Date post: | 05-Dec-2014 |
Category: |
Documents |
Upload: | costan-alina |
View: | 9 times |
Download: | 2 times |
Manual de proceduri
42
A002 Proceduri operaţionale pentru domeniul Economico - Administrativ
Codul: Denumirea subdomeniului: A00201000 Financiar – Contabilitate A00202000 Planificare Bugetară A00203000 Logistică A00204000 Cazarmare, Construcţii - Investiţii
Codul procedurii: Denumirea procedurii: A00201001: Financiar contabilitate – Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata
Cheltuielilor A00201002: Financiar contabilitate – Exercitarea controlului financiar preventiv propriu A00202001 Planificare Bugetară - Procedură generală privind fundamentarea bugetului
de venituri şi cheltuieli pentru anul „N” A00203001 Logistică - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în
unităţile subordonate A.N.P. A00203002 Logistică - Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare tehnico-
materială şi financiară A00203003 Logistică - Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare
tehnico - materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare.
A00203004 Logistică - Hrănirea persoanelor private de libertate A00203005 Logistică - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare A00203006 Logistică - Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere
tehnică la autovehicule A00203007 Logistică - Atestarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte
de plecarea în cursă A00203008 Logistică - Planificarea activităţii zilnice de transport A00203009 Logistică - Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs A00203010 Logistică - Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe A00203011 Logistică - Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele
fixe A00203012: Logistică – Achiziţii publice – cerere de ofertă A00203013: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia directă A00203014: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie deschisă A00203015: Logistică – Achiziţii publice – dialogul competitiv A00203016: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere fără
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare A00203017: Logistică - Achiziţii publice – concurs de soluţii A00203018: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie restrânsă A00203019: Logistică - Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare A00203020: Logistică – Activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de
constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi A00203021: Logistica – Răspunderea patrimoniala A00203022: Logistica– Executarea controlului ierarhic A00203023: Logistica – Inventarierea patrimoniului – elaborarea pe baza pct. 7 din
anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
43
A00204001: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la construcţii
A00204002: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare
A00204003: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de investiţii A00204004: Cazarmare, constructii-investiţii – Recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii A00204005: Cazarmare, constructii-investiţii – Constituirea cărţii tehnice a construcţiei A00204006: Cazarmare, constructii-investiţii – Alocarea la drepturi de combustibil pentru
încălzire
Abrevieri ai termenilor Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaţională 2. E Elaborare 3. V Verificare 4. A Aprobare 5. Ap. Aplicare 6. Ah. Arhivare 7. Ach. Achizitor 8. BS Birou secretariat 9. SEAP Sistemul electronic de achiziţii publice 10. CPV Vocabularul comun al achiziţiilor publice 11. Comp./compart. Compartimentul 12. HG/Hot Hotărârea de Guvern 13. OUG Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului 14. DEA Director adjunct economico-administrativ 15. PD Persoana desemnată (gospodar, lucrător, cadru tehnic, utilizator, etc.) 16. CS Contabil sector 17. R Referat de necesitate 18. NJ Notă justificativă 19 Of. Ofertă 20. AD Achiziţionare directă 21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli 22. AC Autoritate contractantă 23. PAAP Programul anual al achiziţiilor publice 24. CFPP Control financiar preventiv
Manual de proceduri
44
Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor Scop: a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi plata cheltuielilor; b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Cadrul Legal: a) Legea nr.500/2002, privind finanţele publice; b) Legea Contabilităţii nr.82/1991; c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea
şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale. A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil ACTIVITATEA DESFĂŞURATĂ Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai în limita prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituţiei şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajament: a) angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea
rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice; b) angajamentul bugetar – orice act prin care se rezervă fonduri publice
unor anumite destinaţi, în limita creditelor bugetare aprobate Angajamentul bugetar îmbracă două forme: a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei
singure operaţiuni noi care urmează să se efectueze; b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent
angajamentului legal provizoriu. Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Angajamentul bugetar precede angajamentul legal . Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidenţe contabile potrivit prevederilor legale sunt: 1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de
achiziţie publică, comandă, contract de muncă, acord de împrumut). 2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional) 3 - propunere de angajare a unei cheltuieli 4 - angajament bugetar individual global.
compartimentul de specialitate
Proiectul de angajament legal individual – este întocmit de compartimentul de specialitate din cadrul Direcţiei Economico – Administrativă/ Serviciului Logistic, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de necesitate” întocmit de direcţiile şi serviciile independente din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/unitate prin care se solicită angajarea cheltuielilor. Proiectul de angajament legal individual se întocmeşte în situaţia în care cheltuiala propusă nu se regăseşte în bugetul previzional. Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele „Propunere de angajare a unei cheltuieli” (Anexa nr.1) şi de „Angajament Bugetar Individual” (Anexa nr.2) de către compartimentul de specialitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar-Contabilitate.
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1) Însoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de împrumut ). Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru rezervarea acestora.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
45
Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli circulă la:
- compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2) Angajamentul bugetar este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comandă, referat de necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ). Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate. Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei cheltuieli:
- la compartimentul de specialitate pentru avizare; - la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu ; - la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare; - la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Proiectul de angajament legal provizoriu – îmbracă forma unui buget previzional. Bugetele previzionale se întocmesc potrivit clasificaţiei bugetare pe: titlu, capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuială de către Direcţia Economico – Administrativă/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor direcţiilor şi serviciilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor respectiv serviciilor unităţilor penitenciare. Bugetul previzional va fi însoţit de „Angajamentul bugetar global” . Bugetul previzional va fi întocmit de şeful Serviciului Financiar - Contabilitate, se supune vizei controlului financiar preventiv şi se supune aprobării ordonatorului secundar/terţiar de credite. Angajamentele bugetare globale se întocmesc pentru cheltuielile curente, ce se efectuează în mod repetat, pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, cum ar fi:
- cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal; - cheltuieli cu contribuţii pentru asigurări sociale de stat; - cheltuieli cu contribuţii pentru ajutorul de şomaj; - cheltuieli de deplasări, detaşări, transferuri; - cheltuieli cu contribuţiile pentru constituirea fondului de asigurări sociale
de sănătate; - cheltuieli privind drepturile cu caracter social; - cheltuieli privind hrana (norma de hrană); - cheltuieli cu chiriile.
Pe parcursul anului, pentru cheltuielile înscrise în bugetul previzional, se întocmeşte „Propunerea de angajare a unei cheltuieli” pe baza solicitărilor direcţiilor şi serviciilor independente din unitate. Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.
Manual de proceduri
46
B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care se urmăreşte:
- existenţa angajamentelor; - realitatea sumei datorate; - condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor
justificative care să ateste operaţiile respective. Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind:
- livrarea bunurilor ; - prestarea serviciului; - efectuarea lucrării; - existenţa unui titlu executoriu; - existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.
Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală. Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către conducătorii compartimentelor care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe). Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de plată" de către ordonatorii secundari/terţiari de credite . Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori.
C. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că:
- livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate; - cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către
compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor; - plata poate fi realizată.
Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru unităţile penitenciare) să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Modelul formularului "Ordonanţare de plată" este prezentat în Anexa nr. 4 la prezentele norme. Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului Financiar- Contabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în conducerea şi evidenţa angajamentelor bugetare. Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original. Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
47
vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor. În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegată cu aceste atribuţii privind evidenţa angajamentelor bugetare. În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:
- prima ordonanţare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;
- ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului Serviciului Financiar-Contabilitate. La emiterea ordonanţării de plată finale persoana delegată cu atribuţii pe linia conducerii evidenţei angajamentelor bugetare şi a întocmirii ordonanţărilor de plată consemnează, iar ordonatorul secundar/terţiar de credite delegat confirmă, că operaţiunea s-a finalizat. După întocmire, „Ordonanţarea de Plată” circulă la:
- compartimentul contabilitate pentru obţinerea vizei de compartiment. -compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea
cheltuielilor, pentru a se obţine viza de compartiment cu aplicarea amprentei ştampilei „Certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii” prin care se confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor;
- persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnăturii şi amprenta ştampilei;
- ordonatorul secundar/terţiar de credite pentru aprobare; - Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plăţii şi pentru arhivare.
În cazul în care ordonanţarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile pct. 1 "Angajarea cheltuielilor". Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că ordonanţările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi că sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanţările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru şeful Serviciului Financiar Contabilitate, care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prezentelor norme. După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului Serviciului Financiar - Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare, pentru plată. Nici o ordonanţare de plată nu va fi semnată de ordonatorul de credite decât dacă:
- este completată cu toate datele cerute de formular; - este însoţită de toate documentele justificative - poartă semnătura compartimentului de specialitate şi a compartimentului
financiar contabil; - poartă viza de control financiar preventiv propriu.
D. PLATA CHELTUIELILOR: Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
şeful Serviciului Financiar - Contabilitate
Plata cheltuielilor – este faza finală a execuţiei bugetare prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţi creditori. Plata cheltuielilor este asigurată de directorul Direcţiei Economico- Administrativ şi şeful Serviciului Financiar-Contabilitate, după ce au fost verificate următoarele aspecte:
- cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate;
Manual de proceduri
48
- există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităţi în conturi de disponibil;
- subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective;
- există toate documentele justificative care să justifice plata; - semnăturile de pe documentele justificative aparţin persoanelor
desemnate să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;
- beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat;
- suma datorată beneficiarului este corectă; - documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control
financiar preventiv; - documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; - alte condiţii prevăzute de lege.
Plata nu poate fi efectuată: - în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori
disponibilităţile sunt insuficiente; - când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt
vizate pentru "Bun de plată"; - când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii; - când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de
plată; - când nu există aprobarea ordonatorului principal de credite.
În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată, persoana împuternicită cu efectuarea acestei operaţiuni suspendă plata. Motivele deciziei de suspendare a plăţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăţilor. Având în vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative în vigoare, lunar se va întocmi o singură „Ordonanţare de plată”, pentru:
- plata salariilor şi îndemnizaţiilor; - plata compensării chiriei stabilită pentru locuinţele de serviciu şi chiria
datorată pe baza unui contract de închiriere; - plata contravalorii transportului prevăzut în actele normative în vigoare.
Dispoziţii generale privind efectuarea plăţilor DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului. În vederea efectuării cheltuielilor, Direcţia Economico–Administrativă/ Serviciul Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare are obligaţia de a întocmi şi de a prezenta unităţii de trezorerie şi contabilitate publică la care instituţia are conturile deschise:
- bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor;
- programul de investiţii aprobat în condiţiile legii; - lista cu specimenele de semnături ale persoanelor delegate cu atribuţii de
ordonator secundar/terţiar de credite, ale persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor cât şi amprenta ştampilei. Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate numai după deschiderea de credite şi/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
49
Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare exerciţiu bugetar. Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri efectuate în condiţiile legii. Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, se poate ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor de salarii, premii, deplasări, protocol precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi:
- contravaloarea medicamentelor; - contravaloarea transportului; - contravaloarea chiriei; - ajutoare etc.
În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat. În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plată / încasare către casierie", semnată de directorul Direcţiei Economico- Administrativă şi de persoana care acordă viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitanţe, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizează cu respectarea actelor normative în vigoare la data efectuării plăţii.
Organizarea evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP
Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută în cadrul Serviciului Financiar - Contabilitate. Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor. Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se conduce utilizând metoda „partidă simplă”, de către persoanele desemnate. Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ţine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate". Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita alocaţiilor bugetare aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare". Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
Manual de proceduri
50
Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita alocaţiilor bugetare aprobate se ţine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente legale". Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066 "Angajamente bugetare" este necesară pentru determinarea alocaţiilor bugetare disponibile care pot fi angajate.
Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activităţii de control financiar preventiv.
Descrierea procesului:Procedura vizează stabilirea unui set de reguli si operaţiuni unitare, precum şi a responsabilităţilor în procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.
Premise:
Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar. Definiţie: Control financiar preventiv reprezintă activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea documentelor în care sunt consemnate operaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea sa devină acte juridice, prin aprobarea lor de către titularul de drept al competentei sau de către titularul unei competente delegate în condiţiile legii. Obiectul controlului financiar preventiv vizează, în principal:
- angajamentele legale şi angajamentele bugetare; - deschiderea şi repartizarea de credite bugetare; - modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate,
inclusiv prin virări de credite; - ordonanţarea cheltuielilor; - constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare; - concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau al unităţilor
administrativ-teritoriale; - vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului privat al statului
sau al unităţilor administrativ-teritoriale; - alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Sferă de aplicare: Se exercita asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public, cu excepţia analizei şi certificării situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor deja efectuate. Modalitate de exercitare: Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea sigiliului personal. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa efectueze aceasta activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
51
PROCEDURA Pas Responsabil(i) Descriere Riscuri
1 Compartiment de specialitate
Se îngrijeşte de obţinerea vizelor şi certificărilor necesare pentru efectuarea operaţiilor prin care se afectează patrimoniul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Transmit documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv, persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu. Acestea vor fi însoţite de documente justificative corespunzătoare, certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunii şi a documentelor prin ştampila şi semnătura persoanei din compartimentul de specialitate, desemnată să efectueze această operaţiune prin Decizia Directorului General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Răspunde pentru realitatea,regularitatea,şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte sau documente justificative le-au certificat sau avizat. Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonial Administraţia Naţională a Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic şi Direcţiei Economico-Administrativă, înainte de a fi supuse controlului financiar preventiv .
Să nu poată fi obţinute toate avizele specifice fiecărei operaţiuni în termenul propus. Certificările să fie în neconcordanţă cu competenţele stabilite prin Decizia Directorului general al ANP.
Primeşte documentele care privesc operaţiuni asupra cărora trebuie exercitat controlul financiar preventiv, împreună cu documentele justificative. Verifică din punct de formal: • Dacă documentele au fost completate în
concordanţă cu conţinutul acestora; • existenta semnăturilor persoanelor autorizate din
cadrul compartimentelor de specialitate; • existenta actelor justificative specifice operaţiunii
prezentate la viza. Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului administrativ, în astfel de situaţii nu se face consemnarea refuzului de viza, procedându-se la restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea, indicându-se motivele restituirii. Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaţiunii, în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv .
Restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea din cauza neîndeplinirii / nerespectării unei condiţii formale
2.
Persoana care acordă viza de control financiar preventiv
După efectuarea controlului formal, înregistrează documentele în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv (Anexa 1) şi controlează, prin parcurgerea listei de verificare: a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt
aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor (control de legalitate);
b) îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse controlului (control de regularitate);
c) încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz (control bugetar).
Manual de proceduri
52
Dacă necesităţile o impun, în vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, se pot solicita şi alte acte justificative, precum şi avizul Serviciului Juridic. Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii, pentru a dispune măsurile legale.
Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea semnăturii şi a sigiliului pe exemplarul documentului care se arhivează la entitatea publica. Sigiliul personal, cuprinde următoarele informaţii: • denumirea entităţii publice; • menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; • numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului
acestuia); • data acordării vizei (an, luna, zi). După acordarea vizei, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv propriu se înscriu în Registrul cu privire la operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaţie informatică de contabilitate şi al cărui conţinut este redat în Anexa nr.1. Prin acordarea vizei se certifică implicit şi îndeplinirea condiţiilor menţionate în listele de verificare. Răspunde în raport de culpa ei în privinţa operaţiunilor pentru care a acordat viza de control financiar preventiv.
Refuzul de acor-dare a vizei din cauza neîndeplinirii condiţiilor de lega-litate, regularitate şi bugetare (verificarea de fond) Volumul de do-cumente ce trebuie analizat să fie inegal repartizat pe persoanele de-semnate să exer-cite viza de control financiar preventiv propriu, ceea ce poate conduce la întârzieri în verificarea şi acordarea vizei CFPP.
Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.
REFUZUL DE VIZĂ
Persoana care acordă viza de control financiar preventiv
Refuză motivat, în scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dacă în urma controlului se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de verificare nu este îndeplinit şi în esenţa, operaţiunea nu întruneşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, Consemnează acest fapt în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. La refuzul de viza anexează şi un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a cărui/ale căror cerinţa/cerinţe nu este/ nu sunt îndeplinită/îndeplinite. Aduce la cunoştinţa conducătorului Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii refuzul de viza, însoţit de actele justificative semnificative Restituie celelalte documente sub semnătura, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
53
3 Ordonatorul de credite
Aprobă efectuarea operaţiunilor care au primit viza de control financiar propriu. Poate decide, printr-un act de decizie internă, efectuarea pe propria sa răspundere a operaţiunilor care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv propriu pentru alte motive decât neîncadrarea în valoarea creditelor bugetare şi/sau de angajament.
Necomunicarea deciziei de efectuare a operaţiunii pe proprie răspundere către persoanele îndreptăţite
4
Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv
Informează în scris: • Organul ierarhic superior; • Curtea de Conturi, cu ocazia efectuării
controalelor de descărcare de gestiune sau a altor controale ce intra în competenta sa ;
• Ministerul Economiei şi Finanţelor asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere. Sesizează inspecţia centrală şi/sau inspecţiile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor, dacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de către ordonatorul principal de credite, se prejudiciază patrimonial entitatea.
Manual de proceduri
54
ANEXA NR.1 Administraţia Naţională a Penitenciarelor
REGISTRUL privind operaţiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv
Nr. crt
Denumirea documentului
Nr./Data emiterii
Conţinutul operaţiunilor înscrise în documente
Comparti-mentul emitent
Data prezentării la
viză a documentului
Valoarea operaţiunilor pentru care s-a acordat
viză
Valoarea operaţiunilor pentru care s-a refuzat
viză
Data restituirii actelor
justificative / semnătură
Observaţii
0 1 2 3 4 5 6 7 8
*
NOTĂ: *Se exceptă completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semnează pentru restituirea documentelor, având in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaţiunilor prezentate la viza de control financiar preventiv.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
55
ANEXA NR.2 Administraţia Naţională a Penitenciarelor Nr. .................../..................
Domnului/Doamnei .......................................................................... (Conducătorul entităţii publice)
În conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, va aduc la cunoştinţa refuzul de viza de control financiar preventiv intern pentru ....................../(tipul documentului, numărul şi data emiterii, suma, compartimentul emitent) din următoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative şi condiţiile prevăzute de acestea care se considera a fi nerespectate dacă s-ar efectua operaţiunea înscrisă în documente) .......
În situaţia în care dispuneţi efectuarea operaţiunii pe răspunderea dumneavoastră, în condiţiile art.25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, aceasta se poate face numai cu încadrarea în creditele bugetare aprobate.
Actul (decizie, ordin) prin care dispuneţi efectuarea operaţiunii ………......../(se nominalizează operaţiunea) ...... ……………….va însoţi documentele justificative pe baza cărora operaţiunea se înregistrează şi în contul de ordine şi evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar preventiv" şi se întocmesc informările prevăzute de lege. …………........./(persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................
Manual de proceduri
56
PROCEDURA: A00202001 PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PENTRU ANUL N
Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea şi fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare; - existenţa cadrului legal de dotare a unităţilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor
tabelelor de înzestrare şi normelor specifice de dotare; - existenţa personalului specializat în evaluarea tehnico-economică a categoriilor de bunuri din dotarea
unităţilor de penitenciare şi de stabilire a necesarului de aprovizionat. Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul general – aprobă Directorul general adjunct – avizează Directorul D.E.A. – propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia
1. Elaborarea Instrucţiunilor de fundamentare a bugetelor de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea instrucţiunilor se face în mod unitar pentru structurile financiar – contabilitate, logistică, cazarmare – construcţii şi producţie bugetară. Se transmit în unităţi, de regulă, până la termenul: 31.10.N-2
Directorul D.E.A.- A.N.P. Directorul adjunct D.E.A. din unităţile subordonate
2. Instruirea personalului desemnat pentru întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N ; Termen: 25.11.N-2
Colectivul desemnat 3. Întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate;
Secretariatul unităţilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri şi cheltuieli se transmit la Administraţia Naţională a Penitenciarelor – Direcţia Economico Administrativă până la data de 15.02.N-1.
Sectoarele de specialitate din cadrul D.E.A.
5. Direcţia Economico Administrativă prin structurile desemnate verifică, centralizează proiectele de buget de venituri şi cheltuieli pentru anul N; Termen: 20.03.N-1
Directorul general – aprobă Directorul general adjunct – avizează Directorul D.E.A. – propune spre avizare Directorul adjunct D.E.A. – verifică Colectivul desemnat – întocmeşte documentaţia
6. Întocmirea, verificarea, avizarea şi aprobarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N Termen: 31.03.N-1
Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N la Ministerul Justiţiei Termen: 31.03.N-1
D.E.A.- Serviciul Planificare bugetară
8. Efectuarea diferitelor corecţii impuse de Ministerul de Justiţiei şi / sau Ministerul Economiei şi Finanţelor. Termen: 15.10.N-1
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
57
D.E.A.- Serviciul Planificare bugetară
9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N cu prevederile Legii bugetului şi repartizarea acestuia pe unităţi teritoriale, aparat central, etc.; Termen: 15.10.N-1
Sectoarele de specialitate şi structurile de achiziţie publică din A.N.P. şi unităţile subordonate
10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget transmisă de A.N.P. Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget şi transmiterea acestuia către B.A.G.R.
Structurile de achiziţie publică Întocmirea Programelor de achiziţii publice Termen: 31.12.N-1
11. Începerea anului bugetar N; Directorul adjunct D.E.A. / Contabilul şef din unităţile subordonate
12. Raportări periodice: - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară; - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul Financiar; - anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară, Serviciul Logistic, Serviciul Financiar.
PROCEDURĂ: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R.
ÎN UNITĂŢILE SUBORDONATE A.N.P.
Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţii de introducere în gestiune şi de distribuire a bunurilor materiale, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi. Premise: Procedura de introducere în gestiune şi distribuire a bunurilor materiale, reprezintă activitatea prin care se creează cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : A.N.P. şi unităţile subordonate.
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului de
specialitate din A.N.P. Centralizează solicitările de bunuri materiale transmise de unităţileteritoriale. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Întocmeşte Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizatpentru anul ,,N’’ funcţie de data aprobării Legii bugetului. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat pentru anul ,,N’’, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoareleaferente bunurilor aprobate a fi achiziţionate prin Planul anual deasigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Directorul adjunct şi directorul D.E.A. din A.N.P.
Verifică şi avizează Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat pentru anul ,,N’’. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Directorul general adjunct al A.N.P.
Aprobă Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentruanul ,,N’’. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Secretariatul D.E.A din A.N.P. Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat aprobat pentru anul ,,N’’. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’
Şeful S.A. din B.A.G.R. Întocmeşte proiectul Programului anual al achiziţiilor publice de bunuripe anul ,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
Manual de proceduri
58
Şeful S.A. şi contabilul şef al B.A.G.R.
Verifică şi avizează Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri peanul ,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
Directorul B.A.G.R. Aprobă Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pentru anul,,N’’. de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
B.A.G.R. Aplică procedurile de achiziţie publice de bunuri conform OG nr.34/2006.
B.A.G.R. Întocmeşte raportul de evaluare şi îl înaintează spre avizare şiaprobare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A.
B.A.G.R. Înaintează spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.Amostrele de bunuri materiale solicitate.
Comisia de recepţie din B.A.G.R. Efectuează recepţia cantitativă şi calitativă a bunurilor materialeachiziţionate.
Responsabilul sectorul de specialitate din B.A.G.R.
Certifică realitatea şi legalitatea documentelor care însoţesc bunurileachiziţionate şi le înaintează serviciului financiar-contabilitate.
S F C din B.A.G.R Vizează pentru C.F.P., certifică BUN DE PLATĂ şi înregistrează înevidenţa contabilă materialele prevăzute în documente.
Gestionarul Sectorului de specialitate din
B.A.G.R. Înregistrează în fişele de magazie materialele aprovizionate.
SA din B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonateA.N.P.
Directorul B.A.G.R Înaintează sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare şiaprobare graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonateA.N.P.
Directorul D.E.A. Aprobă graficul de distribuţie privind repartiţia bunurilor materialeaprovizionate.
B.A.G.R. Întocmeşte documentele privind distribuirea, scăderea din evidenţacantitativă şi cea de gestiune a bunurilor materiale, către unităţilesubordonate A.N.P.
Responsabilul sectorul de specialitate din A.N.P.
Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentrubunurile materiale achiziţionate centralizat. de regulă până la sfârşitul lunii
Directorul B.A.G.R Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţiaprivind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. de regulă până la sfârşitul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire lastadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.
PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA ŞI ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE TEHNICO-MATERIALĂ ŞI FINANCIARĂ Anexă la PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001) Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentării şi elaborării, de către unităţile de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-materială Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
59
Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico Administrative şi unităţile subordonate din sistemul administraţiei penitenciare Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii
Elaborează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară, la care se anexează machetele: 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luaţi în calcul la fundamentarea proiectului de plan, detaliată pe structuri funcţionale, articole si alineate bugetare; 2. Cererea de materiale; 3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce fac obiectul aprovizionării; 4. Cererea de subvenţii; cererea de subvenţii are următoarea structură:
- denumire indicator - cod indicator (art. şi alineat bugetar) - realizările anului „N-3” - realizările anului „N-2” - estimările anului „N-1” (an curent) - estimările anului „N” (anul de bază pentru care se întocmeşte
proiectul bugetar) - estimările anului „N+1” - estimările anului „N+2” - estimările anului „N+3”
Propunerile anului „N” vizează resursele financiare preconizate a fi alocate, iar estimările anilor „N+1”, „N+2” şi „N+3” sunt estimarea valorică a obiectivelor stabilite în documentul de politică, strategie şi performanţă pe următorii 3 ani. Înaintează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară spre avizare şi aprobare;
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Avizează Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Directorul general adjunct Aprobă Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Direcţia Economico Administrativă – Secretariat
Transmite Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară către unităţile subordonate
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii Numeşte prin decizie zilnică colectivul de lucru pentru fundamentarea şi
întocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Colectivul de lucru Întocmeşte Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară care cuprinde documentele menţionate în Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi financiară :
- Cererea de subvenţii; - Cererile de materiale întocmite separat pe articole si alineate
bugetare, pe structuri funcţionale, valorile rezultate se cumulează in cererile de subvenţii;
- Bazele de calcul întocmite pe articole si alineate bugetare pentru determinarea materialelor si subvenţiilor din cererile de bunuri materiale;
- Lista indicatorilor luaţi in calcul pentru determinarea nevoilor financiare si materiale la nivelul unităţii, detaliata pe structuri funcţionale, articole si alineate bugetare;
Manual de proceduri
60
- Nota de fundamentare pentru susţinerea nevoilor materiale si financiare solicitate;
- Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susţin nevoi specifice unităţii – acestea se justifica in nota de fundamentare.
Contabilul sef / Seful serviciului logistic
Verifică Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Avizează Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară
Directorul unităţii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico
Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară aprobat de directorul unitatii.
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii
- Analizează si centralizează Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico materială şi financiară, pe structuri funcţionale, capitole de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Întocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; - Transmit Serviciului planificare bugetară cererile de subvenţii centralizate, pe unităţi, structuri funcţionale, articole si alineate bugetare.
Directorul adjunct al Direcţiei Economico-Administrative
Verifică Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizată al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Avizează Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico Administrativă – Serviciul planificare bugetară
Întocmeşte Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul adjunct al Direcţiei Economico-Administrative
Verifică Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul general adjunct Avizează: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul general
Aprobă: - Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Direcţia Economico Administrativă – Serviciul planificare bugetară
-Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; -Primeşte bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite; - Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producţie şi venituri proprii,
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
61
Serviciului construcţii cazarmare şi unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare; - Transmite unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare.
Direcţia Economico Administrativă – Serviciul logistic Serviciul construcţii cazarmare Serviciul producţie şi venituri proprii
- Corelează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite; - Înaintează spre avizare şi aprobare Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul adjunct al Direcţiei Economico-Administrative
Verifică Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul general adjunct Avizează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul general Aprobă Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Direcţia Economico Administrativă – Secretariat
Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite.
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Directorul unităţii / Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Coordonează corectarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Colectivul de lucru Corelează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Contabilul sef / Seful serviciului logistic
Verifică Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direcţiei Economico-Administrative
Avizează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul unităţii Aproba Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico- Administrativa - Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direcţiei Economico-Administrative / Contabilul sef / Şeful Serviciului logistic
1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico materială; 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul îndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul Direcţiei Economico-Administrative / Contabilul sef / Şeful Serviciului achiziţii
1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico materială; 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic, Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul îndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico materială şi financiară.
Manual de proceduri
62
PROCEDURĂ : A00203003 PRIVIND ELABORAREA ŞI FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ CENTRALIZAT PRIVIND ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAŢIE PENITENCIARE
Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare şi fundamentare a planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii de echipare a personalului din sistemul administraţie penitenciare. Premise: Elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, privind echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare, reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure echiparea corespunzătoare a personalului. Aplicabilitate: A.N.P. şi unităţile subordonate. Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului de
specialitate din A.N.P. Emite instrucţiunile specifice privind întocmirea proiectului de bugetpentru anul ,,N’’ 31 octombrie an ,,N-2’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Transmite unităţilor subordonate instrucţiunile specifice privindfundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N’’ 31 octombrie an ,,N-2’’
Directorul adjunct D.E.A. din A.N.P.
Instruieşte persoanele desemnate pentru elaborarea şi fundamentareabugetului pentru anul ,,N’’ 15 noiembrie an ,,N-2’’
Directorul unităţii subordonateUnitatea subordonată transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N’’ 15 februarie an ,,N - 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Verifică şi centralizează proiectele de buget transmise de unităţilesubordonate 20 martie an ,,N - 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Supune spre avizare şi aprobare proiectul de buget centralizat 24 martie an ,,N -1’’
D.E.A din A.N.P.
Depune la Ministerul Justiţiei proiectul de buget aferent anului ,,N’’ 31 martie an ,,N - 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Stabileşte şi comunică echivalentul valoric al cotei părţi anuale adrepturilor de echipament pentru anul ,,N’’, precum şi instrucţiunile privindcalcularea şi acordarea drepturilor de echipament pentru personalul dinunitate.
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Directorul unităţii subordonateDispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’ Responsabilul sectorului de
specialitate din unitatea subordonată
Supune Consiliului de Conducere al unităţii proiectul de Decizie privindîncadrarea personalului pe categorii de echipare de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Consiliul de Conducere şi directorul unităţii subordonate
Stabileşte şi aprobă încadrarea nominală la drepturi de echipament afuncţionarilor publici din subordine la următoarele categorii de drepturi:
- numai echipament; - echipament pentru completarea uniformei şi diferenţa în bani; - numai bani.
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Directorul unităţii subordonateEmite decizia privind încadrarea nominală la drepturi de echipament apersonalului din unitate de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
63
Personalul din unitatea subordonată
Întocmeşte cererea individuală de echipament pe articole şi dateantropometrice
de regulă până la 15 octombrie an ,,N – 1’’ Responsabilul sectorului de
specialitate din unitatea subordonată
Centralizează cererile de echipament, pe categorii de personal, articole şidate antropemetrice. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’
Directorul adjunct D.EA. din unitătea subordonată
Analizează şi avizează situaţiile centralizate. de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din unitatea
subordonată
Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaţiilorcentralizate. de regulă până la 30 octombrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Centralizează solicitările de bunuri materiale aferente anului ,,N’’,întocmeşte planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat,corelează datele centralizate cu bugetul aprobat şi supune spre avizare şiaprobare planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - materialăcentralizat aprobat, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele privinddistribuţiile pe talii şi mărimi pentru bunurile materiale care au fostaprobate prin planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat. de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’
B.A.G.R Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice de bunuri. de regulă până la 30 decembrie an ,,N - 1’’
B.A.G.R Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articolele de echipament dincomponenţa ţinutei de vară. de regulă până la 30 iunie an ,,N’’
B.A.G.R Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articole de echipament dincomponenţa ţinutei de iarnă. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N’’
Responsabilul sectorului de specialitate din A.N.P.
Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru bunurilemateriale achiziţionate centralizat. De regulă până la sfârşitul lunii
Directorul B.A.G.R Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţiaprivind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate. De regulă până la sfârşitul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire lastadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.
PROCEDURA : A00203004 HRĂNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de hrănire a persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise: Procedura pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate : Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea -Responsabilul compartimentului hrănire - Bucătarul - Medicul şef al unităţii
Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare normă de hrană înparte, având în vedere următoarele :
- perioada de iarnă - vară - structura alimentelor din fiecare normă
Manual de proceduri
64
- produsele alimentare existente în depozite gradul de calificareal bucătarilor
-Responsabilul compartimentului hrănire - Compartimentul evidenţă ppl
Stabilirea numărului de persoane private de libertate pentru care seasigură hrănirea pe fiecare normă, în funcţie de nota de efective.
-Responsabilul compartimentului hrănire
Întocmirea Listei de distribuţie a alimentelor
- Şef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuţie a alimentelor - Gestionar hrănire Distribuţia alimentelor din magazia de alimente şi operarea modificărilor
în evidenţa operativă - Personalul blocului alimentar, - Ofiţerul de serviciu
Preluarea alimentelor şi transportul la blocul alimentar
- Personalul blocului alimentar Depozitarea corespunzătoare a produselor agroalimentare până în ziuaurmătoare.
- Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaivasi calitativa in vederea prepararii hranei
- Personalul blocului alimentar Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei – pe bazaretetarelor
- Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei - Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de aprovizionare cu produse agroalimentare pentru asigurarea hrăniri persoanelor private de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare. Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi. Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate. Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea
Responsabilul compartimentuluihrănire
Determinarea necesarului normat şi a rămasului de asigurat pentruprodusele agroalimentare : - Necesarul normat (Nn) reprezintă cantitatea dintr-un produsagroalimentar calculată conform raţiilor din normele de hrană ale ppl şiefectivele pentru o perioadă determinată. Se calculează conform formulei : Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss În care : Ef = efectivele care urmează a fi hrănite în perioada respectivă ; Z = numărul de zile pentru care se calculează ; R = raţiile prevăzute de normele de hrană conform perioadei deconsum, respectiv iarnă – vară ; Ss = stocul de siguranţă ( se constituie pentru asigurarea hrăniriiefectivelor în situaţii neprevăzute, din produse agroalimentare cutermen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantităţiledestinate nevoilor de consum lunare. Pentru determinarea cantităţilor de produse agroalimentare careurmează a fi aprovizionate, se determină existentul preliminat - Existentul preliminat(Exp) reprezintă cantităţile de produse
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
65
agroalimentare preliminate a exista în depozitul unităţii la începutulperioadei pentru care se calculează necesarul normat. Se calculează potrivit formulei : Exp = ( Exo + P – C ) În care : Exo = existentul aflat în depozitul unităţii la data stabilirii necesaruluinormat ; P = cantităţile de produse care urmează a fi aprovizionate, înperioada cuprinsă între data stabilirii necesarului normat şi data cândîncepe perioada pentru care s-a calculat. C = cantităţile de produse care se vor consuma în perioada cuprinsăîntre data stabilirii necesarului normat şi data începerii perioadei pentrucare s-a calculat. Determinarea rămasului de aprovizionat - Rămasul de aprovizionat (Ra) reprezintă cantităţile de produseagroalimentare care urmează a se aproviziona şi pentru care se vorsolicita alocaţiile bugetare. Se calculează potrivit formulei : Ra = ( Nn - Exp ) + K În care : Nn = necesarul normat ; Exp = existentul preliminat ; K = perisabilităţii legale care se aplică asupra cantităţilor careurmează să se aprovizioneze ( Nn – Exp )
Responsabilul compartimentuluihrănire
Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionării produseloragroalimentare
Responsabilul compartimentuluihrănire
Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaţiile bugetare asigurate.
Comisiile de achiziţii Demararea procedurilor de achiziţii a produselor agroalimentare. Directorul unităţii Director ec. adm. Juristul unităţii
Încheierea contractelor şi determinarea graficului de livrări
Gestionar Recepţia produselor agroalimentare în depozitele unităţilor, în funcţiede graficul de livrare stabilit.
PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA ŞI REALIZAREA LUCRĂRILOR DE
ÎNTREŢINERE TEHNICĂ LA AUTOVEHICULE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare şi realizare a lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa unui personal tehnic specializat Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată Întreţinerea tehnică zilnică (ITZ)
Conducătorul auto -execută verificarea autovehiculului, înaintea plecării în cursă privind starea tehnică, de întreţinere şi de completare a mijlocului de transport cu materialele, sculele, piesele şi accesoriile prevăzute în inventarul completului -execută verificarea tehnică, în parcurs, a autovehiculului, după fiecare 150-200 km sau după 3-4 ore de circulaţie, precum şi cu ocazia staţionării, privind starea
Manual de proceduri
66
anvelopelor, starea sistemului de frânare, apariţia de scurgeri de carburanţi-lubrifianţi şi lichide speciale - la terminarea zilei de lucru, execută: - alimentarea autovehicului cu carburant - curăţarea, spălarea şi dezinfectarea autovehiculului - parcarea şi asigurarea autovehiculului Ziua de verificare şi întreţinere a tehnicii auto (ZVIT)
Conducătorul auto, şeful de garaj, şeful atelierului de reparaţii, responsabilul de sector
-execută: - verificarea şi punerea în ordine a elementelor de parc (sectorul de întreţinere, sectorul de reparaţii, punctul de alimentare cu carburanţi-lubrifianţi, punctul de control tehnic), conform prevederilor în vigoare - verificare, repararea şi completarea mijloacelor tehnice - greasarea sau schimbul de ulei, dacă acestea coincid în timp sau rulaj cu ziua în care se execută această activitate, precum şi operaţiunile prevăzute în normativul tehnic de linie
Reviziile tehnice periodice RT1 şi RT2 Conducătorul auto, şeful de garaj, şeful atelierului de reparaţii şi personalul aflat la deservire
- execută: Verificarea stării de completare generală. Curăţirea cabinei şi caroseriei. Salubrizarea şi dezinfectarea autovehiculelor şi remorcilor pentru transport marfa, conform prevederilor reglementărilor sanitar-veterinare în vigoare Curăţirea băi de ulei şi a sorbului pompei de ulei. Curăţirea şi verificarea rezervoarelor şi conductelor, sistemului de alimentare cu carburanţi. Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru închiderea-deschiderea şi blocarea uşilor, capotelor, capacelor obloanelor etc. Verificarea plinurilor (lichid de răcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frână, lichid spălat parbrizul, ulei acţionare instalaţii hidraulice). Pornirea şi urmărirea funcţionării motorului la diferite turaţii. Verificarea stării şi întinderii curelelor de transmisie. Verificarea fixării motorului pe cadru. Reglarea jocului la supape. Verificarea şi strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor împingătoare,arcurilor supapelor, a fixării colectorului, conductelor de evacuarea gazelor şi a bridelor tobei de eşapament la conducte de evacuare. Verificarea şi completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comandă al direcţiei la autovehiculele dotate cu sisteme de comandă servoasistat al direcţiei Verificarea tubulaturii de aspiraţie şi evacuare a turbosuflantelor şi verificarea stărilor, la motoarele supraalimentate. Verificarea cadrului la autovehicule remorci şi semiremorci (şasiu, platformă, lonjeroane). Verificarea presiunii în cilindrii motorului. Verificarea jocului axului pompei de apă şi a etanşeităţii garniturilor. Verificarea etanşeităţii şi stării de fixare a tuturor instalaţiilor şi sistemelor autovehiculelor. Verificarea elementelor de prindere şi de acţionare a compresorului. Verificarea intensităţii zgomotului la eşapare şi a concentraţiei oxidului de carbon (la m.a.s) şi a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare. Verificarea ruptorului-distribuitor, starea şi distanţa dintre contacte, jocul în bucşă, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii, condensatorului, bobinei de inducţie. Curăţirea bujiilor şi verificarea distanţei şi stării electrozilor, a fişelor de înaltă tensiune şi a elementelor antiparazitare. Verificarea avansului fix al motorului. Curăţirea sitei carburatorului.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
67
Curăţirea, spălarea şi reglarea carburatorului, pompei de alimentare şi a filtrului de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se goleşte de apă săptămânal. Schimbarea elementului de hârtie al filtrului de combustibil la treapta 1. Idem, la treapta a II-a când înlocuirea coincide la ambele trepte, se va lăsa un interval de 100-1000 km între cele două trepte. Spălarea şi verificarea elementului filtrant de combustibil din pâslă la m.a.c. RABA sau MAN-D 2156. Verificarea funcţionării corecte a injectoarelor şi reglarea pompei de injecţie. Curăţirea filtrului de aer. Verificarea stării şi fixării radiatorului de apă şi a paletelor ventilatorului. Verificarea funcţionării termostatului şi a cuplajului electromagnetic al ventilatorului. Verificarea jocului tijei cilindrului de acţionare şi a cursei libere a pedalei ambreiajului. Verificarea strângerii carcasei ambreiajului fixării pompei centrale şi a cilindrului receptor. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii cutiei de viteze, de distribuţie, organelor transmisiei cardanice, punţilor, arborilor planetari etc. Verificarea asigurării şi funcţionării mecanismelor de comandă a transmisiei, jocul furcilor glisante, a pinionului de atac şi strângerea şuruburilor de la carcase şi capace. Verificarea mecanismului de direcţie (eventuale jocuri). Verificarea şi asigurarea levierului de comandă a direcţiei a levierelor fuzetelor, articulaţiilor sferice, a pârghiilor şi a mecanismelor de direcţie. Verificarea şi reglarea unghiurilor direcţiei Verificarea fixării volanului şi a jocului articulaţiilor axului volan Verificarea jocului pivoţilor Verificarea etanşeităţii şi poziţiei corecte, a conductelor şi îmbinărilor direcţiei asistate. La autovehicule prevăzute cu sistem de protecţie împotriva îngheţului în instalaţii de frânare, sub 5 0 C se asigură umplerea la capacitatea cu lichid contra îngheţului a rezervorului pompei şi se acţionează pompa în timpul umplerii rezervoarelor cu aer, cât şi în parcurs de mai multe ori în timpul zilei de lucru. Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat. Verificarea sistemului de frânare (eficacitatea acestuia). Verificarea stării şi fixării racordurilor şi burdufurilor din cauciuc de la instalaţia de frânare. Verificarea etanşeităţii instalaţiei de frânare. Verificarea şi asigurarea cilindrilor dubli de frână. Verificarea stării şi fixării elementelor din sistemul de frânare al remorcilor sau semiremorcilor. Verificarea funcţională a supapelor din sistemul de frânare. Eliminarea aerului din circuitul hidraulic şi completarea cu lichid. Verificarea şi reglarea jocului pedalei de frână şi a jocului dintre tambur şi ferodou. Curăţirea filtrului compresorului şi a separatorului de apă şi ulei. Reglarea limitatorului de frânare a regulatorului de sarcină şi a regulatorului de presiune. Verificarea stării şi fixării frânei de staţionare şi a eficacităţii funcţionării instalaţiei pentru frâna de motor (m.a.c.) Curăţirea şi verificarea cilindrilor receptori, apărătorilor, tamburilor, saboţilor de frână, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor şi plăcuţelor de frână, camerelor sau cilindrilor de frână. Verificarea şi curăţirea filtrului servomecanismului de frânarea filtrului regulator de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel, site de la rezervorul de egalizare (pompa centrală), dozatorul de ulei de la
Manual de proceduri
68
compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaţiei de frânare. Curăţirea şi verificarea pompei centrale de frână şi ambreiaj şi a cilindrilor receptori, servo-mecanismului supapelor de reţinere, verificarea membranelor camerelor de frânare Din 2 în 2 ani sau după o staţionare de peste 1 an, se verifică elementele componente ale instalaţiei de frânare, inclusiv se înlocuiesc garniturile de cauciuc şi materiale plastice, lichidul de frână, dacă este cazul. Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii amortizoarelor şi a barelor antiruliu. Verificarea articulaţiilor, barelor superioare şi inferioare ale suspensiei la autovehicule cu suspensie independentă. Verificarea strângerii bridelor arcurilor şi a şuruburilor de fixare a suporturilor de arc. La autobuze în funcţie de soluţia constructivă, se execută verificarea şi reglarea pernelor de aer, a pârghiilor şi articulaţiilor sferice, purjarea rezervoarelor de aer (etanşeitatea). Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.). Verificarea şi reglarea unghiului de convergenţă a roţilor şi a altor unghiuri la automobilele cu suspensie independentă, inclusiv calarea direcţiei Verificarea stării arcurilor, a bolţurilor şi piuliţelor de la prezoanele roţilor. Demontarea roţilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmenţi, curăţirea de praf şi înlocuirea unsorii (roţi spate şi faţă). Verificarea presiunii în pneuri. Verificarea adâncimii profilului şi a echilibrării roţilor la autoturisme. Verificarea funcţionării instalaţiei de climatizare şi aer condiţionat. Verificarea instalaţiei electrice de semnalizare, iluminare etc. Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului. Verificarea densităţii electrolitului şi a tensiunii bateriei de acumulatori. Întreţinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor, desfundarea orificiilor buşoanelor). Verificarea şi reglarea releului regulator de tensiune şi releului de pornire. Verificarea şi reglarea luminii farurilor. Verificarea stării, fixării şi a contactelor conductorilor electrici. Verificarea existenţei şi stării siguranţelor calibrate din instalaţia electrică. Verificarea stării periilor generatorului de curent alternativ şaua generatorului de curent continuu. Demontarea curăţirea şi verificarea demarorului. Verificarea funcţionării şi a indicaţiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la instalaţia de ungere, temperatura apei de răcire, presiunea aerului în instalaţia de frânare etc. Verificarea etanşeităţii şi funcţionării sistemelor de răcire, ungere, alimentare, direcţie, frânare, transmisie. Verificaea fixării şi strângerii lăzii de scule, lăzii bateriei de acumulatoare şi a barelor de protecţie Verifcarea funcţionării dispozitivelor pentru blocarea şi reglarea scaunului şoferului, fixării scaunelor paasagerilor Controlul repartizării uniforme a încărcăturii, nedepăşirea sarcinii admise. Curăţirea şi verificarea cârligului de remorcare, ungerea şi verificarea suportului şi a capacelor de protecţie. Verificarea funcţionării sistemului hidraulic de acţionare a instalaţiilor speciale. Curăţirea, verificarea gresoarelor şi înlocuirea celor defecte. Se execută gresarea conform schemei şi la periodicitatea recomandată în cărţile tehnice de exploatare. Se spală filtrul de aer de tip umed şi se înlocuieşte uleiul. Se unge axul distribuitorului de aprindere şi se îmbibă cu ulei ungătorul camei. Se ung toate punctele articulaţiilor de comandă, balamalele şi mecanismele de
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
69
închidere a uşilor, macaralele de geam şi articulaţiile capotelor şi portbagajului. Ungerea articulaţiilor de la jaluzelele frontale. Înlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcţie, cutia de viteze, cutia de distribuţie şi reductor, punţile motoare (când coincid cu rulajele indicate în cărţile tehnice).
PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STĂRII TEHNICE ŞI DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI ÎNAINTE DE PLECAREA ÎN CURSĂ
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule - existenţa personalului tehnic de specialitate Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată Conducătorul auto -prezintă şefului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de
înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA, rovigneta şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)
Şeful de garaj - verifică: a- starea tehnică a autovehiculului privind:
- eficacitatea sistemelor de frânare, direcţie, rulare, iluminare-semnalizare, încălzire şi ventilaţie
- nivelul emisiilor poluante (cantitatea şi concentraţia gazelor de evacuare la o accelerare a motorului la turaţie maximă)
- etanşeitatea caroseriei - existenţa plinului de rezervor, nivelul lichidului de frână, lichidului de
răcire de răcire, uleiurilor de transmisie şi hidraulic, alte lichide speciale
b- starea de integritate şi dotare a habitaclului interior (starea de fixaţie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire, existenţa trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a triunghiurilor reflectorizante, a stingătoarelor portabile)
c- documentele de înmatriculare (certificat de înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA) şi documentele de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)
d- starea fizică a conducătorului auto (verificarea alcoolemiei cu alcooltester-ul)
- în funcţie de constatări, avizează sau respinge plecarea în cursă a autovehiculului şi consemnează hotărârea, prin semnătură, în foaia de parcurs
Conducătorul auto
- în funcţie de hotărârea şefului de garaj, desfăşoară activitatea de transport planificată sau introduce autovehiculul în atelierul unităţii, în vederea remedierii neajunsurilor constatate
Şeful de garaj - dacă autovehiculul verificat nu corespunde circulaţiei, în siguranţă, pe drumurile publice, planifică un alt autovehicul pentru executarea activităţii de transport, consemnând acest lucru în planul zilnic de transport
Manual de proceduri
70
PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII ZILNICE DE TRANSPORT
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificării activităţii zilnice de transport Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată Şefii (responsabilii) compartimentelor de activitate
- întocmesc, zilnic, până la orele 1300, solicitările privind deplasările planificate pentru ziua următoare
Şeful de garaj - centralizează, zilnic, până la orele 1300, solicitările scrise ale compartimentelor
de activitate din unitate (economic-administrativ, siguranţa deţinerii şi regim penitenciar, intervenţie psihosocială, medical, etc.) privind deplasările planificate pentru ziua următoare - întocmeşte proiectul planului de transport potrivit solicitărilor primite - înaintează Şefului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de transport, în vederea avizării
Şeful Serviciului economico-administrativ
- verifică şi avizează proiectul planului de transport, urmărind: - evitarea executării de curse în gol - evitarea rutelor ocolitoare sau încrucişate -folosirea autovehiculelor la capacitatea nominală, în vederea utilizării raţionale a acestora şi pentru optimizarea fluxurilor de circulaţie
- predă proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto Responsabilul sectorului auto
- înaintează directorului unităţii proiectul planului de transport, în vederea aprobării
Directorul unităţii aprobă sau respinge proiectul planului de transport Şeful de garaj - informează pe conducătorii autovehiculelor planificate în cursă şi pe şefii
(responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra măsurilor dispuse de directorul unităţi
PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA ŞI CALCULUL FOII DE PARCURS
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare şi calcul a foii de parcurs Premise: - existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare - existenţa unui parc de autovehicule Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
71
Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul sectorului auto
- eliberează foaia de parcurs, după completarea urmatoarelor: - datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele
conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor
- prezintă foaia de parcurs, spre semnare, şefului serviciului logistic Şeful Serviciului logistic
- verifică şi certifică, prin semnătură, realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant existentă în rezervor şi o restituie responsabilului sectorului auto
Responsabilul sectorului auto
- predă foaia de parcurs conducătorului auto
Conducătorul auto - primeşte foaia de parcurs şi certifică primirea acesteia, sub semnătură, pe cotorul carnetului de foi de parcurs - solicită şefului de garaj certificarea stării tehnice zilnice a autovehiculului şi înscrierea rulajelor aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor - completează citeţ, fără ştersături sau modificări, rubricile aferente rulajelor parcurse - certifică, prin semnătură, primirea carburantului, lubrifiantului şi lichidelor speciale - certifică, prin semnătură, exactitatea şi realitatea datelor înscrise în foaia de parcurs
Şeful de garaj - certifică, zilnic, prin semnătură, starea tehnică corespunzătoare a autovehiculului - completează rulajele aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a schimburilor de ulei şi filtru ulei motor, certificând, prin semnătura, executarea acestor operaţiuni la rulajele planificate
Conducătorul auto - predă foaia de parcurs, după terminare, resposabilului de sector
Responsabilul de sector
- primeşte foaia de parcurs, după terminare, şi determină rulajul total parcurs şi consumurile de carburant şi lubrifiant aferente (normat şi real), evidenţiind consumurile înregistrate peste normă - certifică, sub semnătură, datele înscrise în document - prezintă foaia de parcurs, pentru verificare, ofiţerului inginer auto (*similar)
Ofiţerul inginer auto (*similar)
- verifică modul de completare a foii de parcurs şi certifică, prin semnătură, realitatea şi legalitatea datelor înscrise - predă foaia de parcurs responsabilului de sector
Responsabilul de sector
- centralizează foaia de parcurs, în vederea justificării consumurilor lunare de motokilometri, carburanţi şi lubrifianţi
PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE ŞI CASAREA ACTIVELOR FIXE Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funcţiune şi casare a activelor fixe Premise: - existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare - existenţa personalului specializat în evaluarea stării de întreţinere şi exploatare a activelor fixe aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia
Manual de proceduri
72
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate
Comisia de inventariere
- face propuneri privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, pe care le consemnează în procesul verbal de inventariere
Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe
Directorul adj. economico-administr-ativ / Şeful Serviciului economico-administrativ
- analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea contabilului şef de iniţiere a procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
Directorul unităţii
- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe *Notă: comisia se compune din 3-5 membri, după cum urmează:
a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti *Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.
Directorul adj. economico-administrativ/Şeful Serviciului economico-administrativ
- instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind:
- modul de verificare a stării fizice şi de întreţinere a activelor fixe - modul de verificare a înregistrării activelor fixe în evidenţa contabilă a
unităţii - modul de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi
casare a activelor fixe Comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
- verifică existenţa activelor fixe în evidenţa contabilă a unităţii - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; - respinge de la scoatere din funcţiune şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;
- întocmeşte lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe şi o certifică, prin semnătură
Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării
B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – Administrativă /Serviciul Logistic
- verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe înaintată de unitate
- verifică existenţa şi conţinutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
73
- avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funcţiune şi casare pentru fiecare din activele fixe prevăzute
- întocmeşte şi înaintează, directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe
Directorul General al Administraţiei Naţio-nale a Penitenciarelor
- aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe
C – la nivelul unităţilor subordonate Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru
scoatere din funcţiune şi casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002*
Directorul adj. economico-adminis-trativ/Şeful serviciului economico-administrativ
- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea activelor fixe care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a activelor fixe
Directorul adj. economico-administrativ/Şeful serviciului economico-administrativ
- instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea activelor fixe - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării activelor fixe ce fac obiectul casării
Responsabilul cu securitatea şi sănătatea în muncă
- instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării activelor fixe, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că activele fixe sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare a activelor fixe şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a activelor fixe Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative
Manual de proceduri
74
PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA ŞI CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECÂT ACTIVELE FIXE
Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasării şi casării valorilor materiale, altele decât activele fixe Premise: - existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare - existenţa personalului specializat în evaluarea stării fizice a valorilor materiale, altele decât activele fixe, aflate în dotarea unităţilor de penitenciare Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţilor din subordinea acesteia Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor subordonate
Comisia de inventariere
- face propuneri privind declasarea şi casarea valorilor materiale, pe care le consemnează în procesul verbal de inventariere
Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-administrativ (similar), demararea procedurii de declasare şi casare a valorilor materiale
Directorul adj. eco-nomico-administrativ/ Şeful Serviciului economico-administrativ
- analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea contabilului şef de iniţiere a procedurii de declasare şi casare - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale
Directorul unităţii
- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale
*Notă: care va fi compusă din 3-5 membri, după cum urmează: a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte; b) responsabilul compartimentului de activitate c) alţi specialişti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor de declasare şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.
Directorul adj. economico-administrativ
- instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind:
- modul de verificare a stării fizice a valorilor materiale - modul de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale
Comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe
- verifică existenţa valorilor materiale în evidenţa contabilă a unităţii - verifică dacă bunurile materiale figurează în listele de inventariere la starea de casare; - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice, negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.; - respinge de la declasare şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;
- întocmeşte lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale şi o certifică, prin semnătură
Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
75
B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Direcţia Economico – Administrativă / Serviciul Logistic
- verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale
- avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare şi casare a valorilor materiale - întocmeşte şi înaintează directorului general al ANP, o notă privind susţinerea sau respingerea propunerilor de declasare şi casare a valorilor materiale
Directorul General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
- aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale
C – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele decât
activele fixe, potrivit prevederilor legislaţiei în vigoare
Directorul adj. economico-administrativ/ Şeful serviciului economico-administrativ
- întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea bunurilor materiale care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a valorilor materiale
Directorul adj. economico-administrativ /Şeful serviciului economico-administrativ
- instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea atribuţiilor privind casarea valorilor materiale - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a personalului destinat manipulării valorilor materiale ce fac obiectul casării
Responsabilul cu securitatea şi sănătatea în muncă
- instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării valorilor materiale, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate - verifică dacă valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet (* în situaţia în care comisia constată că acestea sunt incomplete, datorită unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative) - stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în vigoare - execută operaţiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau distrugere - întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare şi anexele aferente - înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a valorilor materiale Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor justificative
Manual de proceduri
76
Cadrul general al procedurii de achiziţie publică Responsabil Activitate
ANP - DEA Emite instrucţiuni plan aprovizionare Responsabili structuri logistice unităţi teritoriale
Întocmesc planul de aprovizionare tehnico-materială
ANP - DEA Centralizează planurile de aprovizionare tehnico – materiala teritoriale
ANP - DEA Centralizează necesarul de materiale ANP - DEA Centralizează necesarul de subvenţii ANP – DEA Fundamentează bugetul de venituri şi cheltuieli ANP – DEA Repartizează bugetul pe unităţi Sef serviciul logistica unitate teritorială
Corelează planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul aprobat
Responsabilul achiziţii din unitatea teritoriale
Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice
Dir. Adj economico – administrativ , contabil şef unitate teritorială
Avizează programul anual al achiziţiilor publice
Director unitate teritorială Aprobă programul anual al achiziţiilor publice Dir. Adj economico– administrativ unitate teritorială
Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziţii publice
Director unitate teritorială Desemnează prin decizie zilnică persoanele responsabile de atribuirea contractelor de achiziţii publice
PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CEREREA DE OFERTE
1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de
produse, servicii sau lucrări prin procedura „Cerere de oferte” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
2. Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai în cazul în care valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât sau egală cu echivalentul în lei al următoarelor praguri:
a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro; b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro; c) pentru contractul de lucrări: 500.000 euro.
3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „cerere de oferte” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziţii. Definiţie: Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziţie de produse servicii lucrări, prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai mulţi operatori economici.
77
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obţinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile plătibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorările preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.
La data demarării procedurii
Compart. logistic
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziţii
1.1. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specificarea datei estimative de începere-finalizare a procedurii.
La data întocmirii planului
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
1.2. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de către compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţiei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. achiziţii Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achiziţii
2. Elaborarea notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
La data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii de atribuire
Alegerea unei alte proceduri decât cele prevăzute de regulă se face pe baza unei note justificative. Notă justificativă se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante, cu avizul compartimentului juridic, şi constituie un înscris esenţial al dosarului achiziţiei publice şi trebuie să conţină motivele pentru care s-a optat pentru această procedură.
La data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
78
Manual de proceduri
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Elaborarea caietului de
sarcini.
Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (contabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
La data demarării procedurii
Compart. de specialitate
D.E.A. Cont. şef Şef compart. Speciali-tate
Director Compart. achiziţii
2 Elaborarea clauzelor contractuale
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
La data întocmiri planului
Compart. achiziţii Serv. fin. Jurist (după caz)
D.E.A. Cont. şef Jurist
Director Compart. achiziţii
3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.
La data demarării procedurii
Compart. achiziţii Compart. specialitate
D.E.A. Cont. şef
Director Compart. achiziţii
79
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4 Completarea fişei de date a achiziţiei;
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pt. atribuirea contractelor de achiziţie publică
Până la data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
5 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Până la data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
6 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .
Se recomandă solicitarea garanţiei de participare in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
Până la data deschiderii ofertelor
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
7 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiece obiect în parte. Este necesar pentru: planificarea procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitorizarea internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura
Până la data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
80
Manual de proceduri
4.3. Transmiterea spre publicare a invitaţiei de participare:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Redactarea şi aprobarea invitaţiei de participare.
Invitaţia de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. (3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.
La data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Transmiterea invitaţiei de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro
10 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce cu 4 zile in cazul public. docm de atrib in SEAP 6 zile conf. cadr. legal
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
81
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Emiterea deciziei de numire
a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Până la data demarării procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
1.1 Modul de lucru al comisiei de evaluare.
Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia
Până la data deschiderii ofertelor
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Până la data deschiderii ofertelor
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează 1 Autoritatea contractantă are
obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.
Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.
max. 4 zile de la data solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de depunere a of.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.
Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
82
Manual de proceduri
4.6. Perioada de aşteptare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.;
Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei.
În mom. primirii solicitării
Secretariat Compart. achiziţii
DEA Compart. achiziţii
2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.
În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris.
Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii. Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalităţi : prin poştă, prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate.
În mom. transmiterii şi în mom. primirii.
Secretariat Compart. achiziţii
Director Compart. achiziţii
4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta
În mom. sosirii
Secretariat Resp. sector
Compart. achiziţii
Director Compart. achiziţii
83
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
Înainte de deschiderea ofertelor.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare
Directorul unităţii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Director Compart. achiziţii
2 Ofertele se deschid la data,ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Ofertele se deschid de către comisia de evaluare
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor.
Prezenţa acestuia se consemnează in procesul verbal de deschidere a ofertelor.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.2 În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.
Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
84
Manual de proceduri
3. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare
Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Preşed. Comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Compart. achiziţii
3.1 Nici o ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere
Excepţia de la această regulă o fac ofertele întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere
Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.1 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor
Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (daca e prezent)
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.2 Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.
Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
85
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
5 Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor
Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Examinare şi evaluarea ofertelor
Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante
Cât mai curând posibili
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de: eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1 Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.
Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă.
72 ore de la solicitare
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.2 Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.
Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
86
Manual de proceduri
2.3 Cazuri în care oferta este considerată neconformă
Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă,
Maxim 72 ore de la solicitarea clarificărilor
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt: inacceptabile şi/sau neconforme.
Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a fost depusă după data şi ora limită de depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident
După expirarea termenului limită
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
87
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.
După expirarea termenului limită
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5. Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
După expirarea termenului limită
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”
Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”
Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.
Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
88
Manual de proceduri
6. Anularea procedurii, dacă este cazul.
Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Cât mai curând posibil
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7.1 Cuprinsul Raportului de evaluare a procedurii.
Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o sub contractează împreuna cu denumirea/numele sub contractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.
Membrii comisiei de evaluare
Preşed. Comisiei de evaluare
Director Compart. achiziţii
89
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Cât mai curând posibil
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.2 Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare înaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
Maxim 3 zile / 5 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători se informează cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1. Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată câştigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
90
Manual de proceduri
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi câştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Preşed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.10. Perioada de aşteptare: Nr. crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
1 Necesitatea respectării perioadei de aşteptare
Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legătură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
1.1 Termenul de aşteptare până la semnarea contractului
Perioada de aşteptare până la semnarea contractului este de 5 zile de la notificarea rezultatului
5 zile
2. Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
În termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii
2.1 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.
2.1.1 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta
În termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
2.1.2 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei
Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
91
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
2.1.3 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora
Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante in 5 zile.
5 zile Contestatar D.E.A. Jurist
Compart. Achiziţii
2.1.4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica, in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
5 zile/10 zile Consiliul Compart. Achiziţii
4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Finalizarea atribuirii
contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
La data semnare contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
Compart. achiziţii Juridic
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv. Financiar –contabil
3 Cuprinsul contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel puţin următoarele: a)propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
92
Manual de proceduri
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Termenul maxim de publicare a anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie deschisă.
Max. 48 zile Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
1.1 Cuprinsul anunţului de atribuire
Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.
Compart. Achiziţii
D.E.A. Jurist Cont. Sef
Director Compart. Achiziţii
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Definitivarea dosarului de achiziţie publică.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei
După finalizarea procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A
Director Compart. achiziţii
93
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică
Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.
Cel puţin 5 ani Compart. achiziţii
D.E.A Cont. sef
Director Compart. achiziţii
4.14. Derularea contractului:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .
Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului.
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale
Dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
94
Manual de proceduri
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract
Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Pe perioada de valabilitate a contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
4.15. Finalizarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz.rec.finale
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/ executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/ executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
95
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.16. Analiza procesului:
Nr. crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfăşurării procedurii si a îndeplinirii contractului
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesităţile autorităţi, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achizitie publica
După finalizarea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont.sef
Director Compart. achiziţii
Manual de proceduri
96
PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ CONFORM ORDONANŢEI DE URGENŢĂ A GUVERNULUI NR. 34 MODIFICATĂ ŞI COMPLETATĂ
1. Scop: - stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea procesului de achiziţionare directă de produse, servicii sau lucrări în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe bază de document justificativ, autoritatea contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor directe de produse, servicii sau lucrări conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006 nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari. 4. Descrierea procedurii Persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar (responsabilul de sector)
Persoana desemnată (responsabilul de sector) identifică nevoile şiîntocmeşte NOTA INTERNĂ (Anexa 3) După caz, persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar vaîntocmi şi semna fişa tehnică a produsului, serviciului sau lucrăriinecesare. Fişa tehnică va fi avizată de şeful compartimentului beneficiar, siaprobata de ordonatorul terţiar/secundar de credite. Fişa tehnică se anexează notei interne. şi după caz are anexate bazele de calcul justificative. Nota internă este vizată de şeful compartimentului beneficiar şi aprobatăde ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia
În baza notei interne responsabilul cu achiziţia va întocmi REFERATUL DENECESITATE (anexa nr. 1). Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar – vizaCFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunctaconomico-administrativ şi aprobat de ordonatorul terţiar/secundar decredite. După aprobarea referatului de necesitate, va efectua oprospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei cea mai eficienta şiavantajoasa pentru unitate. Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele metode: -consultarea catalogului electronic SEAP -consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri -consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
97
- contactarea potentialilor furnizori În cazul în care un ofertant va refuza să emită o ofertă scrisă achizitorulva înscrie preţul ofertei pe proprie răspundere. Numărul minim de ofertesolicitate se stabileşte în funcţie de valoarea achiziţiei şi de situaţiafurnizorilor / prestatorilor / executanţilor disponibili pe piaţa zonală (minim 3pentru achiziţii în valoare de peste 1000 EURO, fără TVA.) În urmaprospectării pieţei se propune operatorul economic de la care se va faceachiziţia.
Achizitorul/ responsabilul cuachiziţia
După efectuarea prospectării pieţei va întocmi *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRUACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ a produsului, serviciului sau lucrării La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă(anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota internă, referatul de necesitate aprobat, fisa tehnica (daca este cazul), ofertele : * În Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă aprodusului, serviciului sau lucrării se va propune aprobarea efectuăriiachizitiei directe de la operatorul economic a cărei ofertă este maiavantajoasă d.p.v. al preţului si corespunde cerintelor tehnice ; *va fi semnată de achizitorul/ responsabilul cu achiziţia, şeful serviciuluilogistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ şi aprobată de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia
După aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionareadirecta a produsului, serviciului sau lucrării, după caz: * se va efectua achiziţia propriu-zisă pe baza facturii (fiscale) ce va fiînregistrată în cadrul unităţii penitenciare sau * se va transmite comanda scrisă, însoţită de fişa tehnică (dacă este cazul)către operatorul economic selecţionat. Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui contract încheiat cu operatorul economic selecţionat. (în special pentruservicii şi lucrări)
Achizitorul/ responsabilul cu achiziţia/Comp Financiar -Contabil
Nota internă, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelorpentru achizitionarea directa, anexele , factura în original/ contractul deachiziţie publică în fotocopie, înregistrate în ordinea cronologică aîntocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil. Fotocopii după nota internă, referatul de necesitate, nota de evaluare şidupă caz a facturii /contractului se vor păstra la Compartimentul Achiziţii.
Manual de proceduri
98
ANEXA 1 Aprobat, Avizat, Ordonator de credite Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic
REFERAT DE NECESITATE Privind achiziţionarea următoarelor produse/servicii/lucrări……
Temei legal : ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată; ● Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată; Justificare : Pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul sectorului.....................…………………………………..vă rugăm să aprobaţi achiziţionarea directă, conform prevederilor legale, a următoarelor produse/servicii/lucrări:
Nr crt.
Articol bugetar
Cod C.P.V.
Denumire produs U/M Cantitate
necesară Valoare estimată
lei fără TVA
Valoare achiziţii până la
data de: …………….. la acest C.P.V. (fără TVA)
Valoare prevăzută in PAAP 2008
la acest C.P.V.
( fără TVA) 1 2 3
1. Necesitatea : 2. Data la care sunt necesare produsele: 3. Procedură de achiziţii propusă. Temei legal 4. Persoana responsabila de achiziţie: 5. Date sau anexe care sa susţină referatul.
Prenume NUME, Funcţia, Compartimentul, Data, Semnătura,
Responsabil Viza CFPP Financiar – Contabil
Responsabi achiziţii Achiziţii
Responsabil logistică Logistic
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
99
ANEXA 2
Aprobat, Avizat, Ordonator de credite Director Adjunct economico-administriv Propun spre avizare Şef birou/serviciu logistic
NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA
Temei legal:
● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, modificată şi completată;
● Hotărârea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată;
● Alte prevederi legale ce vizează achiziţia În urma evaluarii preţurilor pieţei şi a primirii ofertelor au reiesit următoarele :
Preţ oferit de : (lei fără TVA)
Nr. Crt
Cod CPV
Denumire produs
Caracteristici
tehnice
U.M.
Cant.
Oferta Nr.1
Oferta Nr.n
Pretul cel mai
avantajos LEI/ BUC
Val Totală.* (+TVA)
LEI
1 2 3
*) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV în parte
Din analiza preţurilor de mai sus a reieşit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma /firmele…………………………………………..., pentru …………...……………. , drept pentru care propun achizitia directa de la aceasta/acestea. Prenume/NUME Funcţia Direcţia/Serviciul Semnătura Şef compartiment Sector beneficiar
Întocmit Ofiţer specialist/agent Compartimentul Achiziţii
Manual de proceduri
100
ANEXA 3 Nr.…………/…………….
Domnului subcomisar Bogdan COSTAŞ, Director D.E.A.
NOTĂ INTERNĂ
Ref.: achiziţia de produse/servicii/lucrări
Temei legal: - Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Justificare: (privind achiziţionarea de produse/servicii/lucrări) …………………………………………………………………………………………………….
• Denumire produse/ servicii/ lucrări • Unitate de măsură / U.M. • Cantitate • Valoare estimată (cu TVA inclus) • Termen de furnizare/ prestare/execuţie a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate • Anexe: - caiet de sarcini /fişa tehnică (după caz) a produsului/serviciului/lucrării - avizat(ă) de şeful /
directorul compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul secundar de credite.
Prenume NUME, Funcţia, Direcţia/Serviciul Data, Semnătura,
Director
Şef Serviciu
Întocmit
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
101
PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – LICITAŢIE DESCHISĂ 1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Licitaţie deschisă” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: Licitaţia deschisă reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă, în conformitate cu art. 73din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, procedura de licitaţie deschisă se desfăşoară, de regulă, într-o singură etapă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „licitaţie deschisă” conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ. Interesat are dreptul de a depune oferta
102
Manual de proceduri
4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
1.1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor]] ce se intenţionează a se acorda.
La data demarării procedurii
Compart. logistic
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achizitii
1.2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specifică data estimativă de începere-finalizare a procedurii.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achizitii
2. Elaborarea Notei de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO - dacă este cazul.
Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, opţional de la 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anună simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană
Cât mai curând după începerea anului bugetar
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
103
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea caietului de sarcini.
Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
La data demarării procedurii
Compart. de specialitate
D.E.A. Cont.sef Şef compart. specialitate
Director Compart. achizitii
2 Elaborarea clauzelor contractuale.
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii Serv.fin. Jurist (dupa caz)
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achizitii
3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. specialitate
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
104
Manual de proceduri
4 Completarea fişei de date a achiziţiei;
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform prevederilor legale în vigoare şi a modelului prezentat în Ghidul pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică
Pana la data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
5 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Pana la data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .
Se recomandă solicitarea garanţiei de participare in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
Pana la data deschiderii ofertelor
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
7 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura
Pana La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
105
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.
Anunţul de participare cuprinde cel puţin următoarele informaţii: a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; b) adresa la care se transmit ofertele; c) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menţionarea acestora; e) o scurtă descriere a obiectului contractului de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit; f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire. 3) În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, autoritatea contractantă are obligaţia de a include în invitaţia de participare informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.
La data demararii proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro
52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministe-rului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului stan-dard, in cazul in care valoa-rea estimata este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări
Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO. Începând cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea anunţurilor prevăzute de prezenta ordonanţă în Monitorul Oficial al României este facultativă.“cf.OUG 94/2007
Cel mult o zi de la publicare în SEAP
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
106
Manual de proceduri
4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Pana La data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. Achizitii
1.1. Modul de lucru al comisiei de evaluare.
Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia
Pana la data deschiderii ofert.
Presed.com. de evaluare
D.E.A.
Director Compart. Achizitii
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Pana la data deschiderii ofert.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. Achizitii
4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Autoritatea contractantă are
obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire cât mai repede posibil.
Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.
Max. 4 zile de la data solicitării, dar max. 2 zile pana la data limita de dep. a of.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire, la cererea operatorului economic.
Orice operator economic are dreptul de a solicita si a obţine documentaţia de atribuire.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
107
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.6. Perioada de aşteptare Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.;
Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei.
În mom. primirii solicitării
Secretariat Compart. Achizitii
DEA Compart. Achizitii
2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.
În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, nu mai tarziu de 6 zile inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris.
Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii. Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din următoarele modalitati : prin poştă, prin fax, prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a celor precizate.
în mom. transmiterii şi în mom. primirii.
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
4 Primirea ofertelor
Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.
In momentul sosirii
Secretariat Responsabil de sector
Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
108
Manual de proceduri
4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
Înainte de deschiderea ofertelor.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare
Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Director Compart. achiziţii
2 Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor.
Prezenţa acestuia se consemnează in procesul verbal de deschidere a ofertelor.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.2 În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.
Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
109
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare
Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Presedintele Comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Compart. achiziţii
3.1 Nici o ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de deschidere
Excepţia de la această regulă o fac ofertele întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere
Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.1 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor
Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finantelor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.2 Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.
Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5 Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
110
Manual de proceduri
4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Examinare şi evaluarea
ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1. Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.
Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă.
72 ore de la solicitare
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.2. Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.
Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire; prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere principiului tratamentului egal.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.3. Cazuri în care oferta este considertată neconformă
Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită clarificările solicitate sau în cazul în care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt concludente, oferta sa va fi considerată neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta sa va fi considerată neconformă,
Maxim 72 ore de la solicitarea clarificarilor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
111
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile si/sau neconforme.
Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a fost depusă după data şi ora limită de depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea stabilită în anunţul de participare;nu au fost însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost solicitată în documentaţia de atribuire;a fost depusă de un ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime de calificare;constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă care nu poate fi luată în considerare din următoarele motive:în anunţul de participare nu este precizată în mod explicit posibilitatea depunerii unor oferte alternative, respectiva ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime prevăzute în caietul de sarcini; conţine în propunerea financiară un preţ care depăşeşte valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificările primite nu au fost concludente. Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care: nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine propuneri referitoare clauzele contractuale care sunt în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă; conţine în cadrul propunerii financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi justificate.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
112
Manual de proceduri
5. Stabilirea ofertei câştigătoare
Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.1. Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”
Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.2. Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”
Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.
Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
6. Anularea procedurii, dacă este cazul.
Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
113
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
7 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7.1. Cuprinsul Raportului de evaluare a procedurii.
Raportul procedurii se aproba de către ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii contractante; obiectul contractului de achiziţie publică ; denumirea/ numele ofertanţilor participanţi la procedură; denumirea/ numele ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerării preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din contract pe care acesta/aceştia au declarat că o subcontractează împreuna cu denumirea/numele subcontractanţilor; dacă este cazul, justificarea hotârârii de anulare a procedurii de atribuire.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Director Compart. achiziţii
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Cat mai curand posibil
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1. Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea
deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
114
Manual de proceduri
1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1. Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
115
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Necesitatea respectării perioadei de aşteptare
Contractul de achiziţie publică se semnează după o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare poate fi utilizată de persoanele care se simt lezate de un act al autorităţii contractante în legatură cu procedura de achiziţie publică, pentru a-l contesta.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
1.1. Termenul de aşteptare până la semnarea contractului
Perioada de asteptare până la semnarea contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206-207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);A se vedea şi punctual 4.9.1.2
10 zile sau 5 zile cu majorările de punctul 4.9.1.2
2. Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
In termenul fixat
Secretariat DEA Compart. achiziţii
2.1. Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.
116
Manual de proceduri
2.1.1 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
In termenul fixat
Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
2.1.2 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea către Consiliu a punctului de vedere
Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
2.1.3 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora
Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităţii contractante in 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); si 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor
10 zile sau 5 zile
Contestatar D.E.A. Jurist
Compart. Achiziţii
117
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
2.1.4 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
5 zile/10 zile Consiliul Compart. Achiziţii
4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Finalizarea atribuirii
contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
La data semnarii contractului
Resp achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (punctul 4.9.1.2.)
Resp. achiziţii Juridic
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil
3 Cuprinsul contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel puţin următoarele: a) propunerea tehnică şi propunerea financiară; b) graficul de îndeplinire a contractului; c) graficul de plăţi; d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este cazul.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
118
Manual de proceduri
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Termenul maxim de publicare a anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie deschisă.
Max. 48 zile Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
1.1 Cuprinsul anunţului de atribuire
Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.
Compart. Achiziţii
D.E.A., Jurist, Cont. Şef
Director Compart. Achiziţii
119
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Definitivarea dosarului de achiziţie publică.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
Dupa finaliz. Procedurii
Compart. Achiziţii
D.E.A.
Director Compart. Achiziţii
2. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică
Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.
Cel puţin 5 ani Compart. Achiziţii
D.E.A. Cont. Şef
Director Compart. Achiziţii
4.14. Derularea contractului:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .
Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului.
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.şef
Director Compart. achiziţii
120
Manual de proceduri
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale
Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.şef
Director Compart. achiziţii
3 Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract
Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Pe perioada de valabilitate a contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.şef
Director Compart. achiziţii
4.15. Finalizarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Se eliberează garanţia de buna executie, după indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art. 92, alin(4) din OUG 34, pentru contratele de lucrări
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
121
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataşează dosarului procedurii.
Max.3 zile de la elib.scris. de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.16. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de
timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfasurarii procedurii si a indeplinirii contractului
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica
Dupa finalizarea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont.şef
Director Compart. Achiziţii
PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV
1. Scop: -stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări, prin procedura „Dialog competitiv”, în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; - stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziţie publică de furnizare, servicii sau lucrări, dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ, următoarele condiţii:
122
Manual de proceduri
a) contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; b) aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziţii publice de furnizare, servicii sau lucrări prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate. Definiţie: DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţi admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală. Conform art. 96 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de dialog competitiv se desfăşoară în trei etape: a) etapa de preselecţie a candidaţilor; b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi vor depune oferta finală; c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse. 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1.1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.
La data demarării procedurii
Compart. logistic
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achizitii
123
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
1.2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată.
Se verifică întrunirea condiţiilor prevăzute la art. 94 din ordonanţa de urgenţă: - contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită; - aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.3. Elaborarea notei justificative privind alegerea procedurii
Compartimentul intern specializat elaborează nota justificativă conf art. 5 din Hot 925/2006. Aceasta face parte din dosarul achiziţiei.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii
Jurist Director Compart. achizitii
1.4. Întocmirea calendarului procedurii
Se specifică data estimativă de începere-finalizare a procedurii.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.5. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achizitii
2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO-dacă este cazul.
Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice, facultativ, incepand cu data de 01.01.2008; - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană
Cât mai curând după începerea anului bugetar
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
124
Manual de proceduri
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea documentaţiei descriptive
Acesta va cuprinde: - o descriere a necesităţilor, obiectivelor şi constrângerilor autorităţii contractante; - orice alte informaţii pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile; - primele care vor fi acordate participanţilor la dialog; - posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri de oferte. Sarcina elaborării documentaţiei descriptive revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
Pana la data demararii proced.
Compart. de specialitate
D.E.A. Cont.sef Şef compart. de specialitate
Director Compart. achizitii
2 Elaborarea clauzelor contractuale.
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii Jurist (dupa caz) Serv.fin.
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achizitii
3 Stabilirea criteriilor de preselecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională, atunci autoritatea contractantă elaborează o notă justificativă prin care să motiveze cerinţele respective, notă care trebuie vizată şi de către juristul unităţii.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. specialitate
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
125
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4 Stabilirea numărului minim al candidaţilor şi dacă este cazul numărul maxim al acestora
Numărul minim al candidaţilor nu trebuie să fie mai mic de 3.
Pana la data demarării procedurii
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
5 Completarea fişei de date a achiziţiei
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
7 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul.
Se recomandă solicitarea garanţiei de participare in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale că respectiva piaţă de produse, servicii sau lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
Pana la data deschiderii ofertelor
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
8 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
126
Manual de proceduri
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.
Anunţul de participare trebuie să conţină informaţiile legal prevăzute inclusiv criteriile de preselecţie şi regulile aplicabile, numărul minim al candidaţilor pe care intenţionează să îi preselecteze şi dacă este cazul numărul maxim al acestora, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană
La data demararii proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro
30 zile inainte de data dep. candidaturilor care se pot reduce conf.cadr legal
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coor-donarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata, fără TVA este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări
Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.
Cel mult o zi de la publicare în SEAP
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
127
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. Achizitii
1.1 Modul de lucru al comisiei de evaluare.
Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia
Pana la data deschiderii ofert.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Pana la data deschiderii ofert.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.5.Etapa de preselectare a candidaţilor 4.5.1. Depunerea candidaturilor Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Autoritatea contractantă are obligaţia de a asigura oricărui operator economic informaţii complete cu privire la condiţiile de participare
Punerea la dispoziţie a informaţiilor solicitate privind condiţiile de participare la procedura de atribuire
Perioada cuprinsă între data publicării anunţului de participare şi data limită de depunere a candidaturilor
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. Achizitii
2 Depunerea candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.
In momentul sosirii
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
128
Manual de proceduri
4.5.2. Desfăşurarea şedinţei de evaluare a candidaturilor Nr crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
Înainte de deschiderea plicurilor candidaţilor .
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
2 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare
Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Director
3 Plicurile se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Plicurile ce conţin candidaturile se deschid de către comisia de evaluare
Şedinţa de evaluare a candidaturilor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
4 Evaluarea candidaturilor Comisia de evaluare verifică îndeplinirea cerinţelor minime de calificare privind capacitatea tehnică şi cea economico-financiară a candidaţilor, criterii de preselectie prevazute in anuntul de participare.
Şedinţa de evaluare a candidaturilor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
5 Anularea procedurii, dacă este cazul.
Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când numărul minim al candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, cu modificarile şi completările ulterioare)
Şedinţa de evaluare a candidaturilor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
129
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
6 Elaborarea raportului intermediar de evaluare al procedurii de atribuire
După stabilirea candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.5.3 Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea tuturor candidaţilor privind rezultatul primei etape a procedurii
Compart. achizitii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 3 zile lucrătoare
Imediat după aprobarea raportului intermediar al primei etape
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.6. Etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea invitaţiei de participare
Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii :
- referinţe privind anunţul de participare; - adresa la care va avea loc dialogul şi data si
ora lansării acestuia; - limba/limbile în care se va derula dialogul; - dacă este cazul, precizări referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
130
Manual de proceduri
2 Invitaţia la etapa a doua a ofertanţilor declaraţi admişi.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
3 Derularea dialogului Dialogul se derulează cu fiecare candidat admis, în parte, cu scopul identificării soluţiilor/opţiunilor referitoare la aspecte tehnice, montajele financiare, probleme legate de cadrul juridic precum şi alte elemente ale viitorului contract.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
4 Semnarea procesului verbal de şedinţă şi informarea participanţilor la dialog despre rezultatul fazei intermediare
Procesul verbal privind şedinţa de dialog se întocmeşte la sfârşitul fiecărei întâlniri şi cuprinde problemele discutate şi aspectele convenite. Se semnează de către membrii comisiei şi de către candidaţii admisi. Imediat după aprobare procesului verbal de către directorul unităţii, Compartimentul achiziţii are obligaţia de a informa toţi participanţii la dialog în legătură cu rezultatul fazei intermediare. Următoarea rundă de dialog se derulează numai cu participanţii selectaţi în cadrul fazei intermediare organizate anterior.
Şedinţa de dialog
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Director
Compart. achiziţii
5 Închiderea etapei de dialog Autoritatea contractantă derulează dialogul până când identifică soluţia/soluţiile corespunzătoare necesităţilor sale obiective
Şedinţa de dialog
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Director
Compart. achiziţii
4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse 4.7.1. Invitaţia de depunere a ofertelor Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea invitaţiei de depunere a ofertelor finale
Invitaţia de depunere a ofertei finale trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii :
- referinţe privind anunţul de participare; - data si ora limită stabilite pentru depunerea
ofertelor; - adresa la care se tranzit ofertele; - limba/limbile în care trebuie elaborată oferta;
După închiderea etapei a doua
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Director
Compart. achiziţii
131
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
- data deschiderii ofertelor; - dacă este cazul, precizări referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă.
2 Transmiterea invitaţiilor pentru depunerea ofertelor
Invitaţiile se transmit participanţilor selectaţi să depună oferta finală
Un număr suficient de zile pentru elaborarea ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Director
Compart. achiziţii
3 Primirea ofertelor
Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.
In momentul sosirii
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
4.7.2. Desfăşurarea şedinţei de deschidere Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
Înainte de deschiderea ofertelor.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare
Directorul unitatii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Director Compart. achiziţii
132
Manual de proceduri
2 Ofertele se deschid la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor.
Prezenţa acestuia se consemnează in procesul verbal de deschidere a ofertelor.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.2 În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.
Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de evaluare .
Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Presed. Comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Compart. achiziţii
4 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere
Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei.
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
133
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.1 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor
Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor
Şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.2 Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite procesul verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.
Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5 Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi.
Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o Notă individuală care se ataşează la Raportul procedurii de atribuire.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor Nr. Crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Examinare şi evaluarea
ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Se resping ofertele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt: inacceptabile şi/sau neconforme.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
134
Manual de proceduri
4 Stabilirea ofertei câştigătoare
Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în urma aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”
Dacă criteriul utilizat fiind "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de evaluare în parte.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
6. Anularea procedurii, dacă este cazul.
Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când: au fost depuse numai oferte inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte care , deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
135
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Cat mai curand posibil
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea
deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.2 Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1. Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
136
Manual de proceduri
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficată şi completată
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Termenul de aşteptare până la semnarea contractului
Perioada de asteptare până la semnarea contractului este de 10 zile de la notificarea rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mare decât pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, conform prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care valoarea estimată a contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2); A se vedea si punctul 7.9.1.2
10 zile sau 5 zile, după caz cu majorările prevăzute la punctul 4.9.1.2.
2. Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
In termenul fixat
Secretariat DEA Compart. achiziţii
137
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3 Competenţa în soluţionarea contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
In termenul fixat
Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. achiziţii
4 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea catre Consiliu a punctului de vedere
Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire. De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său de vedere asupra acesteia, însoţit de orice documente considerate edificatoare, precum şi, sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin. (3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa punctului de vedere al autorităţii contractante nu împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în care s-a făcut dovada comunicării acesteia.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. achiziţii
4.11. Semnarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică.
La data semnarii contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef , consilierul juridic şi responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire, cu majorările de 5 zile, după caz (pct. 4.9.1.2)
Compart. achiziţii Juridic
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil
138
Manual de proceduri
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si va fi facultativă.“ , începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont. sef
Director Compart. achiziţii
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică
Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia. În cazul anulării procedurii de atribuire, dosarul se păstrează cel puţin 5 ani de la data anulării respectivei proceduri.
Cel puţin 5 ani de la data finalizării contractului respectiv.
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziţii
139
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.14. Derularea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .
Se solicita constituirea garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale. Aceasta se constituie numai dacă autoritatea contractantă solicită acest lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de buna executie se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu durata contractului. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini autoritatea contractantă are dreptul de a emite pretenţii asupra garanţiei de bună execuţie, în limita prejudiciului creat .
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term.convenit de parti
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
3 Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract
Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Pe perioada de valabilitate a contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
140
Manual de proceduri
4.15. Finalizarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Eliberarea garanţiei de buna executie, se face dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz. rec. finale, cu detalierea din art.92, alin (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max. 3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.16. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfasurarii procedurii si a indeplinirii contractului
Reprezinta operatiunea prin care autoritatea cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica
Dupa finaliz. contr.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont.sef
Director Compart. achiziţii
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
141
PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FĂRĂ
PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE 1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.”
2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ în următoarele cazuri:
a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
b) ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare;
c) atunci când produsele ce urmează a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente;
d) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai dacă schimbarea furnizorului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse care, datorită caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere. Perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu trebuie să depăşească, de regulă, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniţial;
e) pentru achiziţionarea de materii prime cotate la bursele de mărfuri, achiziţia acestora realizându-se ca urmare a tranzacţiilor de pe piaţa la disponibil;
f) atunci când produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase, de la un operator economic care îşi lichidează definitiv afacerile, de la un judecător-sindic care administrează afacerile unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o altă procedură similară cu cele anterioare, reglementată prin lege;
g) atunci când, ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit, conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător sau unuia dintre concurenţii câştigători ai concursului respectiv, în acest din urmă caz, autoritatea contractantă având obligaţia de a transmite invitaţie la negocieri tuturor concurenţilor câştigători;
h) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii:
Manual de proceduri
142
- atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; - lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia; - valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu depăşeşte 50% din valoarea contractului iniţial;
i) atunci când, ulterior atribuirii unui contract de lucrări sau de servicii, autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze noi lucrări, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrărilor sau serviciilor achiziţionate prin atribuirea contractului iniţial şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: - atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii, constau în repetarea unor lucrări sau servicii similare celor prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele prevăzute în caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; - contractul de lucrări/servicii iniţial a fost atribuit prin procedura de licitaţie deschisă sau restrânsă; - valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări/servicii s-a determinat prin luarea în considerare inclusiv a lucrărilor/serviciilor similare care pot fi achiziţionate ulterior; - în anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul că autoritatea contractantă are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în cadrul procedurii respective; - autoritatea contractantă are dreptul de a aplica această procedură într-un interval care nu poate depăşi 3 ani de la atribuirea contractului iniţial. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico–Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.
143
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.
La data demarării procedurii
Compart. logistic
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achizitii
2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specifica data estimative de începere-finalizare a procedurii.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii Compart. Financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achizitii
4. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea caietului de sarcini.
Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
La data demarării procedurii
Compart. de specialtate
D.E.A. Cont. şef Şef compart. de specialtate
Director Compart. achizitii
144
Manual de proceduri
2 Elaborarea clauzelor contractuale.
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii Serv.fin.
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achizitii
3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. de specialit.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
4 Completarea fişei de date a achiziţiei
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.
Pana la data de-marării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
5 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de achiziţie.
Pana la data des-chiderii ofertelor
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.3. Transmiterea invitaţiei de participare la negocieri: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi transmiterea invitaţiei de participare la negocieri odată cu documentaţia de atribuire
În cazul în care acest lucru este posibil şi în măsura în care nu se încalcă condiţiile prevăzute la art. 122 lit. h), i) şi j), autoritatea contractantă are obligaţia de a invita la negocieri un număr de operatori economici care să asigure o concurenţă reală
La data demararii proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
145
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Pana la data deschiderii ofert.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.5. Perioada de aşteptare Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea ofertelor preliminare
Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul de pornire al negocierilor. Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.
In momentul sosirii
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
4.6. Derularea negocierilor Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
Înainte de verificarea candidaturilor.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min. Finanţelor (dacă e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
146
Manual de proceduri
2 Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte
La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale. Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finală, să aducă modificări elementelor stabilite în procesul de negociere.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Imediat dupa deliberare
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Cat mai curand posibil
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.2 Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
147
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Resp. achiziţii
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.8. Perioada de aşteptare: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1. Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
In termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii
148
Manual de proceduri
2 Competenţa soluţionării contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta.
In termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
3 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei
Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
5 zile/10 zile Consiliul Compart. Achiziţii
4.9. Semnarea contractului: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
La data semnarii contractului
Resp. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
Resp. achiziţii Juridic
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar–contabil
149
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.10. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise. Publicarea în MO se realiz. contra cost si este facultativa, incepand cu data de 01.01.2008; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este cazul .
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont. sef
Director Compart. achiziţii
4.11. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Definitivarea dosarului de achiziţie publică.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
Dupa finaliz. procedurii
Compart achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2. Păstrarea dosarului de achiziţie publică
Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.
Cel puţin 5 ani Compart achiziţii
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziţii
150
Manual de proceduri
4.12. Derularea contractului: Nr. crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .
Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Dupa cons-tituirea garantiei de buna executie de parti
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
4.13. Finalizarea contractului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea receptiei finale
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Se elibereaza garanţia de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz.rec.finale
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max.3 zile de la data elib. scrisorii de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
151
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.14. Analiza procesului: Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfasurarii procedurii si a indeplinirii contractului
Reprezinta operatiunea prin care autoritatea cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contractului respectiv, masura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie publica
Dupa finalizarea contr.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont.sef
Director Compart. achiziţii
PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CONCURSUL DE SOLUŢII 1. Scop: Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Concurs de soluţii” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare; stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice. 2.Premise: În conformitate cu prevederile art. 131 şi art. 132 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a organiza un concurs de soluţii, astfel ca o procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare, sau ca parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, având obligaţia de a preciza în cadrul documentaţiei de concurs orice informaţie, cerinţă, regulă, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenţialilor concurenţi o informare completă şi corectă cu privire la modul de aplicare al concursului de soluţii. 3. Aplicabilitate: Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluţii conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.
152
Manual de proceduri
Definiţie: Concurs de soluţii - o procedură specială prin care se achiziţionează, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii. Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de proiecte.
4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1.1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.
La data demarării procedurii
Compart. logistic
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achizitii
1.2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specifica data estimativa de începere-finalizare a procedurii.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achizitii
2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO-dacă este cazul.
Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică:
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
153
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în SEAP - în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice; facultativ de la 01.01.2008 - numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de informare prealabilă către Comisia Europeană
4.2. Elaborarea documentaţiei de concurs:
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza 1 Elaborarea caietului de
sarcini.
Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita calificare,daca e cazul) Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
La data demarării procedurii
Compart. de specialitate
D.E.A. Cont.sef Şef compart. specialitate
Director Compart. achizitii
2 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
La data demarării procedurii
Compart. achizitii Compart. de specialit.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
3 Completarea fişei de date a achiziţiei;
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de concurs.
Documentaţia de concurs trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Pana la data demarării proced.
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
154
Manual de proceduri
5 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .
Pana la data deschiderii ofertelor
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor; monitoriz. internă a procesului de achiziţie. La elaborarea calendarului se va ţine seama de: termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata previzionată pentru examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa procedura
Pana La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare: Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.
Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană
La data demarării procedurii
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de participare si data depunerii proiectelor trebuie sa fie stabilit astfel incat operatorii economici sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea lor
52 zile inainte de data dep. proiectelor care se pot reduce conf.cadr legal
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
155
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata este este > 75.000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500.000 euro pentru contractele de lucrări
Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.
Cel mult o zi de la publicare în SEAP
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.4. Numirea juriului: Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a juriului
Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 membrii, persoane fizice independente fata de concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu, cu experienta relevanta in domeniu, probitate morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau una echivalenta
Pana la demararea proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
156
Manual de proceduri
4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de concurs Nr. Crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Punerea la dispoziţie a documentaţiei de concurs, la cererea operatorului economic.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.6. Perioada de aşteptare
Nr. Crt Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.;
Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. Autoritatea contractanta are obligatia de a lua toate masurile necesare pentru ca schimbul de mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se asigure integritatea si confidentialitatea deplina a tuturor informatiilor comunicate de concurenti. Continutul planurilor sau proiectelor prezentate trebuie sa ramana confidential cel putin pana la data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul urmand a lua cunostiinta de continutul respectivelor proiecte numai dupa aceasta data
În mom. primirii solicitării
Secretariat Compart. Achizitii
DEA Compart. Achizitii
2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de concurs
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de concurs; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada
În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a pr.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
157
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a proiectelor.
3 Primirea proiectelor
Proiectele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta. Pentru dep. ofertelor se acordă o per. de cel puţin 52 de zile de la data transmiterii spre publ. a anunţului de participare.Acest termen poate fi modificat, fara a aduce atingere prevederilor alin 2 art.134
In momentul sosirii
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. Achiziţii
4
Selectia preliminara Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o selectie preliminara a concurentilor, utilizand in acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii care trebuie precizate in documentatia de concurs. Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala
Compart. achiziti
Comisia de preselectie
Director Compart. achizitii
4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere
Nr. crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru juriului şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
înainte de deschiderea soluţiilor/proiectelor.
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
1.1 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării juriului şi se modifică decizia de numire a juriului
Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2 Solutiile/proiectele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Solutiile/proiectele se deschid de către juriu şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
158
Manual de proceduri
3 Verificarea modului de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a soluţiilor/proiectelor şi a documentelor care le însoţesc.
Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de concurs
şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Plicurile vor fi deschise de către preşedintele juriului.
Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la evaluarea soluţiilor/proiectelor prezentate într-o altă monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe care juriul le consideră necesare.
şedinţa de deschidere a soluţiilor/ proiectelor
Presedintele juriului
Compart. achiziţii
5 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere
Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele juriului.
şedinţa de deschidere a solutiilor/ proiectelor
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
6 Semnarea procesului verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor
Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a solutiilor/proietelor va fi semnat de către membrii juriului şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea solutiilor/proiectelor
şedinţa de deschidere a solutiilor
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.8. Examinarea şi evaluarea proiectelor Nr. crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1 Examinare şi evaluarea soluţiilor/proiectelor
Juriul are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante
In cadrul sed. De deschidere
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 Verificarea soluţiilor/proiectelor Verificarea de către juriu a condiţiilor de : eligibilitate, calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
In cadrul sed. de deschidere
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Se resping proiectele necorespunzătoare, respectiv cele care sunt:: inacceptabile sau neconforme.
După expirarea termenului limita
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
159
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
5. Stabilirea solutiei/proiectului câştigător
Juriul are obligaţia de a evalua proiectele exclusiv pe baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. Juriul are dreptul de a invita concurenţii sa răspundă la problemele consemnate in vederea clarificării oricăror aspecte referitoare la soluţia /proiectul propus
După expirarea termenului limita
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.1 Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului câştigător în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”
Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea proiectelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare membru al juriului de evaluare în parte.
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5.2 Calcularea punctajului pentru stabilirea solutiei/proiectului câştigător în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”
Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea proiectelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. Compart. Achiziţii
6. Anularea procedurii, dacă este cazul. Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, precum si daca este cazul lista de probleme care urmeaza afi clarificate.
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
160
Manual de proceduri
7.1 Solicitare de clarificari Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda la problemele care au fost consemnate in raport in vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la solutia propusa
Imediat dupa intocmirea rap.juriului
Membrii juriului
Presed. Comisiei de evaluare
Director
4.9.Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Cat mai curand posibil
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1 Comunicarea rezultatului hotărârii juriului
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea
deciziei
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.2 Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează: fiecărui ofertant respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei/ofertelor
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
161
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre aceşti operatori economici se informează şi despre data limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 272.
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii juriului
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
In termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii
2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act; obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte măsuri necesare pentru remedierea actelor ce afectează procedura de atribuire.
3 Soluţionarea contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie înstiintati de autoritatea contractanta,
In termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
162
Manual de proceduri
4 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei şi transmiterea către Consiliu a punctului de vedere
Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
5 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
5 zile/10 zile Consiliul Compart. Achiziţii
4.11. Semnarea contractului: Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
La data semnarii contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire,
Compart. achiziţii Jurist
D.E.A. Contabil sef Jurist
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil
163
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost şi este facultativă începând cu 01.01.2008, cf OUG 94/2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă e cazul Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia Europeană.
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont. sef
Director Compart. achiziţii
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor: Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Definitivarea dosarului de achiziţie publică.
Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
Dupa finaliz. procedurii
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
2. Intocmirea şi păstrarea dosarului de achiziţie publică
Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se păstrează de către autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie publica produce efecte juridice de la data finalizării acestuia.
cel puţin 5 ani Compart. achiziţii
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziţii
164
Manual de proceduri
4.14. Derularea contractului: Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul.
Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: - prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achiziţii
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale
Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a fost solicitata, fie la term. convenit de parti
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achiziţii
3 Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract
Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Pe perioada de valabilitate a contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achiziţii
4.15. Finalizarea contractului: Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea receptiei finale
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
165
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Se elibereaza de garanţia de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34 , pentru contractele de lucrări
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care conţin informaţii referitoare la îndeplinirea contractului de către furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataşează dosarului procedurii.
Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.16. Analiza procesului:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfasurarii procedurii si a indeplinirii contractului
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie publica
Dupa finalizarea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont.sef
Director Compart. achiziţii
PROCEDURĂ: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIIE PUBLICE - LICITAŢIA RESTRÂNSĂ 1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura licitaţie restrânsă, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „licitaţie restrânsă”, c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „ licitaţie restrânsă”,
166
Manual de proceduri
2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de licitaţie restrânsă se desfăşoară, de regulă, în două etape: etapa de selectare a candidaţilor, prin aplicarea criteriilor de selecţie şi respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaţii selectaţi, prin aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: Licitaţie restrânsă: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferte 4. Descrierea procedurii 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1.1. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specifica data estimativă de începere-finalizare a procedurii.
La data întocmiri planului
Compart. achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.2. Analiza necesarului de achiziţii functie de fondurile alocate
Compartimentul financiar-contabil analizeaza impreuna cu compartimentele de resort si compartimentul de achizitii
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii
Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef Sef comp
logistic
Director Compart. achizitii
1.3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi
efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii
Compart. financiar
D.E.A. Cont. Sef
Director Compart. achizitii
167
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
1.4. Definitivarea şi aprobarea Programului anual al Achiziţiilor publice
Programul anual al Achiziţiilor publice se aprobă de către directorul instituţiei. Dacă nu au fost cuprinse unele produse, lucrări sau servicii, se pot face modificari sau completări dacă sunt asigurate sursele de finanţare.
Până la 15.12 Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea caietului de sarcini.
Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
La data demarării procedurii
Compart. de specialit.
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Elaborarea clauzelor contractuale.
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
La data întocmiri planului
Compart. Achizitii Jurist Serv.fin.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
La data demarării procedurii
Compart. Achizitii Comp.de specialit.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
168
Manual de proceduri
4 Completarea fişei de date a achiziţiei;
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.
Pana La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
5 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Pana La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .
Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
Pana la data deschiderii ofertelor
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
7 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.
Pana la data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAŢILOR 4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.
Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte
- 37 zile înainte de depunere a candid.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2. Solicitării obligatorii în anunţul de participare
Solicitarea operatorilor economici interesaţi pentru depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de selecţie şi regulile aplicabile, numărul minim de candidaţi care se intenţionează a fi selectaţi şi, dacă este cazul, numărul maxim al acestora. Numărul minim de candidaţi indicat nu poate fi mai mic de 5.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
169
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3. Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro.
- 16 zile Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, valoarea estimata este > 75000 euro
Acest lucru se va realiza concomitent cu transmiterea la MO.-facultativ
cel mult o zi de la publicare în SEAP
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.4. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Autoritatea contractantă are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia de atribuire.
Punere la dispoziţie a documentaţiei de atribuire punerea la dispoziţie oricărui operator economic care a înaintat o solicitare în acest sens sau, după caz, căruia i s-a transmis o invitaţie de participare a unui exemplar din documentaţia de atribuire, pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic. Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească costul multiplicării documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin poştă.
max.4zile de la data solicitării, dar max.2zile pana la data limita de dep. a of.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
170
Manual de proceduri
4.5. Primirea de clarificări privind documentaţia de atribuire şi răspunsul la acestea: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la candidaţii selectaţi.;
Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei.
În mom. primirii solicitării
Secretariat Compart. Achizitii
DEA Compart. Achizitii
2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat - Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.
În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări /clarificări, nu mai tarziu de 6 zile înainte de data limită de dep. a of.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.6. Numirea comisiei de evaluare:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Pana La data demarării proced.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
1.1. Modul de lucru al comisiei de evaluare.
Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia
Pana la data deschiderii ofert.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
171
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
2 Întocmirea Notei justificative privind cooptarea de experţi externi, dacă este cazul.
Autoritatea contractantă poate solicita opinia experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deţine personal calificat pentru verificarea respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul de sarcini.
Pana la data deschiderii ofertei
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.7.Primirea candidaturilor:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea candidaturilor
Orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura pentru prima etapă. Candidaturile se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înregistrate la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii.
In moment. sosirii Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
4.8.Examinarea candidaturilor:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Verificarea îndeplinirii cerinţelor minime de calificare
Se verifică de către membri comisiei dacă candidaţii îndeplinesc criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi economică, care au fost stabilite şi anunţate prin anunţul de participare.
La sedinta de selectare a cand.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.9. Stabilirea clarificărilor la documentele prezentate de ofertanţi şi primirea răspunsurilor la acestea, precum şi a documentelor solicitate a fi completate:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Termenul de completare a documentelor lipsă de către participanţii la procedură.
Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitării pentru completarea documentelor lipsă.
72 ore de la solicitare
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
172
Manual de proceduri
2 Interdicţii de solicitare completări a documentelor lipsă.
Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi de a solicita completarea unui document care lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.10. Stabilirea operatorilor economici selectaţi:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Stabilirea operatorilor economici selectaţi
Candidaţii selectaţi trebuie să îndeplinescă criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi economică, care au fost stabilite. Numărul de candidaţi selectaţi după prima etapă a procedurii trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare.
Imediat dupa etapa de selectare
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 Elaborarea raportului intermediar al procedurii, sau dacă este cazul, a unui proces verbal intermediar de evaluare.
Comisia de evaluare are obligaţia de a elabora un raport intermediar, privind selectarea candidaţilor, care se înaintează directorului unităţii, spre aprobare.
Imediat dupa etapa de selectare
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3. Anularea sau continuarea procedurii
În cazul în care numărul candidaţilor care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim indicat în anunţul de participare: a) fie se anulează procedura; b) fie se continua procedura, numai cu acei candidaţi care îndeplinesc criteriile solicitate, în măsura în care numărul acestora este, cel puţin 3.
Imediat dupa etapa de selectare
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
173
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.11. Informarea candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea candidaţilor Informarea candidaţilor în legătură cu rezultatul aplicării primei etape a procedurii de atribuire, respectiv a celor, respinşi sau neselectaţi. Comunicarea trebuie să conţină motivele concrete care stau la baza deciziei de respingere a candidaturilor .
Imediat dupa elab.rap. intermed.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR 4.12. Transmiterea invitaţiei de participare candidaţilor selectaţi
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1. Redactarea şi aprobarea invitaţiei de participare
Invitaţia de participare trebuie să cuprindă: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) data limită stabilită pentru depunerea ofertelor c) adresa la care se transmit ofertele; d) limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta; e) data deschiderii ofertelor; f) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2. Transmiterea invitatiei de participare şi a documentaţiei de atribuire candidaţiilor selectaţi
În cazul în care documentaţia de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice în SEAP, atunci invitaţia de participare va include informaţii privind modul de accesare a documentaţiei respective.
min. 40 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
174
Manual de proceduri
4.13. Primirea ofertelor Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea ofertelor
Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat, consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei, când a fost depusă oferta.
In momen. sosirii Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
4.14. Deschiderea ofertelor şi întocmirea procesului verbal de deschidere Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al comisiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea ofertelor.
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
înainte de deschiderea ofertelor.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de evaluare şi se modifică decizia de numire a comisiei de evaluare
Directorul unităţii, care a numit comisia de evaluare a ofertelor, va dispune modificarea componenţei comisiei.
În mom. apariţiei conflictului de interese
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Ofertele se deschid la data şi locul indicate în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.
Ofertele se deschid de către comisia de evaluare
şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la şedinţa de deschidere a ofertelor
Prezenţa acestuia se consemnează in procesul verbal de deschidere a ofertelor.
şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
5 Comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor anexate.
Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia de atribuire.
şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
175
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
6 Comisia de evaluare va întocmi un proces - verbal de deschidere
Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei.
şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Compart. achiziţii
7 Semnarea procesului verbal de deschidere a ofertelor
Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor
şedinţa de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
8 transmiterea procesului verbal de deschidere şi celorlalţi ofertanţi participanţi la procedură, dar ai căror reprezentanţi nu au fost prezenţi la deschidere.
Procesul verbal de deschidere a ofertelor se trimite fiecărui participant la procedură, fie că a fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, atât prin poştă cât şi prin fax.
Imediat după încheierea şedinţei de deschidere a ofertelor
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.15. Examinarea şi evaluarea ofertelor
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1 Examinare şi evaluarea ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a condiţiilor de : eligibilitate ,calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta corespunzătoare din punct de vedere al documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se va desemna din ofertele admisibile.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
După expirarea termenului limita
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
176
Manual de proceduri
5 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”
Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în ordinea descrescătoare .
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
6 Calcularea punctajului pentru stabilirea ofertei câştigătoare în cazul în care se aplică criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”
Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", atunci evaluarea ofertelor se realizează prin compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
7 Anularea procedurii, dacă este cazul.
Procedura de atribuire a contractului se anulează atunci când:au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
8 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Cat mai curand posibil
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4.16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea
deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
177
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
3 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4 Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
5 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
4.17. Perioada de aşteptare:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
In termenul fixat Secretariat DEA Compart. achiziţii
2 Soluţionarea contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
In termenul fixat Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
3 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei
Autoritatea contractanta are obligatia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti la procedura de atribuire.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
4 Soluţionarea contestaţiei
Soluţionarea se face de către Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile;
5 zile / 10 zile Consiliul Compart. Achiziţii
178
Manual de proceduri
4.18. Semnarea contractului: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
La data semnarii contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil
4.19. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin transm. unei solicitări scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost ; “
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont. sef
Director Compart. achiziţii
4.21. Derularea contractului:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1. Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Dupa constituirea garantiei de buna executie daca a
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achiziţii
179
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se constata faptul ca anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea raspunderii contractuale
fost solicitata, fie la term.onvenit de parti
2. Indeplinirea obligatiilor asumate prin contract
Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna credinta, obligatiile asumate atat din punct de vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit prin contact. Compartimentul achizitii, prin managerul de contract urmareste respectarea acestui aspect.
Pe perioada de valabilitate a contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef Jurist
Director Compart. achiziţii
4.22. Finalizarea contractului: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea recepţiei finale
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna execuţie, daca este cazul
Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz.rec.finale
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max.3 zile de la data elib.scrisorii de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. achiziţii
Manual de proceduri
180
PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE
1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „ negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”.”
2. PREMISE În conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006.modificată şi completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, în următoarele cazuri: a) atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei restrânse, dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere în acest caz este posibilă numai după anularea procedurii iniţiale de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau cerere de oferte şi numai dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire nu sunt modificate substanţial. În acest caz autoritatea contractantă are dreptul de a nu transmite spre publicare anunţul de participare dacă invită la negocieri numai şi pe toţi acei ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare şi selecţie în cadrul procedurii anterioare şi care au depus oferte conform regulilor formale prevăzute în documentaţia de atribuire. b) în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrărilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a preţului viitorului contract de achiziţie publică; c) atunci când serviciile care urmează să fie achiziţionate, îndeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevăzute în categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului menţionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implică proiectarea lucrărilor, sunt de aşa natură încât caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse; d) atunci când lucrările ce urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente. 3.APLICABILITATE Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice. Definiţie: NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre aceştia.
181
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.DESCRIEREA PROCEDURII 4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1.1. Estimarea valorii contractului de achiziţie publică.
Se identifică toate costurile aferente pentru obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor necesare: se însumează toate costurile platibile pentru îndeplinirea contractului; se iau în considerare toate majorarile preţului contractului, eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial; valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează a se acorda.
Compart. logistic
D.E.A. Director Compart. achizitii
1.2. Alegerea procedurii care urmează să fie aplicată şi întocmirea calendarului procedurii
Se specificarea datei estimative de începere-finalizare a procedurii.
Compart. achizitii
D.E.A. Director Compart. achizitii
1.3. Verificarea existenţei surselor de finanţare din Fila de buget
Se verifică de catre compartimentul financiar-contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii
Compart. Achizitii Compart. financiar
D.E.A. Contabil şef
Director Compart. achizitii
2. Elaborarea Notei justificative de estimare a valorii contractului de achiziţie publică.
Se anexează baze de calcul justificative, prin care se evidenţiază valoarea contractului exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
Compart. Achizitii
D.E.A. Director Compart. achizitii
3. Elaborarea anunţului de intenţie şi transmiterea acestuia în SEAP şi MO-dacă este cazul.
Anunţul de intenţie se transmite spre publicare obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare Anunţul de intenţie se publică: - în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”; - în SEAP
Cât mai curând după începerea anului bugetar
Compart. Achizitii
D.E.A. Director Compart. achizitii
182
Manual de proceduri
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Elaborarea caietului de sarcini.
Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul fiecărui compartiment de activitate Sarcina elaborării caietului de sarcini revine persoanei desemnate (responsabilul de sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta se aprobă de către directorul instituţiei.
Compart. de specialit.
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Elaborarea clauzelor contractuale.
Se ataşează un model de contract, redactat în alb cu principalele clauze. Contractul de achiziţie publică se redactează de către juristul instituţiei, se avizează de către directorul general al instituţiei, directorul economic şi contabilul şef.
Compart. Achizitii Jurist Serv.fin.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
3 Stabilirea criteriilor de calificare si selecţie referitoare la situaţia economică şi financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau profesională.
Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea de exercitare a activităţii profesionale; situaţia economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
Compart. Achizitii Comp.de specialit.
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achizitii
5 Completarea fişei de date a achiziţiei;
Completarea Fişei de date a achiziţiei se face conform anexei prezentate.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
6 Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei de atribuire.
Documentaţia de atribuire trebuie să conţină următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Formularul de ofertă, Formularul de contract, Formularul de scrisoare de garanţie, daca se solicită.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
7 Constituirea garanţiei de participare, daca este cazul .
Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a contractului de achiziţie publică. Perioada de valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
183
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
8 Elaborarea calendarului estimativ al procedurii
Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte.
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de participare.
Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunţului de participare în JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard adopt. de Comisia Europeană
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
2 Transmiterea anunţului de participare către operatorul SEAP.
Se realizează numai prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro
52 zile inainte de data dep. ofertei care se pot reduce conf.cadr. legal
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4 Transmiterea anunţului la Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice însoţit de fişa de prezentare conform formularului standard, in cazul in care valoarea estimata fără TVA este este > 75000 euro pentru contractele de furnizare şi servicii sau > 500000 euro pentru contractele de lucrări
cel mult o zi de la publicare în SEAP
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
184
Manual de proceduri
4.4. Numirea comisiei de evaluare: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Emiterea deciziei de numire a Comisiei de evaluare
Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul compartimentului intern de achiziţii
Compart. Achizitii
D.E.A.
Director Compart. achizitii
4.5. Perioada de aşteptare
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Înreg. adreselor privind div. solicitările de clarificări, de la oper. ec.;
Înregistrarea acestora se face la secretariatul instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei.
În mom. primirii solicitării
Secretariat Compart. Achizitii
DEA Compart. Achizitii
2 Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire
Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat -Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu au fost transmise în timp util, numai dacă perioada necesară pentru elaborarea şi transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.
În cel mult 3 zile lucr. de la primirea unei solicitări de clarificări, cu cel puţin 6 zile înainte de data limită de dep. a of.
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
3 Primirea candidaturilor / ofertelor
Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.
In momentul sosirii
Secretariat Compart. Achizitii
Director Compart. achiziţii
185
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Desfăşurarea şedinţei de preselecţie a candidaţilor Nr. Crt
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Completarea de către fiecare membru al co-misiei de evaluare şi de către experţii externi cooptaţi, a declaraţiilor privind confidenţia-litatea
Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate
înainte de verificarea candidaturilor.
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 Înainte de începerea negocierilor, autoritatea contractantă are dreptul de a realiza o pre-selecţie a candidaţilor care vor participa la ne-gocieri, utilizând în acest sens numai crite-rii referitoare la capa-citatea tehnică şi cea economico-financiară.
Candidaturile se verifică de către comisia de evaluare. Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de participare.
Înainte de începerea negocierilor
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2.1.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite, concomitent, o invitaţie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare tuturor candidaţilor preselectaţi.
Este interzisă invitarea la etapa a doua a procedurii de negociere a unui operator economic care nu a depus candidatura în prima etapă sau care nu a îndeplinit criteriile de preselecţie. Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin următoarele informaţii: a) referinţe privind anunţul de participare publicat; b) adresa la care vor avea loc negocierile şi data lansării acestora; c) limba/limbile în care se vor derula negocierile; d) dacă este cazul, precizări referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie să le prezinte în scopul verificării declaraţiilor sau completării documentelor, prezentate în prima etapă pentru demonstrarea capacităţii tehnice şi economico-financiare;
Membrii comisiei de evaluare
Reprez. din partea Min.Finan-telor (daca e prezent)
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
186
Manual de proceduri
e) informaţii detaliate şi complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare, corespunzător prevederilor cap. V secţiunea a 3-a.
4.8. Derularea negocierilor Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp
Elaboreaza Aproba Arhiveaza
1 Derularea negocierilor cu fiecare candidat în parte
Autoritatea contractantă are obligaţia de a derula negocieri cu fiecare candidat preselectat în parte. La sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia consemnării problemelor discutate şi aspectelor convenite într-un proces-verbal de şedinţă. Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul de pornire al negocierilor.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
2 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care fiecare participant la negocieri declară că oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi îmbunătăţită. comisia de negociere a autorităţii contractante are dreptul de a stabili o întâlnire finală cu fiecare participant în parte. Fiecare participant are obligaţia de a prezenta elementele finale ale propunerii sale tehnice şi financiare, pentru care urmează să se aplice factorii de evaluare. Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte finale.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
3 Odată stabilită oferta câştigătoare, aceasta rămâne fermă.
Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi modificată şi constituie parte integrantă a contractului de achiziţie publică care urmează să fie încheiat
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
4 Elaborarea raportului de evaluare al procedurii
După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de evaluare
Compart. achiziţii
187
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Informarea ofertanţiilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică
Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.1. Comunicarea rezultatului hotărârii comisiei de evaluare a ofertelor
Comunicarea se realizează în scris 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor respective
Maxim 3 zile de la emiterea
deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
1.2. Modalitatea de comunicare a rezultatului
Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare inaintea semnării contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2 Acceptarea ofertelor câştigătoare
Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
2.1. Informarea ofertanţilor respinşi despre rezultatul hotărârii comisiei şi motivarea acesteia.
Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare se informează asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi câştigători pentru semnarea contractului.
Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru semnarea contractului.
Maxim 3 zile de la emiterea deciziei
Membrii comisiei de evaluare
Presed. Comisiei de eval.
Director Compart. achiziţii
188
Manual de proceduri
4.10. Perioada de aşteptare: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Primirea contestaţiilor, dacă este cazul, cu număr de înregistrare şi rezoluţia motivată a autorităţii contractante la contestaţia depusă.
Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
Secretariat DEA Compart. achiziţii
2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea actului; obligarea autorităţii contractante de a emite un act;
3. Competenţa de soluţionare a contestaţiilor
Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
Consiliul sau Instanţa de judecată.
Compart. Achiziţii
4 Înştiinţarea privind depunerea contestaţiei
Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la procedura de atribuire.
Maxim 5 zile Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. Achiziţii
5 Termenele de depunere a contestaţiilor şi momentul depunerii acestora
Contestaţia poate fi depusă în toate fazele procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al autorităşii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii contractante, în funcţie de valoarea contractului care urmează a fi atribuit. Prin excepţie, contestaţia care se referă la prevederile documentaţiei de atribuire poate fi depusă numai până la data stabilită pentru depunerea ofertelor.
10 zile sau 5 zile
Contestatar DEA Jurist
Compart. Achiziţii
5.1. Solutionarea contestaţiei
Solutionarea se face de catre Consiliu si se comunica , in scris partilor in 5 zile; Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele personale, în termen de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă
5 zile/10 zile Consiliul DEA Jurist
Compart. Achiziţii
189
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
4.11. Semnarea contractului: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Finalizarea atribuirii contractului de achiziţie publică.
Procedura de atribuire a contractului se finalizează prin semnarea contractului de achiziţie publică .
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. achiziţii
2. Incheierea contractului de achiziţie publică.
Contractul de achiziţie publică se încheie în formă scrisă, in 2 exemplare in urma procedurii de atribuire. Un contract se semnează de ambii directori: directorul autorităţii contractante si ofertantul câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul economic, contabilul şef şi consilierul juridic, responsabilul cu derularea contractului iar un exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la contabilul şef
10 zile sau 5 zile (fct. de valoare contract) de la comunicarea hotararii de atribuire
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Contabil sef
Director Compart. Achiziţii Serv.finan-ciar –contabil
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Transmiterea anunţului de atribuire.
Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ;
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.14. Derularea contractului: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Constituirea garanţiei de buna executie, daca este cazul .
Se solicita constituirea de garanţiei de buna executie, care poate fi sub mai multe forme: -prin scrisoare de garantie bancara; -depuneri la casierie; -prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi partiale.
Odata cu incheierea contractului
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
2 Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie la termenul convenit de parti.
Compart. achiziţii
D.E.A. Cont.sef
Director Compart. achiziţii
190
Manual de proceduri
4.15. Finalizarea contractului: Nr. Crt.
Descrierea activităţilor
Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea recepţiei finale
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna executie, daca este cazul
Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta.
Max 14 zile de la finaliz.re finale, cu detalierea din art. 92, alin. (4) din OUG 34, pentru contractele de lucrări
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist
Director Compart. achiziţii
3 Comunicarea catre ANRMAP si catre furnizor/prestator/executant a confirmarii indeplinirii a contractului
Se trimit documentele constatatoare care contin informatii referitoare la indeplinirea contractului de catre furnizor/prestator/executant si la eventualele prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste documente se ataseaza dosarului procedurii.
Max.3 zile de la data elib.scris de buna executie
Compart. achiziţii
D.E.A.
Director Compart. achiziţii
4.16. Analiza procesului:
Nr. Crt.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Efectuarea analizei desfăşurării procedurii si a îndeplinirii contractului
Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului respectiv, măsura in care au fost satisfăcute toate necesităţile autorităţii, punctele tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile de îmbunătăţire pe viitor a procesului de achiziţie publica
Compart. achiziţii
D.E.A. Jurist Cont. şef
Director Compart. achiziţii
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
191
PROCEDURĂ : A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi.
Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare a documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi provocate de acţiunea negativă a factorilor naturali asupra culturilor agricole.
Premise: Elaborarea şi fundamentarea documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete pentru a asigura darea la scădere din evidenţa contabilă a părţii din pagubă, pentru care nu se stabileşte răspunderea materială.
Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraţiei penitenciare.
Procedura : Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Responsabilul
sectorului vegetal din unitate
Informează ierarhic, în termen de 24 ore, despre apariţia calamităţilornaturale care au produs distrugerea unor culturi agricole
Directorul unităţii subordonate
Constituie, în termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisiea unităţii de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi. Secooptează în comisie organul tehnic de specialitate de la DirecţiaAgricolă sau Centrul Agricol din zonă
Directorul unităţii subordonate
În termen de 24 ore de când a fost informat despre calamitate, solicităo adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie, în vedereacertificării factorului natural care a determinat calamitatea
Comisia de constatare apierderilor din calamităţi
În termen de 5 zile, efectuează, în prezenţa şefului de sector vegetalmăsurători în vederea determinării procentului de distrugere a culturilor
Comisia de constatare a pierderilor din calamităţi
Întocmeşte actul de constatare iniţială a pierderilor din calamităţi, încare, se specifică procentul de calamitare, factorul care a produscalamitatea şi măsurile propuse
Directorul unităţii subordonate
Avizează actul de constatare iniţială a calamităţii şi îl înaintează la ANP,în termen de 48 ore.
Comisia de constatare a pierderilor din calamităţi
Întocmeşte baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare
Comisia de constatare apierderilor din calamităţi
După evaluare, întocmeşte procesele verbale de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi, pentru culturile afectate, astfel: - pentru culturile la care daunele nu depăşesc 30% din producţie,
comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preţuluide cost
- pentru culturile la care daunele depăşesc 30% din producţie,comisia propune scăderea pierderilor din evidenţa contabilă aunităţii.
Comisia de constatare apierderilor din calamităţi
Întocmeşte documentaţia de constatare a calamităţii, care trebuie săconţină următoarele : - Act de constatare iniţială a calamităţii - Proces verbal de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi,
întocmit pentru fiecare cultură calamitată, după încheierea ciclului deproducţie
- Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare - Adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie – Centrul
Meteorologic Regional
Manual de proceduri
192
Directorul unităţii subordonate
Avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul şi adresade la A.N.M.) şi le înaintează spre aprobare ANP , în termen de 30 dezile de la întocmirea documentaţiilor. Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului terţiar de credite şi leînaintează serviciului financiar-contabilitate din unitate
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Responsabilul compartimentului producţie
vegetală
Analizează şi verifică documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Întocmeşte adresele sau notele pentru aprobarea documentaţiilor Înaintează documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţacontabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoareaacestora şi, implicit, de competenţele de aprobare
Directorul Direcţiei Economico - Administrative
Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Înaintează documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţacontabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoareaacestora şi, implicit, de competenţele de aprobare
Directorul General Adjunct
Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire apierderilor din calamităţi Propune spre aprobare directorului general al ANP documentaţiilepentru aprobarea scăderii din evidenţa contabilă a pagubelor produseprin calamitare, care, în funcţie de valoarea acestora, sunt decompetenţa ordonatorului secundar de credite
Directorul General
Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor dincalamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului secundar de credite Înaintează ministrului justiţiei sau secretarului de stat, în funcţie decompetenţele de aprobare, documentaţiile pentru aprobarea scăderiidin evidenţa contabilă a pagubelor produse prin calamitare
Responsabilul Compartimentului producţie vegetală
Întocmeşte adresele de restituire a documentaţiilor aprobate, în funcţiede competenţe Înaintează la unităţi documentaţiile aprobate
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Serviciul Financiar Contabilitate
Efectuează scăderea efectivă din evidenţa contabilă a unităţii apagubelor produse prin calamitare, din toate documentaţiile aprobate.
PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RĂSPUNDERII PATRIMONIALE Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind stabilirea răspunderii patrimoniale Premise: Existenţa unui prejudiciu Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii - Dispune efectuarea cercetării administrative de îndată ce a luat la
cunoştinţă de eventualitatea existenţei unei pagube materiale - Numeşte, prin decizie zilnică, componenţa comisiei de cercetare
administrativă, perioada efectuării cercetării şi locul / domeniul unde se va efectua cercetarea
- Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare administrativă în procesul verbal
- Emite dispoziţia de imputare
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
193
Comisia de cercetare administrativă
Comisia de cercetare administrativă efectuează următoarele activităţi: - stabilirea împrejurărilor în care a fost produs prejudiciul , prin luarea
de note explicative de la persoanele implicate , personalul care asigură supravegherea persoanelor private de libertate, precum şi oricărei alte persoane ce poate da informaţii concrete în acest sens ;
- întocmirea procesului verbal de cercetare administrativă , cu menţionarea bazei legale de înregistrare a debitului şi reţinerii sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au întocmit note explicative şi calitatea acestora,a împrejurărilor în care s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de săvârşirea lui , precum şi a valorii pagubei ce urmează să fie recuperată ;
- prezentarea concluziilor şi propunerilor de recuperare a pagubei , în cadrul procesului verbal de cercetare administrativă.
- solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care rezultă valoarea unei eventuale reparaţii efectuate pentru ca bunul material să redevină funcţional sau a negaţiei tehnice din partea unui prestator specializat din care să rezulte că bunul material nu mai poate fi reparat datorită stării în care se găseşte ;
- stabilirea valorii de înlocuire a bunului material distrus sau degradat , ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ;
- ia angajamentul de plată persoanei vinovate de producerea pagubei ,în cazul în care aceasta consimte să acopere prejudiciul cauzat ;
- întocmeşte proiectul dispoziţiei de imputare , în cazul în care directorul unităţii stabileşte acest lucru ;
- predarea unui exemplar din dispoziţia de imputare , precum şi a procesului verbal de cercetare administrativă şi a angajamentului de plată ( dacă persoana vinovată de producerea pagubei consimte să-l semneze) , contabilului-şef , în vederea înregistrării pagubei în evidenţa contabilă şi urmăririi acesteia pentru recuperare.
Consilierul juridic - avizează procesul verbal de cercetare administrativă Persoana care consideră că imputarea sau reţine-rea a fost făcută fără temei legal
- se poate adresa instanţei de contencios administrativ competente în condiţiile legii.
PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind executarea controlului ierarhic Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a ROF Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP Procedura
Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii - Emite, la începutul anului calendaristic, decizia anuală privind
persoanele şi compartimentele cu atribuţii de control ierarhic - Aprobă planurile de control ierarhic întocmite de şefii structurilor din
subordine - Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse
de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control
- Verifică respectarea planului de control Directori adjuncţi / şefi de serviciu
1. Întocmesc planurile de control anuale, trimestriale şi lunare, care vor cuprinde:
- Perioadele în care se execută aceste controale
Manual de proceduri
194
- Persoanele care vor executa controalele - Structurile şi documentele care vor fi supuse controlului
2. Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de control 3. Verifică respectarea planului de control
Echipa/Persoana desemnată să execute controlul ierarhic
- Execută controlul la data şi locul stabilite asupra obiectivelor, documentelor sau persoanelor supuse controlului
- Completează registrul de controale ierarhice - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanelor controlate
şi şefului structurii din care acesta face parte - Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanei care dispus
controlul PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – INVENTARIEREA PATRIMONIULUI Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a elementelor de patrimoniu Aplicabilitate: în unităţile ANP Procedura
Responsabil Activitatea desfăşurată Directorul unităţii 1. Emite decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere
În decizia de numire se menţionează obligatoriu următoarele elemente: • componenţa comisiei - în componenţa comisiei vor fi numite persoane cu pregătire
corespunzătoare economică şi tehnică - în comisia de inventariere nu pot fi numiţi gestionarii depozitelor
supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective
• numele responsabilului comisiei • modul de efectuare a inventarierii • gestiunea supusă inventarierii • data de începere a operaţiunilor • data de terminare a operaţiunilor
2. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, va lua măsura emiterii dispoziţiei de imputare. În cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensări (dacă sunt întrunite toate condiţiile legale) sau poate propune ordonatorului de credite competent scăderea din contabilitate. În cazul constatării unor plusuri în gestiune va dispune conform legislaţiei în vigoare 3. Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Directorul adjunct economico - administrativ
1. În vederea bunei desfăşurări ale activităţii de inventariere ia măsuri pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
• organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
195
• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
• asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
• dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formulare şi rechizite necesare;
• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;
• asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;
• asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.
Comisia de inventariere 1. Ia următoarele măsuri organizatorice: a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
• gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; • în afara bunurilor unităţii respective, are în gestiune şi alte
bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente; • are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau
valoare are cunoştinţă; • are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate),
pentru care s-au întocmit documentele aferente; • a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; • deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea
bunurilor aflate în gestiunea sa; • are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în
evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune. Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenţa sa; b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate; c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea. Dacă bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul
Manual de proceduri
196
gestiunii inventariate, în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere; d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităţile de desfacere cu amănuntul, care folosesc metoda global-valorică, gestionarul trebuie să întocmească şi să depună la contabilitate, înainte de începerea inventarierii, raportul de gestiune în care să se înscrie toate documentele de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus la casierie, întocmit până în momentul începerii inventarierii; e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) şi depunerea numerarului la casieria unităţii; f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare. În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităţii respective. Conducerea unităţii are obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar. g) Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită expedieri la clienţi, iar operaţiunile respective se vor efectua numai în prezenţa comisiei de inventariere, care va menţiona pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor. h) Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil. 2. Realizează următoarele activităţi specifice inventarierii:
• Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la unităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, al know-how şi al mărcilor de fabrică este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate.
• Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiţelor de amplasare.
• Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora.
• Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii, căile ferate şi altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deţinătorii acestora.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
197
• Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara unităţii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, maşinile de forţă şi utilajele energetice, maşinile, utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi mijloacele de transport date pentru reparaţii în afara unităţii se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc.
• În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale şi corporale aflate în curs de execuţie se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat.
• Investiţiile puse în funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca imobilizări corporale, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiţii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legătură cu aceste lucrări.
• Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menţionat şi în listele de inventariere respective.
• La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare, conţinutul vaselor - stabilit în funcţie de volum, densitate, compoziţie etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ţinându-se seama de densitate, compoziţie şi de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.
• Materialele de masă ca: ciment, oţel beton, produse de carieră şi balastieră, produse agricole şi alte materiale similare, ale căror cântărire şi măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice. În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alineatele 8-10 se menţionează modul cum s-a făcut inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.
• Bunurile din domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale, date în administrare instituţiilor publice şi regiilor autonome potrivit legii, se inventariază şi se evidenţiază în mod distinct în cadrul acestor unităţi.
• Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidenţierii acestora pe formaţii şi locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate şi comparate cu datele din evidenţa tehnico-operativă, precum şi cu cele din evidenţa contabilă.
• Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora.
Manual de proceduri
198
• Comisia de inventariere are obligaţia să controleze toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii.
• Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.
• Bunurile aparţinând altor unităţi (închiriate, în leasing, în custodie, cu vânzare în consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conţine informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.
• Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităţii datelor înscrise în listele de inventariere. În caz de nepotriviri, unitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de 5 zile de la primirea sesizării.
• Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate sau situaţii analitice separate, după caz.
• Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea ori inventarierea de două sau de mai multe ori a aceloraşi bunuri.
• Bunurile aflate în expediţie se inventariază de către unităţile furnizoare, iar bunurile achiziţionate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de unitatea cumpărătoare şi se înscriu în liste de inventariere separate.
• Înainte de începerea inventarierii producţiei în curs de execuţie şi a semifabricatelor din producţia proprie, este necesar: să se predea la magazii şi la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile şi agregatele a căror prelucrare a fost terminată; să se colecteze din secţii sau ateliere toate produsele reziduale şi deşeurile, întocmindu-se documentele de constatare; să se întocmească documentele de constatare şi să se clarifice situaţia semifabricatelor a căror utilizare este îndoielnică.
• În cazul producţiei în curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producţie, cât şi produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele şi accesoriile lor. În cadrul producţiei în curs de execuţie se cuprind, de asemenea, lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate.
• Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrării, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se repun în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenţia în conturile iniţiale de
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
199
cheltuieli. Inventarierea producţiei în curs de execuţie din cadrul secţiilor auxiliare se face prin stabilirea gradului de executare a lucrărilor (reparaţii, lucrări pentru terţi etc.).
• Inventarierea lucrărilor de modernizare nefinalizate sau de reparaţii ale clădirilor, instalaţiilor, maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor bunuri se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Astfel de lucrări se consemnează într-o listă de inventariere separată, în care se indică denumirea obiectului supus modernizării sau reparaţiei, gradul de executare a lucrării, costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate.
• Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), sau punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.
• Disponibilităţile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanţie, acreditivele, ipotecile, precum şi alte valori aflate în casieria unităţilor se inventariază în conformitate cu prevederile legale. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unităţii. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziţie de unităţile bancare şi unităţile Trezoreriei Statului, vor purta ştampila oficială a acestora.
• Disponibilităţile în lei şi în valută din casieria unităţii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul şi cu cele din contabilitate.
• Înscrierea în listele de inventariere a mărcilor poştale, a timbrelor fiscale, tichetelor de călătorie, bonurilor cantităţi fixe, a biletelor de spectacole, de intrare în muzee, expoziţii şi altele asemenea se face la valoarea lor nominală, cu excepţia timbrelor cu valoare filatelică.
• Pentru toate celelalte elemente de activ şi de pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terţi se fac cereri de confirmare, care se vor ataşa la listele respective după primirea confirmării.
• Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.
• Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
• În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.
• Inventarierea elementelor de activ ale unităţii se materializează prin înscrierea acestora, fără spaţii libere şi fără ştersături, în formularul "Lista de inventariere"
• Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor
Manual de proceduri
200
constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.
• Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile.
• Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
• Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor. Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.
• Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, directorului unităţii.
Consilierul juridic Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii.
Conducătorul compartimentului financiar - contabil
1. Avizează propunerile făcute de comisia de inventariere în procesul verbal înaintat spre aprobare directorului unităţii. 2. Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.
PROCEDURA:A00204001 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE ÎNTREŢINERE
ŞI REPARAŢII CURENTE LA CONSTRUCŢII. 1. Scopul procedurii a) stabilirea reglementările privind asigurarea menţinerii capacităţii funcţionale şi a condiţiilor de rezistenţă, confort şi aspect al construcţiilor, precum şi prevenirea şi remedierea la timp a degradărilor şi avariilor constatate.
2. Premise: - aducerea clădirilor şi instalaţiilor la standardele impuse de actele normative; - existente în domeniul construcţiilor, precum şi a celor prevăzute în Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor.
3. Aplicabilitate: în unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
4. Descrierea procedurii
Responsabil Activitatea desfăşurată Director adjunct DEA Propunerea de constituire a comisiei de efectuare a controlului
periodic al construcţiilor din folosinţa unităţii. Directorul unităţii Numirea comisiei. Comisia de constatare Verificarea în teren a tuturor construcţiilor din folosinţa unităţii din
punct de vedere al comportării si întreţinerii construcţiilor la sfârşitul anului în curs pentru anul următor.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
201
Comisia de constatare Întocmirea procesului – verbal de constatare în care se va consemna măsurile ce se impun precum şi natura lucrărilor de executat.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Verificarea şi avizarea procesului – verbal de constatare de directorul adjunct economico administrativ şi aprobarea de către directorul unităţii.
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare
Întocmirea caietelor de măsurători (ataşamente) pentru lucrările de reparaţii curente.
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare
Întocmirea devizelor estimative de lucrări (încadrarea pe categorii de lucrări şi pe articole de deviz a cantităţilor de lucrări din ataşamente).
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ
Stabilirea la începutul anului a lucrărilor de reparaţii curente prioritare în funcţie de fondurile prevăzute în bugetul unităţii.
Directorului adjunct economico administrativ
Planificarea lunară a lucrărilor de reparaţii curente.
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare
Întocmirea dispoziţiei de lucru
Gestionarul Eliberarea materialelor de construcţie pe baza bonurilor de consum din magazie
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare
Preluarea materialelor de construcţie şi punerea în operă acestora.
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare
Întocmirea situaţiilor de lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere.
Directorul unităţii după viza directorului adjunct economico administrativ
Aprobarea situaţiilor de lucrări
Comisia de recepţie a lucrărilor de reparaţii curente şi de întreţinere numită la începutul anului prin Decizie a Directorului unităţii
Recepţia lucrărilor de reparaţii curente şi de întreţinere
Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare
Raportarea trimestrială şi anuală ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a lucrărilor de reparaţii curente executate (valoarea lucrărilor şi imobilul asupra căruia s-a intervenit).
Şeful serviciului cazarmare construcţii investiţii
Trimestrial şi anual se întocmeşte o notă de informare către directorul general privind fondurilor utilizate de fiecare unitate penitenciară pentru reparaţii curente precum şi imobilele care au fost supuse lucrărilor de reparaţii.
NOTĂ:
- Lucrările de reparaţii curente se pot realiza numai la expirarea garanţiei de bună execuţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii.
- La construcţiile la care se execută lucrări de reparaţii capitale, în cursul aceluiaşi an, nu se vor realiza lucrări de reparaţii curente şi de întreţinere, acestea fiind cuprinse în documentaţia lucrărilor de reparaţii capitale. - Lucrările de întreţinere se pot realiza şi în perioada de garanţie a lucrărilor de reparaţii capitale şi/sau investiţii. - În cazul schimbării destinaţiei diferitelor spaţii se înaintează la ANP – DEA – Serviciul Cazarmare, Construcţii – Investiţii o nota justificativă pentru aprobarea acestora. Analizarea notei justificative în Consiliul Tehnico Economic şi comunicarea către unitatea beneficiară a rezoluţiei consiliului.
Manual de proceduri
202
PROCEDURA: A00204002 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE REPARAŢII CAPITALE, CONSOLIDARE ŞI MODERNIZARE.
1. Scopul procedurii
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor de reparaţii capitale;
b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente lucrărilor de reparaţii capitale.
2. Premise: Realizarea reparaţiilor capitale conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii
Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare)
Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.
Directorul unităţii Aprobarea notei de fundamentare şi înaintarea acesteia la ANP – Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Secretarul Consiliului Tehnico Economic
Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea expertizei tehnice; - elaborarea studiului de fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (expertiză tehnică)
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea
serviciilor de proiectare (expertiză tehnică). Şef serviciu logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare
(expertiză tehnică). Institutul de proiectare/persoana autorizată (contractantul)
Efectuarea expertizelor tehnice şi stabilirea clasei de importanţă a clădirii.
Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare/responsabilul cazarmare)
În baza rezultatelor expertizei întocmeşte o nota cu propunerea de consolidare sau demolare a imobilului expertizat.
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale.
Comisia de elaborare a temei de proiectare
Întocmirea temei de proiectare.
Înaintare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii a următoarelor documente: - expertiza tehnică şi nota cu rezultatele expertizei tehnice; - tema de proiectare.
Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii
Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
203
Consiliul Tehnico Economic Prezentarea rezultatele expertizei tehnice şi susţinerea temei de proiectare în cadrul C.T.E. al A.N.P. şi luarea măsurilor ce se impun fie pentru continuarea lucrării, sistarea acesteia sau propunerea de demolare.
Secretarul Consiliului Tehnico Economic
Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de reparaţii capitale, consolidare şi modernizare.
Direcţia Economico Administrativă
Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan.
Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii-investiţii – compartimentul plan
Transmiterea filei de plan.
Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)
Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare.
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare.
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare Directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie ).
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de fezabilitate, proiect tehnic, detalii de execuţie).
Institutul de proiectare (contractantul)
Elaborarea studiului de fezabilitate;
Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)
Recepţionarea studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie.
Comisia de elaborare a temei de proiectare
Analiza studiului de fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei.
Directorul unităţii Aprobarea procesului verbal de analiză. Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)
Înaintarea studiului de fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiul de fezabilitate va fi însoţit de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat.
Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării.
Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii
Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrările de reparaţii capitale a căror valoare de execuţie depăşeşte 250000 EURO fără TVA
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de reparaţii capitale ordonatorului principal de credite pentru avizare.
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare.
Institutul de proiectare (contractantul)
Elaborarea celorlalte documentaţii de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie) contractate .
Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)
Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie
Manual de proceduri
204
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie.
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Persoana autorizată (contractantul)
Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare.
Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor)
Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări.
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie.
Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ
Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier.
Dirigintele de şantier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie.
Directorul unităţii Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier
Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare.
Dirigintele de şantier/antreprenorul
Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului.
Dirigintele de şantier Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului).
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Decontarea situaţiilor de lucrări.
Directorul adjunct economico În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
205
administrativ la propunerea dirigintelui de şantier
construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită.
Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie
Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente.
Antreprenorul lucrării Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Desemnarea comisiei de recepţie.
Comisia de recepţie Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat.
Comisia de recepţie Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare
Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare.
Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Comisia de recepţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale. Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare
Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie.
Comisia de recepţie În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.
NOTĂ: În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. Documentaţiei înaintate va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete va întocmi răspuns în consecinţă. Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA: A00204003 PROCEDURĂ PRIVIND EXECUTAREA LUCRĂRILOR DE INVESTIŢII. 1. Scopul procedurii
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea executării lucrărilor investiţii; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente
lucrărilor de investiţii. 2. Premise: Realizarea investiţiilor conform legislaţiei în vigoare 3. Aplicabilitate: În toate unităţile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. 4. Descrierea procedurii
Manual de proceduri
206
Responsabil Activitatea desfăşurată Responsabilul tehnic (inginerul/ tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare)
Întocmirea notei de fundamentare privind oportunitatea şi necesitatea promovării obiectivului de investiţii.
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei (responsabili din sectoarele care desfăşoară activităţi în clădirea ce urmează fi supusă lucrărilor) de întocmire a temei de proiectare pentru lucrarea de reparaţii capitale.
Comisia de elaborare a temei de proiectare
Întocmirea temei de proiectare.
Directorul unităţii Aprobarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare şi înaintarea acestora la ANP – Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.
Responsabilul tehnic din cadrul Serviciului cazarmare construcţii investiţii
Analizarea documentelor înainte şi consultarea direcţiilor de specialitate din ANP şi întocmirea raportului de expertiză pentru Consiliul Tehnico Economic
Consiliul Tehnico Economic Analizarea notei de fundamentare şi a temei de proiectare în Consiliul Tehnico Economic al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Secretarul Consiliului Tehnico Economic
Transmiterea avizului de promovare a obiectivului de investiţii cu precizarea etapelor de parcurs: - elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate; - elaborarea proiectului tehnic şi a detaliilor de execuţie.
Secretarul Consiliului Tehnico Economic
Comunicarea rezoluţiei consiliului privind promovarea obiectivului de investiţii.
Direcţia Economico Administrativă
Analizează posibilitatea finanţării obiectivului în cursul aceluiaşi an sau în anul următor şi emiterea după caz a filei de plan (includerea obiectivul în lista de investiţii a ANP la cap. C – studii de prefezabilitate şi fezabilitate).
Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii-investiţii – compartimentul plan
Transmiterea filei de plan.
Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)
Întocmirea documentaţiei pentru obţinerea certificatului de urbanism şi depunerea acestei la autorităţile publice locale.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).
Elaborarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare(studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuire a serviciilor de proiectare. Directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate)
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie a serviciilor de proiectare (studiul de prefezabilitate şi fezabilitate).
Institutul de proiectare (contractantul)
Elaborarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate;
Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)
Recepţionarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de recepţie.
Comisia de elaborare a temei de proiectare
Analiza studiului de prefezabilitate şi fezabilitate, întocmirea procesului verbal de analiză a documentaţiei.
Directorul unităţii Aprobarea procesului verbal de analiză. Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor/responsabilul cazarmare)
Înaintarea studiului de prefezabilitate şi fezabilitate la ANP – Serviciul cazarmare construcţii-investiţii. Studiile vor fi însoţite de nota de prezentare, proces verbal de analiză a documentaţiei, certificatul de urbanism şi avizele menţionate în certificat.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
207
Consiliul Tehnico Economic Analiza studiului în Consiliul Tehnico Economic al A.N.P. Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Redactarea avizului tehnic al Consiliului Tehnico – Economic şi a deciziei de aprobare a lucrării.
Responsabilul de lucrare din cadrul Serviciului cazarmare construcţii - investiţii
Înaintarea studiului de fezabilitate Inspectoratului de Stat în Construcţii pentru obţinerea avizului (pentru lucrări ce fac obiectul aprobării de către guvern)
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Înaintarea deciziei de aprobare a obiectivului de investiţii ordonatorului principal de credite pentru avizare.
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Transmiterea avizului consiliului tehnico economic, decizia de aprobare şi avizul Inspectoratului de Stat în Construcţii (după caz) unităţii beneficiare.
Directorul economico administrativ
Includerea obiectivului în lista de investiţii a ANP la cap. B – lucrări noi
Responsabilul economic din Serviciul cazarmare construcţii investiţii
Transmiterea filei de plan unităţii beneficiare a lucrării de investiţii.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie).
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (proiect tehnic, detalii de execuţie).
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie). .
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Institutul de proiectare (contractantul)
Elaborarea documentaţiilor de proiectare (proiect tehnic, detalii de execuţie).
Comisia de recepţie (aceeaşi care a întocmit tema de proiectare)
Verificarea şi recepţionare proiectului de execuţie, detaliilor de execuţie.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de prestări servicii (verificare proiect tehnic, detalii de execuţie).
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei. Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de evaluare a ofertelor pentru contractarea serviciilor de verificare a proiectului tehnic, detalii de execuţie.
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie. Persoana autorizată (contractantul)
Verificarea documentaţiilor tehnice de execuţie de către specialişti verificatori de proiecte, alţii decât specialiştii elaboratori ai proiectelor şi întocmirea raportului de evaluare.
Responsabilul tehnic (inginerul/tehnicianul constructor)
Înaintarea proiectului tehnic, detaliilor de execuţie şi raportul de solicitare a autorizaţiei de construire la ANP - Serviciul cazarmare construcţii - investiţii.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea documentaţiilor înaintate în Consiliul Tehnico Economic
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Eliberarea autorizaţiei de construire şi transmiterea acesteia unităţii beneficiare.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisie de elaborarea a documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.
Comisia de elaborare a documentaţiei
Elaborarea documentaţiei de atribuire a contractului de execuţie de lucrări.
Manual de proceduri
208
Directorul unităţii Aprobarea documentaţiei de atribuirea a contractului de execuţie de lucrări.
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Numire a comisiei de evaluare pentru contractarea lucrărilor de execuţie
Şeful serviciului logistic Desfăşurarea procedurii de achiziţie pentru contractarea lucrărilor de execuţie.
Directorul unităţii la propunerea Directorului adjunct economico administrativ
Desemnarea dirigintelui de şantier (inginerul/tehnicianul constructor). În cazul în care nu există persoană autorizată în cadrul unităţii se vor contracta servicii de dirigenţie de şantier.
Dirigintele de şantier Comunicarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii de începerea lucrărilor de execuţie.
Directorul unităţii Emiterea ordinului de începere a lucrărilor. Directorul unităţii la propunerea dirigintelui de şantier
Sistarea lucrărilor în cazul în care pe parcursul desfăşurării acestora se descoperă vestigii arheologice, asigurarea pazei şi anunţarea Direcţiei Judeţene pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural Naţional.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Sistarea lucrărilor la terminarea fondurilor alocate şi reînceperea acestora numai după refinanţare.
Dirigintele de şantier/antreprenorul
Înştiinţarea Inspectoratului Teritorial de Stat în Construcţii şi a proiectantului, în funcţie de programul de control pe faze determinante stabilite prin documentaţia de execuţie pentru prezenţă la faţa locului.
Dirigintele de şantier Verificarea execuţiei lucrărilor (situaţiile de lucrări lunare verificate şi acceptate la plată) în baza caietelor de măsurători lunare întocmite de dirigintele de şantier împreună cu şeful de şantier (reprezentant al antreprenorului).
Directorul unităţii la propunerea directorul adjunct economico administrativ
Decontarea situaţiilor de lucrări.
Directorul adjunct economico administrativ la propunerea dirigintelui de şantier
În cazul nefinalizării lucrărilor sau a expirării autorizaţiei de construire se va înainta la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii un raport de solicitare a prelungirii valabilităţii autorizaţiei de construcţie.
Consiliul Tehnico Economic Analizarea în Consiliul Tehnico Economic a raportului de prelungire a autorizaţiei de construire
Secretarul Consiliul Tehnico Economic
Transmiterea autorizaţiei de construire prelungită sau eliberarea altei autorizaţii în cazul în care nu mai poate fi prelungită.
Dirigintele de şantier pe perioada execuţiei şi responsabilul cazarmare în perioada de garanţie
Întocmirea, completarea cărţii tehnice a construcţiei pe toată perioada de derulare a execuţiei lucrărilor inclusiv în perioada de garanţie prin completarea jurnalului de evenimente.
Antreprenorul lucrării Transmiterea de către antreprenorul lucrării a solicitării de întrunire a comisiei de recepţie ca urmare a finalizării lucrărilor
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct ec-administrativ
Desemnarea comisiei de recepţie.
Comisia de recepţie Recepţia lucrărilor la terminarea acestora şi întocmirea procesului verbal cu anexele (după caz) cuprinzând listele cu cantităţi de lucrări neexecutate, executate neconform proiectului sau de remediat.
Comisia de recepţie Admiterea, respingerea sau amânarea recepţiei Inginerul/tehnicianul constructor/ responsabil cazarmare
Urmărirea comportării pe perioada de garanţie de bună execuţie a lucrărilor şi somarea constructorului de câte ori apar probleme de exploatare.
Recepţia finală a lucrărilor după expirarea perioadei de garanţie Comisia de recepţie Admiterea sau respingerea recepţiei finale.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
209
Inginerul/tehnicianul constructor/responsabil cazarmare
Definitivarea cărţii tehnice a construcţiei, respectiv întocmirea Fişei de date statistice şi Punctul de vedere al proiectantului asupra modului de comportare a construcţiei în timpul perioadei de garanţie.
Comisia de recepţie În cazul respingerii recepţiei finale clădirea se va elibera de sarcini, se va conserva şi se va expertiza tehnic.
NOTĂ: - În cazul apariţiei de lucrări suplimentare, acestea vor fi înaintate spre aprobare la ANP- Serviciul cazarmare construcţii-investiţii, însoţite de dispoziţia de şantier (semnată de beneficiar, proiectant, antreprenor) şi nota justificativă. - Documentaţia înaintată va fi analizată de către responsabilul de lucrare din cadrul serviciului cazarmare construcţii investiţii care va supune spre aprobare ordonatorului secundar de credite. - În cazul în care lucrările nu se justifică sau documentele înaintate nu sunt complete se va întocmi răspuns în consecinţă. - Lucrările suplimentare nu se pun în operă fără aprobarea acestora de către Administraţia Naţională a Penitenciarelor. PROCEDURA:A00204004 PROCEDURĂ PRIVIND RECEPŢIA LUCRĂRILOR DE CONSTRUCŢII ŞI
INSTALAŢII 1. Scopul procedurii:
a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de recepţie a lucrărilor de construcţii si instalaţii;
b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi;
2. Premise: efectuarea recepţiilor lucrărilor de construcţii şi instalaţii în mod unitar conform legislaţiei în vigoare. 3. DESCRIEREA PROCEDURII
Responsabil Activitatea Desfăşurată Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor)
Pregătirea documentaţiilor tehnico-economice, a cărţii tehnice aconstrucţiei, a documentaţiei pentru recepţie şi invitarea larecepţie a unui reprezentant din partea Serviciului ControlulCalităţii în Construcţii cu cel puţin 10 zile înainte de efectuarearecepţiei.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Numirea comisiei de recepţie.
Comisia de recepţie Transmiterea invitaţiilor de participare la recepţie areprezentanţilor investitorului, proiectantul lucrării, executantului
RECEPŢIA LA TERMINAREA LUCRĂRILOR Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
Convocarea comisiei de recepţie la terminarea lucrărilor care seface în maximum 15 zile de la notificarea terminării lucrărilor decătre antreprenorul lucrării.
Proiectantul lucrării Prezentarea punctului de vedere de către proiectantul general alobiectivului privind execuţia construcţiei.
Inginerul/tehnicianul constructor Punerea la dispoziţia comisiei de recepţie a documentelor deexecuţie.
Comisia de recepţie 3.Comisia de recepţie examinează obligatoriu: a) respectarea prevederilor din autorizaţia de construire, precum siavizele si condiţiile de execuţie impuse de autorităţile competente; b) executarea lucrărilor in conformitate cu prevederile contractului,
Manual de proceduri
210
ale documentaţiei de execuţie si ale reglementarilor specifice, curespectarea exigentelor esenţiale, conform legii; c) referatul de prezentare întocmit de proiectant cu privire la modulin care a fost executata lucrarea. Investitorul va urmări ca aceastaactivitate sa fie cuprinsa in contractul de proiectare; d) terminarea tuturor lucrărilor prevăzute in contractul încheiatintre investitor si executant si in documentaţia anexa la contract. In cazurile in care exista dubii asupra înscrisurilor din documentelecărţii tehnice a construcţiei, comisia poate cere expertize, altedocumente, încercări suplimentare, probe si alte teste; e) valoarea declarata a investiţiei. Examinarea se efectuează in toate cazurile prin cercetarea vizualaa construcţiei si analizarea documentelor conţinute in carteatehnica a construcţiei.
Secretarulcomisiei (dirigintele de şantier)
Întocmirea procesului-verbal de recepţie cu consemnareaobservaţiilor, concluziilor şi a recomandărilor comisiei.
Comisia de recepţie Comisia de recepţie recomandă: a) admiterea recepţiei in cazul in care nu exista obiecţii sau celecare s-au consemnat nu sunt de natura sa efectueze utilizarealucrării conform destinaţiei sale. b) amânarea recepţiei când: - se constata lipsa sau neterminarea unor lucrări ce afecteazăsiguranţa in exploatare a construcţiei din punct de vedere alexigentelor esenţiale; - construcţia prezintă vicii a căror remediere este de durata si care,daca nu ar fi făcute, ar diminua considerabil utilitatea lucrării; - exista in mod justificat dubii cu privire la calitatea lucrărilor si estenevoie de încercări de orice fel pentru a le clarifica. c) respingerea recepţiei daca se constata vicii care nu pot fiînlăturate si care prin natura lor implica realizarea unei sau a maimultor exigente esenţiale, caz in care se impun expertize,reproiectări, refaceri de lucrări etc.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte dingaranţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera laterminarea lucrărilor”.
RECEPŢIA FINALĂ Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ
Numirea comisiei de recepţie.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico- administrativ
Convocarea comisiei de recepţie finale lucrărilor care se face înmaximum 15 zile de la notificarea antreprenorului lucrării.
Comisia de recepţie Comisia de recepţie finala se întruneşte la data, ora şi locul fixateşi examinează următoarele: a) procesele-verbale de recepţie la terminarea lucrărilor; b) finalizarea lucrărilor cerute de "recepţia de la terminarealucrărilor"; c) referatul investitorului privind comportarea construcţiilor siinstalaţiilor aferente in exploatare pe perioada de garanţie, inclusivviciile aferente si remedierea lor.
Comisia de recepţie Comisia de recepţie poate cere, in cazuri foarte bine justificatesi/sau in cazul apariţiei unor vicii, efectuarea de încercări siexpertize.
Secretarulcomisiei (inginerul/ tehnicianul constructor )
Întocmirea procesul-verbal de recepţie finală.
Comisia de recepţie Propunerea de măsuri pentru înlăturarea neregulilor semnalate încazul în care comisia de recepţie finală recomandă admiterea cuobiecţii, amânarea sau respingerea recepţiei.
Directorul unităţii la propunerea directorului adjunct economico administrativ
La admiterea recepţiei se eliberează executantului cota parte dingaranţia de bună execuţie prevăzută în contract „a se elibera laterminarea perioadei de garanţie”.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor
211
PROCEDURA A00204005 PROCEDURĂ PRIVIND CONSTITUIREA CĂRŢII TEHNICE A CONSTRUCŢIEI
1. Scopul procedurii a) stabilirea unui set unitar de reguli privind reglementarea activităţii de întocmire şi verificare a documentelor care constituie cartea tehnică a construcţiei; b) stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi.
2. Premise: Prezenta procedură contribuie la implementare sistemului calităţii în construcţii din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, uşurând activitatea de întocmire a cărţilor tehnice ale construcţiilor, care se alcătuiesc pas cu pas, pe măsura executării lucrărilor
3. Aplicabilitate: în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
4. Descrierea procedurii RESPONSABIL ACTIVITATEA DESFASURATA
Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)
1. Întocmirea Fişei de date sintetice care conţine informaţii generale despre proiectantul lucrării cu subproictanţii pe specialităţi (după caz) şi antreprenorul lucrării cu subantreprenorii de specialitate (după caz).
Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)
2. Documentaţia privind proiectarea ce fac parte din cartea tehnică a construcţiei sunt:
2.1. Tema de proiectare, elaborată de investitor (beneficiar) 2.2. Amplasarea obiectului – judeţ, localitate, stradă, număr 2.3. Avize şi acorduri 2.4. Documentaţia tehnică – partea scrisă şi partea desenată
Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)
3. Documentaţia privind execuţia parte componentă a cărţii tehnice se compune din:
3.1. Autorizaţia de construire 3.2. Ordinul de începere al lucrărilor 3.3. Proces verbal de predare – primire al amplasamentului şi a
bornelor de repere 3.4. Înregistrări de calitate cu caracter permanent efectuate pe
parcursul executării lucrărilor, precum şi documentaţii care atestă calitatea lucrărilor:
- certificate de calitate a materialelor; - rezultatul încercărilor pe materiale; - proces verbal trasare lucrări; - proces verbal faze determinante; - proces verbal aspect beton după decofrare; - condica de betoane; - proces verbal de recepţie a terenului de fundare, a
fundaţiilor şi a structurii de rezistenţă; - proces verbal privind montarea instalaţiilor de măsurare; - jurnalul principalelor evenimente; - registrul unic de comunicări şi dispoziţii de şantier; - nota de constatare a organelor de control; - expertize tehnice; - caiete de ataşament.
Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)
4. Documentele privind recepţia lucrărilor care sunt elemente componente ale cărţii tehnice sunt:
4.1. Proces verbal de recepţie la terminarea lucrărilor 4.2.Proces verbal de recepţie finală 4.3. Alte acte suplimentare
Dirigintele de şantier (inginerul/tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul
5. Documentele privind exploatarea construcţiei sunt: 5.1. Prevederi ale proiectului referitoare la:
- urmărirea comportării construcţiei
Manual de proceduri
212
cazarmare) - exploatare şi întreţinere - lista prescripţiilor de bază pentru exploatare - interpretarea urmăririi exploatării
5.2. Proiectele cu modificările ulterioare recepţiei construcţiei 5.3. Proiectul de urmărire specială a construcţiei (dacă este
cazul) 5.4. Acte de constatare a unor deficienţe apărute ulterior
recepţiei 5.5. Proces verbal de predare primire a instalaţiilor de
măsurare (dacă este cazul) 5.6. Proces verbal de predare primire a construcţiei
Dirigintele de şantier (inginerul/ tehnicianul constructor al unităţii/responsabilul cazarmare)
6. Jurnalul evenimentelor
PROCEDURA: A00204006 ALOCAREA LA DREPTURI DE COMBUSTIBIL PENTRU ÎNCĂLZIRE Scop: Stabilirea consumului de combustibil pentru încălzit spaţii Aplicabilitate: în cadrul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată A – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare
Directorul unităţii la propunerea directorului adj. economico - administrativ
- numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia pentru alocarea la drepturi de încălzire formată - din comisie este obligatoriu sa facă parte Şeful serviciu logistic şi inginer/tehnician constructor/responsabil cazarmare
Comisia pentru alocare la drepturi de încălzire
-stabileşte destinaţia fiecărei încăperi ocupate de unitate ce urmează a se încălzi, a volumului acestora şi a regimului de lucru - stabileşte consumul în funcţie de tipul combustibilului folosit
Comisia pentru alocare la drepturi de încălzire
- întocmeşte procesul verbal pentru alocarea la drepturi, în fiecare an, la începutul perioadei de încălzire stabilind cantitatea de combustibil estimativă pe care unitatea are dreptul să o aprovizioneze pentru încălzirea spaţiilor
Şef serviciu economico administrativ/Director adj. economico administrativ
- Verifică şi avizează procesul verbal de alocare la drepturi
Directorul unităţii - aprobă procesul verbal de alocare la drepturi
Fochist - întocmeşte situaţia privind consumul zilnic şi notează în registru temperatura minimă care s-a înregistrat
- în situaţii speciale, justifică consumurile mari de combustibil ( în cazul temperaturilor mult mai scazute decât media anuală)
- transmite aceasta situaţie decadal responsabilului de cazarmare
Responsabil cazarmare - urmăreşte încadrarea consumului în drepturi - justifică consumul de încălzit anual în perioada 15-30 mai
pentru întreaga perioada de încălzire - întocmeşte situaţia privind consumul şi depăşirile, eventual
economiile de combustibil şi le înaintează spre informare Directorului adj. economico – administrativ şi responsabilului cazarmare din Administraţia Naţională a Penitenciarelor