Universitatea Titu Maiorescu Facultatea de Informatica Managementul Proiectelor Informatice Page1 Unitate se invatare 2 Sistemul Informaţional al Managementului SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI .................................................................... 2 1. Data, informatie, si cunostinte – fundamentele procesului decizional în management. .......................................................................................................................... 2 1.1. Data, informatie, si cunostinte .................................................................................. 2 1.2.Caracteristicile informatiilor utile unui manager in procesul decizional. .......... 3 2. Sistemul informational managerial . .............................................................................. 5 2.1. Fluxul informaţional al managementului ............................................................... 6 3. Sistem informatic al managementului ........................................................................... 6 3.1. Notiuni si concepte .................................................................................................... 6 3.2. Corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatia ierarhica ......................................................................................................... 7 3.4. Studiu de caz implementarea sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP . 10 Tema de lucru : ................................................................................................................ 14 Bibliografie ........................................................................................................................... 14 Obiectivul fundamental al Sistemului Informatic pentru Management constă: în furnizarea de informaţii corecte, relevante şi în timp real la toate nivelele decizionale corespunzătoare sistemelor operante. Obiectivul functional : realizarea unei informari complete, operative si de calitate pentru proiectarea şi implementarea unui sistem informatic pentru management Cuvinte cheie : sistem informational, sistem informatic, flux informational
Transcript
Universitatea Titu Maiorescu Facultatea de Informatica
Managementul Proiectelor Informatice
Pag
e1
Unitate se invatare 2 Sistemul Informaţional al Managementului
SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI .................................................................... 2
1. Data, informatie, si cunostinte – fundamentele procesului decizional în management. .......................................................................................................................... 2
1.1. Data, informatie, si cunostinte .................................................................................. 2
1.2.Caracteristicile informatiilor utile unui manager in procesul decizional. .......... 3
2. Sistemul informational managerial . .............................................................................. 5
2.1. Fluxul informaţional al managementului ............................................................... 6
3. Sistem informatic al managementului ........................................................................... 6
3.1. Notiuni si concepte .................................................................................................... 6
3.2. Corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatia ierarhica ......................................................................................................... 7
3.4. Studiu de caz implementarea sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP . 10
Tema de lucru : ................................................................................................................ 14
Obiectivul fundamental al Sistemului Informatic pentru Management constă: în furnizarea de informaţii corecte, relevante şi în timp real la toate nivelele decizionale corespunzătoare sistemelor operante.
Obiectivul functional : realizarea unei informari complete, operative si de calitate pentru proiectarea şi implementarea unui sistem informatic pentru management
Cuvinte cheie : sistem informational, sistem informatic, flux informational
2
SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL MANAGEMENTULUI
1. Data, informatie, si cunostinte – fundamentele procesului decizional în management.
Orice organizatie are nevoie pentru functionare de resurse care se clasifica în1: resurse vizibile, formate din resurse materiale, financiare si
umane, resurse invizibile care sunt cele informationale.
1.1. Data, informatie, si cunostinte
Notiunile informatie si data se considera in vorbirea curenta ca sinonime ; ele în realitate se deosebesc esential. Pornind de la ideea ca in orice sistem stiintific exista notiuni de baza pe care se construieste sistemul ( in matematica in care notiunea fundamentala de multime se defineste dandu-se numai exemple) procedam similar si în informatica. Se porneste cu notiunea de baza ca fiind cea de informatie , situatie in
care data deriva din aceasta si data, situatie in care notiunea de informatie este cea derivata.
Sa presupunem ca se pleaca de la notiunea primara de informatie : „Informatia reprezinta cunostinte prezentate unei persoane sub forma inteligibila”2.
Alte dictionare : „un ansamblu colectat de cunostinte care se transfera între oameni”. O definitie mai completa ar fi aceea ca informatia este „ formal, o colectie de simboluri ”. Acesta este sensul de prelucrare al informatiilor, tehnologia informatiilor sau teoria informatiilor. Simbolurile pot fi definite ca forme prin care se pastreaza sensul si care astfel servesc ca o definitie alternativa a informatiei.
Informatia poate fi privita din trei unghiuri de vedere:
Al perceptiei umane, care presupune legarea informatiei de efectele ce pot apare în urma acestei receptari;
Analitic, lingvistic, informatia poate fi descrisa în termeni ce se refera la sensul sau structura ei;
Fizic, ingineresc, informatia poate fi descrisa în termenii manifestarilor sale fizice-mediul de pastrare, rezolutia sau acuratetea cu care se emite, se receptioneaza,3 etc.
1 O serie de autori împart ultimul secol în : societatea industriala (la care resursa strategica era capitalul; acesta era carcterizat prin accesul limitat la sistem) si -societatea postindustriala sau informationala – (productia de baza este cea intelectuala, iar resursa cea mai importanta este informatia. Datorita acestei resurse strategice accesul la sistemul economic este mai usor). 2 Collin, HMH Dictionnary of Computing Peter Collin, 1990 3 (Oxford Reference Dctionary of Computing, Ed.a 3-a, Oxford University Press, 1991).
3
1.2.Caracteristicile informatiilor utile unui manager in procesul decizional.
Se pune problema de a stabili care sunt caracteristicile informatiei, care sunt utile unui contabil sef în general si a unui manager în special ? Iata cateva caracteristici fundamentale pentru ca o informatie sa fie utila.
Informatia trebuie sa fie :
Consistenta, adica suficient de cuprinzatoare pentru a furniza cat mai multe cunostinte.
Relevanta, adica pentru a furniza cunostinte care ne lipsesc pentru luarea deciziei. Este evident ca în multe situatii este sau nu relevanta.
Exacta, daca Informatia este exacta, atunci continutul ei reflecta situatia reala a fenomenului, influientand astfel luarea deciziei. Aceasta carcteristica se mai numeste si acuratetea Informatiei .
Oportuna, adica sa existe un decalaj corespunzator intre momentul primirii Informatiei si cel care se impune în luarea deciziei.
Accesibila, adica poate fi utilizata în momentul în care e necesara. Modul de prezentare a Informatiei are importanta deosebita
Completa, adica trebuie sa provina din sursa suficient de apropiata fenomenului sau organizatiei si trebuie sa acopere aria dorita de cel ce ia decizii.
Concisa, adica trebuie sa aiba nivelul de agregare necesar procesului de luare a deciziilor.
Clasificarea datelor si informatiilor : In ceea ce priveste datele si informatiile exista un numar însemnat de
criterii de clasificare. Astfel, avem clasificari dupa criterii ca:
Surse: interne, externe, primare.
Natura: cantitate, calitate, formale
Nivel: strategic, tactic,
Timp: trecut, prezent, viitor
Frecventa: (in timp real), anuale, lunare, zilnice, la nivel ora
Utilizare: previziune, control, luare de decizii
Forma: scrisa, orala, vizuala, senzoriala
Modul de aparitie: la intervale planificate, ocazionale, la an
Tip: sumare, detaliat, agregate, abstract.
Procesul decizional Managerul , persoana însarcinata cu activitatea de management se clasifica dupa nivel in: -manager de prima linie (supervizor) operativ- managerul de nivelul cel mai
scazut, care nu are în subordine persoane si care raspunde direct de activitatea sa. -manager mediu –in direct raspunde de activitatea altor manageri, el fiind
subordonat la randul sau managerului de varf. -manager de varf-raspunde de întreaga activitate a organizatorilor si mai ales
de strategia ei. In aceasta categorie intra directorii generali sau executivi si administratorii.
4
Esenta actului managerial este însa decizia. Prin luarea deciziilor se întelege „procesul prin care managerul identifica problemele organizationale si doreste sa la rezolve”. Altfel spus decizia de conducere reprezinta procesul de alegere a unei linii de actiune în scopul realizarii unor obiective, prin a carei aplicare se influenteaza activitatea a cel putin unei alte persoane decât decidentul 4.
Luarea deciziilor de catre manageri presupune etapele : identificarea problemelor sau a oportunitatilor , identificarea alternativelor, selectarea unei alternative si implementarea solutiei.
Se poate observa fara dificultate ca datele constituie baza materiala a informatiei, care la randul ei poate fi baza materiala a deciziilor. Utilizand informatia si baza de cunostinte existanta se creaza noi cunostinte care la randul lor pot constitui alaturi de informatie suportul sistemului decizional. Aplicarea unei decizii, transformarea ei se realizeaza prin intermediul informatiei. De aceea procesul decizional nu se reduce la emiterea si transmiterea deciziei (conexiune directa), ci este necesara si urmarirea efectului deciziei asupra sistemului condus (conex inversa, feedback) informatiile culese din aceasta urmarire constituind materia prima pe o alta decizie (Figura 1.1).
Figura 1.1. Procesul decizional intr-o organizatie.
În vorbirea obişnuită prin informaţie se înţelege o ştire sau o comunicare a unor fapte, evenimente, opinii, experienţe care este transmisă de manager. În sens riguros ştiinţific prin informaţie se înţelege esenţa oricărui mesaj transmis de la o sursă către receptor. Se pot deosebi în următoarele momente în transmiterea informaţiei: sursa, codul, canalul de transmisie şi receptorul.Transmiterea informaţiei imbracă aspecte concrete, obişnuite la dimensiunile fiecarei organizatii. La nivelul recepţiei informaţiei în organizatie prezintă interes procedurile informaţionale şi mijloacele de tratare a informaţiei.
Procedurile informaţionale se referă atât la metodele de culegere a informaţiilor cât mai cu seamă la prelucrarea acestora prin metode matematice, statistice, sociologice, psihologice etc. Tratarea informaţiilor depinde de scopul pentru care au fost colectate, ca şi de nivelul de decizie pe care îl servesc. În funcţie de acestea se definesc: modul de sistematizare a informaţiilor, cauzele unor deficienţe ce trebuie înlăturate, fundamentarea concretă a deciziilor şi analizarea lor, ca şi analiza deciziilor. Oricât de obositoare ar fi culegerea de informaţii pe bază de documente adecvate, oricât de amplă ar fi o analiză managerială, ea constituie singura cale de conducere ştiinţifică, cu eficienţă certă.
4 Nicolescu Ovidiu, Managementul intreprinderii in conditiile economiei de piata, supliment la revista Tribuna
Sistemele economice stau la baza dezvoltarii societatii moderne sau mai degraba sunt o masura a progresului societatii umane. Ele incorporeaza atat progresul tehnic si tehnologic cat si dezvoltarea culturala a umanitatii. Spre deosebire de sistemele fizice, sistemele economice sunt mult mai complexe si mai greu de interpretat, in principal, datorita factorilor aleatori care se manifesta in mediul in care functioneaza sistemul.
Teoria sistemelor vine in sprijinul analistului de sistem pentru studierea unor astfel de sisteme larg raspandite si cu abordare complexa folosind anumite concepte: sistem; subsistem; structura, comportament; conexiune.
O concluzie unanim acceptata defineste sistemul ca o multime de elemente structurate (componente, subsisteme), fiecare avand legile lui proprii de functionare si care se supune regulilor generale de functionare a sistemului in vederea atingerii unui anumit obiectiv. Notiunea de sistem include de asemenea si relatiile (conexiunile) dintre aceste elemente (informationale, materiale, tehnice).
Sistemul evolueaza intr-un mediu pe care il influenteaza si de care e influentat. Efectul relatiilor cauzale din mediu asupra sistemului constituie totalitatea intrarilor in sistem iar efectul relatiilor cauzale din sistem asupra mediului se constituie in totalitatea iesirilor. Asa cum am aratat mai sus sistemele pot contine subsisteme, fiecare dintre acestea fiind caracterizat de intrari si iesiri proprii astfel incat iesirile unui subsistem constituie intrari in alt subsistem. Consideram sistemul alcatuit dintr-o serie de elemente intre care exista relatii de cauzalitate. Deoarece elementele implicate au o natura variabila ele au fost denumite simplu variabile. Exista trei categorii de variabile:
Variabile care influenteaza alte variabile si care se numesc variabile de intrare ( regasite in documentele primare).
Variabile care influenteaza alte variabile si sunt influentate la randul lor de alte variabile si care se numesc variabile intermediare (variabile de stare). Acestea se pot gasi in urma unor operatii de prelucrare.
Variabilele care sunt influentate de altele – variabilele de iesire, se regasesc in continutul unor situatii informationale.
Sistemul informational managerial pentru organizatie este reprezentat de totalitatea informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale , echipamentelor si
6
procedurilor de procesare necesare fundamentarii stiintifice a actului decizional, prin care se asigura realizarea integrala a obiectivelor si misiunii organizatiei. 5
2.1. Fluxul informaţional al managementului
Informaţiile cu importanţă în activitatea managerială formează un curent de elemente obiective care se scurge permanent în oricare unitate organizatie. De fapt, în acest fel se constituie fluxul informaţional, bază a activitaţii decizionale. Factorii care influenţează structura fluxului informaţional sunt în funcţie de procesele care generează curentul de date.
Componentele fluxului informaţional depind, în primul rând, de perspectiva acţiunilor desfasurate in organizatie Nivelul de analiză a informaţiilor aflate pe flux într-o organizatie trebuie să vizeze principalele momente ale procesului specific prganizatiei : intrarea, prelucrarea şi ieşirea fluxului informaţional.
3. Sistem informatic al managementului
3.1. Notiuni si concepte
Sistemul informatic reprezinta acea parte a unui sistem informational care foloseste pentru manipularea informatiilor tehnica electronica de calcul. Mai precis sistemul informatic reprezinta acea parte a unui sistem informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea tehnologiei informatiei. Pentru a defini structura generala a unui sistemul informatic este necesar sa plecam de la functia acestuia de a prelucra datele disponibile in vederea obtinerii informatiilor necesare luarii deciziilor in procesul conducerii. Componentele majore ale sistemului informatic sunt:
Intrari (date incarcate, gestionate si prelucrate in cadrul sistemului : tranzactii externe,date consemnate in documente primare, norme si /sau prevederi legale, date din sisteme informatice exterioare unitatii scolare), tranzactii interne (urmare a prelucrarilor automate din cadrul sistemuli informatic care conduc la modificari structurale in cadrul colectiilor de date).
Prelucrari (ansamblu omogen de proceduri automate pentru: crearea initiala si actualizarea bazei de date, Exploatarea bazei de date , Reorganizarea bazei de date si Salvarea/restaurarea bazei de date).
Iesiri (informatii) care reprezinta rezultatul prelucrarilor si care pot fi indicatori sintetici, liste/situatii analitice si sintetice, grafice.
5 Nicolescu, Ovidiu, coord. ; Russu, Corneliu -Sistemul informational-managerial al organizatiei – Editura
Activitatile si componentele sistemelor informationale Activitatile sistemelor informationale cuprind: - culegerea si înregistrarea datelor primare; - verificarea, transmiterea si stocarea datelor; - prelucrarea datelor în concordanta cu cerintele conducerii; - selectarea informatiilor necesare conducerii. Componentele sistemului informational 1. datele: trebuie privite ca un ansamblu de informatii prelucrate; 2. informatiile: elemente care aduc un plus de cunoastere receptorului; 3. circuitele informationale: legatura exista intre verigile organizatorice; 4. fluxurile informationale: toate informatiile care parcurg circuitele informationale existente. Fluxurile pot fi ascendente, orizontale, oblice (apar între subdiviziunile organizatorice aflate pe nivele ierarhice di-ferite dar nu subordonate). 5. procedurile informationale: metode si tehnici de prezentare a informatiilor primare prin asigurarea unor interfete; 6. mijloacele de tratare a informatiilor: ansamblul elementelor constructive (hardware) si a suporturilor logice (software) care asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale. Perfectionarea mijloacelor tehnice si a procedurilor de tratare a informatiilor au determinat un salt calitativ al sistemului informational.
3.2. Corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatia ierarhica
In tabelul numarul 3.1 sunt prezentate sisteme informatice utilizate in cadrul organizatiei6.
1. TPS Transaction Processing Systems. Sistemul se caracterizeaza prin faptul ca executa si memoreaza tranzactii curente zi cu zi, detaliat si fara echivoc, asigura interfata cu mediul si genereaza date primare pentru celelalte sisteme.
2. Sisteme destinate activitatii de birotica (OAS –Office Automation Systems). Sisteme destinate managerilor medii spre nivel inferior, precum si functionarilor din birouri si tuturor persoanelor care trebuie sa execute activitati de baza. Scopul principal este gestiunea mesajelor si documentelor marindu-le productivitatea. 3. Sisteme informationale manageriale (MIS - Management Information System). Aceste sisteme permit intocmirea si analizarea rapoartelor, de rutina si consultarea on-line a informatiilor curente si de arhiva necesare managerilor de nivel mediu. Sunt orientate pe responsabilitati tactice, fiind importante: -in previziune , in control si in luarea deciziilor.
6 Victoria Stanciu Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Cison, Bucuresti 2000,
8
4. Sisteme suport a deciziei (DSS- Decision Suport System) – sistem de luare a deciziilor in mana managerului, ele sprijinindu-l in situatii in care are date nestructurate.
DSS- marcheaza o integrare a tuturor fazelor, a logicii modelelor si a intuitiei manageriale. In figura numarul 3.1 este prezentata corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatie. Este evidenta legatura dintre sistemul informational si sistemul informatic, fluxul de date pe nivele de management si deciziile aferente. Tabel numarul 3.1 Sisteme informatice utilizate in cadrul organizatiei7
Tip de sistem informatic
Date de intrare Prelucrari Iesiri Utilizatori
TPS Date primare privind tranzactiile
Actualizari Sortari Generari rapoarte
Situatii analitice si sintetice
Conducatorii serviciilor functionale
OAS
(Office Automation System) Sisteme destinate activitatii de birotica
Date primare, documente, secvente video si audio
Processarea Documentelor, Comunicatii,PIM (Personal Information Management)
Documente
Corespondenta, Mesaje
Functionari, contabili
KWS
(Knowledge Work System-Sisteme destinate cercetarii)
Specifictii de proiectare, baze de Cunostinte tehnico-stiintifice
Modelari, Simulari
Modele, proiecte, schite
Personal tehnic (ingineri, proiectanti)
MIS (Management Information System)
Sisteme de informatii destinate conducerii.
Volum mare de date provenit de la TPS, KWS
Prelucrari pe baza unor modele simple, analize
Situatii sintetice, rapoarte privind abateri
Manageri pe domenii
DSS
(Decision Suport System)
Volum mic de date provenit de la TPS,KWS
Prelucrari pe baza unor modele analitice de analiza
Situatii si analize decizionale
Manageri si consiliul de administratie
ESS (Executive Support Sustem) Sisteme suport ale executivului
Date (interne si externe) agregate
Grafice , simulari, prelucrari interactive
Analize si prognoze Manageri si consiliul de administratie
In figura numarul 3.2 Corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatia ierarhica sunt prezentate: sistemul de baza (obiect), cel informational si informatic. Sistemul de management informatic este dat de totalitatea informatiilor, circuitelor, echipamentelor si procedurilor de procesare a informatiei necesare fundamentarii stiintifice a actului decizional8.
7 Raymond Mc Leod,Jr Management Information Systems , Macmillian Publishing Company 1990
9
In figura numarul 3.2 . Corelatia dintre nivelele de management si tipuri de sisteme informatice in organizatia ierarhica
8 Ioan Radu, “Informatica si Management - o cale spre performanta”-Editura universitara -2005- ISBN:973-7787-
59-5
10
3.4. Studiu de caz implementarea sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP
Etapele proiectării şi implementarii sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP
O soluţie ERP (ERP – Enterprise Resource Planning)- conţine aplicaţii de tip financiar, de inventariere a stocurilor, de management al distribuţiei, al proceselor de producţie şi al resurselor umane. Numeroase companii au nevoie de asemenea de functionalităţi specifice activităţilor de marketing şi vânzări, precum şi de management al relaţiilor cu clienţii.
Implementarea unui sistem integrat ERP constituie o decizie strategică a top management-ului unei organizaţii şi ea trebuie să fie bine fundamentată şi însoţită de un plan coerent de activităţi, încadrat cu termene şi responsabilităţi, care să permită o facilă urmărire şi evaluare. Comunitatea ERP a esenţializat pentru dvs., din diversitatea de abordări ale domeniului implementării sistemelor ERP, principalele etape care trebuie parcurse în cadrul acestui complex proces, pe care le prezentăm într-o succesiune logică, uşor de înţeles şi valorificat9:
E1. Numirea echipei de proiect ERP
Responsabilitatea implementării unui sistem integrat ERP trebuie să revină unei echipe numită prin decizia managerului general, formată din specialişti competenţi din cadrul organizaţiei. Mărimea echipei trebuie să fie în concordanţă cu mărimea organizaţiei şi complexitatea proceselor acesteia. Echipa va fi condusă de un manager de proiect şi îşi va desfăşura activitatea până la atingerea obiectivului, respectiv proiectarea şi implementarea sistemului integrat ERP.
Coordonatorul echipei ERP va stabili cadrul organizatoric de lucru, care trebuie să includă:
definirea principalelor obiective şi activităţi ce revin echipei de proiect şi comunicarea acestora managerilor de procese pentru înţelegerea scopului şi obiectivelor proiectului şi crearea unui atitudini participative din partea acestora;
cerinţele de informare pentru realizarea proiectului;
stabilirea riscurilor potenţiale si a situaţiilor de urgenţă;
evaluarea probabilităţii ca ele să se producă, precum şi a impactului acestora;
identificarea proceselor critice;
planificarea evaluărilor de etapă;
planificarea testării ERP;
planificarea procesului de instruire/conştientizare a echipei de proiect şi a întregului personal în domeniul ERP;
planificarea responsabilităţilor şi întâlnirilor echipei. Managerul de proiect va raporta lunar Managerului General stadiul
proiectului, respectiv activităţile desfăşurate, dificultăţile întâmpinate, mijloacele necesare pentru depăşirea acestor dificultăţi. Dacă se apreciază necesar în echipa de proiect poate fi inclus şi un consultant extern, cu experienţă şi competenţă în domeniul implementării de sisteme ERP.
9 www.comunitateaerp.ro/utile/27
11
E2. Elaborarea studiului de oportunitate sau de prefezabilitate
Dată fiind complexitatea problemei, este necesară elaborarea, de către echipa
de proiect sau de către un expert extern, a unui studiu preliminar, care să: investigheze cerinţele complete de informatizare la nivelul tuturor proceselor
organizaţiei,
să identifice soluţiile posibile de a satisface aceste cerinţe,
necesarul de resurse, costuri, avantaje, precum şi
fezabilitatea proiectului.
În funcţie de obiectivele abordate, fezabilitatea poate fi organizaţională (se canalizează asupra modului în care sistemul informatic propus atinge obiectivele organizaţiei):
economică (pune accentul pe costurile şi beneficiile sistemului propus în relaţie cu costurile dezvoltării şi operării sale),
tehnică (tratează necesităţile hardware şi software, precum şi modul în care acestea pot fi achiziţionate în condiţii de calitate, eficienţă şi timp) şi
operaţională (analizează dacă managerii de procese, angajaţii, furnizorii, clienţii, partenerii de afaceri etc., pot opera, utiliza sistemul propus).
Studiul de prefezabilitate trebuie să identifice şi să propună inclusiv o listă de soluţii fezabile pentru implementarea unui sistem ERP, pornind de la o evaluare a produselor existente pe piaţă şi alegerea unor variante care răspundă cel mai bine nevoilor organizaţiei, funcţie de: modulele funcţionale incluse; poziţionarea pe piaţă şi experienţa furnizorului; costul sistemului.
E3. Analiza detaliată a cerinţelor pe care să le rezolve sistemul ERP10
Analiza de sistem reprezintă realizarea unor studii asupra necesităţilor
informaţionale concrete manifestate la nivelul tuturor proceselor organizaţiei. Analiza de sistem implică studii detaliate asupra:
informaţiilor necesare pentru procesele organizaţiei şi utilizatorilor finali;
activităţile, resursele şi produsele existente în cadrul sistemului informatic prezent;
evaluarea sistemelor organizaţionale, care implică un studiu detaliat asupra: o mediului; o structurii managementului; o structurii şi competenţei personalului; o proceselor de business ale organizaţiei; o evaluarea interdependenţelor dintre sisteme, o procese şi activităţi, precum şi dintre procese; o evaluarea tuturor sistemele informatice existente la nivelul organizaţiei şi a
interdependenţelor acestora cu cele ale partenerilor de afaceri.
10
www.comunitateaerp.ro/utile/20
12
Analiza sistemului informatic existent este premergătoare definirii modelului/designului sistemului integrat ERP şi trebuie făcută asupra tuturor activităţilor, resurselor informaţionale şi produselor, astfel:
sisteme şi echipamente hardware, software, produse informatice;
fluxuri şi circuite informaţionale prin care se realizează preluarea, manipularea,
transmiterea, prelucrarea, stocarea şi controlul datelor; analiza necesităţilor patrimoniale, care implică: determinarea necesităţilor informaţionale; identificarea cerinţelor de prelucrare a informaţiilor;
elaborarea unui model funcţional;
specificaţii utilizate pentru: achiziţionarea şi dezvoltarea de software; necesarul de hardware;
cerinţele specifice de funcţionare şi testarea ale sistemului; alte activităţi legate de implementarea sistemului.
Analiza de detaliu trebuie să definească viziunea şi obiectivele proiectului şi să evidenţieze schimbările manageriale şi organizaţionale necesare la nivelul firmei. 11
E4. Elaborarea proiectului/designului sistemului ERP
Proiectarea unui sistem ERP implică, din punct de vedere managerial,
schimbări majore în procesele organizaţiei, în structurile organizaţionale precum şi în relaţiile de muncă. Proiectarea şi implementarea unui astfel de sistem necesită implicarea tuturor managerilor de procese în designul organizaţional. De asemenea, include activităţi specifice din partea managementului resurselor umane pentru angrenarea, motivarea şi a recompensarea personalului, precum şi dezvoltarea spiritului de iniţiativă la acest nivel.
Un segment important de activităţi care trebuie să însoţească procesul de proiectare este managementul schimbării, respectiv identificarea, analiza şi definirea tuturor modificărilor ce le va aduce noul sistem la nivelul proceselor organizaţiei şi dezvoltarea de programe în scopul maximizării beneficiile de pe urma schimbării.
Proiectarea sistemului ERP trebuie să fie un proces planificat care să definească, în baza viziunii şi obiectivelor stabilite:
designul sistemului ERP,
modul de funcţionare al afacerii în noile condiţii,
investigarea, analiza şi soluţionarea tuturor cerinţelor de prelucrare.
Modelul/designul sistemului trebuie să trateze obligatoriu : designul interfaţelor cu utilizatorul (interacţiunea dintre utilizator şi program/aplicaţie);
datele utilizate, respectiv formularele de introducere a datelor,
structura bazelor de date şi a fişierelor de prelucrat,
sistemul de indicatorizare,
atributele şi caracteristicile fiecărei entităţi în parte şi
relaţiile dintre entităţi;
modelul proceselor de prelucrare, integrare şi valorificare
(resursele software necesare şi procedurile prin care acestea vor fi utilizate de sistem, respectiv
specificaţii detaliate de programe şi proceduri;
11 Această analiză trebuie să evidenţieze inclusiv potenţialul/strategia, precum şi cerinţele de dezvoltare ale organizaţiei pe termen lung.
13
specificaţii care să descrie controlul funcţional şi să analizeze performanţele sistemului;
specificaţiile de sistem;
resursele hardware necesare;
resursele de personal;
formatul documentelor, tipurile şi conţinutul rapoartelor; etc).
E5. Contractarea sistemului ERP
Pentru contractarea sistemului ERP trebuie organizată o procedură de achiziţie
cu respectarea cadrului legal: a. întocmirea unui caiet de sarcini; b. alegerea tipului de procedură (licitaţie, selecţie de oferte, încredinţare directă etc); c. trimiterea de cereri de ofertă; d. selecţia ofertei câştigătoare; semnarea contractului.
E6. Implementarea sistemului ERP
Datorita complexitatii etapei este bine ca întregul proces de implementare a
sistemului ERP să fie planificat, incluzand urmatoarele activităţi: a) implementarea echipamentelor hardware şi a modulelor funcţionale aferente software-ului de
aplicaţie; b) configurarea aplicaţiilor ERP (sarcina revine furnizorului sistemului ERP); elaborarea
sistemului pilot; c) pregatirea şi conversia datelor în noul sistem (introducere manuală sau preluarea datelor în
format electronic); d) testarea sistemului şi stabilirea condiţiilor în care aplicaţiile acoperă toate cerinţele funcţionale
formulate; e) elaborarea documentaţiei proiectului (manuale pentru procedurile operaţionale; f) mostre de formulare pentru introducerea datelor; mostre de rapoarte; etc. Activitatea este deosebit de importantă, întrucât crează premisele administrării facile a sistemului
de către beneficiar, permite efectuarea unor corecţii şi derularea procesului de instruire); g) instruirea personalului (activitate care trebuie planificată şi derulată în baza unor programe de
instruire aprobate, ea trebuie să fie diferenţiată pe grupuri de utilizatori şi trebuie să acopere toate modulele funcţionale ale sistemului, respectiv introducerea datelor, utilizarea procedurilor de lucru, înţelegerea componentelor de valorificare şi a sistemului în ansamblul său, pregătirea specifică pentru anumite elemente de hardware şi software).
E7. Administrarea şi evaluarea eficienţei sistemului ERP implementat
Această etapă se desfăşoară după implementare, în paralel cu exploatarea
curentă a sistemului şi cuprinde activităţile de monitorizare, evaluare şi modificare operaţională a sistemului, vizând atingerea parametrilor funcţionali scontaţi şi îmbunătăţirea performanţelor.Funcţiile de administrare pe lângă faptul că asigură operaţionalizarea şi disponibilitatea sistemului, au ca obiective suplimentare:
i. urmărirea faptului că funcţiile sistemului ERP ating parametrii la nivelul aşteptărilor;
ii. efectuarea de corecţii în dezvoltarea sau utilizarea sistemului ERP; revizuirea periodică sau auditul sistemului ERP pentru a se asigura că acesta funcţionează corespunzător;
iii. efectuarea de schimbări în sistem datorate modificării mediului de afaceri sau a activităţii în general;
14
iv. aplicarea strategiilor de backup ale sistemului; v. evaluarea parametrilor de accesibilitate la nivelul utilizatorilor finali;
vi. evaluarea performanţelor sistemelor de valorificare la nivelul aplicaţiilor; analiza vulnerabilităţilor tehnice manifestate la nivelul componentelor hardware, software, conexiunilor, interfeţelor;
vii. managementul riscurilor privind securitatea informaţiilor.
Tema de lucru : Sa se efectuieze graficul Gantt al etapelor proiectării şi implementarii sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP al etapelelor proiectării şi implementarii sistemelor informatice bazate pe soluţii ERP.
Test
1 A trata o informatie înseamna:
a) a culege informatia
b) a înregistra informatia
c) a prelucra informatia
d) a stoca informatia
2. Diferenta dintre sistemul informational si sistemul informatic este data de:
a) existenta unor informatii specifice
b) existenta unor circuite si fluxuri informationale mai scurte
c) culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor
d) culegerea, transmiterea si prelucrarea manual - automatizata a informatiilor
e) folosirea calculatorului pentru rezolvarea unor probleme complexe
Bibliografie
1. Teoria Microsoft Project-Unitatea de invatare nr 9 2. Modele de pe site-ul www.proiecteu.ro 3. Model de pe platform Moodle a Universitatii Titu Maiorescu –materia managementul
