+ All Categories
Home > Documents > Aproape Final2

Aproape Final2

Date post: 17-Jul-2016
Category:
Upload: ioana-andreea-istrate
View: 228 times
Download: 18 times
Share this document with a friend
Description:
SIFC 1
41
Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor Contabilitate şi Informatică de Gestiune Proiect pentru disciplina Sisteme Informaţionale Financiar-Contabile I Sistemul informaţional de gestiune a clienţilor Membrii echipei (în ordinea contribuţiei la proiect, cu specificarea ponderii deţinute în total proiect) 1. Bulău Ioana Andreea ( 30 %) 2.Costea Dana Delia (10 %) 3. Fotache Gabriel ( 30 %) 4. Șorgot Nicoleta (30 %) (Regula generală este de 3-4 membri în echipă) Organizaţia: SC Danubic Comp SA Persoana de contact: Nume şi prenume: Camelia Bicsabi Telefon: 753857888 Funcţia în firmă: Administrator E-mail: camelia.bicsabi@yahoo. 1
Transcript
Page 1: Aproape Final2

Facultatea de Economie şi Administrarea AfacerilorContabilitate şi Informatică de Gestiune

Proiect pentru disciplina Sisteme Informaţionale Financiar-Contabile I Sistemul informațional de gestiune a clienţilor

Membrii echipei (în ordinea contribuţiei la proiect, cu specificarea ponderii deţinute în total proiect)

1. Bulău Ioana Andreea ( 30 %)

2.Costea Dana Delia (10 %)

3. Fotache Gabriel ( 30 %)

4. Șorgot Nicoleta (30 %)

(Regula generală este de 3-4 membri în echipă)

Organizaţia: SC Danubic Comp SA

Persoana de contact:

Nume şi prenume: Camelia Bicsabi Telefon: 753857888

Funcţia în firmă: Administrator

E-mail: camelia.bicsabi@yahoo.

IAŞI 2014

Copyright@Gabriela Meşniţă 2014

1

Page 2: Aproape Final2

CUPRINS

1. Descrierea organizaţiei analizate şi a principalelor sisteme informaţionale economice..................31.1 Analiza organizaţiei.........................................................................................................31.2 Descrierea sistemelor informaţionale şi a aplicaţiilor informatice....................................51.3 Construirea matricei sisteme informaţionale - componente organizatorice şi parteneri. .101.4 Descrierea proiectelor informatice în curs de implementare sau propuneri de proiecte. .132. Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat................................................................142.1 Identificarea tranzacţiilor economice din sistemul analizat............................................142.2 Descrierea relaţiilor sistemului cu componente organizatorice şi parteneri ai organizaţiei152.3 Stabilirea intrărilor şi ieşirilor din/spre entităţile externe sistemului..............................162.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune.............................................173. Analiza detaliată a sistemului informaţional existent..............................................................193.1 Identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului).....193.2 Analiza ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care rezultă).........................203.3 Analiza intrărilor (se vor ordona în funcţie de procesul în care intră spre prelucrare)....233.4 Analiza proceselor de prelucrare...................................................................................264. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea).................284.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date......................................................................284.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor.........................................................284.3 Matricea CRUD............................................................................................................295. Prezentarea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale noului sistem.........................................30

2

Page 3: Aproape Final2

1. Descrierea organizaţiei1 analizate şi a principalelorsisteme informaţionale economice

Se are în vedere prezentarea pe scurt a organizaţiei din punctul de vedere al obiectului de activitate şi al sistemelor informaţionale existente.

1.1 Analiza organizaţiei

Nr. crt. Caracteristici Detalii privind caracteristicile

1. Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii

Obiectul principal de activitate al firmei este: executarea de lucrari de construcții, dar aceasta oferă și consultanță de la stadiul definirii proiectului, proiectare, obținere autorizatie (avize, proiecte secundare), licitație, contractare, urmărire lucrari, (dirigenție, decontări, situații de plată) pînă la punerea în fucțiune și predarea investiției către client.

Forma de organizare juridică este SA iar natura proprietății este privată.

2. Mediul în care activează Furnizori interni: BADUC SA, BAUMIT, KNAUF, DECONS,ARABESQUE, MEM IMPEX, PRAKT, E-ON, TELEKOM, ORANGE.Categorii de furnizori:

Furnizori de materiale de construcții: ciment, nisip, balast, pietriș, var, adeziv, etc. Furnizori de utilaje:excavatoare, cilindri compactori pentru tersamamente și asfalt,

stații de asfalt, motocompresoare cu picamere, mașini de tăiat, asfaltat beton etc. Furnizori de utilități: energie electrică, apă, gaz, telecomunicații, salubrizare.

Furnizori externi : EMERSON SRL (RIDGE TOOL)

1

3

Page 4: Aproape Final2

Clienții sunt doar interni pe bază de contracte, persoane juridice: pe baza contractului semnat pentru prestarea serviciilor.Societatea este client al băncii BRD Groupe Societe Generale.Aceasta lucrează cu ordine de plată, bilete la ordin și cecuri, în relațiile cu furnizorii sau cu statul. De asemenea, salariații dispun de carduri pentru virarea salariului.

3. Modul de organizare şi principalele activităţi economice

Structura organizatorică este funcțională.

1.2 Descrierea sistemelor informaţionale şi a aplicaţiilor informatice

Nr. Sistem informaţional Descrierea aplicaţiei/aplicaţiilor/ Prelucrările şi tipul prelucrărilor Locurile (birourile) din firmă unde

4

Page 5: Aproape Final2

crt. identificat şi scopul

modulelor informatice care sprijină prelucrările din sistemul

informaţional

identificate prin analiza interfeţei aplicaţiei/aplicaţiilor/ modulelor (meniuri,

opţiuni, ecrane)

se foloseşte/folosesc aplicaţia/aplicaţiile

1. Sistemul informaţional de gestiune stocuri tine evidenţa cantitativă şi valorică a stocurilor de materii prime, materiale necesare pentru desfăşurarea activităţii, mişcarea stocurilor, decizii privind aprovizionarea.

Aplicaţia WinMentor rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu aspectul contabil ţinând o evidenţă multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică. Rapoartele aferente stocurilor acoperă necesităţile de informaţii. Inventarul stocurilor apare ca un capitol bine definit în WinMENTOR, aplicaţia asigurând un cadru corect şi facil pentru inventarierea stocurilor.

Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale în stoc prin achiziţie. Prelucrarea este mixtă, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieşirile de materiale din stoc, destinaţiile fiind dare în consum şi vânzare. Prelucrarea este mixtă, datele de pe bonurile de comandă, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.

Aplicaţia este utilizată de persoana care se ocupă de gestiune, în cadrul depozitului, de responsabilul cu aprovizionarea de materii prime si materiale, de şef secţie inventare. Aplicaţia este accesată şi de către conducere (directorul economic).

2. Sistemul de trezorerie are drept scop evidența încasărilor şi plăţilor, care se realizează pe baza mai multor tipuri de documente prin care se identifică obligaţii de plată sau drepturi de încasare.

WinMENTOR permite corelarea plăţilor şi încăsărilor cu documentele primare care au generat obligaţia de plată sau încasare. În cazul plăţilor şi încasărilor în valută înregistrându-se automat diferenţele de curs valutar.

Prelucrarea datelor privind intrările în sistemul informațional de trezorerie se face pe baza încasărilor și plăților înregistrate pe baza chitanței, extrasului de cont și registrului de casă. Acestea se introduc manual, o singură dată, iar actualizarea datelor de pe aceste documente se face automat. Ieșirile din sistemul de trezorerie se concretizează în generarea Registrului de casă și a Jurnalelor de încasări și plăți. Prelucrarea acestora este informatizată, actualizarea datelor făcându-se automat.

Aplicatia este folosită de contabil în cadrul departamentului financiar-contabil. Uneori, aplicaţia este accesată şi de conducere (directorul economic) însă acesta are dreptul numai pentru vizualizarea unor informaţii, fără a face prelucrări.

3. Sistemul de salarizare și personal are ca principal scop culegerea, validarea și

Cu ajutorul aplicaţiei WinMentor (modulul Salarii) se realizează calculul efectiv al salariilor: se

Cu aplicaţia WinMentor , modulul Salarii sunt făcute următoarele prelucrări:

Aplicația este utilizată în cadrul departamentului financiar contabil, de către contabil, unde se înregistrează

5

Page 6: Aproape Final2

înregistrarea datelor care se referă la evidența personalului, pregătirea și perfecționarea lui, urmărirea normelor efectuate de către acesta. De asemeni sunt calculate drepturile salariale, reținerile, evidența performaței profesionale si evidența programelor de pregătire și instruire profesională.

introduc concediile din rapoartele obţinute pe baza pontajului, orele suplimentare, bonusurile şi salariile de baza. Din suita Microsoft Office sunt folosite Microsoft Excel şi Microsoft Outlook.

-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii cuantumului salarial al fiecarui angajat Pe baza datelor primite în format Excel din aplicaţia Pontaj se realizeaza o situaţie privind salariul fiecărui angajat.-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii contribuţiilor personale la bugetele publice Cotele de contribuţii se actualizează manual – prelucrarea este mixtă.-Prelucrarea datelor în vederea realizării declaraţiilor către instituţiile statuluiPrelucrarea este automată şi se bazează pe datele completate anterior în ceea ce priveşte salariile.

Microsoft Excel este utilizat pentru:-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii bonusurilor pentru fiecare angajat Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor privind salariile brute negociate pe fiecare angajat în parte (inclusiv noii angajati) Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor privind tichetele de masa cuvenite fiecărui angajat Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor în vederea

toate datele privind angajații Uneori, aplicația este accesată și de conducere (directorul economic), dar numai pentru vizualizarea unor informații, fără a face prelucrări.

6

Page 7: Aproape Final2

calculării salariului cuvenit fiecărui angajat Această calculare este preliminară şi în cazul în care datele finale arată la fel ca cele din WinMentor se consideră că în acest caz calculul efectuat este corect şi se trece la definitivarea statelor de plată.-Prelucrarea datelor privind stabilirea necesarului de resurse umane-prelucrări automate-Prelucrarea datelor privind angajarea de personal-prelucrări automate-Prelucrarea datelor privind angajaţii demişi sau care au plecat din firmă-prelucrări automate

4. Sistemul informațional financiar contabil ține evidența tuturor operațiunilor financiar-contabile ce au loc la nivelul firmei, prin evidența acestora în documentele contabile precum și a altor evenimente cu efecte asupra performanței economice și financiare a firmei.

Principala aplicaţie folosită în cadrul acestui sistem este WinMentor care generează automat înregistrările contabile aferente documentelor primare operate.

Pentru calcule este folosit Microsoft Excel din pachetul Microsoft Office

-Prelucrarea datelor în vederea ţinerii evidenţei contabile

-Prelucrarea datelor în vederea realizării listelor contabile şi a rapoartelor

Prin modulele Producţie, Comercial,Service şi Mentor din WinMentor se realizează toate cele de mai sus, iar prelucrările sunt automate.

Prin Microsoft Excel se realizeză automat:-Prelucrarea datelor privind rapoartele scoase din aplicatia Pontaj privind concediile, orele suplimentare,

Aplicația este utilizată în cadrul compartimentului financiar contabil, de către conducere care are drept de verificare și modificare.

7

Page 8: Aproape Final2

bonusuri, salarii de baza, salariati, ore minus si introducerea lor in WinMentor

-Prelucrarea datelor privind calculul salarial din Excel si confruntarea cu datele finale obtinute in WinMentor

5. Sistemul informațional de gestiune a clienților ține evidența asupra comenzilor, a încasărilor sau a sumelor restante, acces la istoricul tuturor interacțiunilor avute de un client cu compania și oferă informații cu adevărat relevante pentru persoana care preia o anumită cerere (tipurile de produse achiziționate, solicitările semnalate de client în decursul timpului, modul în care au fost acestea soluționate și statusul lor actual).

Aplicația WinMentor permite înregistrarea comenzilor primite de la clienți, în scopul urmăririi acestora până la finalizarea produselor/ proictelor către parteneri. De asemenea, permite ținerea evidenței asupra plăților efectuate de către clienți. Aplicația permite introducerea contactelor în sistem o singură dată, pentru a reduce durata unei conversații cu un client.

Prelucrarea datelor privind intrările se face pe baza bonului fiscal, extrasului de cont, chitanței și contactului de prestare de servicii. Datele sunt introduse în program, manual, de către contabil. Ieșirile din sistemul informational de evidenţă a clienţilor au diferite destinaţii (vânzări, verificarea situaţiei clienţilor). Se fac prin intermediul nomenclatorului clienților, balanţei analitice a clienților , fișei analitică a clientului, jurnalului de vânzări, notelor contabile. Datele privind clienţii se introduc manual prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea clienţilor se realizează automat.

Aplicaţia este utilizata si de catre contabil, care tine evidenta încasărilor.

6. Sistemul de gestiune a producției urmărește pregătirea, lansarea în producție și finalizarea construcțiilor.

Aplicația WinMENTOR ține evidența pregătiri și lansării în fabricație.

Intrările in sistemul de gestiune al a producției se realizează manual prin facturi, proces verbal de predare-primire, proces verbal de inventariere, NIR, bon de predare, transfer restituire, avizelor de însoțire a mărfurilor. Datele introducându-se prin interfața aplicației și actualizându-se automat.Ieșirile din sistemul de gestiune informational al producţiei se realizează prin generarea bonului de consum, a notelor

Aplicația este utilizată de către managerul tehnic si managerul de producție.

8

Page 9: Aproape Final2

contabile, a facturilor, etc. Datele se introduc prin interfața aplicației actualizarea fiind automată.

7. Sistemul de gestiune al furnizorilor ține evidența comenzilor, recepției și achiziției bunurilor, precum și al gestiunii plăților efectuate către aceștia.

Aplicația WinMENTOR oferă modulul Parteneri care poate fi împărțit în clase de încadrare pentru o identificare mai rapidă a clienților(furnizori, parteneri, etc.)

Prelucrarea datelor privind intrările informaționale despre furnizori se realizează prin achiziții, prin cereri de la aprovizionare, prin oferte de la furnizori către clienți și plățile efectuate de aceștia prin obligatiile față de funizori, prin facturi, contracte, prin rapoarte de necesitate de la departamentul de aprovizionare. Informațiile se actualizează automat, după ce au fost introdu-se mai întâi manual.Ieșirile sistemului de gestiune al clienților se realizează prin documente:Calendar de Plăți Extrase de Cont, Facturi de achitat în devize, Facturi de Achitat, Fișă Furnizor, Scadențar, Situație sume restante, Vechime solduri furnizor.Datele introducându-se manual și actualizandu-se automat.

Aplicația este utilizată de către contabil, în cadrul departamentului financiar contabil care ține gestiunea stocurilor și a plăților. Ea mai este utilizată de catre directorul economic și responsabilul cu aprovizionarea

9

Page 10: Aproape Final2

1.3 Construirea matricei sisteme informaţionale - componente organizatorice şi parteneriSe va realiza matricea sisteme informaţionale – componente organizatorice.

Legendă:

1. Cerere ofertă (Clienţi –> Sistemul Clienţi)

2. Ofertă (Sistemul Clienţi → Clienţi)

3. Formular de comanda ( Clienţi -> Sistemul de gestiune al clieţilor)

4. Cerere aprovizionare (Sistemul Clienţi -> Birou aprovizionare)

5. Cerere de aprovizionare spre aprobare ( Birou aprovizionare -> Sistem Conducere )

6. Cerere aprobată (Sistem Conducere –> Birou aprovizionare)

7. Cerere ofertă de bunuri (Birou aprovizionare –>Sistem de gestiune Furnizori)

8. Ofertă (Sistem de gestiune Furnizori -> Furnizori)

9. Oferta primita (Furnizori – >Sistem de gestiune furnizori)

10. Cerere spre aprobare (Sistemul de gestiune furnizori -> Sistemul Conducere )

11. Cerere aprobata (Sistemul Conducere -> Sistemul de gestiune furnizori)

12. Confirmare ( Sistemul de gestiune furnizori -> Furnizori )

13. Factura ( Furnizori -> Sistemul de gestiune stocuri)

14. Factura ( Sistem de gestiune stocuri - > Sistem financiar-contabil)

15. Ordin de plata ( Sistem financiar-contabil -> Clienti)

10

Page 11: Aproape Final2

16. Ordin de plata ( Clienti - > Sistem trezorerie)

17. Chitanta (Sistem trezorerie -> Sistem financiar-contabil)

18. Chitanta (Sistem financiar-contabil -> Furnizori)

19. Marfa comandata ( Furnizori -> Sistemul de gestiune socuri)

20. Aviz de insotire a marfii ( Sistem de gestiune sotocuri - > Birou aprovizionare)

21. Marfa (Birou aprovizionare -> Sistem de productie)

22. Marfa (Sistem productie -> Sectie)

23. Factură (Birou aprovizionare - > Sistem clienţi)

24. Fişă Client ( Clienţi -> Sistem Clienţi)

25. Jurnal incasari ( Sistem Clienţi -> Sistem Financiar Contabil )

26. Borderou ( Sistem Trezorerie -> Sistem Financiar Contabil )

27. Contract individual de muncă ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)

28. Pontajul ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul de resurse umane)

29. Informaţii privind salariile ( Sistemul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)

30. Declaraţie privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi obligaţiile de plată la bugetul asigurării pentru şomaj ( Sistemul financiar- contabil-> Stat)

31. Declaraţie privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi obligaţiile de plată la bugetul asiguărilor sociale ( Sistemul de trezorerie -> Bancă)

32. Extras de cont (Sistemul de Trezorerie -> Stat)

33. Extras de cont ( Sistemul financiar- contabil -> Sistemul resurse umane)

11

Page 12: Aproape Final2

34. Stat de salarii ( Sistemul resurse umane -> Departamentul resurse umane)

35. Extras de cont ( Bancă -> Departamentul de resurse umane, pentru plata salariilor

36. Factură ( Sistemul financiar-contabil -> Sistemul de gestiune clienti)

37. Factura (Sistem de gestiune client -> Clienti)

38. Plata ( Clienti -> Sistem trezorerie)

39. Chitanta ( Sistemul de trezorerie ->Clienti)

40. Dosar contractare credit –Documente juridice ( Act Constututiv, Certificat de înregistrare în Registrul Comerţului) şi Documente financiar- contabile (Situaţii financiar contabile, Certificat de atestare fiscală) ( Sistemul financiar - contabil -> Bancă )

41. Extras de cont, Contract ( Bancă -> Sistemul Trezorerie)

42. Certificat de garanţie ( Sistemul de trezorerie -> Imobilizări)

43. Proces verbal de recepţie ( Imobilizări -> Sistemul de gestiune clienti)

44. Process verbal ( Sistem de gestiune client -> Clienti)

45. Registru Jurnal, Registru Cartea- Mare, Balanţa de verificare ( Departamentul financiar- contabil -> Sistemul financiar – contabil)

46. Situații financiare anuale ( Sistemul financiar- contabil -> Stat)

47. Plan de conturi analitice (Sistem de contabilitate -> toate birourile si departamentele)

48. Rapoarte (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul conducere)

49. Note contabile (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul financiar-contabil)

12

Page 13: Aproape Final2

1.4 Descrierea proiectelor informatice în curs de implementare sau propuneri de proiecte

În acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice ce pot fi propuse, pentru îmbunătăţirea sau înlocuirea aplicaţiilor existente, pentru implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate în curs de implementare. Se va completa următorul tabel:

Nr. crt.

Denumire proiect Tip proiect (propus, în curs de implementare)

Scop proiect (problema ce se doreşte a fi rezolvată)

Restricţii de implementare

1 SCOP-C Implementarea programului SCOP-C

Sistem informatic proiectat pentru controlul costurilor in activitatea de constructii fiind soluția IT cea mai completă și care reduce considerabil eforturile tuturor departamentelor implicate oferind instrumente de analiză și control a activitătii desfășurate.

Poate că cel mai mare avantaj al aplicației software propusă de noi este faptul că este concepută și dezvoltată pe particularitățile pietei românesti, fiind conformă cu legislația în vigoare.

Noi dorim ca firma să evolueze și să treacă la implematarea unei noi noi aplicații de tip ERP.

Soluția ERP(Ennterprise Resource Plannin – Planificarea Resurselor Intreprinderii) propusă de noi este realizată pe o tehnologie orientată pe module, fiind gandită să asigure eficiența maximă la nivelul tuturor departamentelor acoperind cele mai importante secțiuni din domeniul construcțiilor.

1.Costuri ridicate atât pentru achiziția, implementarea cât și instruirea personalului.2. Timpul mort datorat duratei de implementare3.Riscul alegerii unui furnizor ”nepriceput”4. Posibilitatea ca angajații și implicit aplicația să nu funcționeze în firmă.

13

Page 14: Aproape Final2

2. Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat

Pentru definirea ariei de întindere se vor avea în vedere, în special, fluxurile informaţionale (intrări şi ieşiri) identificate la punctul 1.3, relevante pentru sistemul ce va fi supus analizei.

2.1 Identificarea tranzacţiilor economice din sistemul analizat

Tranzacţii economice - principalele activităţi întâlnite într-o organizaţie, în care intervin cel puţin doi participanţi din interiorul sau exteriorul acesteia şi prin care este afectată structura patrimonială a organizaţiei.

În acest scop, se va completa următorul tabel.

Nr. crt. Denumire tranzacţie Tip tranzacţie (internă, externă)

Descriere tranzacţie

1. Evidenta cerere interna Se centralizeaza totalitatea cererilor primite de la clienti. 2. Trimitere oferte externa Elaborarea unei cereri de ofertă către clienti și așteptarea unei confirmări.3. Încheiere contracte externa Stabilirea termenilor contractuali si semnarea acestora cu clientii.4. Actualizare clienti interna In urma contractelor semnate, se va actualiza baza de date cu noii clienti.5. Înregistrarea

facturii sau a procesului de predare-primire a serviciului prestat

interna Se va înregistra în contabilitate factura sau procesul verbal de predare-primire a serviciului prestat.

6. Predare serviciu externa Dupa terminarea lucrarilor si facturarea acestora, se preda serviciul prestat.

14

Page 15: Aproape Final2

2.2 Descrierea relaţiilor sistemului cu componente organizatorice2 şi parteneri ai organizaţiei

Nr. crt.

Departament/birou/persoană/partener

Descrierea relaţiilor cu sistemul analizat

1. Clienţi - Tine evidenta clientilor in ceea ce privesc cererea de oferte, contracte incheiate- Tine evidenta dosarelor existente cu listele clientilor;- Evidenta dosarelor cu ofertele trimise, acceptate si neacceptate;- Inregistrarea noilor clienti, actualizarea lor si tinerea evidentei ai posibililor clienti;- Realizeaza legaturi cu restul departamentelor;

2. Conducere - Asigura incheierea de contracte, luarea a tuturor deciziilor finale;- Tine evidenta dosarelor cu privire la contractele incheiate;

3. Sectie productie - Tinerea evidentei a stagiului in care se afla lucrarile- Evidenta comenzilor interne;

4. Departament financiar-contabil - Preia note contabile, fisele clientilor, jurnalele de incasari si prelucreaza înregistrările contabile pe conturi analitice pentru fiecare furnizor în parte

- Inregistreaza facturi pe baza contractelor

2.3 Stabilirea intrărilor şi ieşirilor din/spre entităţile externe sistemului

Nr. crt.

Entitatea externă Intrări de la entitate în sistem

Ieşiri din sistem către entitate

2

15

Page 16: Aproape Final2

1. Clienti - Proces verbal de predare-primire;

- Contract semnat;- Cerere oferta;

- Deviz oferta;- Oferta produse;- Contract;- Plan de elaborare proiect;- Factura;

2. Conducere - Decizii - Rapoarte;- Politici de implementat.

3. Trezorerie - Informatii privind in-casari;

- Extras de cont

4. Sistem contabilitate generala - Plan de conturi analitic;

- Note contabile;- Jurnal vanzari.

5. Productie - Raport - Comanda interna.

2.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune

16

Page 17: Aproape Final2

17

Page 18: Aproape Final2

Fig. 1.1. Structura organizatorică a firmei ALFA

Page 19: Aproape Final2

3. Analiza detaliată a sistemului informaţional existent

3.1 Identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)Procesele de prelucrare care au loc în cadrul Sistemului de gestiune al resurselor umane au fost grupate, în funcţie de principalele

tranzacţii economice, astfel:

1. Evidenta oferte

Acest proces presupune înregistrarea datelor referitoare la trimiterea si acceptarea ofertelor emise de catre intreprinderea noastra.

1.1.Primire cerere oferta. Acest subproces presupune înregistrarea cererilor de oferte primite.1.2.Inregistrare cerere – oferta acceptata. In acest subproces, se vor negocia ofertele in functie de cerintele solicitate de clienti, dupa

se va finaliza oferta spre semnarea si acceptarea acesteia.

2. Evidenta contracteAcest proces eviden iează stabilirea termenilor contractuali precum si incheierea acestora.ț

2.1.Stabilire termeni contract . În urma verificărilor efectuate, se vor inregistra termenii contractuali stabiliti de catre ambele parti cu privire la clauzele solicitate de catre acestia.

2.2.Incheiere contract. In acest subproces va avea loc finalizarea contractului prin semnarea acestuia si inaintarea lui spre de-mararea lucrarilor.

3. Predare serviciiAcest proces reflectă modul in care serviciul va fi predat pe baza procesului verbal de predare-primire a lucrarilor.

Proces verbal de predare - primire a lucrarii. Procesul se va intocmi in doua exemplare, in momentul finalizarii lucrarii, unul dintre exemplare ramanand la client iar cel de-al doilea se va inregistra in entitatea noastra.

19

Page 20: Aproape Final2

3.2 Analiza ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care rezultă)Proces/subproces

de prelucrare care generează

ieşirea1

Denumire ieşire

Destinaţie Tip ieşire2, mod de obţinere3, momentul generării

Structură ieşire4 Documentul/ documentele pe baza căruia se obţine ieşirea5

Locurile de stocare pentru obţinerea

datelor (tabele ale bd, fişiere, dosare)6

Observaţii7

Evidenta oferta

Planul de elaborare a serviciului prestat

ClientiProgramat, semiautomat,in functie de momentul tranzactiei

Denumire firma (text, 30)Nume,Prenume client (text 25)Adresa firma&client (text, numeric, 50)CUI (numeric)Data (data calendaristica, 8)Semnatura (text)Locatie (text)Date contact (alfanumeric,50)Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs

Plan Dosar oferteTabele clienti

Neluarea in considerare a unor informatii care se presupuneau a fi importante in elaborarea planului.

Oferta

Clienti Programat, semiautomat (se extrage din aplicaţie o listă iniţială şi se continuă prelucrările în Excel), zilnic

Denumire firma (text, 30)Nume,Prenume client (text 25)Adresa firma&client (text, numeric, 50)Data (data calendaristica, 8)Semnatura (text)Date contact (alfanumeric,50)Pret (numeric,6)Servicii oferite (alfanumeric, 30)Pret oferta=manopera +utilaje + salarii + materiale

Oferta Dosar oferte, Dosar clienti

Oferta s-a trimis prin mail, aceasta salvandu-se in spam nefiind observata.

20

Page 21: Aproape Final2

Evidenta contract Contract

Clienti Neprogramat,semiautomat in funcţie de momentul tranzacţiei ce a generat documentul

Numar (numeric)Partile contractante (alfanumeric, 100)Obiectele contractului (text, 50)Valoarea contractului (numeric, 6)Modalitati de plata (text, 50)Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs

Contract ClientiContracteOferteProduseComenzi interne

Pierdere contract.

Comanda interna Productie

Programat, semiautomat, dupa incheierea contractului

Denumire firma (text, 30)Nume, prenume client (text, 25)Data (data calendaristica, 8)Unitate de masura (text, 5)Cod ( numeric, 10)Denumire materiale ( alfanumeric, 20)Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs

Comanda ClientiContracteOferteProduseComenzi interne

Folosirea gresita a unora dintre formule prin adaugarea sau omiterea unei cifre de la o anumita suma.

Predare serviciu Proces verbal de predare-primire

Client Programat, manual, la sfarsitul perioadei.

Numar (numeric)Data (data calendaristica)Firma (text)Partile contractante (text, 50)Date contact (alfanumeric, 30)Semnatura (text. 10)

Proces verbal ProduseFacturaProces verbal

Nerespectarea termenelor aflate in proiect.Nerespectarea datei de predare a lucrarii.

21

Page 22: Aproape Final2

Jurnal de vanzari

Sistem contabilitate generala

Programat, semiautomat, la sfarsitul lunii

Numar curent (numeric, 5)Nume client si nume firma (text, 20)Data (data calendaristica, 8)Numar factura (numeric, 5)

Factura Proces verbalProduseFactura

Pierderea jurnalului.

Nota contabila

Sistem contabilitate generala

Programat, semiautomat, la sfarsitul lunii

Numar curent (numeric, 5)Nume client si nume firma (text, 20)Data (data calendaristica, 8)Numar factura (numeric, 5)

Factura Proces verbalProduseFactura

Deteriorarea notelor caontabile.

Factura Clienti Programat, automat, la sfarsitul lucrarilor

Numar (numeric)Data (data calendaristica)Firma (text)Partile contractante (text, 50)Date contact (alfanumeric, 30)Semnatura (text. 10), unitate de masura (text, 4),Formula:valoare contructie = cost de achizitie materiale+ manopera(utilaje, salarii)+ tvaTVA = 24% * val constructie

Deviz lucrari Proces verbalProduseFactura

Gresirea calculelor.

Regulament (Politici de implementat)

Conducere Programate, semiautomate, la incheierea contractului

Denumire firma (text, 30)Nume, prenume client (text, 25)Data (data calendaristica, 8)Titlu ( text, 20)Semnatura ( text, 10)

Regulamentului intern al firmei

Incalcarea regulamentului.

22

Page 23: Aproape Final2

Raport Conducere Neprogramate, semiautomate, inainte de incheierea contractului

Numar (numeric)Data (data calendaristica)Firma (text)Date contact (alfanumeric, 30)Semnatura (text. 10)

Regulamentului intern al firmei

Tabele clientiFacturaProces verbal

Pierdere raport

3.3 Analiza intrărilor (se vor ordona în funcţie de procesul în care intră spre prelucrare)

Proces/ subproces/ în

care intră datele1

Denumire intrare

Tip intrare Emitent şi/sau Sursa de intrare în

sistem2

Structura intrării3 Date păstrate în sistem4 Locurile de stocare unde vor fi

înregistrate datele (tabele ale bd, fişiere,

dosare) 5

Observaţii6

Evidenta oferte Cerere oferta Suport hartie

Client Denumire firma (text, 30)Nume,Prenume client (text 25)Adresa firma&client (text, numeric, 50)Data (data calendaristica, 8)Semnatura (text)Date contact (alfanumeric,50)Pret (numeric,6)Servicii oferite (alfanumeric, 30)

Denumire clientDate de contactPret

Tabela clientiDosare Oferte

Deteriorarea dosarelor de oferte din cauza conditiilor de pastrare necorespunzatoare.

Evidenta contracte

Contract Suport hârtie Client/ Sistemul de gestiune al clientilor/ Sistemul de conducere

Numar (numeric, 10)Partile contractante (alfanumeric, 100)Obiectele contractului

Nr contractDenumire clientAdresa clientBanca client

Tabele clientiListe Comenzi interneDosar Oferte

Neintroducerea in contract a tuturor termenilor specificati de client.

23

Page 24: Aproape Final2

(text, 50)Valoarea contractului (numeric, 6)Modalitati de plata (text, 50)

Cont bancarObiectul contractuluiData incheierii Data expirariiCUIDate de contactServicii oferitePret

Dosar ContracteLista Produse

Predare serviciu

Raport Suport hartie Productie Numar (numeric, 8)Data (data calendaristica, 10)Firma (text, 30)Date contact (alfanumeric, 30)Semnatura (text. 10)

Numar raport,denumire client,adresa,data,istoric executie lucrare.

Tabele clientiFacturaProces verbal

Pierdere raport

Proces verbal de predare a lucrarii

Suport hartie Clienti/sistem de gestiune al clientilor

Numar (numeric,5 )Data (data calendaristica, 10)Firma (text, 20)Partile contractante (text, 50)Date contact (alfanumeric, 30)Semnatura (text. 10)

Nr procesDataDenumire clientDecnumire firmaPretAdresa

ProduseFacturaProces verbal

Pierderea procesului verbal de predare a lucrarii.

Regulament (Decizii)

Suport hartie Productie Denumire firma (text, 30)Nume, prenume (text, 25)Data (data calendaristica, 8)Titlu ( text, 20)Semnatura ( text, 10)

Nume, prenume Tabele clientiFacturaProces verbal

Luarea nepotrivita a deciziilor

Jurnal incasari (Informatii privind incasarile)

Suport hartie Trezoreria Sume incasate ( numeric, 10)Nume client ( text, 20)Data ( data calendaristica, 10)Semnatura (text, 10)

Sumele incasateNumele clientuluiData

Proces verbal Pierdere jurnal.

24

Page 25: Aproape Final2

valoare contructie = cost de achizitie materiale+ manopera(utilaje, salarii)+ tvaTVA = 24% * val constructie

25

Page 26: Aproape Final2

3.4 Analiza proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces1

Descrierea operaţiunilor de prelucrare2

Ieşiri din proces/subproces3

Intrări în proces/subproces4

Formulele sau relaţiile de calcul5

Locul de stocare a datelor (tabele ale bd, fişiere sau

dosare)6

Observaţii7

Evidenta oferte

Oferta o trimitem si o negociem cu clientul ca mai apoi sa fie acceptata de catre acesta.

Plan de elaborare a serviciului prestat

Cerere oferta Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produsPret oferta=manopera +utilaje + salarii + materiale

Dosar oferteTabele clienti

Numarul comenzilor (Nr. Crt.) sa nu corespunda cu numarul comenzilor existente.

Oferta Dosar oferteTabele clienti

Baza de date este stearsa si se pierd toate informatiile.

Evidenta contracte

Stabilirea in contract a termenilor ce trebuie respectati pe parcursului acestuia ( conditii de livrare, asigurare, garantii, termenele de predare) pe baza carora se va incheia contractul.

Contract Contract Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs

ClientiContracteOferteProduseComenzi interne

Nerespectarea conditiilor de pastrare a contractelor.

Comanda interna ClientiContracteOferteProduseComenzi interne

Predare serviciu

Pe baza raportului de executare comanda vom intocmi procesul verbal de predare-primire a lucrarii, in urma caruia vom intocmi factura in sistemul financiar-contabil.

Procesul de predare-primire

Procesul de predare-primire

Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs

ProduseFacturaProces verbal

Deteriorarea procesului de predare-primire.

Nota contabila Raport Tabele clientiFacturaProces verbal

Pierderea notelor contabile

26

Page 27: Aproape Final2

Factura Jurnal incasari (Informatii privind incasarile)

valoare contructie = cost de achizitie materiale+ manopera(utilaje, salarii)+ tvaTVA = 24% * val constructie

ProduseFacturaProces verbal

Neinregistrarea corecta a TVA-ului.

Regulament (Regulament (Politici de implementat

Regulament ( Decizii)

Tabele clientiFacturaProces verbal

Nerespectactarea regulamentului.

27

Page 28: Aproape Final2

4. Realizarea diagramelor fluxurilor de datepentru sistemul analizat (modelarea)

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de dateSe vor construi diagrama de context, diagrama de nivel 0, DFD-urile de nivel 1 şi cele de nivel 2. Pentru studiul de caz al fiecărei

echipe trebuie să existe cel puţin 2 diagrame de nivel 1 şi cel puţin o diagramă de nivel 2.

4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor

1.Entitate externa: clientiDescriere: cerere de oferta din partea clinentilor, si totodata si plasarea de comenzi.

2. Proces: inregistrare comandaDescriere: dupa ce clientul a vizualizat gama de oferte si este hotarat in privinta achizitiei, acesta plaseaza comanda.3.Loc de stocare: Produse

Descriere: bunurile achizitionate in scopul prestarilor de lucrariProdCod: numeric ProdDen: alfanumericProdUM: textProdStoc: cantitativ

4.Fluxuri de date: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30).

- flux extern de intrare: comenzi de la clientiStructura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25),Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod ( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVA,TVA=24%*valoare produs-flux extern de iesire: Bon comandăStructura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30)-flux intern de intrare: Comanda interna

Page 29: Aproape Final2

Structura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25), Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod ( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVA, TVA=24%*valoare produs-flux intern de iesire: Proces verbal de predare-primire

Structura datelor: Numar (numeric), Data (data calendaristica), Firma (text), Partile contractante (text, 50), Date contact (alfanumeric, 30), Semnatura (text. 10).

4.3 Matricea CRUD

Proces

Loc de stocare

Clienti Oferte Contracte PV Comenzi intere Produse Factura

Evidență oferte

CRUD CRUD CRUD

Evidență contract

CRUD R CRUD CRUD CRUD

Predare servicii

R CRUD CRUD CRUD

29

Page 30: Aproape Final2

5. Prezentarea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale noului sistem

Nr. crt.

Problema de rezolvat

Prezentarea problemei Natura cerinţei (soluţiei)

Descrierea cerinţei (soluţiei)

1. Semnarea contractelor pe internet

Pierderea de timp si de resurse prin deplasarea unui angajat al firmei pentru semnarea contractului.

Nonfunctional-functionala

Realizarea unui site care sa ii ofere clientului toate datele si informatiile necesare cu privire la contract si oferirea posibilitatii de a semna electronic, trimitand astfel contractul intreprinderii (gata semnat).

2. Spatiu de stocare Adunarea unui volum mare de date ale clientilor care necesita spatiu

Functionala Achizitionarea unui hard disk extern sau schimbarea celui existent cu unul de o capacitate mai mare.

3. Culegerea multipla a datelor de la clienti

Necesitatea culegerii datelor clientilor pentru folosirea acestora in mai multe aplicatii

Nonfunctionala Realizarea unei aplicatii cu ajutorul careia sa se poata face mai usor importul sau exportul de date ale clientilor.


Recommended