ARHIVISTIC I DOCUMENTARISTIC

Suport de curs

INTRODUCERE

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informatie sau o informatie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informatii, nregistrarea lor, suportul.

Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o acceptiune foarte larg. Astfel n Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric.

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscriptie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clari avnd unitate de unitate de continut i nteles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 mentioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul National al Romniei se ntelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afie, chemri, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informatia cu valoare istoric, realizate n tar sau de ctre creatori romani n strintate.

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informatiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive nationale, departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec/ii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au ndeplinit functii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viata politic, social, economic, tiintific, cultural sau artistica a trii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a trii.

n actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic National al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice.

Colecpia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizatie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitti externe, lingvistic) fr a se tine cont de provenienta lor. Colectia are mai multi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au formi raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administratiei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice. Exist mai multe criterii de clasificare: A. Dup depinerea arhivelor: 1arhive detinute de organizatiile creatoare de arhiv; 2arhive ale Arhivelor Nationale; 3arhive detinute de alte organizatii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: 1arhive curente (de registratur); 2arhive de depozit; 3arhive istorice (permanente).

C. Dup ornduirea social: 1arhive feudale; 2arhive moderne; 3arhive capitaliste; 4arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor: 1arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de continutul lui); 2arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz); 3arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i evident); copierea se fcea n registru; 4arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

E. Dup creatorii arhivelor: 1arhive centrale, create de institutiile de conducere din stat; 2arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare; 3arhive judectoreti sau judiciare, create de institutii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curti cu juri etc.; 4arhive politieneti; 5arhive economice, provenite de la institutii care au avut atributii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comertului; 6arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiintarea oficiilor statistice (1859); 7arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major; 8arhive sanitare apartin unor institutii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; 9arhive sociale ale unor organizatii pe ramuri de productie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de organizare n vederea obtinerii de privilegii (bresle i corporatii); 10arhive culturale create de institutii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; 11arhive de nvtmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvtmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universitti; 12arhive ecleziastice -sunt cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; 13arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; 14arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan

juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinatia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe: hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foit, prelucrat din tulpina plantei

numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obtinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarta de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: 1arhive vizuale; 2arhive sonore; 3arhive audio-vizuale.

Scurt istoric al Arhivelor Napionale 1 mai 1831- nfiintarea Arhivei Statului in Tara Romaneasca (Bucureti); 1 ianuarie 1832 - nfiintarea Arhivei Statului in Moldova (Iai); 1860 editarea primei publicatii arhivistice romneti de ctre Petrache Teulescu -

Documente istorice 1862 unirea celor doua institutii, de la Iai i Bucureti, formnd Directia General a Arhivelor Statului; 1863-1864 Al. I. Cuza promulga ordonantele 705/1863 si 1074/1864, prin care documentele istorice intra in depozitele Arhivelor Statului; 1872 elaborarea unui Regulament care va functiona cu drept de lege pn n 1925; 14 martie 1920 - nfiintarea Arhivei Statului n Transilvania (Cluj); 22 august 1924 - nfiintarea Arhivei Statului n Bucovina (Cernuti); 1925 - nfiintarea Arhivei Statului n Basarabia (Chiinu); elaborarea primei Legi a Arhivelor Statului; nfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului pe provincii istorice; 1951 Decretul 17/1951 i H.C.M. 472/1951, prin care Arhivele Statului trec n subordinea Ministerului de Interne; 1957 Legea Fondului Arhivistic de Stat; nfiintarea Directiilor Regionale ale Arhivelor Statului; 1971 Decretul 472/1971, devenit Legea 20/1972, prin care s-a introdus conceptul de Fond Arhivistic National; 1996 adoptarea Legii 16/1996 privind Arhivele Nationale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, anul VIII, nr. 71, Bucureti, 9 aprilie 1996,

nregistrarea documentelor

Legislatia arhivistic prevede obligatia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institutia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.

nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeazi indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

TIPOLOGIA DOCUMENTELOR

Defini p ii Din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informatie

nregistrat care poate fi tratat ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiali de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). n sens juridic, unele dictionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obliga/ie.

n Dictionarul tiintelor Speciale ale Istoriei termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip/ii, urme de civiliza/ie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor/i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric.

Dictionarul Explicativ al Limbii Romne definete documentul ca un text scris sau tiprit, inscrip/ie sau mrturie, servind la cunoaterea unui fapt actual sau din trecut. Documentul = un ansamblu format dintr-un suport i o informatie, nregistrat n general ntr-un mod pertinent i astfel nct s poat fi citit de om sau main (defini/ie ISO) = informa / ie nregistrat care poate fi tratat ca o unitate ntr-un proces documentar, indiferent de caracteristicile i forma ei fizic

Clasificarea documentelor

1.Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informatie sau mediu de nregistrare) sunt: a) documente istorice -nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblite de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane -nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice -nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografic, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesit utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.

2. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)

a) documente obtinute prin metode clasice de nregistrare: documente litografiate (texte gravate n piatr); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente manuscrise (scrise de mn);

o documente istorice inscrip/ii (pe piatr, metal, lut etc.) codici (codici = manuscrise vechi pstrate n form de carte. Codex n antichitate desemna o reuniune de table cerate reprezentnd cea mai veche form de carte. n Evul Mediu prin codex se definea o culegere manuscris de legi, de documente medievale sau de orice texte vechi, de obicei cu continut variat.) arhivalii (arhivale = manuscrise vechi pstrate n arhive i colectionate i de marile biblioteci, cele mai cunoscute arhivale sunt hrisoavele

documente emise de cancelariile voievodale; zapisele -acte de vnzarecumprare; documente de corespondent elaborate de-a lungul timpului de ctre organe de stat, institutii i persoane particulare -cuprinznd scrisori n original ct i n copii.)

o documente contemporane: documente create de organele de stat, organizatii publice sau private.

documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); o Dup natura mesajului:

texte; date (numerice, alfanumerice).

o Dup form: foi volante (afie, anunturi, pliante, invitatii -nu depesc ca ntindere 4 pagini); brouri (lucrri tiintifice, legislatii, cataloage editoriale de librrii, extrase de fragmente din diverse lucrri -nu depesc ca ntindere 48 de pagini i sunt nelegate); cr/i cartea de beletristic; cartea tiin/ific (enciclopedii, lexicoane i dictionare, tratate, manuale, cursuri universitare, monografii, eseuri, dizertatii, tezele, antologii); cartea de art (monografii, albume).

b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: nregistrare electromagnetic : o documente audio (discuri, benzile magnetice etc.)

o documente video imagini fixe (diapozitive, diafilme, microfilme, microfie) imagini animate (filmate cu camera de luat vederi, simple sau digitale, ori generate de calculator);

o documente audiovizuale -documente care combin sunetul i imaginile (filme, benzi i discuri video)

nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i software-urile de aplicatie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar).

3. Dup semnele conven p ionale folosite a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) -schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrti); -imagini reale sau concrete (fotografii, desene, picturi, ilustratii, stampe etc.).

4. n funcpie de sfera de activitate Putem mentiona, astfel: a) dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispozitii, hotrri judectoreti etc. b) dup destina/ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizatie (corespondenta);

c) dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i aparitia altor definitii, cu sens mai restrns, n functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

5. Sub aspectul comunic rii a) dup forma de emitere

documente vizuale documente sonore b) dup

forma de receptare vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice); auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere; audio-vizuale: film sonor, televiziune; tactile alfabetul Braille pentru nevztori.

6. Dup modul de producere a documentului: a) documente brute: documente gsite ca atare n natur minerale, plante, oase, fosile etc. b) documente fabricate de om: obiecte artizanale sau realizate industrial: vestigii arheologice, e antioane, prototipuri etc.;

crea tii intelectuale: obiecte de art, opere literare, artistice, tiintifice, tehnice etc.

7. Dup modul de utilizare a documentului: direct prin intermediul unui aparat: microformatele necesit aparate de lectur care mresc imaginile; documentele audiovizuale necesit aparate de proiectie a imaginii i/sau de reproducere a sunetului; memoriile optice pot fi citite prin intermediul unui calculator i a unei interfete adecvate etc.

8. Dup periodicitatea documentului a) monografii -documente care nu sunt produse dect o singur dat. (Monografia = publicatie neperiodic, alctuit din unul sau mai multe volume, care apare o singur dat sau ntr-o perioad limitat de timp, conform unui plan prestabilit.) b) publica/ii seriale -documente care sunt produse n serie i care apar n volume sau fascicule succesive, la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate: ziare, reviste, anuare, colectii (ex. Biblioteca pentru toti) etc.

Ziarele i revistele sunt numite i publicatii periodice, deoarece apar, n principiu, la intervale de timp regulate; periodicitatea poate varia de la o zi (n cazul cotidienelor) la un an (n cazul anuarelor).

9. Dup modul de publicare (ntr-o editur) a documentului a) documente publicate: au ISBN i sunt nregistrate n Anuarul publicatiilor; b) documente nepublicate: nu sunt comercializate, iar difuzarea lor este mai mult sau mai putin restrns; acestea constituie ceea ce se numete literatura gri (ex. rapoarte de cercetare, lucrri ale conferintelor, congreselor i simpozioanelor, teze de doctorat, dizertatii, lucrri de diplom, standarde, patente de inventie, literatura efemer, fr valoare informational permanent, de tipul programelor de spectacol, crtilor potale, etichetelor comerciale, afielor, pliantelor etc.)

10. Dup gradul de elaborare a) documente primare: elaborate de autor (crti beletristice, tratate, monografii, studii); b) documente secundare: fac referire la documentele primare, continnd descrieri ale acestora (bibliografii, dictionare i enciclopedii, cataloage, ghiduri, studii de sintez, referate i adnotri, reviste de abstracte etc.); c) documente ter/iare: alctuite pornind de la documentele primare i/sau de la cele secundare (bibliografii de bibliografii, sinteze etc.).

11. Dup origine a) documente cu unul sau mai mul/i autori persoane fizice; b) documente cu unul sau mai mul/i autori colectivi.

12. Dup originalitate a) documente originale; b) copii.

13. Dup locul de publicare a) autohtone; b) strine.

Caracteristicile documentelor sunt de dou tipuri: -caracteristici fizice: material, dimensiuni, greutate, mod de producere, posibilitatea consultrii

directe sau necesitatea utilizrii unui aparat, periodicitatea aparitiei etc. -caracteristici intelectuale: scop, continut, subiect, autor (persoan fizic sau autor colectiv), mod

de difuzare, originalitate etc.

DOCUMENTARISTIC

Informarea = un proces de selectie, prelucrare i transmitere a informatiilor n scopul mbogtirii cunotintelor.

Documentarea = procesul de prelucrare permanenti sistematic a documentelor incluznd: identificarea, achizitia, analiza, nmagazinarea, regsirea, difuzarea i conservarea acestora n scopul extragerii, organizrii i difuzrii informatiilor corespunztoare unei cerinte de informare.

Informarea documentar (documentaristica) studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitici sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

n acceptiune curent, a documenta nseamn a depista, a colectiona, conserva i pune la dispozitia consumatorilor de informatii surse de cunotinte dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen.

Aceast definitie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document.

Informapia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau receptionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibilitti de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informatia transmis oral, rapid, este receptionat cu un grad de aproximatie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o receptionare mai metodici mai temeinic, memoria vizual a fiintei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vietii, deci i cea mai important. Valoarea informatiei documentare consti n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spatiu dar i n timp. Permanenta este calitatea esential a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotinte al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informatii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesittii nregistrrii informatiilor pe suport material rezistent.

Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate.

Funcpia general a documentarii tiinpifice este aceea de a sprijini cercetarea i creatia. Astfel, personalul care are atributii de documentare mediaz informatia ntre productorii i consumatorii de informatii. Desigur, problemele acestei tiinte la nivel de institutii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i functiile sale.

Ceea ce am intentionat s evidentiem este faptul c, n proportii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiinte au ptruns i n activitatea organizatiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiintei documentrii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec/ionare, ordonare, eviden/iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizatiilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit.

Lan p ul documentar pn la depunerea la arhive : la una dintre extremitti se gsesc documentele care trebuie prelucrate, iar la cealalt produsele documentare. Verigi (etape) principale:

A. Achizi p ia documentelor: gsirea documentelor, selectarea i obtinerea lor;

B. Prelucrarea documentelor: prelucrare material (nregistrare, descriere bibliografic, ordonare, stocare), prelucrare de continut (analiza, clasificarea i indexarea documentului);

C. Difuzarea documentelor: punerea la dispozitia utilizatorilor.

A. Achizi p ia documentelor nu se face la ntmplare, ci n mod deliberat n functie de urmtorii factori: a) cunoaterea utilizatorilor; b) bugetul disponibil; c) specificul activittii.

B. Prelucrarea

1. nregistrarea documentelor Exist obligatia creatorilor de documente, n special n ceea ce privete practica n birouri, de a

nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institutia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existenta oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intri ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor.

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.

nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeazi indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele initiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde.

Operatiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare.

2. Descrierea bibliografic - realizarea fi ei documentare Se alctuiesc pe coli de format 1/2 sau 1/4 din A4. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a

putea fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme. a) Pentru cr/i

Nume, Prenume ; ... , ... ; ... . Titlu. Subtitlu ed., vol., loc., edit., an, nr. pag. + ilustratii, hrti etc. Pentru mai mult de trei autori se face descriere la titlu. Titlurile se subliniaz. Prefata sau cuvntul nainte se trec numai dac apartin unei personalitti.

Exemplu: Catone tefan; erbnescu Neculae.

Romnia. Decora t ii. 1859-1991 . Bucureti, Edit. Cover, 1992, 52 p. + XV plane cu ilustratii color Cuprins p. 42-48

b) Pentru articole din periodice Pentru articole din reviste: Nume, Prenume

Titlu. n: ... , (sau .) Institutia editoare di localit. i editorul, tom (volum sau an), an, nr., fascicol, pag.-pag.

Exemplu: Grigorut, Maria .

Monede de la Mircea cel Btrn descoperite la Bucureti. n: Bucureti. Materiale de istorie i muzeografie, Muzeul de istorie al municipiului Bucureti, VIII, 1971, p. 247-252.

-Cifrele romane reprezint anul de aparitie, tom (anul IV, tom VII), iar cifrele arabe nr. lun, volum.

Pentru articole din ziare: Nume, Prenume. Titlu. n ..., localit., edit., an, nr. (din sau /) data (zi, lun, an), pag. (- pag.) (adic de la ... pn la ...) c) Pentru publica/ii n limbi strine (cr/i, articole) Nume, Prenume.

Titlu (n original). (n traducere). Redactor, prefat, coordonator, ed. ngrijit, cuvnt nainte, traducere ...

- Coperta nu se trece. d) Pentru surse inedite - izvoare n arhive: Arhivele Statului, Bucureti (Filiale -ex. Iai), fondul, dosarul / an, (fila, cnd e cazul) - microfilme: Institutia (ex. Arh. Statului Bucureti), tara, rola nr. ..., cadrul ... -piese de muzeu, articole etnografice, piese apartinnd istoriei artei pentru

monumente de arhitectur: Institutia, localitatea, piesa (obiect), nr. de inventar (prescurtat nr. inv. 54)

3. Ordonarea documentelor (clasarea documentelor) Clasarea este operatiunea prin care documentele care stationeaz ntr-un birou (acte, foi volante,

condici, registre, fotografii, plane, crti, periodice, casete, dischete i alte documente tehnice) se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.

n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa-numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activittii, de volumul documentelor manipulate.

documentelor. Exemple: -

dac? se

opteaz? pentru data, ca

element ordonator, se

va institui

o clasare cronologic?;

-dac?

se opteaz? pentru

denumirile de

organiza/ii sau

numele de

persoane evidentiate ?n documente, clasarea va fi alfabetic? etc.

n cazul documentelor generate de activittile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explic prin optarea pentru unul dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: -Numele organizatiei emitente -Nume de persoane i functii responsabile -Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi -Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) -Localitatea (emitentului sau destinatarului) -Denumirea documentului sau genul (chitanta, proces verbal, decizie etc.) -Probleme sau subiecte (continut) Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a

Ceea ce trebuie retinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficient, conturate n functie de cerinte practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetic a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic etc. O dat stabilit, se va aplica unitar i continuu.

Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msur ce intr n

unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare-Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu conditia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

n cazul corespondentei curente, aceasta poate fi localizat cu uurint, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile, primite i expediate, viznd aceeai problem, s fie desprtite prin repartizarea cronologic.

Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n institutiile de administratie public cum ar fi

primriile, n firme de export, organizatii cu sucursale, filiale, unitti comerciale care au relatii cu furnizori, clienti, servicii de personal, organizatii de asistenta social etc.

De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografic. Ordonarea alfabetic presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) tinndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizatiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n alegerea cuvntului director pentru ordonare.

Spre orientare general, putem mentiona sistemul crtilor de telefon sau al dictionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internationale

elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetic n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.

Trebuie s mentionm, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informatiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.

Ordonarea alfabetic se face n functie de numele autorului (personal sau colectiv) sau n functie de primul cuvnt din titlu, pentru lucrrile anonime.

Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie, din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.

a) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane -Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de

ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; -Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul initialelor identice se claseaz

dup a doua liter, daci aceasta este identic, dup a treia liter, .a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enchescu, Encica, Enica, Eremia etc.

-Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Initiala se folosete numai pentru patronimic. -n situatiile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea initialelor prenumelui. Exemple:

Popescu, Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. -n cazul n care exist nume i prenume identice, initiala reprezentnd numele tatlui va fi luat

n consideratie ca element subdirector sau o functie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu, Gheorghe C.; Dumitracu, Gheorghe N. sau Dumitracu, Gheorghe (contabil); Dumitracu, Gheorghe (jurist) etc.

- Numele fr initial va precede, n ordonare, numele cu initial. -Articolul care precede un nume propriu se ia n consideratie la aranjare, fcnd un singur cuvnt

cu termenul pe care l preced. Exemplu: ADscli/ei, Marin; A Mariei, Ion; La Fontaine, Jeac de; Le Bon, Gustave. - Numele compuse din initiale desprtite cu puncte preced numele obinuite; -n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se consider cuvnt de ordine. Exemplu: Alpago-Novello, Luigi; Brad-Georgescu, Nicolae etc.

-Aceeai regul se aplici n cazul numelor compuse fr cratima. Situatiile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-ipstreazi numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

-Numele compuse cu linioar (cratim) sau prin particule caracteristice (Ionescu de la Brad, Ion) se ordoneaz dup epuizarea tuturor numelor simple ce alctuiesc prima parte a numelui; Exemplu: Ionescu, Adrian; Ionescu, Anton; Ionescu, Nicolae; Ionescu, Teodor; Ionescu-Brad, Constantin; Ionescu de la Brad, Ion; Ionescu-Rion, Raicu; Ionescu-Siseti, Gheorghe; Ionescu-Siseti, Nicolae; Ionescu-Siseti, Vlad.

-n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internationale adoptate ca standarde romane.

Dac numele ncep cu o particul de noblete (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMalley sau McDonalds se clasific ca un singur nume la O sau M.

-Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapid n ordonare se recomand evidentierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.

Situatiile posibile de ordonare alfabetic pot fi: -de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, tinndu-se cont de numele persoanelor de unde

provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clienti, contracte individuale, fiele posturilor etc.) constituindu-se attea dosare cte litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau

-de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferiti recipienti sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.

b) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a numelor de organizapii Denumirile organizatiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni

generici, indicnd forma organizatoric (societate comercial pe actiuni, regie autonom, asociatie, universitate, fundatie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer/ Industrie Naviga/ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organizatii, n special, cu acelai obiect de activitate.

n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de optiune a fondatorilor pentru a-i evidentia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinatii de silabe, de initiale, sintagme diferite, cifre etc.).

De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organizatii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comercial Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .

n fata unor astfel de situatii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societtilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organizatiei. Exemplu: S.C. METAL STAR S.R.L.; S.C. MIKOS S.R.L.; S.C. MOBITEXT S.A. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organizatii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu initiale, ci cu denumirea ntreag. Exemple: Camera de comer/ Industrie i Naviga/ie, antierul de Construc/ii Navale, Societatea de investi/ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizatiei; Cnd o organizatie are un nume alctuit din initiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aib legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:

a) dac initialele ce compun numele sunt desprtite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacu; Ecoterm SRL; Electro-Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt desprtite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozitia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.

-n cazul organizatiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unitti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

Dac denumirea unei organizatii este compus din dou sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director l va constitui primul cuvnt; Dac denumirea unei organizatii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. Dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;

-n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.

c) Reguli de ordonare privind clasarea alfabetic a documentelor anonime Se ordoneaz alfabetic dup primul cuvnt al titlului. Aranjarea alfabetic la titlu se face cuvnt cu cuvnt, nu liter cu liter. Exemplu: Corect (cuvnt cu cuvnt) -Pe calea adevrului; Pe marginea prpstiei; Pe vreme

rea; Peace; Pecetea ultimului srut; Petale scuturate. Incorect (liter cu liter)-Peace; Pe calea adevrului; Pecetea ultimului srut; Pe marginea

prpstiei; Petale scuturate; Pe vreme rea. -Lucrrile care au primul cuvnt identic se aeaz alfabetic, n cadrul literei respective, n functie

de al doilea cuvnt din titlu. Exemplu: Enciclopedia civiliza/iei greceti; Enciclopedia de buzunar; Enciclopedia filosofic; Enciclopedia Romniei.

-Articolul hotrt sau nehotrt care precede un substantiv comun sau adjectiv nu se ia n considerare dac se afl la nceputul unui titlu. Dac un i o sunt numerale n titlul respectiv, se iau n considerare la aranjarea alfabetic. De asemenea, adjectivul numeral francez un i une.

-n ceea ce privete titlurile ce ncep cu cifre arabe, romane, greceti etc. pot fi folosite dou sisteme de ordonare: fie se consider ca i cnd ar fi exprimate prin cuvinte n limba textului respectiv (Exemplu: 2000 de adrese utile (Dou mii...); 12 preludii (Dousprezece...); 100 Years (Hundred...); 50 let (Peat...)), fie se grupeaz n ordine cresctoare, separat, la sfritul alfabetului, dup litera Z sau la nceputul alfabetului (Exemplu: 1 Mai; 13 Septembrie; 23 August; XXV ani de la ...; 100 de zile ...; 1001 de nop/i).

De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. n cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,

depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul literei respective se poate submprti n mai multe subunitti, astfel: Dosarul Aa an; Ao-as etc.

n schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica continutul, astfel: ABC, etc.

Not: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a continutului documentelor.

Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de optiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,

departament sau angajat, n functie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respect numrul de nregistrare al documentului, clasarea presupune aranjarea

documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numeric se aplic, n special, n unittile care functioneaz n mai multe cldiri sau n

cazul organizrii corespondentei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor

grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o corespondent ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.

Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Repartitia se face, desigur, n functie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. n etapa de arhivare, dosarele cu documente provenind din toate serviciile se aduni ordoneaz numeric.

Avantajele sistemului: -dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,

numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din

circulatie. Exist totui solutia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - existi riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

Clasarea zecimal (sistematic, pe domenii) - vezi cap. Clasificarea documentelor Folosirea notatiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizat n activitatea

de documentare sau n activitatea editorial pentru mprtirea lucrrilor tiintifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscut sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.), aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n functie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare ce se ntrebuinteaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notatie zecimal, prin mprtirea totalittii cunotintelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni .a.m.d. Este universal, att n privinta continutului (cuprinde totalitatea cunotintelor omeneti) ct i n privinta notatiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuatie, a cror ntelegere i semnificatie este international valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotintele omeneti, se prezint astfel:

1.Generalitti. tiint i cunoatere 5. Matematici. tiintele naturii 2.Filozofie. Psihologie 6. tiinte aplicate. Medicin. Tehnic 3.Religie. Teologie 7. Arte. Recreere. Divertisment. Sport 4.tiinte sociale 8. Limb. Lingvistic. Literatur 5.- clas liber -9. Geografie. Biografie. Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fractie zecimal cu zero-ul initial omis, i aceasta determin ordinea aranjrii. Pentru uurinta citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect continutul unui domeniu de la general la particular.

Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiinte sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relatii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiinta muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii

-Posibilitatea de operare simpl? ?i rapid?;

-S? fie u?or accesibile, adic? mobilierul s? fie a?ezat ?ntr-un loc convenabil, iar

dosarele din interior s? fie u?or de localizat; -

Posibilitatea extinderii, ?n perspectiv?, dac? este necesar; -

Folosirea spatiului numai pentru documente folosite ?n mod curent; -

Existenta unor conditii de sigurant? privind informatiile confidentiale.

331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronuntat. n cazul documentelor generate de organizatii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activitti, specifice unei organizatii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.

Este o metod practicati n cazul constituirii unittilor arhivistice conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu continut similar tinndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligatiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.

4. Stocarea documentelor Cerinte generale, n asigurarea conditiilor de stocare a documentelor:

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul s nu se ezite nici o clip atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unittilor arhivistice, personalul trebuie s-i construiasc o strategie zilnic de repartizare a documentelor. Organizarea locurilor de stapionare

Regula coordonatoare: Existenta prea multor locuri de stationare ngreuneaz regsirea rapid a documentelor, de aceea se va reduce la minimum alternativele n care se pot gsi documentele.

ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spatiu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situatie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD-uri, registre sau condici, documente audio-vizuale, filme, fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiintific etc.

Probleme deosebite, n privinta stationrii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documentatia specific activittii administrative. Se pot evita astfel de probleme, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar:

1.se verific dac acesta este important pentru altii, sau pentru personalul biroului respectiv. Actiune: a) dac este important pentru alte persoane din organizatie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru birou, vezi pct. 2,; 2. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Actiune: a) cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiv; b) cel care necesit prelucrare, vezi pct. 3.; 3. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioritti executiei. Actiune: cel care suport o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare, iar celelalte vor rmne la dispozitie pe birou.

Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informatii. Informatiile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile.

5. Gruparea documentelor n dosare. Constituirea dosarelor Fiecare document, dup continut, este repartizat la un dosar. Prima operatie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a

documentelor primite de la diferiti corespondenti, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.

Urmtoarea operatiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operatii o atentie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

O dat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selectionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apartin.

6. Analiza documentelor reprezint examinarea unui document, extragerea de date bibliografice i analiza de continut a acestuia.

7. Clasificarea documentelor Clasificarea Zecimal Universal (C.Z.U. sau C.Z.) este un sistem de clasificare a ansamblului

cunotintelor umane. Ea poate fi aplicat la clasificarea documentelor primare care cuprind aceste cunotinte (crti, seriale, documente audio-vizuale etc.), ct ia documentelor secundare (cataloage, bibliografii etc.). n acest fel, se pot grupa n acelai loc toate materialele privitoare la un anumit subiect exprimat i localizat astfel nct s poat fi regsit fr dificultate.

C.Z.U. este n esent un sistem practic de codificare a unei informatii oarecare, astfel ca aceasta s fie regsit cu uurint maxim, oricare ar fi aspectul din care ar fi privit. Ea nu este o clasificare filozofic a cunotintelor i nu stabilete o succesiune a subiectelor dup gradul de important.

Trei principii fundamentale sunt evidente n C.Z.U.: a) Ea este o clasificare n sensul strict, depinznd de analiza continutului ideii, astfel c notiunile i

grupele de notiuni privind aceast idee se regsesc grupate mpreun, evitnd sistematizarea formal a clasificrii n ordine alfabetic sau de alt fel.

Semnificapie Simbol

a) Ad?ugare. Extindere

+, / b)

Relatie. Grupare. Fixarea ordinii :, [ ], : :

c) Indici generali de limb?

=? d)

Indici generali de form? (0?)

e) Indici generali de loc

(1/9) f)

Indici generali de grupare etnic? (=?)

g) Indici generali de timp

? h)

Indici generali de punct de vedere .0?

i) Indici generali de materiale ?i persoane

-0? j)

Indici generali de divizare ?n afara C.Z.U. *?, A/Z

b) Este o clasificare universal n care s-a cutat includerea ansamblului cunotintelor, nu ca un mozaic de grupe izolate, specializate i nchise n ele nsele, ci ca o fresc general compus din subiecte legate unele de altele.

Aceast universalitate la nivelul notiunilor se bazeaz pe un sistem de simbolizare care permite asocierea indicilor principali simpli de clasificare (pentru idei simple) fie cu alti indici principali simpli, fie cu indici auxiliari artnd locul, timpul sau alte notiuni ce revin curent, pentru a forma n fiecare caz indici combinati sau compui. Dac analizm fiecare indice compus, subiectul complex poate fi determinat din toate punctele de vedere, fr introducerea nici unei consideratii subiective a clasificatorului.

c) Ea este o clasificare zecimal, construit pe principiul trecerii de la general la particular cu ajutorul mprtirii (poate uneori arbitrare) a totalittii cunotintelor umane n zece mari clase, la rndul lor submprtite zecimal n continuare pn la detalierea necesar.

Acest principiu poate fi aplicat cu o notatie oarecare, ns cifrele arabe sunt bine cunoscute pe plan international, sunt larg aplicate n toate activittile umane, au o ordine admis n toat lumea, n timp ce literele sau alte simboluri nu au aceste proprietti.

C.Z.U. se compune din indici principali, indici auxiliari generali sau comuni i indici auxiliari speciali sau analitici.

1. Indici principali de clasificare Cunotintele omenirii, considerate ca unitate, sunt mprtite, aa cum am artat anterior, n 10 mari

clase i simbolizate prin fractii zecimale. Fiecare din aceste clase se submparte, prin adugarea nc a unei cifre, n 10 subclase (clase de al 2-lea ordin) etc., extinderea continundu-se prin creterea numrului de cifre ale fractiei zecimale i urmnd principiul derivrii de la general la particular. Exemplu:

S zicem c avem subiectul pete. l gsim n mai multe prti, depinde de punctul de vedere din care este tratat cartea. Dac este tratat din punct de vedere zoologic, acest subiect l gsim la clasa 5 (TIINTE TEORETICE I NATURALE), n cadrul ei, la 59 este Zoologie i la 597 avem Peti. Ihtiologie. Dac, ns, subiectul este tratat din punct de vedere alimentar, mergem la 6 (Industrii), 63 (Agriculturi domenii nrudite), 639 (Vntoare. Pescuit. Piscicultur), i avem aici 639.2 (Pescuit i produsele lui) i 639.3 (Piscicultur). Mai putem gsi acest subiect i la clasa 7 (ART. DISTRACTII. SPORT), la 79 avem Divertisment. Jocuri. Sport., iar n cadrul ei, la 799 avem Pescuit, vntoare i tir sportiv. Ceea ce cutm noi este la 799.1: Pescuit sportiv. Pescuit cu undipa.

2. Semne i indici auxiliari generali sau comuni:

Semnificapie Simbol

a) Ad?ugare. Extindere

+, / b)

Relatie. Grupare. Fixarea ordinii :, [ ], : :

c) Indici generali de limb?

=? d)

Indici generali de form? (0?)

e) Indici generali de loc

(1/9) f)

Indici generali de grupare etnic? (=?)

g) Indici generali de timp

? h)

Indici generali de punct de vedere .0?

i) Indici generali de materiale ?i persoane

-0? j)

Indici generali de divizare ?n afara C.Z.U. *?, A/Z

Exemple: = 135.1

Lucrare ?n limba rom?n? 811.135.1

Studiul limbii rom?ne 821.135.1

Literatur? rom?n? (=135.1)

Popoare ?i rase de limb? rom?n?

a) Semnul de ad ugare + (plus) este utilizat pentru a reuni doi (sau mai multi) indici C.Z.U. neconsecutivi; se pot exprima astfel n C.Z.U. notiuni obinuit legate unele de altele, sau acelai subiect mai larg vzut sub cteva aspecte i pentru care nu exist numr C.Z.U. direct. Exemple: 622 + 669 Mine i metalurgie (44+460) Franta i Spania Semnul de extindere / (de la ... pn la) se folosete cnd notiunea ce dorim s o clasm n C.Z.U. corespunde la o serie de indici consecutivi; primul i ultimul indice C.Z.U. sunt legati prin semnul /. Exemplu: 592/599 Zoologie sistematic (n loc de 592 + 593 + + 599) b) Semnul de rela t ie : (dou puncte), cel mai important dintre semnele de legtur, este folosit pentru a exprima o relatie general ntre dou (sau mai multe) notiuni. Exemplu: 17 : 7 Morala i arta 7 : 17 Arta i morala Semnul : se folosete i ntre indici auxiliari. Semnul de grupare [ ] (paranteze ptrate) se utilizeaz pentru gruparea de tip algebric a

doi sau mai multi indici principali C.Z.U. legati cu + sau :. Exemplu: 061.22 (100) : [54 + 56] Asociatia international a chimitilor

Semnul de fixare a ordinii :: (dublu dou puncte) se utilizeaz pentru a fixa ordinea a doi sau mai multi indici C.Z.U., determinnd astfel univoc un nteles sau n sistemele de informare mecanizate i automatizate pe maini de calculat. Exemplu: 61 :: 796 Medicin sportiv (pentru sportivi) c) Indicii de limb arat limba sau forma lingvistic a unui document, clasificat ca subiect printr-un indice principal C.Z.U.

d) Indicii de form servesc la indicarea formei n care este tratat subiectul. Exemple: 54 (035) Manual de chimie (051) 54 Periodice n domeniul chimiei 58 (038) Dictionar de botanic Semnul (0) se citete parantez-zero. e) Indicii de loc sunt utilizati pentru a caracteriza din punct de vedere geografic notiunea simbolizat de indicele principal. Exemplu: (436) Austria 347.7 (492) Legile de comert n Olanda

f) Indicii generali de grupare etnic i na t ionalitate arat aspectele de nationalitate sau etnice ale subiectului reprezentat printr-un indice principal C.Z.U. Exemplu: 398 (=81/=82) Folclor amerindian de nord

645-034 Mobilier metalic

3-055.2 Femeia ?n societate. Femei ?n general

616-053.2 Pediatrie. Boli la copii

Aceti indici deriv n principal din indicii generali de limb prin nchiderea n parantez a acestora i astfel se pot deosebi n cazul necesar grupurile lingvistice sau culturale.

Exemple: (=111) Popoarele de limb englez (=521) Japonezii g) Indicii de timp servesc la indicarea datei, perioadei sau a altor aspecte ale timpului privind

subiectul artat de indicele C.Z.U. principal. Pentru date se folosete notarea obinuit scris n ghilimele superioare i n ordinea an, lun, zi, care permite o mai bun vedere de ansamblu cnd trebuie s clasm un numr mare de fie.

Exemplu: 1889.12.11 11 decembrie 1889 Pentru a mpiedica orice confuzie, anii se scriu cu 4 cifre, iar lunile i zilele cu 2 cifre, utiliznd

cifra 0 n cazul necesar. Exemplu: 0435.08.04 4 august 435 Semnul plus se scrie nainte pentru a indica n mod expres c un an apartine erei noastre; metoda se

folosete n contrast cu ani sau perioade naintea erei noastre i pentru nceputul erei noastre sau perioade peste anul 3000.

Exemple: +0090 Anul 90 dup Cristos +3000 Anul 3000 dup Cristos Pentru a exprima milenii, secole sau decade se folosesc 1, 2 sau 3 cifre. Exemple: +4 Mileniul al 5-lea dup Cristos 03 Secolul al IV-lea 19 Secolul al 20-lea (19001999) 191 A doua decad a sec. 20; decada 1910-1919; anii 1910 O perioad de mai multe secole, decade sau ani se exprim prin datele initiale i finale ale

perioadei legate cu semnul /. Dac una din datele limit este nedeterminat, ea se nseamn cu 3 puncte. Exemple: 16/18 Secolele 17 pn la 19 1815/1835 Perioada ntre 1815 i 1835 /18 Pn n sec. 19 h) Indicii de punct de vedere se folosesc pentru a arta din ce punct de vedere este privit un anume

subiect. Ei sunt utilizati cu avantaje deosebite pentru clasificri extrem de detaliate, de exemplu pentru actele interne ale unei ntreprinderi.

Ei se formeaz cu .00 (punct-zero-zero). Exemple: 82.000.141 Literatura din punct de vedere filosofic (82 = literatura; 000.141 din punct de vedere

filosofic) 622.002.5 Maini i instalatii miniere 630*5.003 Importanta economic a silviculturii Aceti indici nu se utilizeaz singuri sau la nceputul indicilor compui. i) Indicii generali de caracteristici diferite se folosesc pentru a arta materialul din care

sunt fcute produsele sau obiectele, ct i pentru a arta persoana interesat sau persoana la care se refer subiectul lucrrii clasificate. Semnul 0 se citete linioar-zero

Exemple:

j) Indici generali de divizare n afara C.Z.U. Tabelele principale sunt submprtite n general n sfere ct mai mici de continut comun, ns nu

Exemple: 629

Mijloace de transport 629.06

Dispozitive auxiliare la mijloacele de transport 629.322

Biciclete 629.322.06

Dispozitive auxiliare la biciclete

pot cobor pn la unele amnunte sau individualizri, deseori necesare n practic. Dac sistemele de formare a numerelor compuse nu rezolv problema n cadrul C.Z.U., se pot folosi coduri sau notatii din afara C.Z.U., cu conditia ca acestea s fie clare sau clar indicate. Aceti indici sunt: -Semnul * (asterisc) servete pentru introducerea i separarea acestor coduri sau notatii externe C.Z.U. Exemple: 546.42.027*90 Strontiu 90 (numrul de mas atomic al izotopului) 66-97*C150 Procese chimice la 150oC (498*CJ) Romnia Judetul Cluj (codul auto) - Specificri alfabetice distincte (A/Z), cum ar fi: -Indici de nume Exemple: 1 (091) Kant Filosofia lui Kant 929 Schiller Biografia lui Schiller - Prescurtri mecanice (de exemplu retinnd primele trei litere): Exemplu: 1 (091) ARI Filosofia lui Aristotel

3. Indici auxiliari speciali sau analitici: Servesc la submprtirea mai fin a unui domeniu limitat din tabela principal C.Z.U. sau din

unele tabele auxiliare, scotnd n evident anumite particularitti care se repet n acel domeniu. Exist trei feluri de indici speciali: -1/-9 (tipul cu linioar), .01/.09 (tipul cu punctzero) i 1/9

(tipul cu apostrof, indice de sintez). Exemple: 621.165-72 Dispozitive de ungere pentru turbine cu abur 621.313.3.07 Reglajul mainilor electrice de curent alternativ 669.3556 Aliaje cupru-zinc-staniu Indicii speciali se utilizeaz numai n domeniul pentru care sunt prevzuti, n afara cazului n care se indic utilizarea lor i alte domenii.

a) Indicii speciali cu liniu t -1/-9 au n principiu un sens mai general i un domeniu de aplicare mai larg dect cei cu .0; astfel indicii speciali cu -1/-9 prevzuti la 62 pot fi ntrebuintati aproape n tot domeniul 62/69, pe cnd indicii speciali cu .0 dati n diferite locuri ale clasei 6 au de obicei o utilizare limitat numai la locul dat. Exemple: 62-4 Forma produselor 66-4 Forma produselor chimice 669-4 Forma produselor metalurgice 674-4 Forma produselor industriei lemnului 691-4 Forma elementelor de constructie b) Indicii speciali cu punct-zero .01/.09 sunt utilizati n mod mai diversificat i deseori dezvoltat cu mai multe detalii dect -1/-9, reprezentnd proprietti recurente, cum ar fi studii de aspect, activitti, procese, operatii, instalatii i echipament.

c) Indicii speciali cu apostrof 1/9 se folosesc pentru a arta o sintez sau o integrare, crend astfel notatii compuse prin fuziunea elementelor constituente. Exemple: 812/44 Domenii de lingvistic 5472/8 Chimie organic 329.1723 Partidul nationalist-republican

8. Indexarea documentelor este prezentarea sau descrierea continutului acestora prin elementele limbajului natural sau prin intermediul limbajului de informare cu scopul asigurrii posibilittilor de regsire operativ a datelor, informatiilor i chiar a documentelor respective. Din punct de vedere al folosirii limbajului natural avem de a face cu:

-indexarea liber care folosete cuvintele limbii nationale, vorbite. Instrumentele pe baza crora se realizeaz indexarea liber sunt denumite cuvinte-cheie;

-indexarea coordonat care folosete tot cuvinte ale limbii, dar verificate printr-un vocabular

controlat sau printr-un tezaur de termeni. Cuvintele din limbajul natural, astfel verificate se numesc descriptori.

Cuvnt-cheie = cuvnt sau sintagm extrase din titlul sau din continutul unui document, care servesc la caracterizarea continutului acestuia i care se utilizeaz att la indexare, ct i la folosire.

Descriptor = termen sau grup de termeni normalizati, care figureaz ntr-un tezaur i au fost alei dintr-o clas de termeni echivalenti pentru a realiza univoc o notiune continut ntr-un document sau ntr-o cerere de informare. Motivatii pentru utilizarea descriptorilor de subiect: 1. de a asigura accesul dup subiect la toate publicatiile relevante;

1.de a asigura accesul pe subiect la documente dup toate principiile organizrii subiectului; 2.de a aduna referintele pentru documentele care trateaz substantial acelai subiect, fr s se tin cont de diferentele de terminologie (care pot surveni datorit diferentelor de limb), diferente ntre specialitii care prelucreaz documentele dup subiect sau diferente care apar n urma schimbrilor de concepte sau disciplinei nsi; 3.de a releva afilieri ntre domenii, dup subiect, afilieri ce pot s depind de similitudini n cadrul domeniului studiat, de metod sau de punct de vedere etc.; 4.de a furniza intrare pentru orice domeniu de cunotinte, la orice nivel de analiz, de la cel mai general la cel mai specific; 5.de a permite cutarea pentru orice categorie de utilizatori, specializati sau nespecializati; 6.de a furniza o descriere formal a continutului subiectului, a oricrei unitti documentare, cu termenul cel mai precis i mai specific posibil, indiferent c descrierea este sub forma unui cuvnt, expresii sau sub forma unui simbol; 7.de a furniza beneficiarului mijloace pentru a face o selectie din toate documentele, din orice categorie particular, conform oricrui set de criterii ales de ctre acesta (ex.: cel mai recent, cel mai precis, cel mai simplu etc.).

Numrul de termeni caracteristici (cuvinte-cheie, descriptori) care pot fi atribuiti unui document este nelimitat, ei fiind determinati de continutul documentului.

n ceea ce privete folosirea limbajului de informare instrumentele de lucru pot fi descriptorii, pot fi cifre sau combinatii de cifre i litere (combinatii alfanumerice).

Fiele documentare

Fiele documentare pot avea format 1/4 sau 1/2. Trebuie optat pentru o variant sau alta spre a putea fi utilizate mai uor i pentru a le putea sistematiza pe probleme. Se pot alctui urmtoarele tipuri de fie: a) fia extras; b) fia rezumat; c) fia regest; d) fia de trimitere; e) fia de atentionare; f) fia bibliografic.

Indiferent de tipul fiei, aceasta trebuie s contin o singur idee, problem, pasaj etc. Orice fi documentar trebuie s cuprind n stnga sus datele bibliografice: autor, titlul crtii

(titlul crtilor sau al studiilor se prescurteaz pentru a uura redactarea fiecrei fie. Prescurtarea se mentine pe tot parcursul firii materialului respectiv), volum, pagin; n dreapta sau la mijlocul fiei se scrie ideea, problema, continutul ei. Dac avem un periodic se mai adaug n stnga sus anul de aparitie, numrul, ziua, luna, pagina; n cazul documentelor se noteaz arhiva, fondul arhivistic; dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se noteaztara, rola i cadrul respectiv unde se afl problema. Titlurile publicatiilor se subliniaz, iar cele ale periodicelor se pun ntre ghilimele.

Cea mai simpli cea mai comod fi este fia extras, deoarece pe ea se trec pasaje ntregi, sub form de citate ntre ghilimele, pentru a arta c fragmentul respectiv apartine altcuiva i nu nou. n general se extrag concluzii, afirmatii care pot forma elemente de baz pentru discutii.

Fia extras se folosete i n cazul izvoarelor pentru documentare, cronici, manuscrise, documente de arhiv. n acest caz fia va contine n stnga sus: emitentul actului, beneficiarul actului, locul, data emiterii (anul, luna, ziua), continutul actului care poate fi integral, rezumat sau combinat: extras cu rezumat. n dreapta sus se pune ideea sau problema pe care o contine fia. n partea de jos a acestei fie extras de documente se scrie felul actului (original, copie), materialul, sigiliul etc., volumul din care a fost extras, arhiva, fondul arhivistic, dosarul, anul, fila. Pentru microfilme se pune: tara, rola, cadrul.

Fia rezumat este mai dificil de realizat deoarece presupune mai mult practic n problema selectrii materialelor publicate precum i a izvoarelor. Pe aceste fie trebuie indicate paginile din lucrare sau din document care s-au rezumat.

Fia regest cuprinde att citate ct i rezumate din lucrri publicate sau izvoare. Se indic pagina n dreptul citatului i n cazul rezumatului fie n dreapta fie n stnga.

Fiele extras, rezumat i regest alctuiesc fia principal, informativ. Se poate ntmpla ca pe parcursul lecturii una din aceste categorii de fies ne fie necesari la un alt capitol dect cel pentru care a fost fcut initial. n acest caz se alctuiete o fi de trimitere care este o fi identic (dublet) cu prima i pe care o vom folosi unde este din nou cazul. O alt fi care se poate efectua este fia de aten/ionare care se realizeaz atunci cnd se alctuiete bibliografia i cercetm n biblioteci, n lucrri bibliografice cu care ocazie observm i lucrri pentru alte probleme care ar putea s ne preocup sau ne preocup. n acest caz alctuim acest tip de fi care trebuie s contin toate datele bibliografice: autorul, titlul lucrrii sau al studiului etc., anexe i apoi mentiunea pentru ce problem ne va fi util. De asemenea i pe parcursul lecturii pentru lucrarea care este pe masa de lucru, n subsoluri sau n diferite liste bibliografice, putem gsi diverse lucrri, studii sau documente pentru care se vor alctui astfel de fie de atentionare. Ele se vor aduna separat n plicuri pe care se va mentiona problema general pentru care sunt adunate fiele.

Fia bibliografic, mentionat deja, este fia pe care se trece fiecare lucrare sau articol n parte. Ea se realizeaz o dat cnd alctuim bibliografia problemei i apoi, a doua oar, cnd ncepem lectura propriu-zis. Ea este prima fi care se face. i apoi n continuare se pot alctui fie bibliografice ori de cte de cte ori gsim n subsoluri sau chiar n text studii, lucrri, documente, fonduri arhivistice etc., care

ne lrgesc bibliografia problemei la care lucrm.

Fia bibliografic trebuie s cuprind: numele i prenumele autorului sau autorilor. Dac este femeie se va scrie prenumele ntreg. Titlul i subtitlul se scrie aa cum apare pe foaia de titlu a crtii (prima pagin tiprit dup copert), volumul, locul unde a aprut lucrarea, editura, anul de aparitie, indicatii referitoare la formatul crtii, numrul total de pagini, anexele -cu mentiuni speciale n legtur cu utilizarea lor n cadrul lucrrii. n cazul periodicelor se mai adaug numele acestora, localitatea, tomul, volumul, anul aparitiei, numrul paginilor ntre care se afl studiul care ne intereseaz.

Fie mai speciale se realizeazi n cazul obiectelor cu caracter etnologic, a pieselor din muzee, pentru piese apartinnd istoriei artei pentru monumente de arhitectur, pentru piese arheologice.

Dup ce s-au adunat fiele informative acestea se aeaz n plicuri mari sau chiar n dosare plic cu titluri corespunztoare capitolelor din lucrare, conform planului initial. Urmeaz apoi studierea materialului adunat. Se stabilesc punctele de lucru, precum i planul definitiv al lucrrii. Se analizeaz izvoarele referitoare la problem, se verific autenticitatea lor, se realizeaz o selectie i o ierarhizare a lor n functie de valoarea fiecrei categorii i de ponderea pe care vrem s o acordm fiecrei surse documentare dup planul ultim, definitivat, ceea ce presupune reclasarea fielor n alte plicuri i alte dosare.

TIINTELE AUXILIARE ALE ISTORIEI

Arhivistica i informarea documentar (documentaris-tica) sunt dou discipline care au drept sfer de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (uor deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor.

Informarea documentar studiaz informatiile, datele cuprinse n documente, n publicatii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitici sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii tiintifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul constituie ,,un termen generic nsemnnd toate categoriile de surse ce pot transmite date istorice (inscriptii, urme de civilizatie material, acte etc.)

Documentele sunt, aadar, purttoare de informatii i ,,servesc transmiterea acestora n spatiu i timp. Ele sunt utilizate n diferite domenii de activitate ale omului constituind obiect de studii ale diferitelor discipline tiintifice i se afl depozitate n arhive, biblioteci, muzee. O categorie deosebit de important de documente o constituie acelea care sunt studiate de tiintele auxiliare ale istoriei.

tiintele auxiliare ale istoriei depisteazi analizeaz sursele istorice de tot felul, care se afl depozitate n muzee, biblioteci, arhive, colectii particulare. Fr ntelegerea acestor categorii de izvoare ifr stpnirea aspectelor generale ale disciplinelor care se ocup de descrierea lor nu se poate realiza o documentare serioas. Aceste tiinte auxiliare ale istoriei sunt discipline conexe arhivisticii n cea mai mare parte a lor. n arhiv aflndu-se documente heraldice, iconografice, cartografice, codicologice, literare, carte rar romneasci strin etc.

Studiul tiintelor auxiliare ale istoriei este util deoarece cunoaterea disciplinelor tratate contribuie la mbogtirea metodologiei interdisciplinare de cercetare i constituie surse primare de documentare i informare.

De asemenea, nu se poate omite faptul c n domeniul vast al documentaristicii i arhivisticii, cercettorul, dar i lucrtorul curent se confrunt permanent cu categoriile de izvoare care constituie obiectul acestor tiinte auxiliare ale istoriei i a disciplinelor conexe acestora. Apoi, activitatea arhivistic presupune, de asemenea, stpnirea metodelor de lucru din cadrul acestor discipline, care sunt discipline traditionale, dar ntr-o perpetu nnoire metodologici deschise spre noi acumulri.

Aadar, n pregtirea documentaristului, a unei persoane specializate n munca de cercetare, realizarea contactului cu bibliotecile, cu arhivele, cu fondurile i colectiile i categoriile de izvoare aflate aici este absolut necesar pentru realizarea unei documentri moderne i eficiente.

Documentaristica i arhivistica nu vor putea face niciodat abstractie de Fondul Arhivistic National n activitatea lor de cercetare, documentare i n alctuirea diverselor tipuri de bibliografii i publicatii specializate.

tiinpele auxiliare se ocup cu studierea n sine a mrturiilor istorice de tot felul care sunt depozitate n arhive, biblioteci, muzee, colectii particulare. nc din 1822, J. Lelewel aprecia c scopul tiintelor auxiliare ale istoriei const n cunoaterea, respectiv ntelegerea izvoarelor. Termenul de tiinte auxiliare ale istoriei a fost introdus de Theodor Sickel, istoric vienez i paleograf, din a doua jumtate a secolului al XIX-lea. Odat cu dezvoltarea tiintei, acest concept a cptat tot mai mult un caracter relativ. La ora actual mai persist nc divergente de opinii n ceea ce privete sfera tiintelor auxiliare i implicit a terminologiei.

Pentru un istoric, orice tiint, de al crei rezultat i metod se folosete, poate fi numit auxiliar. Cu att mai mult n momentul de fat cnd se constat tendinta unei ,,atitudini integrative n tiint, ntreaga tiint devenind un ,,angrenaj de discipline tiintifice, n care fiecare tiint raportat la alta, este ntr-un anume fel auxiliar Astfel, n timp s-a fcut distinctia ntre tiintele ajuttoare ale istoriei (termenul introdus de specialistul n paleografie latin W. Semkowicz) i tiintele auxiliare ale istoriei. tiintele ajuttoare ale istoriei sunt acelea, dup cum arati cuvntul (lat. auxilium = ajutor), care ,,furnizeaz cunotinte ce nu provin de la izvoare sau care atrag atentia asupra unor posibilitti noi ale metodei de cercetare, se leag de etapele urmtoare ale activittii istoricului. Ele procur istoricului concluzii i date elaborate.

Termenul de tiinte auxiliare rmne valabil pentru tiintele auxiliare traditionale ale istoriei, legate de cunoaterea izvoarelor i care furnizeaz metoda de cercetare a acestora.

Istoricul Damian P. Bogdan a fost adeptul punctului de vedere conform cruia aceste discipline trebuie numite tiinte speciale i nu tiinte auxiliare, deoarece: ,,n tiinta istoric, ca i n alte tiinte, desprinderea, formarea i dezvoltarea de noi ramuri tiintifice constituie urmarea evolutiei nsia tiintei care genereaz noi discipline ca o consecint a nevoilor stringente ale investigatiilor tiintifice. O parte dintre tiintele auxiliare, ca urmare a acestei dezvoltri, au devenit tiinte independente, n primul rnd, paleografia, apoi arhivistica, numismatica, diplomatica, cronologia, sigilografia, istoriografia i textologia. Dat fiind aceast dezvoltare, cred potrivit s nu mai numesc tiintele respective auxiliare, ci tiinte speciale, termenul fiind pus n circulatie tiintific nc n anul 1957". Pentru astfel de schimbri de denumire pledeaz numeroi istorici, propunnd i alte denumiri: tiinte istorice de baz, discipline istorice speciale. Oricum, cea mai mare parte a istoricilor recunosc c termenul de tiinte auxiliare reflect neconvingtor sensul lor. Pe aceeai linie s-a situat i Directia General a Arhivelor Statului Bucureti care a publicat un Dictionar al tiintelor speciale ale istoriei, n 1982.

Dictionarul le definete astfel: ,,tiinte speciale (auxiliare) ale istoriei, totalitate a tiintelor (arhivistic, diplomatic, paleografie, cronologie etc.) care studiaz izvoarele documentare i elaboreaz metodologia cercetrii acestora n prezent, n istoriografia romneasc se folosesc cei doi termeni: tiinte auxiliare i tiintifice speciale.

Stpnirea deplin a acestor tiinte auxiliare i este indispensabil istoricului i documentaristului pentru descifrarea, ntelegerea i evaluarea critic a izvoarelor.

Specializarea n istorie, bibliologie, biblioteconomie i documentaristic, chiar i birotic, trebuie s implice i o cunoatere temeinic a tiintelor auxiliare al cror studiu este extins i la epocile moderni contemporan, epoci care pstreaz un numr foarte mare de izvoare documentare.

Un istoric, ca i un bibliolog i documentarist nu poate stpni toate limbile, toate tehnicile de lucru, dar el trebuie s cunoasc teoria tiinpelor auxiliare ale istoriei. ,,Acestea sunt constituite din toate tiintele posibile s fie nregistrate n repertoriul culturii umane n ceea ce privete numrul tiintelor auxiliare, din nou exist mai multe puncte de vedere.

A. Sacerdoteanu, istoric cu cele mai mari contributii n acest domeniu din istoriografia romneasc din a doua jumtate a secolului XX, a mprtit tiintele auxiliare n tiinte auxiliare majore i minore. tiintele auxiliare majore (geografie, geologie, lingvistic, paleontologie, etnografie, sociologie, drept, psihologie, statistic istoric, demografie) furnizeaz rezultatele sigure i concluziile. Din acest punct de vedere, ele se afl cu istoria n raport de interdisciplinaritate. n schimb, de tiintele auxiliare minore (epigrafia, paleografia, bibliologia, codicologia, cronologia, heraldica, sigilografia, metrologia, numismatica, diplomatica, arhivistica) avem nevoie pentru adunarea i apoi interpretarea izvoarelor n cadrul cercetrii tiintifice. n evolutia acestora exist o strns interdependent cu caracter de reciprocitate, n sensul c dezvoltarea fiecreia contribuie la evolutia celorlalte, iar rezultatele de ansamblu contribuie la progresul fiecreia n parte. tiintele auxiliare se mbogtesc permanent cu noi izvoare care intr mereu n sfera lor de cercetare i se bazeaz pe metode tot mai bune i mai moderne de investigare.

tiintele auxiliare minore furnizeaz cercettorului metode de lucru necesare adunrii, verificrii i folosirii izvoarelor.

Un loc aparte n cadrul acestor discipline l ocup arheologia, fost disciplin auxiliar traditionali devenittiint de sine stttoare a istoriei. Arheologia este o disciplin istoric cu un cmp de cercetare bine precizat i cu metode de investigatie proprii, pentru cunoaterea ct mai deplin a dezvoltrii societtii omeneti n anumite epoci. Prin unele metode ale sale, ea se apropie de tiintele naturii, dar prin caracterul izvoarelor i mai ales prin interpretarea monumentelor ce constituie aceste izvoare, ea este o disciplin istoric. Diferitele izvoare ale trecutului trebuie s fie privite n contextul istoric

Epigrafia (gr. epi = deasupra, pe; grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care se ocup cu studiul (descifrarea i interpretarea) inscriptiilor pe materiale dure: piatr, metal (plumb, bronz, aur, argint), oase, sidef, filde, lemn, piele, muama, argil, tencuial, sticl, geme, camee, sigilii, inele (inscriptia de pe veriga inelelor), ponduri i chiar pe stnci (cum este de exemplu inscriptia lui Darius de la Behistun) n limbile vorbite odinioar sau mai recente. Ea nu-i limiteaz cercetarea la operele cu caracter solemn, cu continut juridic, religios, funerar arhitectonic, ci studiaz numeroase produse i nscrisuri cum ar fi: cuvinte, litere

izolate, semnturi, nume proprii, formule, mrci de fabric, nume de unitti militare, scrierile trasate de mn pe monumente -graffiti. Obiectul epigrafiei l constituie nu numai inscriptiile greceti i latine, ci i cele egiptene, sumeriene, asiriene, hittite, etrusce, punice, miceniene etc. Justa interpretare a izvoarelor epigrafice se afl n strns legtur cu filologia, papirologia, numismatica i ele furnizeaz date deosebit de pretioase pentru cunoaterea proceselor istorice.

Paleografia (gr. palaios = vechi, grapho = a scrie) este tiinta auxiliar a istoriei care are drept obiect de cercetare izvoarele scrise vechi, respectiv cunoaterea, descifrarea i transcrierea lor. Prin aceasta ea furnizeaz informatii pretioase privind materialele pe care s-au scris n timp izvoarele paleografice, instrumentele de scris, precum i evolutia grafemelor (a literelor). De asemenea tot paleografia ofer date importante pe baza crora se pot identifica originalele i copiile, se pot sesiza falsurile. Apoi tot ea este aceea care determin, ,,n lipsa datei cronologice sau tipografice, epoca i locul unde s-a scris un text paleografic

Paleograful studiaz crtile manuscrise, fie n form de sul, fie codice, precum i documentele, respectiv textele care ,,au la baz un emitent i un destinatar, pstrate toate acestea n biblioteci, muzee i arhive publice, ct i n colectii particulare Aadar paleografia se ocup numai cu cercetarea textelor care au fost scrise cu stilul, condeiul i pana pe table de lemn cerat, pe papirus, pe pergament, pe hrtie.

,,Paleografia i propune s ofere cunotintele necesare nu numai istoricilor, ci i arhivitilor i bibliotecarilor care pstreazi se ngrijesc de motenirea scris a timpurilor trecute

Paleografia se afl n strns legtur cu o serie de tiinte auxiliare: epigrafia, numismatica, genealogia, sigilografia, diplomatica, arhivistica, cronologia, codicologia, heraldica, metrologia, bibliologia. Dintre toate acestea cea mai apropiat i este epigrafia. Pe de o parte fiindc litera, nainte de a fi spat n piatr, era mai nti desenat cu creti apoi n domeniul prescurtrilor acestea sunt fie identice, fie asemntoare.

Bibliologia (gr. biblion = carte, logos = vorbire), cu subdiviziunile ei: istoria crtilor ia bibliotecilor, bibliografia, biblioteconomia, bibliotecografia -este tiinta auxiliar care se ocup de carte i de munca n bibliotec. Obiectul acestei tiinte include: istoricul scrisului, folosit n codice, n crti manuscrise, suportul su, instrumentele de scris, tehnica tiparului, fabricarea, legatul i ilustrarea crtii, punerea ei n circulatie, publicatiile bibliografice, organizarea bibliotecilor, alctuirea cataloagelor.

Bibliotecile, ca detintoare ale tezaurului de cunotinte i ca centre de difuzare ale acestora, sunt verigi ale culturii n orice timp i societate, continund s fie i n epoca contemporan izvoare de cultur. Este cunoscut faptul c de la aparitia televiziunii i a calculatoarelor, numrul crtilor n lume nu a sczut, ci, dimpotriv, a crescut de aproape patru ori. Aadar, n viitor cartea va fi n continuare principalul mijloc de nvtare, de educatie, de creatie i de cercetare.

Codicologia (lat. codex, icis = scoart, carte, tblit de scris, condic, registru; logos = vorbire) este acea tiint auxiliar care are ca obiect studiul crtilor manuscrise, materialul de scris, formatul, tierea perforarea i linierea filelor, instrumentele de lucru, felul n care s-a alctuit codexul, signatura, tehnica ornamentrii, legtura lui, specia de lemn folosit, natura i culoarea pielii care acoper scoartele, procedeele fixrii acestora, ornamentele lor, depistarea eventualelor fragmente de texte folosite la ntrirea scoartelor. Pe lng acestea, codicologia are n sarcina ei i ntocmirea i publicarea unor instrumente specifice de lucru cum ar fi: inventare, cataloage, diferite repertorii de colectii i colectionari, de manuscrise datate sau nedatate, sau incorect datate. Pentru a putea crea instrumentele de lucru, codicologia trebuie s apeleze i la alte tiinte auxiliare cum ar fi: paleografia, epigrafia, criptografia, bibliologia, cronologia, filigranologia, diplomatica, critica textelor i altele.

Evolutia codicelui nu se poate ntelege fr cunoaterea evolutiei scrierii i dei grafia nu este obiectul de studiu al codicologiei, se recurge n primul rnd lapaleografie. n multe codice exist pasaje scrise cu litere capitale folosite n scrisul pe materiale dure de descifrarea cruia se ocup epigrafia.

Pentru a se lmuri unele fragmente din codice scrise n criptogram, codicologul trebuie s utilizeze cunotinte de criptografie, care este tiinta textelor criptice (secrete, cifrate i a descifrrii acestora). De asemenea, pentru a afla cum a fost alctuit o carte manuscris de-a lungul timpului sunt necesare i cunotinte de bibliologie.

Dup cum, pentru datarea codicelui, pentru studierea ornamentelor sale i a materialului din care este confectionat, codicologul trebuie s apeleze la cronologie, iconografie, istoria artelor, i chiar la papirologie. De asemenea natura diferit acodicelui impune istoricului cunotinte din domenii diverse: muzic, medicin, teologie, hagiografie.

Cronologia (gr. cronos = timp, logos = vorbire) este tiinta auxiliar a istoriei care are ca obiect stabilirea exact a datelor, a evenimentelor istorice, a documentelor. Istoricul i bibliologul trebuie s cunoasc principiile sistemului cronologic practicat pn n epoca contemporan, trebuie stie s raporteze elementele cronologice din documente la modul de datare contemporan. Datarea izvorului are o important deosebit deoarece este tiut faptul c un document nu poate intra n circuitul tiintific, nu poate fi folosit dac nu este datat corect, iar o datare greit duce la concluzii eronate. Cronologia recurge la paleografie pentru a putea citi grafia datelor, dar i paleograful, la rndul su, apeleaz la cronologie pentru descifrarea elementelor cronologice principale i secundare i transpunerea lor n datele erei noastre.