abloane i respectarea Identity Handbook ELSA Internaional la realizarea tuturor celorlalte evenimente ELSA. Articolul 4 Pachetul de abloane se schimb doar n cazul n care Identity Handbook ELSA Internaional sufer modificri. Articolul 5 Se va deroga de la regulile acestui pachet doar n cazuri excepionale, precum evenimente internaionale. III. Tipurile de contracte Se recomand ca toate tipurile de contracte folosite de Grupurile Locale ELSA Romnia s aib o form unic. IV. Mapa ELSA Romnia Mapele de prezentare ELSA Romnia i ELSA Grup Local vor avea o structur unitar la nivel naional. V. Implementarea pachetelor de ofert Grupurile Locale vor mpri firmele care le sponsorizeaz n patru categorii: partener, sponsor principal, sponsor de proiect, sponsor. VI. Arhivarea pe casete audio-video a activitilor importante Fiecare Grup Local va nregistra pe casete audio/video activitile importante pe care le desfoar (procese simulate, Conferine importante). De asemenea, se vor nregistra pe casete audio-video sau casete audio apariiile la posturile TV sau de radio a Grupurilor Locale. Se vor arhiva i articolele din presa scris cu privire la activitatea Grupului Local. VII.Legitimaiile ELSA Romnia Articolul 1 Legitimaiile se vor emite sub supravegherea Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, la nivel naional, n toate grupurile locale de maxim dou ori pe an, dup fiecare sesiune de recrutri.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    21

    Formatul legimaiilor va fi cel din Pachetul de abloane. Articolul 2 Seria i numrul fiecrei legitimaii va fi atribuit fiecrei legitimaii de ctre Secretarul General ELSA Romnia. Fiecare grup local va avea o serie proprie, dupa urmtorul model: ERGLAAAA. ER este particula de indentificare a grupului naional . GL este compus din dou cifre, specifice fiecrui GL, atribuite n ordine alfabetic, dup cum urmeaz: 00 - ELSA Romnia 01 - ELSA Arad 02 - ELSA Braov 03 - ELSA Bucureti 04 - ELSA Cluj-Napoca 05 - ELSA Constana 06 - ELSA Craiova 07 - ELSA Galai 08 - ELSA Iai 09 - ELSA Oradea 10 - ELSA Sibiu 11 - ELSA Timioara AAAA reprezint anul n care s-au emis legitimaiile. n cazul n care ntr-un an s-au emis dou serii de legitimaii, anul va rmne acelai, ns numrul celei de-a doua serii va fi atribuit n continuarea primei serii. Numrul legitimaiei va fi adugat la sfrsitul seriei dupa modelul: ERGLAAAANNN. NNN va fi compus din 4 cifre si se va acorda fiecrei legitimaii n ordine cresctoare (000->999). Articolul 3 Dintre datele specificate n articolul 46 ROI ER, recomandm ca pe acestea s apar numele, prenumele, seria, numrul legitimaiei i numele grupului local. Articolul 4 Bazele de date astfel adunate vor fi pstrate de Secretarul General, n format nemodificabil, pdf. Articolul 5 Bazele de date emise succesiv se completeaz reciproc. Articolul 6 Grupul Local poate emite legitimaii sub supravegherea Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, cu seria i numrul emis de Secretarul General ELSA Romnia. VIII. Recrutri on-line Se recomand implementarea unui sistem de recrutri online, ca metod alternativ, care s funcioneze pe tot parcursul anului, urmnd ca n perioada de recrutri cei care au completat formularul online s fie

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    22

    invitai la prezentarea ELSA. IX. Arhiva electronic (1) Avnd n vedere necesitatea existenei unei continuiti n desfurarea activitilor i proiectelor ELSA, a unei mai bune centralizri a datelor, fiecare coordonator de proiect va trimite Vicepreedintelui Marketing toate materialele specifice departamentului folosite n cadrul proiectului. (2) Vicepreedinii Marketing de la nivel local vor stoca online materialele de Marketing realizate i utilizate n mandatul lor. Stocarea se va face utiliznd contul Google Drive asociat cu adresa oficial de email (de tipul [email protected]) i se va realiza n mod periodic (fie dup fiecare eveniment ncheiat, fie lunar). (3) Alineatul 2 al prezentului articol se aplic n mod corespunztor Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia. (4) Vicepreedinii Marketing de la nivel local vor trimite lunar materialele realizate n cadrul departamentelor pe care le coordoneaz Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia, pentru arhiva naional.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    23

    X. Realizarea materialelor de marketing ELSA

    Articolul 1

    (1) Informaiile necesare realizrii materialelor destinate promovrii i/sau desfurrii unui eveniment trebuie s fie trimise Departamentului Marketing de ctre Departamentul organizator al evenimentului respectiv dup cum urmeaz:

    a) eveniment local - cel trziu cu o sptmn naintea de nceperea promovrii;

    b) eveniment naional - cel trziu cu 2 sptmni naintea de nceperea promovrii;

    c) eveniment internaional - cel trziu cu 4 sptmni nainte de nceperea promovrii;

    (2) Promovarea unui eveniment se ncepe dup cum urmeaz:

    a) eveniment local - cu cel puin 7 zile lucrtoare naintea de data desfurrii evenimentului;

    b) eveniment naional - cu cel puin 2 luni nainte de data desfurrii evenimentului;

    c) eveniment internaional - cu cel puin 6 luni nainte de data desfurrii evenimentului;

    (3) n lipsa unor detalii de tip text ( e.g. numele invitailor, dat, or i/sau locul desfurrii, numele participanilor), se vor stabili iniial detaliile strict vizuale (implicnd imagini) necesare realizrii n prima faz a materialelor de promovare. Detaliile omise iniial trebuie trimise cu cel puin 2 zile nainte de nceperea promovrii.

    Articol 2

    Realizarea materialelor de marketing se desfoar n urmtoarele faze:

    a) Stabilirea tipului de material ce trebuie realizat

    b) Repartizarea sarcinii de realizare unui membru Marketing ce deine pregtirea necesar n acest scop (sau asigurarea instructajului i a supravecgherii necesare atunci cnd pregtirea lipsete sau este insuficient)

    c) Stabilirea termenului n care se va realiza materialul (a se avea n vedere art. 1 al prezenei seciuni)

    d) Trimiterea materialului Vicepreedintelui Marketing pentru verificri

    e) Realizarea modificrilor indicate de Vicepreedintele Marketing (dac este cazul)

    f) Realizarea materialului n form fizic (prin listare, plasticare, imprimare etc.)

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    24

    Articol 3

    (1) Obligaiei departamentului Marketing de a depune toate diligentele pentru realizarea corect i n timp util a materialelor destinate promovrii i/sau desfurrii evenimentelor i corespunde obligaia corelativ a membrilor Biroului Local de a respecta i de a asigura respectarea termenelor prevzute n art. 1.

    (2) Nerespectarea termenelor prevzute de art. 1 alin. 1 al prezenei seciuni exonereaz departamentul Marketing n cauza i Vicepreedintele Marketing aferent de rspundere n cazul: nerealizrii n timp util a materialelor, realizrii defectuoase a materialelor, promovarea necorespunztoare a evenimentului implicat.

    (4) n cazul n care ntr-un Grup Local exist un Director PR sau o persoan cu atribuii specifice Directorului PR, elementele de text care trebuie introduse n cadrul materialelor (e.g. descriere eveniment, invitaie speakeri) sau care constituie o metod de promovare de sine stttoare (e.g. comunicat de pres) vor fi trimise persoanei indicate anterior. Ulterior verificrii textului respectiv privind corectitudinea de redactare i exprimare, Directorul PR (su persoana cu atribuii specifice Directorului PR) va trimite textul departamentului Marketing pentru a fi inserat n cadrul materialelor de promovare. Termenul de trimitere a textului verificat i aprobat este de 2 zile lucrtoare de la primirea acestuia.

    (5) Dac apar modificri n desfurarea unui eveniment dup nceperea promovrii, care presupun modificarea materialelor realizate deja pentru acel eveniment, departamentul Marketing va efectua modificrile necesare n cel mai scurt timp posibil.

    Articol 4

    (1) Documentele utilizate de un Grup Local sau de Biroul Naional intra n categoria materialelor de Marketing, acestea coninnd elemente vizuale i constituind elemente de imagine ale unui Grup Local, respectiv ale ELSA Romnia (exemple de astfel de documente: formular de feedback eveniment, program de desfurare a unui eveniment, scrisoare de invitaie, adeverina de voluntariat, delegaie, contract de sponsorizare, contract de voluntariat).

    (2) Toate documentele utilizate de un Grup Local sau de Biroul Naional trebuie realizate pe un suport furnizat i aprobat de departamentul Marketing al Grupului Local n cauz, respectiv de Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia. Editarea documentului nu trebuie s afecteze elementele vizuale predefinite (e.g. font, header, footer).

    (3) Documentele se vor list n format PDF, pentru prevenirea oricror neconcordante ce pot aprea n procesul de listare (lipsa fontului potrivit, lipsa diacriticelor etc.).

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    25

    Articolul 6

    (1) Demersurile necesare pentru realizarea n form fizic a materialelor de Marketing (prin listare, plasticare, imprimare etc.) se efectueaz de ctre departamentul Marketing sau sub supravegherea acestuia.

    (2) Nerespectarea alin. 1 al prezentului articol atrage exonerarea de rspundere a departamentului Marketing pentru orice rezultat defectuos cauzat de procedee necorespunztoare de listare, plasticare, imprimare.

    XI. Platforma ELSA Romnia Online

    Articolul 1

    (1) Platforma ELSA Romnia Online cuprinde domeniul www.elsa.ro, mpreuna cu toate subdomeniile aferente i website-urile asociate acestora.

    (2) Administrarea general a platformei ELSA Romnia Online se realizeaz de ctre Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia. n situaia existenei unui Director IT ELSA Romnia, administrarea general a platformei ELSA Romnia Online se realizeaz de ctre Directorul IT ELSA Romnia, n colaborare cu Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia.

    Articolul 2

    Datele de acces ale panoului de control al serviciului de hosting i al panoului de control al site-ului www.elsa.ro vor fi cunoscute doar de Vicepreedintele Marketing ELSA Romnia i de Directorul IT ELSA Romnia (dac acesta exista). Datele de acces ale panourilor de control pentru site-urile Grupurilor Locale vor fi puse la dispoziia Vicepreedinilor Marketing la nivel local, dup caz. Orice modificare a acestor date de acces va fi adus de ndat la cunotina Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia i a Directorului IT ELSA Romnia (dac acesta exista), printr-un mesaj pe adresele oficiale de email corespunztoare ([email protected], respectiv [email protected]).

    Articolul 3

    (1) Fiecare Grup Local va desemna una sau mai multe persoane responsabile cu administrarea siteului propriu (sau a site-urilor proprii, dac sunt mai multe), denumit/denumii n continuare administrator/administratori IT.

    (2) Membrii Biroului Local au obligaia de a furniza n mod periodic administratorului/administratorilor IT informaiile necesare desfurrii activitii specifice: articole i sigle ale sponsorilor/partenerilor, descrieri ale

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    26

    evenimentelor, poze de la evenimente (fie n curs de organizare, fie desfurate deja), date i imagini ale Biroului Local, precum i orice alte informaii relevante privind activitatea Grupului Local respectiv sau buna funcionare a site-ului n cauz.

    Articolul 4

    Fiecare Grup Local are obligaia de a ntreine coninutul site-ului propriu, prin postarea periodic de articole privind evenimentele n curs de organizare sau desfurate deja, prin respectarea obligaiilor de promovare a partenerilor/sponsorilor, precum i prin furnizarea de informaii actualizate i veridice.

    XII. Adresele oficiale de email

    (1) Fiecare Grup Local beneficiaz de adrese oficiale de email pentru membrii Biroului Local. De asemenea, exist posibilitatea adugrii de adrese oficiale pentru proceduri de tipul alegerilor, pentru Directori sau pentru anumite evenimente (e.g. concurs de eseuri, MCC).

    (2) n relaia cu sponsorii, partenerii, posibilii sponsori sau parteneri, instituii, alte Grupuri Locale, Biroul Naional, precum i n cadrul comunicrii oficiale dintre membrii unui Birou Local se vor folosi doar adresele oficiale de email.

    (3) Vicepreedinii Marketing de la nivel local se vor asigura c fiecrei adres oficial de email i corespunde o semntur cu datele utilizatorului adresei de email respective (e.g. semntura adresei de email asociat Secretarului General va conine datele de contact ale persoanei ce ocup la momentul respectiv funcia de Secretar General). Aceast prevedere se aplic n mod corespunztor Vicepreedintelui Marketing ELSA Romnia privind adresele oficiale de email aferente. Se va lua ca model tipul de semntur utilizat de ctre Biroul Naional.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    27

    TITLUL VIII

    Resurse Umane Activitate Activitatea departamentului Resurse Umane se desfoar pe direciile recrutare, instruire, motivare i activiti conexe. Acestea din urm se determin n fiecare mandat de ctre Vicepreedinii Resurse Umane cu raiunea de a asigura ndeplinirea scopului departamentului: asigurarea unei resurse umane de calitate pentru asociaie. Prin activitile sale, departamentul Resurse Umane nu va aduce atingere n vreun fel imaginii asociaiei i nu va desfura activiti ce in de alte departamete dect n cazul n care este expres permis sau cerut. Este interzis desfurarea de ctre acest departament a activitilor ce in de BEE, Financial Management sau a proiectelor specifice departamentelor Key Area. Elaborarea Strategiei Strategia Resurse Umane ELSA Romnia va fi stabilit prin Planul Anual de Activitate, att la nivel naional, ct i la nivel local de ctre Vicepreedini alturi de colegii de Birou Local i de departament. Obiectivele strategice naionale reprezint standard de calitate la nivel local i vor fi stabilite n concordan cu starea reelei. Este interzis sancionarea unui Vicepreedinte pentru nendeplinirea unui obiectiv nerealizabil raportat la situaia Grupului su Local. n fiecare semestru Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia va avea n vedere i comunicarea cu Secretarul General ELSA Internaional i cu Directorii Human Resources din alte Grupuri Naionale pentru a asigura mbuntirea strategiei acestei activiti pe ct posibil. ntlnirea Departamental Cel puin o dat pe an va fi organizat o ntlnire departamental Resurse Umane pentru planificarea strategic a activitii, motivarea i instruirea membrilor i omologilor de la nivel local. Comunicare Comunicarea oficial n cadrul departamentului se realizeaz prin edine i rapoarte. Se va alege un secretar de edin care va ine Procesul Verbal. La nivel naional, edinele se vor ine cel puin de 2 ori pe semestru. Rapoartele se ntocmesc pentru fiecare proiect n parte i se comunic responsabilului cu departamentul Resurse Umane ELSA Romnia la cerere. Acestea se pstreaz n arhiva departamentului. I. Recrutare Sesiuni de recrutri Se vor organiza dou sesiuni de recrutri ntr-un an universitar: prima n toamn, obligatorie, iar cea de-a doua n primavar, facultativ. a. Planificarea Resurselor Umane const n determinarea concret a numrului de recrui de care Grupul Local are nevoie pentru a-i duce la bun sfrit activitatea departamental i realizarea proiectelor. Aceast planificare este realizat de Vicepreedintele Resurse Umane din Grupul Local, n colaborare cu Biroul

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    28

    Local. b. Intocmirea fiei departamentale. Aceast fi conine o descriere a fiecrui departament n parte, cerinele, cunotinele necesare i profilul candidatului ideal. Fia va fi trimis ctre Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia, cu o sptmn naintea nceperii fiecrei sesiuni de recrutri. c. Recrutarea noilor membri se face prin chestionar, interviu i perioad de prob.Vicepreedintele Resurse Umane va alctui, coordona i instrui echipa de intervievatori. d. n urma etapelor de selecie, Vicepreedintele Resurse Umane impreun cu echipa de intervievatori va alctui o list cu candidaii admii i repini. e. La sfritul recrutrilor, Vicepreedintele Resurse Umane va face o evaluare a sesiunii de recrutri, pe care o va trimite Vicepreedintelui Resurse Umane ELSA Romnia. Aceast evaluare va cuprinde: numrul de candidai admii, numrul de candidai respini n urma fiecrei etape de selecie, puncte tari, puncte slabe i modul concret de desfurare a evalurii. II. Instruire 1. Training-uri i Workshop-uri Acestea se vor desfura n fiecare semestru n concordan cu nevoia de instruire n Grupul Local. Evaluarea nevoii de instruire Se realizeaz att activ de ctre toi membrii de Birou Local, ct i periodic prin chestionare, sondaje sau alte asemenea instrumente menite s determine nivelul de instruire. Aceast evaluare va avea loc cel puin o dat pe semestru. Temele de training/workshop vor fi alese pe baza rezultatelor i avnd n vedere proiectele i activitile ce urmeaz a fi desfurate de ctre Grupul Local. Realizarea instruirii Se va face att prin caracterul informativ al edinelor departamentale, ct i prin instrumentele consacrate. Evenimentele de instruire se vor ine de ctre trainerii ELSA Romnia. n cazul n care nu se poate apela la acetia, instruirea se va realiza de ctre traineri din exteriorul asociaiei. n cazuri excepionale se poate apela la profesioniti din domeniul vizat de tema activitii de instruire sau la membri ELSA cu experien. 2. ELSA Training Days Este un proiect ce va conine cel puin 2 evenimente de instruire desfurate pe o perioad de cel puin o zi fiecare. Se va desfura cel puin o dat pe semestru nainte de fiecare Conferin Naional. 3. ntlnirea Departamental ELSA Romnia (IDER) ntlnirea departamental se organizeaz n fiecare an, dup tranziie i nainte de nceperea anului universitar de ctre un grup local care i-a exprimat candidatura la ntrunirea Consiliului Naional, n toamn. n cadrul acestei ntruniri vor avea loc ateliere pe fiecare funcie i o sesiune de instruire pe Leadership i alte softskills. 4.Train The Trainers (TTT) Se va organiza un Train the Trainers din doi n doi ani. Scopul acestui proiect este de a remprospta National TrainersPool.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    29

    5. National Trainers Pool (NTP) NTP constituie echipa de traineri ELSA Romnia. Aceasta este alctuit din acei membri care au absolvit programul de formare Train The Trainers i au primit acordul din partea echipei de evaluare TTT pentru a dobndi aceast calitate. Apelarea la trainerii NTP se va face de ctre Vicepreedinii Resurse Umane n urma consultrii cu Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia. III. Motivare 1. Seminarul Local de Motivare i Instruire Este echivalentul programului Freshers Camp organizat la nivel internaional. Scopul su este de a introduce recruii n cultura organizaional asociaiei, de a-i motiva, instrui i familiariza cu atmosfera din ELSA. Se organizeaz la fiecare nceput de semestru dup recrutri i conine un program academic format din training-ul pe acte interne i cel puin nc un eveniment de instruire i program social. Echipa de organizare va fi constituit cel puin din coordonator de proiect, responsabil cu programul social, responsabil cu programul academic, responsabil cu cazarea, responsabil cu transportul participanilor i responsabil cu logistica. 2. Seminarul Local de Motivare Similar cu SLMI-ul, acesta se desfoar n primvar n cazul n care Grupul Local nu a desfurat o sesiune de recrutare. Scopul proiectului este de a menine nivelul de motivare al membrilor. Programul academic este opional. 3. Evenimente de motivare Ca i n cazul instruirii, nivelul de motivare va fi evaluat folosind chestionarul de feedback, sondaje sau alte asemenea instrumente. Procesul de motivare este unul reactiv, iar evenimentele unitare motivaionale vor fi stabilite de ctre departamentul Resurse Umane n concordan cu situaia din Grupul Local respectiv. IV. Materiale 1. Manualul de Resurse Umane Manualul de Resurse Umane este baza informaional a activitii departamentului. Coninutul acestuia va cuprinde cel puin principiile domeniului de activitate, idei pe recrutare, instruire i motivare. Manualul Resurse Umane poate fi modificat prin votul Vicepreedinilor Resurse Umane cu majoritate simpl. nlocuirea manualului se face cu ntiinarea autorului ultimei versiuni. Toate aceste lucrri, precum i toate versiunile lor se vor pstra n arhiva departamentului de ctre Vicepreedintele Resurse Umane ELSA Romnia. 2. Fia membrului ELSA Fiecare VP are obligaia de a ntocmi cate o fi pentru fiecare membru din departamentul su. Acest document confidenial va conine informaii cu privire la activitatea membrului pe care l vizeaz. Reactualizarea se va face dup fiecare eveniment la care membrul vizat de fi particip. Accesul la informaiile din fia membrului se va face la cerere numai de ctre acesta. Responsabilii cu coordonarea departamentelor au acces la toate informaiile din fiele membrilor si.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    30

    3. Alte documente Rapoartele, procesele verbale, chestionarele, precum i alte documente vor fi pstrate n arhiva departamental la nivel local sau naional. Transmiterea acestei arhive se realizeaz prin tranziie.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    31

    Anexa 1 Ghidul pentru organizarea ntrunirii Consiliului Naional I. Ce este ? ntrunirea Consiliului Naional este ntrunirea statutar a reprezentanilor i membrilor Grupurilor Locale ale ELSA Romnia i a Biroului Naional. I. Cnd are loc ? ntrunirea Consiliului Naional ordinar are loc de dou ori pe an: primvara (martie, aprilie, mai) i toamna (octombrie, noiembrie, decembrie). ntrunirea Consiliului Naional extraordinar are loc ori de cte ori este convocat, conform Regulamentului de Ordine Interioar (art 5 i art 57). III. Ct dureaz ? Conform Regulamentului de Ordine Interioar ( ROI ), ntrunirea Consiliului Naional trebuie s dureze cel puin 4 zile ( art 60 ). Realitatea a dovedit c n EL S Romnia perioada de 4 zile este cea mai larg acceptat. Totui organizarea unor ntruniri ale Consiliului Naional de 5 sau chiar 6 zile ar fi de dorit pentru a putea derula totalitatea activitilor pe care ntrunirea Consiliului Naional le presupune. III. Cine organizeaz ? ntrunirile Consiliului Naional sunt organizate de cte un Grup Local ELSA Romnia. n cazuri excepionale organizarea poate fi ncredinat mai multor Grupuri Locale asociate n acest scop. Biroul Naional ncurajeaz toate Grupurile Locale dar mai ales pe cele slab dezvoltate s se gndeasc la organizarea ntrunirii Consiliului Naional. Organizarea ntrunirii Consiliului Naional poate fi un bun prilej pentru fortificarea unei echipe i deci ntrirea Grupului Local organizator. Grupurile Locale care s-au hotrt asupra organizrii ntrunirii Consiliului Naional i vor nainta candidatura Comisiei Electorale sau n cazul n care aceasta nu s-a constituit, Biroului Naional. Agenda ntrunirii Consiliului Naional trebuie astfel structurat nct Comitetele de Iniiativ s aib ansa de a-i prezenta candidaturile. Grupurile Locale se vor exprima prin vot asupra candidaturilor. Procedura alegerii Grupului Local ctigtor este aceeai cu procedura alegerii membrilor Biroului Naional. n cazul n care toate candidaturile sunt respinse de ctre Consiliul Naional, Biroul Naional v decide cu majoritate simpl asupra gazdei ntrunirii Consiliului Naional aflate n discuie. Candidaturile se vor prezenta referitor la ntrunirea Consiliului Naional ce urmeaz s aib loc peste un an ( ex : la ntrunirea Consiliului Naional de primvar se voteaz gazda din primvara anului urmtor ). Grupul Local gazd va prezenta la ntrunirea Consiliului Naional anterioar celei pe care o organizeaz un raport

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    32

    asupra stadiului n care se afl organizarea. De asemenea, Biroul Naional v putea cere oricnd unui Grup Local organizator a unei Conferine Naionale un raport asupra stadiului organizrii. Grupul Local organizator va nainta Secretarului General ELSA Romnia, n termen de 20 de zile de la terminarea Conferinei Naionale, un raport final de activitate. III. Cine particip? La ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia particip reprezentanii Grupurilor Locale i Biroul Naional. CO trebuie s se asigure c dispune de suficiente locuri pentru a putea gzdui ntreg Biroul Naional i cel puin 20 participani din fiecare Grup Local. Cererile de peste 20 participani / Grup Local vor fi rezolvate de CO n limita locurilor disponibile, n ordinea primirii cererilor. n situaia n care CO i Grupurile Locale i dau acordul, se poate depi limita locurilor disponibile prin gsirea unei cazri suplimentare. La ntrunirea Consiliului Naional ELSA Romnia mai pot participa: membrii Biroului Internaional, invitai speciali ai CO sau ai BN, membrii ELS Romnia, membrii ELSA din alte ri. CO se va asigura c dispune de un numr suficient de locuri pentru a asigura participarea la CN ELSA Romnia a celor mai sus menionai, n bune condiii. n cazul unui numr limitat de locuri, ordinea prioritii participanilor din afara ELSA Romnia este cea sus menionat. Invitaii speciali particip la CN ELSA Romnia la invitaia CO, cu acordul Biroului Naional sau la invitaia Biroului Naional. IV. Cum se particip ? Anunarea datei exacte, a taxei de participare i a ceea ce include aceasta, respectiv a proiectului programului ntrunirii Consiliului Naional se face de CO cu cel puin patru sptmni nainte de data nceperii ntrunirii Consiliului Naional. Grupurile Locale vor alege un ef de delegaie, al crui nume va fi transmis CO cu cel puin 14 zile nainte de nceperea ntrunirii Consiliului Naional. eful delegaiei unui Grup Local va trimite CO, cel trziu cu 14 zile nainte de nceperea ntrunirii Consiliului Naional, un formular ce va cuprinde urmtoarele date despre fiecare participant la ntrunirea Consiliului Naional din partea Grupului Local respectiv :

    numele i prenumele

    funcia n cadrul Grupului Local

    data i ora sosirii

    data i ora plecrii

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    33

    Cu cel puin 21 de zile nainte de nceperea ntrunirii Consiliului Naional, CO va anuna cuantumul taxei de participare. Aceasta poate fi modificat cu cel mult +15%. eful de delegaie se va angaja n scris fa de CO la plata taxei de participare corespunztoare delegaiei Grupului Local pe care l reprezint. Angajamantul va fi trimis n acelai timp cu formularul. Formularul odat trimis, nu poate suferi modificri n ceea ce privete numrul participanilor, data sosirii sau plecrii acestora dect cu acordul CO. Retragerea unui membru al delegaiei dup trimiterea formularului duce la netereturnarea avansului achitat. Sosirea cu ntrziere sau plecarea mai devreme de data anunat, menine obligaia Grupului Local de a pli taxa de participare aferent, n cazul n care CO pretinde acest lucru. Nu se mai pot nscrie participani cu 7 zile nainte de nceperea ntrunirii. Dac un Grup Local trimite CO formularul cu mai puin de 7 zile naintea nceperii ntrunirii Consiliului Naional, taxa de participare pentru membrii delegaiei Grupului Local respectiv va crete cu 3% pentru fiecare zi de ntrziere. CO i pstreaz dreptul de a renuna n totalitate la aplicarea acestor sanciuni, unitar pentru toate Grupurile Locale participante. CO va rezolva n limitele posibilitilor de care dispune participarea la CN a unei delegaii mai numeroase dect cea anunat prin formular. CO nu i asuma nicio responsabilitate n acest sens. n cazul participanilor din afara ELSA Romnia, CO va solicita de la acetia aceleai date ca de la orice membru ELSA Romnia, mai puin funcia i Grupul Naional din care provine, acolo unde nu este cazul. CO poate fixa plata integral sau parial a taxei de participare n funcie de numrul de zile petrecute de o persoan la Conferina Naional. Grupurile Locale participante la CN i Biroul Naional vor informa CO cu cel puin 21 de zile de la nceperea CN - materialele necesare desfurrii optime a CN (retroproiector, acces la internet, programe SOFT speciale, etc). V. Cum se organizeaz o ntrunire a Consiliului Naional ? Este imperativ necesar existena unui Comitet de Organizare (CO). CO este condus de un Lider al Comitetului de Organizare, responsabil cu coordonarea membrlior acestuia. Este de competena Liderului CO s stabileasc responsabiliti pentru membri CO. Este recomandabil s existe persoane diferite cel puin pentru urmtoarele domenii :

    logistica fundrasing marketing program academic relaia cu participanii

    De asemenea, fiecare Grup Local va avea cte un ghid, membru al CO, responsabil cu informarea i ndrumarea participanilor referitor la activitile conferinei. Pentru invitaii din afara Romniei, va exista cel puin un ghid, bun vorbitor al limbii engleze.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    34

    La sosire fiecare participant, dar cel puin fiecare ef de delegaie a Gupurilor Locale va primi un pachet ce va cuprinde :

    programul CN i programul atelierelor descriere a localurilor apropiate locului de cazare n care se mnnc bine i ieftin (n cazul n

    care masa nu este asigurat de organizatori) hart a zonei n care se desfoar CN lista cu numerele de telefon ale firmelor de taxi altele ca : mapa, pix, pliante etc

    Fiecare participant va primi un ecuson ce va cuprinde:

    sigla ELSA Romnia sau a GL-ului organizator numele i prenumele + Grupul Local funcia informaii despre sponsorii ELSA Romnia i ai ntrunirii Consiliului Naional dac acetia exist informaii despre CN.

    La sosire CO se vor asigura c participanii au la dispoziie un calculator, o imprimant i eventual un retroproiector. Pe uile camerelor n care sunt cazai participanii la CN ELSA Romnia se vor nscrie pe o foaie A4 : sigla ELSA Romnia sau a GL-ului organizator, informaii despre CN, numele i prenumele celor cazai n camera respectiv, Grupul Local de provenien sau insituia pe care o reprezint, informaii despre sponsorii ELSA Romnia i ai ntrunirii Consiliului Naional dac acetia exist. CO de organizare se va asigura de mediatizarea cel puin pe plan local a ntrunirii Consiliului Naional. n acest sens se va organiza Conferina de Pres. CO se va consulta cu BN n ceea ce privete CN pentru a asigura respectarea angajamentelor pe care ELSA Romnia i/sau CO le are fa de teri. Accesul presei la Sedinteie Pienare se face cu acordul Biroului Naional i ai CO. Accesul presei la Atelierele de lucru se va face cu acordul membrului Biroului Naional care conduce Atelierul respectiv i a CO. Accesui presei la traininguri sau prezentri se face cu acordui trainerului sau a prezentatorului i a CO. La final, n cadrul ultimei plenare sau nainte de aceasta, participanii vor primi un formular de evaluare anonim pe care l vor completa i preda CO la plecare. Organizatorii vor asigura un loc sigur pentru lsarea bagajelor n cazul n care participani sosesc cu cteva ore naintea nceperii CN sau plecrii cu cteva ore dup terminarea acesteia. n msura posibilitilor CO va asigura la plecare un pachet cu mncare pentru fiecare participant. CO este pasibil de sanciuni n urmtoarele situaii : n cazul unui raport interimar nesatisfctor, Consiliul Naional poate ridica Grupului Local

    organizator (sau a Grupurilor Locale organizatoare) dreptul de a mai organiza ntrunirea Consiliului

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    35

    Naional. CO are drept de apel n faa Biroului Naional n termen de 12 ore. Hotrrea Biroului Naional este definitiv i irevocabil.

    n cazul renunrii nejustificate la organizarea CN, Biroul Naional poate stabili urmtoarele sanciuni:

    interzicerea ca unul sau mai muli membri ai CO s mai fac parte din CO a vreunui eveniment naional sau internaional pentru o perioad determinat

    interzicerea ca Grupul Local respectiv s mai organizeze CN pe o perioad de pn la 2 ani. Ulterior organizrii unei Conferine Naionale, n cazul unei proaste desfurri a acesteia datorat

    modului de lucru a CO, Biroul Naional poate stabili sanciuni n urma sesizrii de ctre majoritatea simpl a Grupurilor Locale. Sanciunile aplicabile n acest caz sunt identice cu cele de la punctul anterior.

    Programul ntrunirii Consiliului Naional v cuprinde : dou plenar, una de deschidere, respectiv una de nchidere, ateliere de lucru departamentale, pauze de mas, program social. Programul acesta este, desigur, unul orientativ, respectarea lui fiind totui recomandat. Structura final a programului poate fi diferit de la caz la caz. Programul ntrunirii Consiliului Naional mai poate cuprinde prezentri ale sponsorilor, traininguri, a!te prezentri sau excursii, n funcie de anqajamanetele luate de ELSA Romnia i/sau cu fata de teri, de timpul i mijloacele materiale aflate la dispoziia CO. Plenara de Deschidere va cuprinde: numirea moderatorului plenarei alegerea unui secretar de plenar alegerea Comisiei Electorale acordarea cartoanelor de vot Grupurilor Locale cu drept de vot adresarea unor ntrebri ctre Biroul Naional votarea ordinii de zi pentru urmtoarele plenare prezentarea raportului de activitate a delegaiei ELSA Romnia la Internaional Council Meeting prezentarea raportului interimar al gazdei urmtoarei ntruniri

    Plenara de nchidere va cuprinde : prezentarea activitilor din Atelierele de Lucru discutarea i votarea propunerilor de decizii i hotrri discutarea i votarea propunerilor de modificare a Statutului i ROI prezentarea candidaturilor pentru gazda CN de peste un an prezentarea candidaturilor pentru noul Birou Naional (dac este cazul) alegerea gazdei CN de peste un an alegerea noului Birou Naional(dac este cazul) prezentarea unui plan de aciune a nouiui Birou Naional(dac este cazul) evaluarea Conferinei Naionale

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    36

    n cadrul Plenarei de Deschidere Grupurile Locale vor primi drept de vot n baza prevederilor ROI i a prezentrii scrisorilor de autorizare din partea Biroului Local al Grupului Local respectiv. Scrisoarea de autorizare va cuprinde numele a trei persoane ce vor avea drept de vot n cadrul Plenarei n numele Grupului Local respectiv. Scrisoarea de autorizare va fi semnat de 3 membri ai Biroului Local. Fiecare Grup Local va primi din partea Secretarului General ELSA Romnia i carton de vot. Pe parcursul plenarei, Grupurile Locale sau membri Biroului Naional pot adresa mesaje Consiliului Naional. Secretarul Plenarei poate fi orice membru al unui Grup Local, la propunerea unui Grup Local, cu aprobarea Consiliului Naional. Secretarul plenarei este nsrcinat cu ntocmirea procesului verbal al Plenarei.Plenarele necesit doi secretari de plenara. Plenara va fi moderat de ctre :

    a) Secretarul General ELSA Romnia sau b) Preedintele ELSA Romnia sau c) un alt participant la CN ELSA Romnia propus de BN d) orice membru al unui Grup Local la propunerea unui Grup Local

    Ordinea menionat este ordinea prioritilor la funcia de moderator.

    Secretarul de plenar i Moderatorul plenarei (n cazul c i d) sunt alei cu majoritatea simpl a tuturor Grupurilor Locale ELSA Romnia, prin vot deschis. Dac dup un prim tur de scrutin niciun candidat nu ntrunete majoritatea simpl, se va organiza un al doilea tur la care vor participa candidaii situai pe primele dou locuri. Va fi declarat ales cel care ntrunete cel mai mare numr de voturi. n caz de paritate Preedintele ELSA Romnia decide. edinele din cadrul CN ELSA Romnia se desfoar n limba romn. n cazul n care la acestea particip persoane din afara ELSA Romnia ce nu vorbesc limba romna, lucrrile se vor desfura n limba englez sau ntr-o alt limb de circulaie internaional, n cazul n care aceasta nu afecteaz calitatea edinei respective sau CO va asigura traducerea. edina reunit a "Birourilor Naionale" este o edina reunit a Biroului Naional aflat n funcie cu Biroul Naional proaspt ales. Aceast edin este condus de preedintele n funcie. n msura posibilitilor "Petrecerea de mijloc" sau "Petrecerea de sfrit v fi de fapt un Bal al juritilor. VI. Alte reguli privind organizarea CN ELSA Romnia La fiecare ntrunire se va organiza un Bal al juritilor. Se vor respecta deciziile ELSA Romnia n materie, aa cum sunt ele nscrise n Cartea Deciziilor ELSA Romnia.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    37

    Anexa 2.a. Cerinte de receptie n cadrul programului de Schimb Intern de Studenti Abrogat

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    38

    Anexa 2.b. Standardul unui stagiu de practic oferit prin programul Postuniversitaria Faza I n prima etap, se vor respecta urmtoarele standarde de calitate: 1. Activitatea prestat de student s aib legtur cu domeniul Dreptului sau s fie de natura juridic 2. Activitatea efectiv prestata s fie cea convenita ntre angajator i ELSA 3. Studentul s aib un supraveghetor/ndrumtor n activitatea sa din cadrul stagiului 4. Angajatorul s dea studentului o adeverin de practic n urma efecturii stagiului 5. n cazul n care a fost mulumit de rezultatele colaborrii cu ELSA, angajatorul s pun la dispoziia ELSA o scrisoare de recomandare 6. Angajatorul s completeze chestionarul de evaluare pus la dispoziie de ELSA dup ncheierea stagiului Faza II Se recomanda introducerea acestor standarde la un an de la introducerea standardelor din Faza I: 1. Stagiile de practic s se desfoare n baza unui contract semnat ntre ELSA i angajator 2. Contractul s fie semnat pe o perioad minim un an i s prevad efectuarea a cel puin dou sesiuni de stagii de practic 3. nainte de semnarea contractului s se fi efectuat cel puin o sesiune de practic n colaborare cu angajatorul respectiv, iar rezultatele evalurii s demonstreze seriozitatea i dezirabilitatea continurii colaborrii cu acel angajator.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    39

    Anexa 2.c. Condiii referitoare la cabinete/firme/instituii/organizaii i la relaia cu acestea n cadrul STEP 1. Cabinetul/firma/instituia/organizaia trebuie s ofere o descriere detaliat a stagiului. 2. Orice cabinet/firma/instituie/organizaie care ofer un STEP prin ELSA va: - primi aplicaiile studenilor - organiza o ntlnire ntre ELSA i persoana din interiorul cabinetului/ firmei/instituiei/organizaiei responsabil pentru student nainte de nceperea stagiului - va completa Oraganization Evaluation Form i va avea o ntlnire cu reprezentantul ELSA pentru a da feedback. 3. Doar cabinetul/firma/instituia/organizaia va selecta dintre aplicani studentul care va veni s efectueze stagiul de practic. 4. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va primi constant informaii despre statutul STEP- ului n ELSA Online. 5. Dup alegerea aplicantului, cabinetul/firma/instituia/organizaia va semna un Company Acceptance Form care va fi trimis studentului. 6. Dac firma/cabinetul/instituia/organizaia anuleaz STEP-ul dup selectarea studentului, va trebui s l despgubeasc pe acesta pentru cheltuielile cu drumul. 7. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va asigura locul de munc pe toat perioada stagiului. 8. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va pune la dispoziie condiii de munc, salariu, training i ndrumri adecvate pentru a atinge obiectivele convenite . 9. Cabinetul/firma/instituia/organizaia se asigura c studentul presteaz munca specificata n Traineeship Form, dac prile nu au convenit altfel. 10. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va da studentului feedback n timpul i dup ncheierea STEP-ului pentru a-l ajuta pe acesta s nvee i s evolueze prin aceast experien. 11. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va da feedback prin completarea Organization Evaluation Form pentru a ajuta ELSA s nvee i s i mbunteasc serviciile. 12. Cabinetul/firma/instituia/organizaia va pune la dispoziia ELSA o scrisoare de recomandare sau susinere n cazul n care sunt convini de beneficiile rezultate n urma cooperrii cu ELSA.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    40

    Anexa 2.d Condiii referitoare la stagiul STEP 1. Toate stagiile au o durat minim de 2 sptmni i maxim de 2 ani 2. Scopul unui STEP este s pun la dispoziia studentului: - o experien n domeniul juridic - cunotine practice ntr-un mediu strin pentru a-i completa educaia - interaciunea cu un mediu social i cultural nou - pregtirea pentru responsabilitile presupuse de statutul de viitor membru al societii juridice - oportunitatea de a-i aplica aptitudinile i cunotinele n folosul societatii - dezvoltarea cunotinelor i interesului n legtur cu problemele sociale i diferitele practici ale rii gazda 3. Stagiul trebuie s-i permit studentului s-i pun n aplicare cunotinele academice acumulate. 4. Scopul unui stagiu STEP NU este: - s ofere posibilitatea de a ctiga bani - s ofere o vacant - s devin un loc stabil de munc sau o oportunitate de recrutare n alt ar. Dac firma/cabinetul/instituia/organizaia se decide s extind stagiul sau s l transforme ntr-un job permanent, ELSA nu va avea nici un rol n facilitarea acestei transformri - s fie un mijloc pentru a prsi permanent teritoriul rii de proveniena. ELSA nu este de acord cu prelungirea stagiilor dincolo de limita convenita 5. Stagiile n instituii politice nu vor fi acceptate. 6. Poziiile instituionale sunt stagii n corpuri ale unor organizaii internaionale guvernamentale sau non-guvernamentale sau n administraia public. Poziiile instituionale pot fi nepltite. 7. Stagiul trebuie s se desfoare ntr-un mediu de lucru pozitiv i sigur. Orice violare a standardelor proteciei muncii va fi tratat conform legilor rii gazda. 8. Fiecare STEP va fi pltit cu un salariu suficient pentru a permite studentului s i acopere cheltuielile de baz (cazare, mas, transport, activitile de recepie de baz) pe toat perioada acestuia. 9. Prin excepie de la punctul 8, stagiul de practic STEP poate fi nepltit dac grupul naional sau grupul local asigura stagiarului cazarea pe toat durata desfurrii acestuia i dac este posibil, o mas pe zi (prnz sau cina) sau acoper costurile aferente acestora.

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    41

    Anexa 2.e. Drepturi i obligaii ale aplicantului STEP I. Drepturi 1. Studentul va fi asistat n completarea Student Application Form din ELSA Online de ctre Grupul Local de proveniena. Este informat n legtur cu oportunitile disponibile i ajutat n alegerea unei opiuni. De asemenea, va primi asistenta i n momentul n care aplica pentru un stagiu. 2. Grupul local de proveniena trebuie s i pun la dispoziie aplicantului toate informaiile pe care le are n legtur cu cabinetul/firma/instituia/ organizaia care ofer stagiul. Studentul va primi aceste informaii nsa, n principal, de la Grupul Local gazda. 3. Studentul va fi consiliat i va primi asistent n obinerea documentaiei i a actelor necesare (ex. viz, permis de rezidena, asigurri, permis de munc etc). 4. Studentului acceptat la un stagiu de practic STEP i se pun la dispoziie de ctre Grupul Local gazda toate informaiile n legtur cu viz, asigurri, permis de munc i toate celelalte astfel de cerine ale legislaiei rii gazda. 5. Grupul Local gazda trebuie s ncerce s gseasc alt STEP de acelai tip pentru aplicant n cazul n care stagiul este anulat dup acceptarea studentului. Aceast regul nu se aplic dac studentul nu avea calificrile cerute de angajator. Dac Grupul Local nu poate nlocui stagiul, atunci l va despgubi pe student pentru cheltuielile cu drumul. 6. Un stagiu de practic prin STEP trebuie s pun la dispoziia studentului: - experiena n domeniul juridic - cunotine practice ntr-un mediu strin pentru a-i completa educaia - interaciunea cu un mediu social i cultural nou - pregtirea pentru responsabilitile presupuse de statutul de viitor membru al societii juridice - oportunitatea de a-i aplica aptitudinile i cunotinele n folosul societii - dezvoltarea cunotinelor i interesului n legtur cu problemele sociale i diferitele practici ale rii gazda. 7. Traineeship-ul trebuie s-i permit studentului s-i pun n aplicare cunotinele academic acumulate, s se desfoare ntr-un mediu de lucru pozitiv i sigur. Orice violare a standardelor proteciei muncii va fi tratat conform legilor rii gazda. 8. Fiecare STEP va fi pltit cu un salariu suficient pentru a permite studentului s i acopere cheltuielile de baz (cazare, mas, transport, activitile de recepie de baz) pe toat perioada acestuia. 9. Un student poate renuna la un STEP dac este total diferit de ceea ce era trecut n Traineeship Form. 10. Pentru fiecare student care vine la un stagiu STEP, grupul local gazda trebuie s: - l ia de la avion/tren/autobuz - i pun la dispoziie informaii despre mediul local (transport public, servicii potale etc) - l implice n Grupul Local i n activiti de recepie - i pun la dispoziie un pachet de recepie care s includ informaii despre compania/firma/instituia/organizaia cu care va lucra, informaii despre tara gazda i despre cum poate contacta ELSA - l asiste n obinerea de acces la internet pe durata stagiului - discute ateptrile studentului nainte de nceperea STEP-ului - i pun la dispoziie cazare i masa n funcie de dorine i posibiliti economice

  • www.elsa.ro [email protected]

    ELSA Romnia Bvd. Mihail Koglniceanu, 34-36 Bucureti, Romnia CIF: 10832274 [email protected] www.elsa.ro Cont RON: RO51RNCB0090126818830001

    42

    - pun la dispoziia studentului un salariu care s i permit s i acopere cheltuielile de baz (cazare, mas, transport, activitile de recepie de baz) sau s aib cazare i mas gratis pe durata practicii - l duc n prima zi la munc i s discute ateptrile studentului i ale companiei/firmei/instituiei/organizaiei - l asiste n deschiderea unui cont n banc, dac e cazul - i ofere informaii i opiuni pentru a se implica n comunitatea local 11. Studentului i se vor pune la dispoziie activiti de recepie adecvate pe toat durata stagiului, i se vor facilita primii pai n implicarea n comunitate i n activitile legate de comunitate, se vor organiza


Recommended