Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor Contabilitate şi Informatică de Gestiune Proiect pentru disciplina Sisteme Informaţionale Financiar-Contabile I Sistemul informaţional de gestiune a clienţilor Membrii echipei (în ordinea contribuţiei la proiect, cu specificarea ponderii deţinute în total proiect) 1. Bulău Ioana Andreea ( 30 %) 2.Costea Dana Delia (10 %) 3. Fotache Gabriel ( 30 %) 4. Șorgot Nicoleta (30 %) (Regula generală este de 3-4 membri în echipă) Organizaţia: SC Danubic Comp SA Persoana de contact: Nume şi prenume: Camelia Bicsabi Telefon: 753857888 Funcţia în firmă: Administrator E-mail: camelia.bicsabi@yahoo. 1
Transcript
Facultatea de Economie şi Administrarea AfacerilorContabilitate şi Informatică de Gestiune
Proiect pentru disciplina Sisteme Informaţionale Financiar-Contabile I Sistemul informațional de gestiune a clienţilor
Membrii echipei (în ordinea contribuţiei la proiect, cu specificarea ponderii deţinute în total proiect)
1. Bulău Ioana Andreea ( 30 %)
2.Costea Dana Delia (10 %)
3. Fotache Gabriel ( 30 %)
4. Șorgot Nicoleta (30 %)
(Regula generală este de 3-4 membri în echipă)
Organizaţia: SC Danubic Comp SA
Persoana de contact:
Nume şi prenume: Camelia Bicsabi Telefon: 753857888
Funcţia în firmă: Administrator
E-mail: camelia.bicsabi@yahoo.
IAŞI 2014
Copyright@Gabriela Meşniţă 2014
1
CUPRINS
1. Descrierea organizaţiei analizate şi a principalelor sisteme informaţionale economice..................31.1 Analiza organizaţiei.........................................................................................................31.2 Descrierea sistemelor informaţionale şi a aplicaţiilor informatice....................................51.3 Construirea matricei sisteme informaţionale - componente organizatorice şi parteneri. .101.4 Descrierea proiectelor informatice în curs de implementare sau propuneri de proiecte. .132. Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat................................................................142.1 Identificarea tranzacţiilor economice din sistemul analizat............................................142.2 Descrierea relaţiilor sistemului cu componente organizatorice şi parteneri ai organizaţiei152.3 Stabilirea intrărilor şi ieşirilor din/spre entităţile externe sistemului..............................162.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune.............................................173. Analiza detaliată a sistemului informaţional existent..............................................................193.1 Identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului).....193.2 Analiza ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care rezultă).........................203.3 Analiza intrărilor (se vor ordona în funcţie de procesul în care intră spre prelucrare)....233.4 Analiza proceselor de prelucrare...................................................................................264. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea).................284.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date......................................................................284.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor.........................................................284.3 Matricea CRUD............................................................................................................295. Prezentarea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale noului sistem.........................................30
2
1. Descrierea organizaţiei1 analizate şi a principalelorsisteme informaţionale economice
Se are în vedere prezentarea pe scurt a organizaţiei din punctul de vedere al obiectului de activitate şi al sistemelor informaţionale existente.
1.1 Analiza organizaţiei
Nr. crt. Caracteristici Detalii privind caracteristicile
1. Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii
Obiectul principal de activitate al firmei este: executarea de lucrari de construcții, dar aceasta oferă și consultanță de la stadiul definirii proiectului, proiectare, obținere autorizatie (avize, proiecte secundare), licitație, contractare, urmărire lucrari, (dirigenție, decontări, situații de plată) pînă la punerea în fucțiune și predarea investiției către client.
Forma de organizare juridică este SA iar natura proprietății este privată.
2. Mediul în care activează Furnizori interni: BADUC SA, BAUMIT, KNAUF, DECONS,ARABESQUE, MEM IMPEX, PRAKT, E-ON, TELEKOM, ORANGE.Categorii de furnizori:
Furnizori de materiale de construcții: ciment, nisip, balast, pietriș, var, adeziv, etc. Furnizori de utilaje:excavatoare, cilindri compactori pentru tersamamente și asfalt,
stații de asfalt, motocompresoare cu picamere, mașini de tăiat, asfaltat beton etc. Furnizori de utilități: energie electrică, apă, gaz, telecomunicații, salubrizare.
Furnizori externi : EMERSON SRL (RIDGE TOOL)
1
3
Clienții sunt doar interni pe bază de contracte, persoane juridice: pe baza contractului semnat pentru prestarea serviciilor.Societatea este client al băncii BRD Groupe Societe Generale.Aceasta lucrează cu ordine de plată, bilete la ordin și cecuri, în relațiile cu furnizorii sau cu statul. De asemenea, salariații dispun de carduri pentru virarea salariului.
3. Modul de organizare şi principalele activităţi economice
Structura organizatorică este funcțională.
1.2 Descrierea sistemelor informaţionale şi a aplicaţiilor informatice
Nr. Sistem informaţional Descrierea aplicaţiei/aplicaţiilor/ Prelucrările şi tipul prelucrărilor Locurile (birourile) din firmă unde
4
crt. identificat şi scopul
modulelor informatice care sprijină prelucrările din sistemul
informaţional
identificate prin analiza interfeţei aplicaţiei/aplicaţiilor/ modulelor (meniuri,
opţiuni, ecrane)
se foloseşte/folosesc aplicaţia/aplicaţiile
1. Sistemul informaţional de gestiune stocuri tine evidenţa cantitativă şi valorică a stocurilor de materii prime, materiale necesare pentru desfăşurarea activităţii, mişcarea stocurilor, decizii privind aprovizionarea.
Aplicaţia WinMentor rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu aspectul contabil ţinând o evidenţă multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică. Rapoartele aferente stocurilor acoperă necesităţile de informaţii. Inventarul stocurilor apare ca un capitol bine definit în WinMENTOR, aplicaţia asigurând un cadru corect şi facil pentru inventarierea stocurilor.
Prelucrarea datelor privind intrarea de materiale în stoc prin achiziţie. Prelucrarea este mixtă, datele de pe facturi, NIR, note de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat. Prelucrarea datelor privind ieşirile de materiale din stoc, destinaţiile fiind dare în consum şi vânzare. Prelucrarea este mixtă, datele de pe bonurile de comandă, notele de predare, transfer, restituire se preiau manual, se introduc prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea stocurilor se face automat.
Aplicaţia este utilizată de persoana care se ocupă de gestiune, în cadrul depozitului, de responsabilul cu aprovizionarea de materii prime si materiale, de şef secţie inventare. Aplicaţia este accesată şi de către conducere (directorul economic).
2. Sistemul de trezorerie are drept scop evidența încasărilor şi plăţilor, care se realizează pe baza mai multor tipuri de documente prin care se identifică obligaţii de plată sau drepturi de încasare.
WinMENTOR permite corelarea plăţilor şi încăsărilor cu documentele primare care au generat obligaţia de plată sau încasare. În cazul plăţilor şi încasărilor în valută înregistrându-se automat diferenţele de curs valutar.
Prelucrarea datelor privind intrările în sistemul informațional de trezorerie se face pe baza încasărilor și plăților înregistrate pe baza chitanței, extrasului de cont și registrului de casă. Acestea se introduc manual, o singură dată, iar actualizarea datelor de pe aceste documente se face automat. Ieșirile din sistemul de trezorerie se concretizează în generarea Registrului de casă și a Jurnalelor de încasări și plăți. Prelucrarea acestora este informatizată, actualizarea datelor făcându-se automat.
Aplicatia este folosită de contabil în cadrul departamentului financiar-contabil. Uneori, aplicaţia este accesată şi de conducere (directorul economic) însă acesta are dreptul numai pentru vizualizarea unor informaţii, fără a face prelucrări.
3. Sistemul de salarizare și personal are ca principal scop culegerea, validarea și
Cu ajutorul aplicaţiei WinMentor (modulul Salarii) se realizează calculul efectiv al salariilor: se
Cu aplicaţia WinMentor , modulul Salarii sunt făcute următoarele prelucrări:
Aplicația este utilizată în cadrul departamentului financiar contabil, de către contabil, unde se înregistrează
5
înregistrarea datelor care se referă la evidența personalului, pregătirea și perfecționarea lui, urmărirea normelor efectuate de către acesta. De asemeni sunt calculate drepturile salariale, reținerile, evidența performaței profesionale si evidența programelor de pregătire și instruire profesională.
introduc concediile din rapoartele obţinute pe baza pontajului, orele suplimentare, bonusurile şi salariile de baza. Din suita Microsoft Office sunt folosite Microsoft Excel şi Microsoft Outlook.
-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii cuantumului salarial al fiecarui angajat Pe baza datelor primite în format Excel din aplicaţia Pontaj se realizeaza o situaţie privind salariul fiecărui angajat.-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii contribuţiilor personale la bugetele publice Cotele de contribuţii se actualizează manual – prelucrarea este mixtă.-Prelucrarea datelor în vederea realizării declaraţiilor către instituţiile statuluiPrelucrarea este automată şi se bazează pe datele completate anterior în ceea ce priveşte salariile.
Microsoft Excel este utilizat pentru:-Prelucrarea datelor în vederea stabilirii bonusurilor pentru fiecare angajat Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor privind salariile brute negociate pe fiecare angajat în parte (inclusiv noii angajati) Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor privind tichetele de masa cuvenite fiecărui angajat Prelucrarea este manuală, înregistrarea făcându-se manual.-Prelucrarea datelor în vederea
toate datele privind angajații Uneori, aplicația este accesată și de conducere (directorul economic), dar numai pentru vizualizarea unor informații, fără a face prelucrări.
6
calculării salariului cuvenit fiecărui angajat Această calculare este preliminară şi în cazul în care datele finale arată la fel ca cele din WinMentor se consideră că în acest caz calculul efectuat este corect şi se trece la definitivarea statelor de plată.-Prelucrarea datelor privind stabilirea necesarului de resurse umane-prelucrări automate-Prelucrarea datelor privind angajarea de personal-prelucrări automate-Prelucrarea datelor privind angajaţii demişi sau care au plecat din firmă-prelucrări automate
4. Sistemul informațional financiar contabil ține evidența tuturor operațiunilor financiar-contabile ce au loc la nivelul firmei, prin evidența acestora în documentele contabile precum și a altor evenimente cu efecte asupra performanței economice și financiare a firmei.
Principala aplicaţie folosită în cadrul acestui sistem este WinMentor care generează automat înregistrările contabile aferente documentelor primare operate.
Pentru calcule este folosit Microsoft Excel din pachetul Microsoft Office
-Prelucrarea datelor în vederea ţinerii evidenţei contabile
-Prelucrarea datelor în vederea realizării listelor contabile şi a rapoartelor
Prin modulele Producţie, Comercial,Service şi Mentor din WinMentor se realizează toate cele de mai sus, iar prelucrările sunt automate.
Prin Microsoft Excel se realizeză automat:-Prelucrarea datelor privind rapoartele scoase din aplicatia Pontaj privind concediile, orele suplimentare,
Aplicația este utilizată în cadrul compartimentului financiar contabil, de către conducere care are drept de verificare și modificare.
7
bonusuri, salarii de baza, salariati, ore minus si introducerea lor in WinMentor
-Prelucrarea datelor privind calculul salarial din Excel si confruntarea cu datele finale obtinute in WinMentor
5. Sistemul informațional de gestiune a clienților ține evidența asupra comenzilor, a încasărilor sau a sumelor restante, acces la istoricul tuturor interacțiunilor avute de un client cu compania și oferă informații cu adevărat relevante pentru persoana care preia o anumită cerere (tipurile de produse achiziționate, solicitările semnalate de client în decursul timpului, modul în care au fost acestea soluționate și statusul lor actual).
Aplicația WinMentor permite înregistrarea comenzilor primite de la clienți, în scopul urmăririi acestora până la finalizarea produselor/ proictelor către parteneri. De asemenea, permite ținerea evidenței asupra plăților efectuate de către clienți. Aplicația permite introducerea contactelor în sistem o singură dată, pentru a reduce durata unei conversații cu un client.
Prelucrarea datelor privind intrările se face pe baza bonului fiscal, extrasului de cont, chitanței și contactului de prestare de servicii. Datele sunt introduse în program, manual, de către contabil. Ieșirile din sistemul informational de evidenţă a clienţilor au diferite destinaţii (vânzări, verificarea situaţiei clienţilor). Se fac prin intermediul nomenclatorului clienților, balanţei analitice a clienților , fișei analitică a clientului, jurnalului de vânzări, notelor contabile. Datele privind clienţii se introduc manual prin interfaţa aplicaţiei, iar actualizarea clienţilor se realizează automat.
Aplicaţia este utilizata si de catre contabil, care tine evidenta încasărilor.
6. Sistemul de gestiune a producției urmărește pregătirea, lansarea în producție și finalizarea construcțiilor.
Aplicația WinMENTOR ține evidența pregătiri și lansării în fabricație.
Intrările in sistemul de gestiune al a producției se realizează manual prin facturi, proces verbal de predare-primire, proces verbal de inventariere, NIR, bon de predare, transfer restituire, avizelor de însoțire a mărfurilor. Datele introducându-se prin interfața aplicației și actualizându-se automat.Ieșirile din sistemul de gestiune informational al producţiei se realizează prin generarea bonului de consum, a notelor
Aplicația este utilizată de către managerul tehnic si managerul de producție.
8
contabile, a facturilor, etc. Datele se introduc prin interfața aplicației actualizarea fiind automată.
7. Sistemul de gestiune al furnizorilor ține evidența comenzilor, recepției și achiziției bunurilor, precum și al gestiunii plăților efectuate către aceștia.
Aplicația WinMENTOR oferă modulul Parteneri care poate fi împărțit în clase de încadrare pentru o identificare mai rapidă a clienților(furnizori, parteneri, etc.)
Prelucrarea datelor privind intrările informaționale despre furnizori se realizează prin achiziții, prin cereri de la aprovizionare, prin oferte de la furnizori către clienți și plățile efectuate de aceștia prin obligatiile față de funizori, prin facturi, contracte, prin rapoarte de necesitate de la departamentul de aprovizionare. Informațiile se actualizează automat, după ce au fost introdu-se mai întâi manual.Ieșirile sistemului de gestiune al clienților se realizează prin documente:Calendar de Plăți Extrase de Cont, Facturi de achitat în devize, Facturi de Achitat, Fișă Furnizor, Scadențar, Situație sume restante, Vechime solduri furnizor.Datele introducându-se manual și actualizandu-se automat.
Aplicația este utilizată de către contabil, în cadrul departamentului financiar contabil care ține gestiunea stocurilor și a plăților. Ea mai este utilizată de catre directorul economic și responsabilul cu aprovizionarea
9
1.3 Construirea matricei sisteme informaţionale - componente organizatorice şi parteneriSe va realiza matricea sisteme informaţionale – componente organizatorice.
Legendă:
1. Cerere ofertă (Clienţi –> Sistemul Clienţi)
2. Ofertă (Sistemul Clienţi → Clienţi)
3. Formular de comanda ( Clienţi -> Sistemul de gestiune al clieţilor)
19. Marfa comandata ( Furnizori -> Sistemul de gestiune socuri)
20. Aviz de insotire a marfii ( Sistem de gestiune sotocuri - > Birou aprovizionare)
21. Marfa (Birou aprovizionare -> Sistem de productie)
22. Marfa (Sistem productie -> Sectie)
23. Factură (Birou aprovizionare - > Sistem clienţi)
24. Fişă Client ( Clienţi -> Sistem Clienţi)
25. Jurnal incasari ( Sistem Clienţi -> Sistem Financiar Contabil )
26. Borderou ( Sistem Trezorerie -> Sistem Financiar Contabil )
27. Contract individual de muncă ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)
28. Pontajul ( Departamentul de resurse umane -> Sistemul de resurse umane)
29. Informaţii privind salariile ( Sistemul de resurse umane -> Sistemul financiar- contabil)
30. Declaraţie privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi obligaţiile de plată la bugetul asigurării pentru şomaj ( Sistemul financiar- contabil-> Stat)
31. Declaraţie privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi obligaţiile de plată la bugetul asiguărilor sociale ( Sistemul de trezorerie -> Bancă)
32. Extras de cont (Sistemul de Trezorerie -> Stat)
33. Extras de cont ( Sistemul financiar- contabil -> Sistemul resurse umane)
11
34. Stat de salarii ( Sistemul resurse umane -> Departamentul resurse umane)
35. Extras de cont ( Bancă -> Departamentul de resurse umane, pentru plata salariilor
36. Factură ( Sistemul financiar-contabil -> Sistemul de gestiune clienti)
37. Factura (Sistem de gestiune client -> Clienti)
38. Plata ( Clienti -> Sistem trezorerie)
39. Chitanta ( Sistemul de trezorerie ->Clienti)
40. Dosar contractare credit –Documente juridice ( Act Constututiv, Certificat de înregistrare în Registrul Comerţului) şi Documente financiar- contabile (Situaţii financiar contabile, Certificat de atestare fiscală) ( Sistemul financiar - contabil -> Bancă )
41. Extras de cont, Contract ( Bancă -> Sistemul Trezorerie)
42. Certificat de garanţie ( Sistemul de trezorerie -> Imobilizări)
43. Proces verbal de recepţie ( Imobilizări -> Sistemul de gestiune clienti)
44. Process verbal ( Sistem de gestiune client -> Clienti)
45. Registru Jurnal, Registru Cartea- Mare, Balanţa de verificare ( Departamentul financiar- contabil -> Sistemul financiar – contabil)
46. Situații financiare anuale ( Sistemul financiar- contabil -> Stat)
47. Plan de conturi analitice (Sistem de contabilitate -> toate birourile si departamentele)
48. Rapoarte (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul conducere)
49. Note contabile (de la toate birourile si departamentele -> Sistemul financiar-contabil)
12
1.4 Descrierea proiectelor informatice în curs de implementare sau propuneri de proiecte
În acest punct se vor identifica posibilele proiecte informatice ce pot fi propuse, pentru îmbunătăţirea sau înlocuirea aplicaţiilor existente, pentru implementarea unora noi. De asemenea, se vor descrie eventualele proiecte aflate în curs de implementare. Se va completa următorul tabel:
Nr. crt.
Denumire proiect Tip proiect (propus, în curs de implementare)
Scop proiect (problema ce se doreşte a fi rezolvată)
Restricţii de implementare
1 SCOP-C Implementarea programului SCOP-C
Sistem informatic proiectat pentru controlul costurilor in activitatea de constructii fiind soluția IT cea mai completă și care reduce considerabil eforturile tuturor departamentelor implicate oferind instrumente de analiză și control a activitătii desfășurate.
Poate că cel mai mare avantaj al aplicației software propusă de noi este faptul că este concepută și dezvoltată pe particularitățile pietei românesti, fiind conformă cu legislația în vigoare.
Noi dorim ca firma să evolueze și să treacă la implematarea unei noi noi aplicații de tip ERP.
Soluția ERP(Ennterprise Resource Plannin – Planificarea Resurselor Intreprinderii) propusă de noi este realizată pe o tehnologie orientată pe module, fiind gandită să asigure eficiența maximă la nivelul tuturor departamentelor acoperind cele mai importante secțiuni din domeniul construcțiilor.
1.Costuri ridicate atât pentru achiziția, implementarea cât și instruirea personalului.2. Timpul mort datorat duratei de implementare3.Riscul alegerii unui furnizor ”nepriceput”4. Posibilitatea ca angajații și implicit aplicația să nu funcționeze în firmă.
13
2. Delimitarea ariei de întindere a sistemului analizat
Pentru definirea ariei de întindere se vor avea în vedere, în special, fluxurile informaţionale (intrări şi ieşiri) identificate la punctul 1.3, relevante pentru sistemul ce va fi supus analizei.
2.1 Identificarea tranzacţiilor economice din sistemul analizat
Tranzacţii economice - principalele activităţi întâlnite într-o organizaţie, în care intervin cel puţin doi participanţi din interiorul sau exteriorul acesteia şi prin care este afectată structura patrimonială a organizaţiei.
În acest scop, se va completa următorul tabel.
Nr. crt. Denumire tranzacţie Tip tranzacţie (internă, externă)
Descriere tranzacţie
1. Evidenta cerere interna Se centralizeaza totalitatea cererilor primite de la clienti. 2. Trimitere oferte externa Elaborarea unei cereri de ofertă către clienti și așteptarea unei confirmări.3. Încheiere contracte externa Stabilirea termenilor contractuali si semnarea acestora cu clientii.4. Actualizare clienti interna In urma contractelor semnate, se va actualiza baza de date cu noii clienti.5. Înregistrarea
facturii sau a procesului de predare-primire a serviciului prestat
interna Se va înregistra în contabilitate factura sau procesul verbal de predare-primire a serviciului prestat.
6. Predare serviciu externa Dupa terminarea lucrarilor si facturarea acestora, se preda serviciul prestat.
14
2.2 Descrierea relaţiilor sistemului cu componente organizatorice2 şi parteneri ai organizaţiei
Nr. crt.
Departament/birou/persoană/partener
Descrierea relaţiilor cu sistemul analizat
1. Clienţi - Tine evidenta clientilor in ceea ce privesc cererea de oferte, contracte incheiate- Tine evidenta dosarelor existente cu listele clientilor;- Evidenta dosarelor cu ofertele trimise, acceptate si neacceptate;- Inregistrarea noilor clienti, actualizarea lor si tinerea evidentei ai posibililor clienti;- Realizeaza legaturi cu restul departamentelor;
2. Conducere - Asigura incheierea de contracte, luarea a tuturor deciziilor finale;- Tine evidenta dosarelor cu privire la contractele incheiate;
3. Sectie productie - Tinerea evidentei a stagiului in care se afla lucrarile- Evidenta comenzilor interne;
4. Departament financiar-contabil - Preia note contabile, fisele clientilor, jurnalele de incasari si prelucreaza înregistrările contabile pe conturi analitice pentru fiecare furnizor în parte
- Inregistreaza facturi pe baza contractelor
2.3 Stabilirea intrărilor şi ieşirilor din/spre entităţile externe sistemului
Nr. crt.
Entitatea externă Intrări de la entitate în sistem
Ieşiri din sistem către entitate
2
15
1. Clienti - Proces verbal de predare-primire;
- Contract semnat;- Cerere oferta;
- Deviz oferta;- Oferta produse;- Contract;- Plan de elaborare proiect;- Factura;
2. Conducere - Decizii - Rapoarte;- Politici de implementat.
3. Trezorerie - Informatii privind in-casari;
- Extras de cont
4. Sistem contabilitate generala - Plan de conturi analitic;
- Note contabile;- Jurnal vanzari.
5. Productie - Raport - Comanda interna.
2.4 Diagrama de context a sistemului analiza, prima versiune
16
17
Fig. 1.1. Structura organizatorică a firmei ALFA
3. Analiza detaliată a sistemului informaţional existent
3.1 Identificarea proceselor şi subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)Procesele de prelucrare care au loc în cadrul Sistemului de gestiune al resurselor umane au fost grupate, în funcţie de principalele
tranzacţii economice, astfel:
1. Evidenta oferte
Acest proces presupune înregistrarea datelor referitoare la trimiterea si acceptarea ofertelor emise de catre intreprinderea noastra.
1.1.Primire cerere oferta. Acest subproces presupune înregistrarea cererilor de oferte primite.1.2.Inregistrare cerere – oferta acceptata. In acest subproces, se vor negocia ofertele in functie de cerintele solicitate de clienti, dupa
se va finaliza oferta spre semnarea si acceptarea acesteia.
2. Evidenta contracteAcest proces eviden iează stabilirea termenilor contractuali precum si incheierea acestora.ț
2.1.Stabilire termeni contract . În urma verificărilor efectuate, se vor inregistra termenii contractuali stabiliti de catre ambele parti cu privire la clauzele solicitate de catre acestia.
2.2.Incheiere contract. In acest subproces va avea loc finalizarea contractului prin semnarea acestuia si inaintarea lui spre de-mararea lucrarilor.
3. Predare serviciiAcest proces reflectă modul in care serviciul va fi predat pe baza procesului verbal de predare-primire a lucrarilor.
Proces verbal de predare - primire a lucrarii. Procesul se va intocmi in doua exemplare, in momentul finalizarii lucrarii, unul dintre exemplare ramanand la client iar cel de-al doilea se va inregistra in entitatea noastra.
19
3.2 Analiza ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care rezultă)Proces/subproces
de prelucrare care generează
ieşirea1
Denumire ieşire
Destinaţie Tip ieşire2, mod de obţinere3, momentul generării
Structură ieşire4 Documentul/ documentele pe baza căruia se obţine ieşirea5
Locurile de stocare pentru obţinerea
datelor (tabele ale bd, fişiere, dosare)6
Observaţii7
Evidenta oferta
Planul de elaborare a serviciului prestat
ClientiProgramat, semiautomat,in functie de momentul tranzactiei
Denumire firma (text, 30)Nume,Prenume client (text 25)Adresa firma&client (text, numeric, 50)CUI (numeric)Data (data calendaristica, 8)Semnatura (text)Locatie (text)Date contact (alfanumeric,50)Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs
Plan Dosar oferteTabele clienti
Neluarea in considerare a unor informatii care se presupuneau a fi importante in elaborarea planului.
Oferta
Clienti Programat, semiautomat (se extrage din aplicaţie o listă iniţială şi se continuă prelucrările în Excel), zilnic
Oferta s-a trimis prin mail, aceasta salvandu-se in spam nefiind observata.
20
Evidenta contract Contract
Clienti Neprogramat,semiautomat in funcţie de momentul tranzacţiei ce a generat documentul
Numar (numeric)Partile contractante (alfanumeric, 100)Obiectele contractului (text, 50)Valoarea contractului (numeric, 6)Modalitati de plata (text, 50)Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs
valoare contructie = cost de achizitie materiale+ manopera(utilaje, salarii)+ tvaTVA = 24% * val constructie
25
3.4 Analiza proceselor de prelucrare
Proces/ Subproces1
Descrierea operaţiunilor de prelucrare2
Ieşiri din proces/subproces3
Intrări în proces/subproces4
Formulele sau relaţiile de calcul5
Locul de stocare a datelor (tabele ale bd, fişiere sau
dosare)6
Observaţii7
Evidenta oferte
Oferta o trimitem si o negociem cu clientul ca mai apoi sa fie acceptata de catre acesta.
Plan de elaborare a serviciului prestat
Cerere oferta Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produsPret oferta=manopera +utilaje + salarii + materiale
Dosar oferteTabele clienti
Numarul comenzilor (Nr. Crt.) sa nu corespunda cu numarul comenzilor existente.
Oferta Dosar oferteTabele clienti
Baza de date este stearsa si se pierd toate informatiile.
Evidenta contracte
Stabilirea in contract a termenilor ce trebuie respectati pe parcursului acestuia ( conditii de livrare, asigurare, garantii, termenele de predare) pe baza carora se va incheia contractul.
Contract Contract Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs
ClientiContracteOferteProduseComenzi interne
Nerespectarea conditiilor de pastrare a contractelor.
Comanda interna ClientiContracteOferteProduseComenzi interne
Predare serviciu
Pe baza raportului de executare comanda vom intocmi procesul verbal de predare-primire a lucrarii, in urma caruia vom intocmi factura in sistemul financiar-contabil.
Procesul de predare-primire
Procesul de predare-primire
Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVATVA=24%*valoare produs
ProduseFacturaProces verbal
Deteriorarea procesului de predare-primire.
Nota contabila Raport Tabele clientiFacturaProces verbal
Pierderea notelor contabile
26
Factura Jurnal incasari (Informatii privind incasarile)
valoare contructie = cost de achizitie materiale+ manopera(utilaje, salarii)+ tvaTVA = 24% * val constructie
ProduseFacturaProces verbal
Neinregistrarea corecta a TVA-ului.
Regulament (Regulament (Politici de implementat
Regulament ( Decizii)
Tabele clientiFacturaProces verbal
Nerespectactarea regulamentului.
27
4. Realizarea diagramelor fluxurilor de datepentru sistemul analizat (modelarea)
4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de dateSe vor construi diagrama de context, diagrama de nivel 0, DFD-urile de nivel 1 şi cele de nivel 2. Pentru studiul de caz al fiecărei
echipe trebuie să existe cel puţin 2 diagrame de nivel 1 şi cel puţin o diagramă de nivel 2.
4.2 Descrierea DFD în depozitul (dicţionarul) datelor
1.Entitate externa: clientiDescriere: cerere de oferta din partea clinentilor, si totodata si plasarea de comenzi.
2. Proces: inregistrare comandaDescriere: dupa ce clientul a vizualizat gama de oferte si este hotarat in privinta achizitiei, acesta plaseaza comanda.3.Loc de stocare: Produse
Descriere: bunurile achizitionate in scopul prestarilor de lucrariProdCod: numeric ProdDen: alfanumericProdUM: textProdStoc: cantitativ
4.Fluxuri de date: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30).
- flux extern de intrare: comenzi de la clientiStructura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25),Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod ( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVA,TVA=24%*valoare produs-flux extern de iesire: Bon comandăStructura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume,Prenume client (text 25), Adresa firma&client (text, numeric, 50), Data (data calendaristica, 8), Semnatura (text), Date contact (alfanumeric,50), Pret (numeric,6), Servicii oferite (alfanumeric, 30)-flux intern de intrare: Comanda interna
Structura datelor: Denumire firma (text, 30), Nume, prenume client (text, 25), Data (data calendaristica, 8), Unitate de masura (text, 5), Cod ( numeric, 10), Denumire materiale ( alfanumeric, 20), Pret (numeric, 15). Formula: Pret de vanzare=cost de achizitie+manopera+TVA, TVA=24%*valoare produs-flux intern de iesire: Proces verbal de predare-primire
Structura datelor: Numar (numeric), Data (data calendaristica), Firma (text), Partile contractante (text, 50), Date contact (alfanumeric, 30), Semnatura (text. 10).
4.3 Matricea CRUD
Proces
Loc de stocare
Clienti Oferte Contracte PV Comenzi intere Produse Factura
Evidență oferte
CRUD CRUD CRUD
Evidență contract
CRUD R CRUD CRUD CRUD
Predare servicii
R CRUD CRUD CRUD
29
5. Prezentarea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale noului sistem
Nr. crt.
Problema de rezolvat
Prezentarea problemei Natura cerinţei (soluţiei)
Descrierea cerinţei (soluţiei)
1. Semnarea contractelor pe internet
Pierderea de timp si de resurse prin deplasarea unui angajat al firmei pentru semnarea contractului.
Nonfunctional-functionala
Realizarea unui site care sa ii ofere clientului toate datele si informatiile necesare cu privire la contract si oferirea posibilitatii de a semna electronic, trimitand astfel contractul intreprinderii (gata semnat).
2. Spatiu de stocare Adunarea unui volum mare de date ale clientilor care necesita spatiu
Functionala Achizitionarea unui hard disk extern sau schimbarea celui existent cu unul de o capacitate mai mare.
3. Culegerea multipla a datelor de la clienti
Necesitatea culegerii datelor clientilor pentru folosirea acestora in mai multe aplicatii
Nonfunctionala Realizarea unei aplicatii cu ajutorul careia sa se poata face mai usor importul sau exportul de date ale clientilor.
