Post on 16-Sep-2019
transcript
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 8 – MANAGEMENTUL RISCULUI
Nr.crt. / Cod
formular Documente privind mediul de control Pag.
PO-08.01 Implementarea sistemului de control intern managerial 3
F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare Comisie control intern managerial 24
F02-PO-08.01 Decizie director numire Comisie control intern managerial 38
F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităţilor şi planificarea activităţii
CCIM
39
F04-PO-08.01 Formular de analiză a activităţilor vulnerabile 40
PO-08.02 Determinarea expunerii la risc 42
F01-PO-08.02 Formular de alertă la risc 68
F02-PO-08.02 Scală de estimare a probabilităţii de materializare a riscurilor 71
F03-PO-08.02 Scală de estimare a impactului global al riscului 72
F04-PO-08.02 Scală de evaluare a expunerii la riscuri 73
F05-PO-08.02 Registrul riscurilor 75
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
3
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
PO-08.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
4
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz,
a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
5
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
6
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
7
1. Scopul procedurii operaţionale
4.1. Stabileşte cadrul unitar pentru implementarea sistemului de control intern managerial si
desfăşurarea, de către Comisiei, a activităţilor / acţiunilor de monitorizare, consiliere / îndrumare
metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae
Bălcescu”, inclusiv pentru obţinerea informaţiilor necesare elaborării Raportului anual privind
controlul intern.
4.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;
4.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul ca,
procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste pe cel
in functie la data elaborarii prezentei proceduri.
4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe
director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin pentru
audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in luarea
deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
8
2. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
2.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
- P.O. se aplică de Comisia De Control Intern Managerial, pentru realizarea atribuţiilor de
monitorizare, consiliere / îndrumare metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea
S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
2.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurale;
- Operaţiunea de implementare a S.C.I.M. se realizează prin realizarea sicompletarea de
fiecare compartiment din organigrama instituţiei a chestionarului de autoevaluare a
stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, iar asumarea
realităţii datelor, informaţiilor şi constatărilor înscrise în acestea aparţine coordonatorilor
acestor componente care au aceste atribuţii prevăzute în fişa postului.
2.3 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale
activităţii procedurale ; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.
2.3.1 Compartimente furnizoare de date –Compartimentele /birourile /serviciile prevazute
in organigrama institutiei.
2.3.2 Compartimente implicate : Comisia de monitorizare, consiliere, îndrumare
metodologică şi raportare cu privire la dezvoltarea S.C.I.M
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
9
3. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate
3.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern
3.2 Legislaţie primară
- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,
republicată;
- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul
intern şi controlul financiar preventiv.
3.3 Legislaţia secundară
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
3.4 Reglementări interne
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
10
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională
4.1. Definiţii ale termenilor
Nr.
crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedura operaţională prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor
de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii la
nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu”
2. Ediţie a unei proceduri
operaţionale
forma iniţială a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată;
3. Revizia în cadrul unei
ediţii
acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a
uneia sau mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale,
acţiuni care au fost aprobate şi difuzate;
4. Control intern
managerial
ansamblul formelor de control exercitate la nivelul Școlii Gimnaziale ”Nicolae
Bălcescu”, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, efficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile;
5. Consiliere/îndrumare
metodologică
activitatea desfăşurată de secretariatul Comisiei, cu scopul de a facilita
asimilarea şi punerea în practică, de către personalul instituţiei, a conceptelor,
prevederilor legale, instrucţiunilor metodologice şi procedurale din domeniul
controlului intern managerial;
6. Comisia comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
S.C.I.M. din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu” ;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
11
7. Monitorizarea
sistemului de control
intern managerial
activitatea desfăşurată cu scopul de a supraveghea respectarea, de către
instituţia publică, a cerinţelor legale în domeniul controlului intern managerial,
precum şi aplicarea efectivă a măsurilor /acţiunilor cuprinse în programele de
dezvoltare a sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”;
4.2 Abrevieri ale termenilor
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. A. Aprobare
2. Ah. Arhivare
3. Ap. Aplicare
4. Av. Avizare
5. Comisia Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control intern managerial
6. E. Elaborare
7. I Informare
8. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice
9. O.G. Ordonanţă a Guvernului
10. P.O. Procedură operaţională
11. S.C.I.M. Sistemul de control intern managerial
12. V. Verificare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
12
5. Descrierea procedurii operaţionale
5.1. Generalităţi
Prezenta procedură prezintă activităţile şi acţiunile necesare pentru a monitoriza cât mai eficient
implementarea S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
Nr.
crt.
Denumirea
documentului
Cod identificare Provenienţa documentului
1. Chestionar de autoevaluare a stadiului
de implementare a standardelor de
control intern managerial
Anexa nr.1 Şefi/coordonatori
servicii/birouri/compartimente din
organigrama institutiei;
2. Situaţia sintetică a rezultatelor
autoevaluării
Anexa nr.2 Comisia;
3. Raport privind activitatea de monitorizare,
consiliere/îndrumare metodologică a
dezvoltării S.C.I.M
Anexa nr.3 Secretariat Comisie;
4. Raport asupra sistemului de control
intern managerial anual
Anexa nr.4 Comisia.
5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate
(1) chestionar de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern
managerial – se completează de şefii de compartimente din organigrama institutiei şi conţine 16
standarde de control intern managerial şi se utilizează pentru a monitoriza implementarea S.C.I.M.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
13
(2) situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – se completează de Comisie şi reprezintă situaţia
implementării celor 16 de standarde de control intern managerial la nivelul instituţiei ;
(3) raport privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării
S.C.I.M. – se completează de secretariatul Comisiei şi conţine informaţii privind monitorizarea,
consilierea şi îndrumarea metodologică prin formularea de avize consultative, pentru implementarea
S.C.I.M. ;
(4) raport asupra sistemului de control intern managerial – se completează de conducătorul instituţiei
şi conţine informaţii cu privire la aprecierea realistă, corectă, completă şi demnă de încredere asupra
S.C.I.M., formulată în baza autoevaluării acestuia.
5.2.3. Circuitul documentelor
În prezenta P.O. documentele utilizate în desfăşurarea activităţii sunt integrate în fluxul general al
documentelor din cadrul instituţiei. Diagrama de proces cu circuitul documentelor este prezentată în
anexa nr.5.
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale
- elemente de logistică : birouri, rechizite, formulare tipizate, linii telefonice, fax, materiale
informatice, calculatoare, reţea, imprimante, posibilităţi de stocare a informaţiilor;
5.3.2. Resurse umane
- personalul din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, care au atributii prin fişele postului în
acest sens;
5.3.3. Resurse financiare
- sume necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile,
acoperirea cheltuielilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu salariile
personalulului implicat).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
14
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Precizări comune procedurilor
Planificarea acţiunilor şi operaţiunilor pentru o evidenţă realistă şi corectă a stadiului implementării
S.C.I.M. în cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
5.4.2. Monitorizarea dezvoltării sistemelor de control intern managerial ale instituţiei
Principalele aspecte care fac obiectul monitorizării de către Secretariatul Comisiei sunt:
1) Constituirea Comisiei, prin monitorizarea următoarelor elemente :
- emiterea actului administrativ de constituire şi aprobare a Comisiei de către director;
- componenţa Comisiei (număr persoane şi funcţiile acestora);
- modul de organizare şi de lucru a acesteia.
2) Programul de dezvoltare a S.C.I.M., prin monitorizarea următoarelor elemente:
- elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control
intern managerial;
- stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.
Comisia exercită atribuţii de monitorizare în cadrul instituţiei, prin următoarele modalităţi:
3) solicitarea permanentă de documente/materiale/date/informaţii în legătură cu aspectele şi
elementele care fac obiectul monitorizării şi analizarea acestora;
4) urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programul de dezvoltare a S.C.I.M. şi
formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea procesului de implementare a măsurilor/acţiunilor;
5) menţinerea legăturii cu membrii Comisiei şi participarea la şedinţele acesteia;
6) urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru raportările periodice;
7) întocmirea ordinii de zi, aprobată de toţi membrii Comisiei prin majoritate de voturi;
8) întocmirea de procese verbale sau minute ale întâlnirilor;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
15
9) întocmeşte, actualizează şi modifică registrul riscurilor identificate în cadrul Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu” pe baza propunerilor membrilor Comisiei;
10) păstrează (clasează) originalele procedurilor de sistem realizate;
11) primeşte şi înregistrează în registrul propriu, procedurile de sistem transmise pentru avizare şi
procedurile operaţionale semnate de conducătorii compartimentelor;
12) supune procedurile de sistem şi procedurile operaţionale spre avizare membrilor Comisiei şi spre
aprobare directorului general;
13) alocă codul procedurilor de sistem;
14) distribuie procedurile de sistem conform listei de difuzare;
15) transmite la arhivă procedurile de sistem conform listei de difuzare;
16) analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei solicitările de revizie a procedurilor de sistem.
5.4.3. Consilierea/îndrumarea metodologică cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.
Principalele aspecte care fac obiectul consilierii/îndrumării metodologice sunt
următoarele:
17) constituirea Comisiei, stabilirea componenţei acesteia, modul de organizare şi de lucru,
înlăturarea disfuncţionalităţii constatate în organizarea şi funcţionarea acesteia;
18) proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punctul de vedere al referirilor la măsurile de
control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului
controlului intern managerial al entităților publice ;
19) măsurile de dezvoltare a S.C.I.M. dezbătute în cadrul întrunirilor de lucru ale Comisiei;
20) situaţiile semestriale/anuale, privind stadiul implementării S.C.I.M.;
21) autoevaluarea S.C.I.M. prin:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
16
- pregătirea autoevaluării S.C.I.M.;
- completarea de fiecare serviciu/birou/compartiment din organigrama instituţiei, a
chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern
managerial (Anexa nr. 1);
- completarea de către Comisie a situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării(Anexa nr. 2).
Secretariatul Comisiei exercită atribuţiile de consiliere/îndrumare metodologică, prin
următoarele modalităţi:
22) identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor
relevante în domeniul controlului intern managerial;
23) participarea la şedinţele de lucru ale Comisiei, prin:
- stabilirea ordinii de zi;
- prezentarea elementelor de noutate în domeniul controlului intern managerial;
- oferirea de clarificări/precizări/explicaţii la aspectele dezbătute în cadrul întrunirilor
de lucru ale Comisiei, în legătură cu măsurile/acţiunile de dezvoltare a S.C.I.M.;
-
5.4.4. Raportarea datelor şi informaţiilor cu privire la dezvoltarea S.C.I.M.
24) la redactarea raportului, Secretariatul Comisiei utilizează modelul, al cărui format este prezentat în Anexa
nr.3;
25) în cuprinsul raportului se prezintă date şi informaţii referitoare la elementele precizate la punctele 8.4.2. şi
8.4.3.;
26) rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării S.C.I.M.,
se prezintă Comisiei, semestrial, până la sfârşitul lunii următoare fiecărui semestru încheiat;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
17
27) rapoartele sunt însoţite de:
- documentele elaborate de secretariatul Comisiei în mod deosebit acelea care conţin
recomandări/soluţii pentru remedierea/eliminarea aspectelor de neconformitate,
disfuncţionalităţilor/neregulilor sesizate în organizarea şi funcţionarea S.C.I.M.;
- suportul de curs şi materialele primite de la organizatorii seminariilor / cursurilor /
atelierelor de lucru;
28) Comisia elaborează şi supune spre aprobare directorului , un raport cu privire la S.C.I.M., care
conţine informaţii prezentate în rapoartele privind activitatea de monitorizare, consiliere/îndrumare
metodologică a dezvoltării S.C.I.M;
29) raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală fiind prezentat organului ierarhic superior
la termenele stabilite de acesta, în cadrul termenului prevăzut de lege, modelul fiind prezentat în
Anexa nr. 4.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
18
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Nr.
crt.
Acţiunea
(operaţtiunea)
Secretariat
Comisie
Contabilsef Conducător
serviciu/birou
compartiment
Comisia
Director
1. 1) E. Ap. A
2. 2) Ap. E. A
3. 3) E.
4. 4) V. Ap.
5. 5) E.
6. 6) E.
7. 7) E. V. A.
8. 8) E. V.
9. 9) E. V.
10. 10) E.
11. 11) E. Av.
12. 12) E. V. Av.
13. 13) E.
14. 14) E.
15. 15) E.
16. 16) E. V.
17. 17) V.
18. 18) V.
19. 19) V.
20. 20) E. V.
21. 21) V. E. I.
22. 22) E.
23. 23) E.
24. 24) E.
25. 25) E.
26. 26) I.
27. 27) E.
28. 28) E A
29. 29) E.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
19
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
20
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
21
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
22
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
ex
Difuzare
Arhivare
Alte
el Loc Perioada
0 1 2 3 4 5 6 7 0
1 Chestionar de autoevaluare a
stadiului de implementare a
standardelor de control intern
managerial
Secretariat
comisie
Director Ah 5 ani
2 Situaţia sintetică a rezultatelor
autoevaluării
Secretariat
Comisie
Comisia Ah 5 ani
3 Rapoart privind activitatea de
monitorizare,
consiliere/îndrumare
metodologică a dezvoltării
S.C.I.M
Secretariat
Comisie
Comisia Ah 5 ani
4 Raport asupra sistemului de
control intern /managerial
anual
Director Director Ah 5 ani
5 Diagrama de proces CCIM Director
F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare
Comisie control intern
managerial
C.A. C.A.
F02-PO-08.01 Decizie director numire
Comisie control intern
managerial
Director Director
F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea
sarcinilor, responsabilităților
și planificarea activității
CCIM
Director Director
F04-PO-08.01 Formular de analiză a
activităților vulnerabile
Director Director
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
23
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
4
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
5
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
6
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
9
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
10
9 Descrierea procedurii operaţionale 12
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 18
11 Formular evidență modificări 19
12 Formular analiză procedură 20
13 Lista de difuzare a procedurii 21
14 Anexe, înregistrări, arhivări 22
15 Cuprins 23
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
24
Anexa nr. 1
Serviciu/birou/compartiment:_________________________________
Şef serviciu/birou/compartiment
______________________________________________
Numele şi prenumele. funcţia/semnătura/data
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor
de control intern managerial
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 – Etică și integritate
1. A fost comunicat personalului un cod de
conduită sau legislația în domeniu, care
stabileşte reguli de comportament etic în
realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil
atât personalului de conducere, cât şi celui de
execuţie? 5)
2. Există un sistem de monitorizare a respectării
normelor de conduită?
3. În cazul semnalării unor nereguli,
conducătorul de compartiment a întreprins
cercetări adecvate în scopul elucidării
acestora?
Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini
1. Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă
documentele specifice privind misiunea,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
25
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
funcțiile, atribuțiile entităţii, regulamentele
interne şi fişele posturilor?
2. Au fost identificate şi inventariate funcţiile
sensibile?
3. Au fost luate măsuri de control pentru
asigurarea diminuării riscurilor asociate
funcțiilor sensibile?
Standardul 3 – Competență, performanță
1. Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi
aptitudinile necesare în vederea îndeplinirii
sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?
2. Sunt identificate nevoile de perfecţionare a
pregătirii profesionale a personalului și
concretizate printr-un raport privind
necesarul acestora?
3. Cursurile de perfecționare profesională sunt
realizate conform planului anual de
perfecționare profesională aprobat de
conducătorul entității publice?
Standardul 4 – Structura organizatorică
1. Structura organizatorică asigură funcţionarea
circuitelor şi fluxurilor informaţionale
necesare supravegherii şi realizării
activităţilor proprii?
2. Sunt efectuate evaluări/analize privind
gradul de adecvare a structurii organizatorice
în raport cu obiectivele și modificările
intervenite în interiorul și/sau exteriorul
entității publice?
3. Actele de delegare respectă prevederile
legale sau cerinţele procedurale aprobate?
II. PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
26
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
Standardul 5 – Obiective
1. Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul
compartimentului?
2. Obiectivele sunt astfel stabilite încât să
răspundă pachetului de cerinţe SMART?
(specifice; măsurabile; acceptate; realiste; cu
termen de realizare)
3. Sunt reevaluate/actualizate obiectivele
specifice atunci când se constată modificări
ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza
fixării acestora?
Standardul 6 – Planificarea
1. Există o planificare a activităților în
concordanță cu obiectivele specifice?
2. Sunt repartizate resurse astfel încât să se
realizeze activitățile corespunzătoare
obiectivelor specifice compartimentului?
3. Sunt adoptate măsuri de coordonare a
deciziilor si activităţilor compartimentului cu
cele ale altor compartimente, în scopul
asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?
Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor
1. Este stabilit un sistem de monitorizare şi
raportare a performanţelor, pe baza
indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?
2. Există o evaluare a performanțelor pe baza
indicatorilor de performanță stabiliți?
3. În cazul în care se constată o eventuală
abatere de la obiective, se iau măsurile
preventive și corective ce se impun?
Standardul 8 – Managementul riscului
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
27
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
1. Există identificate și evaluate riscurile
aferente obiectivelor/activităților?
2. Sunt stabilite și monitorizate măsurile de
control aferente riscurilor semnificative?
3. Există o analiză a riscurilor identificate și
gestionate, concretizate printr-o raportare
anuală cu privire la procesul de management
al riscurilor?
III. ACTIVITAȚI DE CONTROL
Standardul 9 – Proceduri
1. Pentru activităţile procedurale au fost
elaborate și/sau actualizate proceduri
documentate?
2. Procedurile elaborate respectă cerințele
minimale prevăzute de standard, pentru a fi
un instrument eficace de control?
3. Procedurile elaborate respectă structura
unitară stabilită la nivelul entității?
Standardul 10 – Supravegherea
1. Conducătorul monitorizează şi supervizează
activităţile care intră în responsabilitatea lui
directă?
2. Conducătorul acordă asistență salariaților
necesară pentru realizarea sarcinilor trasate?
Conducătorul verifică activitatea salariaților
cu privire la realizarea sarcinilor trasate?
3. Sunt instituite controale suficiente şi
adecvate de supraveghere pentru activităţile
care implică un grad ridicat de expunere la
risc?
Standardul 11 – Continuitatea activității
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
28
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
1. Sunt inventariate situaţiile generatoare de
întreruperi în derularea principalelor
activităţi?
2. Sunt stabilite măsuri (preventive sau
corective, după caz) pentru asigurarea
continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor
situaţii generatoare de întreruperi?
3. Sunt monitorizate și aduse la cunoștința
salariaților implicați, măsurile propuse?
IV. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
Standardul 12 – Informarea și comunicarea
1. Au fost stabilite tipurile de informaţii,
conţinutul, frecvenţa, sursele şi destinatarii
acestora, astfel încât personalul de conducere
şi cel de execuţie, prin primirea şi
transmiterea informaţiilor, să îşi poată
îndeplini sarcinile de serviciu?
2. Sunt stabilite fluxurile informaționale și căile
de comunicare specifice compartimentului?
3. Sunt stabilite canale adecvate de comunicare
între compartimentele entității cât și cu
partea externă.
Standardul 13 – Gestionarea documentelor
1. Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea,
expedierea, redactarea, clasificarea,
îndosarierea, protejarea şi arhivarea
documentelor interne şi externe, după caz?
2. Sunt implementate măsuri de securitate
pentru protejarea documentelor împotriva
distrugerii, furtului, pierderii, incendiului
etc.?
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
29
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
3. Reglementările legale în vigoare cu privire la
manipularea şi depozitarea informaţiilor
clasificate sunt cunoscute şi aplicate în
practică?
Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiara
1. Procedurile contabile sunt
elaborate/actualizate în concordanţă cu
prevederile normative aplicabile domeniului
financiar-contabil?
2. Există controale pentru a asigura corecta
aplicare a politicilor, normelor şi
procedurilor contabile, precum şi a
prevederilor normative aplicabile
domeniului financiar-contabil?
3. Este monitorizată remedierea deficiențelor
constatate de organele cu competentă în
domeniu?
V. AUDITUL INTERN
Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial
1. Conducătorul compartimentului realizează,
anual, operaţiunea de autoevaluare a
sistemului de control intern managerial?
2. Răspunsurile din chestionarul de
autoevaluare sunt probate cu documente
justificative corespunzătoare?
3. Conducătorul compartimentului propune
măsuri pentru îmbunătățirea sistemului de
control intern managerial în cadrul
chestionarului de autoevaluare?
Standardul 16 – Auditul intern
1. Compartimentul de audit public intern
desfășoară, în afara activităților de asigurare
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
30
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
şi activități de consiliere în scopul dezvoltării
sistemului de control intern?
2. Compartimentul de audit public intern este
dimensionat, ca număr de auditori, pe baza
volumului de activitate şi a mărimii riscurilor
asociate, astfel încât să asigure auditarea
activităţilor cuprinse în sfera auditului public
intern?
3. Compartimentul de audit public intern
întocmeşte rapoarte periodice cu privire la
acţiunile/activităţile desfăşurate?
Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial
.............................................................................................................................................................
Măsuri de adoptat
.............................................................................................................................................................
NOTA 1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării standardului, Comisia de
monitorizare poate defini şi include în Chestionarul de autoevaluare şi criterii specifice proprii. 2) Fiecare răspuns din coloana 1 la “Criterii generale de evaluare a stadiului implementării
standardului” se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată răspunsului" şi se probează cu
documente justificative corespunzătoare. 3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:
implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "Da";
parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile generale de evaluare
aferente standardului s-a răspuns cu "Nu";
neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a răspuns cu "Nu". 4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor neaplicabile unui anumit
compartiment, în coloana 2 se precizează "neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
31
Criterii generale de evaluare a stadiului
implementării standardului 1)
Răspuns și explicații 2)
La nivelul
compartimentul
ui, standardul
este3)
Da / Nu
4)
Explicații
asociate
răspunsului
I / PI / NI
1 2 3 4
evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie
asociată răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile numai
standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi 16 "Auditul intern", cu respectarea
condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie aplicabile. 5) Subordonatele entităților publice locale și primăriile de comune vor evalua stadiul de
implementare a standardelor de control intern managerial, aplicând numai prima cerință din
Chestionarul de autoevaluare, iar modul de implementare al standardului fiind următorul:
Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:
implementat (I), atunci când, la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a răspuns
cu "Da";
neimplementat (NI), atunci când la criteriul general de evaluare aferent standardului s-a
răspuns cu "Nu".
Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu
standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, se
realizează conform acelorași precizări din ”Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi
prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial”.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
32
Anexa nr. 2
Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării
Denumirea standardului
Numărul
compartimentelo
r în care
standardul este
aplicabil
din care,
compartimente
în care
standardul este:
La nivelul
entităţii
publice
standardul
este:
I(1) PI NI I / PI / NI
1 2 3 4 5 6
Total număr compartimente :
I. Mediul de control
Standardul 1 - Etica şi integritatea
Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
Standardul 3 - Competenţa, performanţa
Standardul 4 - Structura organizatorică
II. Performanţe şi managementul riscului
Standardul 5 – Obiective
Standardul 6 - Planificarea
Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
Standardul 8 - Managementul riscului
III. Activităţi de control
Standardul 9 – Proceduri
Standardul 10 – Supravegherea
Standardul 11 - Continuitatea activităţii
IV. Informarea şi comunicarea
Standardul 12 - Informarea şi comunicarea
Standardul 13 - Gestionarea documentelor
Standardul 14 - Raportarea contabilă şi
financiară
V. Evaluare şi audit
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de
control intern managerial
Standardul 16 - Auditul intern
Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial cu standardele
................................................
................................................................................................................................
Măsuri de adoptat
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
33
................................................
................................................................................................................................
(1) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern managerial se consideră că este:
implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul
corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor
precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul
corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor
precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;
neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe rândul
corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor precizate
în coloana 2, pe acelaşi rând.
Elaborat
Secretariat tehnic Comisia de monitorizare
.……………………………………………
(nume și prenume)
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
34
Anexa nr. 3
RAPORT
privind activitatea de monitorizare şi consiliere/îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control intern managerial la Școala Gimnazială ”Nicolae Bălcescu”, pe
semestrul_______/anul__________
1. Acţiuni de monitorizare cu privire la:
1.1. structura constituită conform art.3 alin.1 din OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea
Codului controlului intern managerial al entităților publice;
emiterea şi modificarea actului administrativ prin care s-a aprobat
constituirea/actualizarea structurii;
componenţa structurii (număr persoane şi funcţiile acestora);
modul de organizare şi de lucru a structurii.
1.2. programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, elaborat la nivelul
instituţiei publice:
elaborarea/actualizarea şi aprobarea programului de dezvoltare a sistemului de control
intern managerial;
stadiul de realizare a măsurilor/acţiunilor prevăzute în program.
2. Acţiuni de consiliere şi îndrumare metodologică, prin formularea de avize consultative, cu
privire la:
2.1. modul de organizare şi de lucru al structurii, înlăturarea disfuncţionalităţilor constatate în
organizarea şi funcţionarea acesteia;
2.2. proiectele de proceduri operaţionale/de sistem, din punct de vedere al referirilor la
măsurile de control şi la conformitatea acestora cu prevederile OSGG Nr. 600/2018
privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;
2.3. măsurile de dezvoltare a sistemului de control intern managerial dezbătute în cadrul:
- şedinţelor de lucru ale structurii.
- autoevaluarea sistemului de control intern managerial, efectuată potrivt OSGG
Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- pregătirea autoevaluării sistemului de control intern managerial;
- completarea de către şefii de servicii/birouri/compartimente, a chestionarului
de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern
managerial (anexa nr.1);
- completarea situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării (anexa nr.2).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
35
Anexa nr.4
Comisia_____________
Nr.______/___________
Nr. _ _ _ _ _/ _ _ _ _ _ _ _
R A P O R T
asupra sistemului de control intern/ managerial la data de
31.12.20...
În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern managerial şi control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, subsemnatul (nume şi prenume) ………., în calitate de (denumirea funcţiei de
conducător al entităţii publice) ………., declar că (denumirea entităţii publice) ………., dispune
de un sistem de control intern managerial ale cărui concepere şi aplicare permit / permit partial /
nu permit conducerii (şi, după caz, consiliului de administraţie) să furnizeze o asigurare rezonabilă
că fondurile publice gestionate în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost
utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate.
Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă, corectă, completă şi demnă de încredere
asupra sistemului de control intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării acestuia.
Sistemul de control intern managerial cuprinde / cuprinde partial / nu cuprinde mecanisme de
autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea eficacităţii acestuia are / nu are la bază
evaluarea riscurilor.
În acest caz, menţionez următoarele:
- Comisia de monitorizare este / nu este funcțională;
- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial este / este parțial / nu este
implementat și actualizat anual;
- Procesul de management al riscurilor este / este parțial / nu este organizat și monitorizat;
- Procedurile documentate sunt elaborate în proporţie de ..... % din totalul activităţilor procedurale
inventariate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
36
- Sistemul de monitorizare a performanțelor este / nu este stabilit și evaluat pentru obiectivele şi
activitățile entității, prin intermediul unor indicatori de performanță;
Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31 decembrie 20.., sistemul de control
intern managerial al (denumirea entităţii publice)……...... este conform / parţial conform /
parţial conform limitat / neconform cu standardele cuprinse în Codul controlului intern
managerial.
Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern managerial transmise ordonatorului
principal / secundar de credite de către ordonatorii secundari şi/sau terţiari de credite, direct în
subordonare / în coordonare / sub autoritate, rezultă că:
- ….. (nr.) entităţi au sistemul conform;
- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;
- ….. (nr.) entităţi au sistemul parţial conform limitat;
- ….. (nr.) entităţi au sistemul neconform.
Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilităţii
manageriale şi au drept temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în documentaţia
aferentă autoevaluării sistemului de control intern managerial cât și raportările transmise de către
entitățile subordonate/în coordonare/sub autoritate.
___________________
(funcţia)
___________________
(numele şi prenumele)
___________________
(semnătura şi ştampila)
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
37
Anexa nr. 5
Diagrama de proces
Secretariatul Comisiei
Desfăşurarea activităţii de monitorizare :
- solicitarea periodică de documente/materiale/date/informaţii în
legătură cu aspectele şi elementele care fac obiectul monitorizării;
- documente şi analiza lor;
- urmărirea aplicării efective a măsurilor/acţiunilor cuprinse în programele de dezvoltare a S.C.I.M.;
- participarea la şedinţele Comisiei şi întocmirea ordinii de zi, a
proceselor verbale sau minute ale întâlnirilor;
- urmărirea existenţei şi respectării termenelor fixate pentru
raportările periodice.
Desfăşurarea activităţii de consiliere/îndrumare
metodologică:
- identificarea nevoilor de informare, diseminarea informaţiilor, bunelor practici şi a experienţelor
relevante în domeniul S.C.I.M.;
- Formularea de avize consultative;
- Intervenţii cu ocazia participării la şedinţele Comisiei;
Date/informaţii/
documente
Analiză şi
prelucrarea
datelor Date/informaţii/
documente
Redactarea raportului semestrial, privind activitatea
de monitorizare, consiliere/îndrumare metodologică
adezvoltării S.C.I.M. şi prezentarea acestuia Comisiei
Comisia:
- verificarea, analiza şi prelucrarea informaţiilor
Comisia:
-elaborare raport anual cu privire la S.C.I.M
Director :
aprobare
Transmitere la
Organul ierarhic
superior
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
38
ANEXA 6 - F01-PO-08.01 Hotărâre C.A. aprobare Comisie control intern managerial
Unitatea de învăţământ ......................................................................
HOTARAREA nr . ........ din ...........................
pentru aprobarea Comisiei de Control Intern Managerial
Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in sedinta in
data de ……………….
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ
preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
HOTARASTE:
Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării
sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența
prevăzută :
Presedinte – .......................
Secretar – .......................
Membru – .......................
Membru – .......................
Membru – .......................
Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și
îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu”.
Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.
Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Art. 5 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la dosarul
hotărârilor adoptate.
Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,
prof. ...................................... .......................................
Voturi
- pentru .................
- abtineri ...............
- impotriva .............
Elaborat in 1 (unul) exemplar
Ex. 1/1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
39
ANEXA 7 - F02-PO-08.01 Decizie director numire Comisie control intern managerial
Unitatea de învăţământ ____________________________________________________
DECIZIE
pentru aprobarea Comisiei de Control Intern Managerial
Profesor__________________________, director al __________________________, judeţul
___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,
în temeiul:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice
- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;
având în vedere prevederile:
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ
preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
DECID:
Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării
sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența
prevăzută :
Presedinte – .......................
Secretar – .......................
Membru – .......................
Membru – .......................
Membru – .......................
Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și
îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu”.
Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.
Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii
Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
Nr. _____ din ________
Director,
_______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
40
ANEXA 8 - F03-PO-08.01 Formular pentru stabilirea sarcinilor, responsabilităților și
planificarea activității CCIM
FORMULAR PENTRU STABILIREA SARCINILOR, RESPONSABILITĂȚILOR ȘI PLANIFICAREA
ACTIVITĂȚII CCIM
Nr.
Crt.
Etape / Activități Documente întocmite / Sarcini Responsabili /
Termen limită
Standarde implementate
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE
CONTROL INTERN MANAGERIAL
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.01
41
ANEXA 9 - F04-PO-08.01 Formular de analiză a activităților vulnerabile
FORMULAR DE ANALIZĂ A ACTIVITĂȚILOR VULNERABILE
Denumirea structurii:
Denumirea unităţii de muncă:
Data elaborării: Responsabil cu elaborarea: Data revizuirii:
Domenii de
activitate Activităţi vulnerabile Sarcini (zilnice, săptămânale sau ocazionale)
Nr.
crt.
Documente
întocmite frecvent în
cadrul activităţilor
Conţinutul
documentelor
Periodicitatea
întocmirii acestora
către cine - ce structură - îi transmite/de
la cine - ce structură - îl primeşte
Nr.
crt.
Unităţile/Compartimentele (interne ori
externe structurii) cu care se colaborează
pentru realizarea sarcinilor
Natura relaţiilor de
colaborare (activităţile
desfăşurate în comun)
Cadrul legal al cooperării
Nr.
crt. Materiale, instrumente, mijloace tehnice şi auto utilizate pentru îndeplinirea sarcinilor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
42
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
PO-08.02
P.S. 01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
43
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operaţiunea
Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
Membri Comisie 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018
3 Aprobat
Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
44
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
45
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Nr.
Crt
Scopul
difuzării
Ex.
Nr.
Serviciu/
Birou/
Compar
timent
Funcţia Nume şi
prenume
Data
primirii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare /
Aplicare
1 Comisie Membri
Comisie
Grădinariu Sebastian
Ardei Bernaveta
Petrea Doina
Popa Liliana
Căținaș Mirela
Paloșanu Elena
02.11.2018
2 Aplicare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
4 Arhivare 1 Comisie Secretar
Comisie
Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
46
1. Scopul procedurii
Prezenta procedură de sistem are scopul de a determina expunerea la risc si a stabili un cadru
general şi unitar de identificare, analiză şi limitare a riscurilor la nivelul compartimentelor din
cadrul unității.
Scopuri generale
Stabilește modul de gestionare a riscurilor, compartimentele și persoanele implicate;
Furnizează personalului şi conducerii instituţiei de învăţământ instrumente care
facilitează gestionarea riscurilor într-un mod controlat şi eficient, pentru atingerea atât
a obiectivelor generale, cât şi a celor specifice;
Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar
pe director, în conducerea în bune condiţii a instituţiei.
Scopuri specifice
Asigură existența documentației necesare identificării, urmăririi, şi minimizării
riscurilor care pot afecta activitatea instituţiei de învăţământ;
Furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate acţiunile/
măsurile/ dispozitivele de control menite să prevină apariţia riscurilor;
Stabileşte responsabilitățile privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor
aferente acestei activități.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
47
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată de către toate compartimentele în vederea determinării
expunerii la risc si a gestionării riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor generale
şi/sau specifice ale instituţiei;
Personalul însărcinat cu identificarea, urmărirea şi limitarea riscurilor ce pot afecta
activitatea unităţii de învăţământ, va aplica prezenta procedură în activitatea
desfăşurată.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- desemnarea responsabililor cu riscurile din cadrul compartimentelor instituției și numirea
echipei de gestionare a riscurilor;
- însuşirea legislaţiei specifice care reglementează domeniul abordat de activitatea procedurată;
- procesul de identificare, urmărire şi limitare a riscurilor la nivelul instituţiei;
- înlăturarea factorilor care pot perturba buna desfăşurare a activităţii instituţiei;
- conducerea în condiţii de eficienţă şi eficacitate a entităţii publice.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: oricare din compartimentele unităţii de învăţământ;
- compartimente beneficiare ale activităţii procedurate: toate compartimentele unităţii de
învăţământ, conducerea.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
48
3. Documente de referinţă
3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
Legea nr. 1/2011 Legea educaţiei naţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;
Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar
preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;
OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților
publice;
3.3. Alte documente utilizate
Decizie de numire a Echipei de gestionare a riscurilor.
Decizie de numire a Responsabilului de riscuri.
Regulamentul de organizare și funcționare a Echipei de Gestionare a Riscurilor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
49
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi
a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. PS (Procedură de
sistem) = procedură care descrie un proces sau o activitate care se
desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o
entitate.
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente dintr-o entitate.
2. Compartiment Departament / serviciu / birou.
3. Conducătorul
compartimentului
Director / şef birou / şef serviciu.
4. Control intern Orice acţiune/măsură provenită din organizaţie, luată în scopul
gestionării riscurilor.
5. Evaluarea riscului Analiza consecințelor materializării riscului în combinaţie cu analiza
probabilităţii de materializare a riscului.
6. Expunere la risc Consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le
poate resimţi o organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite în cazul
în care riscul se materializează.
7. Impactul Consecinţa (efectul) materializării riscului asupra rezultatelor
(obiectivelor).
8. Managementul
riscurilor
Metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce
permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru
entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o
gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la
condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice,
precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare
optimă şi eficientă.
9. Obiective Efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le
realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea
încearcă să le evite.
10. Obiective generale Ținte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la
nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate
în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de
conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.
11. Obiective specifice Obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care
constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
50
atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit.
Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc
la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice.
12. Probabilitatea de
materializare a riscului
Posibilitatea sau eventualitatea producerii unui eveniment identificat
anterior ca risc.
13. Registrul riscurilor Document integrator al gestiunii riscurilor, cuprinzând o sinteză a
informaţiilor şi deciziilor luate în urma analizei riscurilor.
14. Risc O problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care
poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate
este ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o
ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul
reprezintă incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit
ca o combinaţie între probabilitate şi impact.
15. Risc inerent Expunerea la un anumit risc înainte de a fi luată vreo măsură de
atenuare a acestuia.
16. Risc semnificativ Risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi
atinge obiectivele.
17. Risc rezidual Expunerea la un anumit risc după ce au fost luate măsuri de atenuare a
acestuia, presupunând că măsurile sunt eficace.
18. Strategie de risc Abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa riscurilor. Aceasta
trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea publică. În
cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.
19. Toleranţa la risc Cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care
este dispusă să se expună la un moment dat.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
51
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi:
Expunerea la risc este un concept probabilistic, fiind legată direct de probabilitatea de
materializare a riscului. Ea are semnificaţie doar înainte de apariţia riscului. Expunerea la risc
operează cu o ierarhie implicită a riscurilor identificate.
Riscul este o incertitudine, şi nu ceva sigur. Atunci când se identifică un risc, trebuie analizat
dacă nu este vorba cumva de o situaţie existentă, care are un impact asupra obiectivului. În
acest caz, nu mai este vorba despre un risc, ci despre o problemă dificilă, care trebuie
gestionată, sau despre o oportunitate care trebuie exploatată. Nu constituie riscuri probleme
(situaţii, evenimente) a căror apariţie este imposibilă.
Problemele ce vor apare cu siguranţă nu sunt riscuri, ci certitudini.
Problemele dificile identificate pot deveni riscuri, în situaţii repetitive din cadrul aceleiaşi
entităţi publice, sau pentru alte entităţi, în care astfel de riscuri nu s-au materializat.
Procedura de sistem are rolul de a descrie modalităţile de identificare, urmărire şi minimizare
a riscurilor care pot amenința, la un moment dat, posibilitatea unității de învățământ de a-și
atinge obiectivele și continuitatea activității acesteia. Documentul are menirea de a sprijini și
facilita activitatea tuturor celor care au atribuţii de gestionare a riscurilor din cadrul instituției,
inclusiv a conducerii acesteia.
Riscurile identificate trebuie grupate. Fiecare entitate publică poate adopta propriul sistem
de grupare a riscurilor, cu scopul de a le administra corespunzător.
Identificarea riscurilor curente este necesară, dar nu şi suficientă. Adaptarea la schimbare
impune identificarea unor riscuri ce pot apărea în viitor, ca urmare a unor transformări
previzibile.
Rezultate scontate: Gestionarea riscurilor inerente activității unității de învățământ, la timp și
de o manieră care să reducă la minim impactul negativ al unor situații nefavorabile asupra bunei
funcționări a organizației.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
52
5.2 Modul de lucru:
5.2.1 Stabilirea factorilor responsabili
Conducerea unității de învățământ constituie Comisia SCIM fiind compusă din
conducătorii de compartimente sau înlocuitorii acestora. Aceasta împreună cu responsabilii cu
riscurile pe compartimente și personalul din compartimente, identifică, analizează, evaluează şi
prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale şi funcţionarea de
ansamblu a instituţiei.
Comisia întocmeşte, iar prin Secretarul echipei actualizează şi modifică Registrul
riscurilor la nivel centralizat, prin agregarea datelor/informaţiilor privind riscurile de la nivelul
compartimentelor.
După descrierea riscurilor şi a circumstanţelor care favorizează apariţia lor, comisia
stabileşte măsurile şi instrumentele de reducere a acestora la un nivel minim.
La nivelul unității de învățământ comisia este responsabilă cu gestionarea riscurilor care
pot periclita activitatea instituţiei, în vederea asigurării condiţiilor necesare bunei desfăşurări a
activităţii.
Modul de organizare și de lucru a comisiei este stabilită de către președintele desemnat
al acestei structuri.
5.2.2 Identificarea şi evaluarea riscurilor
Expunerea la risc este o combinaţie între probabilitate şi impact, fiind un indicator
bidimensional, de tip matriceal. Aceasta se poate reprezenta în mai multe forme, funcţie de
modelul adoptat pentru evaluarea impactului şi a probabilităţii de materializare a riscului,
prezentat mai jos.
Gruparea riscurilor într-o entitate publică (expunerea la risc), duce la realizarea
profilului de risc al acesteia. Acesta este unic din perspectiva obiectivelor, activităţilor
derulate, contextului general. Identificarea şi evaluarea riscurilor este un atribut specific fiecărei
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
53
entități publice în parte. Nu există un profil de risc cu grad de generalitate, pe tipuri de entități
publice.
1. În această etapă se desfăşoară următoarele activităţi/acţiuni/operaţiuni:
a) se identifică toate problemele care au apărut şi se pot repeta în viitor sau care pot apărea
în desfăşurarea activităţilor şi care au ca efect nerealizarea parţială sau totală a
obiectivelor stabilite. Se completează apoi Formularul– “Tabel obiective specifice”.
Obiectivele trebuie să fie stabilite în conformitate cu matricea SMART: S = concise, M
= măsurabile, A = posibil de atins, R = realiste, T = cu termen de realizare. Fiecare
obiectiv specific trebuie să aibă cel puţin un indicator de rezultat / performanţă;
b) Se identifică apoi cauzele generatoare de riscuri, se descriu circumstanţele care
favorizează apariţia lor şi se determină consecinţele (impactul) asupra obiectivelor prin
completarea Formularului de identificare a riscurilor;
c) Se estimează, pe o scală în 5 trepte, probabilitatea de materializare a riscului şi impactul
acestuia. Combinarea celor două estimări pe o scală bidimensională determină gradul
de expunere la risc, indicator în raport cu care se stabileşte atitudinea faţă de fiecare
problemă identificată ca fiind un risc;
5 10 15 20 25
4 8 12 16 20
3 6 9 12 15
2 4 6 8 10
1 2 3 4
5
I M P A C T
PR
OB
AB
IL
IT
AT
E
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
54
Toleranța la risc
Probabilitate: Impact:
1– rar 1 - nesemnificativ
2 – puțin probabil 2 - minor
3 – posibil 3 - moderat
4 – foarte posibil 4 - major
5 – aproape sigur 5 - critic
2. Se completează Formularul “Baza de calcul pentru evaluarea riscurilor”. Pentru
riscurile care depăşesc limita de toleranţă, conform tabelului prezentat mai jos, se va
completa Formularul – „Formular alertă la risc”.
Nivel tolerare
Explicaţii
1 - 4 Tolerabil Nu necesită nicio măsură de control
5 - 8 Tolerare ridicată Necesită măsuri de control pe termen
mediu/lung
9 - 12 Tolerare scăzută Necesită măsuri de control pe termen scurt
13 - 25 Intolerabil Necesită măsuri de control urgente
Personalul din cadrul compartimentelor instituției are obligaţia de a identifica riscurile care
afectează atingerea obiectivelor stabilite. Persoana care a identificat un risc:
a) analizează preliminar riscul identificat, prin:
- definirea corectă a riscului;
- analiza cauzelor sau a circumstanţelor care favorizează apariţia/repetarea riscului.
b) evaluează expunerea la risc prin:
- estimarea şanselor de apariţie/repetare a riscului, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: 1. rar; 2.
puţin probabil; 3. posibil; 4. foarte probabil; 5. aproape sigur;
- estimarea impactului riscului asupra activităţii, pe o scală în cinci trepte, ca fiind: 1.
nesemnificativ; 2. minor; 3. moderat; 4. major; 5. critic;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
55
- estimarea gradului de expunere la risc, prin combinarea pe o scală bidimensională a
rezultatelor estimărilor menţionate anterior.
c) completează „Formular alertă la risc”, ataşând la acesta documentaţia riscului, materiale pe
care le va transmite către Responsabilul de risc din cadrul compartimentului.
5.2.3 Analiza şi răspunsurile la risc
Responsabilii cu riscurile din fiecare compartiment colectează Formularele de alertă la
risc şi documentaţiile aferente de la persoanele din cadrul compartimentului care au identificat
riscurile, acestea fiind analizate de către comisie astfel:
(a) clasarea formularului de alertă la risc, dacă riscul este nerelevant (risc tolerabil – valoarea
expunerii cuprinsă între 1 şi 4);
(b) escaladarea riscului la nivelele superioare ale managementului sistemului de învăţământ
(ISJ) dacă:
- riscul afectează un obiectiv superior celor stabilite la nivelul instituţiei;
- cauzele care generează riscul sunt externe unităţii de învăţământ;
- măsurile prin care se realizează un control satisfăcător al riscurilor exced competenţelor
instituţiei;
- resursele sunt insuficiente.
(c) monitorizarea riscului (valoarea expunerii între 5 şi 14);
(d) eliminarea circumstanţelor care generează riscul (risc intolerabil – valoarea expunerii
cuprinsă între 15 şi 25).
Comisia analizează semestrial sau ori de câte ori este necesar, în şedinţă, riscurile
identificate.
Comisia analizează toate formularele menţionate şi decide strategia de răspuns la risc:
o Acceptarea riscului - strategie de răspuns la risc recomandată pentru riscurile
cu expunere scăzută.
o Monitorizarea riscului - acceptarea riscului, dar menţinerea sa sub o
permanentă supraveghere.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
56
o Evitarea riscului – schimbarea planului.
o Transferul riscului - încredinţarea gestionării riscului unui terţ care are
expertiza necesară gestionării acelui risc, încheindu-se în acest scop un contract.
o Tratarea (reducerea) riscului - implementarae de măsuri,
instrumente/dispozitive de control pentru a menţine riscurile în limite
acceptabile (tolerabile).
Dacă este cazul, pentru lămurirea anumitor aspecte, pot fi invitaţi la şedinţă, pentru
consultare, angajaţii care au identificat riscuri, din cadrul instituţiei.
Riscurile pe care comisia a stabilit că le va monitoriza, se înregistrează în „Registrul
riscurilor” de la nivelul instituţiei de către Secretarul tehnic al comisiei. La finalul fiecărei
şedinţe de analiză a riscurilor, comisia consemnează în „Procesul-verbal” al şedinţei toate
hotărârile luate în legătură cu controlarea riscurilor.
Opinia conducerii este transmisă ca şi punct de plecare la nivelele ierarhice
inferioare, care îşi vor calibra activitatea funcţie de limitele în care au voie să îşi asume riscuri.
Toate riscurile, care au expuneri mai mari decât limitele stabilite, trebuie controlate, astfel
încât riscurile reziduale să aibă o expunere cel mult egală cu toleranţa la risc.
Stabilirea limitei de toleranţă la risc este un act de responsabilitate managerială, deoarece
are implicaţii importante asupra costurilor asociate măsurilor de control şi a costurilor generate
de expunerea la risc.
5.2.4 Implementarea acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor şi urmărirea acestora
În cadrul şedinţelor de analiză a riscurilor, comisia face propuneri cu privire la
acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate şi termenele limită
pentru implementarea acestora, şi analizează Fişele de urmărire a riscurilor. În cadrul aceleiaşi
şedinţe de analiză a riscurilor, comisia analizează stadiul implementării acţiunilor şi măsurilor
de control, stabilind, acolo unde este cazul, noi măsuri/instrumente de control pentru
contracararea riscurilor specifice, noi termene pentru implementarea acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
57
Acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate sunt stabilite
prin completarea Formularului - “Plan de implementare a măsurilor de control” care cuprinde
toate riscurile care se monitorizează şi acţiunile care trebuie efectuate precum şi numele
persoanei/persoanelor responsabile de monitorizarea implementării acţiunilor de ţinere sub
control a riscului şi termenul limită de implementare a acestor acţiuni.
Pentru fiecare risc care trebuie monitorizat, se completează - Formularul „Fişa de
urmărire a riscului”. Responsabil de completarea respectivului formular este Responsabilul cu
riscurile din cadrul compartimentului și este aprobată de către Conducătorul compartimentului.
Comisia, prin Secretarul echipei, actualizează semestrial Registrul riscurilor de la
nivelul instituţiei, cu privire la stadiul implementării măsurilor de ţinere sub control, problemele
întâmpinate și noile măsuri propuse, anual sau ori de câte ori se impune.
5.2.5 Revizuirea şi raportarea riscurilor
În această etapă se desfăşoară activităţi de revizuire a calificativelor riscurilor. Se
analizează gradul de expunere la risc, după ce au fost implementate măsurile de ţinere sub
control a respectivului risc. Aceste riscuri se numesc “riscuri reziduale”. Riscul rezidual trebuie
să fie mai redus decât riscul inerent (inițial).
În cadrul şedinţelor, comisia analizează Formularele de alertă la risc unde analizează
riscurile noi raportate, precum și Fişele de urmărire a riscurilor actualizate, în care se vor
menţiona obligatoriu şi riscurile reziduale.
Comisia, prin Secretarul echipei, actualizează Formularul “Planul de implementare al
măsurilor de control” prin consemnarea în coloana “Observaţii” a stadiului implementării
acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor identificate şi monitorizate.
Comisia stabilește închiderea riscurilor soluționate.
Conducătorii compartimentelor asigură elaborarea rapoartelor semestriale privind
desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul compartimentului, în cel mult două
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
58
luni de la expirarea semestrului, pe care le transmite către Secretarul tehnic al comisiei pentru
a actualiza planul de implementare a măsurilor de control la nivelul entităţii.
Secretarul tehnic elaborează o informare privind desfăşurarea procesului de gestionare
a riscurilor la nivelul entităţii în vederea analizării în cadrul Echipei de gestionare a riscurilor
şi transmiterii spre analiză şi aprobare către Comisia de monitorizare coordonare şi îndrumare
metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial
Notă: toate formularele din prezenta procedură se completează electronic. Vor fi listate,
semnate şi datate de persoana/persoanele care le-a/le-au întocmit.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
59
5.3 Etapele activității procedurate
Constituirea și numirea de către Director a Comisiei SCIM
Angajatul care a identificat unul sau mai multe riscuri:
- completează Formularul de alertă la risc.
- transmite riscurile identificate către Responsabilul de riscuri de la nivelul compartimentului.
Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor colectează și analizează Formularele de alertă la risc şi le
transmit către comisie.
Comisia face propuneri cu privire la acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate şi
termenele limită pentru implementarea acestora (în cadrul şedinţelor de analiză a riscurilor);
Acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate sunt stabilite prin completarea Planului de
implementare a măsurilor de control.
Figura 1. Procesul de gestionare a riscurilor la nivelul unității de învățământ
Pentru fiecare risc care trebuie monitorizat, se completează de către Responsabilul cu riscurile, Fişa de urmărire a
riscului. Aceasta fiind aprobată de către Conducătorul de compartiment.
Se analizează gradul de expunere la risc, după ce au fost implementate măsurile de ţinere sub control a respectivului
risc – riscul rezultat se numește risc rezidual.
Comisia stabilește Planul de implementare a măsurilor de control, iar Secretarul tehnic actualizează Planul atunci când
este necesar.
Comisia analizează, în şedinţă, riscurile și decide măsurile de control astfel:
- clasarea formularului de alertă la risc, dacă riscul este nerelevant (risc tolerabil);
- escaladarea riscului la nivelele superioare ale managementului sistemului de învăţământ (ISJ) dacă riscul afectează
un obiectiv superior celor stabilite la nivelul instituţiei sau cauzele sale sunt externe instituției;
- monitorizarea riscului (risc cu tolerare ridicată sau scăzută);
- eliminarea circumstanţelor care generează riscul (risc intolerabil).
Riscurile pe care comisia a stabilit că le va monitoriza, se înregistrează în Registrul riscurilor de la nivelul instituției
de către Secretarul tehnic.
Conducătorii compartimentelor asigură punerea în aplicare de către persoanele responsabile a măsurilor de control
stabilite în cadrul ședințelor comisiei și asigură elaborarea rapoartelor privind procesul de gestionare a riscurilor.
Rapoartele elaborate sunt transmise către Secretarul tehnic pentru centralizare.
Secretarul tehnic elaborează o informare privind stadiul procesului de gestionare a riscurilor pe care o transmite către Comisia
SCIM.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
60
5.4 Resurse necesare:
5.4.1 Resurse materiale
încăpere, cu birou si scaune;
dulap pentru păstrarea documentelor;
un calculator cu imprimantă;
reţea internet;
hârtie copiator;
telefon pentru legături operative cu responsabilii implicaţi în realizarea activităţii
procedurate;
caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator, capsator.
5.4.2 Resurse umane
Comisia SCIM;
Conducători de compartimente;
Responsabilii de riscuri din cadrul compartimentelor;
Director.
5.4.3 Resurse financiare
materialele necesare desfăşurării activităţii, vor fi procurate de către compartimentul
administrativ al instituţiei din creditele bugetare cu această destinaţie.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
61
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Director:
o emite decizia de numire a comisiei SCIM;
o aprobă documentele care permit derularea proceselor necesare gestionării
riscurilor existente la nivelul instituției de învăţământ;
o verifică comunicarea, cunoaşterea şi aplicarea procedurii la nivelul întregii
instituții;
o actualizează ori de căte ori este necesar componența comisiei.
Comisia SCIM:
o evaluează, semestrial, riscurile din cadrul instituției;
o stabilește măsurile de control pentru riscurile identificate;
o asigură parcurgerea tuturor etapelor necesare gestionării și limitării
riscurilor identificate în activitate.
Președintele SCIM:
o ia la cunoștință și respectă prevederile ROF al SCIM.
Secretarul tehnic:
o ia la cunoștință și respectă prevederile ROF al comisiei.
Conducătorii de compartimente:
o elaborează rapoarte privind desfășurarea procesului de gestionare a
riscurilor conform ROF;
o transmite către Secretarul rapoartele întocmite;
o iau la cunoștință și respectă prevederile ROF.
o asigură buna desfășurare a procesului de gestionare a riscurilor din cadrul
compartimentelor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
62
Responsabilii cu riscurile din cadrul compartimentelor:
o colectează riscurile identificate de către personalul din cadrul
compartimentului;
o transmite documentele necesare procesului de control al riscurilor către
comisie și conducătorii de compartimente.
o iau la cunoștință și respectă prevederile ROF al comisiei SCIM.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
63
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
64
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
65
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
66
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
exemplare
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-PO-08.02 Formular de alertă la
risc
SCIM Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F02-PO-08.02 Scală de estimare a
probabilității de
materializare a
riscurilor
SCIM Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F03-PO-08.02 Scală de estimare a
impactului global al
riscului
SCIM Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F04-PO-08.02 Scală de evaluare a
expunerii la riscuri
SCIM Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F05-PO-08.02 Registrul riscurilor SCIM Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
67
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 42
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
43
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
44
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
45
5 Scopul procedurii operaţionale 46
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 47
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
48
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
49
9 Descrierea procedurii operaţionale 51
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 61
11 Formular evidență modificări 63
12 Formular analiză procedură 64
13 Lista de difuzare a procedurii 65
14 Anexe, înregistrări, arhivări 66
15 Cuprins 67
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
68
ANEXA 1 - F01-PO-08.02 Formular de alertă la risc
FORMULAR DE ALERTĂ LA RISC
Departamentul: …………………………………….0
DETALII PRIVIND RISCUL
Descrierea
riscului
Riscul identificat: ………………………………………………………
………………………………………1………………………………….
Cauza: .....................................................................................................
............................................................2....................................................
Impact/Consecinţe:..................................................................................
............................................................3.....................................................
Evaluarea
riscului
Probabilitatea riscului 4
1 2 3 4 5
1. rar; 2. puţin probabil; 3. posibil; 4. foarte posibil; 5. aproape sigur.
Impactul riscului 5
1 2 3 4 5
1. nesemnificativ; 2. minor; 3. moderat; 4. major; 5. critic.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
69
Expunere: _______6__________
Tratarea
riscului
Acţiuni preventive recomandate: ………………7……………………...
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
Documentaţia utilizată pentru fundamentarea riscului identificat: ………………8……………………...
………………………………………………………………………………………………………………
Nume: 9
........................................
Semnătura: 10
……………………….
Data: 11
....................................
Nr. crt. al riscului 12 Data primirii 13 Decizia SCIM 14
Irelevant
Investigaţii
suplimentare
Îndosariere
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
70
Reguli de completare al formularului
Câmp Completarea câmpului
0 Denumirea departamentului
1 Descrierea riscului identificat
2 Descrierea cauzei care favorizează apariţia riscului
3 Descrierea impactului / consecinţelor privind materializarea riscului
4 Se bifează prin “X” celula numerică aferentă probabilităţii de materializare a riscului
5 Se bifează prin “X” celula numerică aferentă impactului
6 Produsul dintre Probabilitate şi Impact
7 Evidenţierea măsurilor / acţiunilor preventive pentru ţinerea sub control a riscului identificat
8 Evidenţierea documentaţiei utilizată în fundamentarea riscului identificat
9 Numele şi prenumele persoanei care a identificat riscul
10 Semnătura persoanei care a identificat riscul şi a completat formularul de faţă
11 Data completării formularului
12 Numărul de înregistrare în Registrul riscului al departamentului
13 Data înregistrării în Registrul riscului al departamentului
14 Se bifează prin “X” celula care corespunde deciziei comisiei de gestionare a riscurilor
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
71
ANEXA 2 - F02-PO-08.02 Scală de estimare a probabilității de materializare a riscurilor
SCALE DE ESTIMARE A PROBABILITĂȚII DE MATERIALIZARE A
RISCURILOR
Ca instrument de evaluare se pot utiliza scale de probabilităţi. Valorile acestor scale sunt
generate de experienţa celor care lucrează în managementul riscului la nivelul entității publice.
Astfel, se pot utiliza mai multe tipuri de scale referitoare la evaluarea probabilităţii de
materializare a unui risc:
Pragurile de probabilitate reflectă percepţia entității publice asupra incertitudinii cu care pot fi
asociate riscurile identificate.
La unele riscuri se impune o evaluare calitativă, la altele se impune o evaluare cantitativă.
NOTĂ: Este recomandabil să utilizaţi scalele de evaluare în 5 trepte dacă în cadrul entității
publice s-a acumulat suficientă experienţă în managementul riscurilor şi astfel de scale devin
o necesitate a fundamentării deciziilor. Este mai bine ca eforturile să se concentreze spre găsirea
şi implementarea măsurilor ce conduc la atenuarea posibilităţii de materializare a riscurilor, decât
spre evaluări detaliate. Aceasta nu înseamnă că atunci când necesităţile o impun, pentru anumite
riscuri, să se utilizeze scale chiar mai analitice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
72
ANEXA 3 - F03-PO-08.02 Scală de estimare a impactului global al riscului
SCALĂ DE ESTIMARE A IMPACTULUI GLOBAL AL RISCULUI
Evaluarea impactului se face atât calitativ, cât şi cantitativ.
Chiar dacă evaluările cantitative sunt mai dezirabile şi mai relevante, în cele din urmă,
imaginea unitară asupra riscurilor identificate este dată de o apreciere calitativă, apreciere
construită şi pe baza evaluării cantitative.
Impactul se poate descompune astfel: componenta calitativă, componenta patrimonial –
bugetară; componenta efort (resurse umane); componenta de timp.
Exemplu: impactul produs de angajarea neconformă de personal
componenta calitativă: scăderea calităţii lucrărilor
componenta bugetară: 50 milioane de lei/an în plus la bugetul instituţiei
componenta efort: încărcarea suplimentară cu sarcini a personalului mai bine pregătit
componenta timp: 600 de ore de întârziere în îndeplinirea sarcinilor
Nu e obligatoriu ca evaluarea impactului să se facă pe toate componentele sale, deoarece uneori
nu este posibil acest lucru, sau nu este relevant.
Rezultatele evaluărilor cantitative asupra impactului se transpun într-o apreciere calitativă
care reflectă importanţa percepută în raport cu obiectivele.
Tipuri de scale calitative referitoare la impact:
Scala în trei trepte de evaluare este un instrument util în fazele de început ale
dezvoltării unui sistem de MR la nivelul entității publice. Ulterior, pe măsură ce entitățile
publice capătă experienţă se poate trece la o scală în cinci trepte.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
73
ANEXA 4 - F04-PO-08.02 Scală de evaluare a expunerii la riscuri
SCALĂ DE EVALUARE A EXPUNERII LA RISCURI
Expunerea la risc este un concept probabilistic, fiind legată direct de probabilitatea de
materializare a riscului. Ea are semnificaţie doar înainte de apariţia riscului. Expunerea la risc
operează cu o ierarhie implicită a riscurilor identificate.
Expunerea la risc este o combinaţie între probabilitate şi impact, fiind un indicator
bidimensional, de tip matriceal. Aceasta se poate reprezenta în mai multe forme, funcţie de
modelul adoptat pentru evaluarea impactului şi a probabilităţii de materializare a riscului, astfel:
În cazul entitățiilor publice care utilizează o scală cu 5 trepte rezultă o matrice cu 25 de
„valori” pentru expunerea la risc. Aceste valori pot fi deopotrivă calitative şi cantitative, astfel:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
74
O astfel de reprezentare presupune un management al riscurilor (MR) bine dezvoltat şi o
capacitate managerială ridicată la nivelul entității publice, evidențiată cantitativ, astfel:
În cazul entitățiilor publice care utilizează o scală cu 3 trepte rezultă o matrice cu 9 „valori”
pentru expunerea la risc. Aceasta ar arăta astfel:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
75
ANEXA 5 - F05-PO-08.02 Registrul riscurilor
REGISTRUL RISCURILOR
Entitatea publică _____________________________
Compartimentul ______________________________
Obiective/ Activități Riscul Cauzele care favorizează
apariţia riscului
Risc inerent
Strategia
adoptată
Data
ultimei
revizuiri
Risc rezidual
Eventuale
riscuri
secundare
Observaţii
Probabi
-litate
Impact Expunere Probabi-
litate
Im-
pact
Ex-
punere
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
DETERMINAREA
EXPUNERII LA RISC
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE
BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-08.02
76
REGISTRUL RISCURILOR
LA NIVELUL INSTITUȚIEI ______________________________________
Întocmit,
Secretariatul SCIM
Obiective/ Activități Riscul Cauzele care favorizează
apariţia riscului
Risc inerent
Strategia
adoptată
Data
ultimei
revizuiri
Risc rezidual
Eventuale
riscuri
secundare
Observaţii
Probabi
-litate
Impact Expunere Probabi-
litate
Im-
pact
Ex-
punere
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13