Access 2007

CAPITOLUL 2. INTERFAŢA SGBD ACCESS 2007

Interfaţă oferită de Access 2007, este o “interfaţă orientată spre rezultate”. Ea a fost

proiectată cu scopul de a-i permite utilizatorului să găsească şi să folosească mult mai uşor toate

caracteristicile avansate oferite de Access 2007. În figura 3.1. este prezentă structura generală a

ferestrei Access 2007.

Figura 3.1 Structura generală a ferestrei Access 2007

Elementele principale ale interfeţei Access 2007 sunt:

Introducere în Microsoft Office Access, este pagina de debut care oferă utilizatorului

opţiunea de creare a unei baze de date de tip Blank Database sau a unor baze de date

predefinite (Assets, Contacts, Events, Tasks, etc).

Butonul Office are asociat un meniu propriu care include comenzi frecvent utilizate

precum New, Open, Save, Save As, Print, Close.

Bara cu comezi de acces rapid este o zonă ce conţine un set de comenzi particulare.

Panoul de comandă este o structură de meniuri şi submeniuri specifice Microsoft Access

2007.

Panoul de navigare include obiectele Access (tabele, formulare, interogări, rapoarte,

macrouri) create de utilizator.

Bara de stare permite afişarea unor informaţii de stare şi include butoane care permit

modificarea vizualizării.

Minibara de instrumente este un element transparent ataşat obiectelor, care apare

deasupra textului selectat, astfel încât să permită formatarea cu uşurinţă a textului.

Bara de instrumente cu acces rapid (Quick Access Toolbar) este o arie

a interfeţei care oferă comenzi de acces rapid. Implicit în această bară de instrumente se regăsesc

trei comenzi (Save, Undo, Redo), dar utilizatorul poate să o personalizeze prin inserare de noi

comenzi astfel: fie prin selecţia Butonului Office - Access Options – Customize, fie prin comanda

Customize the Quick Access Toolbar (figura 3.2) activată din meniul contextual. In cadrul

ferestrei Customize the Quick Access Toolbar, se va alege comanda de adăugat din caseta

Choose commands from şi cu ajutorul butonului Add se transferă noua comandă în această bară.

Figura 3. 2. Personalizarea Quick Access Toolbar

Butonul Office activează un meniu cu cele mai utilizate comenzi Access:

New Permite crearea unei

noi baze de date

(Blank database).

Open Deschide un fişier

Access existent pe

disc.

Save Permite salvarea pe

disc a informaţiei

introduse sau

prelucrate în baza de

date.

Figura 3. 3. Meniul butonului Office

Save As Permite salvarea în

diferite formate a

informaţiilor din

baza de date

Print Permite

previzualizarea şi

imprimarea

informaţiilor din

baza de date.

Manage Pregăteşte baza de

date pentru

distribuţie (poate

asocia diferite

proprietăţi, o cheie

de criptare, restricţii

de acces, o

semnătură

electronică

invizibilă, verifică

compatibilitatea cu

alte versiuni Access)

E-mail Permite expedierea

bazei de date prin

Bluetooth sau

Internet fax.

Publish Permite distribuţia

documentului către

alţi utilizatori.

Close

Database

Închide baza de date

curentă.

Panoul de comandă (Ribbon) este o structură de meniuri principale care include mai multe

submeniuri de comenzi, fiecare dintre acestea grupând o varietate de comenzi după funcţia lor.

Figura 3. 4. Panoul de comandă

În mod implicit, panoul de comandă conţine patru meniuri de comenzi:

Home - include comenzile de bază Clipboard, comenzile de formatare caractere, alegere

stiluri, comenzi de inserare, comenzi de căutare, sortare, filtrare date.

Create - include comenzi ce vor permite crearea tuturor obiectelor Access: tabele,

formulare, rapoarte, interogări şi macrouri.

External Data - conţine comenzi ce au ca efect importul datelor din alte fişiere de tip

Access, Excel, Text, XML, Paradox, Lotus 1-2-3 etc, exportul datelor către Excel, Word,

WordPad, Access, XML, Paradox, etc,

Database Tools - permite prin comenzile din structura sa crearea relaţiilor dintre tabele

(Relationships), programarea în limbajul Visual Basic, definirea unui meniu cu

SwitchBoard Manager, encriptarea bazei de date.

Observaţie:

Dacă se deschide un obiect Access, de exemplu un tabel, în modul de proiectare (Design View)

panoul de comandă se extinde prin meniul Design cu comenzi specifice de vizualizare, definirea

unei chei primare, inserarea de noi înregistrări, ştergere de înregistrări, vizualizare proprietăţilor

tabelului şi afişarea indexurilor tabelului (figura 3.5). În mod similar, dacă un obiect de tip

formular sau raport se deschide în modul de proiectare, panoul de comandă se va extinde cu

meniurile Arrange şi Page Setup.

Figura 3. 5. Panoul de comandă extins

Panoul de navigare

Panoul de navigare reprezintă elementul

de interfaţă care-i va permite

utilizatorului vizualizarea obiectelor create în

Access 2007 după diferite criterii:

Tipul obiectelor (Object Type),

data când au fost create (Created Date),

Data când au fost modificate (Modified Date),

Obiecte de tip tabel (Tables),

obiecte de tip interogare (Queries),

Obiecte de tip formular (Forms),

Obiecte de tip raport (Reports).

Figura 3. 6 Panoul de navigare

Observaţie.

Ascunderea sau vizualizarea Panoului de navigare se realizează prin selecţia tastei F11 sau a

butonului .

Interfaţa prezentată anterior apare pe ecran în mod automat la apelarea SGBD Access 2007, ea

reprezentând elementul esenţial cu care utilizatorii iau contact atunci când doresc sa-şi creeze sau

consulte aplicaţiile practice.

În capitolele 4-10 este oferite o mulţime de exemple de proiectare şi realizare pas cu pas a unor

aplicaţii practice, care permit utilizatorilor să-şi construiască apoi propriile aplicaţii.

CAPITOLUL 4. OBIECTE DE TIP TABEL

O bază de date ACCESS 2007 conţine un ansamblu de colecţii de obiecte tip: tabel (Table);

interogare (Query); formular (Form); raport (Report); macro (Macro); modul (Module).

Tabelul (Table) este un obiect al bazei de date definit de către utilizator, în care se stochează

datele primare despre un anumit subiect.

Tabelele au în structura lor câmpuri de date. Mai multe câmpuri de date formează o

înregistrare unde se memorează date despre subiectul descris în câmpurile de date.

Tabelele de date reprezintă elementele fundamentale din cadrul unei bazei de date, ele oferind

informaţiile necesare pentru crearea altor obiecte Access 2007.

Un tabel trebuie privit sub 2 aspecte:

Structura tabelului definită prin câmpurile de date (atribute, caracteristici);

Înregistrările tabelului reprezentate de valorile asociate câmpurilor din structura sa.

Figura 4. 1 Viziunea asupra tabelului

Tabelele de date pot fi create în mai multe moduri, vezi figura 4.2:

a) în modul tabel (Table);

b) cu ajutorul asistenţilor de modele (Table Templates);

c) prin includerea cu ataşare (legare) dintr-o altă bază de date (SharePoint Lists);

d) în modul de descriere (Table Design).

Figura 4. 2. Alegerea modalitaţii de creare a tabelelor

4.1. Crearea tabelelor în modul Table

Modalitatea de crearea tabelelor în modul Table asimilează relaţiei conceptul de tabel

bidimensional: pe coloană sunt trecute atributele relaţiei, iar pe linie tuplurile (înregistrările)

(figura 4.3).

Modul de creare Table presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Se alege opţiunea Create din meniul principal;

2. Din grupul Tables se alege Table;

1

2

Figura 4. 3. Fereastra de creare a unui tabel în modul Table - paşii 1-2

3. Se introduc datele în tabel, iar cu tasta Tab se trece de la un câmp la altul;

4. Se salvează tabelul cu un nume nou, validându-se cu OK şi precizându-se cheia primară, iar

în final se alege Close.

Figura 4. 4. Fereastra de creare a unui tabel în modul Table - paşii 3-4

Observaţie: Pentru a modifica un nume predefinit de câmp (Fieldn) se execută dublu clic pe

coloana respectivă şi se introduce numele nou, validându-se cu tasta ENTER.

4.2. Crearea tabelelor cu ajutorul şabloanelor (Table Templates)

SGBD Access 2007 dispune de modele predefinite pe categorii de aplicaţii (de exemplu:

contacte, sarcini de lucru, contabilitate, evenimente etc., figura 4.5.).

Figura 4. 5 Modele de tabele pe tipuri de aplicaţii

Crearea tabelelor prin modele este modalitatea cea mai rapidă de creare, însă are dezavantajul

că denumirile câmpurilor sunt în engleză şi nu prezintă o varietate de tipuri de date (majoritatea

sunt text) iar, utilizatorul trebuie ulterior să modifice structura şi tipul câmpurilor conform

cerinţelor de proiectare.

Pentru crearea unui tabel cu ajutorul şablonului se parcurg următorii paşi:


2. Din grupul Tables se alege Table Templates;

3. Se selectează un şablon: Contracts, Tasks, Issues, Events sau Assets;

4. Se completează datele şi se salvează tabelul cu un nume nou, validându-se cu OK şi

precizându-se cheia primară.

Figura 4. 6. Fereastra de creare a unui tabel în mod Table Templates - paşii 1-4

1

2

3

4

4.3. Crearea tabelelor prin includerea dintr-o altă bază de date (SharePoint Lists)

Crearea tabelelor prin includerea dintr-o altă bază de date este modalitatea prin care se

realizează conectarea tabelelor din baze de date diferite urmărind aceleaşi categorii de modele

(de exemplu: contacte, sarcini, evenimente etc. figura 4.7).

Figura 4. 7 Modele de tabele conectate din alte baze de date

Conectarea presupune existenţa unei baze de date la care să se aibă acces la distanţă, cu care

să se poată realiza schimbul de informaţii, completându-se de exemplu pentru modelul Contacts

adresa de site, numele şi eventual o scurtă descriere (figura 4.8):

Figura 4. 8 Fereastră de descriere pentru noi contacte cu baze de date

4.4. Crearea tabelelor în modul Design

Table Design este tehnica de realizare a tabelelor prin care utilizatorul stabileşte toţi

parametrii necesari pentru descrierea structurii unui tabel (de exemplu: numele câmpurilor,

tipurile de date ale acestora, regulile de validare, etc.) având controlul asupra lor şi realizând

descrierea conform cerinţelor impuse de aplicaţia proiectată. (figura 4.9 şi 4.10).

Pentru crearea unui tabel prin metoda de descriere (Table Design) se parcurg următorii paşi:


2. Din grupul Tables se alege Table Design;

1

2

Figura 4. 9. Fereastra de creare a unui tabel în modul Table Design - paşii 1-2

3. În zona de descriere a structurii tabelului se procedează astfel:

o se introduc numele câmpurilor (Field Name);

o se alege tipul de dată (DataType) pentru fiecare câmp;

o se introduc, opţional, descrieri ale câmpurilor de date (Description)

4. Se stabileşte cheia primară;

5. Se salvează tabelul cu un nume specificat de utilizator, aşa cum rezultă din figura

următoare.

Figura 4. 10 Descrierea structurii unei înregistrări-paşii 3-5

Observaţie.

Dacă se doreşte inserarea unui rând nou se execută clic dreapta pe selectorul de rând aflat sub

locul unde se doreşte inserarea rândului şi apoi se poate alege INSERT ROWS. Pentru şterge se

selectează rândul, se alege din meniul contextual DELETE ROWS.

Fereastra Access 2007 pentru descrierea structurii unui tabel de date este formată din două zone

principale: zona I - în care se definesc câmpurile din structura tabelului şi zona II - în care sunt

precizate proprietăţile acestora (figura 4.11).

Figura 4. 11 Zonele de descriere a structurii unui tabel de date

Zona I - conţine:

a) Field Name (numele câmpului) – este un şir de caractere alfanumerice, în lungime de la 1

până la maximum 64 caractere, este unic în cadrul tabelului.

Numele unui câmp trebuie să respecte următoarele reguli:

3

4

5

Poate să conţină litere mari, litere mici, sau ambele tipuri, cifre şi caractere speciale;

Este interzisă utilizarea caracterelor: punct (.), semnul exclamării (!), parantezele drepte

([]);

Numele câmpului nu poate să înceapă cu un spaţiu.

b) Data Type (tipul câmpului) – se stabileşte în funcţie de caracteristica subiectului descris prin

câmpul respectiv. Pentru aceasta utilizatorul are la dispoziţie o serie de tipuri de date de bază,

iar pentru unele dintre ele sunt disponibile subtipuri de date, în funcţie de necesităţi.

Subtipurile se afişează în zona II a ferestrei (secţiunea General).

SGBD Access 2007 admite tipurile de date şi subtipurile, prezentate în tabelul 4.1.

Tabelul 4.1-Tipuri şi subtipuri de date

Tip de date Subtip de

date

Descriere

Text Tip de date alfanumeric, de lungime maximă

255. Un câmp de tip text poate să conţină orice

caracter.

Memo Tip de date alfanumeric (poate conţine orice

caractere), în lungime maximă de 2GB. Cu

acest tip de date, baza de date lucrează mai

încet însă poate suporta şi modalităţi de

formatare.

Number

(tip de date

numeric)

Byte Tip de date întreg cu o plajă de valori admisă

între 0 şi 255. Ocupă un spaţiu de 1 byte.

Integer Tipul de date întreg cu o plajă de valori

admisă între -32768 şi +32767. Ocupă 2 bytes.

Long

Integer

Tipul de date întreg de dimensiuni mari cu

plaja de valori admisă între -2147483648 şi

+2147483647. Ocupă 4 bytes.

Single Tipul de date reprezentat în simplă precizie, cu

plaja de valori admisă între -3,40x1038 până la

-3,40x1038. Ocupă 4 bytes şi are precizie de 7

zecimale.

Double Tipul de date reprezentat în dublă precizie, de

dimensiuni foarte mari cu plaja de valori

admisă între –1,797x10308 până la 1,797x10308.

Ocupă 8 bytes şi are precizie de 15 zecimale.

Replication

ID

Tipul de date GUID (Global unique identifier).

Ocupă 16 bytes. Este util pentru câmpurile care

sunt (sau fac parte dintr-o) cheie externă, ale

căror chei primare sunt de tipul AutoNumber,


date

Descriere

ReplicationID.

Decimal Tipul de date cu o plajă de valori admisă între

-1028 şi +1028. Ocupă 12 bytes, iar scara de

precizie implicită este de 18 zecimale, putând

ajunge până la 28 zecimale (proprietatea

Precision implicit este 0).

Date/Time Tip de dată care se utilizează pentru

memorarea datei calendaristice, inclusiv ora, în

formate predefinite. Datele calendaristice

admise sunt între anul 100 şi 9999. Formatele

de afişare se stabilesc în proprietatea Format.

Ocupă 8 bytes şi sunt în dublă precizie.

Currency Memorează valori valutare şi date numerice,

care ocupă 8 bytes, cu o precizie de 4 zecimale.

Acest tip de date se foloseşte pentru

informaţiile financiare când nu se doreşte

rotunjirea valorilor.

AutoNumber Tipul de date care îşi atribuie automat valori

secvenţiale unice la crearea unei noi

înregistrări. Este utilizat pentru chei primare.

Câmpurile de tip AutoNumber nu pot fi

modificate. Ocupă 4 bytes.

Yes/No Tipul de date logic (boolean), care poate lua

doar două valori: adevărat (valoarea 1) sau fals

(valoarea 0). Ocupă 1 byte.

OLE Object Tipul de date care poate să includă imagini,

grafice, documente, etc. Dimensiunea maximă

este de 2 GB, cu condiţia să existe acest spaţiu

pe disc, însă baza de date lucrează încet.

Hyperlink Şir de caractere, care poate memora o adresă

WEB (adresa de site WEB, fişiere din reţeaua

locală), ce va fi utilizat sub formă de hyperlink.

Este format din trei părţi: textul de afişat,

adresa şi subadresa. Dimensiunea este de 1

GB.

Attachment Tipul de dată care măreşte flexibilitatea prin

tehnica OLE cu condiţia ca să existe suficient

spaţiu pe disc. Se pot ataşa orice fel de fişiere:

imagimi, foi de calcul, documente, grafice şi

alte tipuri de fişiere ca înregistrari în baza de


date

Descriere

date, mai mult se pot ataşa fişiere din e-mail.

Lookup

Wizard

Se utilizează pentru câmpuri de date ale căror

valori vor fi completate automat prin selecţia

dintr-o listă simplă de valori (List Box) sau

dintr-o listă derulantă de valori (Combo Box).

c) Description (Comentarii) - este o rubrică opţională care permite specificarea unei descrieri

a câmpului de date respectiv (are maxim 255 caractere).

Zona II - conţine descriere proprietăţilor câmpurilor de date descrise în zona I având la rândul ei

două părţi:

General;

Lookup.

În zona II se pot stabili valori pentru două categorii de proprietăţi:

- proprietăţi pe care le au toate câmpurile dintr-o înregistrare;

- proprietăţi specifice numai anumitor câmpuri, în funcţie de tipul de date specificat.

Proprietăţi din categoria General:

Field Size – se

utilizează

pentru a stabili

dimensiunea

maximă admisă

pentru tipurile

de date

precizate în

tabel.

De exemplu

unitatea de

măsură din

tabelul Mărfuri

să aibă maxim

3 caractere.

(figura 4.12).

Figura 4. 12 Descrierea dimensiunii unui câmp

Decimal Places – permite specificarea numărului de zecimale utilizat pentru afişarea unui

număr. Valorile posibile sunt Auto (numărul este afişat cu atâtea zecimale cu câte au fost

calculate, nu sunt afişate mai mult de 15 zecimale) sau un număr între 0 şi 15. Numărul de

zecimale afişat poate fi influenţat şi din proprietatea Format.

Format – se utilizează pentru

precizarea formatului de afişare al

unui câmp. Aceste formate se pot

defini de utilizator cu ajutorul

unor secvenţe speciale de

caractere admise de Access 2007,

care se introduc în caseta din

dreapta cuvântului Format (figura

4.13).

Pentru unele tipuri de date există

formate predefinite, cum sunt:

Figura 4. 13 Descrierea formatului

1. Pentru tipul numeric

(Long Integer) există

formatul din tabelul

alăturat (figura 4.14).

Figura 4. 14 Tipuri de formate de date

numerice

2. Pentru tipul Date/Time

există formatul din tabelul

alăturat (figura 4.15).

Figura 4. 15 Tipuri de formate de dată

calendaristică

3. Pentru tipul logic

(Yes/No) există formatul

prezentat în figura 4.16.

Figura 4.16 Tipuri de format logic

Pe lângă aceste formate predefinite se mai pot utiliza şi formate personalizate pe baza unor

combinaţii speciale de caractere, astfel:

a) Pentru câmpurile numerice formatul de afişare se împarte în patru zone separate prin

caracterul „ ; ” :

– zona I se referă la modul de afişare al numerelor pozitive;

– zona II se referă la modul de afişare al numerelor negative;

– zona III se referă la modul de afişare al numărului zero;

– zona IV se referă la modul de afişare al valorii Null;

Caracterele speciale ce se pot utiliza într-un format de afişare al unui câmp numeric sunt

prezentate în tabelul 4.2.

Tabel 4. 2 - Caractere utilizate într-un format de afişare a câmpurilor numerice

Caracterul Semnificaţia

0 pentru a afişa cifre sau zero

# pentru a afişa cifre sau spaţiu

. sau , pot să fie separator zecimal sau separatorul miilor în funcţie de

opțiunile din cadrul setărilor regionale din Windows (Regional

Settings)

$ este afişat şi caracterul $

% numărul este înmulţit cu 100 şi alături este afişat caracterul

procent (%)

E+, E-, e+, e- stabileşte modul de afişare în format ştiinţific

Exemple

1) În cazul în care în cadrul setărilor regionale caracterul virgulă (,) este separatorul zecimal iar

caracterul punct (.) este separatorul miilor, formatul următor:

afişează :

numerele pozitive cu trei zecimale, având ataşat caracterul $; în cazul în care partea

întreagă este 0 aceasta nu va mai fi afişată (caracterul # permiţând afişarea spaţiului);

numerele negative între paranteze şi cu trei zecimale; în cazul în care partea întreagă este

0 aceasta nu va mai fi afişată ;

pentru valorile 0 textul „Zero”;

pentru valorile care nu au fost introduse numărul 0,00;

$#,000 ; (#,000) ; "Zero" ; 0,00

Formatul pentru valori pozitive

Formatul pentru valori ce nu au

fost introduse (nuluri)

Formatul pentru valori egale cu zero

Formatul pentru valori negative



afişează :

numerele pozitive cu trei zecimale, având ataşat caracterul $;

numerele negative între paranteze şi cu două zecimale;

pentru valorile 0 textul „Zero”;

pentru valorile care nu au fost introduse textul „Număr null”;



afişează

numerele pozitive în format ştiinţific;

numerele negative sub formă procentuală;

0 pentru valorile egale cu 0;

pentru valorile care nu au fost introduse nefiind definit nici un format se va păstra

formatul iniţial neafişându-se nimic.

$0,000 ; -0,00 ; "Zero" ;"Număr null"


Formatul pentru valori ce nu au

fost introduse (nuluri)



0E- ; 0% ; 0




$#,000;(#,000);"Zero";0,00

$0,000;-0,00;"Zero";"Număr null"

0E-;0%;0

b) Pentru câmpuri de tip Date/Time caracterele care se pot utiliza sunt prezentate în tabelul 4.3.

Tabel 4. 3 – Caracterele utilizate la formatarea datelor de tip Date/Time


„ : ” separator pentru timp;

„ / ” separator pentru data calendaristică;

d se afişează ziua sub formă de valori de la 1 la 31;

dd se afişează ziua sub formă de valori de la 01 la 31;

ddd se afişează numai primele trei caractere din numele unei

zile;

dddd se afişează numele complet al unei zile;

w se afişează ziua ca valoare din săptămână, de la 1 la 7;

ww se afişează numărul săptămânii în an, de la 1 la 53;

m se afişează numărul lunii din an, de la 1 la 12;

mm se afişează numărul lunii din an de la 01 la 12;

mmm se afişează numai primele trei caractere din numele unei

luni;

mmmm se afişează numele complet al lunii;

y se afişează numărul zilei din an;

yy se afişează ultimele două caractere din an de la 01 la 99;

yyy se afişează anul complet de la 100 la 9999;

q se afişează data ca numărul trimestrului din an, de la 1 la 4;


h se afişează ora prin numere de la 0 la 23;

hh se afişează ora prin numere de la 00 la 23;

n se afişează minutele prin numere de la 0 la 59;

nn se afişează minutele prin numere de la 00 la 59;

s se afişează secundele prin numere de la 0 la 59;

ss se afişează secundele prin numere de la 00 la 59;

AM/PM sau am/pm sau A/P sau a/p – este afişat AM, am, A sau a pentru primele 12 ore ale zilei

şi PM, pm, P sau p pentru ultimele 12 ore din zi.

Exemple:

"Data: "dd/mm/yy" săptămâna: "ww

afişează Data: 20/03/09 săptămâna: 12

dddd/mmmm/yyyy afişează vineri/martie/2009

"ORA:"hh:nn:ssAM/PM afişează ORA:12:00:00AM.

c) Pentru câmpurile de tip text formatul de afişare personalizat utilizează următoarele

caracterele specificate în tabelul 4.4.

Tabel 4. 4 - Caractere utilizate la formatul de afişare personalizat

pentru câmpuri de tip text

Caracterul Semnificaţia Exemple de

text

Formatul Mod de

afişare

! Câmp

numeric

566 ! 566

< Litere mici Albert < albert

> Litere mari albert > ALBERT

„ABC” Şir de text

care apare

exact cum e

specificat în

format

„MOUSE”

„MOUSE”

„MOUSE”

@ Numere pe

grupe

0723667788 @@@@-@@-

@@-@@

0723-66-77-

88

Input Mask – se utilizează pentru specificarea unui format special (mască sau şablon) de

introducere a datelor pentru un anumit câmp (de exemplu pentru introducerea numerelor de

telefon în format suedez ori adresei în formatul din Franţa). La fel ca şi în cazul proprietăţii

Format, există o serie de caractere prin care se stabileşte acest format de introducere a datelor.

La crearea măştilor de introducere a datelor se utilizează caracterele din tabelul 4.5.

Tabelul 4.5. – Caractere utilizate pentru specificarea şabloanelor

de introducere a datelor

Carac-

terul

Semnificaţia Exemple de

text

Masca de

intrare

Modul de

afişare

0 Se admit obligatoriu

cifre de la 0 la 9

1111 0000 1111

9 Se admit opţional cifre

de la 0 la 9

2222 9999 2222

A Se admit obligatoriu

litere sau cifre

Albu10 AAAAAA Albu10

a Se admit opţional litere

sau cifre

Albu10 aaaaaa Albu10

# Se pot introduce cifre

sau spaţii

0123 #### 123

& Se admite orice

caracter sau spaţiu

0123(88) &&&&&&

&&

0123(88)

C Orice caracter sau

spaţiu opţional

ROUTER CCCCCCC ROUTER

L Se admit litere de la A

la Z obligatoriu

POPESCU LLLLLLL POPESCU

? Se admit litere de la A

la Z opţional

POPESCU ??????? POPESCU

> Literele se transformă

în majuscule

popescu > POPESCU

< Literele se transformă

în minuscule

POPESCU < popescu

În situaţia în care se descriu ambele proprietăţi, proprietatea Format are prioritate faţă de

proprietatea Input Mask.

Caption – permite definirea unei etichete asociate câmpului de date sub forma unui şir de maxim

2048 caractere, care va fi afişat în titlul unei coloane în momentul introducerii datelor. Dacă

această proprietate nu are nici o valoare, şirul afişat în titlul unei coloane este numele câmpului

respectiv. Valoarea acestei proprietăţi nu are nici o influenţă asupra numelui câmpului la

utilizarea sa în interogări, VBA, etc.

Default Value – se utilizează pentru precizarea unei valori implicite care este propusă în

momentul în care se introduc date într-un tabel. Această proprietate se recomandă atunci când

există o valoare preponderentă a conţinutului unui câmp.

Validation Rule – permite introducerea unei reguli de validare pentru un câmp de date. Regula

de validare este o expresie ce se va testa pentru conţinutul introdus într-un câmp. Aceste regulile

se testează după introducerea unei valori într-un câmp sau în momentul în care se încearcă

salvarea unei înregistrări. Dacă o regulă de validare a unui câmp nu se verifică, înregistrarea nu

se poate fi salvată decât în situaţia în care se corectează conţinutul câmpului în aşa fel încât să se

verifice regula de validare stabilită. Expresia pentru această proprietate se poate scrie şi în mod

asistat cu ajutorul ferestrei Expression Builder, ce poate fi apelată cu butonul .

Observaţii

Numele câmpurilor dintr-o expresie Validation Rule trebuie scris între caracterele [ ].

Se pot utiliza reguli de validare pentru toate tipurile de date, excepţie făcând: AutoNumber,

OLE Object, Attachment, Number cu subtipul ReplicationID.

Se pot utiliza şi funcţii Access (figura 4.17), constante, operatori, etc.

Figura 4.17 Fereastra de construire a unei funcţii

Exemple:

a) Exemple de reguli de validare pentru un câmp de tip Number, Integer:

>200 and <=400 - valorile admise sunt între 201 şi 400;

<>Null sau Is Not Null – câmpul respectiv trebuie să conţină în mod obligatoriu o

valoare(nu este null ).

b) Exemple de reguli de validare pentru un câmp de tip Text:

“Cluj” Or “Slobozia” Or “Iaşi” sau In("Cluj"; "Slobozia"; "Iaşi") valoarea câmpului

respectiv nu poate fi decât una din cele trei valori specificate.

c) Exemple de reguli de validare pentru un câmp de tip Date/Time:

>=#03/03/2010# - data-factura trebuie să fie în momentul introducerii mai mare decât 3

martie 2010.

>=Date() – data introdusă trebuie să fie mai mare sau egală cu data sistemului.

Year([data factura])=Year(Date()) – anul din câmpul data factura trebuie să fie în

momentul introducerii, acelaşi cu cel din data sistemului.

[data scadentei]<=data facturii+30 – data scadenţei până în 30 de zile de la data facturării.

În figura 4.18 se prezintă un exemplu de regulă de validare care implică mai multe atribute ale

unui tabel (restricţii pe tabel) şi anume: valoarea unei mărfi facturate (adică produsul dintre

cantitatea facturată şi preţul de facturare) să nu depășească 2000.

Figura 4.18 Exemplu de regulă de validare

Validation Text – se utilizează pentru definirea unui mesaj de atenţionare pentru utilizator, de

exemplu „valoare facturată<=2000”, care va fi afişat în momentul în care regula de validare

definită în proprietatea Validation Rule nu se verifică. Se foloseşte împreună cu Validation Rule.

Required – poate lua valoarea Yes sau No, corespunzătoare valorilor logice adevărat (True) sau

fals (False). Prin acesta se stabileşte dacă valoarea unui câmp este obligatoriu (Yes) de introdus

în tabel sau nu este obligatorie (No). Pentru

câmpurile de tip Text, Memo, Hyperlink se recomandă să se utilizeze această proprietate în

strânsă legătură cu proprietatea Allow Zero Length.

Allow Zero Length – se utilizează pentru a stabili dacă într-un câmp sunt permise şiruri de text

de lungime zero. Valoarea lui poate fi Yes sau No.

Indexed – permite specificarea unui câmp drept index. Utilizarea indexurilor are drept scop

creşterea vitezei de realizare a interogărilor prin localizarea rapidă a datelor. În general, se poate

indexa orice câmp (sau grup de câmpuri) al unui tabel din baza de date, dar se recomandă cu

precădere indexarea câmpurilor individuale sau grupurilor de câmpuri care se folosesc frecvent

în condiţii sau prin intermediul cărora se fac legături între tabele.

Cheia primară a unui tabel este automat indexată de către ACCESS. Dacă utilizatorul nu

stabileşte o cheie primară, ACCESS oferă posibilitatea alegerii unei chei primare surogat creând

implicit un câmp de tip AutoNumber, care va conţine un număr unic pentru fiecare înregistrare.

Se recomandă utilizatorilor să definească pentru fiecare tabel o cheie primară deoarece:

Microsoft Access 2007 afişează datele în ordinea cheii primare;

Cheia primară este în mod obligatoriu un index;

La fiecare adăugare a unei noi înregistrări într-un tabel, nu se acceptă înregistrări duble

pentru câmpul cheie primară;

Indexurile realizează o ordonare a datelor după valorile unuia sau a mai multor câmpuri,

ceea ce are drept efect creşterea vitezei de interogare a bazei de date.

În cazul în care se doreşte ca valorile unui grup de atribute să fie unice în cadrul unui tabel, se

recomandă realizarea unui index pentru acest grup, cu proprietatea de unicitate.

Definirea unui index se poate face la nivel de câmp prin intermediul proprietăţii Indexed (figura

4.19) sau la nivel de tabel prin intermediul ferestrei Indexes (figura 4.20).

Valorile posibile pentru

proprietatea Indexed specifică

unui câmp sunt:

No – neindexat (implicit);

Yes (Duplicates OK) - sunt admise valori

duplicate în câmpul index;

Yes (No Duplicates) – nu

sunt admise valori

duplicate în acest câmp.

Figura 4. 19 Definirea unui câmp indexat

Indexurile se pot defini sau modifica prin intermediul ferestrei Indexes. (figura 4.20).

Deschiderea acestei ferestre se poate realiza doar dacă tabelul este deschis în modul de

vizualizare Design View. Fereastra cu indexurile unui tabel (Indexes) se activează din meniul

Design, opţiunea Indexes. Se vor adăuga indexurile şi se vor stabili proprietăţile acestora (figura

4.20.

Figura 4. 20. Definirea indexurilor

În coloana Index Name se defineşte numele indexului, iar în coloana Field Name se aleg

câmpurile care formează indexul sau cheia primară. Coloana Sort Order indică modul de

ordonare al datelor în index. În cazul indexurilor ce includ mai multe câmpuri, valoarea

proprietăţii Indexed, pentru fiecare câmp în parte este No.

Proprietăţile din fereastra Indexes:

Primary – dacă are valoarea Yes specifică faptul că indexul este cheie primară;

Unique – dacă are valoarea Yes indică faptul că indexul are valori unice, nu sunt premise

valori duplicate, iar pentru o cheie primară această proprietate are obligatoriu valoarea

Yes.

Ignore Nulls – dacă are valoarea Yes atunci indică faptul că sunt permise valorile Null

într-un index. Pentru o cheie primară, această proprietate are obligatoriu valoarea No.

Exemplu: În cadrul tabelului Furnizor, care are cheie primară câmpul CodFz, se va stabili un

index numit Furnizor, care este format din câmpurile Localitate şi Telefon. Un alt index s-a

definit pentru câmpul ContBancar (figura 4.21).

Figura 4. 21 Exemplu de creare a indexurilor de diverse tipuri

Pe lângă modalitatea descrisă anterior, cheia primară a unui tabel se mai poate defini astfel:

1. Se deschide tabelul în modul Design View.

2. Dacă este o cheie formată dintr-un singur câmp, se poziţionează cursorul în câmpul

respectiv şi se acţionează butonul din bara de instrumente Design (figura

4.22).

3. Pentru chei primare formate din mai multe câmpuri, se selectează câmpurile şi se

acţionează butonul menţionat anterior (Primary Key).

Figura 4. 22 Definirea cheii primare a unui tabel

NOTĂ:

În Access 2007 o cheie externă nu se defineşte explicit, ea fiind stabilită prin definirea relaţiilor

dintre tabele. Pentru creşterea performanţelor se recomandă definirea de indexuri pentru fiecare

cheie externă.

Unicode Compression – este utilizat pentru reprezentarea datelor de tip Text, Memo şi

Hyperlink şi foloseşte 2 bytes pentru un caracter. Access 2007 utilizează valoarea implicită Yes

pentru tipurile de câmp Text, Memo şi Hyperlink. Când proprietatea este YES, orice caracter

care are primul byte 0 este compresat atunci când este memorat şi decompresat când este

transmis.

IME Mode – specifică modul Input Method Editor care foloseşte instrumente din versiunea în

engleză şi are valoarea implicită No Control.

IME Sentence Mode – specifică tipul de dată folosind metoda Input Method Editor.

Smart Tags – specifică una sau mai multe indicatoare şi controale de câmpuri.

Text Align – permite stabilirea modului de aliniere a datelor de tip Text şi se poate fi:

General - alinierea textului este la stânga.

Left - alinierea întregului textului este la stânga.

Center - centrează tot textul.

Right - alinierea textului este la dreapta.

Distribute - alinierea textului proporţional şi la stânga şi la dreapta (justificat).

Proprietăţile din categoria Lookup realizează integritatea referenţială şi permit introducerea

datelor în atributul declarat cheie externă, prin preluarea dintr-o listă derulantă a valorilor

atributului cheie primară dintr-un alt tabel legat.

De exemplu, în tabelul Facturi, pentru atributul CodFz se va defini o listă derulantă care va

include codurile furnizorilor din tabelul Furnizor. În acest fel, utilizatorul va respecta restricţia de

integritate referenţială selectând doar valorile cheii primare corespondente.

Paşii de realizare a listei derulante pentru câmpul CodFz din tabelul Facturi sunt:

1. Introducerea numelui câmpului de date în coloana Field Name.

2. Alegerea tipului de dată Lookup Wizard.

1

2

Figura 4. 23. Crearea unei liste derulante pentru un câmp cu rol

de cheie externă-paşii 1-2

3. Parcurgerea paşilor indicaţi de asistentul Lookup Wizard:

a) Alegerea primei opţiuni, pentru a prelua datele dintr-un tabel sau o interogare

b) Specificarea tabelului din care vor fi preluate datele în lista derulantă.

Figura 4. 24 Crearea unei liste derulante pentru un câmp

cu rol de cheie externă - pasul 3(a,b)

c) Selectarea câmpului sau a câmpurilor ale căror valori vor fi afişate în listă.

(Selecţia se va face prin intermediul butonului )

d) Stabilirea lăţimii câmpului afişat.

Figura 4. 25 Crearea unei liste derulante pentru un câmp cu rol

de cheie externă – pasul 3(c,d)

e) Precizarea numelui de câmp sau a etichetei pe care câmpul o va afişa.

f) Selectarea butonului Finish, care indică finalizarea listei derulante.

Figura 4.26 Crearea unei liste derulante pentru un câmp cu rol

de cheie externă – pasul 3(e,f)

4. Salvarea modificărilor realizate.

O altă variantă de utilizare a proprietăţilor Lookup este întâlnită la definirea listelor derulante

cu valori proprii. Spre exemplu în tabelul Mărfuri unitatea de măsură se preia dintr-o listă

derulantă în care valorile posibile sunt: Kg, Buc şi Litri. Pentru aceasta proprietăţile Display

Control, Row Source Type şi Row Source vor fi cele prezentate în Figura 4.27.

Figura 4. 27 Exemplu de utilizare a proprietăţilor Lookup

4.5 Operaţii asupra înregistrărilor dintr-un tabel de date

După ce a fost creată structura unui tabel, acesta este supus următoarelor operaţii:

a) introducerea de înregistrări noi;

b) sortarea înregistrărilor;

c) căutarea înregistrărilor;

d) ştergerea uneia sau a mai multor înregistrări.

a) Introducerea de înregistrări noi se realizează la o acţionare dublu clic pe numele tabelului de

date sau din meniul contextual (acţionare butonului dreapta de mouse pe tabelul selectat) se alege

OPEN (figura 4.28).

Figura 4.28 Fereastra de introducere a noi înregistrări în tabel

b) Sortarea înregistărilor se realizează având tabelul deschis în modul Datasheet View şi apoi

se alege una din variantele de mai jos:

1. Se selectează opţiunea Home din meniul principal, apoi din fereastra Sort&Filter se va

alege modalitatea de sortare ascendentă sau descendentă

executând clic pe numele câmpului după care se face sortarea şi se alegând ordinea de

sortare sau ;

2. Sau din meniul contextual se alege Sort A to Z ori Sort Z to A.

Figura 4.29 Modalităţi de realizare a sortării

c) Căutarea înregistrărilor se poate efectua în următoarele variante:

Răsfoirea înregistrărilor secvenţial cu ajutorul butoanelor de răsfoire

, sau direct cu butonul Search prin

introducerea de la tastatură a textului căutat;

Cu opţiunea Find din meniul Home, în următorii paşi:

1. Se deschide tabelul în modul Datasheet View;

2. Se execută clic pe câmpul unde vrem să căutăm un anumit text;

3. Se acţionează butonul HOME;

4. Se acţionează butonul FIND din caseta FIND;

5. În rubrica Find What se tastează textul pe care dorim să-l căutăm în tabelul curent, de

exemplu „RODII”;

6. Se execută clic pe săgeata listei Look In pentru a se preciza că se caută în câmpul curent,

apoi se execută clic pe săgeata listei Match pentru a specifica dacă se caută în tot câmpul -

Whole Field, la începutul câmpului - Start of Field sau în orice parte a câmpului - Any Part

of Field, iar la final se alege sensul căutării în rubrica Search (Up, Down, All);

7. Se bifează în caseta Match case sau Search Fields As Formatted pentru a căuta

înregistrarea care corespunde mărimii şi tipului literelor introduse(figura4.30);

8. După găsirea înregistării căutate se specifică un alt text de căutare şi se acţionează butonul

Find Next pentru o altă operaţie de căutare, sau se închide fereastra Find and Replace.

Figura 4.30 Căutarea înregistrărilor după un text specificat de utilizator

d) Ştergere înregistrărilor presupune eliminarea acestora dintr-un tabel de date şi se realizează

în următorii paşi:

1. Selectarea înregistrărilor de şters;

2. Acţionarea butonului Home din meniul principal;

3. Selectarea opţiunii Delete din grupul Records (figura 4.28);

4. Acţionarea butonului Delete sau Delete Record, după caz, are efectul că afişează pe ecran

mesajul din figura 4.31.

Figura 4. 31. Paşii de parcurs la ştergerea înregistrărilor

5. Se răspunde cu Yes sau No, şi operaţia este terminată.

4.6. Definirea relaţiilor între tabelele de date

În vederea proiectării aplicaţiilor diverse prin consultarea tabelelor de date memorate într-o bază

de date Access 2007 este necesar să se creeze legături între tabelele respective. Aceste legături

permit ca datele dintr-un tabel să se lege cu datele din alt tabel pe baza unui câmp comun,

având acelaşi conţinut.

Relaţiile dintre tabele sunt de tipul 1-1, 1-n şi m-n. Astfel, dacă avem două tabele de date putem

defini:

Relaţia de tipul 1-1 (unu la unu) atunci când fiecărei înregistrări dintr-un tabel îi

corespunde o singură înregistrare în alt tabel şi invers.

Relaţia de tipul 1-n (unu la mai mulţi) atunci când fiecărei înregistrări dintr-un tabel îi

corespund una sau mai multe înregistrări în alt tabel.

Relaţia de tipul m-n (mai mulţi la mai mulţi) nu poate fi exprimată ca o simplă relaţie

între 2 tabele. Ea va fi realizată practic, prin intermediul unui al treilea tabel care are

relaţii de tip 1-n cu celelalte două tabele.

Pentru a avea acces simultan la datele din mai multe tabele într-o bază de date este necesar să se

definească legăturile dintre acestea. Cel mai indicat ar fi ca această operaţie să se efectueze

înainte de a se introduce datele în tabele şi înainte de efectuarea interogărilor în cadrul

aplicaţiilor.

Definirea relaţiilor între tabele se efectuează parcurgând următorii paşi:

1. Selectarea opţiunii DATABASE TOOLS din meniul principal;

2. Acţionarea butonului RELATIONSHIPS (figura 4.34);

Figura 4.32 Crearea relaţiilor între tabele – paşii 1-2

3. Selectare SHOW TABLE (figura 4.33);

3

Figura 4.33 Crearea relaţiilor între tabele – pasul 3

4. Din fereastra SHOW TABLE se selectează opţiunea TABLES;

5. Apare în fereastra afişată o listă cu tabelele bazei de date de unde se selectează primul table de

date pentru stabilirea relaţiilor şi se acţionează butonul ADD;

6. Se selectează următorul tabel şi se acţionează butonul ADD, ş.a.m.d. pentru alte tabele pe care

dorim să le introducem în procesul de creare a relaţiilor;

7. Se acţionează butonul CLOSE din fereastra SHOW TABLES, la terminarea selectării

tabelelor (figura4.34).

1

2


8. Legătura propriu-zisă între două tabele se va realiza astfel: se selectează cheia primară din

tabelul principal şi ţinând apăsat butonul stâng al mouse-ului se glisează spre cheia externă

corespondentă din al doilea tabel. După eliberarea butonului mouse-ului se activează caseta Edit

Relationships, în cadrul căreia utilizatorul poate stabili diferite proprietăţi ale acestei

legături(figura4.35).

Figura 4.35 Caseta Edit Relationships

9. Pentru definirea unor tipuri de asocieri particulare LEFT JOIN sau RIGHT JOIN, se va

selecta butonul Join Type. Acest tip de asocieri presupun luarea în considerare a tuturor

înregistrărilor dintr-un tabel, indiferent dacă au sau nu înregistrări corespondente după câmpul de

legătură în celelalte tabele.

Fereastra Join Properties afişează 3 opţiuni cu următoarea semnificaţie:

1 – asociere de tip INNER JOIN – opţiune implicită propusă de Access, specifică modul în

care fiecare înregistrare dintr-o tabel are corespondent în cealaltă tabel.

8

2 – asociere de tip LEFT JOIN – oferă posibilitatea să se includă toate înregistrările din

tabelul din partea stângă şi numai a celor care au corespondent în tabelul din partea dreaptă.

3 – asociere de tip RIGHT JOIN - oferă posibilitatea să se includă toate înregistrările din

tabelul din partea dreaptă şi numai a celor care au corespondent în tabelul din partea stangă.

Figura 4.36 Caseta Join PROPERTIES

10. În caseta EDIT RELATIONSHIPS:

Se bifează opţiunea ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY;

Se bifează CASCADE UPDATE RELATED FIELD dacă dorim ca modificările

câmpului cheie primară din primul tabel să fie copiate automat în tabelele cu care

acesta se leagă;

Se bifează CASCADE DELETE RELATED RECORDS dacă dorim să ştergem

automat înregistrările din tabelele conexe atunci când ştergem înregistrări din tabelul

primar;

Se acţionează butonul CREATE pentru crearea legăturilor şi asigurarea integrităţii

referenţiale.

8. În caseta Relationship Type sunt prezentate tipurile de legături care pot exista practic

între 2 tabele: 1-1 şi 1-n. Dacă în casetă apare mesajul INDETERMINATE, înseamnă că

tipul de relaţie nu poate fi definit, iar cea mai probabilă eroare este incompatibilitatea

între tipul de dată al cheii primare şi cel al cheii externe.


Remarcă:

SGBD Access 2007 impune existenţa aceluiaşi tip de dată pentru câmpurile care participă la

crearea unei relaţii.

De exemplu:

În cazul unui câmp de tip Number, proprietatea Field Size a celor două câmpuri trebuie să

fie identică.

În cazul câmpurilor de tip Text - se folosesc câmpuri de aceeaşi lungime.

După crearea relaţiilor între toate tabelele bazei de date, acestea apar reprezentate aşa cum

rezultă din figura 4.38.

Figura 4.38 Crearea relaţiilor între toate tabelele bazei de date

CAPITOLUL 5. OBIECTE DE TIP INTEROGARE

9

10

11

5.1. Definirea obiectelor de tip interogare

Interogarea (Query) este un obiect ce permite vizualizarea informaţiilor din una sau mai

multe tabele (sau interogări) pe baza unor criterii de selecţie şi/sau de prelucrare specificate de

utilizator. Rezultatul unei interogări se prezintă sub forma unei foi de răspuns dinamic ce poartă

numele de Dynaset, foaie care nu va exista din punct de vedere fizic pe calculatorul

utilizatorului, după închiderea interogării.

O interogare poate fi folosită pentru:

• regăsirea şi ordonarea datelor după anumite criterii

• efectuarea de calcule folosind datele din tabelele bazei de date.

• actualizarea bazei de date prin operaţii de adăugare noi înregistrări, modificarea sau

ştergerea înregistrărilor.

• pregătirea datelor în vederea afişării lor în formulare sau rapoarte.

Tipuri de interogări:

1. de selecţie (SELECT)- permit extragerea de date din una sau mai multe tabele, precum

şi efectuarea de calcule;

2. de sintetizare a datelor (TOTAL) – permit calcularea mediei, valorii totale, minimul

sau maximul unor atribute care aparţin unor tupluri ce au fost grupate anterior după

anumite criterii.

3. de analiza încrucişată (CROSSTAB).

4. de acţiune (MAKE TABLE, APPEND, UPDATE, DELETE)

5. speciale (UNION, PASS THROUGH, DATA DEFINITION)

Figura 5. 1 Tipuri de interogări

5.2. Crearea interogărilor

Crearea unei interogări se poate realiza în două moduri: în mod grafic, folosind fereastra QBE

(Query by Example) sau prin comenzile limbajului SQL (Structured Query Language). În acest

capitol, se va prezenta modul grafic de proiectare a unei interogări, folosind interfaţa Access

2007.

Modalităţile de creare a interogărilor sunt menţionate în meniul CREATE :

Modul manual de proiectare – Query Design (utilizand interfaţa QBE)

Modul asistat de proiectare – Query Wizard

o Simple Query Wizard – creare în mod asistat a unei interogări de selecţie;

o Crosstab Query Wizard – creare în mod asistat a unei interogări încrucişate;

o Find Duplicates Query Wizard – asistare în crearea unei interogări ce va selecta

numai înregistrări duplicate;

o Find Unmatched Query Wizard – crearea asistată a unei interogări ce va selecta

numai înregistrările unui tabel ce nu au corespondenţe în alt tabel.

5.3. Interogări de selecţie

Interogarea de selecţie permite extragerea datelor, după unul sau mai multe criterii impuse

de utilizator precum, şi efectuarea de calcule. Sursa interogării poate fi reprezentată prin una sau

mai multe tabele şi/sau interogări. Dacă utilizatorul va modifica datele afişate printr-o cerere,

modificările vor fi operate în tabelul sau tabelele sursă.

Paşi de creare a unei interogări de selecţie a datelor:

1. Activarea meniului CREATE.

2. Alegerea opţiunii QUERY DESIGN.

3. Selectarea sursei de date din fereastra SHOW TABLE. După cum se poate observa în

figura 5.2, la nivelul casetei Show Table, sursa de date pentru un obiect de tip interogare

poate fi reprezentată de:

a. una sau mai multe tabele aparţinând bazei de date

b. una sau mai multe interogări Access

c. atât tabele cât şi interogări Access.

Figura 5. 2 Crearea interogărilor de selecţie

Utilizatorul va selecta obiectul sursă şi prin intermediul butonului ADD îl va adăuga în

fereastra Select Query. După ce s-a precizat sursa de date, caseta Show Table se va închide prin

butonul CLOSE.

4. Proiectarea grilei QBE prin:

alegerea câmpurilor care vor forma interogarea. Numele acestor câmpuri se vor preciza în

grila QBE, pe linia FIELD, fie prin alegerea lor din cadrul listei asociate butonului de

extensie, fie prin selectarea şi glisarea cu mouse-ul a câmpului dorit din zona superioară ce

include tabelele sursă ale interogării.

stabilirea modului de ordonare (sortare) a datelor din interogare, în linia SORT.

definirea criteriilor de selecţie a datelor pe linia CRITERIA, prin utilizarea unor funcţii,

operatori specifici ACCESS 2007.

Grila QBE, din punct de vedere structural, este caracterizată prin mai multe linii:

FIELD: precizează numele atributului selectat;

TABLE: precizează tabelul participant la interogare (sursa de date);

SORT: precizează sensul sortării pentru atributul în cauză;

SHOW: permite sau inhibă afişarea valorilor câmpului respectiv;

CRITERIA: permite precizarea criteriilor pe care se construieşte interogarea;

OR: permite precizarea criteriilor de selecţie utilizând operatorul logic OR.

Pentru definirea criteriilor de selecţie, în zona CRITERIA, utilizatorii pot utiliza o serie de

operatori, constante, funcţii specifice ACCESS 2007.

5.4. Expresii şi funcţii utilizate în interogări

Expresiile sunt elemente utilizate pentru definirea criteriilor de selecţie, regulilor de validare

sau câmpurilor calculate, formate dintr-o combinaţie de operatori, constante, variabile şi funcţii

ce au ca rezultat o anumită valoare.

Elementele unei expresii Access sunt:

Operatorii – simboluri matematice;

Funcţiile – proceduri ce returnează o valoare.

Constantele – valori numerice sau şiruri de caractere care nu-şi schimbă valoarea;

OPERATORII

Operatorii utilizaţi în construirea expresiilor Access 2007 se pot clasifica astfel:

Aritmetici

^ Ridică un număr la o putere (Exemplu: 3^5=35)

* Înmulţeste două numere

/ Împarte două numere

MOD Returnează restul împărţirii a două numere

+ Adună două numere

- Scade două numere

De concatenare a două şiruri de caractere

& Concatenează două şiruri de caractere

+ Adună valorile a două câmpuri numerice, dar poate fi utilizat

şi pentru concatenarea a două siruri de caractere

De comparaţie

= Verifică egalitatea a două valori

<> Verifică dacă două valori sunt diferite.

Exemplu: pentru atributul Adresa criteriul de selecţie

<> “Bucureşti”, va determina afişarea înregistrărilor

din provincie.

< Verifică dacă o valoare este mai mică decât alta

> Verifică dacă o valoare este mai mare decât alta

<= Verifică dacă o valoare este mai mică sau egală decât

alta

>= Verifică dacă o valoare este mai mare sau egală decât

alta

LIKE Verifică dacă valoarea unui câmp corespunde unui

tipar.

Exemplu: pentru atributul NumeFz criteriul de

selecţie LIKE ”SC *” va determina

afişarea tuturor furnizorilor al căror nume

începe cu SC. Simbolul * înlocuieşte un

şir de caractere de orice dimensiune.

BETWEEN

val1 AND val2

Verifică dacă valoarea unui câmp se află în intervalul

val1 şi val2.

Exemplu: pentru atributul Pret criteriul de selecţie

BETWEEN 100 AND 700 va determina

afişarea mărfurilor ce au pretul cuprins

între 100 şi 700.

Logici

NOT Introduce o negaţie.

Exemplu: pentru atributul DenMarfa criteriul de selecţie

NOT “portocale” afişează toate mărfurile mai puţin

portocalele.

AND Efectuează conjuncţia a două valori.

OR Efectuează disjuncţia a două valori.

IMP Operatorul “implică”.

EQV Verifică echivalenţa a două valori.

Alţi operatori

IN precizează mulţimea de valori admise pentru un atribut;

Exemplu: pentru atributul Localitate se poate impune

criteriul de selecţie IN (“Bucureşti”, “Ploieşti”, “Arad”)

IS NULL selectează înregistrările care nu au introduse valori;

Exemplu: pentru atributul DataScad criteriul de selecţie IS

NULL va determina afişarea înregistrărilor pentru

care data scadenţei nu este completată.

FUNCŢIILE

Funcţiile utilizate în construirea expresiilor Access 2007 pot fi de natură:

Dată calendaristică

DATE() returnează data curentă;

NOW() returnează data şi ora curentă;

MONTH(dată

calendaristică)

extrage numărul lunii dintr-o dată calendaristică,

specificată ca argument.

YEAR(data

calendaristica)

extrage anul dintr-o data calendaristică, specificată ca

argument.

FORMAT afişează într-un anumit format o expresie de tip dată

calendaristică, numerică, memo sau text.

DATEPART extrage o informaţie calendaristică (zi, luna, trimestru,

an) dintr-o dată calendaristică.

WEEKDAY extrage numărul zilei din săptămână aferent unei date

calendaristice

FORMAT - afişează într-un anumit format o expresie de tip dată calendaristica, numerică,

memo sau text.

Sintaxa:

FORMAT(expresie [, format] [, prima-zi-a-sapt] [, prima-sapt-din-an])

unde:

prima-zi-a-sapt este un argument opţional ce poate lua valorile:

1 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Duminica (valoare implicită)

2 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Luni.

3 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Marţi.

…

7 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Sâmbăta.

prima-sapt-din-an este un argument opţional ce poate lua valorile:

1 atunci prima săptămână este considerată cea care include ziua de 1 Ianuarie, (valoare

implicită)

2 atunci prima săptămână este considerată, cea care include cel puţin 4 zile calendaristice.

3 atunci prima săptămână este considerată, cea care include 7 zile calendaristice.

Exemple: Format(data calendaristica, „mmm”) – afişează primele 3 caractere ale lunii, din data

calendaristică specificată în argument.

Format(Datafact, „q”) –afişează trimestrul asociat datei de factură.

DATEPART - extrage o informaţie calendaristică (ziua, saptămâna, luna, trimestrul, anul) dintr-

o dată calendaristică.

Sintaxa:

Datepart(interval, datacalendaristică [, prima-zi-a-sapt] [, prima-sapt-din-an]) unde:

interval poate lua valorile

yyyy – specificarea anului

q – trimestrul

m - luna

w - ziua din săptămână

ww - săptămâna din an

prima-zi-a-sapt, prima-sapt-din-an – sunt argumente opţionale care au aceeaşi semnificaţie cu

cele prezentate în funcţia Format.

Exemple: Datepart(„q”,Datafact)=1 extrage primul trimestru din valorile asociate câmpului

Datafact..

WEEKDAY - returnează un număr ce reprezintă ziua din săptămână asociată datei

calendaristice specificate în argumentul său.

Sintaxa:

WEEKDAY(data calendaristica [, prima-zi-a-sapt])

unde:

prima-zi-a-sapt este un argument opţional ce poate lua valorile:

1 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Duminica (valoare implicită)

2 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Luni.

3 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Marţi.

…

7 atunci când se consideră prima zi a săptămânii Sâmbăta.

Exemple: Weekday(Datafact,2)=6, această condiţie a fost impusă la nivelul câmpului Criteria şi

va determina selecţia facturilor care au fost emise Sâmbăta.

Text

LEN (X) returneză lungimea unui şir.

TRIM (X) elimina spaţiile de la începutul şi sfarşitul unui şir.

LEFT (X,n) returnează primele n caractere extrase din stanga unui

şir

RIGHT(X,n) returnează primele n caractere extrase din dreapta

unui şir

MID(X, start, n) returnează n caractere, începand de la un punct de

start, dintr-un şir

STR(X) converteşte numărul specificat în argument într-un şir

de caractere

Matematice

ABS (X) returneză valoarea absolută a valorii numerice

specificate

INT (X) returnează partea întreagă dintr-un număr

ROUND(X, n) rotunjeşte o valoare specificată la un număr precizat de

zecimale.

Financiare

PV() returneză valoarea actuală a unei anuităţi plătite în rate

periodice egale

RATE() calculează rata dobanzii lunare pentru un împrumut

PMT() Calculează plata lunară pentru un împrumut bazat pe

plăţi constante şi o rată constantă a dobânzii

SLN() Returnează amortizarea liniară a unui mijloc fix pe o

anumită perioadă.

Alte funcţii

IIF(condiţie, Valoare-adevar,Valoare-fals) – returnează Valoare-adevăr dacă condiţia este

adevărată, altfel Valoare-fals.

Exemplu: ADAOS: IIF(PRET >100, PRET*10/100, PRET*5%) defineşte un câmp calculat

ADAOS cu valori de 10% din preţ, pentru mărfurile ce au preţul mai mare de 100 şi valori de

5% din preţ, pentru mărfurile ce au preţul mai mic sau egal cu 100.

CONSTANTELE

Numerice (ex: 200,0)

Text (ex: „Bucureşti”,”SC ALFA SRL”)

Dată calendaristice(ex: #01/03/2009#)

5.5. Crearea expresiilor cu Expression Builder

Expression Builder permite crearea de expresii de calcul simple sau complicate doar cu ajutorul

mouse-ului. El poate fi lansat în execuţie oriunde se poate introduce o expresie, fie alegând din

meniul contextual comanda Build, fie selectând din meniul Design comanda Builder -

.

Expression Builder se prezintă sub forma unei cutii de dialog structurată în două părţi. Zona

superioară include un câmp de editare în care va fi scrisă expresia de calcul, precum şi butoane

pentru introducerea rapidă a operatorilor aritmetici, logici, de comparaţie şi de concatenare.

Zona inferioară este organizată la rândul ei pe 3 coloane, care includ obiectele ce ar putea

intra în structura unei expresii: tabele, interogări, formulare, rapoarte, funcţii, constante,

operatori.

Figura 5. 3 Definirea expresiilor de calcul prin caseta de dialog

Expression Builder

5.6. Proprietăţile unei interogări

Orice interogare Access este caracterizată de o serie de proprietăţi, descrise într-o formă

sumară mai jos:

Description: utilizatorul poate realiza o descriere a interogării de maximum 255 caractere.

Output All Fields: această proprietate asociată cu valoarea “Yes” va introduce în rezultatele

interogării toate câmpurile tabelelor/interogărilor din grila QBE.

Top Values: returnează numai primele n sau n% înregistrări.

Unique Values: această proprietate asociată cu valoarea “Yes” returnează numai valorile unice

pentru câmpurile din grila QBE.

Unique records: valoarea “Yes”, impusă acestei proprietăţi, va determina afişarea doar a

înregistrărilor unice din cadrul sursei de date.

Source Database: permite specificarea unei baze de date externe care conţine tabelele şi

interogările sursă. Valoarea implicită este baza de date curentă.

Source Connect String: numele şi versiunea aplicatiei în care a fost creată baza de date

externă.

Record Locks: proprietatea este utilă pentru sistemele multiuser şi specifică modul în care

sunt blocate datele în timpul execuţiei interogării.

ODBC Timeout: timpul, în secunde, în care se întrerupe execuţia interogării dacă serverul

ODBC nu răspunde.

Filter: stabileşte un criteriu în funcţie de care vor fi afişate înregistrările în fereastra Datasheet

View.

Filter on Load: setată cu “Yes” activează filtrul definit în proprietatea Filter.

Order By: stabileşte un criteriu în funcţie de care vor fi ordonate înregistrările.

Order By On Load: setată cu “Yes” activează criteriul de ordonare definit în proprietatea

Order By.

Alături de proprietăţile specificate, pentru fiecare obiect ce compune o interogare / tabele,

interogări sau câmpuri, pot fi stabilite proprietăţile:

Alias: permite stabilirea unui nume alternativ, temporar pentru un tabel.

Source:este asemănătoare opţiunilor Source Database şi Source Connect String. Dacă

interogarea utilizează tabele din baze de date externe, se stabileşte această proprietate pentru

fiecare tabel în parte.

De asemenea, fiecare câmp din grila QBE dispune

de o serie de proprietăţi, descrise în paginile

General şi Lookup:

Description: conţine o descriere a

câmpului, de maximum 255 caractere.

Format: permite definirea formatului folosit la afişarea şi tipărirea datelor din câmpul

respectiv.

Input Mask: permite definirea unui format pentru introducerea datelor.

Caption: eticheta sub care va apărea câmpul în modul Datasheet View sau pe un formular.

Observaţie: Pentru acelaşi câmp, se pot stabili proprietăţi diferite atunci când este folosit în

interogări diferite.

5.7. Operaţii asupra unei interogări

Operaţiile care se pot efectua asupra interogărilor pot fi de utilizare (executarea interogării),

salvare şi modificare a acestora.

Executarea unei interogări se poate realiza în unul din următoarele moduri:

selectând butonul RUN din

meniul Design.

prin selectarea butonului

VIEW din meniul Design.

prin selectarea opţiunii

DATASHEET VIEW din

meniul Design-View.

Salvarea interogării se poate realiza astfel:

prin opţiunea SAVE a meniului butonului Office

apelarea butonului , din bara de comenzi rapide.

închizând fereastra Select Query, utilizatorul este întrebat dacă doreşte salvarea

obiectului creat, specificând numele acestuia.

Modificarea unei interogări.

Realizarea acestei operaţii este permisă după ce interogarea a fost deschisă în modul DESIGN.

Modificarea interogării poate presupune ştergerea unor câmpuri din linia Field, modificarea unor

condiţii specificate în linia Criteria, extinderea sursei de date prin utilizarea opţiunii Show

Table, etc. Pentru verificarea corectitudinii modificărilor realizate se va executa interogarea.

5.8. Exemple de interogări de selecţie

Exemplu: Să se afişeze în ordine cronologică facturile emise în ultimele 30 de zile de furnizorii

din Bucureşti.

Figura 5. 4 Proiectarea unei interogări de selecţie

Pentru a răspunde cerinţelor exemplului propus, figura 5.4 prezintă modul de proiectare a

interogării de selecţie:

pe linia SORT, pentru câmpul Datafact se stabileşte clauza Ascending pentru a realiza

afişarea în ordine cronologică a facturilor,

pe linia CRITERIA condiţiile impuse sunt pentru atributele:

o Localitate - utilizând constanta „Bucureşti”

o Datafact – folosind operatorul BETWEEN pentru ca valorile sale să fie cuprinse

între cea de-a 30 zi faţă de data curentă şi data curentă.

Executarea interogării:

Figura 5. 5 Rezultatul unei interogări de selecţie

Exemplu: Să se afişeze furnizorii (doar o singură dată) care au emis facturi în zilele de week-end

ale anului 2009.

Figura 5. 6. Exemplu de interogare de selecţie

Observaţie.

Pentru identificarea zilelor de week-end s-a folosit funcţia WEEKDAY care returnează numărul

corespunzător fiecărei zile a săptămânii. Condiţia impusă pe linia Criteria:

Weekday([Datafact;2)=6 or Weekday([Datafact;2)=7 identifică zilele de Sâmbăta şi Duminică

(a 6a sau a 7a zi din săptămană, atunci când prima zi a săptămânii este Luni – argumentul 2 al

funcţiei Weekday).

Numele furnizorilor pot apărea de mai multe ori în lista de afişare, deoarece un furnizor emite, la

date calendaristice diferite, mai multe facturi. Pentru eliminarea duplicatelor se impune setarea

proprietăţii Unique Values: Yes din caseta Property Sheet.

5.9. Câmpuri calculate în interogări de selecţie

Interogările de selecţie pot include şi câmpuri calculate. Pentru a defini un câmp calculat într-

o interogare se tastează numele acestuia într-o nouă coloană din grila QBE, se adaugă două

puncte: şi apoi se completează expresia dorită.

Exemplu: Să se afişeze pentru mărfurile facturate, valoarea, TVA-ul şi adaosul comercial, ştiind

că acesta se acordă în procent de 10% pentru valori mai mari de 1000 şi de 5% pentru celelalte

valori.

Figura 5. 7 Exemplu de interogare de selecţie cu câmpuri calculate

Observaţie.

Exemplul din figura 5.7 impune utilizatorului definirea a trei câmpuri calculabile: valoare, TVA

şi adaos comercial. Dintre acestea, primele două câmpuri, se bazează pe o expresie de calcul de

forma - Câmp_calculat:[atribut1]* [atribut2].

Valoare:[cantitatefact]*[pretfact]; TVA:[Valoare]*[COTATVA]

Pentru cel de-al treilea câmp, adaosul comercial, s-a utilizat funcţia IIF: Adaos_comercial:

IIF([Valoare]>1000;[valoare]*10/100;[valoare]*5/100)

care va permite pentru valori mai mari de 1000, adaosul să reprezinte un procent de 10% din

valoare, iar pentru celelalte situaţii un procent de 5%.

5.10. Interogări de selecţie parametrizate

Interogările de selecţie exemplificate până în acest moment au fost construite pe baza unor

condiţii clar specificate astfel încât rezultatul acestora a fost acelaşi în orice moment al execuţiei

lor. Adesea, însă utilizatorii au nevoie de interogări al căror criteriu de selecţie să fie specificat la

nivel general, pentru a-l particulariza în funcţie de necesităţi, ori de câte ori execută interogarea.

O astfel de interogare se caracterizează prin definirea unui parametru, altfel spus un mesaj

încadrat între paranteze drepte, ce poate fi integrat în cadrul formulelor pentru câmpurile

calculate sau în cadrul criteriilor de selecţie, pe linia Criteria pentru câmpurile dorite. La

momentul execuţiei interogării, într-o fereastră de dialog se afişează mesajul definit drept

parametru.

Exemplu: Să se afişeze facturile emise de un furnizor specificat de utilizator.

Figura 5. 8 Exemplu de interogare de selecţie parametrizată

Figura 5. 9 Rezultatul interogării de selecţie parametrizată

Observaţie: Exemplul enunţat impune definirea unui parametru asociat numelui furnizorului,

reprezentat de un mesaj încadrat între paranteze drepte - [Introduceţi numele furnizorului:] - pe

linia Criteria. În momentul execuţiei acestei interogări, Access 2007 afişează caseta de dialog

Enter Parameter Value, în care utilizatorul va introduce numele furnizorului a căror facturi

doreşte să le vizualizeze. Ori de câte ori se va executa această interogare, utilizatorul trebuie să

introducă, în funcţie de necesităţi, numele furnizorului şi, ulterior, se vor afişa facturile asociate

acestuia.

5.11. Interogări de sintetizare a datelor

Access permite realizarea unor interogări prin intermediul cărora se pot aplica funcţii

totalizatoare (SUM, COUNT, AVG, MIN, MAX, etc) unor înregistrări grupate după criterii

prestabilite. Pentru a realiza o interogare de sintetizare a datelor se va proiecta o interogare de

selecţie aducându-se în grila QBE câmpurile necesare şi eventualele câmpuri calculate, după care

se va apăsa butonul TOTALS - din bara cu instrumente. Ca rezultat al acestei operaţii, în grila

QBE apare un nou rând Total la nivelul căruia utilizatorul va specifica câmpurile de grupare,

prin clauza Group By şi funcţiile agregat ce vor putea returna totalul, media, minimul sau

maximul unor grupuri de tupluri.

Paşii de creare a unei interogări de sintetizare a datelor:



3. Selectarea sursei de date din fereastra SHOW TABLE (tabele+interogări). Utilizatorul va

selecta obiectul sursă şi prin intermediul butonului Add îl va adăuga în fereastra Select

Query. După ce s-a precizat sursa de date, caseta Show Table se va închide prin butonul

Close.

4. Proiectarea grilei QBE prin:

alegerea câmpurilor care vor forma interogarea.

Selectarea butonului TOTALS - care va determina apariţia unui noi linii

TOTAL în grila QBE. La nivelul acestei linii, utilizatorul va stabili câmpurile de

grupare (prin clauza GROUP BY) şi funcțiile totalizatoare (SUM, MIN, MAX,

AVG, COUNT, etc). Fiecare câmp selectat în grila ferestrei QBE trebuie să aibă

specificată o opţiune pe linia TOTAL, iar aceste opţiuni pot fi:

o Group By – folosită pentru a defini grupurile de înregistrări asupra cărora se vor

aplica funcţiile agregat (totalizatoare).

o Count – funcţie agregat folosită pentru a număra înregistrările dintr-un grup ale

căror valori sunt nenule.

o Sum – funcţie agregat folosită pentru a calcula suma valorilor unui câmp, la

nivelul fiecărui grup.

o Min - funcţie agregat folosită pentru a calcula valoarea minimă a unui câmp, la


o Max - funcţie agregat folosită pentru a calcula valoarea maximă a unui câmp, la


o First - funcţie agregat folosită pentru a afla prima valoare a unui câmp, la nivelul

fiecărui grup.

o Last- funcţie agregat folosită pentru a afla ultima valoare a unui câmp, la nivelul

fiecărui grup.

o Avg - funcţie agregat folosită pentru a calcula valoarea medie a unui câmp, la


o StDev - funcţie agregat ce calculează deviaţia standard a valorilor unui câmp, la

nivelul fiecărui grup. Deviaţia standard este unestimator statistic al dispersiei

distribuţiei valorilor unui câmp.

o Var - funcţie agregat ce calculează dispersia valorilor unui câmp, la nivelul

fiecărui grup.

o Expression – este folosită pentru a calcula alte totaluri decât cele oferite de

funcţiile agregat prezentate mai sus, prin intermediul unor expresii introduse de

utilizator.

o Where – clauză utilizată pentru a defini criterii de selecţie pe linia CRITERIA.

definirea criteriilor de selecţie a datelor pe linia CRITERIA, prin utilizarea unor funcţii,

operatori specifici ACCESS 2007.

Exemplu: Să se afişeze valoarea totală a facturilor emise în fiecare lună a anului 2009, de

furnizorii din Bucureşti şi Arad.

Figura 5. 10 Exemplu de interogare de sintetizare a datelor

Observaţie: Valorile asociate câmpurilor An şi Localitate pentru care s-au impus criterii de

selecţie, nu vor putea fi vizualizate (casete devalidate pe linia Show).

Exemplu: Să se afişeze în ordine alfabetica furnizorii care au emis mai mult de 2 facturi în primul

trimestru al anului 2009.

Figura 5. 11 Exemplu interogare de sintetizare a datelor

5.12. Interogări de analiză încrucisată (crosstab)

Interogările de tip tabel încrucişat sunt extrem de utile în scopul analizei multidimensionale a

datelor permiţând obţinerea unor situaţii sintetice asemănătoare tabelelor pivot specifice

procesoarelor de tabele (Microsoft EXCEL, LOTUS 123).

Paşi de creare a unei interogări de analiză încrucişată:



3. Selectarea sursei de date din fereastra SHOW TABLE (tabele, interogări). Utilizatorul va

selecta obiectul sursă şi prin intermediul butonului Add îl va adăuga în fereastra Select

Query. După ce s-a precizat sursa de date, caseta Show Table se va închide prin butonul

CLOSE.

4. Proiectarea grilei QBE prin selectarea câmpurile dorite pentru afişare şi a câmpurilor pentru

care se vor impune restricţii.

5. Din meniul DESIGN se va selecta opţiunea CROSSTAB, ce va avea ca efect afişarea

liniilor Total şi Crosstab.

6. Se va specifica modul de grupare a datelor (prin clauza GROUP BY), respectiv funcţia

totalizatoare în linia TOTAL.

7. În linia CROSSTAB se va opta pt Row Heading în cazul câmpurilor ce vor fi afişate pe

liniile tabelului, Column Heading pentru câmpul ce va fi afişat pe verticală şi VALUE

pentru valorile ce vor fi afişate la intersecţia liniilor cu coloanele. Este permisă existenţa mai

multor câmpuri ordonate pe orizontală (Row Heading), dar a unui singur câmp Column

Heading şi a unui singur câmp Value.

Exemplu: Să se afişeze aprovizionările realizate de firmă de la începutul anului 2009 pentru

fiecare furnizor, în fiecare localitate.

Figura 5. 12 Exemplu de interogare de analiză încrucişată

Exemplu: Să se afişeze valoarea vânzărilor realizate de firmă în anul 2009, din fiecare marfă, în

fiecare trimestru.

Figura 5. 13 Exemplu de interogare de analiză încrucişată

Figura 5. 14 Rezultatul interogării de analiză încrucişată

Observaţie.

Interogarea nu afişează coloanele aferente trimestrelor anului 2009 în care nu s-a emis nici o

factură. Acest aspect conduce la inconveniente în cazul în care se doreşte elaborarea unui raport

având ca sursă interogarea. Pentru afişarea tuturor valorilor asociate trimestrelor în proprietatea

Column Headings a casetei Query Propreties se specifică valorile „TRIMESTRUL1”,

„TRIMESTRUL2”, „TRIMESTRUL3”, „TRIMESTRUL4”.

5.13. Interogări de acţiune

Access pune la dispoziţia utilizatorilor o categorie distinctă de interogări care permit manipularea

şi actualizarea înregistrărilor.

5.13.1. Interogări pentru crearea de noi tabele (Make Table Query)

Acest tip de interogare permite crea de noi tabele pe baza înregistrărilor din tabelele deja

existente şi presupune realizarea următorilor PAŞI:



3. Selectarea sursei de date din fereastra SHOW TABLE (tabele+interogări).

4. Proiectarea grilei QBE prin selectarea câmpurile ce se doresc a fi incluse în structura

noului tabel şi definirea restricţiilor, în linia Criteria, ce se impun din contextul

problemei.

5. Alegerea opţiunii Make Table, din meniul DESIGN, iar în caseta de dialog Make Table

se va specifica numele noului tabel.

6. Lansarea în execuţie a interogării prin selecţia comenzii RUN sau (!).

Observaţie.

Trebuie menţionat că tabelul rezultant va moşteni toate tipurile de date şi dimensiunile

câmpurilor din tabelul sursă.

Exemplu: Să se creeze un nou tabel „Marfuri Cal I”, care va conţine mărfurile de calitatea 1.

Figura 5. 15 Exemplu interogare de acţiune – de tip Make Table

5.13.2. Interogări pentru actualizarea datelor (Update Query)

Acest tip de interogare permite modificarea valorilor datelor din unul sau mai multe câmpuri

ce satisfac restricţiile impuse de utilizator.

Paşi de realizare a interogării de acţiune de tip UPDATE:


2. Alegerea optiunii QUERY DESIGN.


4. Proiectarea grilei QBE prin selectarea câmpurilor care vor fi actualizate şi eventual a celor

care fac obiectul restricţiilor.

5. Selectia comenzii UPDATE, din meniul DESIGN, ce are ca efect apariţia unei noi linii

UPDATE TO în care utilizatorul va preciza formula de calcul sau valoarea dorită pentru

actualizare.

Exemplu: Să se micşoreze cu 10% preţul tuturor mărfurilor facturate.

Figura 5. 16 Exemplu interogare de acţiune – de tip Update

5.13.3. Interogări pentru adăugarea de noi înregistrări (Append Query)

Oferă utilizatorilor posibilitatea inserării de noi înregistrări în tabele pornind de la

înregistrările curente.

Paşi de realizare a interogării de acţiune de tip APPEND:




4. Proiectarea grilei QBE prin selectarea câmpurilor ce fac parte din structura tabelului ce

se doreşte a fi actualizat şi definirea restricţiilor, în linia CRITERIA, ce se impun din

contextul problemei.

5. Alegerea comenzii APPEND, din meniul DESIGN, în care se va selecta numele

tabelului în care dorim adăugarea.

Figura 5. 17 Exemplu interogare de acţiune – de tip Append

5.13.4. Interogări pentru ştergerea înregistrărilor (Delete Query)

Acest tip de interogare oferă posibilitatea eliminării mai multor înregistrări pe baza unor

condiţii impuse de utilizator. Se vor urma aceeaşi paşii descrişi în interogările precedente cu

observaţia că din meniul Design se va selecta opţiunea DELETE.

Exemplu: Să se şteargă toţi furnizorii din provincie.

Figura 5. 18 Exemplu interogare de acţiune – de tip Delete

CAPITOLUL 6. OBIECTE DE TIP FORMULAR

6.1. Definirea şi clasificarea formularelor

Formularul (Form) este un obiect din cadrul unei baze de date ce permite introducerea

datelor în tabelele de date, afişarea acestora, controlul actualizării datelor introduse în tabele sau

dirijarea prelucrărilor la nivelul unei aplicaţii.

Proiectarea şi utilizarea formularelor permite:

Crearea unei interfeţe prietenoase pentru utilizatori, realizată prin intermediul diferitelor

controale (butoane, casete text etc.) sau altor elemente grafice încorporate;

Vizualizarea datelor din tabelele de date sau din interogări;

Actualizarea concomitentă a mai multor tabele prin intermediul subformularelor;

Introducerea unor reguli de validare suplimentare în afara celor definite la nivelul tabelelor.

În funcţie de sursa de date formularele se clasifică în:

Formulare legate (bound) - permit afişarea sau actualizarea datelor din tabele;

Formulare nelegate (unbound) - destinate afişării sau editării unor date care nu sunt

stocate în tabele (mesaje, informaţii despre sistem, date necesare unui raport etc.).

În funcţie de modul de afişare formularele se clasifică în:

Single Form –afişează o singură înregistrare la un moment dat.

Continuous Form - permit afişarea concomitentă a mai multor înregistrări.

Datasheet From - afişează mai multe înregistrări în format tabelar.

Chart Form – permit afişarea datelor sub formă de grafice.

6.2. Vizualizarea formularelor

Vizualizarea formularelor se realizează prin selectarea butonului VIEW şi apoi a uneia din

opţiunile afişate aşa cum rezultă din figura 6.1.

Figura 6. 1

Opţiuni de afişare

a unui formular

Modul Form

View permite

afişarea

tabelară.

Modul

Datasheet

View permite

afişare sub

forma unei foi

de date,

asemănător cu

Excel.

Modul PivotTable View

permite afişare sub forma unei

tabele pivot.

Modul PivotChart View

permite afişare sub forma unui

grafic pivot.

Layout View permite

afişare sub forma unei machete

Design View permite afişare în

format de proiectare.

6.3. Controalele formularelor

Controalele sunt obiecte grafice (elemente vizuale) ce sunt incluse în formulare sau rapoarte,

în scopul editării/afişării datelor sau executării unor acţiuni (de exemplu.: etichete, casete text,

butoane etc.). Adăugarea controalelor se poate face numai în etapele de creare sau modificare a

formularelor, astfel:

a) Din meniul Design – Controls se selectează controlul dorit;

b) Se descrie, cu ajutorul mouse-lui, o zonă dreptunghiulară pe suprafaţa formularului, definind

astfel poziţia şi dimensiunea noului control.

Figura 6. 2. Principalele controale disponibile în meniul Controls

În cadrul unui formular pot fi inserate trei tipuri de controale:

nelegate;

legate;

calculate.

a. Controale nelegate

Un control nelegat este utilizat pentru a furniza informaţii care nu sunt stocate în baza de date.

Exemple de astfel de controale pot fi: o etichetă, un buton de comandă, o imagine inserată pe

fundalul formularului.

b. Controale legate

Controalele legate sunt folosite pentru a afişa sau edita informaţii din baza de date şi în

general acestora le corespunde câte un câmp dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Aceste

controale vor moşteni multe dintre proprietăţile câmpului corespunzător, dar acestea pot fi

ulterior modificate prin intermediul paginii de proprietăţi ale controlului.

Inserarea unui control legat pe un formular presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Afişarea câmpurilor sursei de date, selectând din meniul Design – Add Existing Fields.

2. Selectarea câmpului sau grupului de câmpuri din această listă şi glisarea acestora în

formular.

c. Controale calculate

Controalele calculate folosesc expresii de calcul pentru generarea rezultatelor. Aceste expresii

de calcul se introduc în proprietatea Control Source a oricărui control. Spre exemplu, dacă în

formularul Factura se doreşte afişarea unui câmp Total factura, expresia folosită poate fi: =

Sum([Valoare])

Această expresie poate fi introdusă direct în proprietatea Control Source sau poate fi construită

cu Expression Builder, selectând butonul (…).

Principalele controalele disponibile în meniul Controls sunt prezentate în tabelul 6.1.

Tabel 6. 1. Tipuri de controale

Buton Control Descriere

Selector

(Select Objects)

Instrument folosit la proiectarea controalelor

(selecţie, repoziţionare, redimensionare etc.)

Asistenţi

(Control Wizards)

Activează/dezactivează utilitarele Wizards

folosite la generarea unor controale mai

complexe (casete combinate, casete listă,

grupuri de opţiune etc.)

Eticheta

(Label)

Control cu conţinut fix, folosit pentru

afişarea unor mesaje. În general, Access

generează câte o etichetă pentru majoritatea

controalelor definite de utilizator.

Caseta text

(Text Box)

Control utilizat pentru afişarea şi editarea

datelor.


Butonul de comandă

(Command Button)

Serveşte la declanşarea unor acţiuni

predefinite (închidere formular, salvare

înregistrare etc) sau a unor acţiuni definite de

utilizator prin proceduri VBA.

Caseta listă

(List Box)

Permite selectarea unei valori dintr-o listă.

Caseta combinată

(Combo Box)

Îmbină proprietăţile unei casete text cu cele

ale unei casete de tip listă (permite atât

editarea unei valori, cât şi selectarea acesteia

dintr-o listă derulantă).

Butonul-comutator (Toggle Button),

Butonul de opţiune

(Option Button),

Caseta de validare

(Check Box)

Sunt controale folosite pentru editarea unor

valori de tip logic (Yes/No, On/Off,

True/False).

Grupul de opţiune

(Option Group)

Este un control container folosit pentru

afişarea unui set de alternative şi poate grupa

mai multe tipuri de controale (buton de

opţiune, casetă de validare etc.).

Delimitator de

pagină

(Page Break)

Controlul Page Break împarte formularul în

mai multe pagini care pot fi vizualizate cu

ajutorul tastelor <PageUp> şi <PageDown>.

Poate fi, de asemenea, folosit pentru salt la

pagină nouă, în cazul tipăririi formularului.


Control cu pagini

(Control Tab)

Controlul de tip Tab este un control

container ce permite gruparea altor controale

în mai multe pagini, atunci când formularul

conţine un număr prea mare de controale. Un

exemplu de utilizare a acestui control este

reprezentat mai jos:

Dreptunghi

(Rectangle)

Linie (Line)

Controalele servesc la trasarea diverselor

figuri geometrice.

Imagine

(Image)

Permite afişarea conţinutului unor fişiere

grafice (.bmp, .gif, .wmf, .pcx, etc.) pe

fundalul formularului.

Cadru pentru

obiecte neataşate

(Unbound Object

Frame)

Control ce va conţine un obiect (grafic,

multimedia, document etc.), importat dintr-o

altă aplicaţie Windows (Word, Excel, Paint,

Sound Recorder etc.) prin tehnologia OLE

(Object Linking and Embedding).

Cadru pentru

obiecte legate

(Bound Object

Frame)

Conţine un obiect stocat într-un câmp de tip

OLE din tabelul sursă.

Subformular/Subra

port

(Subform)

Control care permite definirea unui

subformular/subraport în cadrul

formularului/raportului curent.

Alte controale

(More Controls)

Afişează alte controale înregistrate, ce pot fi

ataşate formularului (controale ActiveX etc.)

Grafic Control de tip grafic utilizat pentru afişarea

datele într-o formă grafică.

Hiperlink Control care creează o legatură către o pagina

WEB, o imagine, o adresa e-mail sau un


program.

Attachement Control care gestionează fişierele ataşate

pentru datele de tip attachment (din structura

unei tabele)

Un control selectat poate fi mutat, redimensionat şi/sau şters. Poziţionarea unui control selectat

se poate face fie folosind combinaţiile de taste <CTRL> + / / / , fie cu ajutorul

mouse-lui. În acest ultim caz, pointer-ul mouse-lui trebuie deplasat pe marginea controlului până

când va lua forma , după care, folosind tehnica drag and drop, obiectul poate fi mutat. În

mod similar, pentru a muta un singur control dintr-un grup de controale selectate, trebuie

poziţionat mouse-ul pe punctul de mutare, până când pointer-ul va lua forma , după care

controlul poate fi mutat folosind aceeaşi tehnică drag-drop.

Modificarea dimensiunii unui control selectat poate fi realizată fie prin folosirea tastei <SHIFT>

în combinaţie cu una din tastele de direcţionare (, , , ), fie cu ajutorul mouse-lui.

Ştergerea controlului selectat se face cu ajutorul tastei <Delete> .

Din cadrul tabelului anterior, prezentăm şi exemplificăm următoarele tipuri de controale: butonul

de comandă, caseta combinată şi grupul de opţiuni.

Butonul de comandă este un control căruia utilizatorul îi poate asocia una din acţiunile

predefinite descrise în tabelul 6.2.

Tabel 6. 2 Acţiuni predefinite asociate butoanelor de comandă

Categoria de

acţiuni predefinite

Acţiuni predefinite

Navigarea între

înregistrări (Record

Navigation)

căutarea următoarei înregistrări (Find Next)

căutarea unei anumite înregistrări specificată de

utilizator (Find record)

poziţionarea pe prima înregistrare (Go To First

Record)

poziţionarea pe ultima înregistrare (GoTo Last

Record)

poziţionarea pe următoarea înregistrare (Go To

Next Record)

poziţionarea pe înregistrarea anterioară (Go To

Preview Record)

Categoria de

acţiuni predefinite

Acţiuni predefinite

Operaţii asupra

înregistrărilor

(Record

Operations)

adaugă noi înregistrări (Add New Record)

şterge înregistrarea curentă (Delete Record)

imprimă înregistrarea curentă (Print Record)

salvează înregistrarea curentă (Save Record)

Operaţii asupra

formularelor

(Form

Operations)

închide formular (Close Form)

deschide formular (Open Form)

imprimă formular (Print Form)

Operaţii asupra

rapoartelor

(Report

Operations)

deschide raport (Open Report)

previzualizare raport (Preview Report)

imprimă raport (Print Report)

Exemplul de definire a unui buton de comandă care are asociată acţiunea de închidere a unui

formular, presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Alegerea controlului buton de comandă din meniul Design-Controls şi inserarea

lui într-o zonă a formularului.

2. Alegerea acţiunii de închidere formular (Close Form), din categoria Form Operations.

Figura 6. 3 Fereastra Command Button - alegerea unei acţiuni

predefinte pentru butonul de comandă

3. Selectarea unui text (Text) sau a unei imagini (Picture) pe fundalul butonului.

FFigura 6. 4

Fereastra Command Button – selectarea unui text sau

a unei imagini pe fundalul butonului

4. Precizarea unui nume pentru controlul de tip buton de comandă.

Figura 6. 5 Fereastra Command Button – specificarea unui nume

pentru butonul de comandă

Caseta combinată (Combo Box)

O casetă combinată este un obiect proiectat cu scopul:

1. De a defini o listă derulantă cu valori ce provin dintr-o sursă de date (tabelele sau

interogările bazei de date).

2. De a defini o listă derulantă cu valori specificate de utilizator.

3. De a căuta o înregistrare în sursa formularului în care se regăseşte acest control după

valoarea aleasă de utilizator dintr-o listă derulantă.

Figura 6. 6

Fereastra Combo Box Wizard

Exemplu de definire a unei casete combinată care are drept scop căutarea unei înregistrări în

sursa formularului Mărfuri şi presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Alegerea controlului casetă combinată din meniul Design-Controls şi inserarea lui

într-o zonă a formularului.

2. Alegerea celei de-a 3 opţiuni „Find a record on my form base on the value I selected in

my combo box” pentru scopul ales: căutarea unei înregistrări.

Figura 6. 7 Crearea unei casete combinate – paşii 2-3

3. Alegerea câmpurilor care vor da valorile în lista derulantă.

4. Ajustarea lăţimii listei derulante şi selectarea opţiunii Hide key column, astfel încât

căutarea să se realizeze doar după valorile care vor apărea în lista derulantă (Denumire

Marfa).

5. Specificarea unei etichete pentru controlul proiectat.

Figura 6. 8 Crearea unei casete combinate – paşii 4-5

Rezultatul final este redat în figura 6.9, în care se poate observa caseta combinată definită, cu

ajutorul căreia utilizatorul va putea căuta o înregistrare în sursa formularului Marfuri, după

valoarea aleasă din lista derulantă.

Figura 6. 9 Definirea unei casete combinate

Grupul de opţiuni (Option Group)

Grupul de opţiuni este un control container folosit pentru afişarea unui set de alternative şi

poate grupa mai multe tipuri de controale (buton de opţiune, casetă de validare etc.)

Exemplu de definire a unui grup de opţiuni „Rapoarte Finale” care va conţine două butoane de

opţiune, Balanţa cantitativă şi Balanţa valorică, presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Alegerea controlului grup de opţiuni din meniul Design-Controls şi inserarea lui

într-o zonă a formularului.

2. Specificarea etichetelor „Balanţa cantitativă” şi „Balanţa valorică” pentru fiecare buton

de opţiune.

3. Se alege opţiunea implicită – în cazul nostru, Balanţa cantitativă.

Figura 6. 10 Crearea grupului de opţiuni – paşii 2-3

4. Se alege opţiunea implicită – în cazul nostru, Balanţa cantitativă.

5. Pentru fiecare buton de opţiune se alege o valoare: 1 pentru Balanţa cantitativă şi 2 pentru

Balanţa valorică.


6. Se solicită de către sistem dacă valorile vor fi salvate şi utilizate mai tarziu sau dacă vor fi

memorate într-un tabel şi dacă da, în care anume câmp.

7. Specificarea tipurilor de controale care vor fi incluse în grupul de opţiuni.


8. Specificarea unui nume pentru controlul proiectat.

Rezultatul final este redat în figura 6.13, în care se poate observă grupul de opţiuni definit

„Rapoarte Finale”, care include două butoane de opţiuni, cu ajutorul căruia utilizatorul va putea

afişa prin intermediul unui buton de comandă, un raport în funcţie de opţiunea selectată.

Figura 6. 13 Definirea unui grup de opţiuni

6.4. Proprietăţile controalelor

Proprietăţile unui control sunt afişate prin intermediul comenzii Properties apelabilă din

meniul contextual, atunci când controlul respectiv este selectat. Metodele aferente controalelor

sunt grupate în patru categorii (Format, Data, Events, Other) şi sunt disponibile numai prin

intermediul macro-urilor sau modulelor VBA.

Cele mai uzuale proprietăţi sunt:

1. Proprietăţi din categoria Format:

Caption - conţine textul afişat de control;

Visible - determină afişarea sau nu a controlului în timpul execuţiei formularului;

Fore Color - culoarea textului afişat de control;

Font Name - tipul fontului aferent textului din control;

Font Size - dimensiunea fontului;

Picture - specifică numele şi calea fişierului grafic ce va fi afişat în interiorul

controlului (numai pentru butoane şi controale de tip imagine);

Text Align – stabileşte modul de aliniere a textului în interiorul controlului.

2. Proprietăţi din categoria Data:

Control Source - conţine sursa de date a controlului şi poate fi:

Numele unui câmp (pentru controale legate);

O expresie de calcul precedată de semnul "=" (pentru casete text nelegate).

Exemplu: O casetă text ce va afişa valoarea pentru o marfă facturată, pe baza preţului din factură

şi a cantităţii facturate, va conţine în proprietatea CONTROL SOURCE expresia: =[CantFact]

*[Preţfact], unde [CantFact] şi [PreţFact] sunt denumirile a două câmpuri (sau controale) din

formular;

Input Mask - indică formatul folosit la introducerea datelor (numai pentru casete text);

Default value, Validation Rule, Validation Text, au aceeaşi semnificaţie ca şi în cazul

tabelelor;

Enabled - activează sau dezactivează controlul. Un control dezactivat va fi inaccesibil

la execuţia formularului;

Locked - serveşte la protejarea datelor afişate de control (controlul va deveni read-only).

3. Proprietăţi din categoria Event - conţin denumirile funcţiilor, procedurilor eveniment sau

macro-urilor, ce vor fi executate la declanşarea evenimentelor ataşate.

4. Alte (Other) proprietăţi:

Name - conţine numele controlului. La creare, fiecare control primeşte un nume unic, format din

tipul său plus un număr de ordine (exemplu: TextBox5). Utilizatorul poate modifica acest nume,

schimbându-l cu unul mai sugestiv. Controalele legate, generate automat de Wizards, au numele

identice cu denumirile câmpurilor ataşate;

Status Bar Text - specifică mesajul afişat în bara de stare, în momentul selectării controlului;

6.5. Crearea formularelor

SGBD ACCESS 2007 oferă diverse posibilităţi de creare a formularelor, aşa cum rezultă din

panoul Forms prezentat în figura 6.14.

Figura 6. 14 Meniul Forms - Opţiuni de creare a formularelor

O primă variantă de utilizare este realizată prin parcurgerea următorilor paşi:

1. Selectare tabel/interogare utilizat pentru crearea formularului;

2. Acţionarea butonului Create din fereastra bazei de date;

3. Se optează pentru una din variantele de realizare a formularului: Form, Split Form, Multiple

Items, Pivot Chart, Blank Form, More Forms, Form Design;

4. Save;

5. Lansarea în execuţie;

Variantele de creare a formularelor, specificate anterior se execută astfel:

a) Crearearea formularelor în modul FORM

1. Selectarea unui tabel sau interogare (ca sursă a formularului ) din Panoul de navigare

2. Se activează opţiunea CREATE şi apoi butonul Form din grupul Forms

Se crează un formular simplu, tip coloană, ce conţine toate câmpurile de date ale unei

înregistrări, aşa cum rezultă din figura 6.15.

Figura 6. 15 Formular creat cu opţiunea FORM

b) Crearearea formularelor cu SPLIT FORM

1. Selectarea unui tabel sau interogare (ca sursă a formularului ) din Panoul de navigare;

2. Se activează opţiunea CREATE şi apoi butonul Split Form din grupul Forms.

Se crează un formular divizat, ce conţine în partea superioară toate câmpurile de date ale unei

înregistrări, iar în partea inferioară un tabel cu înregistările selectate.

Figura 6. 16 Formular creat cu opţiunea SPLIT FORM

c) Crearearea formularelor cu MULTIPLE ITEMS

1. Selectarea unui tabel sau interogare (ca sursă a formularului) din Panoul de navigare;

2. Se activează opţiunea CREATE şi apoi butonul Multiple Items din grupul Forms.

Se crează un formular cu înregistrări multiple, sub forma unui tabel, aşa cum rezultă din figura

6.17.

Figura 6. 17 Formular creat cu opţiunea MULTIPLE ITEMS

d) Crearearea formularelor cu BLANK FORM


2. Se activează opţiunea CREATE şi apoi butonul Blank Form din grupul Forms.

Se crează un formular vid, ce va conţine numai câmpurile de date selectate de utilizator din

fereastra Field List.

Figura 6. 18 Formular creat cu opţiunea BLANK FORM

e) Crearearea formularelor cu PIVOTCHART


2. Se activează opţiunea CREATE şi apoi butonul PIVOTCHART din grupul Forms.

Se crează un formular de tip grafic, ce va conţine o reprezentare a datelor selectate de utilizator

din fereastra Chart Field List.

Figura 6. 19 Formular creat cu opţiunea PIVOTCHART

f) Crearearea formularelor cu MORE FORMS

Această opţiune oferă patru variante de creare a unui formular aşa cum rezultă din figura 6.21

prin selectarea opţiunilor: Create şi apoi butonul More Form după care una din variantele:

Form Wizard, Datasheet, Modal Dialog, PivotTable.

În activitatea practică se utilizează frecvent varianta FORM WIZARD, deoarece este rapidă

şi eficientă. Ca urmare vom prezenta în continuare paşii de parcurs pentru a creea un formular

utilizând această variantă.

6.5.1. Crearea formularelor în varianta FORM WIZARD

Pentru realizarea unui formular în modul FORM WIZARD se vor parcurge următorii paşi:

1. Se activează opţiunea CREATE din meniul principal;

2. Se alege opţiunea MORE FORMS şi apoi FORM WIZARD;

Figura 6. 20 Crearea formularelor cu opţiunea FORM WIZARD - paşii 1-2

3. Se selectează tabelul sau interogarea (obiect de tip Query) sursă a formularului.

4. Se specifică câmpurile care vor fi incluse în formular şi se activează NEXT.


5. Se specifică modalitatea dispunerii informaţiilor (coloană, tabel, foaie de date, aliniate) şi se

activează NEXT.

6. Se alege stilul formularului şi se activează NEXT.

1

2


7. Se atribuie un nume formularului.

8. Se specifică modul de vizualizare, acesta putând fi modul de proiectare (Design View) sau

modul în care se pot vizualiza sau actualiza informaţiile şi apoi acţionare FINISH.


6.5.2. Crearea formularealor în varianta FORM DESIGN

În această variantă proiectarea formularului este în totalitate în sarcina utilizatorului. Pentru

realizarea unui formular în acest mod se vor parcurge următorii paşi:

1. Se activează opţiunea CREATE din meniul principal;

2. Se alege opţiunea FORM DESIGN;

Figura 6. 24 Crearea formularelor cu opţiunea FORM DESIGN - paşii 1-2

3. Se selectează meniul DESIGN;

4. Se selectează opţiunea ADD EXISTING FIELDS pentru a se afişa lista tuturor surselor

posibile (obiecte de tip tabel sau query) pentru formular. Din acea listă se va alege o anumită

sursă.

Figura 6. 25 Crearea formularelor cu opţiunea FORM DESIGN - paşii 3-4

5. Se selectează câmpurile care vor fi introduse în formular şi glisarea acestora în formular în

locul dorit.

1

2

3

4

Figura 6. 26 Crearea formularelor cu opţiunea FORM DESIGN – pasul 5

6. Se adaugă controalele noi în formular şi se formatează controalelor din formular.

7. Se salvează prin activarea opţiunii SAVE ( ) şi apoi se lansează în execuţie prin

deschiderea formularului în modul de vizualizare Form View.

Figura 6. 27 Formular creat cu opţiunea FORM DESIGN

Un obiect de tip formular are următoarea structură (se poate observa în cadrul figurii

precedente):

Secţiunea Form Header unde se introduc informaţii cu privire la: titlul formularului,

numărul paginii, data întocmirii etc.

Secţiunea Detail în care sunt amplasate câmpurile de date din tabelul/interogarea care stă

la baza creării formularului.

Secţiunea Form Footer unde se introduc comentarii, semnături, numărul paginii, data

întocmirii etc.

5

6

Afişarea secţiunilor se realizează selectând opţiunea Form Header/Footer din meniul

contextual al formularului deschis în modul de vizualizare DESIGN VIEW (figura 6.29)

Figura 6. 28 Structura unui formular

În procesul de culegere a unor date pentru actualizarea bazei de date este recomandat ca

acestea să fie corecte şi complete. În acest sens este bine să se realizeze verificări ale unor

informaţii de legătură între tabele, în sensul că valoarea unui câmp cheie externă dintr-un tabel

trebuie să se regăsească în tabelul unde acest câmp este cheie principală.

Pentru rezolvarea acestei situaţii se pot utiliza casetele cu liste de valori (List Box) sau

casetele combinate (Combo Box). Deoarece se doreşte întocmirea facturilor doar pentru

furnizorii care sunt memoraţi în tabelul FURNIZORI, în cadrul formularului de actualizare a

facturilor (formular FACTURĂ) se va crearea o listă (Combo Box) ce conţine codul furnizorilor,

parcurgându-se următorii paşi:

1. Se afişează formularul FACTURA în modul Design View;

2. Se activează meniul DESIGN;

3. Din cadrul categoriei de opţiuni Control Wizard se selectează un control de tip Combo Box

sau List Box;

4. Se adaugă în formular controlul prin desenarea unui dreptunghi în locaţia aleasă;

Figura 6. 29

Exemplu de creare a unui combo-box - paşii 1-4

5. Se specifică sursa de date pentru control, care poate fi:

a) Tabel;

b) Interogare;

c) Date introduse de utilizator in casetă sau listă.

şi se trece la pasul următor prin apăsarea butonului NEXT;

6. Dacă este cazul se selectează tabelul/interogarea ce conţine valorile din listă sau casetă;

Figura 6. 30 Exemplu de creare a unui combo-box- paşii 5-6

7. Se selectează câmpul (câmpurile) ce conţine valorile pe care le dorim afişate în cadrul

controlului;

8. Se poate defini ordinea de sortare;

1

2

3

4

5

6

Figura 6. 31

Exemplu de creare a unui combo-box - paşii 7-8

9. Se pote realiza redimensionarea lăţimii coloanelor, dacă este cazul;

10. Se precizează dacă:

- se vor afişa valorile coloanei;

- sau se vor stoca într-un câmp al unui tabel şi se specifică acesta.

Figura 6. 32 Exemplu de creare a unui combo-box - paşii 9-10

11. Se va defini eticheta controlului şi se acţionează butonul Finish.

7

8

910

Figura 6. 33 Exemplu de creare a unui combo-box – pasul 11

Proprietăţile controlului Combo Box:

Column Widths – conţine dimensiunea fiecărei coloane din listă - (valorile sunt separate de

caracterul “;”)

List Width - conţine lăţimea totală a listei derulante.

Row Source Type- specifică tipul sursei de date pentru valorile din listă (tabel/interogare, valori

definite de utilizator, realizările unui câmp).

Row Source- conţine denumirea tabelului, a interogării (sunt admise şi fraze SQL Select) sau

valorile predefinte de utilizator (separate de caracterul “;”).

Bound Column – conţine numărul de ordine al coloanei care va actualiza câmpul ataşat

controlului (coloana respectivă poate fi ascunsă).

Pentru exemplu anterior proprietăţile sunt cele specificate în figura 6.34:

Figura 6. 34 Exemplu de setări asociate proprietăţilor unui Combo Box

11

6.6. Formulare cu subformulare

Subformularele sunt create în general pentru anumite tabele dependente (tabele care prezintă

un câmp comun), din cadrul unei relaţii de tip 1-n. Formularul principal are ca sursă tabelul

reprezentând partea „unu” a relaţiei, iar subformularul are ca sursă tabelul ce reprezintă partea

„mai mulţi” a relaţiei.

Crearea unui formular cu subformular permite actualizarea mai multor tabele prin intermediul

unei singure machete (ferestre). Definirea unui subformular presupune înglobarea (includerea)

unui formular în cadrul altui formular, primul devenind subformular, iar al doilea formular

principal.

Spre exemplu pentru o factură care poate conţine mai multe mărfuri, se poate crea un

formular cu subformular pentru a actualiza atât tabelul Factura cât şi tabelul MarfuriFacturate.

Formularul principal şi subformularul sunt legate astfel încât subformularul afişează doar

înregistrările care sunt în corespondenţă cu înregistrarea curentă din formularul principal, în

cazul exemplului nostru doar mărfurile facturate de pe o anumită factură.

Figura 6. 35 Exemplu de formular cu subformular

Există mai multe modalităţi de realizare a unui formular cu subformular, cea mai utilizată

fiind cea de proiectare a formularului principal ca un formular individual şi adăugarea ulterioră a

subformularului.

Realizarea formularului cu subformular impune parcurgerea următorilor paşi:

Formular principal

Subformular

1. Se deschide formularul principal în modul DESIGN VIEW.

2. În secţiunea DETAIL a acestuia se adaugă suformularul. Adăugarea poate să fie făcută prin

tehnica drag&drop (glisare cu mouse-ul) sau cu ajutorul unui control de tip subform/subreport.

3. Se realizează legătura dintre formular şi subformular în cadrul proprietăţilor suformularului în

categoria DATA proprietatea Link Master Fields şi Link Child Fields (în general cu numele

câmpului cheie primară respectiv cheie externă).

Figura 6. 36 Proiectarea formularului cu subformular

6.7. Proprietăţile obiectelor de tip formular

Proprietăţile unui formular pot fi definite de utilizator în momentul proiectării acestui obiect

(deschis în modul Design View) prin selectarea opţiunii PROPERTY SHEET, din meniul

DESIGN. In cadrul ferestrei Property Sheet, proprietăţile formularului sunt structurate în patru

categorii principale:

Format – conţine proprietăţi care vor stabili aspectul formularului: dimensiune, culoare,

imagine pe fundalul formularului etc.

Data – grupează proprietăţile ce acţionează asupra sursei de date determinând filtrarea

înregistrărilor, ordonarea acestora etc.

Event – conţine evenimentele formularului cărora utilizatorul le poate asocia un macro, o

procedură VBA generând anumite acţiuni (spre exemplu: afişarea unui mesaj sau emiterea unui

sunet).

Other – alte proprietăţi ce nu au putut fi încadrate în categoriile amintite (unele dintre ele

având un control asupra ferestrei de afişare a formularului).

1

2

3

Figura 6. 37 Stabilirea proprietăţilor unui formular

Categoria de proprietăţi Format

Categoria de proprietăţi Format conţine elemente de formatare. Printre acestea cele mai folosite

sunt:

Caption este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat pe bara de titlu a ferestrei;

Default View pentru care se poate selecta modul de vizualizare a formularului.

Modurile posibile sunt :

Single Form în care se afişează o singură înregistrare pe pagină;

Continuous Form în care se afişează mai multe înregistrări pe pagină;

Datasheet în care informaţiile din formular se afişează sub formă tabelară.

Record Selectors permite afişarea marcatorului specific fiecărei înregistrări.

Acesta este util în special în modul de afişare Continuous Form.

Picture permite specificarea fişierului afişat pe fundalul formularului;

Navigation Buttons permite afişarea barei de navigare a formularului (dacă

valoarea este YES);

Border Style – specifică tipul bordurii. Opţiunile acestei proprietăţi vor avea

diferite efecte asupra aspectului formularului:

None – formular fără bordură (formularul nu va putea fi redimensionat la

execuţie);

Thin – bordură subţire (formularul nu va putea fi redimensionat);

Sizable– bordura implicită (formularul poate fi redimensionat);

Dialog – bordura subţire (formularul nu poate fi redimensionat, iar bara de titlu va

conţine doar butonul Close).

Categoria de proprietăţi Data

Categoria de proprietăţi Data conţine elemente specifice sursei de date a formularului. Printre

acestea cele mai folosite sunt:

Record Source precizează un tabel, o interogare, ori o frază SQL care va fi sursa

de date a formularului;

1

2

Filter se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii-filtru pe care trebuie s-o

îndeplinească datele ce vor fi afişate în formular;

Filter on permite selectarea a două valori: Yes, ceea ce presupune activarea

criteriului specificat în Filter (se aplică datelor) şi No, care anulează acţiunea filtrului;

Order By, care precizează criterii de sortare, în ordinea gradului de generalitate,

cu virgulă între ele;

Figura 6. 38 Fereastra Property Sheet – Proprietăţi din categoria Data

Categoria de proprietăţi Event

Categoria de proprietăţi Event conţine proprietăţi de tip eveniment. În cadrul acestor

proprietăţi se vor specifica denumirile funcţiilor, procedurilor eveniment sau macro-urilor, ce

vor fi executate la declanşarea evenimentelor ataşate. Cele mai uzuale evenimente sunt:

On Current – evenimentul se declanşează în momentul trecerii de la o înregistrare la alta.

Before Update – apare înaintea salvării înregistrării curente în tabel. De obicei

evenimentul este folosit frecvent pentru validarea datelor curente.

On Delete – evenimentul apare înaintea ştergerii înregistrării curente şi poate fi folosit

pentru obţinerea unei confirmări din partea utilizatorului cu privire la această operaţie.

On Open – apare înaintea afişării pe ecran a formularului, la deschiderea acestuia.

On Close – evenimentul se declanşează în momentul închiderii formularului.

On Timer – eveniment care apare la o anumită perioadă de timp stabilită de utilizator

prin proprietatea Timer Interval.

Figura 6. 39 Fereastra Property Sheet – Proprietăţi din categoria Event

Categoria de proprietăţi Other

Categoria de proprietăţi Other conţine alte proprietăţi. Printre acestea cele mai folosite sunt:

Pop Up permite definirea formularului sub forma unei ferestre „pop up” ce va fi afişată

deasupra tuturor ferestrelor din ecran.

Modal permite deschiderea unui formular modal, care va trebui să fie închis ca să se

poată avea acces la celelate ferestre afişate pe ecran. Formularele modale nu permit accesarea

unei alte ferestre atât timp cât sunt deschise.

Cycle permite specificarea acţiunii ce va avea loc în momentul acţionării tastei TAB în

cadrul ultimului câmp din formular. Valorile posibile ale acestei proprietăţi sunt:

All records va face trecerea la următoarea înregistrare;

Current Record va rămâne în cadrul aceleaşi înregistrări, cursorul poziţionându-se pe

primul câmp al acesteia;

Current Page va poziţiona cursorul pe primul câmp al paginii.

Figura 6. 40 Fereastra Property Sheet – Proprietăţi din categoria Other

CAPITOLUL 7. OBIECTE DE TIP RAPORT

7.1. Definirea obiectelor de tip raport

Raportul (Report) – este un obiect al bazei de date ce permite vizualizarea pe ecran sau

tipărirea la imprimantă a conţinutului unei interogări a bazei de date după diverse criterii.

Obiectele de tip raport se creează în etapa de exploatare a bazelor de date. Informaţiile din

conţinutul rapoartelor sunt utile în procesul de fundamentare a deciziilor de către diferite

categorii de utilizatori. Crearea rapoartelor se poate realiza în 2 moduri:

cu asistenţă

fără asistenţă

În Microsoft Access 2007 se

pot creea obiecte de tip raport

prin mai multe metode,

variantele fiind afişate în

secţiunea REPORTS.

Figura 7. 1 Variante de creare a rapoartelor

Variantele de creare a rapoartelor au anumite particularităţi, după cum urmează:

Report – se creează automat un raport

tip coloană pe baza tabelului

sau interogării selectate de utilizator.

Labels – se creează automat un raport

de tip etichetă.

Blank Report – se creează automat

un raport vid, care este configurat apoi

de către utilizator.

Report Wizard – raportul este creat

prin intermediul unui program utilitar

de asistenţă.

Report Design – crearea raportului

revine în totalitate în sarcina

utilizatorului.

7.2. Crearea obiectelor de tip raport

Paşii necesari pentru crearea unui raport, prin selectarea unei variante dintre cele specificate

anterior, sunt:

1. Selectarea opţiunii CREATE din meniul principal.

2. Alegerea uneia din variantele de realizare: Report, Labels, Blank Report, Report Wizard,

Report Design.

3. Salvarea obiectului nou creat (cu ajutorul opţiunii SAVE).

12

Figura 7. 2 Crearea unui obiect de tip raport

Salvarea obiectelor de tip raport se realizează asemănător cu salvarea celorlalte obiecte ale

bazei de date, astfel (figura7.3):

Se apasă butonul SAVE ( ) şi se introduce numele obiectului de tip raport.

Se alege opţiunea SAVE din cadrul meniului butonului OFFICE şi se introduce numele

obiectului de tip raport

Se închide fereastra de editare a obiectului de tip raport, iar utilizatorul va fi întrebat dacă

doreşte salvarea obiectului creat şi va putea specifica numele acestuia.

1

2

Figura 7. 3 Salvarea obiectelor de tip raport

Modificarea unui obiect de tip raport se realizează deschizând obiectul de tip raport în

modul de vizualizare DESIGN. Modificarea presupune ştergerea, inserarea sau schimbarea

sursei de date a raportului sau a controalelor conţinute în cadrul acestuia.

Indiferent de modul de creare a unui raport, acesta poate conţine (figura 7.4):

Secţiunile antet şi subsol de raport (Report Header/Footer) afişate o singură dată, la

începutul respectiv sfârşitul raportului.

Secţiunile antet şi subsol de pagina (Page Header/Footet), afişate la începutul şi

respectiv sfârşitul fiecărei pagini din raport.

Secţiunile antet şi subsol de grupare (Group Header/Footer), ce permit afişarea la

fiecare început şi respectiv sfârşit de grupare a înregistrărilor. Se folosesc în general

pentru afişarea numelui grupării şi a eventualelor agregări ale datelor (însumare a

valorilor, medie a valorilor, număr de înregistrări, etc.).

Secţiunea de detaliu (Detail) se afişează pentru fiecare înregistrare.

Subrapoartele, care sunt de fapt alte obiecte de tip raport, conţinute în cadrul raportului

principal.

Controalele folosite pentru afişarea informaţiilor în cadrul secţiunilor.

Antet de raport

Subsol de raport

Antet de pagina

Subsol de pagina

Detalii

Figura 7. 4 Structura unui obiect de tip raport

7.3. Crearea rapoartelor în modul REPORT WIZARD

Paşii de parcurs pentru realizarea unui raport în modul „REPORT WIZARD”:

1. Se selectează opţiunea CREATE din meniul principal.

2. Se acţionează butonul REPORT WIZARD din fereastra REPORTS, ceea ce conduce la

afişarea ferestrei REPORT WIZARD.

Figura 7. 5 Crearea unui obiect de tip raport în modul „REPORT WIZARD”

3. În caseta „Tables/Queries” se va selecta tabelul sau interogarea ce va sta la baza proiectării

raportului (sursa de date a raportului).

3

Figura 7. 6 Alegerea sursei raportului creat în modul „REPORT WIZARD”

4. În fereastra Available Fields apar afişate câmpurile de date din structura tabelului sau

interogării selectate, de unde cu ajutorul butoanelor „>” sau „>>” se vor transfera în fereastra

Selected Fields câmpurile pe care le dorim afişate în raport, apoi se acţionează butonul NEXT,

aşa cum apare mai jos:

1

2

Figura 7. 7 Selectarea câmpurilor care se vor afişa în cadrul raportului

creat în modul „REPORT WIZARD”

5. Dacă este necesar, se va specifica gruparea înregistrărilor după anumite câmpuri de date. În

exemplul dat se realizează gruparea furnizorilor în funcţie de „localitate”. Se pot specifica

maxim 10 câmpuri de date drept criterii de grupare urmate apoi de acţionarea NEXT.

Gruparea datelor înseamnă căutarea tuturor înregistrărilor (rândurilor) din sursa de date care

conţin aceeaşi valoare pentru câmpul stabilit drept criteriu de grupare şi afişarea lor, consecutiv,

în raport.

5

Figura 7. 8 Selectarea câmpurilor de grupare pentru un raport creat

în modul „REPORT WIZARD”

6. Dacă este necesar, se va stabili ordinea înregistrărilor în fiecare grup, sortând până la maxim 4

câmpuri simultan, după care se va precizeaza dacă ordinea este crescătoare sau descrescătoare la

sfârşit acţionându-se butonul NEXT.

4

6

Figura 7. 9 Specificarea ordinii înregistrărilor în fiecare grup

7. Se selectează tipul de machetă a raportului (Layout) şi orientarea (Orientation) verticală (

) ori orizontală ( ) a structurii raportului pe coala de imprimare urmată de

acţionarea butonului NEXT.

7

Figura 7. 10 Selectarea tipul de machetă al raportului şi a orientării acestuia

8. Se alege stilul raportului (Access 2003, Access 2007, Office, Windows Vista, Civic,etc.)

urmată de acţionarea butonului NEXT.

8

Figura 7. 11 Alegerea stilului raportului

9. Se atribuie un nume raportului, se precizează dacă se previzualizează sau se modifică raportul

în modul Design, după care se acţionează butonul FINISH.

9

Figura 7. 12 Atribuirea numelui raportului

Raportul obţinut prin intermediul parcurgerii paşilor specificaţi anterior este prezentat în figura

7.13.

Figura 7. 13 Vizualizarea raportului creat în modul „Report Wizard”

Un raport creat în modul Wizard poate fi modificat oricând în modul de lucru Design prin

intermediul unor controale. Acestea pot fi de trei tipuri:asociate, neasociate sau calculate.

Controlul asociat (Bound Control) se referă câmpurile de date dintr-un tabel sau interogare.

Controlul neasociat (Unbound Control) se referă la etichetele sau la casetele text introduse de

utilizator.

Controlul calculat (Calculated Control) cuprinde toate calculele din raport cum sunt:

subtotaluri, totaluri generale, procente, medii aritmetice, etc.

Fiecare tip de control are caracteristici specifice, pe care le putem modifica utilizând opţiunea

PROPERTIES.

7.4. Crearea rapoartelor în modul DESIGN VIEW

Paşi de parcurs:

1. Se selectează opţiunea CREATE din meniul principal.

2. Se acţionează butonul REPORT DESIGN.

1

2

Figura 7. 14 Crearea rapoartelor în modul DESIGN VIEW

3. Apare pe ecran fereastra REPORT, unde este generat un raport vid (fără conţinut), în cadrul

căruia utilizatorul îşi poate defini propriile secţiuni şi controale.

4. Se va adăuga sursa de date pentru raport. În cadrul meniului DESIGN se alege opţiunea ADD

EXISTING FIELDS, apoi se selectează opţiunea SHOW ALL TABLES, ce permite

vizualizarea tuturor tabelelor şi interogărilor (Queries) din baza de date precum şi a câmpurilor

acestora, care vor fi preluate în interiorul raportului (de obicei în secţiunea Detail, figura 7.15). O

altă modalitate pentru alegerea sursei de date o reprezintă crearea acesteia sau alegerea sa în

cadrul proprietăţilor raportului (PROPERTY SHEET) la proprietatea RECORD SOURCE

(figura 7.16).

3

4

Figura 7. 15 Adăugarea sursei de date şi a câmpurilor în cadrul unui

raport realizat în modul „DESIGN VIEW”

3

4

Figura 7. 16 Adăugarea sursei de date pentru un raport realizat în

modul „DESIGN VIEW” folosind opţiunea „Record Source”

5. Se deschide meniul ARRANGE.

6. Se selectează opţiunile REPORT HEADER/FOOTER sau PAGE HEADER/FOOTER din

grupul de butoane SHOW/HIDE. Acest mod de lucru împarte raportul în secţiuni, prin

intermediul cărora se controlează elementele care apar în raport şi modul de formatare al

acestora.

5

6

Figura 7. 17 Opţiunile ce permit afişarea sau ascunderea secţiunilor

din cadrul obiectelor de tip raport

7. Se salvează raportul.

8. Se lansează în execuţie (prin deschidere în modul Print Preview).

7

8

Figura 7. 18 Salvarea şi vizualizarea în modul Print Preview a rapoartelor

7.5. Vizualizarea obiectelor de tip raport

Vizualizarea unui obiect de tip raport se poate realiza în mai multe moduri:

a. Report View

b. Print Preview

c. Layout View

d. Design View

a. Report View

Vizualizarea unui raport în modul Report View afişează raportul cu elementele componente,

fără a fi afişate şi marginile acestuia. Nu sunt permise modificări asupra conţinutului raportului şi

nici redimensionări ale controalelor.

Figura 7. 19 Obiect de tip raport vizualizat în modul „Report View”

Pentru a vizualiza un obiect de tip raport, deja deschis, în modul Report View se procedează

astfel:

În panoul de navigare (Navigation Pane) se selectează obiectul de tip raport, se execută

clic dreapta pe acesta şi se alege opţiunea OPEN.

Figura 7. 20 Deschiderea obiectului de tip raport în modul „Design View”

Dacă raportul a fost deja deschis se procedează astfel:

1. Se deschide meniul DESIGN.

2. Se selectează meniul VIEW.

3. Se selectează opţiunea REPORT VIEW.

Figura 7. 21 Vizualizarea unui raport in modul „REPORT VIEW”

b. Print Preview

Print Preview este modul în care se vizualizează raportul, aşa cum va arăta când va fi tipărit.

Nu sunt permise modificări asupra conţinutului raportului şi nici redimensionări ale controalelor.

Figura 7. 22 Raport vizualizat în modul „Print Preview”

Vizualizarea un raport în modul Print Preview se poate face astfel:

Dacă raportul a fost creat cu utilitarul Report Wizard, acesta va fi implicit afişat în modul

Print Preview.


clic dreapta şi se alege opţiunea Print Preview.

12

3

Figura 7. 23 Deschiderea obiectului de tip raport în modul „Print Preview”

Dacă raportul a fost deja deschis:



3. Se selectează opţiunea PRINT PREVIEW.

Figura 7. 24 Vizualizarea unui raport în modul „Print Preview”

Modul de vizualizare Print Preview permite vizualizarea meniului contextual Print Preview

afişat în figura 7.18.

c. Layout View

Vizualizare unui raport în modul Layout View afişează conţinutul raportului, marcându-se cu

ajutorul a trei linii punctate marginile paginilor (marginea de sus şi cele laterale). Această

vizualizare este utilă pentru că permite redimensionarea controalelor, putându-se realiza

încadrarea lor în pagină.

12

3

Deşi nu este echivalentul modului de vizualizare Design View (mod în care se pot face

modificări asupra structurii şi conţinutului raportului), modul de vizualizare Layout View

permite editarea formatului raportului.

În acest mod de vizualizare se pot realiza modificări doar asupra dimensiunilor controalelor,

se pot realiza formatări asupra controalelor, se poate edita (prin dublu clic) conţinutul

controalelor de tip etichetă (label) şi se pot adăuga câmpuri noi în cadrul raportului (cu ajutorul

opţiunii ADD EXISTING FIELDS a meniului FORMAT).

Figura 7. 25 Raport vizualizat în modul Layout View

Vizualizarea unui obiect de tip raport în modul Layout View se realizează astfel:


clic dreapta şi se alege opţiunea Layout View.

Pagina 1 Pagina 2

Margini de

pagina

Figura 7. 26 Deschiderea obiectului de tip raport în modul „Layout View”

Dacă raportul este deschis deja:



3. Se selectează opţiunea LAYOUT VIEW.

raport în Figura 7. 27

Vizualizarea în modul „Print Preview”

Obiectele de tip raport vizualizate în modul Layout View au disponibile meniurile contextuale

Format, Arrange şi Page Setup (figura 7.17).

d. Design View

Modul de vizualizare Design View permite editarea şi formatarea conţinutului raportului. În

acest mod se poate executa adăugarea, poziţionarea, formatarea, configurarea, manipularea

controalelelor necesare; precum şi afişarea sau ascunderea şi configurarea secţiunilor raportului.

12

3

Figura 7. 28 Raport vizualizat în modul „Design View”

Vizualizarea unui obiect de tip raport în modul Design View se realizează în felul următor:

În panoul de navigare (Navigation Pane) se selectează obiectul de tip raport se execută

clic dreapta şi se alege opţiunea Design View.

Figura 7. 29 Deschiderea obiectului de tip raport în modul „Design View”

Dacă raportul este deja deschis, se parcurg următorii paşi:


2. Se selectează opţiunea VIEW.

3. Se selectează opţiunea DESIGN VIEW.

12

3

Figura 7. 30 Vizualizarea unui raport în modul „Design View”

Pentru obiectele de tip raport vizualizate în modul Design View sunt disponibile meniurile

contextuale Design, Arrange şi Page Setup (figura 7.18).

7.6. Meniuri contextuale ale obiectelor de tip raport

Access 2007 introduce barele de instrumente contextuale (ribbon) care afişează opţiuni

diferite, în funcţie de obiectul deschis şi de modul de vizualizare al acestuia. Pentru obiectele de

tip raport vizualizate în modul Design View sunt disponibile meniurile contextuale Design,

Arrange şi Page Setup. Obiectele de tip raport vizualizate în modul Layout View au disponibile

meniurile contextuale Format, Arrange şi Page Setup. Modul de vizualizare Print Preview

permite vizualizarea unui singur meniu denumit Print Preview.

a. Meniul Design

Figura 7. 31 Meniul contextual Design, pentru obiecte de tip raport

În cadrul meniului Design (figura 7.18) se găsesc opţiuni referitoare la:

1. Modul de vizualizare a rapoartelor (opţiunea View).

2. Formatarea informaţiilor afişate (grupul de opţiuni Font).

3. Gruparea, sortarea şi agregarea informaţiilor afişate (grupul de opţiuni Grouping &

Total).

4. Adăugarea diferitelor controale (grupul de opţiuni Controls).

5. Vizualizarea proprietăţilor raportului, a secţiunilor acestuia sau a controalelor aferente

(Property Sheet).

6. Adăugarea sursei de date şi a câmpurilor (Add Existing Fields).

b. Meniul Arrange

Figura 7. 32 Meniul contextual Arrange pentru obiectelor de tip raport

În cadrul meniului Arrange (figura 7.32) se găsesc opţiuni referitoare la:

1. Formatarea automata a raportului (AutoFormat).

2. Modul de afişare a informaţiilor (grupul de opţiuni Control Layout).

3. Alinierea controalelor (grupul de opţiuni Control Alignment).

4. Poziţionarea relativă a controalelor (grupul de opţiuni Position).

5. Dimensionarea controalelor (grupul de opţiuni Size).

6. Afişarea sau ascunderea anumitor secţiuni sau elemente ale raportului (Show/Hide) (

). Astfel, pentru afişarea liniilor, se va selecta opţiunea Grid ( ).

Selectarea opţiunii Report Header/Footer ( ) are ca rezultat

afişarea secţiunilor „antet de raport” (Report Header) şi „subsol de raport” (Report

Footer). Opţiunea Ruler ( ) permite afişarea, respectiv ascunderea marginii gradate

aferente raportului. Afişarea sau ascunderea secţiunilor antet şi subsol de pagină (Page

Header/Footer) se realizează prin selectarea, respectiv deselectarea opţiunii Page

Header/Footer ( ).

c. Meniul Page Setup

Meniul Page Setup (figura 7.20) conţine opţiuni ce permit formatarea documentului:

1. Modificarea dimensiunii paginii (Size) .

2. Orientarea paginii (Portrait sau Landscape) .

3. Modificarea dimensiunilor pentru marginile paginilor (Margins) .

4. Afişarea sau neafişarea marginilor paginilor (Show Margins) .

5. Tipărirea datelor, fără să fie tipărite informaţiile din cadrul controalelor de tip etichetă

(label) .

6. Specificarea numărului de coloane în care vor fi afişate informaţiile .

7. Stabilirea formatării documentului ce se va tipări .

Figura 7. 33 Meniul contextual „Page Setup” pentru obiectelor de tip raport

d. Meniul Print Preview

Meniul contextual Print Preview (figura 7.21) disponibil pentru obiecte de tip raport deschise

spre vizualizare în modul Print Preview conţine:

1. Opţiuni pentru tipărirea raportului .

2. Opţiuni pentru formatarea documentului .

3. Opţiuni pentru schimbarea dimensiunilor documentului vizualizat .

4. Opţiuni pentru dimensionarea raportului, astfel încât să se vizualizeze mai multe pagini în

cadrul aceleiaşi ferestre

5. Exportul către alte surse de date .

6. Închiderea modului de vizualizare Print Preview .

Figura 7. 34 Meniul contextual „Print Preview” pentru obiecte de tip raport

e. Meniul Format

Meniul contextual Format (Error! Reference source not found.) este disponibil pentru

obiecte de tip raport deschise spre vizualizare în modul Layout View şi conţine:

1. Opţiuni pentru modul de vizualizare al raportului .

2. Opţiuni de formatare a modului de afişare a controalelor (tipul fontului, culoare, fundal,

aliniere, etc.) .

3. Opţiuni pentru formatarea tipurilor de date aferente controalelor .

4. Opţiuni pentru gruparea şi agregarea datelor .

5. Opţiuni pentru afişarea/ascunderea chenarelor .

6. Adăugarea unor categorii de controale

7. Formatarea automată a raportului, pe baza unor şabloane .

Figura 7. 35 Meniul contextual „Format” pentru obiecte de tip raport

7.7. Proprietăţi ale obiectelor de tip raport

Setarea proprietăţilor se efectuează astfel:

1. Se deschide un raport în modul REPORT DESIGN.

2. Se alege opţiunea DESIGN.

3. Se alege opţiunea PROPERTY SHEET.

4. Se alege categoria proprietăţilor de modificat (Format, Data, Event, Other, All).

5. Se selectează proprietăţile de modificat şi se introduc valorile acestora.

Figura 7. 36 Fereastra cu proprietăţi ale raportului „Chitanţe”

Categoria de proprietăţi Format

Categoria de proprietăţi Format conţine elemente de formatare. Dintre acestea, cele mai

folosite sunt:

Caption - este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat pe bara de titlu a ferestrei;

Default View pentru care se poate selecta vizualizarea raportului într-unul din modurile

Print Preview sau Report View;

Page Header şi Page Footer sunt utilizate pentru specificarea paginilor pe care se vor afişa

antetul, respectiv subsolul de pagină (variante: toate paginile; toate, mai puţin prima; toate,

mai puţin ultima; toate, mai puţin prima şi ultima);

Picture permite specificarea fişierului de imagine afişat pe fundalul raportului;

Picture Pages precizează paginile pe care se va afişa fundalul ales.

Figura 7. 37 Proprietăţile din categoria Format pentru raportul „Chitanţe”

Categoria de proprietăţi Data

Categoria de proprietăţi Data conţine elemente specifice sursei de date a raportului. Dintre

acestea cele mai folosite sunt:

Record Source - precizează un tabel, o interogare, ori o frază SQL, care va fi sursa de date a

raportului;

Filter - se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii-filtru pe care trebuie să o îndeplinească

datele ce vor fi afişate în raport;

Filter on - permite selectarea uneia dintre cele două valori: Yes, ceea ce presupune activarea

criteriului specificat în Filter (se aplică datelor) sau No, care anulează acţiunea filtrului;

Order By - care precizează criteriile de sortare, în ordinea gradului de generalitate, separate

prin virgulă;

Order By On - poate cuprinde valorile Yes sau No, activând sau dezactivând proprietatea

Order By.

Figura 7. 38 Proprietăţile din categoria DATA pentru raportul „Chitanţe”

Categoria de proprietăţi Event

Categoria de proprietăţi Event conţine proprietăţi de tip eveniment. Printre acestea cele mai

folosite sunt:

On Open - serveşte, în principal, la definirea de filtre;

On Close - poate realiza ştergerea fişierelor temporare create în timpul execuţiei

raportului. În general, acestora le sunt ataşate funcţii sau proceduri.

Figura 7. 39 Proprietăţile din categoria EVENT pentru raportul „Chitanţe”

Categoriile de proprietăţi Other şi ALL

Categoria de proprietăţi Other conţine o serie de proprietăţi, dintre care cele mai folosite sunt:

Record Loks - asigură blocarea informaţiilor dintr-un raport, în timpul afişării acestuia;

Date Grouping - permite utilizarea tipului implicit de dată sau a unui tip diferit, setat de

utilizator;

Fast Laser Printing - cu valoarea Yes, realizează o tipărire rapidă a unui raport, etc.

Figura 7. 40 Proprietăţile din categoria OTHER pentru raportul „Chitanţe”

Categoria de proprietăţi ALL conţine toate categoriile de proprietăţi enumerate anterior.

7.8. Secţiuni ale obiectelor de tip raport

În structura unui raport se întâlnesc secţiunile prezentate în tabelul următor:

SECŢIUNEA SEMNIFICAŢIA DESCRIERE

Report Header Antet de raport Se utilizează pentru a stabili titlul

raportului, numele firmei, adresa, etc.

Apare pe prima pagină a raportului.

Page Header Antet de pagină Conţine un text care apare în partea de sus

a fiecărei pagini, cum ar fi: denumirea

coloanelor, data, numărul paginii, etc.

Group Header Antet de grup Se utilizează pentru a tipări un text care

apare înaintea fiecărui grup de înregistrări,

de exemplu „numele unui client“,

„numărul unei facturi”, etc.

Detail Secţiunea de

detaliu

Este partea principală a raportului unde

sunt imprimate valorile câmpurilor de

date din tabelele sau interogările

consultate.

Group Footer Subsol de grup Conţine un text care apare la sfârşitul

fiecărui grup de înregistrări, de exemplu:

subtotal pe factură, subtotal pe client, etc.

Page Footer Subsol de pagină Conţine un text care apare la sfârşitul

fiecărei pagini.

SECŢIUNEA SEMNIFICAŢIA DESCRIERE

Report Footer Subsol de raport Conţine un text care apare la sfârşitul

fiecărui raport, cum ar fi “Total general pe

clienţi“, sau alte informaţii rezumative.

Antetul/Subsolul raportului (Report Header/Footer) se activează selectând butonul Report

Header/Footer . În mod asemănător şi pentru Antetul/Subsolul paginii

(Page Header/Footer) se activează prin selecţia butonului Page Header/Footer

.

Fiecare secţiune are o casetă afişată

în partea stângă a titlului, pe care o

putem selecta executând clic pe ea.

Secţiunile de antet şi subsol sunt

pereche. Dacă este selectată o

secţiune, orice modificări efectuate

apar numai în cadrul ei.

Figura 7. 41 Selectarea secţiunii Detail a

unui obiect de tip raport

Proprietăţi ale secţiunilor rapoartelor

Proprietăţile secţiunilor rapoartelor servesc la:

Atribuirea unui nume fiecărei secţiuni (Name).

Efectuarea saltului la pagină nouă (Force New Page).

Ascunderea/afişarea anumitor date (Visible – Yes/No).

Pregătirea secţiunilor pentru afişare (On Format sau On Print).

Reformatarea secţiunilor (On Retreat).

Modificarea dimensiunilor obiectelor de tip raport

La fel ca şi formularele, obiectul de tip raport are o anumită dimensiune, care este o

combinaţie între lungimea şi înălţimea sa. Fiecare secţiune a sa precum şi fiecare control au

anumite dimensiuni (înălţime şi lăţime).

Modificarea înălţimii unui secţiuni se realizează astfel:

Se poziţionează mouse-ul la frontiera dintre secţiunea de modificat şi cea următoare şi se

trage în sus sau în jos aşa cum rezultă din figura 7.42.

Figura 7. 42 Modificarea înălţimii secţiunilor unui obiect de tip raport

prin tragere cu mouse-ul

Se accesează fereastra de proprietăţi (Property Sheet) a secţiunii şi se modifică valoarea

proprietăţii înălţime (Height)

Figura 7. 43 Modificarea înălţimii secţiunii Detail a unui obiect

de tip raport cu ajutorul proprietăţilor

Modificarea lăţimii unui secţiuni se realizează astfel:

Se poziţionează mouse-ul la frontiera stângă a secţiunii şi se trage în sus spre dreapta sau

stânga ca în figura 7.43.

Figura 7. 44 Modificarea lungimii secţiunilor unui obiect de tip raport

prin tragere cu mouse-ul

Se accesează fereastra de proprietăţi (Property Sheet) a raportului şi se modifică

valoarea proprietăţii lăţime (Width)

Figura 7. 45 Modificarea lăţimii unui obiect de tip raport cu ajutorul proprietăţilor

7.9. Afişarea informaţiilor unui obiect de tip raport pe mai multe coloane

Pentru a afişa informaţiile din cadrul unui raport sub forma mai multor coloane, raportul

trebuie să fie deschis în modul de vizualizare Design (Design View). Paşii necesari afişării

informaţiilor pe mai multe coloane sunt:

1. Se deschide meniul PAGE SETUP;

2. Se alege opţiunea COLUMNS;

3. În cadrul ferestrei PAGE SETUP se stabileşte numărul de coloane (Number of

Columns);

4. Se alege direcţia de afişare a informaţiilor în cadrul coloanelor şi se apasă butonul OK,

închizându-se astfel fereastra Page Setup;

1

2

3

4

Figura 7. 46 Afişarea informaţiilor dintr-un raport pe mai multe coloane

5. Se deschide meniul DESIGN;

6. Din cadrul opţiunii View se alege PRINT PREVIEW şi se vizualizează raportul ce

afişează informaţiile structurate pe mai multe coloane.

Figura 7. 47

Afişarea informaţiilor dintr-un raport pe mai multe coloane

7.10. Subrapoarte

Dacă se doreşte completarea informaţiilor dintr-un obiect de tip raport cu alte informaţii,

conţinute de diferite alte rapoarte, se poate genera un RAPORT PRINCIPAL în care se integrează

unul sau mai multe SUBRAPOARTE. Acestea se pot insera atât în secţiunea de detaliu, cât şi în

celelalte secţiuni (inclusiv în cele de grup). Un raport poate include până la şapte niveluri de

subrapoarte, adică un raport principal poate conţine un subraport care poate conţine la rândul său

un alt subraport până la nivelul şapte.

În figura 7.48 este prezentat un raport cu subraport, ce afişează situaţia furnizorilor şi a facturilor

acestora. Structura raportului este următoarea:

1. În raportul principal este afişat fiecare furnizor împreună cu informaţiile asociate.

5

6

2. În subraport, apar informaţii referitoare la facturile întocmite pentru fiecare furnizor

respectiv.

1

2

Figura 7. 48 Raport cu subraport ce prezintă situaţia furnizorilor şi

facturilor acestora

Rapoartele principale pot să fie legate la o sursă de date (bound), sursă care poate să fie un

tabel sau o interogare (query), sau pot să fie nelegate (unbound), în cazul în care nu au o sursă

de date specificată.

Un raport nelegat la o sursă de date afişează informaţiile proprii, dar poate folosi ca bază

pentru unul sau mai mute subrapoarte.

Crearea unui subraport în cadrul unui raport

Raportul principal se va crea urmând paşii descrişi în subcapitolul 7.5. Obiectul de tip

subraport se va putea crea pe baza unui obiect de tip tabel sau interogare (query) sau va putea să

fie adăugat dacă a fost deja creat.

Paşii de parcurs pentru realizarea unui subraport în cadrul unui raport sunt:

1. Deschiderea în modul DESIGN VIEW a raportului principal în care se doreşte să se adauge

subraportul.

2. Selectarea opţiunii DESIGN din meniul REPORT DESIGN TOOLS.

3. Activarea opţiunii CONTROL WIZARDS din grupul CONTROLS.

4. Selectarea pictogramei aferentă controlului de tip SUBFORM/SUBREPORT din grupul

CONTROLS.

1

2

34

5

Figura 7. 49 Realizarea unui obiect de tip subraport cu ajutorul

utilitarului Subreport Wizard

5. Amplasarea subraportului în cadrul secţiunii DETAIL a raportului principal prin trasarea unui

dreptunghi cu mouse-ul în locul unde dorim să amplasăm subraportul.

6. Consecinţa este apariţia pe ecran a ferestrei SUBREPORT WIZARD.

7. Se poate alege opţiunea „Use an existing report or form” pentru a se realiza subraportul pe

baza unui raport/formular existent deja în baza de date, sau se poate alege opţiunea „Use existing

Tables and Queries” în cazul în care se doreşte realizarea subraportului pe baza unui obiect de

tip tabel sau cerere (Query).

8. Selectarea subraportului (care a fost creat în prealabil) şi activarea butonului NEXT.

7

8

Figura 7. 50 Posibilităţi de creare a unui obiect de tip subraport, în cadrul

utilitarului SubReport Wizard

9. Specificarea câmpurilor de legătură dintre raport şi subraport. Se poate alege opţiunea

„Choose from a list”, alegând astfel legătura propusă de Access, sau se poate alege opţiunea

„Define my own”, atunci când se doreşte definirea legăturii de către utilizator. Legătura dintre

raport şi subraport poate să fie realizată pe baza unui singur câmp sau a mai multor câmpuri.

9

Figura 7. 51 Pasul 9

10. Atribuirea unui nume pentru noul raport şi apoi salvarea acestuia prin activarea butonului

SAVE.

10

Figura 7. 52 Atribuirea unui nume obiectului de tip subraport

Obiectele de tip subraport posedă proprietăţile comune tuturor obiectelor de tip raport, dar au

şi anumite proprietăţi specifice. Aceste proprietăţi se regăsesc în cadrul ferestrei PROPERTY

SHEET, aferente obiectului de tip subraport. Cele mai importante sunt cele din categoria DATA

şi fac referire la:

Sursa de date a obiectului (Source Object). Se poate selecta ca sursă pentru subraport

orice obiect de tip raport, tabel sau interogare (query) existent în cadrul bazei de date.

Câmpurile de legătură din cadrul raportului principal (Link Master Fields).

Câmpurile de legătură din cadrul subraportului (Link Child Fields).

Figura 7. 53 Proprietăţile specifice obiectelor de tip subraport

În cazul în care operaţiunea de creare a unui subraport se desfăşoară fără utilitarul SubReport

Wizard, utilizatorul trebuie să specifice în cadrul ferestrei de proprietăţi a obiectului de tip

subraport (PROPERTY SHEET), valorile proprietăţilor: Link Child Fields şi Link Master Fields

care primesc numele câmpurilor de legătură dintre raportul principal şi subraport, precum şi

valoarea proprietăţii Source Object, unde se va preciza obiectul sursă.

În exemplul prezentat în figura 7.53, în cadrul raportului principal Furnizori a fost inserat

subraportul FACTURI (câmpul de legătură fiind Codfz). Rezultatul execuţiei raportului este

prezentat în figura 7.48.

Adăugarea unui subraport în cadrul unui raport existent

Pentru adăugarea unui raport în cadrul altui raport, ambele obiecte de tip raport se vor crea

independent, urmând ca ulterior să se realizeze adăugarea subraportului în cadrul raportului

principal.

Se vor parcurge următorii paşi:

1. Deschiderea în modul DESIGN VIEW a raportului principal în care se doreşte adăugarea

subraportului.

2. Din fereastra NAVIGATION PANE se selectează şi apoi se adaugă prin tragere (Drag and

Drop) raportul ce se doreşte să devină subraport.

3. Se stabilesc câmpurile de legătură dintre raport şi subraport prin intermediul proprietăţilor

Link Child Fields şi Link Master Fields.

2

3

1

Figura 7. 54 Realizarea unui obiect de tip subraport cu ajutorul

utilitarului Subreport Wizard

7.11. Efectuarea de calcule

Realizarea unui control cu valori calculate în cadrul unui obiect de tip raport presupune

folosirea unei expresii aritmetice sau logice ca sursă pentru respectivul control. O expresie este o

combinaţie de funcţii (definite de utilizator sau predefinite), operatori, identificatori şi constante.

Un exemplu de expresie de calcul este următorul: =SUM(SumaPL), unde semnul egal (=) este

operator, SUM() este o funcţie de agregare a datelor, iar SumaPL este un identificator ce referă

controlul cu acelaşi nume. Această expresie poate fi utilizată într-o casetă text (Text Box)

din secţiunea „subsol de raport” sau „subsol de grupare” dintr-un raport pentru a afişa valoarea

totală a chitanţelor.

Pentru a se putea adăuga controale în cadrul unui obiect de tip raport, acesta trebuie să fie

deschis în modul DESIGN VIEW.

Figura 7. 55 Deschiderea obiectului de tip raport în modul Design View

Paşii pentru adăugarea unui control de tip casetă text (Text Box) pentru efectuarea de calcule

sunt următorii:

1. Pe formularul deschis în modul Design View se adaugă un control de tip „caseta text” în locul

dorit. Controalele se găsesc în cadrul meniului DESIGN în categoria CONTROLS.

2. Se deschide fereastra de proprietăţi (PROPERTY SHEET) de pe bara de instrumente Report

Design, în categoria TOOLS, sau din meniul contextual apărut la execuţia unui clic dreapta pe

controlul casetă text (Text Box).

3. Se alege din categoria de proprietăţi DATA proprietatea CONTROL SOURCE şi se apasă

butonul .

2

1

3

Figura 7. 56

Adăugarea în cadrul unui raport a unui control de

tip casetă text (Text Box)

4. În cadrul ferestrei EXPRESSION BUILDER se construieşte formula de calcul cu operanzi,

funcţii şi operatori.

5. Se salvează apăsând butonul OK, apoi se închide fereastra apăsând butonul CLOSE.

4 5

Figura 7. 57 Specificarea unei formule de calcul cu utilitarul Expresion Builder

În exemplul următor se afişează suma totală a chitanţelor din raportul „Sume plătite cu chitanţe”.

Figura 7. 58 Raportul „Sume platite cu chitanţe” afişat în modul Design View

Vizualizarea raportului în modul Print Preview a raportului afişează lista chitanţelor şi totalul

acestora, aşa cum rezultă din figura 7.59.

Figura 7. 59 Raportul „Sume platite cu chitanţe” afişat în modul Print Preview

7.12. Crearea unui grup sau a unei sortări într-un raport

Gruparea este procesul de combinare a coloanelor care conţin valori duplicat, făcând raportul

mai uşor de citit şi de înţeles.

Sortarea este procesul de ordonare a rândurile (înregistrărilor) afişate în cadrul obiectului de

tip raport. Acestea de pot sorta în funcţie de unul sau mai multe câmpuri, în ordine crescătoare

sau descrescătoare a valorilor fiecărui câmp.

Realizarea de grupări se poate face doar când raportul este deschis în unul din modurile de

vizualizare Design View sau Layout View.

În funcţie de modul în care este deschis raportul, instrumentele necesare realizării grupării se

regăsesc fie în meniul DESIGN (modul de vizualizare Design View), fie în meniul FORMAT

(modul de vizualizare Layout View).

Realizarea unei grupări în cadrul obiectelor de tip raport se poate realiza în două moduri:

În faza de creare a unui raport, când utilizăm utilitarul Report Wizard;

După crearea raportului, când se adaugă câmpurile de grupare.

Pentru exemplificarea grupării informaţiilor în cadrul rapoartelor plecăm de la raportul „Situaţia

valorică a facturilor pe oraşe şi ani”, care are drept sursă interogarea (query) următoare:

Figura 7. 60 Interogarea sursă a raportului

„Situaţia valorică a facturilor pe oraşe şi ani”

Pe baza acestei interogări, raportul se poate crea prin orice metodă, adăugându-se şi câmpul

calculat „valoare totală”. Se doreşte gruparea informaţiilor pe ani, precum şi afişarea valorilor

totale pe fiecare an.

Figura 7. 61 Raportului „Situaţia valorică a facturilor pe oraşe şi ani”

deschis în modul Report View

Paşii pentru adăugarea unei grupări în cadrul unui obiect de tip raport sunt următorii:

1. Afişarea raportului creat anterior, în modul LAYOUT VIEW.

Figura 7. 62 Deschiderea obiectului de tip raport în modul Layout View

2. Selectarea meniului FORMAT din Report Layout Tools.

3. Selectarea opţiunii GROUP & SORT care va afişa secţiunea de grupare, sortare şi totalizare

(Group, Sort and Total) în partea de jos a raportului.

4. Selectarea uneia din opţiunile ADD A GROUP (pentru a realiza gruparea înregistrărilor) sau

ADD A SORT (pentru a realiza sortarea înregistrărilor).

32

4

Figura 7. 63 Afişarea secţiunii Group, Sort and Total în cadrul

unui obiect de tip raport

5. Alegerea opţiunii SELECT FIELD de pe bara Group on

6. Selectarea câmpului după care se va face gruparea sau sortarea. În cadrul raportului se vor

afişa informaţiile, grupate în funcţie de câmpul ales.

5

6

Figura 7. 64 Selectarea câmpului după care se va face gruparea sau sortarea

7. Pentru efectuarea unor grupări mai complexe este necesară acţionare butonul MORE urmată

de selectarea opţiunilor dorite

7

Figura 7. 65 Afişarea opţiunilor pentru câmpul după care se face

gruparea sau sortarea

8. Se poate adăuga un subgrup al grupului principal prin reluarea paşilor 4-7.

Adăugarea valorilor totale pentru câmpul de grupare (pentru exemplul nostru „an”) se poate face

fie în modul Layout View, fie in modul Design View.

Afişarea totalurilor pentru câmpurile de grupare în cazul unui raport deschis în modul de

vizualizare LAYOUT VIEW se poate realiza în mai multe moduri. Prima modalitate, folosirea

meniul contextual, presupune realizarea următorilor paşi :

1. Se selectează câmpul „valoare” şi se execută clic dreapta.

2. Se alege opţiunea TOTAL VALOARE din meniul contextual.

3. Se alege opţiunea SUM.

21

3

Figura 7. 66 Afişarea totalurilor pentru câmpurile de grupare pentru un

raport deschis în modul de vizualizare LAYOUT VIEW

O altă modalitate de afişare a totalurilor, pentru un raport deschis în modul de vizualizare

LAYOUT VIEW, presupune realizarea următorilor paşi:

1. Se selectează câmpul „Valoare”.

2. Se alege opţiunea TOTALS din grupul de opţiuni Grouping & Totals al meniului

Format.

3. Se alege opţiunea SUM.

2

1

3

Figura 7. 67 Afişarea totalurilor pentru câmpurile de grupare

folosind opţiunea Totals

În scopul afişării totalurilor pentru câmpurile de grupare în cazul unui raport deschis în modul de

vizualizare DESIGN VIEW se procedează în felul următor:

1. În cadrul secţiunii Group, Sort and Total se apasă butonul MORE.

2. Se alege opţiunea WITH A FOOTER SECTION.

3. Se adaugă un control de tip casetă text (TEXT BOX) în care se editează formula de

calcul.

3

2

Figura 7. 68 Afişarea totalurilor pentru câmpurile de grupare pentru un

raport deschis în modul de vizualizare DESIGN VIEW

Rezultatul adăugării valorilor totale, indiferent de modalitatea utilizată, este prezentat în figura

7.69.

Figura 7. 69 Raportul „Situaţia valorică a facturilor pe oraşe şi ani” cu

calculul totalurilor, deschis în modul REPORT VIEW

Afişarea fiecărui grup pe câte o pagină

Tipărirea informaţiilor aferente fiecărui grup pe câte o pagină se poate prin atribuirea valorii

Before Section pentru proprietatea FORCE NEW PAGE a secţiunii antet de grupare (An

Header, figura 7.70). Proprietatea FORCE NEW PAGE este specifică secţiunilor obiectelor de

tip raport. Valorile pe care le poate lua proprietatea FORCE NEW PAGE sunt:

None - dacă informaţiile din raport se vor tipări în continuare pe aceeaşi pagină.

Before Section- situaţie în care se va forţa trecerea la o pagina nouă înainte de a fi

tipărite informaţiile din cadrul secţiunii (în cazul exemplului prezentat fiecare grup va

începe să fie tipărit pe o pagina nouă).

After Section - dacă se va forţa trecerea la o pagina nouă după ce s-au tipărit informaţiile

din cadrul secţiunii (în cazul exemplului prezentat după ce a fost afişat câmpul de

grupare)

Before & After - cazul în care se va forţa trecerea pe o pagina noua înainte şi după

afişarea informaţiilor din cadrul secţiunii.

Figura 7. 70 Proprietatea FORCE NEW PAGE a secţiunii antet

de grupare (An Header).

Figura 7. 71 Vizualizarea raportului în modul Print Preview

7.13. Realizarea totalurilor cumulate

Pentru realizarea totalurilor cumulate, care însumează valorile tuturor înregistrărilor

precedente, se va folosi un control de tip casetă text (Text box) în care proprietatea RUNNING

SUM va avea valoarea Over Group.

Figura 7. 72 Raport cu totaluri cumulate

Proprietatea RUNNING SUM permite selectarea a trei valori No, Over Group, Over ALL

(figura 7.73).

Selectarea valorii No permite afişarea valorilor sursă pentru caseta text, fără a se afişa

valoarea cumulată.

Valoarea Over Group permite afişarea valorilor cumulate în cadrul aceluiaşi nivel de

grupare. Valoarea se cumulează până când este întâlnit un alt nivel de grupare.

Valoarea Over ALL permite afişarea valorilor cumulate în cadrul aceluiaşi nivel de

grupare. Valoarea se cumulează până la finalul raportului.

Paşii de realizare a raportului „Situaţia cumpărărilor pe produse” sunt următorii :

1. Se creează interogarea sursă a raportului „Cumpărări Mărfuri”. care va conţine

informaţiile afişate în cadrul raportului.

1

Figura 7. 73 Interogarea sursă a raportului

„Situaţia cumpărărilor pe produse”

2. Se creează raportul, având drept sursă interogarea „Cumpărări Mărfuri”. Raportul se

poate realiza prin orice metodă. La crearea raportului (dacă se realizează cu ajutorul

utilitarului Report Wizard), sau ulterior (în celelalte cazuri), se creează gruparea pe

câmpul CodMarfa.

3. Se adaugă un control de tip casetă text (Text Box) , în cadrul secţiunii Detail a

raportului.

4. Se deschide fereastra de proprietăţi a controlului casetă text (text box)

5. Se stabileşte valoarea Over Group pentru proprietatea RUNNING SUM din cadrul

categoriei de proprietăţi DATA.

2

5

3 4

Figura 7. 74

Realizarea unui câmp de total cumulat în

cadrul unui obiect de tip raport

7.14. Numerotarea înregistrărilor în cadrul obiectelor de tip raport

În marea majoritate a cazurilor, în listele obţinute se utilizează numerotarea rândurilor,

începând cu valoarea 1 şi până la final, cu o valoare care va creşte cu o unitate. În exemplul din

figura 7.75, pentru definirea şi afişarea numărului curent al fiecărui articol din categoria

„Mărfuri” (obţinut prin incrementare), s-a creat o casetă text cu proprietăţile de mai jos.

Figura 7. 75 Proprietăţile casetei text ce va afişa numărul

curent în cadrul unui raport

Pentru proprietatea CONTROL SOURCE se va atribui valoarea “=1”, iar pentru ca

numărătoarea să se desfăşoare unitar începând cu valoarea 1 se alege valoarea Over ALL pentru

proprietatea RUNNING SUM. Macheta raportului este prezentată în figura următoare:

Figura 7. 76 Numerotarea înregistrărilor în cadrul unui obiect de tip raport

Vizualizarea raportului în modul Report View este prezentată în figura 7.77.

Figura 7. 77 Raportul „Lista Mărfurilor” vizualizat în modul Report View

7.15. Realizarea de filtre

Informaţiile afişate în cadrul unui raport se pot filtra accesând proprietăţile raportului

(categoria DATA) si adaugând o condiţie de filtrare la proprietatea FILTER. În plus, se va

mofifica proprietatea FILTER ON LOAD cu valoarea YES. Pentru sortarea informaţiilor se

foloseste proprietatea Order by din categoria DATA. În exemplul prezentat în figura 7.78 se vor

afişa doar chitanţele având data zilei curente.

Dacă se doreşte inhibarea sortării sau filtrării sursei de date, se vor seta proprietatile ORDER

BY ON LOAD, respectiv FILTER ON LOAD la valoarea NO.

Figura 7. 78 Filtrarea informaţiilor din raport

7.16. Inserarea numărului de pagină şi a datei în cadrul unui raport

Pentru inserarea numărului de pagină în cadrul unui raport existent se vor parcurge următorii

paşi:

1. Se afişează raportul în modul de vizualizare DESIGN VIEW sau LAYOUT.

2. Se activează opţiunea INSERT PAGE NUMBER din cadrul categoriei Controls.

3. Se alege modul de afişare a informaţiilor.

Figura 7. 79 Paşii 2-3 pentru inserarea numărului de pagină

Inserarea datei şi orei în cadrul unui raport presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Se afişează raportul în modul de vizualizare DESIGN VIEW sau LAYOUT.

2. Se activează opţiunea INSERT DATE & TIME din cadrul categoriei Controls

3. Se alege modul de afişare a informaţiilor.

23

Figura 7. 80 Paşii 2-3 pentru inserarea datei şi timpului

Rezultatul inserării numărului de pagină şi orei este prezentat în cadrul figurii următoare:

Figura 7. 81 Raport ce afişează ora şi numărul de pagină

7.17. Reprezentarea graficelor în cadrul rapoartelor

Adăugarea unui grafic în cadrul unui raport

Pentru adăugarea obiectelor grafice în rapoarte se procedează astfel:

1. Se deschide raportul în modul DESIGN (clic dreapta pe raport si apoi alegerea optiunii

Design View).

2. Se adaugă un control de tip chart în cadrul raportului. Trebuie să fie activată opţiunea Control

Wizard.

2

3

Figura 7. 82 Paşii 1 şi 2 de realizare a unui grafic în cadrul unui raport

3. Se alege sursa de date a graficului.

4. Se selectează câmpurile care se doresc afişate în grafic.


5. Se alege tipul de grafic.

6. Se stabileste modul de afişare al informaţiilor în grafic.

2

1

3

4


7. Se denumeşte graficul şi se deschide formularul în modul FORM VIEW pentru a vizualiza

graficul.

Figura 7. 85 Pasul 7 de realizare a unui grafic în cadrul unui raport

Sursa graficului este interogarea “Situaţia facturilor pe ani şi oraşe” prezentată în continuare.

5

6

7

Figura 7. 86 Interogarea sursă a graficului “Situaţia facturilor pe ani şi oraşe”

Modificarea obiectelor de tip grafic în cadrul rapoartelor

La execuţia unui dublu clic pe grafic se deschide editorul de grafice, care permite modificarea

informaţiilor afişate în cadrul graficului.

Figura 7. 87 Modificarea obiectelor de tip grafic în cadrul rapoartelor

CAPITOLUL 8. Obiecte de tip Macro

Obiectele macro sunt instrumente ce permit automatizarea operaţiunilor în cadrul unei baze

de date Access. Aceste obiecte pot avea o existenţă de sine stătătoare (autonome) sau pot fi

încapsulate la nivelul formularelor sau a rapoartelor, fiind lansate în execuţie la apariţia unui

eveniment declanşator intern.

Obiectele de tip macro încapsulate nu pot să fie apelate din exteriorul formularului sau

raportului de care sunt legate, în timp ce obiectele macro autonome se apelează oriunde, în

cadrul bazei de date, prin nume. În funcţie de gradul de complexitate, obiectele de tip macro

pot să fie:

Simple - efectuează o serie de operaţii, fără să fie condiţionate de existenţa anumitor

condiţii.

Condiţionate - ce execută o serie de acţiuni în funcţie de îndeplinirea uneia sau mai

multor condiţii.

Grupate - fiind alcătuite din mai multe serii de acţiuni, grupate sub nume distincte.

8.1. Crearea unui obiect autonom de tip macro

Exemplul următor prezintă crearea unui obiect macro care deschide formularul „Mărfuri”,

afişând numai mărfurile de calitate 1 (figura 8.1).

12

3

4

Figura 8. 1 Crearea unui obiect de tip macro

Paşii de realizare a acestui obiect de tip macro sunt:

1) Se selectează meniul CREATE;

2) Se selectează opţiunea MACRO, deschizându-se fereastra de editare a obiectului macro;

3) Se alege acţiunea OpenForm (acţiune ce permite deschiderea unui formular);

4) Se stabilesc valorile parametrilor (proprietatea Where Condition va lua valoarea [Calitate]=1);

În modul de editare al unui obiect macro sunt vizibile implicit coloanele Actions, Arguments

şi Comment, putând să fie adăugate (făcute vizibile) ulterior şi alte coloane.

Coloana Action se utilizează pentru a preciza acţiunile, fiecare acţiune se va introduce pe o linie

distinctă. Aceste acţiuni se vor executa în ordinea adăugării, pentru fiecare dintre ele fiind

necesară introducerea anumitor argumente (parametri).

Coloana Arguments afişează valorile parametrilor cu care operează acţiunea.

În cadrul coloanei Comments se poate introduce descrierea acţiunii şi eventuale comentarii,

completarea acesteia fiind opţională.

Acţiunile1 realizate în cadrul obiectelor de tip macro pot fi:

de tip obiect care acţionează asupra obiectelor (tabel, interogare, formular, raport, macro sau

modul), controalelor sau proprietăţilor permiţând deschidere, salvarea, ştergerea sau

închidere a obiectelor bazei de date, actualizare sau căutare a unor câmpuri sau controale

(tabel 8.1);

de manipulare a ferestrelor care acţionează prin redimensionarea ferestrelor de lucru (tabel

8.2);

de transfer a datelor care permit importul, exportul sau legarea obiectelor din alte baze de

date sau alte surse de date (tabelul 8.3);

de control al execuţiei aplicaţiei facilitând controlul erorilor şi lansarea în execuţie sau

oprirea execuţiei anumitor obiecte predefinite (comenzi sau aplicaţii) sau realizate de către

utilizator (obiecte de tip macro, coduri SQL, funcţii realizate în limbaj VBA)(tabel 8.4);

pentru interfaţa cu utilizatorul ce permit personalizarea aplicaţiei (tabel 8.5);

de navigare între înregistrări care permit manipularea înregistrărilor (tabel 8.6);

Tabel 8. 1 Acţiuni macro de tip obiect

Acţiune Descriere Acţiune Descriere

ApplyFilter filtrarea

înregistrărilor

PrintOut tipărirea obiectului

activ

Close închidere unui obiect RemoveAllTempVars eliminarea tuturor

variabilelor

temporare create

folosind SetTempVar

CloseDatabase închiderea bazei de

date

RemoveTempVar eliminarea unei

variabile temporare

creata folosind

SetTempVar

CopyDatabaseFile permite copierea

fişierului bazei de

date curente

Rename redenumirea unui

obiect

CopyObject permite copierea

unui obiect în şi din

Requery actualizarea

informaţiilor dintr-un

1 BDASEIG Baze de Date -Fundamente teoretice şi practice


aceeași bază de date

sau altă baza de date

control/

formular/raport

DeleteObject ştergerea unui obiect Save salvarea unui obiect

GoToControl deplasează cursorul

la un anumit control

precizat ca argument

SelectObject permite selectarea

unui obiect

OpenForm deschiderea unui

obiect de tip

formular

SendObject permite includerea

obiectelor în cadrul

unui email

OpenFunction deschiderea unei

funcţii definite de

utilizator

SetProperty atribuirea unei valorii

pentru o proprietate a

unui control sau

formular/raport

OpenModule deschiderea unui

obiect de tip modul

SetTempVar crearea unei variabile

temporare şi

atribuirea unei valori

OpenQuery deschiderea unui

obiect de tip cerere

(Query)

SetValue setarea proprietarilor

controalelor şi/sau

formularelor

OpenReport deschiderea unui

obiect de tip raport

ShowAllRecords înlăturarea filtrelor

OpenTable deschiderea unui

obiect de tip tabel

Tabel 8. 2 Acţiuni macro de manipulare a ferestrelor


Maximize maximizarea

ferestrei

MoveSize repoziţionarea ferestrei la anumite

coordonate

Minimize minimizarea

ferestrei

Restore restaurarea dimensiunii unei ferestre

la formatul iniţial

Tabel 8. 3 Acţiuni macro de transfer a datelor


OutputTo exportul datelor TransferSpreadsheet transfer sau


legare obiecte

din baze de date

cu alte aplicaţii

procesoare de

tabele

(EXCEL)

TransferDatabase transfer de obiecte

ale bazei de date

sau legare

obiectelor cu alte

baze de date

TransferSQLDatabase transfer către şi

din Microsoft

SQL Server

TransferSharePointList import sau legătură

cu situ-rile

Microsoft

Windows

SharePoint

Services 3.0

TransferText transfer către şi

din fișiere text

Tabel 8. 4 Acţiuni macro de control al execuţiei aplicaţiei


CancelEvent anularea evenimentului

care a determinat

executarea macro-

comenzii

RunMacro lansarea în execuţie a

unui obiect de tip

macro

ClearMacroError curăţarea erorilor

conţinute în obiectul

MacroError

RunSQL executarea unei

instrucţiuni SQL

OnError se foloseşte pentru a se

specifica ce se va

realiza în cazul apariţiei

unei erori

SetMenuItem selectarea stării

elementelor meniului

(selectate, neselectare)

Quit închiderea aplicaţiei SetWarnings activarea/inhibarea

afişării mesajelor

Access

RunApp lansarea în execuţie a

unei aplicaţii

SingleStep oprirea executării unui

obiect macro şi

deschiderea ferestrei

Macro Single Step

RunCode executarea funcţiilor StopAllMacros Oprirea executării


sau procedurilor

realizate cu ajutorului

VBA

tuturor obiectelor de

tip macro

RunCommand executarea unei

comenzi

StopMacro oprirea executării

acţiunilor unui obiect

de tip macro

Tabel 8. 5. Acţiuni macro pentru interfaţa cu utilizatorul


AddMenu adăugarea de meniuri

personalizate

MsgBox afişarea unui ferestre ce va

prezenta un mesaj personalizat

Beep producerea unui semnal

sonor

NavigateTo afişarea obiectelor în panoul de

navigare (Navigation Pane)

Hourglass modifică forma cursorului ShowToolbar afişarea barei cu instrumente

(Toolbar)

LockNavigationPane blocarea modificării

panoului de navigare

Tabel 8. 6. Acţiuni macro de navigare între înregistrări

Acţiune Descriere

FindRecord permite căutarea unei înregistrări

GoToRecord permite deplasarea la o înregistrare specificată

SearchForRecord Permite căutarea unor înregistrări (căutări mult mai complexe

decât cu FindRecord)

Salvarea obiectelor de tip macro se realizează asemănător celorlalte obiecte ale bazei de date,

astfel (figura 8.2):

Se apasă butonul SAVE ( ) şi se introduce numele obiectului de tip macro.

Se alege opţiunea SAVE din cadrul meniului butonului Office şi se introduce numele

obiectului de tip macro.

Închizând fereastra de editare a obiectului macro, utilizatorul este întrebat dacă doreşte

salvarea obiectului creat şi poate specifica numele acestuia.

1

2

Figura 8. 2 Salvarea obiectelor de tip macro

Modificarea unui obiect de tip macro se realizează deschizând obiectul de tip macro în

modul de vizualizare DESIGN. Modificarea presupune ştergerea, inserarea sau modificarea

acţiunilor sau a argumentelor acestora.

Executarea unui obiect de tip macro se poate realiza în mai multe moduri

:selectând opţiunea RUN

aflată în categoria

DESIGN;

1

la declanșarea unui eveniment al unui control sau un obiect de tip

formular sau raport, eveniment ce are ataşat un obiect de tip macro

(încapsulat sau autonom);

prin activarea butonul

RUN MACRO din

grupul de meniuri

DATABASE TOOLS şi

precizând numele

obiectului macro.

1

2

3

8.2. Crearea unui obiect încapsulat de tip macro

Obiectele de tip macro pot să fie realizate ca obiecte distincte sau pot fi încapsulate în cadrul

altor obiecte ACCESS. Următorul exemplu va permite realizarea unui obiect macro, încapsulat

în cadrul unui raport, care va afişarea un mesaj personalizat în cazul în care raportul nu conţine

informaţii (Error! Reference source not found.).

Paşii de realizare a acestui obiect de tip macro sunt:

1) Se va specifica în primul rând evenimentul pentru care se vor executa acţiunile obiectului

macro, eveniment prezent în cadrul secţiunii „Event” a ferestrei “Property” a raportului (în cazul

exemplului nostru evenimentul este On No Data)

2) Se selectează butonul pentru evenimentul dorit (în cazul exemplului nostru acesta este On

No Data);

3) Se alege opţiunea MACRO BUILDER (deschizându-se fereastra de editare a obiectului de

tip macro);

4) Se editează obiectul de tip macro;

a) Se selectează acţiunea Msgbox (ce permite afişarea unui mesaj personalizat);

b) Se introduce mesajul personalizat ;

c) Se selectează acţiunea CancelEvent (pentru a nu permite deschiderea raportului care

nu conţine informaţii).

23

4

1

Figura 8. 3 Realizarea unui obiect macro încapsulat

8.3. Obiecte macro cu condiţii

SGBD ACCESS permite condiţionarea acţiunilor din cadrul unui obiect macro. Aceste

condiţii se vor introduce în cadrul coloanei CONDITION. Pentru acţiunile necondiţionate spaţiul

corespunzător din coloana CONDITION nu va fi completat. În cazul în care pentru mai multe

acţiuni succesive trebuie îndeplinită aceeaşi condiţie, se va introduce condiţia doar pentru prima

acţiune, pentru celelalte se vor introduce trei puncte (…).

12

3

4a

4b

4c

Figura 8. 4 Crearea obiectelor de tip macro cu condiţii

Paşii de realizare a unui obiect de tip macro cu condiţii ( ) sunt:

1) Se selectează meniul CREATE;

2) Se selectează opţiunea MACRO;

3) Se selectează opţiunea CONDITIONS (care va duce la afişarea coloanei Conditions)

4) Se editează fiecare acţiune a obiectului de tip macro

a) Se introduc condiţiile (dacă nu se doreşte condiţionarea acţiunii nu se va

completa nimic);

b) Se alege acţiunea dorită;

c) Se stabilesc valorile parametrilor;

În exemplul următor se dorește deschiderea

unui anumit raport în funcţie de opţiunea

selectată în cadrul unui formular. Formularul

de opţiuni conţine două controale de tip

casetă text (TextBox) şi un control de tip grup

de opţiuni (Option Group). Modul de

realizare a controlului de tip grup de opţiuni

Figura 8. 5 Formular cu opţiuni

Balanta cantitativa=1

Balanta valorica=2

este prezentat în cadrul capitolului 6.

Proprietatea NAME asociată controlului de

tip grup de opţiuni se va modifica la valoarea

Optiuni.

Obiectul de tip macro realizat anterior (figura

8.4) permite deschiderea unui anumit raport

în funcţie de opţiunea selectată în cadrul

grupului de opţiune denumit „Optiuni” de pe

formular.

În cadrul unui obiect macro, referirea unui

control al unui formular sau raport se face

specificând numele formularului sau

raportului şi numele controlului astfel:

[Forms]![NumeFormular]![NumeControl]

sau

[Reports]![ NumeRaport]![ NumeControl]

Figura 8. 6 Setarea proprietăţii

„Name” a controlului de tip

Grup de opţiuni la valoarea

„Optiuni”

Referirea la valorile controlului Opţiuni se va face astfel [Forms]![FormularSelectie]![Optiuni].

Atunci când este bifată prima opţiune valoarea controlului „Opţiuni” este 1, iar pentru cea de a

doua opţiune valoarea este 2.

Evenimentului On Click al butonului „Afiseaza Balanta” i s-a ataşat obiectul macro prezentat în

figura 8.4, prin intermediul căruia se realizează acţiunea de deschidere a raportului

„BalantaCantitativa” doar dacă valoarea controlului „Optiuni” din cadrul formularului este 1,

iar daca valoarea controlului este 2 (ceea ce presupune selectarea opţiunii „Balanta Valorică”) se

va realiza acţiunea de deschidere a raportului „BalantaValorica”. Cele două rapoarte

(„BalantaCantitativa” şi „BalantaValorica”), au fost create în cadrul capitolului 7.

Ataşarea unui macrou pentru un eveniment al unui control se poate realiza în cadrul ferestrei de

proprietăţi a controlului, în cadrul categoriei EVENT, sau la crearea controlului cu ajutorul

facilităţii Wizard (figura 8.7).

Paşii pentru ataşarea unui obiect de tip macro unui buton de comanda folosind facilitatea Control

Wizard sunt:

1) Se selectează controlul de tip Button şi se proiectează pe formular;

2) În cadrul ferestrei Command Button Wizard se alege acţiunea RUN MACRO din

categoria MISCELLANEOUS;

1

2

Figura 8. 7 Proiectarea unui buton de comanda în cadrul unui formular

3) Se alege obiectul de tip macro;

4) Se introduce eticheta ce se va afişa în controlul de tip buton;

5) Se selectează FINISH pentru a se finaliza realizarea butonului.

3

Figura 8. 8 Selecţia unui obiect de tip

macro asociat unui buton de comanda

4

5

Figura 8. 9 Ataşarea unui obiect de tip

macro unui buton de comanda

Date post:	19-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	marianpopa
View:	37 times
Download:	0 times

Access 2007

Documents