+ All Categories
Home > Software > 6 access 2003 partea a ii-a

6 access 2003 partea a ii-a

Date post: 13-Apr-2017
Category:
Upload: anghel-cristina
View: 86 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
28
1 BAZE DE DATE – MICROSOFT ACCESS 2003 Ce este o bază de date Intr-o definiţie, pe înţelesul tuturor, vom înţelege printr-o bază de date o colecţie de informaţii ce descrie mai multe subiecte similare. Exemplul cel mai apropiat de activitatea medicală este baza de date alcătuită din foile de observaţie ce însoţesc pacienţii spitalizaţi. Foaia de observaţie se întinde pe mai multe pagini, rubricile constuiente descriind pacientul (subiectul) internat. Totalitatea caracteristicilor ce descriu un subiect din baza de date alcătuiesc o înregistrare. Deci baza de date este o reuniune de înregistrări. Fiecare caracteristică poartă numele de câmp. Deci o înregistrare este reuniunea tuturor câmpurilor (caracteristicilor) ce compun o înregistrare. Revenind la exemplul anterior, baza de date este formată din mulţimea foilor de observaţie (ce poartă denumirea de înregistrări), fiecare rubrică constituind un câmp. Structura tuturor foilor de observaţie este omogenă, fiecare înregistrare conţinând aceleaşi câmpuri (chiar dacă unele sunt goale). Acest tip de baze de date pot fi organizate şi sub forma unui tabel mare sau a mai multor tabele, mai mici, cu legături între ele. Să remarcăm faptul că şi în practică, în foaia de observaţie sunt ataşate buletine de analize, rezultate ale unor investigaţii, diagrame… Bazele de date ce pot fi astfel organizate poartă denumirea de baze de date relaţionale. Care sunt etapele de realizare a unei baze de date Atunci când dorim să contruim o bază de date trebuie să începem cu generarea structurii bazei de date, adică să stabilim din ce câmpuri alcătuim o înregistrare. Pentru fiecare câmp se alege un nume, un tip de date (numeric, text, dată calendaristică...) şi o gamă de reprezentare. În continuare sunt stabilite tabele în care distribuim înregistrările precum şi legăturile dintre aceste tabele. Această etapă de proiectare este deosebit de importantă, de atenţia cu care este parcursă depinzând succesul ulterior al aplicaţiei. Odată generată structura bazei de date se trece la completarea cu informaţie. Operaţia este de regulă continuă, desfăşurându-se în paralel cu exploatarea bazei de date. Exploatarea baza de date, constă în intocmirea de rapoarte şi statistici plecând de la datele deţinute. Să realizăm concret o bază de date Noţiunile de mai sus sunt general valabile, realizarea efectivă a unei baze de date necesitând particularizări impuse de limbajul de programare utilizat. Pentru exemplificare noi am ales un mediu modern, larg răspândit şi anume Microsoft Access 2003. Baza de date ce o vom construi în continuare este un exemplu minimizat al foii de observaţie. Numărul însuşirile memorate va fi mic (pentru a ne încadra în ora de laborator) dar va acoperi ca tip de informaţie situaţiile concrete din practică. Ne propunem să reţinem pentru fiecare pacient numele şi prenumele (în câmpul Name), sexul (sex), greutatea măsurată în kilograme (weight(kg)), înălţimea măsurată în centimetri (height(cm)), adresa (locality), mediul de provenienţă rural sau urban (environment), faptul că este sau nu fumător (smoker), valorile temperaturilor pe perioada internării (temperature) inclusiv a momentelor când s-au înregistrat (date, time). Câmpurile menţionate vor fi repartizate în trei tabele numite patient, patient_origin, temperatures, cu legături între ele (fig.1): Figure 1. Tabelele ce compun baza de date Faţă ce cele enumerate mai sus fiecare din cele trei tabele conţine câte un câmp special (numit cheie primară) care identifică în mod unic fiecare linie din fiecare tabel. Să începem. După ce lansăm în execuţie programul Access 2003 pe ecram apare imaginea următoare (fig.2) :
Transcript

1

BAZE DE DATE – MICROSOFT ACCESS 2003 Ce este o bază de date Intr-o definiţie, pe înţelesul tuturor, vom înţelege printr-o bază de date o colecţie de informaţii ce descrie mai multe subiecte similare. Exemplul cel mai apropiat de activitatea medicală este baza de date alcătuită din foile de observaţie ce însoţesc pacienţii spitalizaţi. Foaia de observaţie se întinde pe mai multe pagini, rubricile constuiente descriind pacientul (subiectul) internat. Totalitatea caracteristicilor ce descriu un subiect din baza de date alcătuiesc o înregistrare. Deci baza de date este o reuniune de înregistrări. Fiecare caracteristică poartă numele de câmp. Deci o înregistrare este reuniunea tuturor câmpurilor (caracteristicilor) ce compun o înregistrare. Revenind la exemplul anterior, baza de date este formată din mulţimea foilor de observaţie (ce poartă denumirea de înregistrări), fiecare rubrică constituind un câmp. Structura tuturor foilor de observaţie este omogenă, fiecare înregistrare conţinând aceleaşi câmpuri (chiar dacă unele sunt goale). Acest tip de baze de date pot fi organizate şi sub forma unui tabel mare sau a mai multor tabele, mai mici, cu legături între ele. Să remarcăm faptul că şi în practică, în foaia de observaţie sunt ataşate buletine de analize, rezultate ale unor investigaţii, diagrame… Bazele de date ce pot fi astfel organizate poartă denumirea de baze de date relaţionale.

Care sunt etapele de realizare a unei baze de date Atunci când dorim să contruim o bază de date trebuie să începem cu generarea structurii bazei de date, adică să stabilim din ce câmpuri alcătuim o înregistrare. Pentru fiecare câmp se alege un nume, un tip de date (numeric, text, dată calendaristică...) şi o gamă de reprezentare. În continuare sunt stabilite tabele în care distribuim înregistrările precum şi legăturile dintre aceste tabele. Această etapă de proiectare este deosebit de importantă, de atenţia cu care este parcursă depinzând succesul ulterior al aplicaţiei. Odată generată structura bazei de date se trece la completarea cu informaţie. Operaţia este de regulă continuă, desfăşurându-se în paralel cu exploatarea bazei de date. Exploatarea baza de date, constă în intocmirea de rapoarte şi statistici plecând de la datele deţinute. Să realizăm concret o bază de date Noţiunile de mai sus sunt general valabile, realizarea efectivă a unei baze de date necesitând particularizări impuse de limbajul de programare utilizat. Pentru exemplificare noi am ales un mediu modern, larg răspândit şi anume Microsoft Access 2003. Baza de date ce o vom construi în continuare este un exemplu minimizat al foii de observaţie. Numărul însuşirile memorate va fi mic (pentru a ne încadra în ora de laborator) dar va acoperi ca tip de informaţie situaţiile concrete din practică. Ne propunem să reţinem pentru fiecare pacient numele şi prenumele (în câmpul Name), sexul (sex), greutatea măsurată în kilograme (weight(kg)), înălţimea măsurată în centimetri (height(cm)), adresa (locality), mediul de provenienţă rural sau urban (environment), faptul că este sau nu fumător (smoker), valorile temperaturilor pe perioada internării (temperature) inclusiv a momentelor când s-au înregistrat (date, time). Câmpurile menţionate vor fi repartizate în trei tabele numite patient, patient_origin, temperatures, cu legături între ele (fig.1):

Figure 1. Tabelele ce compun baza de date

Faţă ce cele enumerate mai sus fiecare din cele trei tabele conţine câte un câmp special (numit cheie primară) care identifică în mod unic fiecare linie din fiecare tabel. Să începem. După ce lansăm în execuţie programul Access 2003 pe ecram apare imaginea următoare (fig.2) :

2

Figure 2. Fereastra de început a programului

Acţionăm cu mouse-ul asupra zonei încercuite sau declanşăm meniul File şi lansăm comanda New(fig.3):

Figure 3. Începerea creerii unei noi baze de date

Efectul acestei operaţii îl avem în figura 4. Continuăm prin a alege tipul de bază de date. Pentru a înţelege mecanismul de construire vom pleca de la zero (opţiune blank database) şi vom parcurge toţi paşii necesari (fig.4):

Figure 4. Alegerea opţiunii blank database

Pasul următor îl constituie stabilirea numelui şi a locului în care memorăm fişierul cu baza de date. Faţă de alte programe Microsoft Office, acest pas trebuie făcut de la început şi este motivat de cantitatea mare de informaţie cu care lucrează o bază de date. La rubrica Save in stabilim discul şi folderul (eventual construim un nou folder), iar la rubrica File name indicăm numele fişierului. Finalizăm acţionând butonul Create (fig.5). Efectul apare sub forma fiigurii 6. Din acest moment baza de date se află pe disc şi putem să o folosim. Atenţie, pentru a nu pierde informaţie, în acest program, ori de câte ori suntem întrebaţi dacă dorim să memorăm răspundem cu opţiunea Yes.

3

Figure 5. Stabilirea numelui fişierului ce va conţine baza de date

În lucrul cu baza de date ne vom folosi de comenzile oferite de fereastra Microsoft Access precum şi de comenzile din fereastra Database (atenţie această fereastră nu trebuie închisă pe perioada sesiunii de lucru şi recomandăm păstrarea ei la dimensiunile iniţiale).

Figure 6. Fereastra Database

Fereastra Database (fig.6) ne oferă pe manşeta din partea stângă principalele capitole de lucru ce le vom studia (Tables, Queries, Forms şi Reports). Pentru oricare din capitole ni se oferă pe bara de sus a ferestrei acţiunile New (generare), Design (deschiderea structurii în vederea unor eventuale modificări), Open (deschiderea spre utilizare). Capitolul Tables ne oferă posibilitatea de a crea tabele, de a le actualiza cu informaţie şi de a le exploata (vizualiza, sorta, filtra).

4

Capitolul Queries ne oferă posibilitatea de a interoga informaţia din tabele. Structurile obţinute pot fi memorate şi utilizate şi ulterior.

Capitolul Forms ne oferă posibilitatea de a genera formulare de lucru. Atunci când formularul este construit peste un tabel, putem vizualiza sau actualiza informaţia din acel tabel. Formularele de lucru sunt destinate ecranului.

Capitolul Reports ne oferă posibilitatea de a întocmi rapoarte şi statistici asupra bazei de date. Atunci când raportul este construit peste un tabel, putem vizualiza informaţia din acel tabel. Rapoartele sunt destinate tipăririi pe hârtie, ele însă sunt vizualizate pe ecran prin comanda Print preview.

Construcţia tabelelor Pentru a genera primul tabel acţionăm în fereastra Database asupra butonului New, după ce am ales capitolul Tables.

Figure 7. Alegerea opţiunii Design View pentru construirea unui tabel.

În figura 7 observăm fereastra New Table. Pentru construirea structurii tabelului alegem varianta Design View.

Efectual acestei acţiuni îl avem în figura 8. Pe coloana Field Name indicăm prin tastare numele fiecărui câmp (însuşire memorată)

Figure 8. Fereastra cu care generăm structura unui tabel

Odată denumit un nou câmp pentru acesta trebuie să fie indicat tipul de date (text, număr..) pe coloana Data Type, iar dacă dorim, pe coloana Description, putem adăuga informaţii utile înţelegerii conţinutului câmpului şi modului de completare cu informaţie. Aceste informaţii vor apare la baza ferestrei în care se află tabelul, atunci când cursorul de scriere se află pe coloana corespunzătoare.

5

Să construim structura tabelului Patients. Primul câmp este Patient şi trebuie să definească în mod unic fiecare linie din tabelul Patients. Varianta cea mai la îndemână pentru construirea unui astfel de câmp este apelarea la numărul de ordine. Pacienţii din baza de date vor fi numerotaţi prin alegerea tipului de date Autonumber (fig.8). Acest tip de date este de fapt reprezentat de numere Long integer, care se incrementeză automat la inserarea unei noi linii în tabel. Atenţie, într-un tabel un singur câmp poate fi Autonumber !

Figure 9. Generarea câmpului Patient

Tastăm în prima rublică de pe coloana Field Name cuvântul Patient. Ducem cursorul mouse-ului în prima rubrică de pe coloana Data Type şi apăsăm butonul ce a apărut în această rubrică. Alegem din lista Autonumber (fig.9).

Pentru că noi suntem cei ce stabilim ce câmp este cheie primară, cu click dreapta de pe mouse declanşăm meniul flotant şi alegem Primary key (fig. 10). Ca efect, în faţa câmpului patient apare o cheiţă (fig.11).

Figure 10. Stabilirea cheii primare

Următorul câmp generat este name (fig. 11). După ce se tastează name pe rândul doi în coloana Field name, se duce cursorul mouse-ului pe acelaşi rând în coloana Data type şi se acţionează butonul apărut în rubrică. Pentru tipul câmpului se alege Text. Atenţie, acest tip de câmp este cel implicit pentru Data type.

6

Figure 11. Generarea câmpului name

Al treilea câmp este sex, tot de tipul text. Procedăm (fig. 12) similar câmpului anterior. Suplimentar modificăm numărul de caractere alocat câmpului. După ce a fost ales tipul text se duce cursorul mouse-ului în rubrica Field size, unde valoarea implicită 50 este modificată la valoarea 1 (suficientă pentru memorarea celor două variante: F sau M)

Figure 12. Generarea câmpului sex.

Pentru ultimele două câmpuri - weight(kg) şi height(cm) - la rubrica Data type este necesar să alegem Number, având în vedere faptul că vor fi memorate numere. Forma implicită a tipului Number este Long integer. In figura 13 este ilustrată această alegere. Deoarece Long integer este destinat memorării de numere întregi de mari dimensiuni, având în vedere gama de valori ce vor fi memorate, putem face schimbarea în Byte (domeniul de valori întregi fiind 0-255, suficient cazului nostru). Pentru aceasta se duce cursorul mouse-ului în rubrica Field size se apasă butonul apărut în rubrică şi se face alegerea dorită (fig. 14). În mod similar este generat şi câmpul height(cm) (fig.15) Pentru finalizarea generării tabelului închidem fereastra Table patients şi răspundem Yes la mesajul din figura 16. Efectul îl constituie apariţia unei mici ferestre (fig. 17), în care putem indica numele tabelului. Numele dat acestui prim tabel este Patients (fig.18), pentru a sugera conţinutul.

7

Figure 13. Generarea câmpului weight(kg)

Figure 14. Stabilirea variantei Byte pentru Number

Figure 15. Generarea câmpului height(cm)

8

Figure 16. Mesajul prin care suntem întrebaţi dacă memorăm tabelul închis anterior

Figure 17. Stabilirea numelui tabelului.

Figure 18. Stabilirea numelui patients

9

Figure 19. Din acest moment tabelul patients poate fi exploatat.

Deoarece tabelul patients face parte dintr-o bază de date cu mai multe tabele nu vom introduce informaţii până nu finalizăm structurile tuturor tabelelor componente. Continuăm dezvoltarea bazei de date folosind noţiunile descrise anterior precum şi imaginile din figurile 20-21 prin construirea structurii tabelului patient_origin. Pentru cheia primară a fost ales tipul Number, varianta Long integer, deci atenţie atunci când vor fi introduse datele.

Figure 20. Folosirea coloanei Description

Figure 21. Pentru câmpul smoker se alege tipul de date Yes/No

Continuăm lucrul cu generarea structurii ultimului tabel (temperatures) al bazei de date. În plus faţă de cele cunoscute deja apare utilizarea şi a tipului de date Date/Time (figurile 22-25) pentru memorarea momentului măsurării temperaturii.

10

Figure 22. Alegerea tipului de date Date/Time

Figure 23. Stabilirea formatului datei

11

Figure 24. Stabilirea formatului de memorare a orei pentru câmpul time

Figure 25. Generarea câmpului patient de tipul Number.

Generarea câmpului patient trebuie făcută în conformitate cu tipul Autonumber definit în tabelul patients (unde este cheie primară) şi este ilustrată în figura 25. Pentru câmpul temperature este necesar să alegem o modalitate prin care să putem memora numere zecimale având în vedere valorile temperaturilor umane. Datorită numărului mic de zecimale cu care se măsoara temperatura dintre opţiunile disponibile (Single şi Double) se alege Single. (fig. 26).

12

Figure 26. Alegerea tipului Number, varianta Single, pentru câmpul Temperature.

Figure 27. Stabilirea numelui tabelului temperatures.

Construcţia legăturilor între tabele

Ultima etapă în generarea structurii bazei de date o constituie stabilirea legăturilor între tabele. Inainte de introducerea informaţiei (fig. 28) din meniul Tools lansăm comanda Relationships (fig. 29) ce are ca efect apariţia ferestrei Show table (fig. 30).

13

Figure 28. Cele trei tabele au constituită structura.

Figure 29. Lansarea în execuţie a comenzii Relationships

Figure 30. Alegerea tabelelor între care vor fi construite legăturile

Cu ajutorul ferestrei Show table reţinem tabelele între care vom stabili legături prin selectare cu mouse-ul şi apăsarea butonului Add. Finalizăm prin apăsarea butonului Close.

Figure 31. Tabelele între care se vor stabili legăturile

Ca efect pe ecran avem o imagine similară figurii 31. Ducem cursorul mouse-ului peste câmpul patient din tabelul patiens, apăsăm prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi fără a ridica degetul deplasăm cursorul până peste câmpul patient din tabelul patient_origin, moment în care eliberăm mouse-ul. Efectul este prezentat în figura 32.

14

Figure 32. Fereastra Edit Relationships prezintă câmpurile ce vor fi legate

În continuare bifăm cele trei căsuţe din fereastră realizând în acest fel un control continuu asupra informaţiilor din tabele. Finalizăm operaţia prin apăsarea butonului Create. Efectul îl vedem în figura 33.

Figure 33. Legătura tip 1:1 între tabelele patients şi patients_origin

Legătura formată este de tipul 1:1 (one to one) adică fiecarei linii în primul tabel îi corespunde cel mult o singură linie în al doilea. Practic cele două tabele pot fi alipite, rezultând un singur tabel cu mai multe coloane şi deci mai greu de manevrat.

Figure 34. Realizarea legăturii între tabelele patients şi temperatures

A doua legătură o realizăm între câmpurile patient din tabelele patients şi temperatures urmând o procedură similară celei de la legătura anterioară (fig. 34). Figura 35 ne arată şi a doua legătură care este de tip 1:m (one to many) adică fiecarei linii din primul tabel îi pot corespunde mai multe în al doilea şi fiecarei linii din al doilea tabel îi corespunde exact una în primul.

Figure 35. Cele trei tabele legate între ele

15

Pentru ca baza de date să reţină legăturile efectuate vom închide fereastra Relationships şi vom răspunde Yes la întrebarea din figura 36.

Figure 36. Memorarea în cadrul bazei de date a relaţiilor stabilite

Completarea cu informaţie a tabelelor Primul tabel în care întroducem date este patients (fig. 37). După ce îl deschidem, indrucem datele pentru un număr de pacienţi incluzând datele din figura 38. În căsuţa in care scrie (AutoNumber) nu tastăm nimic, programul incrementând automat.

Figure 37. Deschiderea tabelului patients

Figure 38. Completarea cu informaţie a tabelului patients.

Trecem acum la tabelul patients_origin (fig. 39), ]l deschidem şi introducem date, în conformitate cu figura 40.

Figure 39. Deschiderea tabelului patient_origin

16

Figure 40. Introducerea de informaţie în tabelul patient_origin

Atenţie, numărul introdus la rubrica patient trebuie să nu depăşească numărul de pacienţi din tabelul patients. După ce introducem numărul putem apăsa asupra plusului din faţa numărului de pacient, declanşăm apariţia unui mic tabel, cu datele corespunzătoare din tabelul patients (figura 41) putând completa cunoscând şi celelalte date tabelul în acest fel cu informaţie patient_origin.

Figure 41. Aducerea pe ecran a datelor corepunzătoare din tabelul patient_origin

În figura 42 ce se întâmplă dacă se introduc date pentru un număr de pacient inexistent (5). Mesajul de eroare apare atât la trecerea pe rând nou cât şi la incercarea de închidere a ferestrei Table (fig. 43).

Figure 42. Pacientul 5 nu există în tabelul patients, trecerea pe rândul următor generează mesajul de eroare

Figure 43. Mesaj de eroare datorat încercării de memorare a unui pacient inexistent.

17

Pentru a a putea continua apăsăm succesiv pe tastatura Esc până dispare mesajul de eroare. Continuăm cu introducerea valorilor temperaturilor măsurate. Acestea sunt memorate în tabelul temperatures, însă pentru a lucra mai uşor vom deschide tabelul patients (fig. 44) şi vom acţiona cu mouse-ul asupra plusului din faţa numelui pacientului căruia îi memorăm temperatura. Plusul devine minus şi un tabel în care să introducem datele se desfăşoară (fig. 45). Închiderea acestui tabel poate fi făcută acţionând asupra minusului.

Figure 44. Pentru a introduce mai uşor temperaturile deschidem tabelul patients.

Figure 45. Introducerea temperaturilor măsurate pentru pacientul 1

Figure 46. Aspectul tabelului temperatures

18

Temperaturile pot fi introduse şi direct în tabelul temperatures, cu precizarea că aici trebuie indicat numărul pacientului (fig. 46). Sortarea informaţiei dintr-un tabel Pentru a sorta liniile dintr-un tabel selectăm coloana după care dorim ordonarea (ca exemplu în figura 47 a fost aleasă coloana height(cm) din tabelul patients. Selectarea s-a făcut prin acţionare cu mouse-ul pe titlul height(cm).

Figure 47. Selectarea coloanei height(cm) şi lansare comenzii Sort Ascending

Efectul este vizibil în figura 48. Sortarea putea fi făcută şi descendend prin lansarea comenzii Sort Descending.

Figure 48. Efectul sortării ascendente după înălţime

Filtrarea informaţiei dintr-un tabel Prin operaţia de filtrare se vor putea reţine spre vizualizare doar acele informaţii ce respectă un criteriu.. Comanda se lansează din meniul Records şi este Advanced Filter/Sort (fig. 49)

Figure 49. Lansarea comenzii de filtrare.

La baza ferestrei filter apare un tabel, în care pot fi indicate criteriul sau criteriile de filtrare (fig. 50). În exemplul prezentat sunt reţinute spre afişare doar pacienţii de sex feminin. Aplicarea filtrului se face dând comanda Apply Filter/Sort din meniul Filter (fig.51). În figura 52 este ilustrat rezultatul filtrării.

19

Figure 50. Fereastra filter

Figure 51. Aplicarea filtrului construit

Figure 52. Rezultatul filtrării.

20

Figure 53. Anularea efectului filtrului aplicat

Pentru a readuce pe ecran întregul conţinut al tabelului se lansează comanda Remove Filter/Sort din meniul Records (fig. 53). Operaţia de filtrare poate avea criteriul pe mai multe coloane. Spre exemplu în figura 54 se construieşte un filtru, cu care să determinăm care sunt bărbaţii mai înalţi de 150 de centimetri.

Figure 54. Exemplu de filtrare după două câmpuri.

Atenţie, condiţiile pot fi scrise pe mai multe rânduri, efectul general pe coloană fiind al unei funcţii SAU logic (OR). Funcţiile logice pot fi folosite şi la scrierea condiţiilor dintr-căsuţă. Exemple: >120 And <170 (valorile mai mari de 120 şi mai mici de 170, I* (textul ce începe cu litera I). Trebuie remarcat faptul că structura filtrului nu poate fi memorată şi trebuie construită la fiecare utilizare. Interogări asupra informaţiilor dintr-unul sau mai multe tabele Interogările sunt structuri cu care putem filtra informaţia din unul sau mai multe tabele care pot fi memorate pe disc. Generarea structurii se face alegând în fereastra Database pe manşeta din stânga Queries, apoi New şi în fereastra New Query, Design View (fig. 55)

Figure 55. Construirea unei structuri de interogare în modul de lucru Design View

21

Cu ajutorul ferestrei Show table se aduc în structură tabelele peste care vom face interogarea Primul exemplu prezentat este listarea numelor pacienţilor fumători (fig. 56).

Figure 56. Aducerea în structură a tabelelor asupra cărora facem interogarea.

În tabelul de la baza ferestrei Select Query sunt indicate atât câmpurile ce vor impune condiţiile cât şi câmpurile ce vor fi afişate. Atenţie, nu mai apar implicit toate câmpurile componente ale tabelelor. Figura 57 ne indică modul în care sunt indicate cîmpurile dorite să participe la interogare. La rubrica Field se alege numele câmpului, la rubrica Table numele tabelului

Figure 57. Alegerea numelor câmpurilor.

Figure 58. Structura interogării pentru aflarea pacienţilor fumători.

Pentru memorarea pe disc a structurii interogarii se închide fereastra Select Query. (fig. 58), se răspunde cu Yes la întrebarea din figura 59.

22

Figure 59. Cu apăsarea Yes se declanşează memorarea structurii pe disc.

În figura 60 se indică numele sub care este memorată structura interogării.

Figure 60. Stabilirea numelui structurii interogării.

Figure 61.

Figura 61 ne oferă rezultatul interogării. Al doilea exemplu ilustrează modul în care putem afla pacienţii cu temperatura mai mare de 38 Gr. C şi în ce momente au ajuns la aceste valori. Tabelele utilizate în interogare sunt patients şi temperatures. Structura este ilustrată în figurile 62, 63, 64.

Figure 62. Structura ce ne oferă momentele în care unii pacienţi depăşesc temperatura de 38 de grade

23

Figure 63. Stabilirea numelui structurii

Figure 64. Rezultatul interogării

Observaţie. Condiţiile înscrise la rubrica Criteria respectă aceleaşi reguli de la filtrarea tabelelor. Formulare Formularele (Forms) sunt instrumente foarte utile în prezentarea sau actualizarea informaţiilor din tabele. Marele avantaj al acestui instrument il constituie prezentarea informaţiilor înregistrare cu înregistrare. Lucrul cu formulare îl putem face selectând pe manşeta din partea stângă Forms (fig. 65).

Figure 65. Generarea unui formular nou,

Să construim un formular cu ajutorul căruia să vizualizăm conţinutul tabelului patients. Acţionăm (fig. 65) butonul New, alegem Design View şi stabilim numele tabelului peste care construim formularul (atenţie, nu uitaţi stabilirea tabelului)

24

Figure 66. Construirea structurii formularului

Pentru construirea structurii avem nevoie de (fig. 66): fereastra Form şi de fereastra Field list (în exemplului patients).

Figure 67. Aducerea câmpurilor din Field list, în zona Detail a ferestrei Form

Cu ajutorul mouse-ului sunt trase din fereastra patients în zona Detail a ferestrei Form, câmpurile dorite (fig. 67). Deoarece în stânga fiecărui câmp apare automat o etichetă cu numele câmpului vom avea grije să lasăm la operaţia de tragere, suficient loc. Componenţa în câmpuri a unui formular este la alegerea noastră, nu e obligatoriu să tragem toate câmpurile.

Figure 68. Pentru memorarea structurii pe disc se apasă Yes

Finalizarea construirii formularului o facem închizând fereastra Form şi alegând Yes la întrebarea din figura 68.

25

Stabilim numele fişierului conform figurii 69.

Figure 69. Stabilirea numelui formularului.

Figure 70. Formularul patients este pregătit pentru a fi deschis şi folosit

Figure 71. Aspectul formularului patients

În figura 71 este prezentat formularul construit. Parcurgerea întregului tabel (linie cu linie) se face cu ajutorul butoanelor de la baza ferestrei. Atenţie, fiecare informaţie poate fi modificată, modificările fiind memorate pe disc. Dacă dorim să adăugăm o inregistrare nouă se poate acţiona butonul cu steluţă şi pe ecram va fi adus un formular cu rubrici goale.

26

Rapoarte Raportul este instrumentul prin care pot fi tipărite statistici asupra datelor din tabele. Raportul ne dă şi posibilitatea de a efectual calcule statistice. Dacă formularul este destinat lucrului pe hârtie, raportul utilizează ca support hârtia. Inainte de punerea pe hârtie, raportul poate fi vizualizat pe ecran prin funcţia Print preview. Să construim un raport ce să conţină numele şi înălţimile pacienţilor din tabela patients.

Figure 72. Generarea structurii unui nou raport

Figura 72 ilustrează modul în care se începe generarea unui nou raport. Exemplul din imagine va fi construit peste tabelul patients (ca şi la formulare, nu uitaţi să alegeţi tabelul).

Figure 73. Instrumentele necesare construirii unui raport.

Instrumentele cu care se construieşte un raport sunt prezentate în figura 73: fereastra Raport, fereastra Field list (în figură patients) şi fereastra Toolbox. Un raport se compune din cinci zone, implicit fiind afişate doar trei. Pentru a avea pe ecran toate zonele se apelează la meniul View (fig, 74), în care comenzile Page Header/Footer şi Report Header/Footer trebuie să fie bifate.

Figure 74. Bifarea comenzile Page Header/Footer şi Report Header/Footer pentru afişarea tuturor zonelor unui raport

27

Cele cinci zone ale raportului sunt:

-Report Header – zonă în care se poate scrie titlul raportului -Page Header – zonă în care se poate scrie un antet de pagină, informaţie ce se repetă la începutul tuturor paginilor raportului. Zonă în care se poate pagina raportul. -Detail - zonă în care se indică informaţia a căror câmpuri să fie prezentă în raport. -Page Footer – zonă în care se poate scrie un subsol de pagină, informaţia scrisă se repetă la sfârşitul tuturor paginilor raportului. Este zonă în care se poate pagina raportul. -Report Footer – zonă în care se poate scrie un sfârşit de raport. Singura zonă în care pot fi efectuate calcule statistice asupra datelor din raport.

Fiecare din cele 5 zone poate fi modificată ca dimensiune. Pentru aceasta se duce săgeata mouse-ului să înţepe frontiera de jos sau din dreapta (după necesitate), se apasă prelung butonul din stânga (de pe mouse) şi se mută mouse-ul pe masă, până când dimensiunea este cea dorită. În acel moment eliberăm butonul mouse-ului. Este bine ca suprafaţa celor 5 zone să fie redusă la maxim pentru a economisi hârtia la tipărire. Pentru a scrie o informaţie într-un raport (un titlu, o nume de rubrică, o explicaţie...) este necesar să creem un dreptunghi etichetă (label). Pentru aceasta apăsăm butonul Aa din fereastra Toolbox, apoi ducem cursorul mouse-ului pe suprafaţa raportului, în zona dorită, apăsăm prelung butonul din stânga şi trasăm un dreptunghi. La ridicarea degetului de pe mouse, apare un cursor de scriere, tastăm textul dorit şi încheiem editarea apăsând tasta enter. Atenţie, dacă nu tastăm nimic, dreptunghiul etichetă se pierde.

În zona Detail trebuiesc indicate câmpurile a căror informaţie dorim să o prezentăm în raport. Pentru aceasta cel mai simplu este să procedăm ca şi la formulare. Se trage cu mouse-ul din Field list, câmpul dorit, în locul dorit în zona Detail, suficient de departe de marginea din stânga. În urma acestei acţiuni apar 2 dreptunghiuri, pereche, unul în stânga cu inscripţia text în interior, şi unul în dreapta, cu numele câmpului din Field list, în interior. Dreptunghiul din stânga funcţionează ca o etichetă, în care putem scrie după dorinţă orice. Pentru obţinerea unui cursor de scriere este necesar să ducem cursorul mouse-ului peste etichetă şi să apasăm succesiv de două ori butonul din stânga. Se utilizează în continuare tastatura pentru a indica textul dorit, finalizând operaţia prin apăsarea tastei enter. Dacă dorim să ştergem dreptunghiul etichetă îl selectăm (un singur click pe mouse) şi apăsăm tasta Delete. Dreptunghiului din dreapta, cu numele câmpului nu i se aduc modificări în interior. Urmează poziţionarea cu mouse-ul a dreptunghiurilor, prin agăţare de colţul din stânga sus şi tragere.

Pentru a efectua calcule statistice în zona Report Footer este necesar să apăsăm cu mouse-ul butonul ab din fereastra Toolbox, apoi să trasăm un dreptunghi, cu acest instrument, în zona Report Footer. Atenţie lăsaţi suficient loc în stânga, deoarece dreptunghiul trasat este însoţit în stânga de un dreptunghi etichetă pereche. In interiorul dreptunghiului de calcul apare scris Unbound. Textul etichetei poate fi după dorinţă. Pentru obţinerea unui cursor de scriere este necesar să ducem cursorul mouse-ului peste etichetă şi să apasăm succesiv, de două ori, butonul din stânga. Se utilizează în continuare tastatura pentru a indica textul dorit, finalizând operaţia prin apăsarea tastei enter. Pentru ştergerea etichetei se selectează (un singur click cu mouse-ului) şi apoi se apasă tasta delete. Pentru a genera o formulă de calcul în dreptunghiul Unbound respectăm regulile:

-editarea începe cu semnul = , -operanzii câmpuri se încadrează între paranteze drepte, -pentru respectarea ordinii operaţiilor se folosesc parantezele, -semnele folosite sunt: pentru adunare este +, pentru scădere este -, pentru înmulţire este *, pentru împărţire este /, -pot fi folosite funcţii predefinite.

Exemple de funcţii predefinite: AVG([nume câmp]) pentru media valorilor din câmpul citat, SUM([nume câmp]) pentru sumă valorilor din câmpul citat, MIN([nume câmp]) pentru minimul valorilor din câmpul citat, MAX([nume câmp]) pentru maximul valorilor din câmpul citat, COUNT([nume câmp]) pentru numărul valorilor din câmpul citat.

. În figura 75 este prezentată structura unui raport în care vor fi afişate toate informaţiile din tabelul patients şi vor fi calculate valorile medii ale greutăţii şi înalţimii. Realizarea structurii din figura 75 a fost făcută pe baza regulilor menţionate mai sus, pentru zona Detail aducându-se câmpurile din Field list, ştegându-se eticheta de la fiecare câmp şi apoi mutându-le conform poziţiei. Datele oferite de raportul cu structura din figura 75 sunt prezentate în figura 76.

28

Figure 75. Exemplu de structură de raport

Figure 76. Datele oferite de raportul cu structura în figura 75.


Recommended