Audit Public Intern

UNIVERSITATEA CRESTINA “DIMITRIE CANTEMIR” BUCURESTI

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE CLUJ-NAPOCA

AUDIT PUBLIC INTERN

BARNUTIU VALENTIN ANDREI

CAA, AN II

2

CUPRINS

Audit public intern ............................................................................................................................................. 4

1. Dispozitii generale ..................................................................................................................................... 4 1.1. Definitia auditului public intern ........................................................................................................... 4

1.2. Tipuri de audit ..................................................................................................................................... 4

1.3. Rolul si obiectivele auditului public intern ........................................................................................... 4 2. Obiectivele auditului intern ............................................................................................................................ 5

2.1. Independenta si obiectivitate ................................................................................................................... 5

2.2. Competenta si cunostiinta profesionala .................................................................................................... 6 2.3. Planul anual de audit public intern ........................................................................................................... 6

3. Conditii necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern ............................................................... 6

3.1. Accesul auditorilor interni la informatii si documente .............................................................................. 6

3. 2. Relatiile cu entitatea auditata, obiectul auditului ..................................................................................... 6 3.2.1. Contactarea responsabilitatilor entitatii auditate ................................................................................ 6

3.2.2. Realizarea misiunii la fata locului ..................................................................................................... 7

3.2.3. Transmiterea rezultatelor .................................................................................................................. 7 3.2.4. Urmarirea misiunilor de audit ........................................................................................................... 7

3.2.5. Reguli de conduita ............................................................................................................................ 7

4. Pregatirea misiunii de audit public intern........................................................................................................ 8 4.1. Ordinul de serviciu .................................................................................................................................. 8

4.2. Declaratia de independenta ...................................................................................................................... 8

4.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern ........................................................................... 8

4.4. Colectarea si prelucrarea informatiilor ..................................................................................................... 8 4.5. Identificarea obiectelor auditabile ............................................................................................................ 9

4.6. Analiza riscurilor .................................................................................................................................... 9

4.7. Eleborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern.............................................................. 11 4.7.1. Programul de audit public intern ..................................................................................................... 11

4.7.2. Programul preliminar al interventiilor la fata locului ....................................................................... 11

4.8. Deschiderea interventiei la fata locului .................................................................................................. 11

4.8.1. Sedinta de deschidere ..................................................................................................................... 11 4.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului ..................................................................... 12

4.10. Interventia la fata locului (munca de teren) .......................................................................................... 12

4.11. Dosarele de audit public intern ............................................................................................................ 12 4.12. Raportul de audit public intern ............................................................................................................ 13

5. GHID PROCEDURAL ................................................................................................................................ 14

5.1. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU ................................................................................. 14 5.2. PROCEDURA P – 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI .................................................................. 14

5.3. PROCEDURA P – 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN . 14

5.4. PROCEDURA P–04 COLECTAREA SI PRELUCRAREA .................................................................. 14

INFORMATIILOR ...................................................................................................................................... 14 5.5. PROCEDURA P – 05 ANALIZA RISCURILOR .................................................................................. 15

5.6. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT.................................................. 16

5.7. PROCEDURA P – 07 SEDINTA DE DESCHIDERE ........................................................................... 16 5.8. PROCEDURA P – 08 COLECTAREA INFORMATIILOR .................................................................. 16

5.9. PROCEDURA P – 09 CONSTATAREA SI RAPORTAREA IREGULARITATILOR .......................... 17

5.10. PROCEDURA P – 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU ............................................. 17 5.11. PROCEDURA P – 11 SEDINTA DE INCHIDERE ............................................................................. 17

5.12. PROCEDURA P – 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT ............................ 17

5.13. PROCEDURA P – 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN ......... 18

5.14. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE ...................................................................... 18 5.15. PROCEDURA P – 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN .................................................... 18

5.16. PROCEDURA P – 16 SUPERVIZAREA ............................................................................................ 18

3

5.17. PROCEDURA P – 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ......................... 19

5.18. PROCEDURA P – 18 URMARIREA RECOMANDARILOR ............................................................. 19 Studiu de caz ................................................................................................................................................... 20

Raport de audit public intern la Universitatea Nationala de Arte din Bucuresti ................................................. 20

I. Introducere ................................................................................................................................................... 20

II. Constatari si recomandari ............................................................................................................................ 21 OBIECTIVUL NR.2 ........................................................................................................................................ 23

Respectarea cadrului legal, normativ si rpocedural in ceea ce priveste activitatea contabila .............................. 23

2.1 Contabilitatea imobilizarilor si a investitiilor .............................................................................................. 23 2.1.1 procedurile .......................................................................................................................................... 23

2.1.2 Conducerea contabilitatii imobilizarilor si investitiilor ..................................................................... 24

2.2 Contabilitatea materiilor si materialelor, inclusi a celor de natura obiectelor de inventar ......................... 25 2.2.1 Procedurile ...................................................................................................................................... 25

2.2.2 Conducerea contabilitatii materiilor si materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 26

2.3 Contabilitatea cheltuielilor cu personalul ................................................................................................ 27

2.3.1 procedurile ...................................................................................................................................... 27 2.3.2.1 Calculul si evidenta cheltuielilor cu salariile ................................................................................. 28

2.3.2.2 Calculul si evidenta cheltuielilor cu asigurarile si protectia sociala ................................................ 29

2.4 Asigurarea evidentei tehnic-operative ..................................................................................................... 29 2.4.1 Procedurile ...................................................................................................................................... 29

2.4.2 Organizarea si conducerea evidentei tehnic-operative ...................................................................... 29

2.5 Arhivarea documentelor financiar-contabile ........................................................................................... 30 2.5.1 Procedurile ...................................................................................................................................... 30

2.5.2 Organizarea si conducerea activitatii de arhivare a documentelor financiar-contabile ....................... 30

III. Concluzii ................................................................................................................................................... 31

SINTEZA ........................................................................................................................................................ 31 RAPORTUL DE AUDIT INTERN .................................................................................................................. 31

INTRODUCERE ............................................................................................................................................. 31

CONCLUZII ................................................................................................................................................... 31 Constatari si recomandari................................................................................................................................. 31

Audit public intern 1. Dispozitii generale

1.1. Definitia auditului public intern

Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva care da

asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, ajuta

entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care

evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitaea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a

controlului si a proceselor de administrare.

1.2. Tipuri de audit

a. Auditul de sistem - reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control

intern, cu scopul de a stabili daca aceasta functioneaza economic, eficace si eficient, pentru

identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora;

b. Auditul performantei - examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor

si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt

conforme cu obiectivele;

c. Auditul de regularitate - reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe

seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul repectarii ansamblului principiilor,

regulilor procedurale si metodologie, care le sunt aplicabile.

1.3. Rolul si obiectivele auditului public intern

I. Rolul auditului intern

Carta auditului intren fixeaza drepturile si obligatiile auditorilor interni si urmareste:

- sa informeze despre obiectivele si metodele de audit;

- sa clarifice misiunea de audit;

- sa fixeze reguli de lucru intre auditor si auditat;

- sa promoveze reguli de conduita.

Auditul public intern, conform legii privind auditul public intern, este definit ca activitate

functional independenta si obiectiva, care de asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare

a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice. Ajuta entitatea publica

sa-si imbunatateasca obiectuvele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si

imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului

si a proceselor de administrare.

Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din

cadrul entitatii in scopul de a evalua eficacitatea si performanta structurilor functionale in

implementarea politicilor, programelor si actiunilor in vederea imbunatatirii continue a acestora.

5

2. Obiectivele auditului intern

Obiectvele compartimentului de audit public intern sunt:

- de a ajuta entitatea publica atat in ansamblul cat si structurile sale prin intermediul opiniilor si

recomandarilor;

- sa gestioneze mai bine riscurile;

- sa asigure o mai buna administrare si pastrare a patrimoniului;

- sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile si procedurile existente;

- sa asigure o evidenta contabila si un management informatic fiabil si corect;

- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului si auditului intern;

- sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea operatiunilor;

Unei misiuni de audit public intern i se pot atribui doua obiective principale:

I. Asigurarea conformitatii procedirlo si a operatiunilor cu normele juridice - auditul de

regularitate;

II. Evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul

de performanta.

Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern si auditorului intern

2.1. Independenta si obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie sa fie supusa ingerintelor externe incepand de la

stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiva a lucrarilor si pana la comunicarea rezultatelor

acesteia.

Conducatorul compartimentului de audit public intern este numit de catre conducatorul entitatii

publice cu avizul organului ierarhic superior.

Persoanele care sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conducatorul

entitatii publice, nu pot fi auditori interni in cadrul aceleasi entitati publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o

structura/entitate publica daca sunt soti, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu

conducatorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiva.

Auditorii interni nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod

potential le pot audita si nici in elaborearea si implementarea sistemelor de control intern ale entitatii

publice.

Auditorii interni care au responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate

integral sau partial de Uniunea Europeana, nu trebuie implicati in auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie sa le se incredinteze misiuni de audit public intern in sectoarele de

activitate in care acestia au detinut functii sau au fot implicati in alt mod. Aceasta interdictie se poate

ridica dupa trecerea unei perioade de 3 ani.

6

2.2. Competenta si cunostiinta profesionala

Pregatirea si experienta auditorilor interni constituie un element esential in atingerea eficacitatii

activitatii de audit.

Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispuna de toata competenta si experienta

necesara realizarii misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi incredintate acelor persoane cu o

pregatire si experienta corespunzatoare nivelului de complexitate al sarcinii.

In scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanta

din afara entitatii publice, iar lucrarile vor fi supervizate de catre compartimentul de audit public intern

contractant.

Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispuna de metodologii si siteme IT moderne,

de metode de analiza analitica, esantioane statistice si instrumente de control a sistemelor informatice.

Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregatire profesionala initiala si permanenta. In acest

sens auditorii interni au obligatia de a participa la activitati de pregatire profesionala de cel putin 15

zile pe an.

2.3. Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaboreaza de catre compartimentul de audit public

intern, pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau

operatiuni, precum si prin preluarea sugestiilor conducatorului entitatii publice, prin consultare cu

entitatile publice ierarhic superioare, tinand cont de recomandarile Curtii de Conturi.

Conducatorul entitatii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfasoara audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter

exceptional, necuprinse in planul anual de audit public intern.

3. Conditii necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

3.1. Accesul auditorilor interni la informatii si documente

Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele si informatiile

utile si probante (inclusiv cele in format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul si

obiectivele misiunii de audit pulic intern utilizand principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentantilor autorizati ai Comisiei Europene si ai Curtii de Conturi Europene li se asigura

drepturi similare celor prevazute pentru auditorii interni, cu scopul protejarii intereselor financiare ale

Uniunii Europene. Acestia trebuie sa fie imputerniciti in acest sens printr-o autorizatie scrisa, care sa le

ateste identitatea si pozitia, precum si printr-un document care sa indice obiectul si scopul controlului

sau inspectiei la fata locului.

3. 2. Relatiile cu entitatea auditata, obiectul auditului

3.2.1. Contactarea responsabilitatilor entitatii auditate

Responsabilul entitatii este informat inainte de misiune cu privire la data de interventie a

auditului si a continutului sau, definite intr-un ordin de serviciu.

7

3.2.2. Realizarea misiunii la fata locului

Auditul trebuie sa fie realizat intr-un climat de incredere, asigurat prin insusi rolul auditului

public intern, care in esenta vizeaza imbunatatirea functionarii entitatii si raspunde intereselor acesteia.

La aceasta contribuie atat sedinta de deschidere cat si transmiterea cartei de audit public intern.

Sedinta de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea conditiilor sale

materiale, stabilirea intalnirilor si a contactelor, si diminuarea perturbarilor in functionarea entitatii.

3.2.3. Transmiterea rezultatelor

Constatarile si recomandarile sunt aduse la cunostinta entitatii auditate pe masura obtinerii

acestora, daca ele prezinta importanta. Raspunsurile responsabililor entitatii reprezinta un element de

validare si de corectare pentru auditor, fara a fi necesar sa se astepte finalizarea raportului. Acestea pot

sa determine corectarea aprecierii auditului si reorientarea cercetarilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de incheiere, la fata locului, prin care se

realizeaza informarea responsabililor entitatii auditate asupra observatiilor principale relevante,

validarea acestor observatii si aplicarea primelor masuri corective de catre cei interesati.

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite in

maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii

interni.

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern

organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia se analizeaza constatarile si

concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate.

Seful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public ntern, finalizat,

impreuna cu rezultatele concilierii, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru

analiza si avizare. Pentru institutia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre

avizare conducatorului acesteia. Dupa avizare recomandarile cuprinse in raportul de audit public intern

vor fi comunicate structurii auditate.

3.2.4. Urmarirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixeaza modalitatile de aplicare a recomandarilor.

Responsabilul entitatii auditate trebuie sa propuna planul de actiune insotit de un calendar de

implementare. In cursul reuniunii de conciliere acestea sun analizate si acceptate de comun acord.

Responsabilul entitatii auditate asigura urmarirea aplicarii planului de actiune. El il informeaza

pe auditor periodic in privinta acestui lucru.

3.2.5. Reguli de conduita

Auditorul are acces la toate datele in cadrul misiunii sale si trebuie sa respecte secretul

preofesional in ceea ce priveste informatiile colectate.

Auditorul exercita o functie de evaluare independenta, care se concretizeaza in recomandari

Auditorul trebuie sa respecte codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie sa semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip si neregulile

grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie sa comunice rezultatele muncii sale (constatrile si recomandarile)

responsabilului entitatii auditate.

8

Raportul de audit este supervizat, inainte de difuzarea sa, de catre responsabilul misiunii de

audit sau, in lipsa acestuia, de catre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigura ca

constatarile si informatiile probante sunt validate.

Auditatul are drept de respuns la constatarile si recomandarile prezentate in raport. In acest

sens, el are la dispozitie un termen de 15 zile.

4. Pregatirea misiunii de audit public intern

4.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de seful compartimentului de audit public intern, pe baza

planului anual de audit public intern aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu

reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern.

Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel incat acestia sa

poata demara misiunea de audit.

4.2. Declaratia de independenta

Independenta auditorilor interni selectati pentru realizarea unei misiuni de audit public intern,

trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de

independenta.

4.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern

Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile inainte de

declansarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia,

precum si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului al caror program

va fi stabilit ulterior, de comun acord.

4.4. Colectarea si prelucrarea informatiilor a. Colectarea informatiilor

In aceasta etapa auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre

entitatea/structura auditata. Aceste informatii trebuie sa fie pertinente si utile pentru a atinge

urmatoarele scopuri:

- indentificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care

entitatea/stuctura auditata isi desfasoara activitatea;

- cunoasterea organizarii entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor

nivele de administrare, conform organigramei;

- identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale

de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

- identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

- identificarea informatiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului si

selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.

9

b. Prelucrarea informatiilor

Prelucrarea informatiilor consta in:

- analiza structurii/entitatii auditate si activitatii sale (organigrama, regulamente de functionare,

fise ale posturilor, circuitul documentelor);

- analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate;

- analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public inter;

- analiza rezultatelor controalelor precedente;

- analiza informatiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.

4.5. Identificarea obiectelor auditabile a. Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezinta activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici

pot fi defnite teoretic si comparate cu realitatea practica.

b. Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

- detalierea fiecarei activitati in operatii succesive descriind procesul de la realizarea acestei

activitati pana la inregistrarea ei (circuitul auditului);

- definirea pentru fiecare operatiune in parte a conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca din

punct de vedere al controalelor specifice si al riscurilor aferente (ce trebuie sa fie evitate);

- determinarea modalitatilor de functionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul si sa

elimine riscul.

c. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice si

ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

4.6. Analiza riscurilor a. Definirea riscului

Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil

asupra capacitatii entitatii publice de a realiza obiectivele.

Categorii de riscuri:

- riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise;

insuficienta organizare a resurselor umane; documentatia insuficienta, neactualizata;

- riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare necorespunzatoare a

documentelor justificative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

- riscuri financiare : plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

- riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

Componentele riscului sunt:

- probabilitatea de aparitie;

10

- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor si durata acestora.

b. Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept

scopuri:

- sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

- sa identifice daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni,

elimina sau minimiza pericolele;

- sa evalueze structura/evolutia contolului intern al entitatii/strucurii auditate.

c. Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele:

- analiza activitatii entitatii/structurii auditate;

- identificarea si evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare semnificativa a

activitatilor entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor financiare;

- verificarea existentei contoalelor interne, a procedurilor de control intern, precum si evaluarea

acestora;

- evaluarea punctelor slabe, coantificarea si impartirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie sa integreze in procesul de identificare si evaluare a riscurilor

semnificative si pe cele depistate in cursul altor misiuni.

d. Masurarea riscurilor

Criteriile utilizate pentru masurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt:

1. aprecierea vulnerabilitatii entitatii;

2. aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine si este exprimata

pe o scara de valori pe trei nivele:

- probabilitate mica;

- probabilitate medie;

- probabilitate mare.

1. Aprecierea vulnerabilitatii entitatii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toti factorii cu incidenta asupra

vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:

- resursele umane;

- complexitatea prelucrarii operatiilor;

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

- vulnerabilitate redusa;

- vulnerabilitate medie;

- vulnerabilitate mare.

2. Aprecierea contolului intern

11

Aprecierea contolului intern se face pe baza unei analize a calitatii controlului intern al entitatii,

pe trei nivele:

- control intern corespunzator;

- control intern insuficient;

- control intern cu lipsuri grave.

4.7. Eleborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica in detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele

de indeplinit), este semnata de seful compartimentului de audit public intern si adusa la cunostinta

principalilor responsabili ai entitatii/structurii auditate in cadrul sedintei de deschidere.

4.7.1. Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document de lucru al compartimentului de audit public

intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata

actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare

auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

- asigura seful compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare toate

aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

- asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor, de catre supervizor.

4.7.2. Programul preliminar al interventiilor la fata locului

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza programului de audit

intern si reprezinta in mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv

studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se

realizeaza aceste verificari la fata locului.

4.8. Deschiderea interventiei la fata locului

4.8.1. Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu

participarea auditoriilor interni si a personalului entitatii/structurii auditate.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda:

- prezentarea auditorilor interni;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificator;

- prezentarea tematicii in detaliu;

- acceptarea calendarului intalnirilor;

- asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea ,isiunii de audit, in cazuri justificate (interese

speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amanarea trebuie discutata cu compartimentul de audit

public intern si notificata la conducatorul entitatii publice.

12

4.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului

Compartimentul de audit public intern trebuie sa notifice entitatea/structura auditata despre

programul verificarilor la fata locului, inclusiv perioadele de desfasurare. Odata cu aceasta notificare

trebuie sa se transmita si Carta auditului intern.

4.10. Interventia la fata locului (munca de teren)

Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora, si

cuprinde urmatoarele etape:

- cunoasterea activitatii/sistmului/procesului supus verificarii si studierea procedurilor aferente;

-intervievarea personalului auditat;

- verificarea inregistrarilor contabile;

- analiza datelor si informatiilor;

- evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

- realizarea de testari;

- verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate in auditarile precedente.

4.11. Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern- prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de

audit, interventia la fata locului si raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formularii

concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

a) Dosarul permanent :

Sectiunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declaratia de independenta;

- rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandarilor);

- fisele de identificare si analiza a problemelor (FIAP);

- formularele de constatare a iregularitatilor.

- programul de audit.

Sectiunea B - Administrativa:

- notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;

- minuta sedintei de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta sedintei de inchidere;

- corespondenta cu entitatea/structura auditata.

Sectiunea C - Documentatia misiunii de audit public intern:

- strategii interne;

- reguli, regulamente si legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

13

- materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabilitati, numar de angajati,

fisele posturilor etc.);

- informatii financiare;

- rapoarte de audit public intern anterioare si externe;

- informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii;

- documentatia analizei riscului.

Sectiunea D - supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a

rezultatelor acesteia:

- revizuirea reportului de audit public intern:

- raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase

din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat

prin atribuirea de litere si cifre pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de

audit. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit.

4.12. Raportul de audit public intern

In elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele

cerinte:

- constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie

susţinute prin documente justificative corespunzătoare;

- recomandarile trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi sa determine reducerea riscurilor

potentiale;

- raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

- se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele

principii:

a) constatările trebuie sa fie prezentate într-o manieră pertinenta si incontestabilă;

b) evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic

de exprimare, limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj cât mai uzual şi a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenţios;

e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);

f) evidenţierea aspectelor pozitive şi a îmbunătăţirilor constatate de la ultima misiune de audit

public intern.

Proiectul Raportului de audit public intern trebuie sa cuprinda cel puţin următoarele elemente:

a) scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa

de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată);

c) modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri,

metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acţiunii de

audit public intern);

d) constatări efectuate;

14

e) concluzii şi recomandări;

f) documentaţia-anexă (notele explicative; note de relaţii; situaţii, acte, documente şi orice alt

material probant sau justificativ).

5. GHID PROCEDURAL

5.1. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata demara

misiunea de audit public intern.

Premise: Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit

public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit

public intern.

5.2. PROCEDURA P – 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Scopul: De a demonstra independenţa auditorilor fata de entitatea/structura auditata.

Premise:

In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi

verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde

există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata in

acest sens o justificare din partea conducatorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în

timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligati

sa informeze de urgenta conducerea.

5.3. PROCEDURA P – 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII

DE AUDIT INTERN

Scopul: Să informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public intern.

Premise:

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure desfasurarea

corespunzatoare a procedurilor de audit.

5.4. PROCEDURA P–04 COLECTAREA SI PRELUCRAREA

INFORMATIILOR

Scopul:

Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu

entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza

de risc si cele de verificare.

15

Premise:

Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei

de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru

a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informatiilor presupune:

- identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si

socio-economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara

activitatea;

- analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea

entitatii/structurii auditate;

- analiza entitatii/structurii auditate si activitatiile sale (organigrama,

regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

- analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a

misiunii de audit public intern;

- identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate

si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor

tari si slabe;

- sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele

de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor

misiunii de audit public intern;

- identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

- sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca

dovezi ale auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor

informatii.

5.5. PROCEDURA P – 05 ANALIZA RISCURILOR

Scopul:

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept

scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca controalele interne sau

procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea

structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii auditate

Premise:

Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari si puncte slabe”.

Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

- gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al consecintelor

directe si indirecte);

- probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal).

Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand de rezultatele

de la controalele, testarile si verificarile anterioare.

Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele

asteptate si de conditiile de obtinere a acestora.

Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control

intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a entitatii/structurii auditate

sau atingerea unui rezultat scontat.

16

5.6. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul:

Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in considerare

toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si asigura repartizarea sarcinilor

si planificarea activitatiilor, de catre supervizor.

Premise:

Programul de audit este un docum

ent intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se intocmeste in baza

tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat

necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului de audit

public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv

studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se

realizeaza aceste verificari la fata locului.

5.7. PROCEDURA P – 07 SEDINTA DE DESCHIDERE

Scopul:

Să efectueze o sedinţă de deschidere cu reprezentanţii (denumirea entitatii/structurii auditate)

pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalitatile de lucru privind auditul.

Premise:

Şedinta de deschidere serveşte ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a

sedintei de deschidere va cuprinde:

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

- prezentarea în detaliu tematicii;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- analiza şi acceptul cartei auditorului;

- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.

5.8. PROCEDURA P – 08 COLECTAREA INFORMATIILOR

Scopul:

Informatiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenta si relevanta si ofera o baza

rezonabila pentru constatarile si concluziile auditorilor.

Premise:

In timpul fazei de colectare si prelucrare a informatiilor, auditorii efectueaza testari in

concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca in cadrul acestei faze produce dovezi de audit in

baza carora auditorii formuleaza constatari, concluzii si recomandari.

17

5.9. PROCEDURA P – 09 CONSTATAREA SI RAPORTAREA

IREGULARITATILOR

Scopul:

De a furniza un ghid in cazurile de descoperire de iregularităţi

Premise:

Cand auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui

sa raporteze, cel mai tarziu a doua zi, conducatorului Compartimentului de audit public intern prin

transmiterea Formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.

5.10. PROCEDURA P – 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul:

Sa asigure ca documentele sunt pregatite in mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un

sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile adunate in timpul misiunii de audit public

intern.

Premise:

Auditorii revad FIAP-urile si documentele de lucru din punct de vedere al formatului si al

continutului, asigurindu-se ca dovezile de audit prezentate in actele dosarului pot trece testul de

evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie sa fie suficienta, concludenta si relevanta.

5.11. PROCEDURA P – 11 SEDINTA DE INCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a

recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv :

- Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;

- Obiectiv: sa nu fie partinitor;

- Fundamentat: fiecare constatare

sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca trimiteri la textul legal incident;

- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/s

tructurii auditate in luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

5.12. PROCEDURA P – 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE

AUDIT

Scopul:

Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor publici

interni.

18

Premise:

In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit raportate in

Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si raportare a

iregularitatilor.

5.13. PROCEDURA P – 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE

AUDIT INTERN

Scopul:

Sa-i asigure entitatii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit si

de a formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditului.

Premise:

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie sa fie complet, cu

toate dovezile asupra faptelor, opiniilor si concluziilor la care se face referire.

5.14. PROCEDURA P- 14 REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori in Proiectul raportului de

audit public intern si prezentarea calendarului de implementare a recomandarilor.

Premise:

Auditorii pregatesc Reuniunea de conciliere.

5.15. PROCEDURA P – 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul:

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala si pentru tiparire.

Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzind si punctul de vedere al entitatii/structurii

auditate.

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentari de inalta calitate a Raportului de

audit si intocmirea unei liste corecte si complete de difuzare.

5.16. PROCEDURA P – 16 SUPERVIZAREA

Scopul:

De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse in conditii de calitate.

Premise:

Conducatorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii

de audit public intern.

19

5.17. PROCEDURA P – 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC

INTERN

Scopul:

Analizarea si avizarea recomandarilor din Raportul de audit.

Premise:

Raportul de audit final trebuie sa contina si o sinteza a constatarilor si recomandarilor. Pentru

institutia publica mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului

acesteia.

5.18. PROCEDURA P – 18 URMARIREA RECOMANDARILOR

Scopul:

Este de a urmari daca scopul si obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect

formulate.

Premise:

Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata

caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor intreprinse de catre conducerea

entitatii/structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit public intern.

20

Studiu de caz

Raport de audit public intern la Universitatea Nationala de Arte din

Bucuresti

Misiunea de Audit Public Intern : Sistemul contabil si fiabilitatea acestuia

I. Introducere

Tipul de auditare - auditorul public intern a efectuat un audit de regularitate privind sistemul

contabil si fiabilitatea acestuia.

Baza legala a actiunii de auditare:

- Sarcina transmisa de catre Serviciul Audit Public Intern din Ministerul Educatiei Nationale

prin Adrea nr. 39752/25/04.2014; Planul de audit public intern pentru anul 2014, aprobat de Rectorul

Universitatii Nationale de Arte din Bucuresti si avizat de catre Serviciul Audit Public Intern din

Ministerul Educatiei Nationale;

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;

- OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului de conduita al auditorului public intern;

- OMFP nr. 38/2003 prin care se aproba Normele metodologie privind organizarea si

exercitarea auditului public intern in structura Ministerului Educatiei Nationale si in unitatile aflate in

subodinea sau coordonarea Ministerului Educatiei Nationale.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. 1881/28.04.2014, aprobat

de Rectorul Universitatii de Arte din Bucuresti.

Auditul a fost efectuat de catre: Pasancu Robert Claudiu - auditor public intern ; Auditorul

public intern face parte din cadrul Compartimentului de Audit Public Intern al Universitatii de Arte din

Bucuresti

Structuri auditate: Directia Economica, Directia Resurse Umane, Directia Tehnic-

Administrativa, Achizitii Publice.

Durata actiunii de auditare: 28.04.2014 - 18.07.2014.

Perioada supus auditarii: 01.01.2011 - 31.12.2013.

Scopul misiunii de audit public intern este acela de evaluare a modului de organizare si

conducere a contabilitatii, de verificare a respectarii cadrului legal, normativ si procedural in ceea ce

priveste activitatea contabila.

Obiectivele misiunii de audit public intern:

1. Organizarea si conducerea contabilitatii.

2. Respectarea cadrului legal, normativ si procedural in ceea ce priveste activitatea

contabila.

Misiunea de audit public intern “Sistemul contabil si fiabilitaea acestuia” s-a efectuat prin

sondaj.

21

Principalele tehinici si instrumente de audit utilizate:

o Interviul - pentru lamurirea aspectelor legate de organizarea si desfasurarea activitatilor;

o Testarea - pentru urmarirea detectarii erorilor sau a iregularitatilor;

o Esantionarea - pentru analiza intocmirii documentelor si efectuarea platilor;

o Observarea fizica -in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si

emitere a documentelor;

o Liste de verificare - pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare

domeniu auditabil;

o Liste de control;

o Chestionare;

o FIAP-uri (fise de identificare si analiza a problemei) intocmite pentru fiecare

disfunctionalitate constatata;

Documente si materiale examinate - verificarea la fata locului a vizat urmatoarele materiala si

documente:

o Organigramele Universitatii Nationale de Arta din Bucuresti pentru perioada auditata;

o Carta Universitara;

o Regulamentele de Organizare si Functionare;

o Fisele posturilor;

o Proceduri operationale;

o Proceduri de lucru;

o Regulamente;

o Decizii;

o Contracte;

o Fise de cont;

o Balante analitice;

o Balante de verificare;

o Situatii financiare anuale;

o Alte documente.

Materialele intocmite in timpul auditarii au fost urmatoarele:

o Teste si foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate;

o Interviuri si note de relatii;

o Fise de indentificare si analiza a problemelor constatate;

o Lista de verificare pe obiective;

o Documente de lucru;

o Tabel Puncte tari si puncte slabe;

o Tematica in detaliu;

o Programul de audit;

o Programul interventiei la fata locului;

o Chestionarul de control intern;

o Proiect de raport de audit public intern, Raport de audit public intern, minutele

sedintelor de deschidere si inchidere a misiunii.

II. Constatari si recomandari

Contabilitatea reprezinta o sursa informationala importanta, deoarece permite atat utilizatorilor

interni cat si celor externi sa obtina o imagine globala asupra entitatii si sa realizeze legatura dintre

celelalte compartimente, transformand informatiile primite in expresii valorice, monetare.

22

Importanta contabilitaii creste datorita acestor informatii pe care le furnizeaza, utile in procesul

elaborarii politicii institutiei si in procesul luarii deciziilor de care echipa manageriala, conducand la

imbunatatirea eficacitatii si eficientei serviciilor realizate de catre institutia publica.

Misiunea de audit public intern “Sistemul contabil si fiabilitatea acestuia” a pornit de la

organizarea si conducerea contabilitatii, ca prim obiectiv al acestei misiuni.

Institutiile publice cu personalitate juridica au obligatia sa organizeze si sa conduca

contabilitatea proprie, care sa asigure urmatoarele:

- inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu

privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute;

- controlul operatiunilor patrimoniala si al procedeelor de prelucrare utilizate, precum si

exactitatea datelor contabile furnizate;

- furnizarea informatiilor necesare intocmirii balantelor financiare si a bilantului.

Analiza misiunii de audit public intren a constatat ffaptul ca la nivelul entitatii publice, Sistemul

contabil este organizat conform prevederilor Legii Contabilitatii nr.82 din 1991, republicat,cu

modificarile si completarile ulterioare, precum si a Normelor Metodologice privind organizarea si

conducerea contabilitatii institutiilor publice, a Planului de conturi pentru institutiile publice si

instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.1917 di 12

decembrie 2005, actualizat.

Referitor la misiunile anterioare de audit care au avut ca obiectiv sistemul contabil mentionam:

raportul de audit public intern realizat anterior, in anul 2009, dar inexistent; raportul de audit financiar

realizat de catre Camera de Conturi a Municipiului Bucuresti din cadrul Curtii de Conturi a Romaniei,

raport realizat in octombrie 2012 si disponibil pentru luarea in considerare a recomandarilor.

1.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea si managementul

riscului la nivelul activitatii contabile

Misiunea de audit public intern a constat, in faptul ca au fost stabilite in mod clar si precis

obiective la nivelul Directiei Economice/Serviciul Financiar-Contabil, obiective care se refera la:

- organizarea si conducerea contabilitatii, cu respectarea prevederilor legale;

- organizarea si conducerea contabilitatii, astfel incat aceasta sa ofere o imagine care sa permita

analiza economicitatii operatiunilor economice ale entitatii publice.

Planificarea la nivelul activitatii contabile

Planificarea la nivelul activitatii contabile urmareste organizarea si conducerea contabilitatii, cu

respectarea cerintelor legale in vigoare, astfel incat sa se poata asigura urmarirea operatiunilor

economice, iar aceasta sa fie reflectate intr-un sistem logic si unitar care sa permita analiza

economicitatii operatiunilor economice ale institutiei.

Din punct de vedere al planificarii, se urmareste efectuarea urmatoarelor actiuni:

- intocmirea registrelor contabile obligatorii conform prevederilor legale;

- contabilitatea imobilizarilor si investitiilor;

- contabilitatea mijloacelor fixe, materialelor si a obiectelor de inventar;

- contabilitatea cheltuielilor si a veniturilor;

- contabilitatea datoriilor si a creantelor;

- contabilitatea trezoreriei;

- intocmirea balantelor de verificare;

- contabilitatea rezultatelor inventarierii;

- activitatea de plata/incasare a datoriilor, respectiv a creantelor.

23

OBIECTIVUL NR.2

Respectarea cadrului legal, normativ si rpocedural in ceea ce priveste activitatea

contabila

Misiunea de audit public intern a urmartit, in cadrul acestui obiectiv, respectarea cadrului legal,

normativ si procedural pe structura activitatilor contabile desfasurate, astfel:

1. Contabilitatea imobilizarilor si a investitiilor;

2. Contabilitatea materiilor prime si materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de

inventar

3. Contabilitatea datoriilor si creantelor;

4. Contabilitatea trezoreriei;

5. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul;

6. Contabilitatea subventiilor;

7. Contabilitatea transferurilor;

8. Reflectarea in contabilitate a rezultatelor inventarierii;

9. Intocmirea situatiilor financiare anuale;

10. Asigurarea evidentei tehnic-operative;

11. Arhivarea documentelor financiar-contabile.

2.1 Contabilitatea imobilizarilor si a investitiilor

2.1.1 procedurile

Misiunea de audit public intern a urmarit, in primul rand, existenta procedurilor scrise, avizate

si aprobate de catre factorii responsabili cu avizarea si aprobarea acestora, constatandu-se urmatoarele:

- exista elaborata (la data de 08.11.2013) o procedura de lucru (Cod PL-22), denumita

“Inregistrarea in contabilitate a imobilizarilor necorporale si corporale”, conform Standardului 17

prevazut de Codul Controlului Intern/Managerial - Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.

946/2005, republicat, cu modificarile si completarile ulterioare, procedura elaborata dupa modelul de

procedura prevzut de Anexa nr.2 din Ordinul precizat anterior, care descrie activitatile contabile

realizate in ceea ce priveste imobiizarile necorporale si corporale, inregistrarea in contabilitate, pasii

necesari realizarii acestor activitati, domeniul de aplicare al acesteia, legislatia aplicabila, circuitul

documentelor, reglementari specifice, anexe referitoare la monografia contabila privind inregistrarea in

contabilitate a imobilizarilor corporale si necorporale;

- exista o persoana reponsabila cu elaborarea unor astfel de proceduri, in persoana doamnei

Fluieras Petruta, cu functia de sef birou financiar-contabilitate, avand competentele si pregatirea

necesare elaborariiunei astfel de proceduri;

- procedura de lucru mentionata mai sus a fost elaborata de catre persoana responsabila relativ

recent(08.11.2013), fiind de actualitate;

- procedura de lucru a fost aprobata de conducerea entitatii publice, respectiv de catre Rectorul

Universitatii Nationale de Arte din Bucuresti;

- procedura a fost difuzata tuturor factorilor implicati in desfasurarea unor asemenea activitati

contabile, sub semnatura de primire a acesteia.

Constatari si recomandari in ceea ce priveste continutul procedurii de lucru “Inregistrarea in

contabilitate a imobilizarilor necorporale si corporale” Cod PL - 22

24

Misiunea de audit public intern a constat in faptul ca procedura de lucru, denumita

“Inregistrarea in contabilitate a imobilizarilor necorporale si corporale”, nu reprezinta intreaga

legislatie aplicabila activitatilor contabile desfasurate in vederea inregistrarii in contabilitate a

imobilizarilor necorporale si corporale.

Astfel, in procedura de lucru au fost omise urmatoarele legislatii aplicabile:

- Legea 500 din 11 iulie 2002 a Finantelor Publice;

- Hotararea Guvernului nr.2230 din 1969 privind gestiunea bunurilor materiale;

- Ordinul nr. 3471 din 25 noiembrie 2008 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind

reevaluarea si amortizarea activelor fixe corporaleaflate in patrimoniul institutiilor publice, emis de

catre Ministerul Economiei si finantelor, in Baza prevederilor art.4 din Legea Contabilitatii nr.82/1991

si avand in vedere prevederile Ordonantei Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea si amortizarea

activelor fixe aflate in patrimoniul institutiilor publice, aprobata prin legea nr. 493/2003;

- Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1423/2012 de actualizare a Ordinului Ministrului

Finantelor Pulice nr. 946/2005.

Pentru aceste deficiente constatate a fost intocmita Fisa de Identificare si Analiza a Problemei

nr. 2.1.1.1 (F.I.A.P. nr. 2.1.1.1), s-a recomandat introducerea la punctul 6 al procedurii de lucru

“Inregistrarea in contabilitate a imobilizarilor necorporale si corporale” a legislatiilor omise si

actualizarea periodica a legislatiilor aplicabile acestor activitati contabile.

2.1.2 Conducerea contabilitatii imobilizarilor si investitiilor

Analiza, prin sondaj, a constatat faptul ca in perioada auditata, receptia activelor imobilizate

selectionate ca esantion, s-a efectuat conform legii, in sensul ca s-aun intocmit procese verbale de

receptie a acestor bunuri, au fost constituite comisii de receptie conform deciziilor emise de catre

factorii de decizie, exista consemnate in documente toate elementele obligatorii legate de identitatea

membrior comisiilor de receptie, elemente de identificare a activului receptionat, caracteristicile legate

de pret si specificatiile tehnice, denumirea furnizorului in cauza, precizarea documentului care a stat la

baza achizitiei (factura fiscala), datele de inregistrare, numerele de inventar atribuite, codurile de

clasificare, persoanele in a caror gestiune au fost transferate bunurile respective, precum si datele cu

privire la finantare (ex.: Cercetare, denumire proiect, pozitia din lista de investitii si data), date

referitoare la durata normala de functionare, precum si confirmarea inregistrarii in contabilitate a

bunurilor respective.

Analiza misiunii a constatat faptul ca Registrul numerelor de inventar a fost completat

corespunzator, atribuindu-se numere de inventar conform reglementarilor in vigoare, precum si codul

de clasificare al bunului receptionat.

De asemenea, au fost analizate si fisele mijloacelor fixe, constatandu-se faptul ca aceste

documente au avut completate toate elementele obligatorii necesare, existand toate datele de

identificare, caracteristicile acestora, precum si alte elemente specificelegate de inregistrarea acestora,

precum si date referitoare la amortizarea acestor active.

Aceste documente precizate mai sus sunt completate si generate in sistem informatizat

(SICOB), respectiv modelul prevazut de Orginul nr.3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele

financiar-contabile, actualizat. Sistemul informatic poate genera aceste documente in orice moment,

prin rularea programului la o anumita data, introdusa in sistemul informatic mentionat anterior.

Misiunea de audit a urmarit, in cadrul acestui obiect auditabil, transferurile de imobilizari intre

doua locuri de folosinta ale entitatii publice.

25

Astfel s-a constatat faptul ca au fost emise doua bonuri de miscare in mod corespunzator acestor

transferuri de imobilizari, documentele contabile purtand semnaturile persoanelor implicate in aceste

transferuri, opeatiunile fiind aprobate de catre Directorul General Adimistrativ, dl. Cristescu Adrian si

vizate pentru Control Financiar Preventiv Propriu de catre peersoanele care au emise decizii in acest

sens (Decizia nr.75 din data de 11.05.2005 a domanei Director Economic, Constantin Marcela si

Decizia nr. 106 din data de 01.09.2008 a doamnei Fluieras Petruta, sef birou Financiar-Contabilitate).

Din precizarile scrise ale doamnei Director Economic, Constantin Marcela, date in nota scrisa ,

in perioada auditata nu au existat cazuri de imobilizari alfate in custodie la terti si nu au fost efectuate

reevaluari ale imobilizarilor selectionate ca esantion.

2.2 Contabilitatea materiilor si materialelor, inclusi a celor de natura obiectelor de

inventar

2.2.1 Procedurile

Misiunea de audit public intern a urmarit, in primul rand existenta procedurilor scrise avizate si

aprobate de catre factorii responsabili cu avizarea si aprobarea acestora, constatandu-se urmatoarele:

- exista elaborata (la data de 08.11.2013) o procedura de lucru (Cod PL - 23) denumita

“Procedura privind inregistrarea materialelor, a obiectelor de inventar si gestiunea acestora”, conform

Standardului 17 prevazut de Codul Controlului Inter/Managerial - Ordinul Ministerului Finantelor

Publice nr. 946/2005, republicat, cu modificarile si completarile ulterioare, procedura elaborata dupa

modelul de procedura prevazut in ordinul precizat anterior, care descrie activitatile contabile realizate

in ceea ce priveste materiile si materialele, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar,

inregistrarea acestora in contabilitate, pasii necesari realizarii acestor activitati, domeniul de aplicare al

acesteia, legislatia aplicabila, circuitul documentelor, reglementari specifice;

- exista o persoana responsabila cu elaborarea unor asfel de proceduri, in persoana doamnei

Fluieras Petrut, cu functia de Sef Birou Financiar-Contabilitate, avand competentele si pregatirea

necesare elaborarii unei astfel de proceduri;

- problema de lucru mentionata mai sus a fost elaborata de catre persoana responsabila relativ

recent(08.11.2013), fiind de actualitate;

- procedura de lucru a fost aprobata de conducerea entitatii publice, resectiv de catre Rectorul

Universitatii Nationale de Arte din Bucuresti.



Misiunea de audit public inter “Sistemul contabil si fiabilitatea acestuia” a constatat faptul ca

procedura de lucru (Cod PL-23 “Procedura privind inregistrarea materialelor, a obiectelor de inventar si

gestionarea acestora’) nu prezinta la punctul 6al acesteia, intreaga legislatie aplicabila activitatilor

contabile desfasurate in vederea asigurarii acestei activitati contabile. Astfel, in procedura de lucru

mentionata au fost omise urmatoarele legislatii aplicabile:

- legea 500 din 11 iulie 2002, a Finantelor Publice;

- HG nr.2230 din 1969 privind gestiunea bunurilor materiale;

- OMFP nr. 1423/2012 de actualizare a OMFP nr. 946/2005.

Pentru aceste deficiente constatate a fost intocmita Fisa de Identificare si Analiza a

Problemei nr. 2.2.1.1.

S-a recomandat introducerea la punctul 6 al procedurii de lucru (Cod PL -23) a legislatiilor

omise si actualizarea periodica a legislatiilor aplicabile acestor activitati contabile.

26

2.2.2 Conducerea contabilitatii materiilor si materialelor, inclusiv a celor de natura

obiectelor de inventar

Misiunea de audit public intern a continuat cu respectarea cadrului legal, normativ si procedural

in ceea ce priveste conducerea contabilitatii materiilor si materialelor, inclusiv a celor de natura

obiectelor de inventar, realizandu-se interviuri si testari in vedea constatarii respectarii legalitatii

desfasurarii acestor activitati.

Analiza, prin sondaj, a constatat faptul ca , in perioada auditata, in entitatea publica exista un

responsabil cu analiza lunara a miscarii materiilor si materialelor (stocurilor) organizate pe grupe, in

functie de natura acestora, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, in persoana doamnei

Fluieras Petruta Sef Birou Financiar-Contabilitate.

De asemenea in entitatea publica exizta responsabili cu evidenta sintetica si analitica a

materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar aflate in

magazie si in folosinta, in persoana doamnelor Antonescu Antofita si Bacalu Gabriela, persoane fizice

autorizate, cu care este incheiat un contract de prestari servicii in domeniul contabil.

Analiza misiunii de audit a constatat faptul ca exista un control periodic asupra bunurilor de

natura stocurilor aflate in magazie si a celor aflate in folosinta, materializat prin semnarea fiselor de

magazie, iar in cazul constatarii de nereguli, prin intocmirea unui proces verbal de constatare, conform

precizarilor d-nei Constantin Marcela, director economic, in cadrul interviului dat pentru acest obiect

auditabil legat de conducerea contabilitatii materiilor si materialelor, inclusiv a celor de natura

obiectelor de inventar.

Din analiza, prin sondaj, a modului in care au fost receptionate materiile, materialele, a celor de

natura obiectelor de inventar, achizitionate in perioada auditata, a rezultat faptul ca, pentru receptia

acestor bunuri au fost constituite comisii de receptie si au fost intocmite note de intrare-receptie

(N.I.R.-uri) in conformitate cu prevederile legale, dupa facturile fiscale emise de catre furnizorul de

materii prime, materiale, a celor de natura obiectelor de inventar.

Documentele au semnaturile necesare si vizele corespunzatoare, semnatura conducatorului

entitatii publice, precum si specificatiile legate de documentul privind receptia si instrumentul de

efectuare a platii la termenul scadent (ex.: NIR 29, O.P. 211/27.02.2013, in cazul facturii nr. 7229 din

06.02.2013, in valoare de 20.907,44 lei).

N.I.R.-urile au consemnate, de mana, inregistrarile contabile, utilizand conturile de materiale in

contrapartida cu conturile de furnizori : sintetic 300 =401 si analiticele respective 3028.02.20.01.09 =

401.02 cu suma de 20.907,44 lei, pentru factura nr. 7229 din 06.02.2013, in valoare de 20.907,44 lei.

Misisunea de audit a urmarit verificarea documentelor justificative si a circuitului acestora,

pronind de la miscarea acestor bunuri din gestiunea magaziei centrale catre utilizatori, in acest sens

constatandu-se faptul ca au fost intocmite documente corespunzatoare, semnate de care toate

persoanele implicate, vizate atat de catre Directorul General Administrativ si purtand viza pentru

control financiar preventiv propriu, aplicata de catre persoane cu decizie in acest sens, ex.: bon de

comanda nr. 1032/21.02.2013 semnat de catre gestionar Chiru Petruta, primitor Andrei Tudoran, sef

compartiment Bunea Marcel; vizat de catre D.G.A,. dl. Cristescu Adrian, purtand viza C.F.P.P.,

aplicata de catre d-na Fluiera Petruta, sef birou financiar-contabilitate, care are decizie in acest sens.

Pe bonurile de consum au fost consemnate, de mana, inregistrarile contabile respective,

utilizand conturile de cheltuieli cu materialele in contrapartida cu materialele achizitionate: sintetic 600

= 300 si analiticele respective 6028.02.20.01.09 = 3028.02.20.01.09 cu suma de 1.291,21 lei, pentru

bonul de consum cu nr. 1031 din 21.02.2013.

De asemena au fost examinate inregistrarile cronologice si sistematice a operatiunile privind

contabilitatea materiilo, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar constatandu-se

inregistrarea corecta a acestora in evidentele contabile.

27

Conform precizarilor d-nei Director Economic, Constantin Marcela, in perioada auditata nu au

existat stocuri aflate in custodie la terti.

Dupa cum s-a precizat mai sus, in cadrul acestui obiect auditabil, pentru introducerea si

prelucrarea datelor referitoare la contabilitatea materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura

obiectelor de inventar, exista implementata un sistem informatizat privind contabilitatea analitica si

sintetica a acestor bunuri.

2.3 Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

2.3.1 procedurile


si aprobate de catre factorii responsabili cu avizarea si aprobarea acestora.

Calculul drepturilor de personal

Avand in vedere faptul ca efectuarea calculului drepturilor salariale ale personalului entitatii

publice, a obligatiilor entitatii publice privind asigurarile si protectia sociala, precum si raportarile catre

institutiile abilitate se efectueaza de catre Directia Resurse Umane - Salarizare, misiunea de audit

public intern a fost extinsa si asupra acestei directii din cadrul Universitatii Nationale de Arte din

Bucuresti.

La nivelul Directiei Resurse Umane- Salarizare, in legatura cu calculul salariilor personalului

entitatii publice, a obligatiilor privind asigurarile si protectia sociala, precum si cu raportarile catre

institutiile abilitate, exista elaborata (la data 10.06.2013) si actualizata (la data 01.04.2014, ca urmare a

recomandarilor din raportul de audit al Camerei de Conturi a Municipiului Bucuresti din cadrul Curtii

de Conturi a Romaniei) Procedura operationala “Stabilirea drepturilor salariale” (Cod PO-RU-03),

conform Standardului 17 prevazut in Codul Controlului Intern/Managerial - Ordinul Ministrului

Finantelor Publice nr. 946/2005, republicat, cu modificarile di completarile ulterioare, procedura

elaborata dupa modelul de procedura prevazut de Anexa nr.2 din Ordinul precizat anterior, care descrie

activitatile desfasurate pentru stabilirea drepturilor de personal, respectiv calculul drepturilor salariale,

calculul cheltuielilor privind asigurarile si protectia sociala, raportarile catre institutiile abilitate, pasii

reaizarii acestor activitati, domeniul de aplicare al acesteia, legislatia aplicabila, circuitul documentelor,

reglementari specifice; anexe.

In legatura cu procedura operationala elaborata:

- desi nu exista o persoana responsabila cu elaborarea unor astfel de proceduri, acest lucru

realizandu-se abia in 2014, in persoana d-rei Plesca Roxana, cu functia de adiministrator financiar din

cadrul Directiei Resurse Umane-Salarizare, avand competente si pregatire necesare elaborarii unor

astfel de proceduri operationale, aceasta a elaborat si actualizat procedura operational mentionata mai

sus;

- procedura operationala mentinata mai sus a fost elaborata si actualizata de catre d-ra Plesca

Roxana, persoana ulterior responsabilizata cu eleborarea de proceduri operationale privind stabilirea

drepturilor de personal;

- procedura operationala a fost aprobata de conducerea entitatii publice, respectiv de catre

rectorul Universitatii Nationale de Arte din Bucuresti;


contabile, cu semnatura de primire a acesteia.

Din analiza Procedurii Operationale “Stabilirea drepturilor salariale” s-a constatat ca aceasta

procedura operationala contine cerinte minimale ale cadrului procedural prevazut de Standardul 17

28

Proceduri si de Anexa nr.2 din OMFP nr.946/2005,republicat, cu modificarile si completarile

ulterioare.

La nivelul Directiei Economice se desfasoara activitati de inregistrare in evidentele contabile a

cheltuielilor cu salariile personalului, precum si a cheltuielilo cu asigurarile si protectia sociala.

Pentru descrierea unor asemena activitati, a fost elaborata o procedura de lucru denumita

“Procedura privind inregistrarea cheltuielilor cu salariile si a contributiilor catre bugete” (Cod PL - 30)

conform Standardului 17 prevazut de Codul Controlului Intern/Managerial - OMFP nr. 946/2005,

republicat, cu modificarile si completarile ulterioare, procedura elaborata dupa modelul de procedura

prevazut de Anexa nr.2 din Ordinul precizat anterior, care descrie activitatile contabile realizate in ceea

ce priveste inregistrarea cheltuielilor cu salariile si a contributiilor catre bugete, pasii necesari realizarii

acestor activitati, domeniul de aplicare al acesteia, legislatia aplicabila, circuitul documentelor,

reglementari specifice, monografia contabila privind inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor de

personal;

- exista o persoana responsabila cu elaborarea unor astfel de proceduri, in persoana doamnei

Fluieras Petruta, avand competentele si pregatirea necesare elaborarii unei astfel de proceduri;

- procedura de lucru mentinata anterior a fost elaborata de catre persoana responsabila la data de

08.11.2013 si aprobata de conducerea entitatii publice, respectiv Rectorul Universitatii Nationale de

Arte Bucuresti;



Misiunea de audit public intern a constatat faptul ca procedura de lucru denumita “Procedura

privind inregistrarea cheltuielilor cu salariile si a contributiilor catre bugete” (Cod PL-30) indeplineste

conditiile minimale conform Standardului 17 si Anexei nr.2 din OMFP nr. 946/2005, republicat, cu

modificarile si completarile ulterioare.

2.3.2.1 Calculul si evidenta cheltuielilor cu salariile Din analiza misiunii de audit public intern, prin verificarea statelor de salarii selectionate din

perioada auditata, a situatiilor recapitulative privind plata salariilor, pentru lunile aprilie si septembrie

2011, 2012 si 2013, au rezultat urmatoarele:

- statele de salarii au fost intocmite pentru fiecare directie/compartiment/categorie de personal

in parte (cercetare, juridic si contencios, camin etc.), precum si in functie de structura acestora

(profesori, auxiliari, TESA etc.), natura acestora ( cumulul cu pensia, plata cu ora, timp partial etc.);

- din examinarea, prin sondaj, a modului de completare a statelor de salarii selectionate, a

rezultat faptul ca au fost completate toate rubricile necesare (salariu grila, salariu de baza, sporuri si

indemnizatii, ore suplimentare/ore de noapte/deduceri, retineri s.a.);

- din examinarea statelor de plata, s-a constatat completarea tuturor datelor;

- din examinarea documentelor mai sus mentionate, s-a constata ca toate aceste documente au

semnaturile tuturor persoanelor autorizate.

Intocmirea Statelor de salarii s-a realizat in sistem informatizat, prin introducerea datelor

necesarein sistem, apoi prin rularea programului se obtin statele de salarii, avand rezultatele si structura

conform cerintelor legale.

Din analiza, prin sondaj, a calculului drepturilor de personal pentru categoriile de personal

cuprinse in statele de salarii esantionate, a rezultat ca acestea au fost corect efectuate pentru categoriile

analizate dei statele de salarii selectionate din perioada auditata.

De asemenea, din analiza documentelor anexate la calculul drepturilor de personal, au fost

examinate retinerile din salarii datorate tertilor. Astfel s-a constatat faptul ca, pentru retinerile din

salarii datorate tertilor ( rate, popriri, alte retineri), au fost efectuate si virate sumele datorate, conform

obligatiilor salariatilor debitori si in conformitate cu documentele emise de catre acestia.

29

Au fost urmarite, prin sondaj, drepturile salariale neridicate de catre salariati, neconstatandu-se

deficiente in aceasta privinta.

Analiza misiunii a examinat si fondul de salarii la are nu se plateste somaj (pentru cumulul cu

pensia), constatandu-se situatiile in cauza.

Din analiza balantelor de verifcare la 30.04.2011, 30.09.2011, 30.04.2012, 30.09.2012,

30.04.2013, 30.09.2013, a rezultat faptul ca au fost inregistrate corespunzator in contabilitate

cheltuielile cu salariile personalului aferente perioadelor selectionate.

2.3.2.2 Calculul si evidenta cheltuielilor cu asigurarile si protectia sociala Din analiza balantelor de verifcare la 30.04.2011, 30.09.2011, 30.04.2012, 30.09.2012,

30.04.2013, 30.09.2013, utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurarile si protectia sociala

calculate si inregistrate in contabilitate cu cele raportate de catre entitatea bublica, a rezultat faptul ca

au fost asigurate corelatiile dintre aceste datorii.

2.4 Asigurarea evidentei tehnic-operative

2.4.1 Procedurile


si aprobate de catre factorii responsabili cu avizarea si aprobarea acestora, constatandu-se urmatoarele:

- exista elaborata, la data 26.09.2013, o procedura operationala (Cod PO-DTAA-07) denumita

“Administrarea imobilelor UNAB”, conform Standardului 17 prevazut de Codul Controlului

Inter/Managerial - OMFP nr. 946/2005, republicat, cu modificarile si completarile ulterioare, procedura

elaborata dupa modelul de procedura prevazut de Anexa nr.2 din Ordinul precizat anterior, care descrie

activitatile realizate in ceea ce priveste evidenta tehnic-operativa, pasii necesari realizarii activitatilor

desfasurate, domeniul de aplicare al acesteia, legislatia aplicabila, circuitul documentelor, reglementari

specifice;

- exista o persoana responsabila cu elaborarea unor astfel de proceduri, in persoana doamnei

Mlesnita Cristina, cu functia de administrator, avand competentele si pregatirea necesare elaborarii unei

asemenea proceduri;

- procedura operationala mentionata mai sus a fost elaborata de catre persoana responsabila la

data de 26.09.2013;

- procedura operationala a fost aprobata de conducerea entitatii publice, respectiv de catre

Rectorul Universitatii Nationale de Arte Bucuresti;

- procedura a fost difuzata tuturor factorilor implicati in desfasurarea unor asemenea activitati,

sub semnatura de primire a acesteia.

Constatari in ceea ce priveste continutul procedurii operationale “Administrarea imobilelor

UNAB”, Cod PO-DTAA-07.

Misiunea de audit public intern a constatat faptul ca procedura “Administrarea imobilelor

UNAB”, Cod PO-DTAA-07, are asigurat cadrul minimal prevazut de Standardul 17 si de Anexa nr. 2-

Modelul procedura operationala, conform OMFP nr. 946/2005,republicat, actualizat.

2.4.2 Organizarea si conducerea evidentei tehnic-operative

Analiza misiunii de audit public intern a urmarit, la acest obiect auditabil, modul in care este

organizata evidenta tehnic-operativa in entitatea public. Evidenta tehnic-operativa se organizeaza la

Directia Tehnic-Administrativa, Achizitii Publice, tot aici se realizeaza si conducerea evidentei tehnic-

operative.

Din analiza documentelor selectionate ca esantion, au rezultat urmatorele:

30

- pentru intrarile de mijloace fixe, obiecte de inventar, a fost verificata intocmirea proceselor

verbale de receptie, constatandu-se faptul ca s-au intocmit procese verbale de receptie, semnate de catre

toti membrii comisiilor de receptie, comisii constituite prin acte de decizie interna;

- s-au intocmit fise de magazie a mijlocului fix/obiectului de inventar;

- au fost verificate documentele si operatiunile efectuate in fisele de magazie;

- formularele financiar-contabile au fost corect completate.

2.5 Arhivarea documentelor financiar-contabile

2.5.1 Procedurile

Misiunea de audit public intern a urmarit, existenta procedurilor scrise, avizate si aprobate de

catre factorii responsabili cu avizarea si aprobarea acestora, constatandu-se urmatoarele:

- exista elaborata, la 08.11.2013, o procedura de lucru (Cod PL-32), denumita “Procedura

privind arhivarea documentelor contabile”, conform Standardului 17 prevazut de Codul Controlului

Intern/Managerial - OMFP nr. 946/2005, republicat, su modificarile si completarile ulterioare,

procedura elaborata dupa modelul de procedura prevazut de Anexa nr.2 din Ordinul precizat anterior,

care descrie activitatile contabile realizate in ceea ce priveste arhivarea documentelor financiar-

contabile, pasii necesari realizarii acestor activitati, domeniul de aplicare al acesteia, legislatia

aplicabila, circuitul documentelor, reglementari specifice;

- exista o persoana reponsabila cu elaborarea unor astfel de proceduri, in persoana domanei

Fluieras Petruta, cu functia de Sef Birou Financiar-Contabilitatea, avand competentele si pregatirea

necesare elaborarii unei asemenea proceduri;

- procedura de lucru mentionata mai sus a fost elaborata de catre persoana responsabila la deta

08.11.2013 si aprobata de conducerea entitatii publice;

- procedura de lucru a fost difuzata tuturor factorilor implicati in desfasurarea unor asemenea

activitati contabile, sub semnatura de primire a acesteia.

Avand in vedere cele mai sus mentionate, procedura de lucru “Procedura privind arhivarea

documentelor contabile”, cod PL-32, respecta legislatia privind modul de elaborare a procedurilor,

precum si continutul acesteia, cadrul minimal necesar.

2.5.2 Organizarea si conducerea activitatii de arhivare a documentelor financiar-

contabile Organizarea activitatii de arhivare a documentelor financiar-contabile s-a realizat in perioada

auditata in cadrul Directiei Economice a Universitatii Nationale de Arte din Bucuresti, fiecare salariat

din cadrul Directiei avand responsabilitati bine precizate in ceea ce priveste arhivarea documentelor

financia-contabile.

Conducerea activitatii de arhivare a documentelor financiar-contabile este efectuata de catre

directorul economic/contabilul sef, care propune persoanele responsabile cu arhivarea documentelor si

care face propuneri pentru intocmirea, modificarea si completarea Nomenclatorului arhivistic.

Seful Biroului financiar-contabilitate asigura pastrarea la locul de munca (operativa) si

depunerea la arhiva a documentelor dupa expirarea perioadei de pastrare operative; propune predarea

documentelor financiar-contabile la Arhiva Universitatii; coordoneaza activitatea de indosariere a

documentelor financiar-contabile pe unitati arhivistice la nivelul compartimentului.

Activitatea de codificare si numerotare a documentelor financia-contabile in vederea predarii la

Arhiva Universitatii a fost/este efectuata de catre administratorii financiari din cadrul Directivei

Economice/Serviciului Financiar-Contabilitate.

31

III. Concluzii

Prezentul Proiect de Raport de audit public intern a fost intocmit in baza Listei centralizatoare a

obiectelor auditabile, a Programului de audit si a Programului de interventie la fata locului, a

constatarilor efectuate, in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor si in timpul interventiei la fata

locului. Toate constatarile au la baza probe de audit obtinute pe baza testelor efectuate si consemnate in

documentele de lucru, intocmite de auditorul public intern, in sedinta de inchidere a misiunii.

Rezultatele evaluarii auditorului public intern privind Sistemul contabil si fiabilitatea acestuia,

se inscriu, cu unele exceptii, in parametrii normali. Astfel, se constata faptul ca sistemul contabil al

entitatii publice este bine reglementat si organizat.

In consecinta, apreciez ca prin implementarea recomandarilor formulate, activitatea va cunoaste

o ameliorare semnificativa.

Structura auditata/auditarii au obligatia sa intocmeasca Programul de actiune in vederea

implementarii recomandarilor si sa raporteze auditorului public intern, periodic, stadiul de

implementare al acestora.

SINTEZA

RAPORTUL DE AUDIT INTERN

INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind Sistemul contabil si fiabilitatea acestuia, s-a desfasurat

conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind

exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr.38/2003, OMFP 252/2004 pentru

aprobarea Codului de conduita al auditorului public intern si a OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea

Normelor metodologice privind organizarea si exercitarea activitatii de audit public intern in structura

Ministerului Educatiei Nationale si in unitatile aflate in odinea sau coordonarea Ministerului Educatiei

Nationale. Misiunea a fost cuprinsa in Planul de audit intern pe anul 2014 si a fost realizata de auditorul

public intern Pasancu Robert Claudiu.

CONCLUZII In baza Programului de audit intern, a testarilor si analizei efectuate, auditorul public intern

evalueaza Sistemul contabil din cadrul entitatii, dupa cum urmeaza:

Nr.crt. Obiectivul Apreciere

Functional De

imbunatatit

Critic

1 Organizarea si conducere contabilitatii X

2 Respectarea cadrului legal, normativ si

procedural in ceea ce priveste activitatea

contabila

X

Constatari si recomandari

1. Constatarea: procedura de lucru (Cod PL - 22), denumita “Inregistrarea in contabilitate a

imobilizarilor necorporale si corporale”, nu prezinta, la punctul 6 al acesteia, intreaga legislatie

aplicabila activitatilor contabile desfasurate in vederea inregistrarii in contabilitate a imobilizarilor

necorporale si corporale (FIAP nr. 2.1.1.1).

32

Recomandarea : introducerea la punctul 6 al Procedurii de lucru “Inregistrarea in contabilitate

a imobilizarilor necorporale si corporale” (Cod PL - 22) a legislatiilor omise si actualizarea periodica a

legislatiilor aplicabile acestor activitati contabile.

2. Constatarea: procedura de lucru (Cod PL-23), denumita :Procedura privind inregistrarea

materialelor, a obiectelor de inventar si gestionarea acestora”, nu prezinta, la punctul 6 al acesteia,

intreaga legislatie aplicabila activitatilor contabile desfasurate in vederea inregistrarii in contabilitate a

imobilizarilor necorporale si corporale (FIAP nr. 2.2.1.1).

Recomandarea : introducerea la punctul 6 al procedurii de lucru “Procedura privind

inregistrarea materialelor, a obiectelor de inventar si gestionarea acestora” (Cod PL-23) a legislatiilor

omise si actualizarea periodica a legislatiilor aplicabile acestor activitati contabile.

Date post:	08-Jul-2016
Category:	Documents
Upload:	andreeei13
View:	24 times
Download:	0 times

Audit Public Intern

Documents