B1.5. Realizarea a 4 dezbateri privind raportul B1.5. Realizarea a 4 dezbateri privind raportul intermediar cu personalul implicat in activitati

specifice SCMI_v2

Prezentarea concluziilor raportului

INFO BASIC• Controlul intern OMFP 946/2005

• Responsabilii cu implementarea SCMI. Conform prevederilor legale (OUG 119/1999 șiOMFP 946/2005), responsabilii cu implementarea SCIM sunt:

• Conducătorul entității publice;

• Membrii Comisiei de implementare SCIM;

• Președintele Comisiei de implementare SCIM; • Președintele Comisiei de implementare SCIM;

• Conducătorii compartimentelor componente ale entității publice;

• Restul salariaților.

• Nevoia de SCMI:

• Eficienţa şi eficacitatea operaţiunilor;

• Autenticitatea raportărilor financiare;

• Conformitate cu legi şi regulamente.

DIAGNOZA SCMIDIAGNOZA SCMI

DIAGNOZA SCMIASPECTE METODOLOGICE

• ANALIZA LEGISLATIVA SI DOCUEMENTARA

• STUDIU EX-ANTE• STUDIU EX-ANTE

• 1200 chestionare aplicate la nivelul instituțiilor din coordonarea MECS

• 24 inteviuri la nivelul MEN

• 41 interviuri la nivelul ISJ

• 32 FG

Câteva date rezultate din sondaj…Câteva date rezultate din sondaj…

Care credeţi că ar fi principalele avantaje ale respectării unor reguli și proceduri clare în instituţia dumneavoastră? – Alte avantaje

20%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Întrebare deschisă, răspunsuri codificate.

Întrebare filtrată – 10% dintre respondenţi, care văd și alte avantaje

20%

47%

15%

5%

5%

9%

Creșterea gradului de organizare în instituţie

Eficienţa activităţilor derulate în instituţie

Mai multă ordine și disciplină în unitate

Creșterea prestigiului unităţii

Creșterea performanţei elevilor

Altceva

În ce măsură apreciaţi că este necesar un control al modului în care se respectă regulile și procedurile în instituţia dumneavoastră?

22%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

În foarte mare măsură

43%

26%

8%

1%

În mare măsură

În mică măsură

În foarte mică măsură/Deloc

NȘ/NR

Cum ar trebui să fie un astfel de control al respectării regulilor și procedurilor?

4%2%

Preponderent extern Intern și extern, în egală măsură

Preponderent intern NȘ/NR

62%

32%

Cine credeţi că ar trebui să se ocupe de controlul respectării regulilor și procedurilor în instituţie?

-9% 91%Conducerea instituţiei

Nu Da

-42%

-65%

-67%

-65%

-44%

-78%

58%

35%

33%

35%

56%

22%

Șefii de departamente, compartimente

Toţi angajaţii

Responsabilul de resurse umane

Contabilul, responsabilul financiar

O comisie sau o persoană special numită pentru control

Cineva din afara instituţiei

Aţi auzit de Sistemul de Control Intern Managerial, reglementat prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 946/2005, privind aprobarea Codului Controlului Intern Managerial?

3%

Da Nu NȘ/NR

78%

19%

Dar despre evaluarea externă a calităţii educaţiei prin ARACIP (instituţie înfiinţată prin Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005), aţi auzit?

1%

Da Nu

99%

Cât de informat credeţi că sunteţi despre Sistemul De Control Intern Managerial, reglementat prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005?

19%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Foarte bine informat

55%

20%

6%

1%

Bine informat

Slab informat

Deloc informat

NȘ/NR

Dar despre evaluarea externă a calităţii educaţiei prin ARACIP (instituţie înfiinţată prin Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005), cât de informat sunteţi?

36%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Foarte bine informat

57%

7%

1%

Bine informat

Slab informat

Deloc informat

Care dintre cele două variante de control consideraţi că ar fi cea mai utilă pentru buna desfășurare a activităţii instituţiei dumneavoastră?

31%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Control intern (SCMI)

7%

55%

1%

4%

Control extren (ARACIP)

Ambele

Niciunul

Nu pot aprecia

Care sunt principalele surse de informare utilizate de dumneavoastră privind legislaţia referitoare la controlul intern?

-46% 49%Monitorul Oficial

Nu Da

5%

NȘ/NR

-23%

-34%

-52%

-12%

-50%

-65%

73%

63%

42%

86%

45%

21%

Informările interne ale superiorilor din cadrul instituţiei

Sesiunile de informare derulate de alte structuri supraordonate (inspectorat, minister, etc)

Expertiza colegilor din instituţie

Internetul

Mass media

Alte surse

3%

4%

5%

2%

5%

14%

Aţi participat vreodată la o sesiune de informare sau instruire pe tema controlului managerial intern?

1%

Da Nu NȘ/NR

57%

42%

Credeţi că ar fi utilă participarea angajaţilor la o sesiune de instruire pe tema controlului managerial intern?

5% 3%

Da Nu NȘ/NR

92%

Vă voi citi o listă cu mai multe documente privind controlul managerial intern. Vă rog să ne spuneţi dacă aţi auzit sau nu despre ele.

-16% 83%Standarde de control managerial intern

Nu Da

1%

NȘ/NR

-11%

-20%

-26%

-15%

-12%

88%

77%

71%

83%

86%

Decizia de numire a comisiei de evaluare controlului managerial intern

Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial intern

Situaţia centralizatoare periodică, anuală. privind stadiul implementării SCMI

Chestionar de autoevaluare a sistemului de control managerial intern

Proceduri operaţionale

1%

2%

2%

2%

2%

Dumneavoastră, personal, aţi participat la definirea unei proceduri operaţionale din cadrul instituţiei dumneavoastră?

1%

Da Nu NȘ/NR

72%

27%

Vă voi citi o listă cu mai multe afirmaţii sau negaţii. Vă rog să ne spuneţi în ce măsură sunteţi de acord sau nu cu acestea.

27% 39% 16% 12% 6%Formularele privind raportările, planurile și procedurile de implementare sunt prea complicate

Acord total Acord parţial Dezacord parţial Dezacord total Nu pot aprecia/Nu răspund

23%

21%

18%

8%

10%

40%

40%

36%

33%

28%

17%

15%

19%

28%

29%

15%

11%

21%

25%

24%

5%

12%

7%

6%

9%

Limbajul utilizat în legislaţia privind sistemul de control managerial este mult prea tehnic

Sistemul de control managerial intern se suprapune cu cel extern privind asigurarea calităţii în învăţământ

Sistemul de control managerial intern este aplicat formal în instituţiile publice

Angajaţii din instituţiile publice nu cunosc standardele și procedurile

Sistemul de control managerial intern actual nu este adecvat pentru sistemul de învăţământ

Vă voi citi o listă cu mai multe afirmaţii sau negaţii. Vă rog să ne spuneţi în ce măsură sunteţi de acord sau nu cu acestea.

79% 19% 1%00%1%Informarea și instruirea personalului privind aplicarea sistemului de control managerial este necesară

Acord total Acord parţial Dezacord parţial Dezacord total Nu pot aprecia/Nu răspund

82%

72%

52%

16%

15%

23%

30%

33%

1%

2%

8%

29%

00%

1%

6%

14%

1%

2%

3%

8%

Un ghid privind modul de aplicare a sistemului de control intern în sistemul de învăţământ ar fi foarte util

Un sistem informatizat privind sistemul de control managerial ar fi util

E nevoie de mai multă îndrumare din partea MEN privind aplicarea sistemului de control intern în învăţământ

Impactul prezent al aplicării sistemului de control intern asupra activităţilor din învăţământ este redus

• Misiunea sistemului de control intern/ managerial este de a optimiza capacitatea

administrativ ă, modalitatea de atingere a rezultatelor constând în cooper area

tuturor factorilor implica ți, de la conducere pân ă la simplul angajat ;

implementarea acestuia, ca proces cu intrări și ieșiri, depinde de coeficienți aleatoriiimplementarea acestuia, ca proces cu intrări și ieșiri, depinde de coeficienți aleatorii

de influențare.

• Reducerea acestor variabile atrage după sine îmbunătățirea calității procesului,

acest fapt depinzând, în întregime, de decizia de management a conducerii

organiza ției/ institu ției publice.

Cadrul legislativ pentru implementarea SCMI

• Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv – republicatăfinanciar preventiv – republicată

• Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile

publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările și

completările ulterioare - republicat

Principiile generale care guverneaz ă viziunea referitoare la controlul intern în cadrul unei unit ăți de înv ățământ:

• să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului (intern şi extern) specific unității de învățământ;

• să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/acţiunile derulate la nivelul unității de învățământ;unității de învățământ;

• să fie construit cu “instrumentarul” aplicabil oricărei unității de învățământ;• să aibă ca finalitate asigurarea că obiectivele propuse vor fi atinse, cu un grad de

încredere satisfăcător;• să nu presupună costuri sau acestea să nu depăşească beneficiile rezultate din

funcţionarea sa ca sistem;• să fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse în standardele de control

intern.

Constituirea Comisiei de implementare a SCMI:

• responsabilitatea revine conducătorului entităţii /manageruluigeneral;

• participă şefii de compartimente/managementul de linie şispecialişti recunoscuţi din cadrul acestora;specialişti recunoscuţi din cadrul acestora;

• se constituie prin ordin sau decizie a managementului general;• este o comisie de lucru şi monitorizare a activităţilor specifice

implementării sistemului de control managerial – SCIM;• este o comisie constituită temporar, nu un compartiment (birou,

serviciu).

• Componenţa, modul de organizare și de funcţionare, precum sialte elemente privind această comisie se stabilesc, in funcţie decomplexitatea și de volumul activităţilor din fiecare unitate de

Comisia de control intern/managerial

complexitatea și de volumul activităţilor din fiecare unitate deînvăţământ, de către conducătorul acesteia.

• Comisia se întrunește trimestrial sau ori de câte ori este nevoie lasolicitarea responsabilului comisiei sau a conducerii unităţii deînvăţământ.

• Comisia de control managerial intern este subordonatădirectorului unităţii de învăţământ.

ATRIBUŢIILE CCI/M

• Stabilirea atribuţiilor angajaţilor în concordanţă cu misiunea unităţii deînvăţământ, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şieficienţă;

• Protejarea fondurilor publice alocate unităţii de învăţământ împotriva• Protejarea fondurilor publice alocate unităţii de învăţământ împotrivapierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;

• Monitorizarea respectării de către angajaţi a legislaţiei în vigoare, aregulamentului intern şi a deciziilor conducerii;

• Dezvoltarea şi întreţinerea sistemelor de colectare, prelucrare, actualizare,difuzare şi stocare, a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere.

Standarde de control intern/ vs. standard de calitate

- Standardele de control intern au un caracter general, cu aplicabilitate peprocese, fiind instrumentul de lucru al managerului/ conduceriiinstituţiei;instituţiei;

- Standardele de calitate au un caracter specific, aplicabil activităţilor cucaracter specific, reprezintă obligativitatea oricărui angajat;

- Standardele de calitate și cele de control intern/ managerial nu sesuprapun, nu se înlocuiesc reciproc, ci sunt complementare, viziuneamanagerială fiind responsabilă de aplicarea armonioasă a acestora;

- Singura unitate de masură a performanţei este costul calităţii, opusul

fiind reprezentat de costul neconformării la standard.

CONSTATĂRI GENERALE 1• Legislația privind SCMI este deficitar înțeleasă. Conceptele cuprinse în standarde nu

suficient precizate.

• SCMI este perceput ca o formă fără fond, neasimilat în cultura organizațională. Nu există ocultură a controlului intern, ci mai degrabă a celui extern.

• SCMI nu este perceput ca o prioritate în raport cu activitățile educaționale curente si esteprivit ca o activitate adițională, formală, consumatoare de timp și resurse.privit ca o activitate adițională, formală, consumatoare de timp și resurse.

• Deficitul de resurse umane din cadrul sistemului de educație creează probleme înimplementarea SCMI.

• La nivelul sistemului de învățământ nu tot personalul are competențe specificeconsolidate pentru implementarea SCMI.

• NU există o platformă IT a controlului intern care să permită integrarea operativă a datelorprivind implementarea SCMI

• Procedurile operaționale nu au intrat în rutină și nu generează plus valoare în activitateade management și în educație

• Comunicarea pe tema SCMI în cadrul MECS și cu structurile din coordonare este deficitară

CONSTATĂRI GENERALE 2• Înțelegerea deficitară și aplicarea problematică a cerințelor

legislative fac formularele privind raportările, planurile șiprocedurile de implementare să fie percepute ca fiind preacomplicate, cu un limbaj mult prea tehnic.

• Standardul funcțiilor sensibile nu este înțeles de către majoritatea• Standardul funcțiilor sensibile nu este înțeles de către majoritateaintervievaților din cadrul MECS. Nu a fost întocmit inventarulfuncțiilor sensibile în toate cazurile.

• Nu sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate șievaluate la nivelul activităților din cadrul compartimentului.

• NU există un sprijin consistent din partea MECS cu privire lapracticile, modalitățile concrete de a opera cu instrumentelecontrolului intern

PROBLEME IDENTIFICATE IN IMPLEMENTAREA SCMI• Absența unor resurse umane calificate sau formate pentru testarea,

implementarea sistemului și gestionarea auditului de proces.

• Deficiențe în stabilirea structurilor și instrumentelor adecvateimplementării SCMI în sistemul de învățământ.

• Înțelegerea deficitară și aplicarea problematică a cerințelor legislative• Înțelegerea deficitară și aplicarea problematică a cerințelor legislativefac formularele privind raportările, planurile și procedurile deimplementare să fie percepute ca fiind prea complicate, cu un limbajmult prea tehnic.

• Standardul funcțiilor sensibile nu este înțeles de către majoritateaintervievaților din cadrul MECS.

• NU există un spriijin consistent din partea MECS cu privire la practicile,modalitățile concrete de a opera cu instrumentele controlului intern.

IMPACTUL SCMI ASUPRA EDUCAȚIEI

• Impactul prezent al aplicării sistemului de control internasupra activităților din învățământ este redus. Nu toateactivitățile au fost clar identificate, centralizate sauformalizate într-un mod consistentformalizate într-un mod consistent

• SCMI a dus la formalizarea activităților din cadrulinstituțiilor prin identificarea proceselor și aresponsabilităților, dar și prin organizarea lor funcțională(definirea obiectivelor și strategiei instituționale, elaborareaprocedurilor, evaluarea, managementul riscurilor,responsabilitatea managerială, comunicarea pe orizontală șipe verticală), la metodele de lucru sau managementuluitimpului.

NEVOI DE INFORMARE ȘI INSTRUIRE• Mulți conducători ai instituțiilor educaționale nu au fost instruiți în

legatură cu importanța și modalitățile efective de implementare asistemului de control intern. Procesul de implementare a SCMI esteperceput birocratic si adesea formal.

• Cunoștințele și competențele dobândite în lucrul cu instrumentelecontrolului sunt în mare măsură rezultatul studiului individual alcontrolului sunt în mare măsură rezultatul studiului individual allegislației, al diverselor informări transmise ierarhic sau a unormateriale postate pe internet.

• Principalele surse de informare folosite sunt: internetul, informărileinterne ale superiorilor din cadrul instituției; sesiunile de informarederulate de structurile supraordonate (ISJ, MEN); expertiza colegilor dininstituție; Monitorul Oficial; discuții informale (cu colegi – față în față,pe forumuri etc.).

• Există așteptări privind dezvoltarea unor proiecte de informare apersonalului din școli și a unui ghid de îndrumare privind SCMI.

SCMI. PUNCTE TARI• Eficientizarea activității (atât din perspectiva actului educațional, cât și din

perspectivă administrativă);

• Managementul sistematic al riscului o dată cu introducerea Registrului de risc;

• Îmbunătățirea calității serviciilor educaționale oferite (măsurate prinrezultatele școlare ale elevilor);

• Minimizarea abaterilor și riscului de nereguli;• Minimizarea abaterilor și riscului de nereguli;

• Îmbunătățirea cooperării și comunicării în cadrul instituției;

• Contribuie la respectarea regulilor și procedurilor;

• Asigură realizarea unui control permanent al activității;

• Reglementează activitățile instituționale prin proceduri;

• Responsabilizează colectivul de angajați;

• Contribuie la creșterea motivației angajaților (ca urmare a monitorizării șievaluării constante).

SCMI. PUNCTE SLABE• Ambiguitatea cadrului legislativ (limbajul tehnic și neclar) care guvernează

structurile de control;• Birocrația (SCMI generează un volum prea mare de documente);• Absența unui cadru metodologic concis de implementare a standardelor,

în special a funcțiilor sensibile;• Lipsa sesiunilor de instruire în implementarea SCMI;• Lipsa sesiunilor de instruire în implementarea SCMI;• Lipsa motivării cadrelor didactice de a se implica în activități aferente

SCMI (din cauza lipsei unor recompense financiare sau de altă natură);• Volumul mare de muncă presupus de aplicarea SCMI și lipsa de timp a

personalului instituțiilor;• Insuficienta implicare, coordonare și consiliere a autorităților

supraordonate (ISJ sau MEN) privind implementarea SCMI în unitățile deînvățământ;

• Lipsa unor spații de depozitare a documentelor;• Comunicare interdepartamentală deficitară.

CADRUL DE IMPLEMENTARERecomandări la nivel strategic:

• Managementul controlului trebuie considerat o parte areformei sistemului de educație, inclusiv descentralizarea înfapt a sistemului;

• Mijloace legale necesare pentru punerea în aplicare amanagementului controlului public trebuie să fiecoordonate în mod adecvat cu toate celelalte legi relevante(referire la legislația ARACIP).

• Dezvoltarea managementului controlului nu intră doar însarcina MEN, ci trebui să existe o cooperare strânsă cu alteinstituții implicate în procesul de reformă publică

CADRUL DE IMPLEMENTARE

Recomandări la nivel de coordonare:

• Viziune: Este necesară o viziune și o bună comunicare cu privire lamanagementul controlului.

• Control: Înțelegerea că managementul controlului nu este un tipnou de activități de control, ci un sistem de management care să

• Control: Înțelegerea că managementul controlului nu este un tipnou de activități de control, ci un sistem de management care săimplice toate nivelurile de management și personal.

• Monitorizare: să nu se concentreze pe existența unor procesebirocratice, ci să promoveze un nou stil de management bazat peplanificare, managementul riscului și pe măsurarea realizarăriiobiectivelor.

• Program: Asigurarea timpului și sprijinului necesar directorilor deșcoli pentru construirea de noi abordări în cadrul instituțiilor.

Recomandări la nivel operațional:

Programe de formare în problematica SCMI

• În primul rând, MEN ar trebui să se implice activ în informarea șiformarea oamenilor cu privire la SCMI prin furmizarea unorcursuri, instruiri profesionale, ateliere tematice gratuite.

• Acestea ar trebui să aibă un spectru de adresabilitate care îi• Acestea ar trebui să aibă un spectru de adresabilitate care îialătură pe cei direct implicați în sistemul de control, membriicomisiilor de monitorizare, șefi de departamente, directori deșcoli, contabili, secretari, pe toți cei interesați să-și lărgeascăinformația referitoare managmentul controlului.

• Programa cursurilor ar trebui să cuprindă: noțiuni de bază alecontrolului, identificarea și gestionarea riscurilor, explicareaprocedurilor, standardelor, modalități de evaluare și auto-evaluare, exemple de bune practici.

Recomandări la nivel operațional:

Ghid de îndrumare privind sistemul de control

• Ministerul Educației ar trebui să realizeze și să disemineze princonferințe, întâlniri cu toți cei interesați, un Ghid al implementăriiSCMI.

• Aspectele teoretice relative la standarde, legislație, proceduri,• Aspectele teoretice relative la standarde, legislație, proceduri,instrumente trebuie armonios împletite cu exemple concrete dinmunca efectivă cu SCMI (e.g. formularea unei proceduri, a fișelorde post, identificarea riscurilor, a funcțiilor sensibile).

• Cei responsabili de diseminarea publică a acestui Ghid ar trebuisă aibă o temeinică pregătire teoretică și practică, astfel încât săpoată asigura o prezentarea interactivă a SCMI.

Recomandări la nivel operațional:Informatizarea sistemului de control

• MEN ar trebuie să acorde suport instituțional prin informatizarea sistemului decontrol. Ar trebui să implementeze un software prin care să se culeagă,stocheze și prelucreze toate datele sistemului de control managerial intern.

• Avantajele implementării acestuia ar fi: instrument modern de muncă pentru• Avantajele implementării acestuia ar fi: instrument modern de muncă pentruangajații din sistem, timp scăzut de realizare a documentației și, implicit,eficientizarea muncii, actualizarea permanentă a datelor din sistem, accesareadatelor în timp real.

• Această soluție IT ar avea impact la nivelul întregii entități întrucât ar asigura unmanagement eficient al activității de gestionare a riscurilor prin administrareafacilă a datelor actualizate privind riscurile la care este expusă organizația,generarea automată de rapoarte, trasabilitatea activității de management alriscurilor, monitorizarea proactivă a planurilor de răspuns și delegarea șiurmărirea sarcinilor.