1

ANEXA 2

Analiza complexității procedurilor de achiziție în domenii predefinite

Analiza de față are ca scop stabilirea nivelului de complexitate în anumite domneii de achiziții. 11

produse selctate de beneficiar au fost analizate din punct de vedere al standardizării și complexității

lor, pentru întocmirea specificațiilor tehnice. Pentru fiecare din categoriile de produse selectate au

fost consultați experți în achiziții din cadrul BBG, cu un know-how bogat în domeniile alese și li s-au

pus la dispoziție informații specifice privind standardizarea și specificațiile tehnice ale produselor. În

plus, acești experți au oferit informații suplimenatre despre produse, care au fost incluse în analiză.

Accentul s-a pus, în primul rând, pe stabilirea nivelului de complexitate al procedurii de achiziție

pentru fiecare categorie de produse în parte.

După cum s-a menționat deja mai sus, pentru a se determina complexitatea procesului de achiziții, s-

au definit două criterii:

Standardizarea: Produsul poate fi ușor standardizat?

Specificațiile tehnice: Cât de ușor se pot stabili specificațiile tehnice ale produsului?

Pornind de la aceste două criterii, experții BBG în achiziții au evaluat complexitatea fiecărei categorii

de produse, utilizând un sistem de punctaj de la 1 la 5 și oferind o explicație pentru clasamentul

rezultat. În funcție de acești indicatori se poate lua o decizie favorabilă sau nefavorabilă. Această

decizie trebuie privită ca o recomandare pentru a lua sau nu în calcul achiziționarea bunurilor

descrise, în faza de început a UCA. Trebuie menționat că toate cele 11 categorii de produse sunt

potrivite pentru o achizițiie centralizată, unele fiind de o complexitate mai ridicată și astfel

nerecomandate pentru achiziționare în faza de start-up a unei UCA.

Descrierea scalei

Standardizare: 1 – foarte potrivit pentru standardizare 2 – potrivit pentru standardizare 3 – mediu de standardizat 4 – dificil de standardizat 5 – foarte dificil de standardizat

Specificații tehnice: 1 – foarte ușor de standardizat 2 – ușor de specificat 3 – mediu de specificat 4 – dificil de specificat 5 – foarte dificil de specificat

În baza clasamentului rezultat și luând în considerare informațiile suplimentare furnizate de experții

în achiziții ai BBG, acest document furnizează o primă recomandare privind adecvarea anumitor

2

bunuri pentru achiziționarea centralizată. Complexitatea procedurii de achiziții pentru grupul de

produse definit este unul din trei indicatori luați în considerare la efectuare analizei. Ceilalți

indicatori sunt volumul de achiziții și situația din piață, în fiecare din aceste domenii.

Următoarele produse au fost analizate:

1. Hârtie copiator DIN A4 și DIN A3

2. Servicii poștale

3. Mobilier

4. Servicii transport aerian

5. Hardware (laptopuri, PCuri și tablete)

6. Combustibil

7. Parc auto

8. Unități de aer condiționat

9. Covoare

10. Articole birotică

11. Becuri/neoane

Există câteva domenii de achiziții în care experții BBG nu au suficientă experiență și expertiză (de ex.

covoare) și domenii în care contractele și tehnicile de achiziții proprii sunt considerate non-replicabile

datorită situației specifice de pe piața din Austria, sau datorită unor dificultăți din procesul de

achiziții. Acestea categorii de produse nu au fost analizate în detaliu iar situația a fost descrisă în

consecință.

1. Hârtie copiator DIN A4 și DIN A3

Descriere:

Hârtia pentru copiator este foarte ușor de standardizat, întrucât există numai câteva produse diferite

pe piață. Se poate spune că o standardizare preliminară se face deja de către piață, întrucât hârtia de

copiat care se utilizează frecvent în birouri este de numai trei tipuri: hârtie, hârtie ecologică și hârtie

reciclată.

În plus, hârtia pentru copiator este definită exact de standardele europene, care facilitează

întocmirea specificațiilor tehnice. Astfel, hârtia poate fi utilizată în toate birourile, pentru toate

tipurile de imprimante.

Standardizare:

1

Specificații tehnice:

1

Recomandat pentru început Da

3

În BBG, ofertanții trebuie să confirme că hârtia poate fi utilizată și pentru imprimante laser,

imprimante cu jet de cerneală și multifuncționale. În plus, specificațiile tehnice sunt întocmite în așa

fel încât hârtia să poată fi utilizată pentu toate tipurile de imprimante.

În privința hârtiei reciclate, BBG nu s-a confruntat cu problema descrisă în Austria. Se știe că hârtia

reciclată poate strica imprimantele, dacă aceasta este prăfuită. Astfel, BBG definește în specificațiile

tehnice că praful trebuie îndepărtat de pe fiecare pagină.

Deoarece fiecare organizație folosește hârtie pentru copiator, acest produs este și ușor de comasat.

În plus, serviciul nu are o component de preferință emoțională, adică probabilitatea ca utilizatorii să

solicite un brand specific de hârtie pentru copiator (așa cum se poate întâmpla când vine vorba

despre computere sau mașini) este foarte mică.

Hârtia poate fi specificată într-un mod foarte exact, și din punct de vedere cantitativ.

Concluzii & recomandări:

Hârtia este ușor de standardizat și specificat, nu are o component de preferință emoțională și este

ușor de comasat. În plus, hârtia pentru copiator este un produs de care au nevoie toate instituțiile.

Astfel, achizițiile centralizate pentru hârtie vor avea un efect semificativ, contribuind la reducerea

costurilor de proces.

Astfel, în baza acestei analize, consultanții recomandă achiziționarea centralizată a hârtiei pentru

copiator, încă din faza de start-up a UCA.

Informații suplimentare

Prețul hârtiei depinde de prețurile materiei prime. Acesta este motivul din care furnizorii nu pot

garanta același preț pe termen lung. Pentru a obține cele mai bune prețuri se recomandă lansarea

unei licitații odată la 4-6 luni. Dacă un contract este încheiat pentru mai mult de 6 luni, prețurile pot

crește, întrucât furnizorii iau în calcul și un factor de risc în prețul oferit.

1) Costuri de proces: în opinia experților BBG, reluarea competitiei nu reduce neapărat costurile

de proces (și în funcție de cât de des se intenționează desfășurarea unei reluari a

competitiei). Întrucât reluarea competitiei intre operatorii economici care sunt parte la

acordul cadru rezultă în contracte, cu obligația de achiziție, necesitățile curente trebuie

calculate cu atenție.

Pentru BBG, organizarea de licitații pentru hârtie este o procedură standard și nu durează

mai mult de 70 de ore, în total. Presupunem că pentru o UCA nou înființată, primele licitații

vor dura mai mult decât o reluare a competitiei.

2) Durata contractelor cadru: se recomandă încheierea unui acord cadru pentru o perioadă mai

îndelungată (de exemplu 1-2 ani) și depind foarte mult de piață. În Austria, cele mai bune

prețuri pot fi obținute prin acorduri cadru de scurtă durată, după cum am menționat mai sus.

Însă, întrucât procedurile sunt specifice fiecărei piețe este foarte important să se poarte

discuții în piață înainte a planifica o procedură. Se poate însă estima, că prețurile pentru

acorduri cadru mai îndelungate sunt cu 10% mai mari decât cele pe perioade mai scurte.

3) BBG este de acord că indexarea este o bună posibilitate de a ajusta prețurile din acordurile

cadru pe o perioadă mai lungă de timp. În Austria există un indice specific pentru hârtie și

4

carton. Dacă există un index similar în România se recomandă utilizarea acestuia, întrucât

este mai relevant decât indicele prețului de consum.

2. Servicii poștale

Descriere:

Serviciile poștale sunt greu de standardizat și specificat. În domeniul serviciilor poștale este extrem

de important să existe o bună cunoaștere a pieței, întrucât nivelul competitivității poate varia în

cadrul diferitelor subcategorii de produse. Nivelul competitivității ține și de nivelul liberalizării

serviciilor poștale din țară. În cazul unei liberalizări reduse pentru o subcategoria de produse, și

competitivitatea va fi una scăzută. În acest caz se pot obține numai economii reduse, chiar dacă

volumul serviciilor achiziționate este unul ridicat. În Austria, nivelul liberalizării este încă destul de

scăzut, așa încât situația din piața îngreunează generarea de economii considerabile.

Concluzii & recomandări:

Pentru a organiza o achiziție de suces pentru serviciile poștale, trebuie să existe o foarte bună

cunoaștere a pieței. Se pot face economii numai dacă nivelul competitivității este ridicat. Acest lucru

depinde foarte mult de liberalizarea serviciilor poștale dintr-o țară. Pentru a putea evalua mai bine

adecvarea acestor servicii pentru o achiziționare centralizată, structura pieței serviciilor poștale din

România trebuie analizată cu atenție. Se recomandă astfel o analiză amănunțită a pieței. În baza

acestei analize se va putea lua o decizie finală despre dacă și cum ar trebui achiziționat acest tip de

servicii prin utilizarea tehnicilor de agregare.

3. Mobilier

Descriere:

Mobilierul se pretează pentru standardizare. Standardele UE pentru mobilier sunt disponibile la nivel

de produs și la nivel de material, astfel calitatea mobilierului poate fi asigurată respectând aceste

standarde. În plus, mobilierul nu are o component de preferință emoțională.

Standardizare:

4

Specificații tehnice:

4

Recomandat pentru început Nu

Standardizare:

1

Specificații tehnice:

3

Recomandat pentru început Da

5

Întocmirea specificațiile tehnice pentru mobilier este ușor de îndeplinit. Odată ce specificațiile

tehnice ale unui produs au fost întocmite, o mare varietate de produse similare poate fi acoperită.

Spre exemplu: un dulap trebuie specificat o singură dată (material, stabilitate, etc.). Acest draft poate

fi modificat la categoria măsuri, tip de uși, etc.

Utilizând astfel de metode, numeroase piese de mobilier de birou pot fi specificate într-un mod

eficient. În plus, obiectele de mobilier nu sunt produse foarte complexe. Scaunele rotative sunt o

excepție deoarece datorită mecanismelor lor mai complexe.

Pentru mobilier există deja o mare varietate de standarde, care trebuie cunoscute foarte bine de

autoritatea care face achizițiile. Este importat să existe o privire de ansamblu a tuturor standardelor

existente în UE, înainte de întocmirea documentelor pentru procedura de achiziții. Astfel, la primele

procedure, autoritatea care face achiziția poate întâmpina dificultăți în utilizarea tuturor

standardelor existente, în mod corespunzător. Astfel se recomandă implicarea unor experți în

domeniu pentru pregătirea procedurii (de ex. o persoană care a lucrat ca dulgher/tâmplar sau cineva

cu experiență în industria mobilei).

Concluzii & recomandări:

Se recomandă achiziționarea de mobililer în faza de start-up a UCA, datorită faptului că există un înalt

potențial de economisire (așa cum arată experiența din Austria). În plus, mobilierul de birou este

foarte potrivit pentru comasare, fiind necesar în fiecare birou. Având în vedere și faptul că România

intenționează să achiziționeze mai mult mobilier în viitor, BBG recomandă achiziționarea acestui tip

de bunuri încă de la început, desi volumul de achiziții din ultimii ani nu a fost unul prea mare (din

cauza restricțiilor de achiziționare impuse în acest domeniu).

Piață:

O privire asupra pieței mondiale din sectorul mobilei, arată că acesta este divizat în două sub-

sectoare: mobilier de birou și scaune. Există numai câteva companii oferă ambele tipuri de produse.

Pentru a obține cel mai bun preț se recomandă divizarea licitației în cel puțin două secțiuni tehnice.

În plus, înainte de a lansa o licitație, trebuie analizată situația concretă de pe piața mobilei. Datorită

structurii specifice din Austria, BBG se ocupă de numeroase proceduri de contestație în acest

domeniu de achiziții. Totuși, asta nu înseamnă că piața din România nu se confruntă cu provocări

similare în această privință. Este esențial de aflat cine sunt jucătorii importanți de pe piața din

România și felul în care este structurat acest sector. Se recomandă o analiză detaliată a acestui sector

de piață.

6

4. Servicii de transport aerian

Descriere:

Serviciile de transport aerian sunt ușor de standardizat iar întocmirea specificațiilor tehnice nu este

un proces foarte complex. Întrucât destinațiile și serviciile de la bordul aeronavelor sunt oferite de

companiile aeriene, nu sunt necesare specificații tehnice complexe.

Concluzii & recomandări:

Standardizarea și întocmirea specificațiilor tehnice nu sunt foarte complexe în cazul serviciilor de

transport aerian și în principiu se recomandă achiziționarea acestor servicii într-un mod centralizat.

Totuși, analiza din studiu arată că din cauza unui potențial de competitivitate scăzută pe piață (a se

vedea mai jos) potențialul de economisire poate fi unul scăzut. Astfel nu se recomandă achiziționarea

serviciilor de transport aerian în faza de start-up a UCA. Pe măsură ce UCA câștigă mai multă

experiență în domeniul achizițiilor centralizate, experții pot analiza acest domeniu de achiziții în

detaliu și pot dezvolta strategii de achiziții adecvate.

Piața:

Competitivitatea scăzută a pieței în acest sector este similară cu cea din Austria și din alte țări din

Europa. Mai ales pentru câteva rute mai importante (de ex. Bruxelles) există numai 2-3 companii

aeriene care oferă zboruri. Într-adevăr, acest oligopol al pieței îngreunează desfășurarea de licitații

deschise. De aceea, în majoritatea cazurilor, serviciile de transport aerian sunt achiziționate prin

procedură de negociere.

5. Hardware (PCuri, laptopuri, tablete)

Hardware constituie una din cele mai importante categorii de produse pentru majoritatea UCA din

Europa. Pentru acest proiect, BBG și-a concentrat analiza pe 3 tipuri de produse hardware, întrucât

datorită volumelor ridicate de achiziții, beneficiarii au fost interesați în mod explicit de aceste

produse.

BBG desfățoară achiziții pentru laptopuri și PCuri în mod regulat, însă nu a desfășurat până acum

nicio licitație pentru tablete. Cele trei tipuri de produse, PCuri, laptopuri și tablete sunt foarte diferite

în privința specificațiilor tehnice, și de aceea se va efectua o analiză separată pentru fiecare dintre

1 În ciuda nivelului de complexitate relativ redus, BBG nu recomandă să se înceapă cu acest domeniu, fiind complicat datorită situației din piață (în întreaga Europă). În plus, BBG recomandă să se înceapă cu achizițiile centralizate de bunuri.

Standardizare:

3

Specificații tehnice:

2

Recomandat pentru început Da1

7

acestea. În recomandările finale datele vor fi cumulate și se va da o recomandare generală pentru

categoria de produse hardware.

Observație: Se recomandă numai centralizarea produselor IT menite să acopere necesitățile uzuale

ale autorităților contractante și nu echipament personalizat (PCuri, laptopuri sau tablete necesare

departamentelor specializate sau departmentelor/persoanelor cu necesități speciale sau particulare

(de ex.: pentru design graphic sau arhitectural, comunicații speciale, prezentări, echipament IT

specializat).

5.1. PCuri

Descriere:

PCurile sunt ușor de standardizat. PCurile sunt concepute într-un mod în care furnizorii pot asambla

sisteme și pot adapta produsul la cerințele utilizatorilor. Astfel, fiecare furnizor are posibilitatea de a

produce un produs care să respecte cerințele și să îndeplinească aceleași condiții pentru licitare.

Speficicațiile tehnice pentru PCuri sunt destul de complexe, întrucât acestea trebuie întocmite într-un

mod foarte detaliat. Fiecare componentă trebuie menționată în specificații. Astfel, la achiziționarea

de PCuri (la fel ca în cazul laptopurilor) este foarte important să se știe exact ce componente ar trebui

să aibă PCul respectiv. Pentru a cumpăra un produs de calitate, autoritatea care achiziționează

trebuie aibă un specialist IT cu o bună cunoaștere a componentelor și tehnologiilor de ultimă oră.

Piața:

Piața PC-urilor din Europa este în continuă scădere, iar numărul potențialilor ofertanți din sectorul

B2B este unul redus. Numărul mic de producători limitează competiția din acest segment de piață.

Totuși, aceste dezvoltări aduc cu sine și un efect pozitiv, și anume faptul că condițiile acestor

producători sunt deja cunoscute (de ex. mentenanță, livrare, etc.). Astfel se simplifică procesul de

creare a unei imagini pentru noi aparate și ușurează schimbarea la un alt produs sau furnizor.

Situația din piața PC-urilor este asemănătoare și pe piața laptopurilor.

5.2. Laptopuri

Standardizare:

1

Specificații tehnice:

3

Recomandat pentru început Da

Standardizare:

2

Specificații tehnice:

3

Recomandate pentru început Da

8

Descriere:

Standardizarea laptopurilor nu este foarte ușoară din cauza componentelor incorporate, precum

display, baterie, etc. În plus, adăugarea altor componente precum CD/DVD drive-uri, SMART-Card

reader, etc.) este dificilă, din cauza dimensiunilor laptopurilor.

Întocmirea specificațiilor tehnice este o sarcină dificilă, pentru că specificațiile trebuie scrise foarte

detaliat. Dacă o componentă lipsește din specificațiile tehnice, aceasta va lipsi și din produsul livrat.

Astfel, la achiziționarea de laptopuri (la fel ca în cazul PCurilor) este foarte important să se știe exact

ce componente sunt necesare. Pentru desfășurarea unei proceduri de succes, cel care se ocupă de

achiziție trebuie să fie un expert în IT, cu o foarte bună cunoaștere a componentelor și a tehnologiilor

de ultimă oră. De asemenea se poate consulta un expert IT extern, care susține expertul în achiziții

responsabil cu întocmirea documentației pentru licitație. Trebuie să se ia în considerare că experții

externi nu se află sub incidența regulamentului de conformitate al UCA. Astfel UCA trebuie să asigure

(de exemplu prin întocmirea unui contract) că expertul respective nu întocmește specificațiile tehnice

în așa fel încât un anumit ofertant să fie favorizat.

Piața:

Asemeni pieței de PC-uri și piața pentru laptopuri din Europa este în continua scădere. Sony, spre

exemplu a încetat orice activitate de distribuție în afara Japoniei. La fel și Samsung și Toshiba încep să

se retragă de pe această piață. Astfel, competiția principal are loc între furnizorii HP, Lenovo, Dell și

Fujitsu. Numărul mic de potențiali ofertanți limitează competitivitatea pe acest segment de piață.

Totuși, aceste dezvoltări aduc cu sine și un efect pozitiv, și anume faptul că condițiile acestor

producători sunt deja cunoscute (de ex. mentenanță, livrare, etc.). Astfel se simplifică procesul de

creare a unei imagini pentru noi aparate și ușurează schimbarea la un alt produs sau furnizor.

5.3. Tablete

Descriere:

În comparație cu PC-urile și laptopurile, standardizarea tabletelor este mai dificilă, întrucât pe piață

există trei sisteme de operare diferite (Android, Windows și iOS), iar Microsoft și Apple

restricționează foarte mult piața. Microsoft vinde licențe Windows pentru tablete, iar iOS operează

numai pe hardware marcă proprie. Numai sistemul Android este disponibil nelimitat pentru

producători.

Întocmirea specificațiilor tehnice pentru tablete nu este complicată, întrucât hardware-ul utilizat este

de obicei același pentru toate tipurile de tablete. Există diferențe semnificative numai în privința

bateriilor, ecranelor și camerelor.

Standardizare:

3

Specificații tehnice:

2

Recomandart pentru început Da

9

Concluzii & recomandări (hardware)

Consultanții recomandă explicit achiziționarea de hardware în faza de start-up a unei UCA, în special

pentru laptopuri și PC-uri. Pentru că aceste produse sunt foarte ușor de standardizat și de comasat,

acestea sunt potrivite pentru achiziționarea centralizată. Produsele hardware sunt foarte importante

în sectorul public, nu numai în România ci în întreaga Europă. Deși întocmirea specificațiilor tehnice

este mult mai complexă decât pentru alte categorii de produse, datorită volumelor mari de achizițiții

din trecut, achiziționarea centralizată de hardware se recomandă și în faza de start-up a unei UCA.

Informații suplimentare:

Pentru o implementare de succes a procedurilor de achiziție de hardware, întocmirea corectă a unor

specificații tehnice centralizate este extrem de importantă, așa încât se recomandă ferm includerea a

cel puțin unui specialit IT în pregătirea licitațiilor și în procesul de evaluare.

O potențială problemă care trebuie luată în calcul este component de preferință emoțională pentru

produsele hardware. Se poate întâmpla ca animiți utilizatori să dorească să folosească numai

anumite branduri de PC-uri, tablete sau laptopuri. Cel mai bun preț poate fi însă obținut numai prin

standardizare și comasare. Astfel, pentru ca o astfel de procedură de achiziție să aibă success, este

esențial să existe un angajament politic al administrației centrale că va utiliza contractele.

Desfășurarea unor achiziții pentru diferite branduri, pentru a satisfice toți beneficiarii, nu este

recomandabilă.

Piața:

Piața de hardware din Austria poate fi comparată cu piața din România, întrucât furnizorii percep

piața europeană ca pe o unitate. Astfel, în cazul achiziționării de laptopuri, PC-uri și tablete, BBG

presupune că situația pieței din Austria este asemănătoare cu situația pieței din România.

6. Combustibil (pentru autovehicule)

Descriere:

Combustiblul se poate standardiza foarte ușor, întrucât pentru autovehicule se folosește numai

combustibil standard. Produsul este același în întreaga Europă. De asemenea, specificațiile tehnice

sunt foarte ușor de întocmit, datorită faptului că există numai 3-4 tipuri standard de combustibil.

Acestea sunt 100% specificate în normele UE.

Standardizare:

1

Specificații tehnice:

1

Recomandat pentru început Da

10

Concluzii & recomandări:

Combustibilul este foarte ușor de standardizat, de comsat și specificat. Se recomandă achiziția de

combustibil prin utilizarea unor tehnici de agregare, încă din faza de început a UCA, întrucât

procedura este una simplă. Acest lucru este însă valabil numai pentru achiziția de combustibil pentru

rezervoarele proprii de combustibil (en gros).

Piața:

Prețul combustibilului este stabilit de bursele de mărfuri. De obicei, licitațiile sunt întocmite în așa fel

încât să permită furnizorilor să ofere reduceri la prețurile volatile de pe bursa de mărfuri. Acest

sistem este similar în întreaga Europă. Astfel, piețele din Austria și România pot fi comparate în mod

direct.

Atenție: Acest tip de achiziție de combustibil este potrivit numi pentru autorități contractante cu

rezervoare de combustibil proprii (de ex. Ministerul Apărării, Ministerul Afacerilor Interne, etc.).

Dacă beneficiarul este interesat de un alt tip de achiziție de combustibil (de exemplu servicii de

realimentare la benzinării) este necesară o analiză detaliată a pieței și structurilor de distribuție

combustibil din România. Recomandarea privind oportunitatea UCA de a achiziționa benzină de la

benzinării, se poate face numai în urma unei analize detaliate a pieței.

În Austria, pentru servicii de alimentare se folosește sistemul de carduri pentru combustibil ROUTEX.

Utilizatorii acestui sistem de carduri beneficiază de reduceri la toate produsele din benzinăriile în

care se pot folosi cardurile Routex (atât combustibil cât și alte produse și servicii disponibile în aceste

benzinării). În plus, reducerile sunt definite în contract. Aceste reduceri se acordă la prețurile

obișnuite din benzinării, iar pentru fiecare mașină este necesar un card de combustibil propriu.

În Austria, Routex este singura companie care oferă carduri pentru combustibil care pot fi utilizate în

toată țara, într-un mod adecvat. Alți furnizori acoperă numai anumite zone geografice nefiind

potrivite pentru un contract la nivelul guvernului federal. Acest lucru înseamnă că în acest domeniu

de achiziții piața nu este una competitivă.

Pentru mai multe informații despre Routex rugăm să consultați: (http://www.routex.com/ro/home/).

Recomandare:

Deoarece este necesară o foarte bună cunoaștere a sistemului de livrare de combustibil din România

și posibilităților de utilizare a cadrurilor de combustibil, nu se recomandă achiziționarea centralizată

în acest domeniu, pentru început.

Totuși, având în vedere volumele mari de combustibil achiziționate în România se recomandă

implementarea unei proceduri, după ce UCA a câștigat o anumită experiență.

În momentul de față, consultanții lucrează la o nouă strategie pentru achiziționarea cardurilor pentru

combustibil, întrucât strategia de achiziție utilizată nu mai este de actialitate. Odată ce consultanții

au pus la punct o nouă strategie de achiziție, noua UCA ar putea beneficia de pe urma experienței

BBG.

11

7. Parc auto

Descriere:

Standardizarea și întocmirea specificațiilor tehnice pentru autovehicule este destul de complexă. Este

utilă folosirea unor instrumente independente pentru clasificarea autovehiculelor (de ex. BBG

utilizează “lista KABA” a Autorității Federale pentru Transport Motorizat din Germania). În plus,

pentru a putea întocmi specificațiile tehnice este importantă cunoașterea în detaliu a necesităților

tehnice precum și cunoștințe legislative privind sectorul respectiv.

În afară de complexitatea specificațiilor tehnice, autovehiculele o o component semnificativă de

preferință emoțională. Experiența acumulată în Austria a arătat că poate fi destul de dificil ca

beneficiarii să accepte anumite mașini. Astfel, este foarte important să se realizeze o analiză corectă

a tuturor autorităților contractante care urmează să facă uz de aceste contracte, pentru a îmbunătăți

nivelul de acceptanță a utilizatorilor.

În plus, este important să se cunoască foarte bine sturctura pieței. Acest know-how este esențial

pentru a dezvolta strategiile adecvate pentru achiziții.

Concluzii & recomandări:

Nu este se recomandă achiziționarea de autovehicule în faza de start-up a UCA, complexitatea

(tehnică, legală) procedurii fiind foarte mare. În plus, procedura este riscantă datorită componentei

de preferință emoțională. Experiența din Austria a arătat că primele acorduri cadru pentru această

categorie de produse nu au condus la economii semnificative, întrucât cumpărători mari precum

Ministerul de Interne avea deja condiții contractuale foarte bune.

Pentru a obține economii semnificative în acest domeniu de achiziții, managementul flotei auto este

mai indicat decât achiziționarea de autovehicule. Totuși, pentru a pune la punct un management al

flotei auto este necesară o bază de date istorică solidă, pentru achizițiile de autovehicule și servicii

aferente. BBG a avut nevoie de 6 ani pentru a putea face o propunere pentru un management al

flotei funcțional.

Întrucât mașinile (și alte autovehicule) sunt asociate cu un volum mare de achiziție, BBG recomandă

întocmirea unor acorduri cadru pentru mașini, însă nu în faza de start-up a UCA. La un moment

ulterior, când sunt disponibile suficiente date, UCA poate începe să dezvolte o strategie pentru

managementul flotei auto.

Standardizare:

2

Specificații tehnice:

4

Recomandat pentru început Nu

12

8. Unități de aer condiționat

Descriere:

Întrucât există o mare varietate de unități de aer condiționat iar beneficiarii nu au explicat în detaliu

ce fel de sisteme utilizează, analiza se concentrează asupra achiziționării de unități de aer condiționat

pentru clădiri.

Achiziționarea unor astfel de unități de aer condiționat este destul de complexă. Pe de o parte,

standardizarea este foarte dificilă, întrucât clădirile sunt diferite și sunt necesare modificări

individuale ale unităților de aer condiționat. Pe de altă parte, întocmirea specificațiilor tehnice

necesită o expertiză tehnică specifică. În plus, aceste unități necesită și lucrări de întreținere.

Includerea acestor servicii în specificațiile tehnice presupune o complexitate mai mare la întocmirea

documentației pentru licitație.

Concluzii & recomandări:

Achiziționarea unităților de aer condiționat este foarte complexă în privința standardizării și a

întocmirii specificațiilor tehnice. BBG nu achiziționează sisteme de aer condiționat și astfel nu

beneficiază de expertiza necesară pentru a întocmi o strategie corespunzătoare de achiziții pentru

acest produs. Din cauza complexității acestui subiect, BBG nu recomandă achiziționarea de unități de

aer condiționat într-o primă fază. Totuși, întrucât din datele provenite de la ministere, unitățile de

aer condiționat reprezintă o parte semnificativă din volumele achiziționate, achiziționarea

centralizată într-un stadiu ulterior (când UCA a câștigat deja mai multă experiență) este

recomandabilă. Este important ca la desfășurarea acestei procedure, un expert cu cunoștințe tehnice

să facă parte din echipa de achiziții.

9. Covoare

Întrucât volumul nu este considerat a fi foarte relevant (a se vedea analiza volumelor achiziționate

din studiul de fezabilitate privind produsele principale sau serviciile care sunt recomandate pentru

achiziții centralizate), nu se recomandă achiziționarea acestui produs în faza de start-up a UCA. Doar

Standardizare:

5

Specificații tehnice:

4

Recomandat pentru început Nu

Standardizare:

-

Specificații tehnice:

-

Recomandat pentru început Nu

13

Un singur minister, Ministereul de Interne, a raportat cifre pentru acest domeniu de achiziții. Acesta

este un indicator că nu există o nevoie generală pentru acest produs, la nivelul administrației

centrale. În plus, analiza BBG și celorlalte UCA din Europa indică faptul că covoarele nu se numără

printer cele mai comune produse achiziționate de UCA.

În Austria, covoarele se încadrează în achizițiile de materiale de construcții, nefiind astfel printre

responsabilitățile de achiziții ale UCA. Nici alte tipuri de covoare nu se află în portofoliul UCA. Astfel,

experții BBG nu pot pune la dispoziție informații privind această procedură.

Dacă beneficiarul este interesat de o analiză amănunțită a acestei categorii de produse, trebuie

definit mai întâi tipul de covoare solicitat și să analizate necesitățile din cadrul mai multor ministere.

10. Birotică (pixuri, agrafe de birou, dosare, etc.)

Descriere:

Articolele de birotică nu sunt foarte ușor de standardizat și specificat. Datorită numărului mare de

produse, specificațiile tehnice sunt foarte complicat de întocmit. În plus, articolele de birotică nu au o

component de preferință emoțională semnificativă, în sensul că utilizatorii preferă anumite branduri

de creioane, lipici, dosare, etc.

Datorită numărului mare de produse care intră la categoria birotică, întocmirea specificațiilor tehnice

este dificilă și durează.

Concluzii & recomandări:

Datorită complexității specificațiilor tehnice și luând în considerare volumele de achiziții relativ

reduse pentru această categorie de produse în România (a se vedea analiza volumelor de achiziții din

studiul de fezabilitate privind produsele principale sau servicii recomandate pentru achiziționarea

centralizată) nu se recomandă achiziționarea articolelor de birotică în faza de început a UCA.

11. Becuri/neoane

Standardizare:

3

Specificații tehnice:

4

Recomandat pentri început Nu

Standardizare:

1

Specificații tehnice:

1

Recomandat pentru început Da

14

Becurile sunt foarte potrivite pentru standardizare și de asemenea ușor de specificat. Standardele

pentru becuri sunt prestabilite (wați și fasung). Becurile nu sunt user-sensitive și sunt foarte ușor de

cumulat. Întrucât toate birourile necesită becuri, achiziționarea acestor produse într-un mod agregat

ar avea un impact semnificativ.

Întocmirea specificațiilor tehnice este de asemenea ușoară, întrucât trebuie luate în considerare

numai câteva valori tehnice (e.g.: wași, fasung, voltaj).

Concluzii & recomandări:

Achiziționarea becurilor în faza de start-up a UCA este recomandată, deoarece atât standardizarea

cât și specificarea sunt ușor de realizat. Nevoia de becuri este repetată, pentru toate birourile. În

plus, achiziționarea de becuri se poate face cumulat.

Concluzii generale:

Pentru a efectua o procedură de achiziții centralizată, este foarte important să existe experți în

fiecare din domeniile de achiziții. Această măsură este esențială la întocmirea specificațiilor tehnice.

Cu cât mai complex este produsul care trebuie achiziționat, cu atât mai mare este nevoia de a implica

specialiști în proces (de ex. hardware, autovehicule, unități de aer condiționat). Astfel, este important

să se ia în calcul expertiza existentă pentru decizia finală privind produsele achiziționate.

În general, se recomandă să se înceapă cu achiziționarea bunurilor, întrucât acestea sunt mai

potrivite pentru standardizare și specificare decât serviciile. Serviciile sunt adesea mai complicat de

standardizat, specificat și monitorizat. De asemenea, controlul calității (care poate fi desfășurat în

diferite stadii ale procesului de achiziție) se face mult mai ușor pentru bunuri. Din acest motiv, BBG

recomandă să se înceapă cu achiziționarea de bunuri, care sunt mai ușor de standardizat și specificat.

Odată ce UCA câștigă mai multă experiență, protofoliul poate fi extins la bunuri mai complexe și

servicii.

Șase categorii de produse au fost identificate ca fiind potrivite (în termeni de nivel scăzut al

standardizării și specificării de proces) pentru achiziții agregate în faza inițială a UCA: hârtie copiator,

combustibil, becuri și neoane, mobilier, hardware și servicii de transport aerian. Totuși, în ciuda

complexității relative reduse pentru achiziționarea serviciilor de transport aerian, BBG nu recomandă

acest domeniu pentru început, datorită ofertei limitate de pe piață (în toată Europa) și pentru că

există un mare risc de contestații (indicate în analiza contestțiilor de la MFP). În plus, BBG

recomandă, în general, să se înceapă cu achiziționarea de bunuri și nu de servicii.

15

Recomandări

Complexitatea procedurii de achiziții

Categorie produs Standardizare Specificații tehnice Recomandare pentru început

Hârtie copiator DIN A4 și DIN A3

1 1 Da

Combustibil 1 1 Da

Becuri/neoane 1 1 Da

Mobilier 1 3 Da

Hardware (valoare medie)

2 3 Da

Servicii transport aerian

3 2 Da2

Servicii poștale 4 4 Nu

Parc auto 2 4 Nu

Unități aer condiționat

5 4 Nu

Articole birotică 3 4 Nu

Covoare - - Nu

2 Despite the relatively low complexity level BBG does not recommend to start with this area because of the limited market situation (all over Europe) and the high risk of appeals (shown in the analysis of appeals of the MPF). Moreover BBG in general recommends to start with the procurement of goods.

16