Post on 29-Jan-2016
description
transcript
“Asistenţă tehnică pentru consolidarea capacităţii
instituţionale a Şcolii Naţionale de Grefieri”(TF2007/19343.07.01.02.13)
Bd. Nicolae Bălcescu nr.35A, etaj 2, ap.4Sector 1, Bucureşti, 010045 România Tel.: 021 310 72 42Fax: 021 310 72 41
Studiu de evaluare a modului în care grefierii de la instanţele
judecătoreşti şi parchetele din ţară asigură accesul publicului la
informaţii în sistemul judiciar
Aprilie 2010
Pag. 1A project funded by the EU
Implemented by human dynamics- public sector consultingon behalf of the CFCU in Romania
CUPRINS
INTRODUCERE
I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE
JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII
ÎN SISTEMUL JUDICIAR
I.1 Condiţii de muncă
1.1 Condiţiile la locul de muncă
1.2. Dotarea instituţiilor
I.2 Performanţa sistemului judiciar
2.1 Eficienţa managementului instituţiilor din sistemul judiciar
2.2 Volumul de muncă
2.3 Informatizarea sistemului
I.3 Resursele umane
3.1 Resurse umane interne şi externe
3.2 Integritate şi profesionalism
3.3 Formarea personalului auxiliar
I.4 Aspecte de comunicare
4.1 Cultură şi coeziune instituţională
4.2 Funcţionarea Biroului de Informare şi Relaţii Publice
4.3 Îmbunătăţirea activităţilor specifice de informare şi orientare a publicului
Pag. 2Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
II.ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE
JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII
ÎN SISTEMUL JUDICIAR
II.5 Rolul SNG în formarea şi dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier
european
5.1Calitatea profesională a personalului din justiţie
5.2 Motivare şi politici de resurse umane
II.6 Cadrul normativ
6.1 Legislaţie şi cadru de funcţionare
6.2 Instituţii şi proceduri. Reglementarea practicilor instituţionale unitare
6.3 Centralizare şi autonomie instituţională
II.7 Imaginea şi credibilitatea sistemului judiciar
7.1 Percepţia publicului asupra reformei în justiţie
7.2 Factori interesaţi şi cooperarea interinstituţională în cadrul sistemului judiciar
III.PRIORITĂŢI ÎN ÎMBUNĂTĂŢIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN SISTEMUL
JUDICIAR
III.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificate
III.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţi
III.10 Bune practici propuse de către grefieri
IV.ANEXE
Anexa 1.Metodologia atelierelor de lucru
Pag. 3Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
INTRODUCERE – Transparenţă şi reformă în accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar,
din perspectiva grefierilor de la instanţele judecătoreşti şi parchetele din ţară
Studiul de faţă analizează rolul ce revine grefierilor în procesul de asigurare şi garantare a accesului
publicului la informaţii în sistemul judiciar, în cadrul proiectului „Asistenţă tehnică pentru consolidarea
capacităţii instituţionale a Şcolii Naţionale de Grefieri”.
În cadrul procesului de formare profesională continuă a grefierilor din instanţe şi parchete, una dintre
priorităţile identificate de Consiliul Superior al Magistraturii şi de Şcoala Naţională de Grefieri se referă la
rolul ce revine grefierilor în procesul de asigurare şi garantare a accesului publicului la informaţii în
sistemul judiciar. Proiectul de faţă are ca scop principal creşterea continuă a dezvoltării instituţionale a
Şcolii Naţionale de Grefieri prin îmbunătăţirea politicii de formare a unui corp de grefieri care să
corespundă aşteptărilor societăţii în ansamblu şi standardelor de calitate în domeniu.
Susţinerea unor instrumente de dezvoltare şi menţinere a calităţii actului de justiţie se poate realiza cu
ajutorul Şcolii Naţionale de Grefieri doar printr-o corectă evaluare a nevoilor de formare a grefierilor din
sistemul judiciar din România. În mod special, atunci când este vorba de creşterea sau îmbunătăţirea
accesului publicului la informaţii în cadrul instanţelor şi parchetelor, dezvoltarea profesionalismului
sistemului judiciar se poate face doar prin consultarea directă a celor responsabili de asigurarea acestei
funcţii instituţionale.
În acest context, termenii de referinţă aprobaţi de către Consiliul Superior al Magistraturii au prevăzut
elaborarea prezentului studiu de evaluare, ulterior consultării directe a grefierilor în cadrul a trei ateliere
de lucru de câte două zile. Scopul acestor ateliere de dezbatere a fost acela de a capta percepţiile
grefierilor privind rolul pe care aceştia îl pot juca în asigurarea performanţei sistemului judiciar, cu
precădere în ceea ce priveşte asigurarea calităţii accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar.
Este necesară o evaluare a felului în care grefierii pot contribui la procesul de reformă a justiţiei prin
asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii, dar şi a felului în care aceştia îşi percep rolul în
cadrul sistemului complex judiciar din care fac parte. Asigurând o funcţie cheie în sistemul judiciar,
Pag. 4Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
aceştia sunt cei mai în măsură să definească constrângerile, oportunităţile, aspectele defectuoase sau
problemele, dar şi motivele de mândrie sau soluţiile şi bunele practici pe care le-au identificat în cadrul
instanţelor sau al parchetelor.
Impactul unor dezbateri care permit schimburile de experienţă şi feedback-ul pe orizontală între grefierii
din diverse instanţe şi parchete este unul pe termen lung. Iar un studiu care captează aceste informaţii
poate asigura reperele de continuitate în privinţa nevoilor teoretice de formare a grefierilor în ceea ce
priveşte transparenţa actului de justiţie, dar şi în unificarea unor practici de succes (poate ambiţios numite
„bune practici”), şi mai ales în menţinerea exigenţelor privind rolul grefierului în asigurarea şi garantarea
accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar.
Studiul propune o analiză a rolului grefierilor în context, pornind de la presupunerea că obiectivul de
dezvoltare şi formare a grefierului la standarde europene poate fi realizat doar din perspectiva aspectelor
instituţionale interne şi externe cu care acesta se confruntă. Principiile teoretice, cu aspect global, nu sunt
eficiente fără înţelegerea situaţiei actuale din sistemul judiciar românesc, aşa cum este el perceput de cei
care activează în cadrul acestuia. De aceea, studiul prezintă descrierea detaliată a unor aspecte
considerate semnificative, privind condiţiile actuale de lucru şi dezvoltare a personalului auxiliar de
specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea.
În condiţiile în care atribuţiile şi responsabilităţile grefierului sunt definite ca elemente cheie în asigurarea
şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar prin Legea nr. 567/2004 privind statutul
personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea şi
prin Regulamentul de ordine interioară al instanţelor, trebuie menţionat că statutul grefierului urmează
a fi schimbat prin transferarea unor responsabilităţi administrative din competenţa judecătorilor în
cea a grefierilor cu studii juridice.
Această modificare poate aduce un plus de eficienţă în sistem doar dacă este armonizată cu o mai bună
colaborare între judecător şi grefier, precum şi printr-o pregătire profesională adecvată, care să pună
accent nu doar pe acumularea unor competenţe administrative suplimentare, ci şi pe îmbunătăţirea
comunicării şi creşterea responsabilizării tuturor categoriilor de personal implicate.
Pag. 5Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Putem să vorbim de un sistem judiciar transparent în măsura în care acesta asigură atât calitatea
comunicării cu societatea civilă şi cu justiţiabilul, cât şi mecanisme cât mai variate de informare a
cetăţeanului, prin accesibilitate (în spaţiile publice dar şi la distanţă), şi profesionalism. Pentru a asigura
aceste premise esenţiale, este necesară profesionalizarea aspectelor operaţionale şi strategice care
guvernează instituţiile juridice, cât şi coordonarea şi coerenţa politicilor de dezvoltare şi de resurse
umane de la nivel central.
Doar dacă sunt îndeplinite condiţiile de gândire sistemică care să permită alocarea eficace a efortului
instituţional în cadrul instanţelor sau parchetelor, se pot consolida mecanismele de îmbunătăţire a
accesului publicului la informaţiile de interes în sistemul judiciar. Aşa cum grefierii nu ezită să formuleze
de fiecare dată când sunt rugaţi să propună mijloace de îmbunătăţire a performanţei lor în colaborarea cu
publicul larg, dacă ar fi să rezume nevoile instituţionale la o singură condiţie care să facă sistemul judiciar
mai bine înţeles şi apreciat de către justiţiabil şi de către societate în ansamblu, atunci aceasta ar fi
sprijinul coerent al factorilor decidenţi de la nivel central.
Pag. 6Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Metodologia atelierelor de lucru
La atelierele de lucru au fost invitaţi grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară,
grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară şi grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii
Publice din cadrul instanţelor judecătoreşti şi parchetelor din ţară.
Grefierii, ca personal implicat direct în procesul de asigurare şi garantare a accesului publicului la
informaţii în sistemul judiciar, au avut ocazia să îşi exprime opiniile şi atitudinile privind contextul în care
îşi desfăşoară activitatea, a felului în care funcţionează sistemul judiciar şi a modului în care ei îşi pot
îmbunătăţi activitatea de susţinere a accesului publicului la informaţii.
De altfel, propunerea experţilor de a realiza o evaluare sistemică a contextului în care grefierii îşi
desfăşoară activitatea a venit în întâmpinarea solicitării grefierilor de a diferenţia face distincţie între o
analiză complexă, generală a mediului în care se desfăşoară procesul de informare a publicului (realizată
prin Studiul de faţă) şi soluţiile specifice de îmbunătăţire a acestui proces, destinate specific grefierilor-
şefi, prim-grefierilor, grefierilor şi grefierilor de la Birourile de Informare şi Relaţii Publice din cadrul
instanţelor judecătoreşti şi parchetelor din ţară (cuprinse în ghidul teoretic şi practic „Rolul grefierului în
asigurarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar”).
În cadrul celor trei seminarii ateliere de lucru organizate în perioada 8-9 martie, 11-12 martie şi 15-16
martie au fost invitate grupuri omogene de audienţă alcătuite dintr-un număr mediu de 16 participanţi:
Atelierul (1) - grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară
Atelierul (2) - grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară
Atelierul (3) - grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor
judecătoreşti şi parchetelor din ţară.
Pag. 7Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Pentru o mai bună analiză comparativă a informaţiilor furnizate de către cele trei grupe de audienţă,
atelierele de lucru au beneficiat de o agendă de lucru comună, derulată pe parcursul a două zile
succesive, având următoarele obiective:
- Ziua I - dedicată dezbaterii problemelor ivite în activitatea grefierilor cu responsabilităţi
de informare şi garantare a accesului publicului la informaţii;
- Ziua II - axată pe formularea unor soluţii viabile la problemele identificate în prima zi, cu
un accent deosebit pe acele practici de succes ce pot fi transferate unitar la nivelul
sistemului judiciar ca bune practici instituţionale.
Comunicarea în cadrul atelierelor a fost de tip interactiv, încurajând identificarea din aproape în aproape
a problemelor cu care se confruntă în activititatea zilnică grefierii-şefi, prim-grefierii şi grefierii de la
Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor din ţară.
Pentru evaluarea situaţiei actuale s-a folosit analiza de tip SWOT, ca bază de plecare pentru axarea
discuţiei pe punctele slabe (problematice) instituţionale şi pe oportunităţile externe, în ceea ce se doreşte
a fi o direcţie strategică de schimbare (îmbunătăţire) a modului în care grefierii îşi pot îmbunătăţi
contribuţia la asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistem judiciar.
Participanţii la atelierele de lucru au putut să discute şi să aprofundeze experienţele diferite în privinţa
activităţii lor zilnice, precum şi a modului în care implementarea unor acte normative şi a unor decizii
instituţionale poate afecta calitatea şi transparenţa actului de justiţie.
Prin dezbateri succesive, s-a realizat o primă clasificare a aspectelor dificile cu care se confruntă grefierii,
ca probleme de tip procedural (legislativ, normativ) şi cele de tip instituţional (comunicaţional şi
managerial). Listele de probleme au fost ulterior ierarhizate din perspectiva importanţei acestora,
audienţa fiind împărţită în echipe care au furnizat soluţia proprie, negociată şi dezbătută în cadrul fiecărei
echipe. În etapele următoare, echipele au propus soluţii pentru problemele identificate.
Dezbaterile pe echipe şi în plen s-au încheiat cu identificarea prin clusterizare a trei soluţii-priorităţi care
ar trebui implementate pe termen scurt, pentru a asigura o creştere a calităţii procesului de informare a
publicului.
Pag. 8Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Participanţii au solicitat ca feedback-urile şi propunerile lor să fie prezentate în detaliu în prezentul studiu,
chiar dacă acestea nu se referă strict la responsabilităţile lor, ci la orice altă soluţie stabilită ca fiind
eficientă.
De asemenea, având în vedere că în urma studiului de evaluare a situaţiei actuale se va realiza un prim
proiect al ghidului teoretic şi practic în materia accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar,
participanţii şi-au exprimat dorinţa de a beneficia de un ghid accesibil, uşor de parcurs pe secţiuni şi care
să le permită orientarea şi soluţionarea rapidă unor situaţii dificile sau mai puţin uzuale cu care se
confruntă în relaţia de zi cu zi cu justiţiabilii, reprezentanţii mass-media, partenerii şi alţi reprezentanţi ai
societăţii civile etc. Astfel, formarea personalului auxiliar se poate realiza permanent, la locul de muncă,
prin utilizarea unui material la dispoziţia lor.
Studiul este realizat pe baza perspectivei de lucru a grefierilor, atât ca în ceea ce priveşte
responsabilităţile, cât şi ca factorii identificaţi de motivare şi susţinere a acestora spre performanţă şi spre
îmbunătăţirea procesului de asigurare a accesului la informaţii. Şcoala Naţională de Grefieri poate să
utilizeze rezultatele acestei evaluări prin dezvoltarea nu doar a cursurilor de comunicare, ci şi a celor de
resurse umane, management, strategie, proceduri, etc.
De asemenea, aşa cum s-a arătat în capitolul dedicat rolului SNG, prin sprijinul acordat de către decidenţi
la nivel naţional şi prin cel al proiectelor finanţate din fonduri europene, această instituţie este aşteptată
să joace un rol din ce în ce mai important în creşterea performanţei sistemului judiciar, prin implicare în
toate activităţile care ţin de dezvoltarea uneia dintre cele mai importante resurse din sistemul judiciar –
resursa umană reprezentată de către grefieri, prim-grefieri şi grefierii-şefi.
Pag. 9Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA INSTANŢELE
JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAŢII
ÎN SISTEMUL JUDICIAR
I.1 Condiţii de muncă
1.1 Condiţiile la locul de muncă
Există o diferenţă importantă între felul în care grefierii apreciază subiectiv locul de muncă drept un spaţiu
pe care l-au personalizat şi îmbunătăţit prin eforturi proprii şi prin buna colaborare cu colegii şi aspectele
obiective legate de spaţiile în care grefierii îşi desfăşoară activitatea timp de minim opt ore în fiecare zi
lucrătoare. Condiţiile de muncă sunt percepute ca satisfăcătoare doar din perspectiva aportului personal
al echipelor de grefieri şi de judecători, care au reuşit să adapteze constrângerile logistice astfel încât să
realizeze un cadru de lucru prietenos.
Condiţiile inadecvate şi uneori neconforme cu standardele minimale afectează calitatea muncii acestora.
Deşi se înregistrează diferenţe semnificative între condiţiile de muncă la care are acces personalul din
diferite instituţii, este în asentimentul tuturor grefierilor faptul că managementul instituţiilor ar trebui să ia
în considerare stressul permanent la care personalul este supus în condiţiile unui spaţiu inadecvat,
impropriu amenajat, ale unor condiţii de muncă ce permit interferenţe negative din partea publicului
extern în activităţile curente interne.
Grefierii care lucrează la departamentele de registratură, arhivă şi BIRP par a fi cei mai afectaţi de
problema unor condiţii inadecvate de lucru, în condiţiile în care aceştia sunt şi prima interfaţă
responsabilă în asigurarea accesului publicului la informaţii. Stressul creat de o arhivă neîncăpătoare şi
fără iluminare naturală va avea un impact evident şi în comunicarea cu justiţiabilii, mass-media şi alţi
factori interesaţi.
Un impact semnificativ îl are şi amenajarea propriu-zisă a încăperilor, care ar trebui să permită controlul
asupra accesului publicului în zona de lucru propriu-zis a grefierului.
Pag. 10Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Pentru a nu se crea o stare de disconfort în lucrul cu publicul larg, grefierii au nevoie de un spaţiu
consultativ de minim 1,20 metri. Acesta poate fi realizat prin interpunerea unui birou sau prin crearea unui
ghişeu destinat lucrului cu publicul, care să fie la distanţă de biroul propriu-zis. Atunci când bariera fizică
nu există, invadarea spaţiului de lucru poate ajunge în unele cazuri până la invadarea spaţiului personal,
ceea ce duce la o stare de nervozitate din partea grefierului, manifestată prin reacţii excesive – fie de
agresivitate, fie defensive. Soluţia - reamenajarea spaţiului cu respectarea spaţiului de lucru - nu este de
tip comunicaţional, deşi impactul acesteia duce la eliminarea unei bariere în asigurarea calităţii accesului
la informaţii.
Limitările de spaţiu, corelate cu o dotare logistică insuficientă, creează o stare de presiune permanentă
asupra atmosferei de lucru, una dintre sursele de stress în cadrul instanţelor şi parchetelor fiind dată de
riscul permanent pe care îl resimt grefierii în privinţa pierderii unor documente / dosare. Acolo unde
spaţiul de arhivare este mult prea mic sau prost amenajat, există un risc mai mare ca dosarele să nu fie
arhivate corespunzător. În condiţiile unui volum de muncă supradimensionat menţionat de către
majoritatea grefierilor, acest risc de a „rătăci” dosare sau documente (prin simpla lor gestionare spaţială
sau prin circuitul lor prin clădire cu ajutorul unor cărucioare improprii) este contracarat doar printr-o
vigilenţă crescută a grefierilor.
În concluzie, deşi grefierii menţionează cu mândrie (ca punct tare) faptul că sunt capabili să gestioneze
cu riscuri minime un număr impresionant de dosare într-un spaţiu inadecvat, ei nu uită să specifice faptul
că aceasta se realizează cu un cost personal crescut, sub presiunea crizei ce ar putea fi declanşată la
cea mai mică eroare de organizare a documentelor din responsabilitatea proprie.
Un caz aparte îl prezintă Birourile de Informare şi Relaţii Publice. Deşi acestea sunt destinate unei relaţii
directe şi permanente cu publicul şi cu mass-media, amenajarea multora dintre ele nu corespunde
funcţiei instituţionale de informare. În mod special în cazul parchetelor, grefierii au semnalat insistent
faptul că spaţiul lor de lucru este invadat de către publicul larg, în ciuda efortului grefierilor de a menţine
secretul activităţilor curente care nu sunt destinate publicului. Mai mult, grefierii din cadrul parchetelor
semnalează uneori inexistenţa unor spaţii destinate strict BIRP şi relaţiei cu mass-media. La parchetele
Pag. 11Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
din ţară aceasta pare a fi regula, camera presei sau o încăpere special amenajată pentru BIRP fiind doar
un deziderat, deşi obligaţia fiecărei instituţii publice de a amenaja un astfel de spaţiu rezultă din lege.
Unele spaţii destinate BIRP sunt astfel organizate, încât nu le dau grefierilor posibilitatea de a-şi proteja
convorbirile telefonice cu caracter intern, precum şi documentele deschise pe computer sau lăsate pe
birou.
Mai mult, publicul nu beneficiază de spaţii speciale, amenajate la standarde minime de calitate a vieţii,
destinate procesului de aşteptare şi care să sprijine nevoile minime ale unui public variat, în care de
multe ori predomină pensionarii, persoanele care doresc să-şi eficientizeze timpul de aşteptare prin lucrul
pe alte documente sau discuţii telefonice etc.
În concluzie, în ciuda constrângerilor legate de calitatea spaţiilor în care îşi desfăşoară activitatea,
grefierii consideră că, în multe situaţii, mediul de lucru rămâne mai degrabă un punct forte, creat prin
contribuţia personală pe care oamenii o aduc zilnic la crearea unui ambient plăcut.
1.2. Dotarea instituţiilor
Chiar şi un spaţiu mic poate fi bine exploatat, dacă este dotat corespunzător. Însă accesul la o dotare
suficientă este diferit de la o instituţie la alta. Există grefieri care au considerat că dotarea instituţiei este
un punct forte (în special în cazul tribunalelor şi curţilor de apel), dar şi foarte mulţi – mai ales din cadrul
parchetelor şi din grupul grefierilor din cadrul BIRP – care au menţionat logistica drept un aspect deficitar.
În mod special, grefierii din cadrul parchetelor militare au ţinut să menţioneze exemple de situaţii în care,
pentru a crea condiţii decente de lucru, au decis să contribuie personal la dotarea şi amenajarea spaţiilor
de lucru.
În ceea ce priveşte aparatura, aceasta este, în general, la standarde bune sau chiar foarte bune de
calitate. Există însă şi aparatură insuficientă sau neperformantă, care, în viziunea grefierilor, ar putea
indica interesul scăzut al conducerii pentru prioritizarea activităţilor deservite de aceasta - scanarea
documentelor, înregistrarea şedinţelor, imprimante pentru printarea hotărârilor etc.
Lipsa fondurilor face ca să se apeleze la soluţii de compromis care, însă, creează un lanţ de alte
Pag. 12Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
probleme (de ex. nu se cumpără toner nou, foarte scump, pentru imprimante ci se umple cartuşul în mod
artizanal, însă după câteva refolosiri se defectează imprimanta).
Totuşi, grefierii consideră că dacă ar exista fonduri suficiente, conducerea instituţiilor ar aloca resurse
financiare şi pentru aceste activităţi (arhivarea electronică şi fizică), considerate în prezent ca prioritate
secundară doar datorită constrângerilor financiare, care permit alocarea direcţionată a resurselor către
activităţile curente.
I.2 Performanţa sistemului judiciar
2.1 Eficienţa managementului instituţiilor din sistemul judiciar
Conducerea instituţiei este cea care asigură cadrul de funcţionare adecvată a instanţelor şi parchetelor.
În responsabilitatea acesteia există sarcina de a decide şi de a asigura punerea în aplicare a cadrului
legislativ şi normativ existent. Se poate observa o diferenţă semnificativă de la o instituţie la alta în modul
în care grefierii evaluează conducerea în calitatea sa de coordonator al eficienţei muncii grefierilor,
arhivarilor şi altor categorii de personal auxiliar.
Astfel, există instanţe la care grefierul-şef sau prim- grefierul a apreciat managementul instituţional ca
fiind unul din cei mai puternici factori de motivare şi de dezvoltare a performanţei instituţionale, un punct
tare evident pentru instituţia respectivă. Cu un accent special pus pe comunicarea internă şi pe
cooperarea interdepartamentală, precum şi pe obţinerea feedback-ului atât de la angajaţi cât şi de la
justiţiabili şi de la publicul larg, aceste instituţii reuşesc să îşi motiveze angajaţii spre crearea unei culturi
coezive, deschise şi performante.
Pe de altă parte, în cadrul altor instituţii, grefierii consideră că deciziile conducerii sunt arbitrare şi
subiective, şi prin urmare greu de pus în practică. Apar probleme de prioritizare, activităţi care ar putea fi
amânate (având un termen mai lung de soluţionare) fiind rezolvate urgent - în timp ce activităţi de
informare a publicului sau de soluţionare a unor cauze sunt considerate neprioritare. Grefierii exemplifică
situaţii neplăcute în care se trezesc „la mijloc” între o decizie luată la un nivel ierarhic superior şi pe care
Pag. 13Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
nu o pot comenta (pentru că o conducere subiectivă priveşte cu suspiciune orice încercare de a transmite
un feedback critic) şi presiunea cetăţeanului de a înţelege care este argumentul obiectiv pentru care este
amânat accesul său la informaţii.
Problemele de management apar şi pe fondul unui Regulamentul de Ordine Interioară care nu acoperă
coerent toate situaţiile cu care se confruntă grefierii, precum şi al unei organigrame care creează
interpretări subiective sub acoperirea frazei celebre în rândul grefierilor nemulţumiţi „grefierul îndeplineşte
orice alte atribuţii prevăzute în lege…”.
Lăsarea la interpretarea personală a Regulamentului se poate transforma într-un avantaj sau într-un
dezavantaj, după caz, în funcţie de modul în care conducerea decide să coreleze responsabilităţile
concrete ale grefierilor cu atribuţiile definite prin cadrul normativ. Pe acest fond, există instituţii în care
grefierii se plâng de lipsa suportului managerial privind redistribuţia de personal şi realocarea justă a
responsabilităţilor pentru toţi angajaţii.
Practica unitară nereglementată este considerată un punct slab managerial, care devine evident în
situaţiile de asigurare a accesului la informaţii de interes public, grefierii enumerând printre cele mai
specifice situaţii cele legate de interpretarea inconsecventă a noţiunii de „informaţie cu caracter personal”.
Grefierii apreciază că neactualizarea nomenclatorului arhivistic este un alt punct slab, în considerarea
faptului că, de exemplu, o instituţie a sistemului păstrează un document o perioadă de timp, iar altă
instituţie îl păstrează o altă perioadă de timp, iar răspunsurile formulate la aceeaşi cerere, din acest
motiv, pot diferi. Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanţele judecătoreşti, aprobat prin Ordinul
ministrului justiţiei nr. 665/C/1999 fiind învechit, grefierii au arătat că lipsesc din el unele categorii de
documente, astfel că arhivarea acestora nu se face după o procedură standard în întregul sistem.
Un alt aspect problematic care revine în responsabilitatea conducerii este dat de arhivarea electronică.
Procesul de arhivare electronică este disputat de către grefieri ca fiind, pe de o parte, avantajos pe
termen lung (şi deci benefic), pe de altă parte ca fiind inadecvat susţinut, nefuncţional şi consumator de
resurse de timp şi de resurse umane care ar putea, prin îndeplinirea altor sarcini, să susţină mult mai
eficient performanţa actului judiciar.
Pag. 14Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Totuşi, critica unanimă adusă de către grefieri se referă la impactul pe termen scurt al adăugării la munca
propriu-zisă a grefierilor a activităţilor suplimentare de scanare a fiecărui document în parte, cu ajutorul
unei aparaturi de multe ori insuficiente.
Pe de altă parte, grefierii sunt conştienţi de potenţialele avantaje generate de scanarea şi de arhivarea
documentelor în format electronic, şi susţin că existenţa unei strategii de dezvoltare a arhivării electronice
ar asigura cadrul instituţional prin care adăugarea treptată a arhivării electronice s-ar transforma dintr-o
ameninţare, într-o oportunitate, prin descongestionarea arhivelor şi registraturilor de numărul mare de
persoane care vin la aceste compartimente zilnic.
Disfuncţionalităţile create de aplicaţia ECRIS creează, de asemenea, o problemă cu care se confruntă
permanent atât conducerea cât şi fiecare angajat, şi care ar putea fi rezolvată doar printr-o acţiune
coerentă a conducerii instanţelor şi parchetelor prin tragerea unui semnal de alarmă către Ministerul de
Justiţie sau către /Ministerul Public şi prin regândirea acestei aplicaţii pentru folosirea bazei de date dintr-
o perspectivă pragmatică, direct conectată la feedback-urile date de către grefieri.
Ca o concluzie, majoritatea grefierilor consideră totuşi sprijinul din partea conducerii ca fiind un element
pozitiv în activitatea lor şi în susţinerea accesului publicului la informaţii. Cooperarea deschisă cu
grefierii-şefi, judecătorii, preşedinţii, prim- procurorii sau procurorii generali reprezintă unul din avantajele
care îi motivează personal spre performanţă. Ei consideră că asigurarea accesului publicului la informaţii
se poate îmbunătăţi dacă strategiile de dezvoltare instituţională, precum şi soluţiile identificate la nivelul
activităţilor curente vor fi susţinute de la nivel central , atât de către Ministerul Justiţiei, în calitatea sa de
ordonator de credite pentru întregul sistem judiciar, cât şi de către Consiliul Superior al Magistraturii, în
calitatea sa de garant al independenţei aceluiaşi sistemului.
În plus, grefierii au identificat o serie de măsuri care ar putea fi puse uşor în practică şi pe care ei le
consideră semnificative pentru creşterea performanţei în activitatea judiciară, precum renunţarea la unele
evidenţe duble-registrul de termene– de redactări, registrul informativ, registrul general de dosare, opisul
Pag. 15Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
alfabetic; stabilirea unui mecanism de plată a serviciilor de copiere; controlul primului grefier al CAprim
grefierilor curţilor de apel asupra primilor grefierilor din subordine; actualizarea şi modificarea
nomenclatorului arhivistic; modificarea ROI; crearea rezervei de posturi; întoarcerea taxei de timbru la
bugetul sistemului judiciar, adăugarea altor taxe de timbru.
2.2 Volumul de muncă
Indiferent de judecătoria, tribunalul sau curtea de apel la care funcţionează, grefierii se consideră, cu mici
excepţii, supraîncărcaţi cu un volum de muncă exagerat. Acest punct slab al sistemului judiciar este
menţionat prioritar, ca fiind cauza majoră a stressului pe care îl resimt grefierii la locul de muncă. Aceasta
devine evident şi la analiza evoluţiei volumului de activitate al instanţelor judecătoreşti în perioada 2005 –
20091:
1 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii în şedinţa din 23 martie 2010
Pag. 16Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Din graficul de mai sus rezultă limpede şi cu obiectivitate că susţinerile grefierilor sunt conforme cu
realitatea în ceea ce priveşte activitatea instanţelor. Volumul de activitate a crescut la nivel naţional cu
mai bine de 380.000 de dosare comparativ cu anul 2008, şi cu peste 500.000 faţă de anul 2007.
Nici situaţia parchetelor nu diferă esenţial, toate unităţile de parchet din ţară2 înregistrând un volum total
de activitate în anul 2009 de 2.986.375 lucrări (2.761.698 lucrări în anul 2008 şi 2.509.739 în anul 2007),
dintre care 1.356.939 dosare penale (1.193.614 dosare penale în 2008 şi 1.053.691 în anul 2007). 2 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii în şedinţa din 23 martie 2010
Pag. 17Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Aşadar, volumul de activitate al parchetelor a crescut în 2009 faţă de 2008 cu peste 200.000 de lucrări ,
respectiv cu peste 160.000 de dosare penale.
Acesta este şi unul din motivele pentru care grefierii consideră că apar probleme în asigurarea accesului
publicului la informaţiile de interes public. În condiţiile în care grefierii sunt supuşi presiunii de a asigura
absenţa oricărei erori în activitatea curentă (pentru că o eroare administrativă poate însemna o piedică în
judecarea corectă a unei cauze), volumul prea mare de muncă îi determină să considere informarea unui
petent ca fiind mai puţin importantă decât asigurarea unei soluţionări impecabile a cauzei aceluiaşi
petent.
În multe situaţii, nu este vorba doar de un volum de muncă supradimensionat, ci şi de un grad de
complexitate prea mare. Situaţia pare a fi valabilă pentru toate categoriile de grefieri consultate: grefierii-
şefi şi prim-grefierii, grefierii din cadrul tribunalelor şi parchetelor şi grefierii din cadrul Birourilor de
Informare şi Relaţii Publice.
În acest context, în lipsa unei soluţii manageriale coerente, adăugarea unor noi sarcini administrative
pentru grefierii cu studii superioare juridice, precum şi arhivarea electronică obligatorie, sunt văzute ca
fiind o ameninţare directă la adresa rezistenţei la efort a angajaţilor implicaţi direct în noile sarcini de
serviciu.
În concluzie, grefierii consideră că rata de soluţionare a dosarelor ar putea creşte semnificativ numai
dacă volumul de muncă şi complexitatea acesteia ar fi corelate corespunzător cu un management
performant în privinţa normării postului şi a echilibrării sarcinilor distribuite fiecărui angajat.
Pag. 18Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
2.3 Informatizarea sistemului
În ceea ce priveşte accesul la internet şi informatizarea sistemului, părerile grefierilor sunt împărţite. O
parte din grefieri consideră că Internetul reprezintă un punct tare al instituţiei în care lucrează, iar
informatizarea sistemului (existenţa unui număr suficient de computere) a adus avantaje mari în
administrarea mai facilă a dosarelor.
O altă parte semnificativă a grefierilor, deşi acceptă opinia colegilor în privinţa avantajelor informatizării,
sunt sceptici în privinţa impactului real pe care aceasta o are asupra soluţionării cauzelor, în condiţiile
unui acces la internet de multe ori deficitar şi greoi, precum şi a inconvenienţelor provocate de accesul la
o aplicaţie ECRIS insuficient adaptată sistemului judiciar şi ineficace.
Atunci când vine vorba de responsabilitatea lor de a asigura accesul publicului la informaţii, precum şi de
activităţile specifice de documentare prin accesarea bazelor de date cu legislaţie sau jurisprudenţă sau
de comunicarea intra- şi interinstituţională (forumuri profesionale), grefierii semnalează o scădere a
performanţei muncii lor datorate modului deficitar în care funcţionează internetul în unele instituţii.
Grefierii sunt nemulţumiţi de modul în care pot exploata aplicaţia ECRIS în prezent, considerând că
aceasta este folosită mult sub potenţialul real. În special în cazul parchetelor, majoritatea grefierilor
consideră ECRIS-ul ca fiind „inutil, nefuncţional şi neadecvat specificului parchetelor”.
Aplicaţia ECRIS este considerată ca fiind neactualizată la timp şi neadecvată, fiind inaccesibilă în timp
real (se reclamă întârzieri semnificative la fiecare accesare a programului şi la fiecare deschidere a unei
noi ferestre), insuficient corelat între instanţe . Din dialogul grefierilor de la diferite instanţe din ţară s-a
constatat că, în timp ce peîn raza unor curţi de apel compartimentele IT au creat conexiunile necesare
pentru a facilita accesul la documentele în format electronic colegilor de la instanţele inferioare şi invers,
pe raza altor curtţi de apel acesastă posibilitate nu a fost realizată. Consecinţa este că grefierii de la
aceste din urmă instanţe sunt nevoitţi saă editeze de la început documente care, în mod normal, puteau fi
doar importate, respectiv exportate cu economie de timp şi efort. Propunerea grefierilor a fost
Pag. 19Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
îmbunătăţirea ECRIS pentru a se acorda posibilitatea de accesare instanţelor indiferent de treapta de
jurisdicţie şi de locaţia în interiorul oricărei curţi de apel. Grefierii sunt convinşi că dacă toate instanţele
din sistem şi-ar putea accesa, reciproc, aplicaţia ECRIS, performanţele de timp şi de efort s-ar
îmbunătăţi.
De asemenea, grefierii consideră că există o coordonare ineficientă între echipele de informaticieni de la
nivel central şi nevoile reale de lucru în această aplicaţie. În plus, aceştia au identificat un set de soluţii
complete care ar putea transforma acest instrument de lucru într-un suport al eficienţei instituţionale, şi nu
într-un factor de întârziere şi de scădere a calităţii actului de justiţie. De altfel, grefierii indică faptul că au
transmis spre centralizare feedback-urile lor cu privire la problemele semnificative create de
disfuncţionalităţile aplicaţiei ECRIS, dar şi cu pe cele privind soluţiile practice, identificate aproape
unanim, de eliminare a acestor probleme3.
I.3 Resursele umane
3.1 Resursele umane interne şi externe
După consultarea prim-grefierilor, grefierilor-şefi şi a grefierilor din cadrul instanţelor şi al parchetelor, se
poate ridica un semn de întrebare în privinţa importanţei acordate la nivel macro politicilor de resurse
umane.
Grefierii consideră că instituţiile au personal auxiliar de specialitate bine pregătit, în special în cazul acelor
grefieri care au beneficiat de cursuri de formare în cadrul Şcolii Naţionale de Grefieri. Profesionalismul,
asigurat prin formarea continuă descentralizată şi prin specializarea la locul de muncăă, este considerat
de multe ori un punct forte al sistemului judiciar. Încurajaţi de stabilitatea în funcţie şi de un mediu de
lucru plăcut pe care şi-l construiesc, grefierii se consideră loiali instituţiilor în care lucrează şi performanţei
în soluţionarea cauzelor.
3 „Toate aceste neajunsuri se intenţionează a fi corectate prin intermediul aplicaţiei Ecris 4, care se află în faza finală de
dezvoltare şi testare” se susţine în Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009.
Pag. 20Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Prin urmare, un punct forte al sistemului judiciar este reprezentat de însăşi resursa umană motivată
intrinsec, care îşi evaluează conştiinciozitatea şi competenţa ca fiind motive de mândrie pentru sistemul
pe care îl reprezintă.
Cu toate acestea, cu excepţia stabilităţii locului de muncă, motivarea extrinsecă pare a fi incoerentă şi
insuficientă. Resursele umane sunt insuficiente, comparativ cu volumul de muncă. Grefierii se confruntă
cu o creştere a numărului de dosare, corelată cu fluctuaţii semnificative de personal şi cu modificări de
competenţă. Aceste aspecte se suprapun cu specificul activităţii personalului auxiliar de specialitate
(grefierilor, grefierilor statisticieni, grefierilor documentarişti, grefierilor arhivari, informaticienilor şi
registratorilor) care presupune asumarea responsabilităţii pe care o are ca, împreună cu magistraţii să
contribuie la respectarea supremaţiei legii, la asigurarea transparenţei şi a încrederii cetăţeanului în
autoritatea judecătorească. Prin rolul lor în sistemul judiciar, grefierii conştientizează că trebuie să
respecte principiile Codului lor Deontologic : profesionalism, confindenţialitate, imparţialitate, întocmai ca
şi magistraţii.
Complexitatea muncii ar necesita ca specializarea unora dintre angajaţi să fie în concordanţă cu nevoile
concrete instituţionale. Fişa-cadru a fiecărui post nu este standardizată, lăsând loc la unor interpretări
subiective din partea conducerii în privinţa modalităţilor de repartizare şi distribuire a activităţilor
administrative auxiliare, precum şi la ounei evaluaărei subiectiveă a performanţei grefierilor, în condiţiile
în care priorităţile în exercitarea sarcinilor de serviciu rămân de multe ori la latitudinea grefierului, care se
vede nevoit să acţioneze în calitate de propriul său manager, hotărând ad-hoc ce este mai important şi
mai urgent de realizat.
O discuţie aparte a avut-o, în cadrul listei de atribuţii din fişa postului, subpunctului „Alte responsabilităţi”.
Acest subpunct, care în Regulamentul de ordine interioară apare la atribuţiile fiecărei categorii de grefieri
cu formularea „îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege sau de regulamente ori stabilite de
preşedintele instanţei conform legii” lasă loc unei marje de arbitrariu care a fost semnalată de mulţi
grefieri ca fiind o sursă de stress, deoarece în aplicarea acestei atribuţii decident este preşedintele
instanţei/ prim- procurorul parchetului/ colegiul de conducere, fără ca grefierul în cauză să poată să îşi
exprime părerea, în multe situaţii.
Pag. 21Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Resursele financiare insuficiente determină acumularea de frustrări în cazurile frecvente în care volumul
de muncă necesită ore suplimentare neplătite, pe care totuşi grefierul le îndeplineşte cu conştiinciozitate.
Absenţa unei bune motivări financiare creează şi probleme în atragerea personalului nou, în special al
celui calificat. De multe ori, apar situaţii în care statutul de grefier este considerat ca o rampă de lansare
pentru o carieră „mai înaltă” (şi / sau mai bine plătită), deşi o politică bună de resurse umane ar putea
încuraja dezvoltarea personalului prin promovarea pe orizontală (preluarea de noi atribuţii şi acumularea
de noi competenţe reprezintă un factor cheie de motivare în strategiile de resurse umane).
În măsura în care se urmăreşte o creştere a calităţii actului de justiţie, grefierii consideră că orice politică
de personal ar trebui să ia în calcul mărirea schemei de personal şi ierarhizarea în cadrul profesiei, astfel
încât distribuţia numărului de cauze să poată fi corelată cu o creştere a profesionalizării modului în care
acestea sunt gestionate şi soluţionate.
O altă problemă semnalată de căte grefieri este cea legată de resursele externe – experţii judiciari,
avocaţii din oficiu şi interpreţii. Aceştia nu sunt angajaţi ai sistemului şi beneficiază de libertatea de a
decide în colaborarea cu instituţile judiciare o prioritizare personală, evident diferită de cea instituţională,
ceea ce creează blocaje în administrarea şi soluţionarea unora dintre cauze. Mai mult, nefiind parte din
sistem, aceştia nu pot fi evaluaţi şi profesionalizaţi de către conducerea instituţiilor, creând de multe ori
probleme de calitate a activităţii pe care o desfăşoară în colaborarea cu instanţele şi parchetele.
Colaborarea cu o resursă umană cheie care este externă instituţiei este văzută de multăe ori ca fiind
dificilă şi necesitând eforturi personale de persuasiune şi de motivare a interlocutorului, chiar şi pentru
îndeplinirea unor sarcini de rutină.
Doar în cazul în care politicile de resurse umane ar acţiona coerent în direcţiile menţionate mai sus,
grefierii consideră că se poate vorbi despre transferul de atribuţii de la judecător către grefieri ca fiind o
oportunitate de dezvoltare instituţională, prin creşterea calităţii muncii echipelor mixte judecător-grefier.
Mai mult, grefierii menţionează că politicile de personal ar trebui să concentreze, prin parteneriat cu
Şcoala Naţională de Grefieri, efortul de sustenabilizare coerentă a resurselor umane calificate din
sistemul judiciar.
Pag. 22Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
3.2 Integritate şi profesionalism
Grefierii au o percepţie pozitivă în privinţa integrităţii şi profesionalismului de care dau dovadă
reprezentanţii sistemului judiciar, considerând că situaţiile de abateri severe de la normele de conduită
sunt rare („nu există pădure fără uscături”).
Ei consideră că, atunci când există, imaginea negativă în privinţa profesionalismului lor este dată mai
degrabă de neînţelegerea faptului că sunt supuşi unui volum de muncă excesiv, care nu permite
reducerea semnificativă a timpului de soluţionare a unui dosar şi nici acordarea unei atenţii deosebite
lucrului cu justiţiabilii dificili sau cu nevoi speciale de informare, orientare sau suport instituţional.
De altfel, grefierii se auto-percep ca fiind loiali muncii şi sistemului judiciar, chiar făcând exces de zel în
condiţiile în care nu există o motivare suficientă prin salarii mai mari, creşterea schemei de personal,
promovarea pe baza meritelor şi programele de formare continuă. Ei propun ca soluţie de creştere a
profesionalismului la îndemâna instanţelor şi parchetelor încurajarea consultărilor periodice cu celelalte
profesii implicate în actul de justiţie – notari, experţi, executori, avocaţi, poliţie, penitenciare, consilieri,
mediatori etc.
3.3 Formarea personalului auxiliar
Deşi opinia generală a grefierilor din cadrul instanţelor şi parchetelor este că un grefier competent este o
combinaţie realistă între experienţa căpătată la locul de muncă şi expertiza acumulată prin studii la nivel
superior sau în cadrul cursurilor de perfecţionare, totuşi se pare că cheia succesului este sintetizată de
expresia lor favorită - „se vede cine a trecut pe la Şcoala Naţională de Grefieri”.
Se consideră că rolul SNG ar trebui să crească prin corelarea cu politicile de evaluare şi motivare
diferenţiată a personalului, precum şi prin crearea unor platforme de dezbatere şi soluţionare a
problemelor specifice din activitatea grefierilor. În condiţiile în care se vizează transferul de atribuţii de la
Pag. 23Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
judecător către personalul auxiliar cu studii de drept, SNG ar trebui să fie implicat direct în formarea
competenţelor suplimentare, dar şi în redefinirea fişei postului celor care preiau aceste atribuţiile, pentru
evitarea supraîncărcării nerealiste a fişei postului.
De asemenea, se consideră că formarea continuă se poate realiza numai prin accesul la mecanisme
manageriale care să încurajeze comunicarea. De atlfel, grefierii susţin că una dintre cele mai eficiente căi
de îmbunătăţire a performanţei este realizată prin încurajarea schimburilor de experienţă virtuale sau prin
scurte stagii la instituţii similare din ţară şi din Uniunea Europeană.
I.4 Aspecte de comunicare
4.1 Cultură şi coeziune instituţională
Cultura instituţională, privită din perspectiva preocupării directe faţă de colegii de echipă, a fost
identificată drept un punct forte al sistemului judiciar. De asemenea, interacţiunea dintre judecători şi
grefierii cu care fac echipă este apreciată în multe cazuri ca fiind valoroasă, grefierii considerând că
impactul cooperării în cadrul echipei se vede direct în rezultatul final al muncii lor.
Nu acelaşi lucru se poate spune despre alte dimensiuni ale culturii şi coeziunii instituţionale. Grefierii se
referă pozitiv la buna cooperare cu colegii cu care lucrează îndeaproape, mai degrabă
interdepartamental, însă devin rezervaţi în aprecieri pozitive atunci când vine vorba de cooperarea şi
comunicarea interdepartamentală.
Cauza pentru problemele de cooperare interdepartamentală – în special cu departamentele IT, Resurse
Umane şi cel Economic- Financiar - este văzută ca fiind de tip managerial. Pe de o parte, conducerea
nu se preocupă suficient ca aceste departamente specializate să înţeleagă mai bine criteriile de
importanţă şi de urgenţă în activitatea grefierilor, astfel încât aceştia din urmă să se simtă mai degrabă
sprijiniţi decât împiedicaţi în munca lor curentă.
Pag. 24Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Pe de altă parte, chiar şi atunci când există un limbaj comun în privinţa modului optim în care actul de
justiţie poate fi susţinut de către aceste servicii administrative, conducerea nu pare a încuraja susţinerea
şi colaborarea reciprocă interdepartamentală. Grefierii menţionează situaţii în care se confruntă cu o lipsă
totală de comunicare (“bunăvoinţă”) în interacţiunea dintre reprezentanţii departamentelor administrative
şi grefieri, care ar putea fi uşor rezolvată prin activităţi de creştere a coeziunii instituţionale concentrate nu
doar pe succesul echipelor judecători-grefieri.
Astfel, ei propun organizarea de întâlniri comune, prin care grefierii să aibă ocazia de a discuta deschis
cu reprezentanţii acestor departamente. Astfel de evenimente, moderate de consultanţi externi furnizaţi
de către Şcoala Naţională de Grefieri sau de către conducerea instanţelor şi a parchetelor, creează
contextul în care se pot găsi soluţii comune care să contribuie la îmbunătăţirea calităţii muncii grefierilor.
Grefierii consideră că unele soluţii de eficientizare a sistemului sunt la îndemâna managerilor – de
exemplu, alocarea unui interval de timp destinat grefierilor, în cadrul programului de lucru al
departamentelor Economic- Financiar şi Resurse Umane sau încadrarea psihologilor instituţionali, care
să se preocupe de crearea unei coeziuni interdepartamentale, axate pe întrajutorare reciprocă.
Alte soluţii, precum identificarea ariilor de continuare a specializării şi pregătirea continuă a
reprezentanţilor departamentelor Resurse Umane şi Economic- Financiar, astfel încât activitatea lor să
fie în compatibilitate cu nevoile de îndeplinire a procedurilor judiciare în asigurarea actului de justiţie şi a
accesului publicului la informaţii, sunt considerate ca fiind mai laborioase şi sunt văzute mai degrabă a
putea fi implementate doar printr-un parteneriat instituţional cu SNG.
4.2 Funcţionarea Biroului de Informare şi Relaţii Publice
Activitatea din cadrul Birourilor de Informare şi Relaţii Publice este destinată comunicării directe cu
publicul şi cu mass-media. Deşi prin funcţionarea lor se asigură una din funcţiile de bază ale sistemului
judiciar – aceea de a informa publicul larg în privinţa modului în care se înfăptuieşte actul de justiţie,
grefierii semnaliează existenţa unor impedimente în asigurarea unui proces de comunicare de calitate.
Pag. 25Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
O serie de probleme se referă la spaţiile de lucru inadecvate, neprietenoase, care creează tensiune în
relaţia directă cu publicul şi cu jurnaliştii. Dacă problema a fost rezolvată la Curţile de Apel, prin crearea
centrelor de presă, grefierii de la celelalte nivele de instanţe (tribunale şi judecătorii) şi de la parchetele de
toate gradele încă o resimt puternic. O încăpere special amenajată şi cu o dotare funcţională pentru
aceste birouri este obligatorie la fiecare instituţie, însă deoarece la nivel general spaţiile sunt insuficiente,
aceste birouri au fost sacrificate la majoritatea instituţiilor.
Un alt aspect considerat crucial este dat de politica instituţională de resurse umane, privind specializarea
reprezentanţilor BIRP. Grefierii consideră că este nevoie de specialişti în comunicare recrutaţi special
pentru această activitate, şi pregătiţi corespunzător prin cooperare cu Şcoala Naţională de Grefieri.
Propunerea ca... “consilierii BIRP să fie comunicatori şi nu consilieri juridici” face referire la modul în care
unele parchete au găsit o soluţie de a-şi motiva financiar angajaţii din cadrul BIRP, încadrându-i drept
consilieri juridici. Deşi o soluţie bună de motivare a personalului, aceasta este o soluţie managerială care
are un impact negativ asupra procesului de asigurare a calităţii accesului publicului larg la informaţii de
interes despre activitatea din instituţiile respective.
De asemenea, grefierii se plâng de delimitările conceptuale în ceea ce priveşte statutul reprezentanţilor
BIRP – relaţii cu publicul presupune o activitate de comunicare directă, nemediată, cu publicul; relaţiile
publice reprezintă o activitate mult mai complexă, gândită strategic împreună cu managementul
instituţiilor, prin care se stabilesc cele mai bune căi de comunicare a informaţiilor instituţionale prin mass-
media, electronic, organizarea de evenimente etc.
Or, din feedback-ul obţinut de la grefierii angajaţi în cadrul BIRP, există mari diferenţe între modul în care
fiecare conducere interpretează activităţile de care sunt responsabilii, în conformitate cu Legea 544 /
2001. Aceste interpretări inconsecvente ale sarcinilor de serviciu creează şi probleme de colaborare între
reprezentanţii BIRP şi alţi colegi grefieri, care nu reuşesc să aprecieze nici importanţa, nici amploarea
muncii comunicatorilor instituţionali. Uneori, funcţia de comunicare instituţională este considerată mai
degrabă un lux, faţă de prioritatea de a soluţiona cât mai multe dosare cu care se confruntă grefierii.
Pag. 26Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Disproporţia este continuată prin exagerarea importanţei comunicării în situaţii de criză, când
comunicatorilor li se cere să colaboreze cu mass-media astfel încât să rezolve situaţii care, de fapt, nu
pot fi rezolvate decât proactiv, înainte ca situaţia de criză să apară (deci atunci când eforturile grefierilor
din cadrul BIRP erau minimizate de către colegii din alte departamente sau de chiar de către conducere).
Nu în ultimul rând, grefierii şi consilierii din cadrul Birourilor de Informare şi Relaţii Publice se consideră
supuşi unui stress permanent, atât datorită importanţei scăzute (şi a suportului pe măsură) acordat de
instituţie efortului de comunicare permanentă, activă, cu jurnaliştii şi prin alte căi de comunicare, cât şi
interacţiunii permanente cu un public numeros, eclectic, insuficient educat pentru a înţelege oportunităţile
şi constrângerile serviciilor oferite de către BIRP.
Nu de puţine ori, angajaţii BIRP sunt confruntaţi cu pretenţiile excesive ale unor justiţiabili tensionaţi,
agresivi şi dezinteresaţi de orice alt fel de feedback decât de unul pozitiv la solicitarea pe care au făcut-o.
Pentru o mai bună gestionare a situaţiilor dificile, angajaţii BIRP propun crearea unor departamente
destinate special activităţilor de orientare a justiţiabilului şi a persoanelor dificile sau aflate în situaţii de
dificultate sau speciale (cauze cu minori sau ale persoanelor cu dizabilităţi, cauze care pot fi soluţionate
cu ajutorul mediatorilor, etc).
Aceste departamente, având ca responsabilitate gestionarea situaţiilor dificile, ar putea fi formate din
psihologi şi comunicatori care ar putea aloca resursele de timp şi de expertiză orientării şi consultării
fiecărui caz special în parte. Delimitarea între activităţile de informare (în responsabilitatea BIRP) şi cele
de orientare (în responsabilitatea Departamentelor de Orientare şi Consiliere) ar ajuta contribui la
câştigarea încrederii cetăţenilor în interesul instituţiei de a le furniza servicii publice aplicate fiecăror
tuturor nevoilor sociale în parte.
Vom ilustra în cifre activitatea BIRP al celei mai mari curţi de apel din ţară, Curtea de Apel Bucureşti4, în
anul 2009, numai în ce priveşte activitatea acesteia în baza Legii 544/2001:
Numărul total de solicitări pe anul 2009 - 498
Numărul de solicitări adresate4 Date culese de pe portalul instanţelor http://portal.just.ro
Pag. 27Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
o pe suport de hârtie – 291
o pe suport electronic- 207
Numărul estimativ al vizitatorilor punctului de informare documentare - 7.000
Număr total de solicitări din partea mass- media pe anul 2009 - 414
Număr total de solicitări departajat pe domenii de interes:
- cereri de acreditare - rezolvate favorabi l - 53
- filmări, fotografii - rezolvate favorabil- 2
- interviuri - rezolvate favorabil- 1
- studiere dosare, copii decizii - 350
- bugetul instanţei - 4
- activitatea instanţei - 4
Comunicate de presă date de BIRP - 14
Drept la replică - 2
Din cifrele statistice rezultă că doar numărul de vizitatori ai punctului de informare a fost de 7000, ceea ce
reprezintă un flux de aproximativ 30 de persoane, ca medie în fiecare zi lucrătoare care au intrat şi au
solicitat informaţii de interes public. Cifrele sunt relevante numai pentru exemplificarea volumului de
activitate al acestui birou într-o instanţă centrală, raportat la percepţia celorlalte departamente care
minimalizează importanţa activităţii de comunicare.
4.3 Îmbunătăţirea activităţilor specifice de informare a publicului
Grefierii intervievaţi în cadrul atelierelor de lucru au poziţionat activităţile de informare a publicului larg în
cadrul contextului mai larg al funcţiei manageriale de comunicare şi asigurare a transparenţei actului de
justiţie. Pentru aceştia, o îmbunătăţire a asigurării accesului la informaţii în sistemul judiciar se poate
realiza printr-un complex de activităţi de la îmbunătăţirea relaţiei dintre grefieri / judecători şi justiţiabili şi
până la coordonarea unor campanii de informare şi educare a publicului larg.
Instituţiile trebuie să-şi regândească funcţia de asigurare a transparenţei actului judiciar prin recrutarea
Pag. 28Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
specialiştilor în comunicare şi motivarea acestora pentru a rămâne în sistem, prin dezvoltarea şi
implementarea campaniilor de comunicare pe teme de interes pentru publicul larg.
Una dintre temele care ar putea face obiectul unei strategii de educare a populaţiei poate privi aspectele
legate de echilibrul între accesul neîngrădit la informaţii de interes public şi informaţiile care trebuie să
rămână secrete, deoarece ar putea periclita bunul- mers al unui dosar sau chiar bunăstarea unor
persoane sau organizaţii. Mass-media trebuie educată în privinţa înţelegerii limitărilor etice şi legale în
asigurarea secretului unor informaţii, care nu contrazic dreptul la liberă informare invocat de către
jurnalişti.
O strategie coerentă de creştere a capacităţii de comunicare cu publicul larg ar putea include, printre
tehnicile de comunicare, utilizarea şi mai eficientă a infochioşcurilor şi a comunicării electronice (pagini de
web accesibile, prietenoase şi bine actualizate).
De asemenea, alte teme de interes pentru publicul larg sunt oportunitatea părţilor de a beneficia de
mediere, precum şi oportunităţile de orientare şi consiliere a cetăţeanului (care ar trebui corelate cu
apariţia unor departamente specializate). Campaniile axate pe o astfel de temă ar putea redresa
percepţia unei părţi din public şi chiar şi a unor reprezentanţi instituţionali referitoare la o insuficientă
atenţie a instanţelor asupra nevoilor specifice ale justiţiabililor şi ale altor factori interesaţi, la existenţa
unui tratament diferenţial în ceea ce priveşte respectul arătat oamenilor din categorii defavorizate ale
populaţiei etc.
Astfel, îmbunătăţirea imaginii şi reputaţiei instituţionale se poate realiza pornind de la o viziune coerentă
şi mai ales coordonată de la nivel central, de comunicare a drepturilor pe care fiecare cetăţean le are în
relaţia cu sistemul judiciar şi mai ales a felului în care acestea sunt puse în practică la nivel instituţional şi
în contextul constrângerilor şi libertăţilor legislative- normative şi morale.
Pag. 29Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
PARTEA II – ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENŢEAZĂ MODUL ÎN CARE GREFIERII DE LA
INSTANŢELE JUDECĂTOREŞTI ŞI PARCHETELE DIN ŢARĂ ASIGURĂ ACCESUL PUBLICULUI LA
INFORMAŢII ÎN SISTEMUL JUDICIAR
II.5 Rolul SNG în formarea şi dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier
european
5.1 Rolul SNG în creşterea calităţii profesionale a personalului din justiţie
La zece ani de la înfiinţarea Şcolii Naţionale de Grefieri, grefierii conştientizează importanţa existenţei
acestei instituţii prin rezultatele pe care aceasta le-a dat - absolvenţii şcolii fiind consideraţi resursa
umană cea mai valoroasă la nivel de personal auxiliar de specialitate. Mai mult, SNG se bucură de un
grad de încredere sporit în privinţa contribuţiei pe care aceasta ar putea-o avea în continuare la eficienţa
mecanismului de dezvoltare a competenţelor generale şi specifice profesiei de grefier.
În ceea ce priveşte conţinutul programelor oferite de către SNG, grefierii consideră că ele pot fi
folositoare, pe lângă cursurile oferite în prezent, orice alte teme actualizate în conformitate cu modificările
legislative şi normative existente la nivel naţional. De asemenea, cursurile care oferă oportunităţi de
dezvoltare a competenţelor generale (comunicare, management judiciar, leadership, relaţia cu mass-
media etc) sunt apreciate ca fiind binevenite. Un accent deosebit s-a pus pe solicitarea accesului a unui
număr cât mai mare de grefieri la cursurile de management al stressului, comunicare în situaţii dificile şi
relaţia cu justiţiabilii cu nevoi speciale.
Adaptarea pregătirii grefierilor la cadrul judiciar european poate fi făcută tot cu sprijinul Şcolii Naţionale de
Grefieri, care astfel poate funcţiona ca punte de legăturaă între experienţa, expertiza şi lecţiile învăţate la
nivelul Uniunii Europene şi adaptarea acestora la realităţile sistemului judiciar românesc.
O parte din participanţii la atelierele de lucru au menţionat faptul că nu au avut ocazia să participe în
cadrul cursurilor de formare organizate de SNG având ca temă comunicarea. O mare majoritate dintre
aceştia, chiar dacă au auzit de proiectele finanţate din fonduri europene derulate în cadrul SNG, nu au
beneficiat de rezultatele sau de expertiza oferite de aceste proiecte.
Pag. 30Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Toţi participanţii au afirmat că şi-ar dori să aibă acces la mai multe evenimente organizate în cadrul
proiectelor (în special cele destinate schimbului de experienţă şi formării), precum şi la manualele şi
cursurile de comunicare şi de specialitate oferite în acest cadru. De altfel, singura „nemulţumire” a
participanţilor referitoare la atelierele de lucru a fost faptul că dezbaterea la care au participat a durat prea
puţin şi că nu a putut include mai multe sesiuni de formare propriu-zisă pe tema interpretării cadrului
legislativ privind accesul publicului larg la informaţii şi pe tema competenţelor de comunicare necesare
pentru implementarea unei comunicări de succes cu diverse categorii de public, precum şi cu publicul
larg.
5.2 Motivare şi politici de resurse umane
Şcoala Naţională de Grefieri este vazută drept unul dintre cei mai puternici garanţi ai recrutării şi
promovării echitabile în profesia de grefier. Grefierii îşi doresc ca această instituţie să fie implicată din ce
în ce mai mult în dezvoltarea politicilor de resurse umane, asigurând formarea şi evaluarea continuă şi
sistematică a grefierilor, cu impact concret asupra carierei lor profesionale – fie că sunt în faza de
recrutare, fie pentru nevoile de formare continuă.
Din punctul de vedere al acestora, stagiul de formare iniţială pentru intrarea în profesia de grefier trebuie
să aibă o durată mai mare şi să includă stagii de pregătire practică la instanţe sau parchete. De
asemenea, pentru a se asigura un standard comun de calitate al profesiei de grefier, acest stagiu ar
putea avea caracter de obligativitate, indiferent de backgroundul de studii superioare / medii cu care se
prezintă un aspirant la poziţia de grefier. De altfel, ca un prim pas în această direcţie, grefierii au
identificat ca bună practică de resurse umane iniţierea unui sistem de extindere a recrutării la un număr
din ce în ce mai mare de grefieri formaţi şi evaluaţi prin intermediul Şcolii Naţionale de Grefieri.
În concluzie, se aşteaptă o regândire a accesului la examene la nivel naţional (poate şi local) prin
introducerea obligativităţiii acestora în legislalţie, astfel eliminându-se şi o serie de suspiciuni sau
presupoziţii negative despre acei dintre grefieri care nu sunt formaţi prin intermediul SNG.
Pag. 31Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Mai mult decât atât, toţi grefierii participanţi au propus ca examenele sau concursurile de promovare în
funcţie de conducere să treacă din responsabilitatea curţilor de apel / parchetelor de pe lângă aceastea în
responsabilitatea Şcolii Naţionale de Grefieri, fiind încredinţaţi că numai aşa aceste examene / concursuri
ar fi unele mai presus de orice îndoială în ce priveşte obiectivitatea rezultatelor obţinute.
Desigur că pentru Şcoala Naţională de Grefieri, adoptarea unei asemenea modificări ar fi o
responsabilitate imensă pe care trebuie să o analizeze din toate punctele de vedere, având în vedere că
asumarea acesteia presupune o capacitate logistică şi de resurse umane care să absoarbă nevoile
existente în sistem, însă se dovedeşte că Şcoala „plăteşte” tributul propriei notorietăţi în rândul grefierilor.
Grefierii au argumentat că profesionalismul cu care Şcoala abordează formarea iniţială, dar şi formarea
continuă, îi îndreptăţeşte să solicite Şcolii să se implice şi în promovarea lor în funcţii de conducere, după
modelul Institutului Naţional al Magistraturii pentru judecători şi procurori.
Grefierii mai propun ca Şcoala Naţională de Grefieri să adapteze o serie de cursuri destinate transferului
de noi atribuţii dinspre judecători către grefieri, fiind interesaţi să participe la aceste formări şi astfel să fie
pregătiţi corespunzător pentru preluarea de noi atribuţii. Mai mult, crearea unor cursuri de excelenţă
(destinate poziţiilor cu răspunderi manageriale suplimentare) ar putea oferi şansa grefierilor înalt calificaţi
de a fi motivaţi printr-un mod obiectiv de promovare în poziţia de grefier-şef sau prim-grefier.
Totuşi, ei atrag atenţia că o astfel de deschidere atât din partea grefierilor, cât şi din partea SNG, nu va
avea un impact pozitiv decât în contextul unor schimbări legislative coerente, care ar presupune ca noile
atribuţii să fie adăugate doar după o bună evaluare a fişei postului aşa cum este ea în prezent. O fişă a
postului bine normată ar include noile atribuţii fără să crească gradul de supraîncărcare cu care se
confruntă chiar şi în prezent grefierii, ci regândirea poziţiilor şi atribuţiilor corespunzătoare ar presupune o
diferenţiere clară (regăsită şi în evaluarea şi motivarea personalului auxiliar de specialitate) între grefierii
care preiau noile atribuţii şi cei care rămân responsabili de atribuţiile anterioare.
Prin urmare, viziunea grefierilor despre SNG este că această instituţie ar trebui să poată acoperi, prin
resurse proprii şi prin parteneriate cu tribunalele şi cu parchetele, extinderea participării grefierilor la
Pag. 32Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
cursurile de formare, în aşa fel încât fiecare grefier să poată beneficia de formare pe teme
corespunzătoare evoluţiei carierei acestuia cu o periodicitate de maximum 2 ani.
Nu în ultimul rând, aşteptările grefierilor se îndreaptă spre rolul SNG ca platformă de dezbatere a
proiectelor de modificări legislative şi normative şi a impactului acestora, prin colaborarea cu instituţiile la
nivel central implicate în aceste modificări, respectiv cu conducerea acestora şi cu departamentele de
resurse umane şi IT din cadrul acestora. Printr-un mai bun acces al grefierilor la întrunirile profesionale
periodice şi la forumurile profesionale de cooperare interinstituţională, s-ar putea obţine o creştere a
calităţii actului de justiţie, prin schimbul de experienţă interinstituţional şi cu reprezentanţi ai instituţiilor la
nivel european care să faciliteze transferul de competenţe la standarde europene.
II.6 Cadrul normativ
6.1 Legislaţie şi cadru de funcţionare
Grefierii arată că modificările frecvente de legislaţie influenţează negativ calitatea muncii lor, la modul
general. Aceste modificări generează practică neunitară, care, la rândul ei generează confuzie, factor de
stress resimţit nu doar de judecători şi procurori, ci şi de grefieri.
Că percepţia grefierilor în ce priveşte acest aspect este cea reală dovedeşte şi faptul că, referitor la
efectele modificărilor legislative din cursul anului 2009 asupra actului de justiţie, 56% dintre instanţele
judecătoreşti şi 67% dintre parchete au apreciat că modificările legislative survenite au avut mai degrabă
o influenţă negativă asupra actului de justiţie5.
Grefierii sunt confruntaţi cu o superinflaţie normativă, cu o legislaţie inconsecventă, cu o practică judiciară
incoerentă, astfel încât simt nevoia de a se adapta, din mers, la un mediu juridic în permanentă fluctuaţie,
încercând permanent să înlocuiască regulile depăşite sau inadaptate. Grefierii resimt în aceeaşi măsură
cu magistraţii graba cu care sunt întocmite reglementări impuse de nevoi sociale generale sau interese
de grup care fac din ce în ce mai greu de identificat baza legală cea mai potrivită situaţiilor de fapt, din ce
în ce mai complexe.
5 Sursa: Raportul privind starea justiţiei pe anul 2009
Pag. 33Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
În acest context, grefierii au reclamat nevoia de o regrupare tehnică a legii, menită să ierarhizeze, să
ordoneze, să interzică, dar să şi permită coerent şi logic o conduită clară, arătând nevoia unui instrument
de lucru credibil, care să reflecte evoluţia legislaţiei şi a jurisprudenţei.
Grefierii au dat exemplul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 116/2009 pentru instituirea unor măsuri
privind activitatea de înregistrare în registrul comerţului care s-a vrut o măsură provizorie de degrevare a
judecătorilor delegaţi la Registrul Comerţului, însă s-a întors ca un bumerang împotriva tribunalelor şi
curţilor de apel, în a căror competenţă a fost dată soluţionarea a foarte multor cereri noi, care presupun
proceduri necunoscute anterior şi care au fost adaptate neunitar, cu consecinţa creşterii numărului de
dosare la aceste instanţe şi, implicit a volumului de muncă al grefierilor, în condiţiile unei penurii de
personal deja cunoscute. Singura soluţie pe care ei o văd este înfiinţarea profesiei de registrator
comercial şi trecerea înapoi în competenţa Registrului Comerţului a acestor tipuri de cereri.
Legea nr. 276/2009 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 212/2008 pentru
modificarea şi completarea Legii nr. 146/1997 privind taxele judiciare de timbru modifică mai multe
prevederi legale în materie, dar introduce obligaţia instanţelor de a comunica părţilor şi hotărârile
judecătoreşti irevocabile. Textul nou este în contradicţie cu dispoziţia art. 266 din Codul de procedură
civilă, în conformitate cu care hotărârea se comunică părţilor, în copie, în cazul când aceasta este
necesară pentru curgerea termenului de exercitare a apelului sau recursului.
Grefierii au fost puşi, astfel, în faţa unei situaţii care a generat probleme atât legate de resursele materiale
(hârtie, toner, comunicări) cât şi de timp şi spaţiu (pentru păstrarea în registraturile curente a dosarelor cu
hotărâri irevocabile până la restituirea filelor de comunicare, acesta fiind momentul când un dosar se
poate arhiva). Această modificare a generat şi practică neunitară, în sensul că grefierii de la unele
instanţe au declarat că s-a hotărât neaplicarea acestei modificări, în timp ce grefierii de la instanţele care
o aplică au procedat diferit în punerea în practică. Toti grefierii au propus abrogarea acestui articol de
lege controversat.
Alt exemplu a fost Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanţele judecătoreşti, care nu a fost actualizat.
Grefierii au arătat că lipsesc din el unele categorii de documente, astfel că arhivarea acestora nu se face
după o procedură standard în întregul sistem, cu consecinţa că diferă termenele de păstrare la diferitele
categorii de documente de la o instituţie la alta în cadrul sistemului. Nomenclatorul arhivistic trebuie, de
Pag. 34Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
urgenţă actualizat, în opinia grefierilor, şi comunicat atât la instanţe cât şi la parchete.
Grefierii au arătat dificultăţile pe care le întâmpină şi în ceea ce priveşte consecinţa aplicării Deciziei
Înaltei Curte de Casaţie şi Justiţie în recurs în interesul legii cu privire la comunicarea ordonanţei de plată
prin scrisoare recomandată pentru a putea fi investită cu formulaă executorie. Astfel, în practică, ei
întâmpină greutăţi deoarece dacă agentul poştal nu găseşte debitorul la domiciliul său pentru a-i preda
sub semnătură plicul, îi lasă o înştiinţare să se prezinte el la oficiul poştal. Foarte mulţi debitori nu se
prezintă pentru a-şi ridica scrisoarea recomandată, care, după termenul de păstrare de la poştă, se
restituie la dosar. În aceste condiţii, unele instanţe au apreciat că ordonanţa pronunţată nu poate fi
investită cu formula executorie, iar altele au apreciat, totuşi, că se poate.
Pentru activitatea grefierilor, aceste aspecte sunt factori de stress, mai ales în ipoteza în care, prin
promovare sau prin transfer, se află în situaţia de a-şi schimba modul de abordare a aceleiaşi situaţii
juridice. În opinia grefierilor, numai unificarea practicii judiciare în materie poate rezolva această
problemă.
Şi grefierii care ocupă funcţii de conducere au exprimat opinii critice în legătură cu incoerenţa legislativă
în ce priveşte promovarea în funcţie de conducere. Astfel, pe de o parte, pot participa la concursul pentru
ocuparea funcţiei de conducere oricare dintre grefierii care îndeplinesc condiţiile legale. Dacă postul este
ocupat de un grefier din afara instanţei sau parchetului, fostul grefier cu funcţie de conducere, nu poate
ocupa o funcţie de execuţie, deoarece sunt toate ocupate. Singura soluţie pe care grefierii o văd este
crearea rezervei de posturi similar cu rezerva de posturi pentru magistraţi.
6.2 Instituţii şi proceduri. Reglementarea practicilor instituţionale unitare
Grefierii resimt lipsa sprijinului sistemic, legislativ, decizional în problemele pe care le au: subfinanţarea
sistemului judiciar are consecinţe asupra calităţii actului de justiţie atât sub aspectul resurselor materiale
cât şi sub cel al resurselor umane. Grefierii sunt de părere că numai prin voinţa politică de a se aloca
suficiente resurse ar putea avea loc o îmbunătăţire a condiţiilor de muncă, începând cu actualizarea şi
dezvoltarea aplicaţiei ECRIS, fără de care informatizarea instanţelor s-a realizat doar în parte.
Pag. 35Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Mai mult, aceştia arată că degeaba instanţele şi parchetele sunt dotate cu calculatoare performante dacă
nu pot fi exploatate la capacitatea lor maximă şi ei sunt obligaţi să culeagă datele statistice necesare tot
cu creionul pe hârtie. În această situaţie datele statistice nu vor fi colectate uniform niciodată, iar indicii
rezultaţi nu vor fi reali.
Mai ales grefierii de la parchete arată că aplicaţia ECRIS nu are o componentă specializată pentru
activitatea parchetelor. Deoarece decidentul în privinţa exploatării aplicaţiei ECRIS este Ministerul
Justiţiei şi Libertăţilor Cetăţeneşti, grefierii aşteaptă de la acesta implicare în rezolvarea problemelor. Ei
apreciază că lipsa banilor pe fondul crizei economice nu este un argument suficient, deoarece există
posibilitatea accesării de fonduri europene care, folosite coerent de toate instituţiile implicate ar
transforma acest punct slab în oportunitatea de dezvoltare a muncii grefierilor la standarde UE.
Tot de finanţarea adecvată ţine şi suplimentarea schemelor de personal, astfel încât să fie posibilă
introducerea tuturor datelor în această aplicaţie. De exemplu, scanarea documentelor încă nu este
posibilă la cele mai multe dintre instanţe, iar parchetele nici nu au încercat să o facă, pentru că
presupune alocarea de resursă umană care să desfăşoare numai această activitate, ori, în situaţia
actuală nu este posibilă dizslocarea personalului de la alte activităţi pentru aceasta din urmă.
La nivelul parchetelor, grefierii au mai propus ca mandatele funcţiilor de conducere ale personalului
auxiliar să fie pe aceeaşi perioadă cu mandatele funcţiilor de conducere ale procurorilor, pe considerentul
că procurorul general ar trebui să fie îndreptăţit să îşi formeze o echipă cu care să realizeze planul de
management pe care şi-l propune şi pe baza căruia a fost iînvestit în funcţie.
Grefierii de la instanţe au propus ca mandatul funcţiilor de conducere să fie cel puţin de cinci ani,
deoarece trei ani este un timp insuficient pentru punerea în aplicare şi măsurarea rezultatelor proiectului
de management, fluctuaţia prea mare a personalului resimţindu-se la nivelul managementului instanţelor.
În ceea ce priveşte unificarea practicilor administrative ale instanţelor şi parchetelor referitoare la
comunicarea informaţiilor de interes public, grefierii au propus să existe, pentru sistemul judiciar, o listă
cu informaţii şi / sau documente care nu pot fi făcute publice, listă care să fie un instrument unic de lucru
Pag. 36Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
la toate nivelele de jurisdicţie.
În vederea garantării respectării uniforme a altei legi speciale, Legea 677/2001 privind protecţia datelor cu
caracter personal, grefierii au apreciat că se impune modificarea măcar a legislaţiei secundare şi a
regulamentelor de ordine interioară în sensul de a se prevedea materiile în care comunicarea hotărârilor
către părţi să se facă în plic închis. Grefierii de la parchete au făcut aceleaşi propuneri referitoare la
comunicarea în plic a soluţiilor procurorului.
6.3 Centralizare şi autonomie instituţională
Aceste aspecte instituţionale sunt resimţite ca problematice cel mai tare de către grefierii de la parchete.
Ei reclamă faptul că la nivelul Ministerului Public şi al Parchetului General nu se ţine seama de opinia lor
în luarea deciziilor; deşi li se cere feedback şi ei consumă timp şi energie pentru a convinge, exprimarea
punctului vedere rămâne fără rezultat. Grefierii de la parchete dau ca exemplu faptul că, deşi au solicitat
de nenumărate ori actualizarea nomenclatorului arhivistic, făcând, în acest sens propuneri, decidenţii nu
au reacţionat conform aşteptărilor lor.
În plus, grefierii de la parchete arată că instituţiile abilitate să controleze unităţile de parchet procedează
necoordonat: fac controale încrucişate la distanţe de timp foarte mici, astfel încât, mai ales grefierilor şefi
le lipseşte timpul fizic pentru a rearhiva documentele controlate, iar când au terminat urmează alt control.
În acest mod, o mare parte a timpului de lucru este bulversat.
Însă cel mai tare îi nemulţumeşte faptul că în urma controalelor se dau dispoziţii contradictorii, aşa încât
de multe ori grefierii sunt dezorientaţi, neştiind pe care dintre măsurile contradictorii să o adopte. Ei
propun ca toate instituţiile care au atribuţii de control asupra unităţilor de parchet să îşi coordoneze
împreună activitatea după un program bine stabilit şi să se pună de acord asupra măsurilor pe care le
dispun la toate parchetele. Astfel, s-ar elimina controalele încrucişate, iar în urma lor s-ar face
recomandări clare şi unitare pe care grefierii le-ar putea urma.
Pag. 37Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Grefierii de la parchete mai arată că, în lipsa unui modul de statistică penală performant, culegerea şi
interpretarea datelor statistice este o altă activitate care le creează adevărate turbulenţe în activitatea
cotidiană, fiind nevoiţi să aloce mult timp şi efort. Cu toate acestea, sunt parchete în ţară care, prin efortul
propriu, şi-au dezvoltat programe specifice performante de culegere a datelor statistice şi sunt dispuse să
le pună la dispoziţia colegilor lor. Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice sşi
folosirea lor de către toate unităţile de parchet ar îmbunătăţi performanţele parchetelor inclusiv referitor la
comunicarea informaţiilor de interes public.
II.7 Imaginea şi credibilitatea sistemului judiciar
7.1 Percepţia publicului asupra reformei în justiţie
Grefierii consideră că percepţia publicului asupra reformei este creată prin mai multe pârghii aflate în
răspunderea instituţiilor judiciare şi, ca atare, acestea trebuie adresate în egală măsură de căte sistemul
judiciar.
În primul rând, nu este suficient ca actul de justiţie să fie de calitate în ceea ce priveşte soluţionarea
cauzelor, ci şi în privinţa modului în care activitatea judiciară propriu-zisă este comunicată.
Mai mult, accesul publicului la informaţii nu înseamnă doar transmiterea soluţiei sau a informaţiilor despre
conţinutul unui dosar, ci transmiterea permanentă a unui complex de informaţii despre activitatea
instituţiilor, despre performanţele dar şi constrângerile acestora, despre preocuparea instituţiilor faţă de o
mai bună deservire a cetăţeanului şi a nevoilor acestuia.
De multe ori considerată pe nedrept doar o problemă de imagine, responsabilitatea instituţională de a
conferi încrederea în calitatea serviciilor printr-o mai bună comunicare a activităţii interne trebuie să facă
parte din agenda zilnică a conducerii instanţelor şi parchetelor şi să se regăsească în campanii
permanente de informare şi educare a cetăţenilor.
Relaţia cu justiţiabilii şi cu avocaţii este considerată de către grefieri unul din factorii cheie în percepţia pe
care societatea şi-o formează asupra reformei în justiţie. Se consideră că nu s-au făcut destule demersuri
sistematice de îmbunătăţire a acesteia, de la cursuri de formare ale grefierilor până la campanii de
Pag. 38Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
educare a cetăţenilor în privinţa modului în care pot beneficia optim de serviciile sistemului judiciar.
Un exemplu de bună practică în acest sens este dat de propunerea de înregistrare audio-video a tuturor
şedinţelor de judecată, nefiind, în opinia grefierilor, suficientă înregistrarea audio în materie penală, cum
se procedează în prezent. Nu este de aşteptat ca cetăţenii să fie interesaţi într-o proporţie exagerată de
aceste înregistrări, însă faptul că se anunţă oficial că şedinţele publice sunt înregistrate conferă o stare
generală de încredere la nivelul opiniei publice, referitoare la lipsa de subiectivism a judecătorilor, dar şi
un sentiment de securitate pentru întreg completul de judecată şi descurajează participanţii de a încălca
regulile de conduită în sala de judecată.
De asemenea, majoritatea grefierilor consideră că există oportunităţi de creare a unei imagini pozitive
(notorietăţi) insuficient exploatate în prezent. Instituţiile ar putea implementa campanii de relaţii publice
prin care să se adreseze atât justiţiabililor, cât şi publicului larg sau altor categorii specifice, în funcţie de
tema propusă. În paralel, folosirea unor specialişti în comunicare în cadrul BIRP şi preocuparea ca
aceştia să deţinaă strict atribuţii de documentare şi de comunicare strategică prin toate canalele de
comunicare ar crea baza unei comunicări instituţionale pro-active, anticipatorie şi în conformitate cu
agenda opiniei publice.
Mass-media, în special prin unii reprezentanţi agresivi, este văzută de către grefieri ca făcând deservicii
de imagine sistemului, prin alimentarea suspiciunilor, prin răspândirea unor false probleme (insuficient
înţelese de către aceşti jurnalişti) şi mai ales prin invocarea abuzivă a dreptului la libera informare în
numele legii 544/2001. Instituţiile ar trebui să fie capabile să acţioneze diferit în funcţie de situaţie –
educarea jurnaliştilor prin campanii specifice despre informaţiile judiciare care trebuie să rămână secrete,
lămurirea acelor jurnalişti care nu au înţeles exact sau au preluat tendenţios punctul de vedere
instituţional sau încurajarea acelor lideri de opinie care pot funcţiona drept comunicatori ai unui punct de
vedere realist şi pertinent, în special în cazuri de răsunet şi probleme-cheie de interes pentru publicul
larg.
7.2 Factori interesaţi şi cooperarea interinstituţională în cadrul sistemului judiciar
Pag. 39Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Poate una dintre cele mai concrete soluţii adoptate în unanimitate de către grefierii participanţi la
atelierele de lucru a fost oportunitatea de creştere a încrederii şi înţelegerii interinstituţionale prin
organizarea de întâlniri la care să participe reprezentanţi din toate instituţiile implicate în punerea în
practică a cadrului legislativ şi crearea unui cadru funcţional de coordonare interinstituţională.
Aceste întâlniri (sub forma unor ateliere / comitete de lucru) ar putea avea o periodicitate diferită în funcţie
de agenda propusă de instituţiile implicate şi ar permite consultarea cu celelalte profesii - notari, experţi,
executori, avocaţi, poliţie, reprezentanţi ai penitenciarelor, consilieri, mediatori, interpreţi etc – pe teme de
actualitate şi în privinţa modului în care un anumit cadru normativ poate fi implementat în mod coerent şi
fluent de către toate instituţiile responsabile.
Consultarea tuturor părţilor implicate în implementarea unui cadru normativ înainte de luarea deciziilor la
nivel instituţiei coordonatoare / decizionale ar duce la evitarea unor situaţii contradictorii sau dificile,
precum şi la corectarea unora dintre posibilele erori înainte ca noile decizii să fie puse în practică.
Această deschidere faţă de evenimente şi mese rotunde interinstituţionale ar avea un impact concret şi
asupra activităţii curente a grefierilor, de exemplu prin unificarea bazelor de date ale diferitelor instituţii
care participă la efectuarea actului de justiţie. Grefierii au propus ca datele stocate în baza de date a
Oficiului Naţional al Registrului Comerţului să fie accesibile fără alte formalităţi inutile sistemului judiciar,
şi invers. S-ar accelera atât desfăşurarea proceselor comerciale pe rol, cât şi înregistrarea unor menţiuni
în Registrul Comerţului.
În materie penală, grefierii au propus ca baza de date a Poliţiei să se unifice cu cea a parchetelor şi cu
cea a instanţelor în materie penală, tocmai pentru eficientizarea acestei activităţi specifice. Un început a
fost alocarea numărului unic dosarelor penale, însă la punerea în practică a dispoziţiei din Regulamentul
lor de Ordine Interioară multe parchete au întâmpinat probleme reale de timp. Grefierii au identificat
soluţia printr-un alt exemplu de bună- practică - programarea pe zile a posturilor de poliţie în vederea
alocării numărului unic de către parchet.
Pag. 40Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Grefierii afirmă că deschiderea instituţiilor din sistemul judiciar către o mai bună cooperare
interinstituţională ar putea, prin eliminarea multor suprapuneri, contradicţii sau diferenţelor din practica
judicară, crea imaginea unui management performant şi modern al sistemului judiciar.
Pag. 41Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
PARTEA III – PRIORITĂŢI ÎN ÎMBUNĂTĂŢIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAŢII ÎN
SISTEMUL JUDICIAR
III.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificate
III.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţi
III.10 Bune practici propuse de către grefieri
III.8 Ordinea ierarhică a importanţei problemelor identificate
În capitolele anterioare ale studiului a fost prezentată viziunea sistemică asupra factorilor pozitivi sau
negativi care afectează activitatea curentă a prim-grefierilor, grefierilor-şefi şi a grefierilor din cadrul
instanţelor şi parchetelor, precum şi a acelora dintre ei care lucrează în cadrul Birourilor de Informare şi
Relaţii Publice.
În ceea ce priveşte problemele (factorii negativi), acestea au fost ierarhizate în cadrul dezbaterilor cu
grefierii:
- din perspectiva importanţei pe care grefierii le-o acordă;
- din perspectiva priorităţii cu care aceştia consideră că ar trebui rezolvate.
În continuare, vom prezenta tabelele agregate de probleme, aşa cum au fost identificate de către grefierii
din cadrul celor trei ateliere de lucru. Prima coloană reprezintă problemele identificate, în ordinea
ierarhică (agregată) a importanţei acordate de către grefieri. A doua coloană conţine soluţiile propuse de
către aceştia. Aşa cum se poate observa, nu există diferenţe majore nici în privinţa problemelor majore
identificate de către grefierii, prim-grefierii şi grefierii-şefi din cadrul instanţelor, grefierii din cadrul
parchetelor sau BIRP, şi nici în ceea ce priveşte soluţiile pe care aceştia le-au identificat.
Pag. 42Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Atelierul (1) – grefierii-şefi şi prim-grefierii de la instanţele judecătoreşti din ţară
IMP PROBLEMĂ SOLUŢII
1 Arhivarea electronică Suplimentarea schemei de personal
Desemnarea unor persoane
2 Lipsa unor şedinţe comune de pregătire
profesională judecători - grefieri
Şedinţe comune
3 Comunicarea cu parchetele, barourile,
corpul experţilor
SŞedintţe comune
Întâlniri periodice
Sancţiuni mai severe ptentru avocaţii din
oficiu care nu se prezintă la cauzele penale
4 Comunicarea cu dDepartamentul
HRResurse Umane sŞi contabilitate
Program 1 zi pe săptămână pentrut
personalul instanţei
45 Comunicarea hotărârilor irevocabile Abrogarea art III din Ord. de modif. a C.p.civ.
56 Comunicarea cu IJP Încheierea de protocoale cu IJP, poliţia
comunitară şi jandarmerie pentru executarea
mandatelor de aducere
67 Comunicarea cu penitenciarele Note telefonice
Comunicarea hotarârilor în dublu exemplar
78 Aplicaţia ECRIS Îmbunătăţirea ECRIS
Actualizarea în raport cu procedurile
89 Cooperarea judiciară internaţională în
materie civilă, comercială şi penală
Şedinţe Seminarii de pregătire profesională
şi cu personalul auxiliar
910 Comunicarea cu MJ sşi CSM Creşterea transparenţei
1011 Libertatea de exprimare în raport cu
mass- media
Apărarea reputaţiei grefierului
12 Comunicarea cu alte instanţe din raza
aceleiaşi CA şi din alte CA
Întâlniri periodice între prim-grefieri şi alţi
grefieri
1113 Comunicarea cu mass media Lista cu documente ce nu pot fi făcute
publice
Pag. 43Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
1214 Comunicarea cu societatea civilă Stabilirea cadrului pentru cheltuielile legate
de copiere- ordin MJ pentru tarif
1315 Motivarea cu iîntaârziere a recursurilor
de către parchet
Înaintarea dosarelor în căi de atac fără
motivarea recursului
1416 Număr redus de experţi în anumite
specializări
Organizarea de către MJ a concursurilor
pentru autorizare
1517 Plata cu întârziere a traducătorilor şi
interpreţilor
Alocarea de fonduri de către MJ
1618 Lipsa acesului la transferul de date
iîntre instanţele aceleiaşi curţi
Realizarea conexiunilor informatice între
sistemele ECRIS ale instanţelor
1719 Justiţiabili dificili care pun presiune pe
personal
Afişarea în extras (în format mare) a
ghidurilor
1820 Exercitarea defectuoasă a dreptului la
replică
Sesiuni de pregătire cu PC
1921 Resurse umane insuficiente Suplimentarea schemelor
Normarea muncii
2022 Volum mare de muncă Specializarea continuă
2123 Informarea insuficientă a publicului cu
privire la specificul activităţii instanţelor
Campanii de educare şi informare
2224 Imaginea instanţei Sondaje de opinie
Mass-media
Statistici relevante
Ghiduri de informare
Atelierul (2) – grefierii-şefi şi prim-grefierii de la parchetele din ţară
IMP PROBLEMĂ SOLUŢII
1 Comunicarea ierarhică şi orizontală Seminarii comune procurori - grefieri pe teme
Pag. 44Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
de comunicare
2 Legislaţie stufoasă şi cntradictorie Adaptarea şi unificarea legislaţiei
3 Lipsa procedurilor Întocmirea de proceduri ptentru activitatea
4 Nomenclatorul arhivistic depăşit Actualizarea cu consultarea grefierilor
45 Practica neunitară Ateliere de lucru cu grefieri de la parchete şi
reprezentanţi ai PICCJ
56 Lipsă personal specializat şi dotări
pentru birourile BIRP
Alocare de fonduri sşi specializarea
personalului
67 ECRIS nefuncţional, fără modul de
statistică
Atelier de lucru mixt IT şi grefieri din
parchete+ statisticieni
78 Volum mare şi complex de muncă Suplimentarea personalului
89 Motivare financiară Plata orelor suplimentare
910 Relaţii interinstituţionale deficitare Intâlniri între procurori cu, grefieri,
reprezentanţi ai poliţiei şi ai, reprezentanţi
instanţelor
Protocoale clare şi unice
1011 Lipsă programe informatice specifice
parchetelor
fFolosirea programelor de la parchetele care
au programe informatice utile
12 Lipsa opis ordinele Procurorului General
pe activităţi
Întocmire opis
1113 Management defectuos Consultarea personalului în luarea deciziilor
care îl privesc
1214 Lipsă norme privind documentele
clasificate (declasificare, termene de
păstrare)
Elaborarea normelor
1315 Percepţia publicului Info- chioşcuri
Campanii de informare
1416 Alocarea greoaie a numărului unic Programarea pe zile a posturilor de poliţie
1517 Situaţia AN şi a statisticilor cu AN Păstrarea acestor date numai de către poliţie
Pag. 45Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
1618 Arhivarea electronică Specializarea personalului IT
1719 lLipsa comunicării cu bBiroul resurse
umane si contabilitate
Specializarea lor
Participarea lor la cursuri de comunicare
1820 Repartizarea dezechilibrată a sarcinilor
şi lipsa unor criterii de responsabilizare
a grefierilor
Fişa postului- cadru
Suplimentarea schemei de personal
Asigurarea posturilor de rezervă
Pag. 46Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Atelierul (3) – grefierii de la Birourile de Informare şi Relaţii cu Publicul din cadrul instanţelor judecătoreşti şi
parchetelor din ţară
IMP PROBLEMĂ SOLUŢII
1.
1
Lipsa personalului şi a celui specializat Deblocarea şi suplimentarea posturilor
Organizarea a două sesiuni de admitere la
SNG
Cursuri de formare
Schimb de experienţă cu alte ţări
Angajarea şi specializarea personalului
2.
2
Volumul de muncă, suprapunerea
muncii, ritm discontinuu de lucru şi
complexitatea activităţilor
Împărţirea echitabilă a sarcinilor
Înfiinţarea postului de grefier – asistent
Eliminarea din / Definirea în fişa postului a
articolului “Alte atribuţii”
Aprecierea justă a activităţii anuale
Decizii manageriale corespunzătoare
Repartizarea unui volum de muncă
corespunzător a 8 ore / zi
Stabilirea şi informarea clară privind
priorităţile
Acces din timp la informaţii
Redistribuirea muncii în funcţie de volum şi
de competenţe
Direcţionarea către mediatori a unor cauze
3.
3
Aplicaţia ECRIS – lipsa de actualizare şi
funcţionalitate, probleme privind
specializarea informaticienilor
Actualizarea şi îmbunătăţirea programului
ECRIS, astfel încât să fie funcţional
Bază de date comună, activităţi de team-
building
Selectarea personalului specializat
competent
Pag. 47Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Motivarea şi implicarea specialiştilor IT
4.
4
Dubla evidenţă (scriptică şi informatizată) Renunţarea la unele evidenţe scriptice
5.
4
Motivaţia financiară Plata orelor suplimentare
Salariu de merit
Prime din taxele judiciare
6.
5
Cooperarea şi colaborarea
intrainstituţională cu Departamentul
Economic şi cu restul personalului
Organizarea de mese rotunde
7.
6
Lipsa comunicării interinstituţionale Schimburi de experienţă
Organizarea de întâlniri, seminarii,
comunicări IT / virtuale
8.
7
Modificările legislative incoerente,
neclare şi prea frecvente, practică
neunitară
Sistematizarea legislaţiei
Legi clare şi mai ales stabile
9.
8
Lipsa suportului instituţional psihologic,
stressul şi probleme de cooperare
interpersonală
Împărţirea echitabilă a sarcinilor
Exigenţă la selectarea personalului
Normarea corespunzătoare a muncii în
funcţie de complexitate
Team-building
Încadrarea de psihologi la instanţe
10.
9
Spaţiu inadecvat, lipsa luminii naturale,
poluare, lipsă personal curăţenie /
întreţinere
Renovarea / acordarea de spaţii
corespunzătoare
Spaţiu adecvat
Încălzire centrală / loc pentru fumat
11.
1
Lipsa dotărilor şi a materialelor –
echipamente
Alocarea fondurilor necesare
Dotarea corespunzătoare a birourilor
12. Neîncrederea în sistemul judiciar, Activităţi de tip PR
Pag. 48Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
influenţa mediului extern, indisciplina
ziariştilor, transparenţa proceselor civile
Implicarea conducerii instanţei
Înregistrări audio-video a tuturor şedinţelor
publice
13.
1
Denumirea biroului şi a profesiei Birou de presă şi relaţii publice
14.
1
Refuzul avocaţilor din oficiu de a se
prezenta în zilele nelucrătoare
Amenzi judiciare mai mari şi eliminare de pe
tabloul avocaţilor
15.
1
Colaborarea / nu cu interpreţi persoane
fizice autorizate
Angajarea acestora în cadrul instanţelor şi
schimbarea legislaţiei
III.9 Soluţii percepute ca fiind realiste – priorităţi
Grefierilor participanţi la atelierele de lucru li s-a solicitat, de asemenea, să propună individual câte trei
priorităţi care ar trebui implementate pentru îmbunătăţirea activităţii lor, din perspectiva asigurării
accesului publicului la informaţii şi nu numai. O prioritate a fost definită ca fiind acea activitate /
responsabilitate care trebuie să fie asumată atât ca urgenţă, cât şi ca importanţă (efect asupra muncii de
zi cu zi a grefierilor). Experţii au propus limitarea la trei priorităţi pentru a evidenţia faptul că o soluţie de
susţinere a unei funcţii manageriale este realistă doar dacă ţine seama de resursele limitate existente –
resurse umane, financiare, logistice etc.
Lista următoare prezintă, prin urmare, acele îmbunătăţiri pe care grefierii le consideră fezabile şi extrem
de necesare pe termen scurt. Ea este diferită de lista comprehensivă de bune practici (care propune
soluţii necesare a fi implementate sistematizat atât pe termen scurt, cât şi pe termen mai lung).
Cele trei priorităţi propuse de către fiecare grefier au fost clusterizate (grupate) de către aceştia (mai
multe detalii referitoare la metodologie pot fi găsite în Anexa 1), astfel încât să se poată evidenţia acele
priorităţi care întrunesc consensul majorităţii grefierilor participanţi în cadrul atelierelor de lucru.
Pag. 49Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
În consecinţă, participanţii au propus drept DIRECŢII PRIORITARE:
- PRIORITATEA I - cu un maximum de grefieri care sunt în favoarea implementării urgente a
acestei îmbunătăţiri – Soluţionarea problemelor legate de volumul de muncă
- PRIORITATEA II – pe locul doi ca număr de grefieri care au considerat că acest aspect trebuie
de asemenea modificat – Soluţionarea problemelor de resurse umane - Personalul este
insuficient, insuficient specializat în domeniul de lucru, respectiv în privinţa competenţelor
de comunicare şi cooperare intra- şi inter-instituţională, şi ineficient motivat
- PRIORITATEA III – considerată în egală măsură importantă, dar numai după implementarea celor
două anterioare – Implementarea unor soluţii de eficientizare a muncii prin aplicaţia ECRIS,
şedinţe de lucru interdepartamentale şi interinstituţionale, arhivare etc.
III.10 Bune practici propuse de către grefieri
Prim-grefierii, grefierii-şefi şi grefierii din cadrul instanţelor şi al parchetelor au propus o listă de practici
care, odată implementate, ar putea aduce un impact pozitiv asupra modului în care aceştia îşi desfăşoară
activitatea. Din punctul de vedere al participanţilor la atelierele de lucru, lista de activităţi şi bune practici
trebuie să fie comprehensivă şi nu limitată strict la funcţia de asigurare a accesului publicului la informaţii,
aceasta fiind intrinsec corelată cu celelalte funcţii manageriale.
BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL MANAGEMENTULUI INSTITUŢIONAL
- Asigurarea spaţiilor şi a condiţiilor decente de muncă;
- Stimularea materială şi morală;
- ECRIS – adaptarea la specificul parchetelor, actualizare şi dezvoltarea modulului de statistică;
- Înregistrarea audio-video a tuturor şedinţelor publice;
- Listă cu informaţii şi/sau documente care nu pot fi făcute publice;
- Renunţarea la unele evidenţe duble (opisuri, registre generale, informativ, registrul de termene,
condica de redactări);
- Comunicarea iîn plic a unor anumitor hotărâri, de exemplu a celor privind adopţiile;
Pag. 50Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
- Controlul primului grefier al CA asupra primilor grefieri din subordine;
- Stabilirea unui mecanism de plată a serviciilor de copiere;
- Continuarea formării specializate;
- Schimburi de experienţă;
- Suplimentarea schemelor, normarea muncii, ierarhizarea atribuţiilor;
- Specializarea grefierilor şi promovare ierarhică corespunzătoare;
- Crearea rezervei de posturi;
- Încadrarea psihologilor.
BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL COMUNICĂRII INTERNE
- Întâlniri comune grefieri – judecători şi, respectiv, grefieri- procurori (team- building);
- Relaţia cu compartimentele de Resurse umane şi contabilitate conform unui orar şi team- building
cu ajutorul consultanţilor specializaţi;
- Alte activităţi de susţinere a coeziunii şi culturii instituţionale.
BUNE PRACTICI ÎN DOMENIUL COMUNICĂRII EXTERNE
- Recrutarea specialiştilor în comunicare şi motivarea pentru a rămâne în sistem;
- Campanii de informare şi educare în aplicarea strategiei de comunicare;
- Modificarea procedurilor de comunicare, astfel încât să fie asigurat secretul unor informaţii;
- Infochioşcuri;
- Redenumirea BIRP;
- Spaţii şi dotări pentru BIRP;
- Consilierii BIRP să fie comunicatori si nu consilieri juridici;
- Crearea de centre (puncte) de orientare;
Bază comună de date (penal – registrul comerţului etc);
Acces la internet pentru accesarea forumurilor profesionale;
Consultarea prin întâlniri periodice cu celelalte profesii - notari, experti, executori, avocaţi, poliţie,
penitenciare, consilieri, mediatori;
Informarea părţilor asupra medierii ca oportunitate.
Pag. 51Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
BUNE PRACTICI CENTRALIZATE (COORDONARE INSTITUŢIONALĂ)
- Adaptarea cadrului legislativ;
- Sistematizarea legislaţiei;
- Abrogarea textului care obligă la comunicarea deciziilor irevocabile;
- Îmbunătăţirea ECRIS pentru posibilitatea de accesare si de către instanţele din raza aceleeaşi CA
si de către instanţe din raza altei CA;
- Adaptarea ECRIS-ului la specificul activităţii parchetelor + modul de statistică;
- Aplicaţie specifică în penal a ECRIS comună poliţie+ parchet+ instanţă;
- Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice sşi folosirea lor de către toate
unităţile de parchet;
- Programarea pe zile a posturilor de poliţie în vederea alocării numărului unic;
- Consultarea celor implicaţi înainte de luarea deciziilor;
- Eliminarea controalelor încrucişate şi formularea de recomandări clare şi unitare în urma
controalelor;
- Actualizarea şi modificarea nomenclatorului arhivistic;
- Fişa- cadru a fiecărui post;
- Modificarea ROI;
- Promovarea grefierilor prin examene organizate de către SNG;
- Mai mulţi grefieri recrutaţi prin SNG;
- Implicarea informaticienilor în actualizarea programelor;
- Întoarcerea taxei de timbru la bugetul sistemului judiciar;
- Adăugarea altor taxe de timbru;
- Normarea şi echilibrarea muncii;
- Înregistrarea audio-video a tuturor şedinţelor publice.
Pag. 52Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Pag. 53Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
Ateliere de lucru
Rolul grefierului în asigurarea şi garantarea accesului publicului la informaţii în sistemul judiciar
Bucureşti, 8-9 martie, 11-12 martie şi 15-16 martie 2010
OBIECTIV: Evaluarea modului în care grefierii de la instanţele judecătoreşti / parchete asigură accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar
Aspecte problematice şi bune practici în îndeplinirea obligaţiei grefierilor de a asigura şi garanta accesul publicului la informaţii în sistemul judiciar
Profesionalism: calitatea comunicării interne şi externe
ZIUA 1 (luni, 08.03.2010) Sesiune De la Durata
(minute)Subiectul Principalele repere de conţinut Metodologie
1.1 9:00 30 Deschiderea atelierului de lucru
Cuvânt de început, obiectivele programului şi ale atelierului de lucru
Paul McDonald, Angela Hărăstăşanu
1.2 9:30 75 Atribuţiile grefierului privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară – aspecte normative şi practice
Scurtă prezentare a legislaţiei relevante în domeniu şi a unor aspecte problematice
Angela HărăstăşanuExerciţiu de tip ice-breaker
10:45 15 Pauza de cafea1.3 11:00 120 Principalele probleme ivite
în activitatea grefierilor cu atribuţii privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară
Evaluarea modului în care prim-grefierii şi grefierii-şefi asigură şi garantează accesul publicului la informaţiile din sistemul judiciar – perspectivă strategică
W1: Definirea aspectelor dificile normative – aspecte specifice
Daniela Deteşan, Miriam CosteaDezbatere în plen
Analiză SWOT- Dezbatere în plen – 60 minsFlipchart 1
W1: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel normativ – 60 mins
Flipchart 2
13:00 90 Pauza de prânz
Pag. 54Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
1.4 14:30 75 Principalele probleme ivite în activitatea grefierilor cu atribuţii privind accesul publicului la informaţii referitoare la activitatea judiciară
W2: Definirea aspectelor dificile instituţionale – comunicare internă şi externă – aspecte specifice
Daniela Deteşan, Miriam CosteaDezbatere în plen
W2: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel comunicaţional – 60 mins
Flipchart 3
Rezultat concret: două liste cât mai cuprinzătoare de probleme şi aspecte dificile la nivel normativ şi comunicaţional
15:45 15 Pauza de cafea
1.5 16:00 60 Concluziile primei zile de lucru
Abordarea sistemică a aspectelor problematice semnalate de către participanţii la dezbatere
Angela Hărăstăşanu, Daniela Deteşan, Miriam Costea
Pag. 55Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania
ZIUA 2 (marţi, 9.03.2010)Sesiune De la Durata Subiectul Principalele repere de conţinut Metodologie2.1 9:00 105 Rezolvarea unor situaţii
dificile – prezentarea situaţiei actuale cu care se confruntă grefierii din diferite instanţe
Ierarhizarea pe echipe a importanţei problemelor normative şi comunicaţionale identificate
9:00 – 9:30 Dezbaterea în interiorul echipelor a
soluţiilor normative şi comunicaţionale identificate
09:30 – 10:00 Prezentarea în plen a Tabelelor de ordine
pb-sol T1. normative şi T2. comm, identificate de fiecare echipă
10:00 – 10:45
Daniela Deteşan, Miriam CosteaLucru pe echipe
Ierarhizarea pe echipe a importanţei problemelor normative şi comunicaţionale identificate – 30 mins
Flipchart 1 (tabel pb normative..) şi Flipchart 2 (tabel pb comm...) ale fiecărei echipe
Dezbaterea în interiorul echipelor a soluţiilor normative şi comunicaţionale identificate – 30 mins
Flipchart 1 (tabel sol normative..) şi Flipchart 2 (tabel sol comm...) al fiecărei echipe
Prezentarea în plen a Tabelelor de ordine pb-sol T1. normative şi T2. comm, identificate de fiecare echipă – 45 mins
10:45 15 Pauza de cafea2.2 11:00 120 Identificarea celor mai
bune practici în domeniul comunicării cu publicul în actul de justiţie
Prioritizarea soluţiilor normative şi comunicaţionale
Daniela Deteşan, Miriam CosteaDezbatere în plen
Diagrama priorităţilor Dezbatere în plen & clusterizare: care sunt 3 soluţii
normative / soluţiile comm. cu adevărat prioritare pe termen scurt?
13:00 90 Pauza de prânz2.3 14:30 75 Unificarea bunelor practici
ale grefierilor în domeniul comunicării cu publicul în actul de justiţie – responsabilităţi şi căi de reuşită
Cine sunt responsabili de reuşita implementării soluţiilor propuse?
Cum se poate reuşi la nivel operaţional?
Revizuirea SWOT-ului
Daniela Deteşan, Miriam CosteaDezbatere în plen
15.45 15 Pauza de cafea2.4 16:00 60 Concluziile atelierului de
lucruAngela Hărăstăşanu, Daniela Deteşan, Miriam Costea
Pag. 56Project financed by European Union
Implemented by human dynamics- public sector consultingfor CFCU, Romania