Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor

Utilizarea interogarilorInterogrile se folosesc pentru a vizualiza, modifica i analiza datele stocate ntr-o baz de date. De asemenea, ele pot fi utilizate ca surs de nregistrri pentru formulare i rapoarte.Reunirea datelor din mai multe tabele si sortarea lor ntr-o anumit ordine. Calcule asupra grupurilor de nregistrari

nsumarea, contorizarea sau realizarea unui alt gen de totaluri si apoi gruparea rezultatelor dup dou tipuri de informatii unul n jos pe latura stng a foii de calcul si altul de-a lungul prtii superioare. Figura 1. Exemple de interogri.

Exist mai multe tipuri de interogari, ns cel mai utilizat tip este interogarea de selecie. Interogarea de selecie regsete datele din una sau mai multe tabele pe baza unor criterii specificate i le afieaz n ordinea indicat.Atunci cnd rulati o interogare, Microsoft Access regseste inregistrrile specificate de dvs. si apoi afieaz datele combinate, n ordinea pe care o dorii.

Figura 2. Exemplu de interogare de selectie.

Interogarea poate fi creat folosind un expert sau prin proiectare n fereastra Design a interogrii. n fereastra Design, datele cu care se va lucra sunt specificate prin adaugarea tabelelor sau interogrilor ce conin acele date i prin completarea celulele din reeaua de proiectare.

1

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilorListe ce afieaz cmpurile din tabelele sau interogrile care au fost adugate interogarii. Cmpurile, ordinea de sortare i criteriile specificate n reteaua de proiectare determin rezultatele interogrii. Aceast linie indic cum sunt asociate datele celor dou tabele sau interogri.

n reeaua de proiectare se adaug cmpurile necesare prin tragerea lor din listele cu cmpuri.

Figure 3. Proiectarea unei interogri.

Noiuni generalen foarte multe cazuri, Microsoft Access poate crea o interogare n locul dvs. astfel c nu ntodeauna este necesar s proiectai una de la nceput. Pentru a crea o interogare ce va fi folosit ca baza a unui formular sau raport, utilizati experii de formulare sau rapoarte. Aceti experi creaz formulare sau rapoarte i dac sunt bazate pe una sau mai multe tabele, creaz automat i instruciunea SQL necesar culegerii datelor. Instruciunea SQL creat de expert poate fi salvat ca o interogare. Pentru a crea interogri din filtrele pe care le vei rula independent sau sau care stau la baza tabelelor sau rapoartelor multi-tabele, ncercai s folosii unul din experii pentru interogri. Experii pentru interogri execut toat munca dificil n locul dvs. pe baza indicaiilor date in casetele de dialog ale expertului. Chiar dac ai creat mai multe interogri, probabil ca veti folosi un expert pentru a proiecta mai rapid interogarea. Apoi, interogarea creata poate fi nodificat n fereastra Design, daca este necesar. Pentru a crea interogri din filtrele obinute folosind Filter By Form, Filter By Selection sau Filter For Input se salveaz filtrul ca interogare. Daca nici una dintre metodele anterioare nu va satisface, putei crea interogarea dorit prin proiectarea ei n fereastra Design. n Microsoft Access exist urmatoarele tipuri de interogri: 1. Interogare de selecie Este cel mai utilizat tip de interogare. Interogarea de selecie regsete datele din una sau mai multe tabele i afieaza rezultatele ntr-o foaie de date, unde putei modifica nregistrrile (cu anumite restricii, totui). De asemenea, putei folosi o interogare de selecie pentru a grupa nregistrrile i a efectua nsumri, contorizri, medii aritmetice i alte tipuri de totalizri. Un exemplu de interogare de selecie este prezentat n figura 1. 2. Interogare cu parametru Este o interogare de selecie avnd cel puin un criteriu de selecie specificat si care la execuie afieaz propria sa caseta de dialog prin care solicit introducerea valorii criteriului (criteriilor) de selecie. Setul de nregistrri obinut va cuprinde numai nregistrrile care ndeplinesc criteriile specificate i vor diferi de la o execuie la alta n funcie de valorile transmise parametrilor. De asemenea, interogrile cu parametru, numite i interogri parametrizate, sunt utile i cnd le folositi ca surs de date pentru formulare i rapoarte. De exemplu, putei crea un raport de profituri lunare bazat pe o interogare cu parametru. Cnd tiprii raportul, se va afia, mai nti, o caseta de dialog prin care va solicita luna pentru care vrei raportul. 2

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor De asemenea, putei crea un formular personalizat sau o caseta de dialog pentru parametrii interogri n loc s folosii casetele de dialog ale interogrii cu parametru. . 3. Interogare de tip crosstab Interogarea de tip crosstab afieaz valori de tip rezumat (totaluri, contorizari i medii aritmetice) din unul din cmpurile tabelei i le grupeaz dup un set de factori listai pe latura din stnga foii de date i dup un alt set de factori listai de-a lungul prii superioare a foii de date. Un exemplu de interogare crosstab este prezentat n figura 2. 4. Interogare de aciune Este o interogare care permite modificarea mai multor nregistrri ntr-o singur operaie. Exist patru tipuri de interogri de aciune: Interogare de tergere Permite tergerea unui grup de nregistrri din una sau mai multe tabele. De exemplu, putei folosi o astfel de interogare pentru a elimina toate produsele epuizate sau acelea care nu sunt comandate. Interogarea de tergere elimin ntreaga nregistrare chiar dac instruciunea SQL conine numai campurile necesare seleciei nregistrrilor ce se vor terge. Interogare de actualizare Asigur modificarea global a unui grup de nregistrri din una sau mai multe tabele. De exemplu, putei mri preurile cu 10% pentru toate produsele lactate sau putei crete salariile cu 5% pentru persoanele dintr-o anumit categorie. Interogare de adugare Adaug un grup de nregistrri din una sau mai multe tabele la sfritul uneia sau a mai multor tabele. De exemplu, s presupunem c obtinei civa noi clieni i o baz de date cu informatii despre aceti clieni. Pentru a evita tastarea tuturor informaiilor, putei crea o interogare de adugare pentru introduce aceste date la sfrsitul tabelei Clieni. Interogare pentru creare unei tabele Creaz o nou tabel din rezultatele interogrii. Interogrile pentru crearea tabelelor pot fi folosite la: o Crearea unei tabele pentru a o exporta ntr-o alt baz de date Microsoft Access. De exemplu, este posibil s creai o tabel ce va contine mai multe cmpuri din tabela Employees i apoi s o exportati ntr-o baz de date folosit de departamentul personal. o Crearea de rapoarte care s afieze datele ncepnd de la o data specificat. De exemplu, s presupunem c dorii s tiprii un raport pe 15 Mai 2005 care s afieze totalul vnzarilor din primul trimestru, bazat pe datele care au fost n tabelele de baza pn la 01.04.2005, 9.00 A.M. Un raport bazat pe o interogare sau instruciune SQL extrage din tabele datele pn la 15 Mai 2005, n loc s extrag toate nregistrrile avnd data i timpul specificat. Pentru ca datele s fie exact cum au fost ele la 1 Aprilie 2005 9.00 A.M., este necesar s creai o interogare care s regseasc nregistrrile de care avei nevoie i s le stocheze ntr-o nou tabel. Apoi folosii aceast tabel, n locul unei interogri, ca surs de date a rapoartelor. o Realizarea copiei de siguran a unei tabele. o Crearea unei tabele istoric care s conina toate nregistrrile. De exemplu, putei crea o tabel care sa conin toate comenzile vechi, nainte de a le terge din tabel curent Orders. o Creterea performanei formularelor i rapoartelor bazate pe interogri cu tabele multiple sau instruciuni SQL. De exemplu, s presupunem c vrei s tiprii mai multe rapoarte ce sunt bazate pe interogri cu cinci tabele ce include totaluri. Putei mari viteza de execuie dac mai nti realizai o interogare care s regseasc nregistrrile necesare i s le memoreze ntr-o tabela. Apoi, putei baza rapoartele pe aceast tabel sau specificai tabela ntr-o instruciune SQL ca surs de nregistrri 3

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor pentru un formular sau raport, astfel nct s nu reluai interogarea pentru fiecare raport. Totui, datele din tabela sunt blocate n timp ce rulati interogarea de creare a tabelei. 5. Interogari SQL Este o interogare se creaza pe baza unei instructiuni SQL. Exist urmatoarele tipuri specifice de interogari SQL: Interogare reuniune (union query) Acest tip de interogare combin cmpurile (coloanele) din una sau mai multe tebele sau interogri ntr-un singur cmp sau coloan din rezultatele interogrii. De exemplu, dac avei ase vnzatori care transmit listele de inventariere pe luni, puteti combina aceste cmpuri ntr-un singur set folosind o interogare reuniune i apoi s creai o interogare de creare a unei tabele bazat pe interogarea reuniune, obinnd astfel o nou tabel. Interogarea din figura 4 const din instructiuni SQL SELECT care returneaz numele companiilor i oraele care sunt n Brazilia, din cele doua tabele, Suppliers i Customers.Prima instruciune SQL returneaza dou cmpuri se combin valorile din cmpurile corespondente din ambele tabele ntr-un singur cmp. a doua instruciune SQL returneaz cele dou cmpuri corespondente si apoi Figura 4 Exemplu de interogare reuniune.

Interogare intersecie (pass-through query) Acest tip de interogri transmite comenzile direct la bazele de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server, folosind comenzile care acceptate de ctre server. De exemplu, putei folosi o interogare intersecie pentru a regsi nregistrri i a modifica datele. Interogare de definire date (data-definition query) Acest tip de interogare creaz sau altereaz obiectele bazei de date, cum ar fi tabelele Microsoft Access sau Microsoft SQL Server. Subinterogare (subquery) Acest tip de interogri const dintr-o instructiune SQL SELECT n interiorul unei interogri de selecie sau de aciune. Putei introduce aceste instruciuni n linia Field a reelei de proiectare a interogrii pentru a defini un nou cmp sau n linia Criteria pentru a defini criteriul pentru un cmp. Subinterogrile pot fi utilizate pentru: o A testa existena unui anumit rezultat din subinterogare (folosind cuvintele rezervate EXISTS sau NOT EXISTS). o Gsirea tuturor valorilor egale cu, mai mari ca sau mai mici dect valorile returnate de catre subinterogare (folosind cuvintele rezervate ANY, IN sau ALL). o A crea subinterogri din subinterogri (subinterogari imbricate). n aceasta lecie se vor prezenta doar interogrile de selecie, cu parametru i de aciune.

4

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor

Crearea interogrilor fr a folosi un expertInterogare de seleciePentru a crea o interogare de selecie fr a folosi un expert se vor executa urmtoarele: 1. Se deschide, dac este necesar, baza de date n care se va crea interogarea. 2. n fereastra Database se executa clic pe butonul Queries pentru a activa seciunea Queries a ferestrei i apoi se va executa clic pe butonul New. 3. n caseta de dialog New Qurey (vezi figura 5), se selecteaz opiunea Design View i apoi se execut clic pe butonul OK.

Figura 5. Caseta de dialog New Query.

4. n caseta de dialog Show Table (vezi figura 6), se selecteaz pagina care afieaz obiectele ce conine sursa de date a interogrii.Selectarea uneia dintre aceste etichete determin afiarea obiectelor tipului ales. Butonul Add adaug obiectul selectat n reeaua de proiectare a interogrii.

Figura 6. Caseta de dialog Show Table.

5. Se execut dublu-clic pe fiecare obiect ce se va aduga interogrii (sau se selecteaz obiectul i apoi se execut clic pe butonul Add). Dup adugarea obiectelor necesare interogrii, se execut clic pe butonul Close, pentru a nchide caseta de dialog Show Table i a permite accesul la fereastra de proiectare a interogrii (vezi figura 7).Tabela care va sta la baza interogrii (sursa de date) ce se va crea. Reeaua de proiectare a interogarii

Figura 7. Fereastra Design a interogrii.

5

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor 6. Dac pentru o interogare ai adugat mai multe tabele sau interogri, asigurai-v c ele sunt conectate una cu alta cu o linie (care indic prezena unei relaii de legtur), astfel nct Microsoft Access s cunoasc cum sunt asociate informatiile. Dac ele nu sunt conectate, creai singuri conexiunile necesare. Dac tabelele sau interogrile sunt conectate, putei s schimbati tipul de conexiune pentru a afecta ce nregistrri selecteaz interogarea. Not: Obiectele adugate din caseta de dialog Show Table formeaz sursa de date a interogrii. 7. Pentru a aduga cmpuri n interogare se poate utiliza unul din urmtoarele procedee: Se trage cmpul dorit din lista de cmpuri i se las in celula Filed a primei coloane libere din reeaua de proiectare; n lista de cmpuri se execut dublu-clic pe cmpul dorit; n reeaua de proiectare a interogrii, se plaseaz cursorul n celula Field a coloanei n care se va aduga cmpul, se execut clic pe sgeata celulei Field i apoi se selecteaz cmpul dorit din din lista afiat (vezi figura 8). Pentru a aduga toate cmpurile tabelei ntr-o singur operaie, n lista de cmpuri se execut dublu-clic pe cmpul astersc (*).

Lista cmpurilor disponibile.

Figura 8. Afiarea listei cmpurilor.

8. Dac se dorete ca n rezultatele interogrii s nu fie incluse toate nregistrrile sursei de date, se vor introduc criterii de selecie. Pentru a introduce un criteriu de selectie se execut clic in celula Criteria a coloanei ce se va folosi pentru filtrare si se tasteaz expresia dorit (vezi figura 9). De exemplu, dac se dorete o list a produselor a cror cantitate din depozit este mai mare dect o valoare precizat, s zicem 15, n celula Criteria a coloanei cmpului Cantitate se va tasta > 15.Criteriu de selecie.

Figura 9. Stabilirea unui criteriu de selecie.

9. Cnd se dorete ca rezultatele interogrii s fie ordonate dup valorile unui cmp, se execut clic n celula Sort a coloanei respective, se executa clic pe sgeata celulei i se 6

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor selecteaz Ascending pentru ordonare cresctoare sau Descending pentru ordonare descresctoare. 10. Dac este necesar ca interogarea s conin coloane care s afieze rezultatele unui calcul bazat pe cmpurile sursei de date, se construiete o expresie n celula Field a unei coloane libere. Pentru a construi o expresie se procedeaz astfel: Se execut clic n celula Field a primei coloane libere.; n bara instrumentelor Query Design, se executa clic pe butonul Build ( ) pentru a afia fereastra Expression Builder (vezi figura 10).Zona de editare a formulei Bara operatorilor Panoul categoriilor Panoul subcategoriilor Panoul elementelor

Figura 10. Fereastra Expression Builder.

n panoul categoriilor elementelor expresiilor, se execut dublu-clic pe dosarul din care face parte elementul dorit. De exemplu, dac elementul necesar este un cmp dintr-o tabela, se va executa dublu-clic pe dosarul Tables; dac elementul dorit este o funcie, se va executa dublu-clic pe dosarul Functions. Dupa extinderea dosarului, se selecteaz categoria necesar (n cazul dosarului Tables se va selecta o tabel; n cazul dosarului Functions se va selecta Built-In Functions, pentru functiile intrinseci sau baza de date, pentru functiile definite de utilizator n baza de date curent). In panoul din mijloc se alege subcategoria necesara. De exemplu, n cazul unei tabele se va selecta cmpul necesar; n cazul funciilor intrinseci, se va selecta categoria din care face parte funcia dorit. n panoul din dreapta (panoul elementelor) se va selecta elementul necesar construirii expresiei i se va executa clic pe butonul Paste din bara operatorilor sau se poate executa un dublu-clic pe element. Cnd n panoul categoriilor s-a selectat un obiect din sursa de date a interogrii (o tabel sau o interogare), dup selectarea cmpului n panoul subcategoriilor (panoul din mijloc) se poate executa clic pe butonul Paste din bara operatorilor. Dac elementul este o funcie, argumentele sale sunt afiate n zona de editare a expresiei. Dup adugarea unui operand, dac este necesar, operatorul poate fi adugat fie executnd clic pe butonul corespunzator din bara operatorilor casetei de dialog Expression Builder fie se apasa tasta corespunztoare de la tastatura. n cazul c sa adugat un operator, trebuie s se mai adauge un operand (ultimul element al unei expresii trebuie s fie un operand). Dup terminarea construirii expresiei, se execut clic pe butonul OK, pentru a nchide caseta de dialog i a plasa expresia n celula Field (vezi figura 11). Microsoft Access denumete cmpurile calculate cu Expr urmat de un numar. Pentru a redenumi cmpul calculat, se selecteaz numele implicit (fr a selecta i caracterul 7

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor dou puncte, care este un separator ntre numele de cmp i expresia acestuia) i se tasteaz noul nume.

Figura 11. Coloana de interogare avnd un cmp calculat.

11. Cnd s-au adugat toate cmpurile necesare, se salveaza interogarea. Pentru aceasta se deschide meniul File si se selecteaz comanda Save. In caseta de dialog Save As, se tasteaza un nume pentru interogare i apoi se apas tasta Enter. Numele interogrii trebuie s fie diferit de numele tabelelor al interogrilor existente i s respecte regulile de denumire a obiectelor Microsoft Access. 12. Se nchide fereastra Design a interogrii. 13. Pentru a vedea rezultatele unei interogri, n fereastra Database se execut dublu-clic pe interogare. n figura 12 sunt prezentate rezultatele interogrii de selecie create folosind algoritmul descris. Interogarea conine un criteriu de selecie n coloana cantitate (>15), un cmp calculat numit Excedent (Excedent: [Produse]![Cantitate][Produse]![StocSiguranta]), iar rezultatele sunt sortate ascendent dup valorile cmpului DenProdus.

Figura 12. Interogare avnd un criteriu de selecie i un cmp calculat. Rezultatele sunt ordonate cresctor dup denumirea produsului.

Interogare cu parametruO interogare cu parametru, numit i interogare parametrizat, este o interogare de selecie care conine unul sau mai multe criterii de selecie a cror valori se transmit la execuie prin intermediul unor casete de dialog prestabilite. Pentru a crea o astfel de interogare se procedeaza astfel: 1. Se creaza o interogare de selecie, incluznd toate cmpurile necesare. 2. n celula Criteria a fiecrui cmp ce se va folosi ca parametru, se va tasta operatorul relaional necesar i un mesaj inclus ntre paranteze drepte (vezi figura 13). Microsoft Access va afia acest mesaj n caseta de dialog a parametrului cnd interogarea este lansat n execuie. Textul mesajului trebuie suficient de explicit pentru utilizator i poate conine i numele cmpului, dar acest nume s-ar putea s nu-i spun nimic utilizatorului. De exemplu, pentru un cmp numeric, se pot folosi mesaje de genul Introduceti valoarea minima:, Introduceti valoarea maxima:, Introduceti valoarea cautata:. De exemplu, pentru a obine numai nregistrrile care au ntr-o coloan valori cuprinse ntre dou 8

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor limite, n celula Criteria a cmpului respectiv se va tasta Between [Introduceti valoarea minima:] And [Introduceti valoarea maxima:] (vezi figura 13).

Celula Criteria avnd mesajele ce se vor afia la rularea interogarii.

Figura 13. Interogare cu parametru.

3. Dup ce s-au stabilit parametrii, se salveaz interogarea i apoi se nchide interogarea. 4. Pentru a vedea rezultatele interogarii, n fereastra Database se execut dublu-clic pe ea. n cazul exemplului prezentat, pe ecran vor apare, succesiv, doua casete de dialog, numit Enter Parameter Value, avnd afiate mesajele stabilite (vezi figura 14). n prima caset se va tasta valoarea limitei inferioare i se va apsa Enter, iar n a doua caset de dialog se va limita superioar a domeniului de valori dorit si se va apsa Enter. Pe ecran se vor afia rezultatele interogrii (vezi figura 15).

Figura 14. Fereastra pentru introducerea parametrului.

Figura 15. Rezultatele interogrii parametrizate.

9

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor

Interogri de aciuneNot: Interogrile de aciune se salveaz numai dac ele pot fi refolosite. Dac ele se creaz doar pentru o singur actualizare nu este necesar s fie salvate.

Interogri pentru crearea unei tabeleInterogrile pentru crearea tabelelor se folosesc pentru a obine o noua tabel din rezultatele interogarii. Pentru a crea o interogare de acest tip se execut urmtoarele operaii: 1. Se creaz o interogare de selecie (folosind caseta de dialog Show Table se va stabili sursa de date a interogrii prin adugarea tuturor vor obiectelor necesare, tabele i/sau interogri). 2. n fereastra Design, se executa clic pe sgeata butonului Query Type ( ) din bara instrumentelor Query Design i apoi din meniul afiat (vezi figura 16) se selecteaz opiunea Make Table Query.Butonul Query Type

Meniul Query Type

Figura 16. Meniul Query Type permite selectarea tipului de interogare de aciune.

3. n controlul Table Name a casetei de dialog Make Table (vezi figura 17) se tasteaz numele tabelei ce se va crea sau se selecteaz numele tabelei ce se va nlocui (din lista ce se va afia executnd clic pe sageata controlului).

Figura 17. Caseta de dialog Make Table.

4. Se stabilete baza de date n care se va crea noua tabel. Exist dou posibiliti: n baza de date curent (optiunea Current Database) sau ntr-o alt baz de date (opiunea Another Database, caz n care n caseta de text File Name se va tasta numele bazei de date n care se va crea noua tabel; daca este necesar se tasteaz i calea). Pentru exemplificare se va lsa selectat opiunea implicit (Current Database). 5. Dupa introducerea informaiilor se execut clic pe butonul OK, pentru a nchide aceast caseta de dialog i a reveni n fereastra Design. 6. n listele de cmpuri executai dublu-clic pe cmpurile ce vor face parte din noua tabel. 7. Dac este necesar, putei tasta criterii de selecie n cmpurile dorite pentru a selecta nregistrrile ce se vor aduga n noua tabel. 8. Pentru a previzualiza noua tabel nainte de crearea ei efectiv, n bara instrumentelor Query Design se execut clic pe butonul View ( ). Dup vizualizarea rezultatelor interogrii, pentru a reveni n fereastra Design a interogarii i a face modificrile necesare 10

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor sau pentru a o executa, n bara instrumentelor Query Design se execut din nou clic pe butonul View ( ). 9. Pentru a crea efectiv noua tabel, n bara instrumentelor Query Design, se executa clic pe butonul Run ( ). 10. Se salveaza interogarea creat. Note: Pentru a opri execuia unei interogri nainte de terminare, se folosete combinatia de taste CTRL+BREAK. Datele din noua tabela creat nu motenesc proprietile cmpurilor i cheia primara stabilit n tabela original.

Interogri de tergereInterogarea de tergere se poate utiliza pentru a elimina, ntr-o singur operaie, nregistrrile dintr-o singur tabel, din mai multe tabele asociate printr-o relaie unu-la-unu (1 1, one-to-one) sau din mai multe tabele asociate printr-o relaie unu-la-mai-muli (1 m, one-to-many), dac este permis tergerea n cascad. Totui, dac trebuie s includei tabela m mpreun cu tabela 1, n scopul adugarii unui criteriu, este necesar s rulati interogarea de doua ori, deoarece o interogare nu poate elimina n acelai timp nregistrrile din tabela primar i din tabelele asociate. n fereastra Design a interogrii, putei deosebi o relaie 1 m dup linia dintre cele dou tabele. Daca la unul din capetele liniei este simbolul infinitului (), atunci aceasta este o relaie de tipul 1 m. Daca ambele capete ale liniei dintre tabele sunt marcate cu 1, atunci aceasta este o relaie de tipul 1 1. La utilizarea unei interogare de tergerea a nregistrrilor, trebuie avut n vedere urmtoarele: Dup eliminarea nregistrrilor folosind o interogare de tergere, ele nu mai pot fi restaurate. De aceea, nainte de a rula o interogare de tergere este necesar previzualizarea datele pe care le va selecta interogarea. Acest lucru se poate face executnd clic pe butonul View ( ) din bara instrumentelor Query Design, pentru a deschide interogarea n fereastra Datasheet. ntreinerea unor copii de siguran ale datelor. Dac se terg greit nregistrri, folosind copiile de siguran ele pot fi restaurate. n anumite situaii, este posibil ca prin executarea unei interogri de tergere s elimine i nregistrrile din tabelele asociate, chiar dac ele nu au fost incluse n interogare. Acest lucru se poate ntmpla cnd o interogare de tergere conine o tabel care este partea 1 dintr-o relaie 1 m i este accesibil tergerea n cascad pentru acea relaie. n acest caz, eliminarea nregistrrilor din tabela 1, determin i tergerea nregistrrile asociate din tabela m. O interogare de tergere lansat pentru o tabel Paradox, dBASE sau FoxPro care este nlnuit la baza de date, nu mai poate abandonat.

Crearea unei interogri de tergere a nregistrrilor dintr-o tabel sau din tabelele unei relatii 1 1Pentru a terge nregistrrile dintr-o tabel sau din tabelele unei relatii 1 1 se procedeaz astfel: 1. Se iniiaz crearea unei noi interogri avnd ca surs de date tabela sau tabelele din care se terg nregistrri. 2. n fereastra Design a interogrii, se execut clic pe sgeata butonului Query Type ( ) din bara instrumentelor Query Ddesign i din meniul afiat se selecteaz optiunea 11

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor Delete Query. n fereastra Design a interogrii, celula Sort va fi nlocuit de celula Delete (vezi figura 18). 3. n listele de cmpuri ale sursei de date a interogrii, se execut dublu-clic pe cmpul marcat cu asterisc (*). n celula Delete a acestor cmpuri apare clauza From (vezi figura 18). 4. Dac este necesar s se specifice criterii de tergere a nregistrrilor, n listele de cmpuri se execut dublu-clic pe cmpurile n care se vor stabili aceste criterii. Drept criterii de tergere se pot utiliza i cmpuri calculate. n celula Delete a acestor cmpuri va apare clauza Where (vezi figura 18).Cmp calculat folosit drept criteriu de tergere

Celula Delete a cmpurilor tabelelor din care se sterg nregistrri conine clauza From. Figura 18. Fereastra Design a unei interogri de tergere.

Celula Delete a cmpurilor n care se gsesc criteriile de tergere conine clauza Where.

Criteriul de tergere a nregistrarilor.

5. n celula Criteria a cmpurilor de tergere, se introduce criteriul dorit (vezi figura 18). 6. Pentru a previzualiza nregistrrile ce vor fi terse, se execui clic pe butonul View ( ) din bara instrumentelor Query Design. Pentru a reveni n fereastra Design a interogarii dup vizualizarea nregistrrilor, se execut clic pe butonul View ( ). Dup revenirea n fereastra Design, se pot face modificri, dac este necesar. 7. Pentru a terge nregistrrile, folosind interogarea creat, se executa clic pe butonul Run ( ) din bara instrumentelor Query Design. 8. Se salveaz interogarea, pentru a putea fi folosita ori de cte ori este necesar tergerea nregistrrilor n condiiile stabilite. Not: Pentru a crea o interogare de terge care s elimine numai nregistrrile din tabela 1 a unei relaii 1 m cand este permis tergerea n cascad, se procedeaz la fel ca i in cazul prezentat mai sus, stabilind ca surs de date tabela parii 1.

Crearea unei interogri de tergere ce include ambele tabele dintr-o relaie 1 m1 Pentru a crea o interogare de tergere care s includ ambele tabele dintr-o relaie m se execut urmtoarele operaii: 1. Se creaz o nou interogare avnd ca surs de date tabelele relatiei 1 m. 2. n fereastra Design a interogrii, se executa clic pe sageata butonului Query Type ( ) din bara instrumentelor Query Design i din meniul afiat se selecteaz opiunea Delete Query. 3. n lista tabelei cu nregistrrile asociate (latura m a relatiei 1 m), se execut dubluclic pe campul marcat cu asterisc (*). n celula Delete a acestui cmp apare clauza From (vezi figura 19). 4. n tabela primar (latura 1 a relatiei 1 m), se execut dublu-clic pe cmpurile pentru care se stabilesc criterii de tergere. n celula Delete a acestor cmpuri apare clauza Where (vezi figura 16). 12

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor 5. n celula Criteria a cmpurilor criteriilor de tergere se introduc criteriile dorite. 6. Pentru a previzualiza nregistrrile ce vor fi terse, se execut clic pe butonul View ( ) din bara instrumentelor Query Design. Pentru a reveni n fereastra Design a interogarii dup vizualizarea nregistrrilor, se execut clic pe butonul View ( fereastra Design, se pot face modificri, dac este necesar.Tabela primar (partea 1 a relaiei 1 m)

). Dup revenirea n

Tabela asociat (partea m a relaiei 1 m)

Figura 19. Interogare de tergere care conine ambele tabele ale relaiei 1

m.

7. Pentru a terge nregistrrile din tabela partea m a relaiei 1 m, folosind interogarea creat, se executa clic pe butonul Run ( ) din bara instrumentelor Query Design. 8. Se selecteaz lista cmpurilor pentru fiecare tabela a laturii m a relatiei 1 m (la o tabel primar pot exista mai multe tabele asociate) i se apas tasta DELETE pentru a le elimina din interogare. 9. n interogare rmne doar tabela primar i cmpul cu criteriul de tergere (vezi figura 20). Se executa din nou clic pe butonul Run ( ) din bara instrumentelor Query Design. Microsoft Access va elimina din tabela prii 1 a relaiei 1 m nregistrrile care ndeplinesc criteriul de tergere.

Figura 20. Interogare de tergere avnd numai tabela prii 1 din relatia 1 m.

Not: nainte de a se execut tergerea efectiv a nregistrarilor, Microsoft Access afieaz o caset de dialog (vezi figura 21) prin care avertizeaz posibila tergere a unui numr de nregistrri i se solicit confirmarea operaiei. Pentru a terge nregistrrile, se execut clic pe Yes. Pentru a anula operaia lansat, se executa clic pe No.

Figura 21. Caseta de confirmare a tergerii.

13

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor

Interogri pentru adugareInterogrile pentru adugare permit adugarea nregistrrilor dintr-o tabel n alta ntr-o singur operaie. Pentru a crea o interogare de adugare se procedeaza astfel: 1. Se creaz o interogare avnd ca surs de date tabela a cror nregistrri se vor adaug ntr-o alt tabel. ) de pe bara 2. n fereastra Design, se execut clic pe sgeata butonului Query Type ( instrumentelor Query Design i se selecteaz opiunea Append Query. 3. n caseta de text Table Name a casetei de dialog Append (vezi figura 22), se introduce numele tabelei n care se vor aduga nregistrri. 4. Se selecteaz opiunea Current Database dac tabela n care se vor aduga nregistrri este n baza de date Figura 22. Caseta de dialog Append. curent. Sau se selecteaz opiunea Another Database i se tasteaz numele bazei de date n care se afl tabela unde se vor aduga nregistrri. De asemenea, se poate introduce calea ctre o baz de date Microsoft FoxPro, Paradox sau dBASE, sau un ir de conectare ctre o baz de date SQL. 5. Dup introducerea informatiilor, se execut clic pe butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Append i a reveni n fereastra Design a interogarii. 6. n lista de cmpuri a sursei de date a interogrii se execut dublu-clic pe cmpurile ce se vor adauga i pe toate cmpurile ce se vor folosi la stabilirea unor criterii de adugare. Dac toate cmpurile din ambele tabele au acelai nume, se poate executa dublu-clic pe cmpul marcat cu asterisc (*), iar Microsoft Access va completa automat numele corespunztor n celula Append To (vezi figura 23). n cazul n care cele dou tabele au nume diferite de cmpuri, chiar dac au acelai numr de cmpuri i n aceeai ordine, corespondena cmpurilor trebuie fcut n mod individual.n aceasta linie se vor introduce numele cmpurilor din tabela n care se adaug, dac numele cmpurilor din cele dou tabele difer.

Criteriu de adugare. Figura 23. Interogare pentru adugare.

7. Dac este necesar, n celula Criteria ale cmpurilor de adugat se pot introduce criterii de adugare. 8. Pentru a previzualiza nregistrrile ce vor fi adugate, se execut clic pe butonul View ( ) din bara instrumentelor Query Design. Pentru a reveni n fereastra Design a interogarii dup vizualizarea nregistrrilor, se execut clic pe butonul View ( ). Dup revenirea n fereastra Design, se pot face modificri, dac este necesar. 9. Pentru a aduga nregistrrile se execut clic pe butonul Run ( ) din bara instrumentelor Query Design. 14

Microsoft Access 2000 Utilizarea interogrilor

Interogri pentru actualizarePentru a realiza actualizarea nregistrrilor unei tabele ntr-o singur operaie se folosesc interogrile de actualizare. Interogarea de actualizare se realizeaz astfel: 1. Se creaz o interogare avnd ca surs de date tabelele sau interogrile ce conin nregistrrile de actualizat i cmpurile ce se vor folosi pentru stabilirea criteriilor de actualizare. ) de pe bara 2. n fereastra Design, se executa clic pe sgeata butonului Query Type ( instrumentelor Query Design i se selecteaz opiunea Update Query. 3. n listele cmpurilor sursei de date, se execut dublu-clic pe cmpurile ce se vor actualiza si pe cmpurile ce se vor folosi pentru stabilirea criteriilor de actualizare, dac este necesar. 4. Dac este necesar, se specific criterii de actualizare n cmpurile interogrii, folosind celulele Criteria ale cmpurilor de selecie. 5. n celulele Update To a cmpurilor ce se vor actualiza se tasteaz expresia sau valoarea ce se va folosi pentru modificarea cmpurilor. Interogarea din figura 24 asigur majorarea cu 10% a preurilor produselor din categoria Electonice.Celula Update To avnd o expresie pentru actualizarea valorilor din cmpul PretUnitar. Celula Criteria avnd un criteriu de actualizare a nregistrrilor.

Figura 24. Interogare de actualizare avnd o expresie pentru modificarea valorilor si un criteriu pentru selectarea articolelor.

6. Pentru a vizualiza lista nregistrrilor ce vor actualizate, se execut clic pe butonul View ( ) din bara instrumentelor Query Design. Aceasta list va afia doar noile valori ale nregistrrilor ce se vor actualiza. n figura 25 este prezentat lista pentru interogarea din figura 24. Pentru a reveni n fereastra Design a interogarii dup vizualizarea nregistrrilor, se execut clic pe butonul View ( se pot face modificri, dac este necesar. ). Dup revenirea n fereastra Design,

Figura 25. Exemplu de list afiat de o interogare de actualizare.

7. Pentru a executa interogarea de actualizare creat, se executa clic pe butonul Run ( din bara instrumentelor Query Design.

)

15