34
Caiet de practică S.C. Balkans Advertising S.R.L.
Caiet de practică
S.C. Balkans Advertising S.R.L.
Autor: Student Stancu Ana MariaTutore: Șef lucrări Elena FleacăIngineria și Managementul Afacerilor
Cuprins
1. Prezentarea firmei S.C. Balkans Advertising S.R.L. ............................................31.1 Date de identificare......................................................................................31.2 Domeniul industrial......................................................................................31.3 Servicii oferite..............................................................................................31.4 Piața.............................................................................................................41.5 Clienți...........................................................................................................4
2. Managementul S.C. Balkans Advertising S.R.L....................................................52.1 Viziunea și misiunea organizației.................................................................52.2 Obiectivele și strategia organizației.............................................................52.3 Fișe de post. Descriere...............................................................................6
3. Descrierea activităților din cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ...................123.1 Activitatea de previziune............................................................................133.2 Activitatea de organizare...........................................................................143.3 Activitatea de coordonare..........................................................................153.4 Activitatea de antrenare.............................................................................163.5 Activitatea de control.................................................................................17
4. Procese manageriale la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ......................204.1 Procesul de recrutare.................................................................................204.2 Procesul de selecție a resursei umane .....................................................21
5. Descrierea sistemelor din cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L. ....................235.1 Sistemul informațional................................................................................235.2 Sistemul comunicațional............................................................................24
6. Finanțele organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L. .....................................256.1 Bilanț contabil 2012-2013..........................................................................256.2 Cont de profit și pierderi 2012-2013..........................................................256.3 Indicatori financiari.....................................................................................25
Capitolul 1
2
Prezentarea organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L.
1.1 Date de identificare
Nume: Balkans Advertising SRLCUI: 29051606Registrul Comerțului: J23/1558/2012Înființată în anul: 2011Tip societate:Societate comercială cu răspundere limitatăCAEN: 7311Descriere CAEN: Activități ale agențiilor de publicitateAdresă: B-dul Biruinței, nr. 107, Pantelimon, IlfovTelefon: 0314326843Sediu social: Sos. Pantelimon, Nr 10-12, Bloc Turn, Etaj 3, Sector 2, Bucuresti
1.2 Domeniul industrial
Înființată în anul 2011, S.C. Balkans Advertising S.R.L. oferă o paletă întreagă de servicii în domeniul Outsourcingului și al In Store marketingului.
1.3 Servicii oferite
S.C. Balkans Advertising S.R.L oferă ca și soluții de outsourcing, coordonarea personalului de retail:
- Team Leaderi- Relații cu clienții- Casieri- Mercantizori- Ajutor depozit- Securitate,
a serviciilor de marketing:- Verificare prețuri- Planograme simple și complexe magazin- Planograme departamentale- Analiză de sampling- Cumpărătorul misterios.
Ca și soluții In Store de marketing, coordonează personal în vânzări și marketing:
- vânzări- vizibilitate a brandului- consultanță- clientul misterios
1.4 Piața
3
Organizația își desfășoară activitatea în locațiile:- Media Galaxy- Selgros- Carrefour- Metro- Cora-Auchan.
1.5 Clienți
Capitolul 2Managementul S.C. Balkans Advertising S.R.L.
4
2.1 Viziunea și misiunea organizației
Misiunea firmei este reprezentată de urmărirea și îndeplinirea cu succes a pașilor:
1. Vă identificămnevoile
2. Găsim și analizămsoluții multiple.
3. Vă propunem cele maibune soluții de HRintegrate cu alte serviciiprecum: vânzări,producție, logistică,distribuție sau IT&C.
5. Dezvoltăm șiexecutăm programespecifice de training
6. Implementăm soluțiiintegrate, coordonăm,reacționăm, supervizămtoate aspectele unuiproiect.
7. Executăm și ne asumăm toateactivitățile legate deplăți
8. Raportăm și analizămtoate rezultatele și neîmbunătățim activitateadupă fiecare feed-back
2.2 Obiectivele și strategia organizației
Obiectivele unei firme pot și trebuie să fie circumscrise principalelor niveluri de realizare în timp și spațiu, adică:
- satisfacerea cererii pe măsura manifestării acesteia, în funcție de semnalul pieței din aval (pentru că vinzi ce ai produs, dar vei mai produce ce se cere și mai ales ce s-a vândut);
- reducerea costurilor, dar nu prin diminuarea calității;- creșterea flexibilității producției (prin standardizări ale reperelor și operațiilor),
pentru adaptarea rapidă la condițiile mediului;- creșterea fiabilității și calității producției, adică producerea unor servicii
superioare celor de pe piață, după opinia pieței;- reducerea timpului de livrare și deci diminuarea stocurilor;- asigurarea concordanței între obiectivele întreprinderii și aspirațiile
personalului.Obiectivele fundamentale ale întreprinderii rămân însă profitul, creșterea sau
dezvoltarea, securitatea și responsabilitățile sociale, acestea fiind condiționate atât
5
de calitatea și structura climatului intern, cât și de calitatea și amploarea relațiilor cu mediul.
2.3 Fișe de post
Fișa postului nr. 1
Descrierea postului
Titlu: Contabil
Departament: Financiar-contabil
Descrierea sarcinilor:1. Asigură evidența contabilă a stocurilor, a relațiilor cu terții, a trezoreriei și evidența
veniturilor și cheltuielilor
Contabilizează facturile emise pentru clienții interni
Înregistrează încasările și plațile în lei conform extrasului de cont
Operează încasările și plătile în numerar conform registrului de casă
Operează avansurile din trezorerie conform deconturilor
Înregistrează facturi de prestații furnizori interni
Înregistrează intrări de marfă în baza documentelor primite de la magazie (facturi interne,
facturi externe, DVI și NIR).
2. Întocmește situații și rapoarte financiar-contabile și verifică corelarea acestora
Întocmește săptămânal lista facturilor emise și neîncasate și lista avansurilor disponibile în lei
Întocmește balanțe de verificare pentru clienți
Întocmește liste de avansuri din trezorerie
Echipamente de lucru:Se impune folosirea unei ținute decente, de culoare neutră.
Instrumente de lucru:Instrumente de scris, chitanțier, coli, calculator, telefon, imprimantă, scanner.
Condiții de muncă: Posibilitatea necesității deplasării în scopul muncii
Riscuri:Riscul de a avea o pană de curent care să ducă la pierderea informației din calculator, de a rămâne fără baterie la telefon fiind absolut necesară contactarea superiorului, de a încurca chitanțe, conturi.
Program de lucru: 8 h/zi
Nivel de salarizare: 1000-1200 lei
6
Beneficii: Bonuri valorice, reducere la achiziționarea de produse din magazin în valoare de 50%
Comunicare: formală, pe verticală, cu directorul firmei.
Indicatori de performanță: Numărul erorilor întâlnite în documentele redactate, număr întârzieri la program, număr reclamații, controale fiscale finalizate cu succes, valoarea amenzilor.
Specificația postului
Studii: Studii superioare în domeniul economic
Experiență: în domeniu, cel puțin 1 an
Competențe: Contabilitate românească, utilizare programe de contabilitate, operare MS Office (Excel, Word )
Aptitudini: de calcul, de comunicare, de planificare și organizare a activităților specifice. De asemenea, inteligență, atenție concentrată, inițiativă, plăcere pentru lucrul cu cifre, putere de concentrare, rezistență la stres.
Carnet de conducere:Nu este neapărat necesar.
Disponibilitate program prelungit: Nu este neapărat necesar, doar ocazional însă cu plată suplimentară.
Limbi străine: Engleză și franceză, cel puțin nivel mediu.
Fișa postului nr. 2
Descrierea postului
Titlu: Agent securitate
Departament:Administrativ
Relații de subordonare:Șef de tură
Descrierea sarcinilor:
Asigură paza clădirii și a vecinătății;
Comunică către conducere posibilele tentative de efracție sau furt;
Menține legătura cu instituțiile care asigură utilități generale;
Îndeplinește atribuții privind implementarea și funcționarea SMC, în cadrul organizației.
Să consemneze tot ce este legat de clădirea sau clădirile pe care le are în pază
7
Să permită accesul în obiectiv numai în conformitate cu reglementările legale şi dispoziţiile interne
Să transmită de îndată șefului său ierarhic și conducerii unității beneficiare despre producerea oricărui eveniment în timpul executării serviciului și despre măsurile luate ;
În caz de incendii să ia imediat măsuri de stingere și de salvare a persoanelor, a bunurilor și a valorilor, să sesizeze pompierii și să anunțe conducerea unității și poliția ;
Să ia primele măsuri pentru salvarea persoanelor și de evacuare a bunurilor și a valorilor în caz de dezastre
Să sesizeze poliția în legătură cu orice faptă de natură a prejudicia patrimoniul unitații
Să nu absenteze fără motive temeinice și fără să anunțe în prealabil conducerea unității Echipamente de lucru:Uniformă și ecuson pentru identificare
Instrumente de lucru:
un monitor de supraveghere a clădirii de păzit, lanternă, un transmițător radio, sau o armă de foc.
Condiții de muncă: Statul în picioare și patrularea
Riscuri: Riscul de a fi atacat, agresat fizic sau verbal.
Program de lucru:8 h/zi în 2 ture
Nivel de salarizare:800-900
Beneficii: Bonuri valorice
Comunicare: Pe verticală cu șeful de tură
Indicatori de performanță: Numărul de reclamații, numărul de întârzieri și numărul de încălcări a regulamentului de ordine interioară.
Specificația postului
Studii: Medii plus diplomă de specializare
Experiență:O practică în domeniu ar putea anula necesitatea studiilor medii
Abilități:
capacitate de organizare a activității
aptitudini de comunicare cu şefii ierarhici superiori şi colaboratorii
persoană de încredere, cu reacţii rapide
8
responsabilitate personală
eficiență personală
spirit de echipă
comportament etic/integritate
acordare şi transmitere de informaţii
atenţie selectivă, concentrată şi distributivă
Carnet de conducere:Nu se cere
Disponibilitate program prelungit:Nu este cazul
Limbi străine:Engleză – nivel mediu
Fișa postului nr. 3
Descrierea postului
Titlu: Asistent Resurse-Umane
Departament: Resurse Umane
Relații de subordonare: Director de Resurse Umane
Descrierea sarcinilor:
Asistență specifică de resurse umane
o Întocmește și transmite adeverințe, în conformitate cu solicitările
o Verifică pontajele lunare și ștatele de salarii
o Distribuie fișele de salarii și tichetele de masă, la momentul efectuării plăților salariale
o Întocmește și ține evidența proceselor verbale de predare-primire ale tichetelor de masa
o Transmite informări periodice referitoare la concedii, zile de naștere, alte informații solicitate către superiorul direct și departamente
Evidența fizică și electronică a documentelor și altor echipamente
o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la salariați (date salariați, evidență concedii medicale și de odihnă, zile de naștere, abonamente sănătate, etc.)
o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la numerele de telefon ale companiei și la echipamentele de comunicație specifice, alocarea interioarelor aferente
9
o Creează și actualizează periodic bazele de date conținând detaliile referitoare la echipamentele de lucru și vestiarele alocate salariaților
o Creează și actualizează periodic baza de date referitoare la achizițiile de produse de catering și calculează lunar valoarea comenzilor ce trebuie plătite
o Gestionează și arhivează fizic documentele specifice alocate, în conformitate cu procedurile interne și reglementarile legale aplicabile
Menținerea relației cu autoritățile
o Verifică periodic datele înscrise în fișele de PSI și protecția muncii astfel încât să asigure conformitatea cu prevederile legale
o Transmite periodic informațiile necesare, în conformitate cu prevederile legale, către autoritățile de stat (ITM, ANOFM, Casa de Pensii, Direcția de Sănătate Publică, etc.)
o Realizează programările pentru controalele periodice de medicina muncii efectuate de salariații companiei
Execută orice alte dispoziții date de superiorul direct
Echipamente de lucru: Se cere costum și ecuson
Instrumente de lucru: Telefon, laptop, chitanțier
Condiții de muncă: Birou propriu cu necesitatea de deplasare în funcție de necesități și participarea la traininguri de specializare
Riscuri: Nu prezintă
Program de lucru: 8 h/zi în intervalul 8:00-16:00
Nivel de salarizare: 3000 lei
Beneficii: • transport gratuit ;
• acordarea unei mese pe zi în mod gratuit ;
• posibilitatea de pregătire în muncă prin cursuri de formare profesională ;
• organizarea de evenimente pentru angajaţi cum ar fi : birthday party (o dată la două luni pentru angajaţii care îşi sărbătoresc ziua de naştere), petrecere de Crăciun pentru toţi angajaţii.
• reducere de 50 % a tarifului de cazare la toate celelalte hoteluri care fac parte din S.C. Ana Group : Hotelul Bradul, Hotelul Poiana, Hotelul Sportul, toate situate în Poiana Braşov.
Comunicare: Pe verticală cu Directorul de Resurse Umane
10
Indicatori de performanță: Numărul de întârzieri în predarea rapoartelor, numărul întârzierilor la locul de muncă, operarea corectă și la timp a documentelor, rata retenției, valoarea amenzilor, costul mediu de recrutare, numărul reclamațiilor interne.
Specificația postului
Studii: Studii superioare
Experiență: Constituie un avantaj însă nu este obligatorie
Abilități: Foarte bună cunoaștere a legislației muncii și altor reglementări aplicabile, cunoștințe de management comercial, cunoștinte foarte bune de evidență și gestiune a documentelor, seriozitate și punctualitate.
Competențe cheie: capacitatea de analiză și sinteză, atenție la detalii, capacitatea de organizare a propriei activități, orientare spre rezultat, randament în muncă, adaptare profesională, abilități de comunicare și lucru în echipă, spirit de ordine și disciplină, comportament etic, rezistență la efort și stres
Carnet de conducere: Da
Disponibilitate program prelungit: Nu va fi nevoie.
Limbi străine: Engleza – nivel mediu
Capitolul 3Descrierea activităților din cadrul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.
11
Realizarea obiectivelor organizației impune efectuarea unui ansamblu de procese de muncă. Procesele de muncă derulate în cadrul organizației se clasifică în:
procese de execuție; procese de management.
Procesele de execuție reprezintă ansamblul acțiunilor prin care forța de muncă acționează asupra capitalului tehnic, în vederea obținerii de produse și servicii sau în acțiuni cu caracter funcțional-aprovizionare, vânzare, contabilitate, personal – prin care se pregătesc sau se aplică deciziile managerilor.
Procesele de execuție sunt efectuate de executanți – muncitori și personal din aparatul managerial care nu au funcții de conducere (ingineri, economiști, sociologi, tehnicieni s.a.).
Procesul de management reprezintă ansamblul integrat al acțiunilor de prevedere, organizare, coordonare, antrenare a personalului și control exercitate de sistemul conducător în vederea stabilirii și realizării obiectivelor organizației.
Procesul de management este exercitat de manageri, care constituie subiectul sau sistemul conducător.
La baza tuturor funcțiilor managementului și a deciziei manageriale stau informarea și comunicarea. Exercitarea tuturor funcțiilor managementului și adoptarea deciziilor necesită informații relevante asupra mediului intern și extern al organizației.
Exercitându-și funcțiile sale, managementul pune în mișcare o serie de activități, grupate după omogenitatea lor în funcțiunile organizației, care sunt: funcțiunea de cercetare-dezvoltare, de producție, comercială, financiar-contabilă și de personal.
Toate funcțiile managementului se regăsesc în fiecare din funcțiunile organizației. De exemplu, se antrenează personalul prin acordarea de stimulente psiho-sociale în vederea realizării sarcinilor; se controleaza realizarea obiectivelor cantitative și calitative și adoptă misuri de reglare a activităților de producție.
În formularea și delimitarea funcțiilor managementului este necesar să aibă în vedere următoarele cerințe:
funcțiile managementului sunt acțiuni tipice care sunt influențate în mod obligatoriu de orice subiect de conducere ce exercită o influență rațională asupra obiectului condus, de complexitatea acestuia;
acțiunile funcțiilor conducerii urmează una după alta într-o anumită succesiune în timp;
12
Pornind de la aceste cerinte, precum si de la diferite puncte de vedere asupra functiilor managementului, managerii din cadrul companiei exercită următoarele funcții:
previziunea; organizarea; coordonarea; antrenarea; control reglarea;
3.1 Activitatea de previziune
Funcția de previziune cuprinde ansamblul acțiunilor prin care se stabilesc obiectivele firmei pe termen scurt, mediu și lung, se formulează modalitățile de acțiune în vederea realizării acestora și se fundamentează necesarul de resurse.
Previziunea răspunde deci la întrebările: “ce trebuie și poate fi realizat în cadrul firmei?” în condițiile și cu desemnarea resurselor necesare.
Rezultatele previziunii se împart în funcție de orizont, grad de detaliere și obligativitate în trei categorii principale:
prognoze; planuri; programele;
Prognozele acoperă un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ, nefiind obligatorii. De regulă, prognozele, fie ca sunt normative sau exploratorii, se rezumă la principalele aspecte implicate, în final conținând un set de date cu valoare indicativă referitoare la ansamblul firmei sau la principalele activități încorporate.
Planurile, în care se finalizează cea mai mare parte a proceselor de previziune, se referă, de regulă, la perioade cuprinse între 5 ani și o lună. Gradul lor de detaliere variază invers proporțional cu orizontul, în mod firesc planurile curente fiind detaliate, în timp ce planul întreprinderii pe 5 ani se rezumă doar la obiectivele fundamentale ale firmei și principalele resurse aferente. Planurile firmei au un caracter obligatoriu, fiind baza desfășurarii activităților încorporate. Planurile se fundamentează pe baza obiectivelor și orientărilor stabilite prin strategie, tactică și politică pe care le detaliază și le fundamentează mai riguros.
Programele sunt a treia modalitate principală de concretizare a previziunii. Specificul lor este orizontul redus, cel mai adesea o decadă, o săptămână, o zi, un schimb, o oră. Firește, programele sunt foarte detaliate, elementele cuprinse fiind obligatorii și prezentând un grad ridicat de certitudine. De regulă, programele cuprin previzionări referitoare la activitățile de fabricație și aprovizionare, stabilind în mod precis cantitățile de produs sau materie primă pe formații de muncă și executanți, la nivel de săptămână, zi, schimb ș.a.
13
În condițiile trecerii la economia de piață, caracteristic societății comerciale S.C. Balkans Advertising S.R.L în perioada actuală este:
1. reconsiderarea abordării funcției de previziune, în sensul fundamentării sale pe cercetări de piață, pe cerințele și nevoi ale consumatorilor, apelând la instrumentarul de marketing;
2. exercitarea sa la nivelul agentului economic.
Exercitând funcția de previziune cu componentele sale, managerii promovează, totodată, schimbări structurale la nivelul firmei. Așadar, funcția de previziune este strâns legată de managementului schimbărilor.
3.2 Activitatea de organizare
Funcția de organizare la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L desemneză ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală și componentele lor (mișcări, timpi, operații, lucrări, sarcini etc.), precum și gruparea acestora pe posturi, formații de muncă, compartimente și atribuirea lor personalului, corespunzător anumitor criterii manageriale, economice, tehnice și sociale, în vederea realizării în cât mai bune condiții a obiectivelor previzionate.
Deci, funcția de organizare răspunde la întrebările: cine și cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei? Răspunsul îl constituie combinarea nemijlocită a resurselor umane și, în mod indirect, materiale, informaționale și financiare, la nivelul locurilor de muncă, compartimentelor și firmei în ansamblul său.
După domeniul la care se referă, deosebim la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L: organizarea muncii și organizarea managementului.
Organizarea muncii cuprinde un ansamblu de acțiuni privind diviziunea muncii pe operații, selecția personalului, servirea normală a locurilor de muncă, stabilirea ritmului normal de muncă, normarea muncii, stimularea eficientă a angajaților, crearea condițiilor ergonomice ale muncii.
Organizarea managementului, ce cuprinde în principal acțiuni prin care se constituie structura organizatorică a conducerii organizației și sistemului informațional al acesteia.
În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, organizarea înregistrează o dezvoltare deosebită. Reflectarea acestei situații o reprezintă conturarea organizării ca o disciplină stiințifică de sine stătătoare, care înglobează un ansamblu de concepte specifice și un bogat evantai operațional. Dintre acestea menționăm: analiza postului, analiza variabilelor organizaționale, drumul critic, diagrama ASME, diagrama GANTT, graficul Hyjmans, operagrama și organigrama.
De reținut, la fel ca și la previziune, dublul caracter al organizării:
14
1. funcție a managementului2. domeniu de sine stătător,
ce nu se exclud, ci, dimpotrivă, sunt complementare, evident subordonate realizării obiectivelor fundamentale ale societății comerciale sau regiei autonome.
Trecerea la economia de piață impune o organizare cu un pronunțat caracter creativ, flexibil și dinamic, de natură să asigure diferențierea sa în funcție de caracteristicile agenților economici și mediului ambiant, astfel încât să faciliteze la maximum desfășurarea unor activități profitabile.
3.3 Activitatea de coordonare
Activitatea de coordonare constă în ansamblul proceselor de muncă prin care se armonizează deciziile și acțiunile personalului firmei și ale subsistemelor sale, în cadrul previziunilor și sistemului organizatoric stabilite anterior.
Funcția de coordonare cuprinde ansamblul acțiunilor prin care managerul firmei S.C. Balkans Advertising S.R.L crează și menține armonia între activitățile și oamenii pe care îi conduce, într-un mediu ce se află într-o continuă schimbare.
Coordonarea reprezintă dinamica funcției de organizare, a cărei necesitate rezultă în principal din:
- dinamismul agentului economic și al mediului ambiant, imposibil de reflectat în totalitate în previziuni și în sistemul organizatoric;
- complexitatea, diversitatea și, parțial, ineditul reacțiilor personalului și subsistemelor firmei, ce reclamă un „feed-back” operativ, permanent de natură să asigure corelarea adecvată a deciziilor și a acțiunilor acestora.
Prin organizare se creează statica sistemului conducător, a celui condus și a sistemului legăturilor dintre acestea. Adică, se definesc posturile cu obiectivele, sarcinile, autoritatea și responsabilitatea conferite lor, se proiectează aria de coordonare conferită fiecărui manager prin stabilirea ponderii ierarhice, se definesc compartimentele și atribuțiile lor, se concepe ansamblul relațiilor organizaționale între posturi și compartimente.
Prin coordonare se pune în mișcare cadrul organizatoric proiectat și se aduc corecții în funcție de disfuncționalitățile care apar ca urmare a acțiunii unor factori destabilizatori, mentinând armonia între activitățile și personalul condus.
Din analizele efectuate la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L a rezultat că, coordonarea îmbracă cele 2 forme cunoscute:
bilaterală , care se derulează între managerul și subordonatul unui departament, ce asigură preântâmpinarea filtrajului și distorsiunii, obținerea operativă
15
a „feed-back”-ului. Principalul dezavantaj este consumul mare de timp, în special din partea managerilor.
multilaterală , ce implică un proces de comunicare concomitentă între un manager și mai mulți subordonați, folosită pe scară largă, în deosebi în cadrul ședințelor.
Coordonarea la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L are la bază comunicarea și ședința, ca modalități concrete prin care se realizează acțiunile acestei funcții a managementului.
3.4 Activitatea de antrenare
Activitatea de antrenare reprezintă ansamblul acțiunilor prin care un manager influențează activitățile colaboratorilor săi în vederea atingerii obiectivelor stabilite, prin satisfacerea nevoilor care îi motivează.
Deci scopul antrenării, care are un pronunțat caracter operațional, este implicarea cât mai profundă, cât mai eficace a personalului de execuție și de conducere la realizarea obiectivelor ce-i revin, deduse din obiectivele întreprinderii. Prin urmare, antrenarea răspunde la întrebarea: de ce personalul participă la stabilirea și realizarea obiectivelor circumscrise acesteia?
Motivarea, în funcție de modul de condiționare a satisfacțiilor personalului, de rezultatelor obținute, este pozitivă sau negativă.
Motivarea pozitivă se bazează pe amplificarea satisfacțiilor personalului din participarea la procesul muncii, ca urmare a realizării sarcinilor atribuite, în condițiile în care nivelul sarcinilor obligatorii de realizat este accesibil majorității executanților.
Motivarea negativă se bazează pe amenințarea personalului cu reducerea satisfacțiilor dacă nu realizează întocmai obiectivele și sarcinile repartizate, al căror nivel este foarte ridicat, inaccesibil în condițiile date unei părți apreciabile a executanților.
O altă componentă importantă a antrenării o reprezintă leadership-ul, care, în sens restrâns, reprezintă modalitatea de direcționare a executanților în vederea realizării sarcinilor și obiectivelor atribuite.
În cele ce urmează, voi atașa grila vânzărilor pe care trebuie să le realizeze consultanți pentru primirea unor bonusuri:
Locatie
TARGET
BAM 3D WHITE LUXE
sales/hour
BAM AIOsales/hour
MOCminimum
sales/hour in order to
MOC sales/hour
POCsales/weekend
16
receive the target for Luxe and
AIO
Auchan Bucuresti Titan 4 6 5 6 4Auchan Bucuresti Militari 3 4 6 7 1Auchan Pitesti 2 3 8 9 1Auchan Cluj 2 3 6 7 0Auchan Timisoara 1 3 7 8 3Cora Pantelimon 4 5 9 10 3Cora Lujerului 3 5 9 10 1Cora Berceni 4 5 4 5 5Cora Cluj Napoca 3 4 4 5 3Carrefour Baneasa 4 5 10 11 4Carrefour Berceni 3 4 5 6 1Carrefour Colentina 2 3 4 5 4Carrefour Militari 3 4 7 8 3
Carrefour Orhideea 4 5 9 10 8Carrefour Unirii 3 4 10 11 N/ACarrefour Brasov 2 4 5 6 3Carrefour Ploiesti 4 5 8 9 5Carrefour Cluj 2 3 6 7 3Carrefour Constanta 2 3 5 6 5Carrefour Iasi Felicia 2 3 5 6 1Carrefour Iasi Era 1 3 4 5 4Carrefour Oradea Era 1 3 3 4 1Real Bucuresti Vitan 3 5 4 5 5Real Bucuresti Cotroceni 3 5 7 8 4Real Bucuresti Policolor 2 3 7 8 3Real Galati 2 3 5 6 3Real Craiova 2 3 4 5 1Real Oradea 1 3 4 4 5 3Real Brasov 2 3 6 7 3Real Timisoara 1 2 3 5 6 3Real Bucuresti Berceni 2 3 3 4 1Carrefour Suceava 2 3 4 5 3Cora Alexandriei 2 3 7 8 3Cora Baia Mare 3 4 4 5 3
Dacă pentru fiecare locație consultantul reusește să vîndă numărul de produse înscrise în tabelul de mai sus, primește 160 lei. Dacă îndeplinește o parte din numărul cerut, primește astfel:
AIO/Luxe 60 leiMOC 50 lei
17
POC 50 lei
3.5 Activitatea de control
Activitatea de control cuprinde ansamblul acțiunilor de evaluare operativă și postoperativă a rezultatelor organizației, a verigilor ei organizatorice și a fiecărui salariat, de identificare a abaterilor care apar de la obiectivele, normele, normativele și standardele stabilite inițial și a cauzelor care le-au generat, precum și de adoptare de măsuri care să asigure eliminarea abaterilor, menținându-se echilibrul dinamic al organizației.
Această funcție răspunde la întrebarea „cu ce rezultate s-a finalizat munca depusă?”.
Rolul principal al acestei funcții îl reprezintă asigurarea realizării obiectivelor organizației în condițiile dinamismului mediului intern și extern în care acesta acționează.
Principalele activități ale funcției de control-reglare la nivelul S.C. Balkans Advertising S.R.L sunt următoarele:
evaluarea operativă și postoperativă a realizărilor firmei, verigilor ei organizatorice și a fiecărui salariat;
compararea realizărilor cu obiectivele, sarcinile atribuite, normele, normativele, standardele stabilite inițial și evidențierea abaterilor;
identificarea cauzelor care au generat abaterile;
adoptarea măsurilor de reglare, adică de efectuare a corecțiilor care se impun și de adaptare a organizației la noile condiții ale mediului ambiant.
Pentru a fi eficient este necesar ca procesul de evaluare-control sa fie continuu, nelimitandu-se la perioadele de incheiere a planului sau programului – an, trimestru, luna etc. O evaluare eficace se realzeaza de-a lungul perioadelor de indeplinire a obiectivelor previzionate, cu intensitate sporita asupra puntelor strategice si in perioadele critice, decisive pentru competitivitatea rezultatelor.
De asemenea, funcția de evaluare-control trebuie să aibă într-o măsură cât mai mare un caracter preventiv, deci de preântâmpinare a deficiențelor și, dacă acestea s-au produs, corectiv. În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, control-evaluarea de tip constatativ a dispărut, fiind înlocuită cu o evaluare axată pe analiza relațiilor cauză-efect, cu un control activ, concretizat în decizii și acțiuni manageriale eficace.
De aceea, munca angajaților de pe teren, subordonații S.C. Balkans Advertising S.R.L sunt supravegheați de team-leaderi, clienți misterioși și chiar
18
personalul de birou al firmei, care vin în control în punctele de lucru și notează angajații.
Capitolul 4Procese manageriale la nivelul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.
4.1 Procesul de recrutare
În cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L, procesul de recrutare este unul aproape continuu, deoarece firma are nevoie de foarte mulți angajați pentru a-și îndeplini sarcinile și obiectivele, dar și deoarece rata de părăsire a locului de muncă în cadrul acesteia este foarte ridicată. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea angajaților văd locul de muncă în cadrul firmei ca pe unul temporar, iar când obțin ceva mai bine plătit sau mai plăcut, renunță imediat, în ciuda faptului că
19
activitatea pe care o au, cea de consultanță, promovare sau merchandising este mult mai bine plătită decât în alte firme.
În cadrul S.C. Balkans Advertising S.R.L, procesul de recrutare presupune:
a. Planificarea personalului
Prima etapă este aceea de analizare a personalului și a necesității unui nou angajat. Mai întâi se stabilește dacă într-adevar este nevoie de acel post sau dacă sarcinile aferente acestuia pot fi realocate altor posturi.
b. Descrierea postului
Succesul recrutării este dificil de obținut dacă posturile sunt vag definite. Indiferent daca postul este mai vechi sau este nou-creat, se precizează clar ce oferă și ce anume se cere titularului său. Specialiști în RU includ detalii precise despre calitățile, experiența și calificările necesare, data de începere a activității și caracteristici ale locului de muncă.
c. Bugetul recrutării
Selecția personalului este una dintre cele mai costisitoare activități de resurse umane. De aceea, bugetul este pregătit cu grija. Calcularea acestor costuri permite controlarea mai atentă a întregului proces de recrutare, precum și înțelegerea mai bună a consecințelor unor greșeli de selecție.
d. Cine efectuează recrutarea?
În firma S.C. Balkans Advertising S.R.L, deoarece este una mică ca și dimensiune, recrutarea este condusă în mod frecvent de o singură persoană (managerul), ajutat de o altă persoană specializată în problemele de secretariat.
Indiferent cine sunt recrutorul și selectorul, aceștia trebuie să cunoască de câți și de ce fel de angajați au nevoie, unde și cum să îi caute, cum să îi atragă, cum să identifice printre candidați pe cei care corespund cerințelor posturilor vacante, cum să ia și cum să comunice decizia de angajare.
e. Când începe recrutarea?
Există un moment optim în care trebuie declanșată recrutarea. Acesta depinde în primul rând de tipul și numărul de angajați căutați. Estimarea timpului necesar găsirii acestora se face urmând etapele firești ale recrutării personalului.
f. Sursele de recrutare
Metode de recrutare : Interne: promovarea postului liber in interiorul companiei, in locurile
special amenajate unde sunt anuntate diferite informatii necesare sau spre interesul angajatiilor
Externe: - pe site-ul de recrutare www.bestjobs.ro
20
Strategia de recrutare începe prin definirea nivelului la care se va desfășura aceasta: local, regional sau național. Atât cât permit resursele firmei, nivelul ales trebuie să fie cel mai înalt posibil. Nu se poate vorbi despre „cea mai bună sursă de recrutare” în general. Fiecare organizație trebuie să încerce să identifice cea mai potrivită sursă de recrutare, în funcție de localizarea, mărimea, imaginea și bugetul ei, precum și de natura posturilor vacante.
g. Dosarul de candidatură
Dosarul de candidatură adună toate informațiile relevante despre candidați. Evaluarea dosarelor de candidatură va permite determinarea calificărilor fiecărui candidat în raport cu cerințele postului vacant și constituie prima modalitate de triere a candidaților.
h. Interviul preliminar (de recrutare)
Interviul de recrutare poate adăuga informații utile celor deja acumulate prin intermediul formularului de candidatură și are mai degrabă un caracter exploratoriu. Scopul susținerii lui este eliminarea candidaților inacceptabili sau care dovedesc un interes prea scăzut față de postul vacant.
4.2 Procesul de selecție
a. Testele de selecție
Utilitatea testării candidaților este unul dintre aspectele cele mai controversate ale procedurii de selecție. Deși trebuie să se mențină un oarecare scepticism în privința calității selecției realizate pe baza unor teste, acestea nu pot fi cu totul excluse dintre criteriile de luare a deciziei finale.
b. Interviul de selecție
Alegerea celui mai potrivit candidat nu se poate face fără o discuție cu acesta. Interviul de angajare este o parte importantă a procesului de selecție de personal, și totuși, numai interviurile bine conduse sunt cu adevărat utile în luarea deciziilor de selecție.
c. Trierea candidaților
Trierea este o forma de selecție prin care se identifică și se elimină candidații necorespunzători. Scopul este de a îndepărta din procesul de recrutare pe acei candidați care în mod evident nu corespund cerințelor posturilor vacante.
Trierea economisește timp și bani. În cazul trierii multiple, fiecare dintre etapele și criteriile de selecție constituie obstacole care, dacă nu sunt depășite de candidat, conduc la respingerea sa.
Premisa de la care se pleacă este că un candidat care nu satisface toate cerințele postului nu poate avea performanțe adecvate pe acel post. De cele mai
21
multe ori însă, lipsa anumitor calități ale candidatului poate fi compensată de deținerea altor calități.
d. Decizia de selecție
Selecția finală îl vizează de obicei pe acel candidat care întrunește toate cerințele esențiale ale postului și care are cât mai multe dintre trăsăturile de personalitate ce alcătuiesc portretul unui candidat ideal.
Multi candidați valoroși se pierd, din cauza eșecului firmei în menținerea unei legături corespunzătoare cu aceștia pe parcursul derulării selecției. Întârzierea unui răspuns este exemplul tipic în acest sens.
e. Evaluarea selecției
Evaluarea activității de recrutare și selecție măsoară gradul de îndeplinire a obiectivelor propuse de la bun început (ocuparea posturilor vacante cu angajați performanți și stabili).
Pentru a facilita succesul selecției, firma S.C. Balkans Advertising S.R.L încearcă să atragă mai mulți candidați decât urmează să angajeze. Stabilirea unui număr optim de candidați îi oferă siguranța ca din cadrul grupului recrutat se pot alege angajații doriți, fără riscul de a fi nevoită să repete acțiunea în cazul neocupării posturilor.
Capitolul 5Descrierea sistemelor din cadrul
S.C. Balkans Advertising S.R.L.
5.1 Sistemul informațional
Sistemul informațional al S.C. Balkans Advertising S.R.L poate fi definit ca acea componentă a managementului firmei care încorporează totalitatea resurselor informaționale create, prelucrate și transmise pe circuite informaționale, precum și a tehnicilor și mijloacelor de procesare a acestora în vederea creșterii rapidității și fiabilității actului decizional.
Componentele sistemului informațional
22
Corespunzător etapelor ce se parcurg în cadrul sistemului informațional, se disting următoarele faze succesive: culegerea informației, efectuată pe teren de către team-leaderi, consultanți, promoteri, clienți misterioși sau merchandaseri, analiza datelor transmise de aceștia de către angajați în birouri, elaborarea informației de comandă și acțiunea propriu-zisă.
Realizarea unei informări complete și de calitate, precum și valorificarea integrală a informației poate fi posibilă doar în cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, ce cuprinde: proceduri, metode, mijloace folosite pentru generarea și păstrarea datelor cât și pentru transformarea lor în informații pe care ulterior să le transmită se clienți.
Componentele identificate sunt:- resursele informaționale- circuitele informaționale - procedurile de tratare a informațiilor.
Așa cum am menționat, resursele informaționale sunt componenta a cărei calitate tinde să condiționeze într-o mare măsură conținutul și eficiența de ansamblu a firmei. De altfel, acestea reprezintă o componentă importantă pentru fiecare tip de activitate din cadrul firmei.
Firma, pe lângă faptul că reprezintă un astfel de instrument de obținere pentru marii producători a informațiilor vitale cu privire la piață: dinamică, dimensiuni, structură, etc., la competiție: cota de piață, segmente ocupate de cumpărători, prețuri practicate, servicii oferite, la consumatori: segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare, trebuie să se ocupe și de determinarea locului ei pe piață printre firmele ce oferă aceleași servicii, care în București, sunt destul de multe.
Astfel, cu ajutorul acestora, firma își dezvoltă și actualizează următoarele funcții:- funcția comercială: găsesc cei mai buni furnizori, valorifică spații de stocare și administrarea vânzărilor.- funcția de cercetare-dezvoltare: își planifică resursele materiale, umane, face planuri de investiții sau dezvoltă noi teme de cercetare.- funcția de marketing, ce reprezintă principala activitate a acesteia, cercetarea pieței, strategia de reclamă, planificarea și analiza vânzărilor.- funcția financiar contabilă: planificare profit, contabilitatea cheltuielilor și a veniturilor.- funcția de personal: recrutare, selecție, angajare, formare și perfecționare, salarizare, promovare.
5.2 Sistemul comunicațional
Comunicarea internă
În procesul de comunicare în cadrul organizaţiei stau la dispoziţia personalului următoarele metode:
23
clasice: decizii, circulare interne, informări, comunicare prin poştă, telefon, fax; moderne: mesaje trimise prin poştă electronică.
Fluxul principal al comunicării în domeniu are loc între compartimentele funcţionale.
Comunicarea externă
În cadrul firmei, comunicarea externă îmbracă şi alte forme, diferite de comunicarea de tip managerial:
Comunicarea externă operaţională, realizată între membrii organizaţiei cu interlocutori din exteriorul organizaţiei
Comunicarea externă strategică, care constă în construirea sau extinderea unei reţele de comunicare
Comunicarea externă de promovare (publicitate, relaţii publice).
În exterior, firma comunică cu:
Autorităţile de Mediu şi Protecţia Muncii; Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale; Alte instituţii.
Organizaţia întreţine o permanentă relaţie de comunicare cu societatea civilă (vecini, organizaţii nonguvernamentale, comunităţi locale). Sesizările, reclamaţiile şi plângerile venite din această direcţie sunt analizate după caz la nivelul conducerii organizaţiei şi li se răspunde direct, în scris, în termen maxim de 10 zile.
Capitolul 6Finanțele organizației S.C. Balkans Advertising S.R.L.
6.1 Bilanț contabil 2012-2013
2012 2013Active imobilizate 0 0
Active circulante 254.658 379.974Stocuri -98 87.155Creanțe 206.004 269.297Casa și conturi 48.752 23.522
Capitaluri proprii -111.140 -409.093Capital social 200 200
24
Datorii 365.798 789.057Datorii pe termen scurt 365.789 789.057Datorii pe termen lung 0 0
Tab. 1 Bilanț contabil la data de 31.12.2013
6.2 Cont de profit și pierdere 2012-2013
2012 2013Cifra de afaceri 1.083.252 3.707.700VENITURI TOTALE 3.709.457CHELTUIELI TOTALE 4.007.400Rezultat Brut Profit/pierdere -110.475 -297.943Rezultat Net Profit/pierdere -110.475 -297.943
Tab. 2 Cont de profit și pierdere la data de 31.12.2013
6.3 Indicatori financiari
Indicatori 2012 2013Profitabilitate
Marja Profitului Net -10,20 % -8,04 %Creșterea Cifrei de
Afaceri0 % 242,27 %
Randamentul Capitalului 0 % 0 %Solvabilitate
Grad total de îndatorare 143,64 % 207,66 %
25
